Beschaffungswesen. Bauleistungen Dienstleistungen Lieferungen. Merkblatt des Tiefbauamts der Stadt Bern

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1 Beschaffungswesen Bauleistungen Dienstleistungen Lieferungen Merkblatt des Tiefbauamts der Stadt Bern Tiefbauamt der Stadt Bern / Stand Dezember _2012_Broschüre_05.docx

2 Seite 2/7 Zielsetzung Das Tiefbauamt der Stadt Bern (TAB) vergibt in Vertretung der Stadt Bern jährlich Bauarbeiten, Dienstleistungen und Lieferungen im Umfang von mehreren Millionen Franken. Das Ausarbeiten von Ausschreibungsunterlagen und Angeboten erzeugt nicht nur im TAB, sondern auch bei den Anbietern einen erheblichen Aufwand. Unser Ziel ist es, mit einem klar geregelten Beschaffungsprozess sowie mit aktuellen und benutzerfreundlichen Unterlagen und Formularen die Beschaffung transparent und fair durchzuführen. Wir wollen den Aufwand für die Bearbeitung der Angebote wie auch für die Prüfung und Bewertung der Unterlagen reduzieren. Die Vergabe erfolgt jeweils an den Anbieter, der bezogen auf die Vorgaben den höchsten Nutzwert erreicht. Neben dem Preis werden auch weitere Kriterien bewertet, welche verantwortungsbewusstes Handeln gegenüber der Umwelt und der Gesellschaft berücksichtigen und somit auch langfristig einen hohen Nutzen und einen hohen Wert darstellen. Umsetzung Die Ausschreibungs- und Bewertungsunterlagen sind vereinheitlicht worden und können alle elektronisch verarbeitet werden. Damit ist eine effiziente und zeitgemässe Bearbeitung sichergestellt. Sämtliche Ausschreibungen des TAB werden seit Mitte 2004 mit den neuen Unterlagen bearbeitet. Wie alles im Leben ist auch das Beschaffungswesen einem stetigen Wandel ausgesetzt. Dementsprechend müssen auch die Unterlagen laufend erneuert und angepasst werden. Wir sind bestrebt, den Optimierungsprozess stetig weiterzuentwickeln. Unterstützt wird das TAB durch die Fachstelle Beschaffungswesen der Stadt Bern. Die Fachstelle unterstützt alle Verwaltungsdirektionen der Stadt Bern sowie Energie Wasser Bern. Ziel der Fachstelle ist es, die Beschaffungen gesetzeskonform durchzuführen und alle Anbietenden gleich zu behandeln. Erfahrungen Seit Mitte 2004 bis Mitte 2012 hat das Tiefbauamt mehr als 1400 Beschaffungen durchgeführt. Lediglich bei drei Geschäften kam es zu einer Beschwerde. Alle drei Beschwerden wurden durch das Regierungsstatthalteramt Bern- Mittelland abgewiesen und von den Beschwerdeführern nicht weitergezogen. Mit andern Worten: Das Tiefbauamt der Stadt Bern ist seit der Einführung der neuen Beschaffungsunterlagen in keinem einzigen Beschwerdeverfahren unterlegen. Dies ist ein eindeutiges Gütesiegel für den jederzeit nachvollziehbaren Beschaffungsprozess des Tiefbauamts der Stadt Bern. Bern, im Dezember 2012 Hans-Peter Wyss, Stadtingenieur

3 Seite 3/7 1. Ausschreibungs- und Angebotsunterlagen 1.1 Gesetzliche Grundlagen Das Gesetz des Kantons Bern über das öffentliche Beschaffungswesen vom 11. Juni 2002 und die zugehörige Verordnung vom 16. Oktober 2002, ergänzt mit der Beschaffungsordnung der Stadt Bern vom 4. Dezember 2002, bilden die Grundlagen für das Beschaffungswesen bei Bauleistungen, Dienstleistungen und Lieferungen zuhanden des Tiefbauamts der Stadt Bern (TAB). 1.2 Genereller Aufbau Sämtliche Ausschreibungsunterlagen des TAB setzen sich wie folgt zusammen: Ausschreibung mit Anhängen Angebot mit Beilagen 1.7 Angebote Für Bauleistungen basieren die Angebote in der Regel auf den Vorgaben des NPK. Für Bauingenieurleistungen und Lieferungen werden Formulare vorgegeben, welche soweit möglich automatisiert sind. 1.8 Beilagen zum Angebot Die Beilagen dienen zur Überprüfung der Eignungs- und Zuschlagskriterien. Sie sind vereinheitlicht und ersetzen weitere Unterlagen wie den Technischen Bericht oder allgemeine Unterlagen des Anbieters. Die Beurteilung der Angebote erfolgt ausschliesslich aufgrund des Angebots mit den geforderten Beilagen. Zusätzlich eingereichte Unterlagen werden nicht beurteilt. Die einzureichenden Beilagen sind in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt. 1.3 Ausschreibung Bei Bauleistungen werden die allgemeinen und spezifischen Angaben zu den ausgeschriebenen Arbeiten mit dem Normpositionenkatalog (NPK) 102 «Besondere Bestimmungen» ausgeschrieben. 1.4 Bauingenieurleistungen Die Ausschreibungen von Bauingenieurleistungen basieren auf der Ordnung SIA 103. Auf der Basis der Honorarordnung werden nicht zu erbringende oder zusätzliche Leistungsmodule aufgelistet, und es wird angegeben, welche Dokumente erarbeitet und abgegeben werden müssen. 1.5 Lieferungen Die Anforderungen an Lieferungen werden in einem Pflichtenheft umschrieben, welches Teil der Ausschreibungsunterlagen ist. 1.6 Anhänge zur Ausschreibung Anhänge dienen zur Klärung der zu erbringenden Leistungen. Ein Entwurf des vorgesehenen Vertragswerks wird ebenfalls im Anhang mitgeliefert.

4 Seite 4/7 2. Prüfung und Bewertung der Angebote 2.1 Formelle Prüfung Auf der Grundlage der Ausschreibungsunterlagen ist ein vollständiges Dossier fristgerecht und unterzeichnet einzureichen. Angebote, welche diesen Vorgaben nicht entsprechen, werden ausgeschlossen. Firmen, welche nicht über den nötigen Versicherungsschutz verfügen oder die Verpflichtungen gemäss Selbstdeklaration nicht eingehalten resp. die entsprechenden Nachweise nicht eingereicht haben, werden ebenfalls ausgeschlossen. 2.2 Überprüfung Eignungskriterien Die Eignungskriterien sind «Musskriterien». Sie werden mit erfüllt / nicht erfüllt beurteilt. Angebote, welche nicht alle Eignungskriterien erfüllen, werden von der weiteren Beurteilung ausgeschlossen. 2.3 Bereinigungen Die zu beurteilenden Angebote werden technisch und rechnerisch geprüft und allenfalls so bereinigt, dass sie objektiv vergleichbar sind (keine Preisänderungen). Bei Bedarf werden Auskünfte bei Referenzpersonen eingeholt. Das Tiefbauamt kann von den Anbietern zusätzliche Erläuterungen verlangen. Für die Verbindlichkeit bedarf es hierzu der schriftlichen Form. 2.4 Angebotsbewertung Die Angebote werden aufgrund von Zuschlagskriterien mit Noten von 0 bis 5 bewertet. Die Bewertungen werden mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert. Aus der Summe dieser Werte ergibt sich der Nutzwert des Angebots. Beispiel: Zuschlagskriterium Note Gewichtung Nutzwert Fachliche Kompetenz 4 20% 80 Auftragsanalyse 4 30% 120 Projektorganisation 3 10% 30 Preis 3,8 40% 152 Total Nutzwert des Angebots 382

5 Seite 5/7 2.5 Benotung Note bezogen auf die Erfüllung der Kriterien 0 nicht beurteilbar keine Angaben bezogen auf Angaben der Kriterien und Ausführung 1 sehr schlecht ungenügende Angaben 2 schlecht kein Bezug auf ausgeschriebene Arbeiten 3 normal, durchschnittlich Sollangabe, entspricht dem ausgeschriebenen Grundangebot 4 gut qualitativ sehr gut 5 sehr gut qualitativ sehr gut, hohe Innovation 2.6 Preis Der Preis wird ebenfalls immer als Zuschlagskriterium bewertet. Dabei erhält das billigste Angebot die Note 5. Ein Angebot, welches um 50% höher liegt als das billigste Angebot, erhält die Note 1. Dazwischen wird linear interpoliert. Angebote, welche mehr als 50% höher als das billigste Angebot sind, erhalten ebenfalls die Note Vergabe Die Vergabe erfolgt an den Anbieter mit dem höchsten Nutzwert (bestes Preis/Leistungs-Verhältnis).

