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1 Archivieren von s Dr. Dietmar Weiß DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung Bremen 13. November 2007, 09: Bremer Verlagstreffen 1 Agenda Vorstellung Dr. Dietmar Weiß Archivieren von s Rechtlicher Rahmen Was ist -Archivierung? Übersicht über Produkte Beispiele Vorgehensweise Fragen, Gespräch 2 1

2 Vorstellung Unternehmensberatung für elektronische Archivierung Workflow Management Prozessmanagement Prozesskostenrechnung Risikobewertung von Prozessen nach KonTraG Prozessoptimierung Betriebswirtschaft (Kostenrechnung, Unternehmensplanung) Seminare & Systemauswahl 3 Standorte Stuttgart Lindau (B) 4 2

3 Europaweite Projekte 5 Archivierung Auswahl- und Einführung von Archivierungs- und Dokumenten Managementsystemen Erstellen von Grobkonzepten Projektmanagement Integration in das betriebswirtschaftliche Umfeld anstelle Anpassung der betrieblichen Abläufe an das neue System 6 3

4 DMS/Archivierung Vorstudien, Musterfachkonzepte Festlegung von Scan-Richtlinien Festlegung von Posteingangsvorgängen Bestimmung von Einführungsstrategien 7 DMS/Archivierung Unabhängiger Berater: Bisher wurden 12 verschiedene Archivierungssysteme in den Projekten vorgeschlagen oder eingeführt. Kompletter Überblick über Anbieter Produkte Strategien und Unternehmenspositionierung 8 4

5 Eingangsrechnungsbearbeitung Dr. Weiß ist als promovierter Controller und ehemaliger kfm. Leiter fachlicher Spezialist Erfahrungen bei der Einführung von Lösungen in diesem Gebiet seit 2000 Auswahl von entsprechenden Lösungen Einführung von Eingangsrechnungsbearbeitungslösungen auf Basis von SAP in 7 europäischen Ländern 9 Eingangsrechnungsbearbeitung Schema der Eingangsrechnungsbearbeitung Rechnungsdaten-Erfassung Freigabe-Workflow Scannen (z.b. in zentraler Poststelle) Erkennen Datenprüfung / Validieren Übergabe an Workflow Ggf. Vorerfassung Freigabe Fachabteilung buchen, Zahlsperre entfernen & überweisen 10 5

6 Verfahrensbeschreibung Verfahrensdesign und Prozessentwurf für ordentliche und sichere Archivierung Zusammenstellung der relevanten Dokumentationsbestandteile langjährige, praktische kaufmännische Erfahrung und aktuelles Wissen über Gesetzgebung, Anwendung und Regelungen/Auslegungen der Abgabenordnung Erstellung der Verfahrensbeschreibung 11 Markstudien Workflow-Studie 1993 mit Klassifikation von über 30 Produkten Studie über Prozesskostenrechnungssysteme in Deutschland 1995 DMS- und Archivierungsstudie 2002 und 2003, 2005 und 2007 für BARC DMS-Anwenderbefragung mit VOI in 2004 und

7 s archivieren aber wie? 13 Rechtlicher Rahmen das Handelsgesetzbuch (HGB) das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) das Telekommunikationsgesetz (TKB) das Aktiengesetz (AG) das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG) die Abgabenordnung (AO) die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc. Basel II, Geldwäschegesetz der Sarbanes-Oxley Act (und andere x00 Compliance-Regeln) 14 7

8 Bedeutung Nach den vom BMF veröffentlichten Grundsätze zum 238 HGB: Datenzugriff s, und zur Prüfbarkeit die digitaler als Unterlagen (GDPdU) reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten E- Handelsbriefe Mails einfach nur einzustufen auszudrucken und abzuheften. sind, Die müssen relevanten s in maschinell nicht auswertbaren archiviert Formaten werden (z.b. pdf-datei) (also zu archivieren. 6 Jahre, ggf. länger). 147 Abgabenordnung (AO) s mit steuerrechtlichem Bezug (also 10 Jahre) Kaufleute müssen empfangene Handelsbriefe geordnet aufbewahren. 15 Bedeutung Empfang von privaten s ist im Unternehmen erlaubt? Stellt man den betriebseigenen Internetzugang für betriebsfremde (also private) Zwecke zur Verfügung wird das Unternehmen in diesem Fall geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Folge: BDSG sowie TKG findet Anwendung Jegliche Überwachung und Speicherung der Inhalte und Verbindungsdaten ist unzulässig und stellt ein Verstoss gegen das Fernmeldegeheimnis dar. 16 8

