Teams führen. Rainer Niermeyer. Haufe Mediengruppe Freiburg Berlin München

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1 Teams führen Rainer Niermeyer Haufe Mediengruppe Freiburg Berlin München

2 Inhaltsverzeichnis Schnelleinstieg Was Ihnen dieses Buch bietet 7 Nutzen Sie die Vorteile der Teamarbeit 12 Die fünf wichtigsten Kompetenzen für Teamleiter 21 Führungsmotivation 22 Handlungsorientierung 23 Kooperationsfähigkeit 24 Einfühlungsvermögen 24 Konfliktfähigkeit 26 1 So stellen Sie ein effizientes Team zusammen Wie groß sollte Ihr Team sein? Welche Rollen müssen Sie besetzen? So holen Sie fachliche Kompetenz in Ihr Team 43 2 Wie Sie Ziele definieren und vereinbaren Welche Aufgaben sind für die Teamarbeit geeignet? Führen Sie Ihr Team mit Zielen So vereinbaren Sie mit Ihren Teammitgliedern Ziele 63 3 Welche Rolle haben Sie als Teamleiter? Wie Sie als Teamleiter Ihre Position im Team finden Was sollten Sie als Teamleiter leisten? Wie wird der Teamleiter ausgewählt? 83 4 Meetings vorbereiten, moderieren und nachbereiten Welche Aufgabe hat das Meeting? So bereiten Sie Meetings vor Holen Sie das Beste aus einem Meeting heraus Wie Sie das Meeting erfolgreich durchführen 98

3 Inhaltsverzeichnis 5 So geben Sie Feedback an Ihre Mitarbeiter Wie Sie wirksames Feedback sicherstellen Das 360 -Feedback für Teamleiter 112 Extra: Die Entwicklungsphasen eines Teams 115 Forming, Storming, Norming, Performing 6 Machen Sie aus Ihrer Mannschaft ein Hochleistungsteam Wo steht Ihr Team? Wie Sie Ihr Team entwickeln Von einem Einzelcoaching profitieren Coaching als Aufgabe des Teamleiters So nutzen Sie Konflikte im Team konstruktiv Konflikte als Chancen verstehen Wie Sie Konflikte erkennen können Der Konfliktlöseprozess Wie Sie Ihre Position als Teamleiter stärken und behaupten So können Sie gegen Widerstände angehen So gehen Sie gegen Saboteure vor So orientieren Sie sich an aktuellen Trends 184 Alle 13 Kienbaum Kompetenztests auf einen Blick Teamtypen kennenlernen 42 Teams zusammenstellen 53 Teamziele einordnen 59 Teamziele analysieren 60 Vom Ziel zur Aufgabe 62 Zielvereinbarung vorbereiten 66 Einschätzung von Teamaktionen 76 Stärken und Schwächen 83 Meetingteilnehmer befragen 92 5

4 Inhaltsverzeichnis Kreativitätstechniken anwenden 98 Feedback formulieren 109 Verantwortung abgeben 163 Wo stehen Ihre Mitarbeiter? 184 Ausgewählte Literatur 189 Kopiervorlagen: Checklisten, Formulare und Arbeitsmittel 191 Checkliste: Macher oder Denker 192 Checkliste: Neuerer oder Bewahrer 192 Teamauftrag 193 Fachkompetenzen 194 Kandidatenbewertung 195 Team-Setup Matrix 196 Teamziele einordnen 197 Zielvereinbarung 198 Checkliste: Organisatorische Voraussetzungen Teamerfolg 199 Brainwriting Formular 200 Meetingprotokoll 201 Teamfragebogen 202 Teamprofil 206 Persönlicher Entwicklungplan 207 Stichwortverzeichnis 211 6

5 1 So stellen Sie ein effizientes Team zusammen Zu den wichtigsten Aufgaben eines Teamleiters gehört es, seine Mannschaft zusammenzustellen. Die richtige Auswahl der Teammitglieder bildet die Grundlage für den späteren Erfolg des Teams. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie es Ihnen gelingt, von Beginn an die richtigen Mitarbeiter in das Team einzubinden. Streben Sie von Anfang an eine Idealbesetzung Ihres Teams an, um die bestmöglichen Vorraussetzungen zu schaffen, damit Ihr Team die anstehenden Herausforderungen auch meistern kann. Dabei müssen Sie als Teamleiter eine ganze Reihe Faktoren berücksichtigen: Welche Aufgaben muss das Team in welcher Zeit und welcher Güte im Einzelnen erledigen? Welche Fachkenntnisse und Fertigkeiten werden dafür gebraucht? Wer verfügt über solche Fachkenntnisse? Aus wie vielen Mitgliedern soll das Team bestehen? Rollenverteilung im Team beachten Aber nicht nur solche harten Faktoren spielen für die Teamzusammensetzung eine Rolle. Ebenso wichtig ist die Rollenverteilung der Teammitglieder untereinander und die soziale Komponente. Wer hat nicht schon mal ein Team erlebt, in dem alle Mitarbeiter fleißig und bemüht bei der Sache waren, aber kein Teammitglied kreative Lösungen entwickeln konnte oder wollte? Oder umgekehrt: Dass in einem Team zwar die Ideen sprudelten, aber niemand sich um die Umsetzung in die Realität kümmerte? Um solche Fehlschläge zu vermeiden, muss ein ausgewogenes Verhältnis herrschen zwischen den unterschiedlichen Rollen, die in einem Team auftreten. 28

