AKKREDITIERUNGSHANDBUCH für Weiterbildungsmaßnahmen und systemwirksame Maßnahmen im Rahmen des Europäischen Sozialfonds (ESF)

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1 AUTONOME PROVINZ BOZEN - SÜDTIROL PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO - ALTO ADIGE Deutsches Bildungsressort Dipartimento istruzione e formazione tedesca AKKREDITIERUNGSHANDBUCH für Weiterbildungsmaßnahmen und systemwirksame Maßnahmen im Rahmen des Europäischen Sozialfonds (ESF) Anlage A Prozessbeschreibungen und Tätigkeitsbeschreibungen

2 Gesamtprozess der Projektarbeit Führunskräfte, Mitarbeiter des Ressorts, Lehrer, pädagogische Mitarbeiter Mitarbeiter des Ressorts, -Gremium auf Ressortebene ESF-Amt, Landeskommission, Landesregierung ESF-Amt, Landeskommission, Landesregierung Projektvorschlag Projektvereinbarung zwischen ESF und, ESF-Amt, Projektauftrag Int. Ref.rent für die Akkreditierung

3 Prozess: Bedarfsanalyse -Gremium Mitarbeiter des Ressorts, Mitarbeiter des Ressorts, Mitarbeiter des Ressorts, Mitarbeiter des Ressorts, Mitarbeiter des Ressorts, Mitarbeiter des Ressorts, Mitarbeiter des Ressorts

4 Prozess: Projektantrag, Interner Referent für die Akkreditierung,, Interner Referent für die Akkreditierung,, Interner Referent für die Akkreditierung, Interner Referent für die Akkreditierung Mitarbeiter des Amts 16.5, Interner Referent für die Akkreditierung Projektportal

5 Prozess: Projektplanung - Makroplanung Personal- und Lieferantenverzeichnis

6 Prozess: Projektplanung - Mikroplanung,,

7 Prozess: Projektdruchführung interne und externe Referenten ESF interne und externe Referenten

8 Prozess: Auswahl der Teilnehmer Verantwortlicher Prozess Dokumente und Anmerkungen Auswahl muss bei der Makroplanung genau festgelegt werden. Trifft dies nicht zu, Änderungen dem ESF mitteilen. Teilnehmer sind die Kursteilenhmer und externe Refernten/Berater. Es werden die gesetzlichen Bestimmungen auf Provinzebene eingehalten.

9 Prozess: Projektabrechnung Sekretariat, Projektleiter bzw. -koordinator Mitarbeiter Amt 16.5 Mitarbeiter Amt 16.5 Sekretariat Mitarbeiter Amt 16.5 Mitarbeiter Amt 16.5 Mitarbeiter Amt 16.5 Amt für Ausgaben Schatzamt, ESF Mitarbeiter Amt 16.5 Mitarbeiter Amt 16.5

10 Prozess: Projektcontrolling und Monitoring Projektleiter bzw. -koordinator Controlling Sitzungen einleiten Projektleiter bzw. -koordinator, Projektleiter bzw. -koordinator, Monitoring durchführen Projektleiter bzw. -koordinator, Projektleiter bzw. -koordinator, ESF Projektleiter bzw. -koordinator Projektleiter bzw. -koordinator,

11 Deutsches Bildungsressort: Tätigkeitsbeschreibungen für die ESF-Projektarbeit Prozess- und Tätigkeitspbeschreibungen STRATEGISCHE EBENE Projektphase und Prozess Tätigkeit Zuständigkeit Adressaten Art und Hilfsmittel Zeitpunkt Anmerkung Vorprojektphase strategische Planung strategisches Controlling Jährliche strategisch Plaunung (Zieldefinizion) durchführen. Mehrjährige strategisch Plaunung (Zieldefinizion) durchführen. Mitarbeiter für die Bedarfsanalyse beauftragen. Planung zum Austausch mit der Arbeitswelt, der örtlichen Wirtschaft und lokalen Bildungs- und Jahresplanungsbericht und Mehrjahresplanungsbericht vorbereiten und im Projektportal hinterlegen. Soll-Ist Vergleich zwischen Zielen und Ergebnissen der Kursfinanzierung. Analyse der Indikatoren und Kennzahlen mit besonderem Augenmerk auf das Effizienzniveau. Analyse der eingegangenen Beschwerden und der Ergebnisse des Beschwerdemanagements. Lieferantenliste prüfen, abnehmen und im Projektportal hinterlegen. Verzeichnis der Beziehungen prüfen, abnehmen und im Projektportal hinterlegen. -Gremium, Ressortdirektor -Gremium Interner Referent für die Akkreditierung - Gremium, Interner Referent für die Akkreditierung Ressort Vorlagen und Vordrucke, Jahresplanungsbericht, Mehrjahresplanungsbericht Projektportal Vorlagen und Vordrucke, Jahresbericht, Mehrjahresbericht, ESF-Vorgaben, Projektportal Dezember des Vorjahres Dezember alle drei Jahre Dezember des Vorjahres, laufend Phase der Projektumsetzung Abstimmung mit de Lienientätigkeit Nachprojektphase Know-how-Transfer Verzeichnis der personellen Ressorucen prüfen, abnehmen und im Projektportal hinterlegen. Reflexion über Erfolg und Misserfolg der Projektarbeit und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Übermittlung der Daten an das ESF- Amt. Projektauftrag vereinbaren und personelle Ressourcen bereitstellen. Projektarbeit mit der Linientätigkeit abstimmen. Lernchancen durch Feedback aller Projektbeteiligten nutzen. Know-how-Transver von in die Lienienorganisation. Ergebnisse an den ESF übermitteln. Interner Referent für die Akkreditierung Projektauftrageber-Gremium Ressort Projektauftrageber-Gremium Ressordirektor - Gremium, Interner Referent für die Akkreditierung Ressor, ESF-Amt Ressort, ESF-Amt Ressort Projektauftrag, Projektportal Vereinbarung mit dem ESF Vorlagen und Vordrucke, Workshops. bei Fälligkeit vor Projektstart laufend nach Projektabschluss Akkreditierungshandbuch 2013

12 Deutsches Bildungsressort: Tätigkeitsbeschreibungen für die ESF-Projektarbeit EINZELPROJEKTEBENE Projektphase und Prozess Tätigkeit Zuständigkeit Adressaten Art und Hilfsmittel Zeitpunkt Anmerkung Vorprojektphase Bedarfsanalyse und Projektantrag Bedarf erheben. Projektvorschlag formulieren. Projektvorschlag genehmigen und Auftrag für den Projektantrag erteilen. Projektantrag mit Kostenvoranschlag laut Auftrag des PAGG ausarbeiten. Das bei der Ausarbeitung des Projektantrags und Kostenvoranschlags coachen. Projektantrag mit Kostenvoranschlag prüfen und bewerten., Mitarbeiter, Mitarbeiter Interner Referent für die Akkreditierung., interner Referent für die Akkreditierung Landesregierung, Landesrat, ESF-Amt, Ressort Richtlinien, Ausschreibung, interne Fristen, Fragenkatalog, IT Tools, Fälligkeit der Beschluss, Vermerk, Ausschreibung Protokoll, Projektantragsformular, Richtlinien, Ausschreibung, Fragenkatalog Projektantrag mit Anlagen fristgerecht beim ESF-Amt fristgerecht einreichen., Mitarbeiter Planung und Vorbereitung auf den Projektstart Phase der Projektumsetzung Projektstart Projekleitung bzw. -koordinierung Projektantrag genehmigen. Landesregierung Landesregierung Beschluss der Über die Genehmigung informieren. ESF-Amt Ressort, ESF-Amt Landesregierung Absprachen mit dem ESF treffen. Projektauftrag mit dem Projektleiter bzw. koordinator vereinbaren. Personelle Ressourcen für die Projektarbeit bereitstellen Projektvereinbarung mit dem ESF abschließen. Projektstartworkshop planen und durchführen. Arbeitspakete, Zuständigkeiten und Spielregeln vereinbaren und im Projektportal hinterlegen. Projektspezifische Homepage gestalten, Vordrucke und Vorlagen im Projektportal bereitstellen anlegen. Tätigkeitsbeginn bei ESF melden. Informationen mit der Förderstelle austauschen. Änderungsanträge an die Förderstelle vorbereiten., interner Referent für die Akkreditierung, Projektleiter bzw. -koordinator, Projektauftrageber, Projektleiter bzw. -koordiantor Projektleiter bzw. - koordinator,,, Projektleiter bzw. koordinator, Interner Referent für die Akkreditierung Ressort bei Fälligkeit Ressort, ESF-Amt Vereinbarung mit dem ESF bei Fälligkeit Ressort, Projektakteure, Projektumwelt Ressort, Projektakteure Vereinbarung, ESF-Vordrucke, Vorlagen, Schriftverkehr, Projektauftrag, Projektprotal Projektantrag, Vereinbarung, Zielbildungsworkshop, Projektpläne, Projektportal Ressort, Projektakteure Formulare, Vorlagen und Vordrucke, Hinweise nach Genehmigung des Projekts nach Genehmigung des Projekts, im Laufe der Startphase laufend Projektleiter bzw. koordinator ESF-Amt Vordrucke bei Fälligkeit, laufend Akkreditierungshandbuch 2013

13 Deutsches Bildungsressort: Tätigkeitsbeschreibungen für die ESF-Projektarbeit EINZELPROJEKTEBEN Projektphase und Prozess Tätigkeit Zuständigkeit Adressaten Art und Hilfsmittel Zeitpunkt Anmerkung Handbücher, Abläufe, Tools und Vordrucke auswählen, ausarbeitn und im Projektportal hinterlegen. Absprachen mit den Arbeitspaketverantwortlichen treffen. Unterstützung der Arbeitspaketverantwortlichen und Klärung von Fragen. Projektdokumentation und Schriftverkehr selbst durchführen oder prüfen. Vereinbarte Projektaktivitäten termingerecht durchführen. Internen Referenten für die Akkreditierung laufend informieren. Die Projektdokumentation in Papierform und im Projektportal verwalten. Projektleiter bzw. koordinator Ressort, Projektakteure Reichtlinien, Vorlagen und Vordrucke, Tools, Handbücher, Checklisten, Tabellen, Protokolle Projektleiter bzw. koordinator Ressort, Projektakteure, Projektumwelt Vordrucke und Vorlagen, Tools, Handbücher, Projektportal, Vermerke, Protokolle, Tabellen, Diagramme laufend laufend Statistische Daten erheben, aufarbeiten und im Projektportal hinterlegen. Personaldaten verwalten und Informationen zur Verfügung stellen. Informationen und Daten zusammenführen. Beschwerden entgegennehmen, bearbeiten und den internen Referenten für die Akkreditierung informieren. Kontakte mit der Projektumwelt pflegen. Informationen für die Angebotseinholung sammeln und an den Mitarbeiter des Amtes 16.5 weiterleiten. Angebot auswählen, die Wahl des Vertragspartners begründen und die Begürundung an den Mitarbeiter des Amts 16.5 weiterleiten. Finanzbericht erstellen und im Projektportal ablegen. Abrechnung über SAP vornehmen und Rechnungen termingerecht verwalten. Informationen, Daten, Dokumente (FLMB, Mandate usw.) termingerecht zur Verfügung stellen. Regeln für die Kommunikation vereinbaren. Projektkommunikation und - planen. Marketingaktivitäten mit dem marketing Pressetexte vorbereiten und vom internen Referenten für die Akkreditierung prüfen lassen. Projektleiter bzw. koordinator Mitarbeiter Amt für Schulfinanzierung (16.5) Projektleiter bzw. koordinator Ressort, Projektakteure, Projektumwelt, Öffentlichkeit Ressort, Projektakteure Vordrucke und Vorlagen, Angebot, Begründung für die Wahl des Vertragspartners, Lieferantenbewertung, Dokumente für die Rechnungslegung Vertragsprtner, Ressort, Flüssigmachungsbescheid, Amt für Ausgaben, Mandat, Dekret, SAP-Auszug Schatzamt, Projektakteure laufend Kommunikationsplan, laufend Pressemitteilungen, Medienberichte, Projektportal, Corporate Design des ESF laufend,innerhalb von 30 Tagen ab Rechungseingang vor der Veröffenltichung Akkreditierungshandbuch 2013

14 Deutsches Bildungsressort: Tätigkeitsbeschreibungen für die ESF-Projektarbeit EINZELPORJEKTEBENE Projektphase und Prozess Tätigkeit Zuständigkeit Adressaten Art und Hilfsmittel Zeitpunkt Anmerkung Kontakt mit Landespesseamt halten. Kontakt mit der Projektumwelt pflegen. Übersicht der Marketingaktivitäten ausarbeiten und an den internen Referenten für die Akkreditierung übermitteln. Projektleiter bzw. koordinator Ressort, Projektakteure, Projektumwelt, Öffentlichkeit Kommunikationsplan, Pressemitteilungen, Medienberichte, Projektportal, Corporate Design des ESF laufend laufend Projektcontrolling Projektabschluss Nachprojektphase Monitoring laut ESF Vorgabe Absprachen mit der Förderstelle. Corporate Design, Logos auf der Projekthomepage bereitstellen. Kommunikationsplan abstimmen. Texte prüfen und Feedback geben. Makretingaktivitäten und Endprodukte abnehmen. Projektcontrollingsitzungen planen und durchführen. Projektfortschrittsbericht ausarbeiten und im Projektportal hinterlegen. Monitoringmaßnahmen planen und durchführen. Ergebnise des über die Teilnehemzufriedenheit aufarbeiten und im Projektportal hinterlegen. Absprachen mit dem ESF. Projektfortschritt überwachen. Projektbudget überwachen. Projektabrechnung prüfen. Absprachen mit dem ESF. Buchhalterischer Projektabschluss. