Mindestbuchführung für handwerkliche Kleinbetriebe

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1 Merkblatt Mindestbuchführung für handwerkliche Kleinbetriebe Die steuerliche Gewinnermittlung erfolgt bei Gewerbetreibenden meist auf Basis der sog. doppelten Buchführung, d.h. durch Erstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Sofern Sie nicht die Rechtsform der GmbH gewählt haben und lediglich bis zu Umsatz sowie max Gewinn p.a. erwirtschaften, können Sie eine vereinfachte Gewinnermittlung mittels einer Einnahmen Überschuss-Rechnung (EÜR) durchführen. In der Praxis wird dieses Verfahren auch als einfache Buchführung bezeichnet. Vorteile der einfachen Buchführung geringere Steuerberaterkosten keine Eröffnungs- und Jahresbilanzen keine Inventur des Umlaufvermögens Nachteile der einfachen Buchführung keine Darlegung der Vermögens- und Kapitalsituation geringere Aussagefähigkeit für Kreditentscheidungen (Rating) Gefahr steuerlicher Umstellungsgewinne durch Einsetzen der Bilanzierungspflicht nach Überschreiten der Freigrenzen Fazit: Wer also den Gewinn nicht durch Bilanzierung, sondern durch eine EÜR ermitteln muss, muss dieses Wahlrecht auch nur einmal gegenüber dem Finanzamt ausüben. Diese Grundentscheidung muss nicht jährlich wiederholt werden. Die einfache Buchführung ist eine geordnete Aufzeichnung aller betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Zu diesem Zweck können Sie eine geeignete Buchführungssoftware einsetzen, bei Kleinstbetrieben genügen vielleicht auch zwei Tabellenblätter des Excel-Programmes. Einnahmen entstehen, sobald der Kunde Ihre Rechnung bezahlt; Ausgaben fallen an, wenn Sie die Eingangsrechnungen begleichen. Beispiel: Ihre Rechnung vom überweist der Kunde am = Einnahme im Geschäftsjahr 2008 (Rechnungsdatum spielt keine Rolle) Eine Ausnahme des einkommensteuerlichen Zu- und Abflussprinzips besteht lediglich für regelmäßige Zahlungen innerhalb 10 Tagen vor/nach dem Jahresabschluss. Dazu gehört mittlerweile auch die für das vergangene Kalenderjahr geschuldete und zu Beginn des Folgejahres entrichtete Umsatzsteuervorauszahlung (Zahllast) soweit diese bis spätestens zum 10. Tag des Folgemonats angemeldet und abgeführt wird (BFH- Urteil vom ). Handwerkskammer für Mittelfranken Sulzbacher Straße Nürnberg Seite 1 von 5

2 Dazu einige Beispiele: Die am durch den Unternehmer bereits im Voraus bezahlte Lagermiete für Januar 2009 ist erst im Geschäftsjahr 2009 als Betriebsausgabe zu erfassen. Für den Voranmeldezeitraum Dezember 2008 wurde vom Unternehmer am eine Voranmeldung an das Finanzamt abgegeben. Die dort ermittelte Zahllast von wurde auch zugleich am überwiesen. Aufgrund der neuen BFH Rechtsprechung ist diese Anmeldung als regelmäßig wiederkehrende Ausgabe anzusehen und die Zahllast von als Betriebsausgabe noch in 2008 zu erfassen. Für den Voranmeldezeitraum Dezember 2008 ergab sich für den Unternehmer eine Vorsteuererstattung (-überschuss) von 500. Die Voranmeldung wurde am angemeldet. Erstattungsbeträge werden nicht als regelmäßig wiederkehrende Zahlungen bzw. Einnahmen gewertet und sind deswegen im Jahr 2009 als Einnahmen zu erfassen. Einnahmen Datum Bruttobetrag Umsatzsteuer Nettobetrag Beleg ,30 32,30 (19 %) 170,00 Rechnung Nr. 21/ ,80 41,80 (19 %) 220,00 Rechnung Nr. 14/08 Ausgaben Datum Brutto Vorsteuer 19 % Nettoausgabe ( ) für Beleg Material Kfz-Kosten Büro sonstiges ,00-18,00 Postquittung ,80 22,80 120,00 Rechnung Fa. Mitterer Nr. 116 Betreiben Sie einen handwerklichen Dienstleistungsbetrieb ohne Warenhandel und vereinnahmen Sie nur wenige Bargeldzahlungen, kann die Verpflichtung zur Führung von Wareneingangs- und Kassenbuch entfallen, sofern die Aufzeichnungen geordnet und die Kasseneinnahmen täglich erfasst werden. Müssen Sie jedoch ein Wareneingangsbuch führen, könnte dies wie folgt gestaltet sein: Wareneingang Tag der Lieferung Lieferant Name u. Anschrift Franz Meier GmbH München Maxplatz 8 Ware Betrag Beleg brutto 19 % MwSt netto Fliesen 290,00 46,30 243,70 Rechnung Meier Nr. 227 v In Ihren Tabellen ordnen Sie jeder Zahlung den entsprechenden Beleg zu, so dass die Buchung jederzeit zurück verfolgt werden kann. Die vollständige Belegsammlung ist eine unabdingbare Grundlage Ihrer Handwerkskammer für Mittelfranken Sulzbacher Straße Nürnberg Seite 2 von 5

3 Buchhaltung bzw. Steuererklärung. Die Belege können Sie in Ordnern ablegen, wobei Sie Unterteilungen nach bezahlten und unbezahlten Ein- und Ausgangsrechnungen vornehmen sollten. Nimmt die Belegsammlung einen größeren Umfang ein, empfiehlt sich eine nach Ein- und Ausgabearten (z.b. Material, Kfz-Kosten, Büro usw.) differenzierte Zusammenstellung. Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen Sie aufbewahren: Buchungsbelege und Inventarlisten Einnahmen Überschuss Rechnung sonstige steuerlich relevante Unterlagen (z. B. Geschäftsbriefe) 10 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Das Verfahren erscheint sehr einfach. Kennen Sie sich aber mit Abschreibungen aus? Haben Sie vielleicht zwei Umsatzsteuersätze zu beachten? Wissen Sie, wie man die privaten Nutzungsanteile des Pkw behandelt? Möchten Sie vielleicht ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen? Wenn Sie in diesen Fragen nicht völlig firm sind, sollten Sie auch bei der einfachen Buchhaltung die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch nehmen. Wenn Sie einen Handwerksbetrieb eröffnen, werden Sie Investitionen in Fahrzeuge, Maschinen, Büroausstattung usw. tätigen. In diesem Fall dürfen Sie den Betrag nicht als Ausgabe verbuchen. Sie erfassen diese Wirtschaftsgüter in einer gesonderten Liste (Inventarliste) und ermitteln anhand der Nutzungsdauer die Abschreibungen. Beispiel: Inventarliste mit Abschreibungsberechnung Anschaffungszeitpunkt Buchwert Wirtschaftsgut Anschaffungskosten Abschreibungsdauer Abschreibungsbetrag 2009 Buchwert Pkw Jahre Anhänger Jahre Ladeneinrichtung Jahre Computer Jahre Nur die Abschreibungsbeträge können Sie in Ihre Einnahmen Überschuss Rechnung übernehmen. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit Anschaffungskosten bis max. 150 (netto) können Sie sofort als Ausgabe buchen, wenn Sie diese GWG in einem gesonderten Verzeichnis auflisten. Wichtig ist, dass sie bei der EÜR im Anlagenverzeichnis neben den Anschaffungs- und Herstellungskosten auch die vorgenommenen Abschreibungsbeträge aufnehmen müssen. Handwerkskammer für Mittelfranken Sulzbacher Straße Nürnberg Seite 3 von 5

4 Änderungen ab dem : 1. Abschaffung der degressiven Absetzung für Abnutzung (AfA) für angeschaffte oder hergestellte bewegliche Wirtschaftgüter des Anlagevermögens. Damit verbleibt künftig für diese Wirtschaftgüter nur die lineare Absetzung für Abnutzung. 2. Wiedereinführung der degressiven Abschreibung (begrenzt im Zuge des Konjunkturpakets) für in den Jahren 2009 und 2010 angeschaffte oder hergestellte bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Die degressive Abschreibung beträgt das Zweieinhalbfache des linearen Abschreibungssatzes, maximal aber 25 %. 3. sofortige Abzugsfähigkeit von geringwertigen abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter (GWG) des Anlagevermögens bis 150 (Nettobetrag) je Wirtschaftgut bei Gewinneinkünften. 4. für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter mit einem Wert von (Nettobetrag) die sog. Poolabschreibung. Dabei werden diese Wirtschaftgüter in einen Sammelposten zusammengefasst, der über 5 Jahre hinweg mit 20 % pauschal abgeschrieben wird. Das Ausscheiden dieser Wirtschaftgüter innerhalb dieser 5 Jahre berührt den Sammelposten nicht, d.h., es erfolgt keine Restwertausbuchung sondern es bleibt bei der 5-jährigen linearen Absetzung für Abnutzung (AfA). Die Buchhaltung stellt die Grundlage Ihrer Gewinnermittlung dar. Bei einer unvollständigen Erfassung der Einund Ausgaben oder bei einer ungeordneten Belegsammlung darf das Finanzamt Ihren steuerpflichtigen Gewinn schätzen. Die Einnahmen Überschuss Rechnung ist auf einem amtlichen Vordruck, EÜR, ( als Anlage Ihrer Einkommensteuererklärung einzureichen. Der amtliche Vordruck ist für einen Laien nur schwer zu überblicken; Sie werden erkennen, dass die Beauftragung eines Steuerberaters sehr hilfreich ist. Auch bei der Gewinnermittlung im Rahmen der EÜR können Sie, sofern der Überschuss (Gewinn) nicht übersteigt, die steuerlichen Vorzüge des Investitionsabzugs nutzen, d.h. bis zu 40 % der Anschaffungsund Herstellungskosten, der in den nächsten 3 Jahren geplanten Investitionen in bewegliches Anlagevermögen, gewinnmindernd geltend machen (max ). Zusätzlich gibt es in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeit die Sonderabschreibung zu nutzen. Ab wurde das Größenmerkmal Gewinn von auf für EÜR erhöht. Dies gilt befristet für 2 Jahre (Konjunkturpaket I). Genauere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Merkblatt Investitionsabzug im Download-Bereich Betriebswirtschaft im Internet. Möchten Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bleiben? Als Kleinunternehmer sind Sie von der Umsatzsteuer befreit, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr Ihr Gesamtumsatz im lfd. Jahr voraussichtlich bei Gründern der voraussichtliche Gesamtumsatz im Gründungsjahr Handwerkskammer für Mittelfranken Sulzbacher Straße Nürnberg Seite 4 von 5

5 nicht übersteigt. Sie dürfen dann in Ihren Ausgangsrechnungen keine Mehrwertsteuer ansetzen (statt dessen ist ein Hinweis auf die Eigenschaft als Kleinunternehmer erforderlich) und bei Ihren Eingangsrechnungen keine Vorsteuer abziehen. Sie dürfen aber auf diese Regelung verzichten und für die Umsatzsteuer optieren; an Ihre Erklärung bleiben Sie 5 Jahre gebunden. Existenzgründer müssen im Gründungs- sowie im darauf folgenden Kalenderjahr die Umsatzsteuer beim Finanzamt monatlich voranmelden. Kleinunternehmerregelung Vorteil einfachere Buchführung keine USt-Erklärung (ELSTER) attraktivere Preisgestaltung bei Privatkunden Nachteil kein Vorsteuerabzug aus Investitionen und sonstigen Eingangsrechnungen Eine weitere Vergünstigung für Kleingewerbe ist die Möglichkeit der Inanspruchnahme von Vorsteuerpauschalen. Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz bis können die Vorsteuer mit branchenspezifischen Pauschalsätzen (z.b. Friseure 4,5 %; Fliesenleger 8,6 %; Maler 3,7 %; Rechtsgrundlage: Anlage zu 69,70 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) geltend machen. Die Buchführung vereinfacht sich, da eine Einzelerfassung der Vorsteuer entfällt. Evtl. sollte aber im Rahmen einer Günstigkeitsprüfung zunächst die tatsächliche Vorsteuer ermittelt und anschließend mit der pauschalen Vorsteuer verglichen werden. Einnahmen Überschuss Rechnung und Kalkulation Die EÜR ist für die betriebliche Kalkulation nur bedingt geeignet. So kann z. B. die Erfassung von Ausgaben und Durchführung der Aufträge in verschiedenen Wirtschaftsjahren erfolgen. Außerdem werden natürlich keine kalkulatorischen Kosten (z. B. Unternehmerlohn, Eigenmiete) erfasst. Insbesondere auch in diesen Fragen helfen Ihnen die Betriebsberater Ihrer Handwerkskammer. Hinweis: Merkblätter der Handwerkskammer für Mittelfranken werden mit größter Sorgfalt erstellt, dennoch kann ein Anspruch auf Vollständigkeit sowie Haftung für die inhaltliche Richtigkeit (mit Ausnahme von Vorsatz oder grobem Verschulden) nicht übernommen werden. Für weitere Auskünfte stehen die Rechts- und Betriebsberater der Handwerkskammer den Mitgliedsbetrieben kostenlos zur Verfügung. (Stand 04/2009) Handwerkskammer für Mittelfranken, Abteilung Wirtschaftsförderung Handwerkskammer für Mittelfranken Sulzbacher Straße Nürnberg Seite 5 von 5