6 Seite 6/7 3. Dokumentenfluss / Bearbeitung 3.1 Grundsätzliches Der Datenaustausch soll möglichst auf elektronischem Weg erfolgen. Dazu steht die Internetplattform zur Verfügung. Sämtliche Ausschreibungsunterlagen können dort bezogen werden. Die Eingabe der Angebote erfolgt auf dem Postweg mit beigelegtem Datenträger. 3.2 Offene Ausschreibung Bei offener Ausschreibung wird im Publikationstext auf die Plattform verwiesen. Der Bezug der Unterlagen erfolgt über die Plattform. 3.3 Ausschreibung auf Einladung Die eingeladenen Anbieter erhalten die Unterlagen mit einer schriftlichen Einladung zur Einreichung eines Angebots. 3.4 EDV-Formate der Unterlagen Die Ausschreibungsunterlagen mit Anhängen werden in pdf-formaten abgegeben. Sie sind nicht veränderbar und müssen nicht mit dem Angebot eingereicht werden. Das Angebot und die entsprechenden Beilagen werden in.docx- und.xlsx-formaten oder mit der SIA-Schnittstelle 451 abgegeben. 3.5 Bearbeitung der Unterlagen Die Dateien sind einheitlich gestaltet und so geschützt, dass nur die vom Bauherrn vorgesehenen Felder bearbeitet werden können. Der Schutz darf vom Anbieter nicht aufgehoben werden. Die Beilagen zu den Angeboten sind so vereinheitlicht, dass die vorhandenen Grundlagen bei der Bearbeitung eines nächsten Angebots wieder verwendet werden können. 4. Qualitäts- und Ausführungsvorschriften 4.1 Allgemeines Das Tiefbauamt übernimmt für die städtischen Aufträge in seinem Bereich die Bauleitungsoder Oberbauleitungsaufgaben. Die Mitarbeitenden des TAB verfügen über breite Erfahrung und sind in der Lage, Qualitätsansprüche und Ausführungsvorgaben zu definieren. Diese sind einerseits in den Normalien der Stadt festgehalten ( Ergänzend dazu werden für die mit der Projektierung, Ausschreibung und Bauleitung beauftragten Ingenieurbüros Mustervorschriften vorbereitet, welche spezifisch an die ausgeschriebenen Arbeiten angepasst sind. Dadurch wird gewährleistet, dass ausführende Unternehmungen mit den Qualitätsstandards des Tiefbauamts vertraut werden und bei verschiedenen Baustellen einheitliche Vorgaben durchgesetzt werden. 4.2 Qualitätsvorschriften Die Qualitätsvorschriften für wesentliche Bauteile umfassen: die geforderten Qualitäten; die Prüfmethoden, nach welchen die Qualitäten geprüft und ausgewertet werden; Verantwortliche und Zeitpunkt der Prüfungen; Finanzierung der Prüfungen; Massnahmen, die bei Nichterreichen der Qualität getroffen werden. 4.3 Ausführungsvorschriften Die Qualität eines Bauteils oder eines gesamten Bauwerks wird nicht nur durch die verwendeten Materialien, sondern auch durch die Art und Seriosität der Ausführung bestimmt. Vorgaben dazu sind teilweise nicht messbar und auch in den Normen nicht oder nur unbestimmt festgehalten. Sie basieren vielmehr auf Erfahrungen. Die Ausführungsvorschriften fassen solche Vorgaben ergänzend zusammen und sind für den Ausführenden bindend. Durch die gleichzeitige Abgabe der Qualitätsund Ausführungsvorschriften mit den Submissionsunterlagen werden klare Voraussetzungen für die Berechnung der Preise geschaffen. Der Bauherr und die Bauleitung stellen zusammen mit den Ausführenden die Umsetzung der Qualitäts- und Ausführungsvorschriften sicher.

7 Seite 7/7 5. Weitere Informationen Auf dieser Website kann sich die Bevölkerung detaillierte Informationen über die Bauvorhaben in der Stadt Bern holen. Zusätzlich sind unter der Rubrik «Wie wir planen und bauen» sowohl das Handbuch Planen und Bauern im öffentlichen Raum (Vorprojekte) als auch die aktuellen Normalien (Realisierung) publiziert. Diese Vorgaben aus der Stadtverwaltung sind bei der Gestaltung, der Projektierung und der Realisierung von Bauvorhaben im öffentlichen Raum zu verwenden. Der Kanton und die Stadt Bern publizieren ihre Arbeiten, Lieferungen und Dienstleistungsaufträge seit Anfang 2012 nur noch auf Eine Publikation im Anzeiger Region Bern oder im Amtsblatt des Kantons Bern erfolgt nicht mehr. Über diese Plattform wird der gesamte Beschaffungsprozess (Publikation, Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen und Fragerunden) abgewickelt. Auskünfte über simap erteilt die Fachstelle Beschaffungswesen der Stadt Bern (Telefon ). Das Tiefbauamt der Stadt Bern stellt unter dieser Adresse eine Datenaustauschplattform zur Verfügung, um grosse Datenmengen auszutauschen. Der Zugriff erfolgt nach Eingabe eines Passworts, das durch das TAB vergeben wird. Informationen Weitere Auskünfte und Informationen sind erhältlich bei: Tiefbauamt der Stadt Bern Bundesgasse 38, 3001 Bern Tel / Fax tiefbauamt@bern.ch Öffnungszeiten: Montag bis Donnerstag und Uhr, Freitag bis Uhr