9 Bedeutung Fehlverhalten kann bedeuten: keine ordnungsgemäße Buchhaltung => Jahresabschluss, Testat, Besteuerungsgrundlage Straftatbestand im Falle von vorsätzlicher Falschablage, oder Verschleierung von Vermögensverhältnissen bei Insolvenz (z.b. 283b StGB) Ordnungswidrigkeit ( 379 AO) Schadensersatz Verlust von Beweismaterial vor Gericht persönliche Haftung 17 Mögliche Regeln und Tipps 1. Du sollst täglich Deine Mailbox checken. 2. Du sollst Geschäftsmails geordnet und unveränderbar archivieren. 3. Du sollst einen jederzeit raschen Zugriff auf alte s gewährleisten. 4. Du sollst Privatmails deutlich von Geschäftsmails trennen. 5. Du sollst keine Privatmails lesen. (Quelle Jens Bücking) Oder kurz formuliert: Du sollst keine gemeingefährlichen Anlagen betreiben wenn Du sie nicht beherrscht. 18 9

10 Was ist -Archivierung? -Archivierung bedeutet das Verarbeiten, Speichern und Verwalten von s von deren Entstehung bis zur Löschung. Dazu zählen Viren- und Spamschutz, Daten- und Inhaltskontrolle, Verschlüsselung, Klassifizierung automatisierte Archivierung und intelligentes Auffinden von s und deren Anlagen. Also nicht nur Auslagern und Komprimieren! Sondern auch Verschlüsseln und ggf. Recherchieren 19 Was ist -Archivierung? Genügt denn nicht ein Belassen der Mails im Mailsystem? im Prinzip wäre das möglich wenn Sie nichts dagegen haben, dass der Außenprüfer alle Mails dann lesen kann wenn die fehlende Klassifizierung durch eine effiziente Suche ersetzt werden kann wenn Sie alle Mailboxen aller Mitarbeiter aufbewahren 20 10

11 Produktübersicht Quelle Gartner, Computerwoche 21 Produktübersicht -Archivierungssysteme können systematisiert werden: Reine Mail-Archivierer (hier gibt es ca. 10 Anbieter) DMS-Anbieter Legato ist ist nun bei bei EMC (Produkt Xtender) KVS ist ist nun Symantec Speicher-Management Anbieter, wie z. B. ilumin ist ist nun Computer Associates (Produkt Message Manager) und EMC Aftermail ist ist Quest Weitere Zantaz (nun Anbieter Autonomy) (vorwiegend aus Rubrik 1.1) Symantec 22 11

12 Beispiel reine Mail-Archivierung Symantec Enterprise Vault 23 Beispiel Mail-Archivierung mit DMS 24 12

13 Vorgehensweise 25 Vorgehensweise Schnelkochrezept Option 1: Ziel: nur Mails auslagern mittels reinem Mailarchivierungssystem => Mails klassifizieren, organisatorische Regeln festlegen und Einführen Option 2: Ziel: Gesamtlösung ist gewünscht => Mails in Kontext zu Dokumenten und Akten setzen, Dokumenten definieren, DMS einführen oder erweitern 26 13

14 Vorgehensweise -Archivierung ist i.d.r. kein rein technisches Projekt. Organisatorische und rechtliche Aspekte sind aber zu beachten. Immerhin: Das Geschäftsprozessthema tritt eher in den Hintergrund. 27 Vorgehensweise (detailliert) Entscheidung Realisierung Feedback Prototyping Alternativ Detail-Evaluierung Eingrenzung auf 2-4 Produkte Funktionale & technische Bewertung Vorauswahl Gewichtung der Anforderungen Fachliche und technische Anforderungsanalyse Projektplanung Zieldefinition 28 14

15 Zusammenfassung Die rechtlichen Anforderungen sind umfangreich Die Einführung ist wie bei einer Software üblich über Ist-Analyse und Fachkonzeption nach Phasenkonzept sehr zu empfehlen Die Marktentwicklung (Verschwinden der reinen Mail-Archivierer ) entspricht der Anwendung: systematisch und zumeist mit Dokumenten Management 29 Fragen/Gespräch Dr. Dietmar Weiß 07157/

16 Kontakt DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung Niederlassung Stuttgart Römerstrasse Steinenbronn Tel.: / Fax: / Homepage: 31 16

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