- Die Drucksache liegt bereits vor - Verwaltungsausschuss am zur Vorberatung Gemeinderat am zur Vorber./Beschlussf.

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1 GR TOP 5 STADTHALLE DRUCKSACHE NR. 57 / 2014 Lfd-Nr.: - öffentlich - Balingen, Vorlage zur Behandlung in folgenden Gremien: - Die Drucksache liegt bereits vor - Verwaltungsausschuss am zur Vorberatung Gemeinderat am zur Vorber./Beschlussf. Tagesordnungspunkt: Stadthalle Balingen Finanzbericht 2013: Kunstausstellung Erich Heckel - Abschlussbericht und Genehmigung der überplanmäßigen Ausgaben Anlagen: Beschlussantrag 1. Der Gemeinderat nimmt den Abschlussbericht der Kunstausstellung zur Kenntnis. 2. Die überplanmäßigen Ausgaben im Haushaltsjahr 2013 in Höhe von ,79 auf der Finanzposition werden genehmigt. Finanzielle Auswirkungen siehe Sachverhaltsschilderung Deckungsvorschlag Minderausgaben im Jahr 2013 in Höhe von insgesamt: Diese entfallen in Höhe von 6.190,- auf die HH-Stelle Kunst im öffentlichen Raum und in Höhe von 6.310,- bei der HH-Stelle Zehntscheuer - Sachausgaben eigene Veranstaltungen. Besondere Hinweise Der Verwaltungsausschuss hat in seiner Sitzung am den Beschlussantrag der Verwaltung ausführlich vorberaten

2 Sachverhalt Nachdem wir bereits in der Sitzung des Gemeinderats vom über das voraussichtliche Ergebnis der Erich Heckel Ausstellung berichtet haben, steht nun das endgültige Rechnungsergebnis fest. Gegenstand dieser Vorlage ist lediglich die finanzielle Darstellung der Ausstellung, die von insgesamt knapp Kunstfreunden besucht wurde. Das Rechnungsergebnis beläuft sich unter Berücksichtigung der Haushaltsjahre 2012 und 2013 insgesamt auf Einnahmen in Höhe von und Ausgaben in Höhe von Damit beträgt der Zuschussbedarf insgesamt Die zu genehmigende überplanmäßige Überschreitung auf der Finanzposition im Haushaltsjahr 2013 in Höhe von ,79 ergibt sich durch tatsächliche Ausgaben von ,79 bei einem Verfügungsrahmen von ,-. Nach dieser Gesamtübersicht werden wir auf den nachfolgenden Seiten die einzelnen Positionen im Detail erläutern. Ausgabenprognose (fixe Kosten) vom Paketpreis für die Ausstellung (inkl. Katalog, Bearbei tungskosten, Vermittlungskosten, Versicherungen, Leihgebühren und Transporte) Planung Kostenblock Summe Differenz Aufbau, Ausstattung und Architektur Werbung & PR + Aufstockung VA vom Eigenes Kunstpersonal Kosten der Vernissage Sicherheit Sonstige Kosten (Audio-Guide, Kleidung, Eintrittskarten, etc.) geschätzte Gesamtausgaben variable Kosten (in der Vorlage vom aus drücklich genannt, aber nicht näher beziffert) Ergebnis aufgrund korrigierter Ausgangsprognose Einnahmen Gesamtabmangel (Rechnungsergebnis zum )

3 Einnahmen Planung Summe Differenz Gesamteinnahmen davon Sponsoring davon Eintritt / Mercandise Paketpreis für die Ausstellung (Kostenblock 1) Analog zu unserem sonstigen Veranstaltungsgeschäft könnte man diese Kosten auch als Produktionskosten für die Übernahme einer kompletten Ausstellung bezeichnen, während alle weiteren Kostenblöcke als örtliche Kosten zu betrachten sind, damit die Ausstellung vor Ort realisiert werden kann. Diese Position enthält die Ausgaben für die Kuratoren, die Leihgebühren, den fertigen Katalog, die Versicherung und die Transporte. Alle gezeigten Werke waren aus dem Brückemuseum Berlin, so dass im Vorfeld dieser Kostenblock relativ exakt beziffert werden konnte. Durch die zusätzliche Aufnahme von Werken anderer Brücke-Künstler haben sich die Kosten gegenüber der Planung geringfügig erhöht. Aufbau, Ausstattung und Architektur (Kostenblock 2) Unter diese Position fällt u.a. das Verlegen des Teppichbodens, ergänzende Verdunkelungen sowie die gesamte Beschilderung der Werke einschließlich der einführenden Texte mit Großdrucken zur Biografie des Künstlers, Schilder für die Kasse etc.. Da insgesamt mehr Werke vom Brückemuseum zur Verfügung gestellt wurden, als vorab geplant, vergrößerte sich durch diese Qualitätssteigerung auch die Ausstellungsfläche, was zu Mehrkosten bei der Architektur führte. Werbung & PR (Kostenblock 3) Erstmalig haben wir bei der Prospektwerbung mit einer externen Firma zusammengearbeitet, die unseren Flyer verteilt hat. Die Werbungskosten teilen sich wie folgt auf: Anzeigenwerbung (inkl. online) und Kooperationen mit Print-Partnern Großflächenwerbung (Stadteingänge, Fahnen, Hallenbeschriftung, etc.) Mailing-Aktionen (eigener Kundenbestand, Firmen, Ärzte, etc.) Prospektwerbung (Herstellung und Verteilung) Plakatwerbung Eigene Homepage (Web-Design und Programmierung) Werbekontrolle und Auswertung 433 Sonstiges (Pressekonferenzen, Reproduktionen, Aufkleber, etc.) Eigenes Kunstpersonal (Kostenblock 4) Unter dieser Position sind alle Mitarbeiter berücksichtigt, die bei der Ausstellung temporär beschäftigt waren (Aufsicht, Kasse, Shop). Dieser Ansatz war sehr straff kalkuliert. Durch eine längere Laufzeit der Ausstellung als ursprünglich geplant, haben sich die Kosten erhöht. Auf der neu eingeführten Kostenstelle Kunstausstellung werden insgesamt Personalkosten in Höhe von ,67 ausgewiesen, da hier noch Aufwendungen in Höhe von ,63 für - 3 -

4 Büro-Mitarbeiter berücksichtigt wurden, die über den allgemeinen Personalhaushalt verbucht wurden. In der ersten Budgetplanung waren diese nicht enthalten, da bei vorangegangenen Ausstellungen im Kunstbüro durchaus mit Praktikanten bzw. Auszubildenden gearbeitet wurde, bei Erich Heckel jedoch städtische Mitarbeiter andere Dienststellen zum Einsatz kamen. Unter Berücksichtigung dieser Personalkosten würde sich ein Gesamtabmangel von ,- ergeben, wie er auch Gegenstand des Finanzberichtes im Febr war. Kosten der Vernissage (Kostenblock 5) Bei der Vernissage sind wir unter den vorab kalkulierten Kosten geblieben. Die Ausgaben entfielen in erster Linie für die Bewirtung der Ehrengäste, die Einlasskontrolle sowie die Herstellung und den Versand der Einladungskarten. Sicherheit (Kostenblock 6) Unter diesen Punkt fällt die temporäre Erweiterung unserer Alarmanlage auf den Ausstellungsbetrieb und die Nachtüberwachung durch einen externen Dienstleister. Erstmalig war die elektronische Absicherung von zusätzlichen Notausgängen und zusätzlichen Werken erforderlich, dies hat zu unvorhergesehen Mehrkosten geführt. Durch fehlende Abendgruppentermine haben sich zudem die Nachtbewachungszeiten erhöht. Sonstige Kosten (Audio-Guide, Kleidung, Eintrittskarten, etc.) (Kostenblock 7) Unter diesen Kostenblock fallen verschiedene Ausgaben. Hauptausgabepunkt war die Produktion eines Audio-Guides. Die Überschreitung in diesem Kostenblock gegenüber der Vorplanung hat sich hier vor allem durch den Audio-Guide ergeben. Konzeptionell wurde kurzfristig die Zehntscheuer mit eingebunden. Außerdem musste der Audio-Guide während der Ausstellung noch einmal neu programmiert werden, weil sich zwischen der Vorab-Erstellung des Audioguides und der endgültigen Hängung der Bilder Änderungen ergeben haben, die sich dem Hörer nicht erschlossen haben. Künftig werden wir den Audio-Guide erst dann produzieren, wenn die Bilder hängen, allerdings steht dann am Anfang kein Audio-Guide zur Verfügung. Variable Kosten (Kostenblock 8) In der ersten Kostenschätzung vom haben wir dem Gemeinderat erläutert, dass noch weitere variable Kosten hinzukommen. Konkret waren es bei Heckel Honorare für Führungskräfte, Postkartenherstellung und Warenankäufe für unseren Museumsshop. Die daraus resultierenden Einnahmen (z.b. aus Führungen und Verkäufen) flossen jedoch damals in die Einnahmenprognose in voller Höhe ein. Einnahmensituation Für ein ausgeglichenes Ergebnis haben wir bei unserer ersten Kostenschätzung im Gemeinderat mit rund Besuchern kalkuliert. Während die Sponsoring-Einnahmen mit etwas über der Kalkulation lagen, erzielten wir im Durchschnitt 11,70 pro Besucher, dies liegt unter der Kalkulation von 12,- je Besucher. Insgesamt waren die Mercandise-Umsätze deutlich unter den Erwartungen und auch der Katalog-Verkauf lief sehr schleppend

5 Ulrich Klingler Geschäftsführer Jörn de Haan Stellvertreter - 5 -