6 Wie groß sollte Ihr Team sein? 1 Lesen Sie in diesem Abschnitt, welche verschiedenen Rollen es in einem Team gibt und wie Sie die richtige Balance unter Ihnen herstellen können. 1.1 Wie groß sollte Ihr Team sein? Bevor es daran geht, einzelne Kollegen für die Teamarbeit zu gewinnen, muss der Teamleiter zunächst einmal klären, wie groß sein Team sein soll. Viele Menschen neigen hier zu der Annahme: Viel hilft viel und versuchen, ein möglichst großes Team zusammenzustellen. Dahinter steht die Hoffnung, so für jedes fachliche Problem einen Experten an der Hand zu haben, der es umgehend lösen kann. Teams, die zu komplex sind, bergen allerdings in der Regel erhebliches Konfliktpotenzial und sind nur schwer handhabbar. Kienbaum Expertentipp: Teamauftrag ist entscheidend Machen Sie die Teamgröße in erster Linie vom Umfang des Teamauftrags abhängig. Es ist wenig sinnvoll, all jene ins Team zu holen, die gern mitmachen möchten. Es ist dem Erfolg der Arbeit nicht zuträglich, die Gruppe aus Höflichkeit zu vergrößern. Komplexe Teams sind nur schwer handhabbar Welche Mitgliederzahl ist ideal? Zu wenig oder zu viel? Oft lässt sich die Frage nach der idealen Teamgröße gar nicht so genau beantworten. Wenn ein Team sein Ziel nur eingeschränkt erreicht, liegt es dann an der mangelnden Arbeitskraft, oder sind es womöglich zu viele Köche, die den Brei verderben? Bilden Sie Teams mit sieben bis acht Mitgliedern Untersuchungen haben gezeigt, dass die Leistung eines Teams nicht automatisch dadurch steigt, dass mehr Menschen daran teilnehmen. Im Gegenteil eine zu große Anzahl an Mitgliedern kann sogar kontraproduktiv sein. Leistung des Team steigt nicht kontinuierlich mit der Mitarbeiterzahl 29

7 1 So stellen Sie ein effizientes Team zusammen Beispiel: Mannschaftsstärke und Leistungssteigerung Eine Mannschaft beim Tauziehen zeigt folgendes Phänomen: Bis zu einer Stärke von sieben Personen steigt die gemeinsame Zugkraft geradlinig an. Ab der achten Person nimmt die Kraft weniger stark zu. Ab der elften Person nimmt die Kraft sogar wieder ab: Hier fressen die zunehmenden Reibungsverluste durch unkoordiniertes Zerren den Zugewinn an Kraft auf. Kritische Größe liegt bei sieben bis acht Personen Das Beispiel zeigt, wie wichtig die richtige Teamgröße ist. Erfahrungsgemäß erreicht eine Gruppe von sieben bis acht Personen ihre kritische Größe. Leistungsentfaltung Teamgröße in Personen Leistungszuwachs durch Teamgröße beim Tauziehen Größere Gruppen sind nur bei festen Rollen möglich Nur bei sehr stringent festgelegten Rollen z. B. in einer Fußballmannschaft sind auch mehr Personen noch steuerbar. Übrigens ist es bei erfahrenen Management-Trainern nicht üblich, mehr als zwölf Teilnehmer in einer Trainingsgruppe zuzulassen, damit der Lernerfolg und die Führbarkeit der Gruppe gesichert bleiben. Was passiert, wenn Gruppen zu groß sind? Wenn die Gruppe zu groß wird, fühlen die Menschen sich darin nicht mehr wohl. Es gibt zu viele Akteure, die es einzuschätzen gilt, mit denen interagiert werden muss. Die Mitglieder der Teams 30

8 Wie groß sollte Ihr Team sein? 1 können die Situation nicht mehr vollständig überblicken und verstehen. Kleingruppen entstehen aus Unsicherheit Auf diesen Umstand reagieren sie mit einer logischen Konsequenz und finden sich in Kleingrüppchen von zwei bis maximal fünf Personen neu zusammen. Diese sind überschaubar, jeder Einzelne ist schneller als Mensch zu erkennen. Das vermittelt die in der Ausgangssituation vermisste Vertrautheit und Sicherheit. Vermeiden Sie die Spaltung der Gruppe in Wir und Ihr Solche neu entstandenen Strukturen werden in ihrer Bindung schnell fester und verbindlicher als die der eigentlichen Ursprungsgruppe. Der Grundstein der destruktiven Unterscheidung in ein Wir und Ihr innerhalb einer Gruppe ist gelegt. Plötzlich sind es die da hinten, die nicht richtig ziehen, und die da vorn, die nicht sagen, wann es losgeht, um noch einmal das Bild des Tauziehens zu benutzen. Zu große Teams spalten sich in Kleingruppen auf Checkliste für die richtige Teamgröße Das Team kann sich ohne großen Aufwand spontan versammeln oder miteinander kommunizieren. Allen ist die Verteilung von Rollen und Aufgaben im Team bekannt. Jeder kann sich aktiv beteiligen es fällt auf, wenn jemand nur konsumiert. Jeder hat die Chance, das Wort zu bekommen. Es ist eine konstruktive Dynamik im Team die Zeit in den Besprechungen wird von allen nicht nur abgesessen. Das Team als solches ist eher wahrnehmbar als darin eingelagerte Zweierund Dreiergrüppchen. Es gibt echte Teambesprechungen, in denen alle Teilnehmer aktiv mitwirken nicht nur zwei oder drei. ja 31

9 1 So stellen Sie ein effizientes Team zusammen 1.2 Welche Rollen müssen Sie besetzen? Teammitglieder sollten sich ergänzen Bei der Auswahl der künftigen Teammitglieder gilt es, verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Zum einen sollen die Kandidaten über ausreichende Kompetenzen verfügen. Darüber hinaus liegt die Stärke einer solchen Gruppe vor allem darin, dass Personen mit unterschiedlichsten Qualitäten, die sich gegenseitig ergänzen, miteinander arbeiten. Der Auswählende muss also jedes mögliche Teammitglied sowohl hinsichtlich seiner Fähigkeiten als auch seiner potenziellen Rolle im Team überprüfen. Um noch einmal das Beispiel aus dem Fußball zu verwenden: Eine Mannschaft, die ausschließlich aus Weltklassestürmern besteht, wird zwar mit großen Namen, nicht aber mit großen Erfolgen beeindrucken. Acht verschiedene Teamtypen Berufen Sie verschiedene Typen in Ihr Team Menschen nehmen in Gruppen verschiedene Rollen ein, wie etwa die des Ideengebers oder des Helfers. Solche Rollen sind vielfältig und treten nur selten idealtypisch auf. Trotzdem können einige Profile bestimmt werden, die das menschliche Verhalten in Gruppen beschreiben. Alle diese Rollen haben einerseits Qualitäten, die eine erfolgreiche Teamarbeit fördern, und andererseits Eigenschaften, die dieser eher im Wege stehen. Welche Teamtypen gibt es? Grundsätzlich lassen sich acht Typen von Teammitgliedern unterscheiden: Prototyper Kraftmotor Zuverlässiger Detaillist Helfer Sammler Ideengeber Stratege 32

10 Stichwortverzeichnis 360 -Feedback Quadranten-Analyse 174 Abhängigkeitsverhalten 120 Abtaucher 72 Anfangsphase 17 Angewohnheit 140 anleitender Stil 156, 157 Arbeitsgruppe 13 Arbeitsklima 14, 128, 142 Arbeitskraft 50 Arbeitsmethode 128, 142 Assessment-Center 85 Aufgabe 61 Aufgabenziel 57 Auswahl 28 Bedürfnis 180 Bedürfnisbilanz 34 Beitragsziel 57 Beratungsfunktion 77 Bereichsziel 56 Bereichziel 61 Beurteilung 50 Beurteilungsprozess 48 Beurteilungszeitraum 67 Bewahrer 33, 34, 50 Beziehungsebene 164 Boykottierer 183 Brainstorming 97, 176 Brainwriting 97, 176 Change-Prozess 180 coachender Führungsstil 158 Coachingprozess 148, 160 delegierender Stil 156, 158 Denker 33, 34, 50 Detaillist 32, 37, 38 Dienstleistung 58 Doppelrolle 71 Eigeninitiative 20 Einfühlungsvermögen 24 Einigelung 120 Einpeitscher 73 Einzel-Assessment 86 Einzelcoaching 137, 147 Empfindsamkeit 25 Engagement 128, 142 Entscheidungsgrundlage 76 Entwicklungsarbeit 81 Entwicklungsmaßnahme 137 Entwicklungsplan 151 Erfolgskontrolle 152 Ergebnisprotokoll 94 Evaluation 152 Fachkenntnis 28 Fachkompetenz 16, 21, 43, 50,

11 Stichwortverzeichnis Feedback 68, 105, 142 Feedbackempfänger 106, 110 Feedbackgeber 106 Feedbackkultur 106 Feedbackregeln 110 Fertigkeit 28 Fluchttendenz 120 Focus Group 88 Folgekonflikt 170 Forming 116, 139 Freiheitskampf 120 Führungsfehler 17 Führungskompetenz 16 Führungsmotivation 22 Führungsqualität 127, 142 Führungsstil 156 Galerie-Methode 96 Gesamturteil 48 Grundtyp 35 gruppendynamischer 140 Prozess Handlungsorientierung 23 Harvard-Konzept 174 Helfer 32, 37, 39 Hochleistungsteam 14, 43, 125 Ideengeber 32, 37, 40 Integration 127, 142 Interview 85 Investor 20 Ist-Zustand 144, 150 Kampfverhalten 120 Kandidat 43, 46 Kleingruppe 31 Kommunikation 128, 142 Kompetenz 127 Kompromiss 176 Konflikt 119, 141, 164 Konfliktfähigkeit 26 Konfliktmanagement 127, 142 Konfliktsymptome 175 Kooperationsfähigkeit 24 Kraftmotor 32, 37 Kreativitätstechnik 95 Leader 73 Leistungsbeurteilung 67 Leistungsfähigkeit 15 Leistungssteigerung 30 Lösungsmöglichkeit 176 Macher 33, 34, 50 Managementkompetenz 16 Mannschaftsstärke 30 Markt und Absatz 58 Meeting 87, 98 Meetingagenda 92 Meetingdramaturgie 93 Meetingprotokoll 103 Meetingregeln 99 Meetingvorbereitung 90 Messbarkeit 63 Methodenkompetenz 51 Methodenkonflikt 168 Mind-map-Methode 96 Mitarbeiterbefragung 127 Mitarbeitertraining 145 Mitarbeiterziel 61 Mitgliederzahl 29 Moderator

12 Stichwortverzeichnis Neuerer 33, 34, 50 Norming 121, 139 One-to-One-Meeting 89 Organisation 128 Organisationstalent 21 Outdoortraining 145 Performing 123, 139 Personal und Organisation 58 personale Kompetenz 16, 51 Personenorientierung 71 persönlicher Konflikt 168 Positionskampf 118 potenzielles Team 13 Präsentation 79 Produktion 58 Progress Meeting 89 Prototyper 32, 36, 37 Pseudo-Team 13 Qualifikation 127, 142 qualitatives Ziel 57 quantitatives Ziel 57 Reporting-Meeting 89 Ressource 80 Rolle 30, 32, 36 Saboteur 181 Sachebene 164 Sachorientierung 71 Sammler 32, 37, 39 Schnittstelle 58 Screening 46 Selbstkontrolle 152 Selbstverantwortung 161 situative Führung 156, 157, 158 SMART-PURE-CLEAR- Methode 67 Soft Skill 21 Soll und Haben 58 soziale Kompetenz 16, 51, 78 Storming 118, 139, 149 Stratege 32, 37, 41 Synergieeffekt 15 Teamanalyse 125 Teamauftrag 29, 43, 50, 55, 139 Teamcoaching 137, 138, 139 Teamentwicklung 137 Teamentwicklungsphase 115, 139 Teamfähigkeit 12 Teamfaktor 127 teamfördernde Aktion 75 Teamfragebogen 129 Teamgröße 29 Teamidentität 143 Teamleiterrolle 69 Teamleitertyp 71 Teammeeting 88, 90 Teamprofil 136 Teamregel 117 Teamrolle 51 Team-Setup-Matrix 50 teamstörende Aktion 75 Teamtraining 141, 143 Teamtypus 48 Teamziel 55, 56, 61 Teamzusammensetzung 16, 41 Teilnehmer 92 Teilziel

13 Stichwortverzeichnis Therapeut 72 Totstellen 120 Training on the job 143 Transparenz 79, 179 Trend 184 Typ 32 Umgangsregel 121 Unternehmensziel 55, 61 unterstützender Stil 156, 158 unterweisender Stil 156, 157 Ursachensuche 175 Veränderungsprozess 181 Verfahrensfrage 78 Verhaltensmuster 140 Verhaltensprofil 48 Verhaltensprototyp 50 Verhaltenstype 48 Verteilungskonflikt 168 Vertrauensvorschuss 82, 161 Vorauswahl 50 War for Talents 20 Wertekonflikt 168 Widerstand 178 Wir-Gefühl 14, 75 Ziel 54, 180 Zieldefinition 54 Zieldialog 62 Zielfördernde Aktion 75 Zielkonflikt 168 Zielorientierung 128, 142 Zielvereinbarung 54, 63, 64, 67, 158 Zuverlässiger 32, 37, 38 Zwischenergebnis 78 zwischenmenschliches Problem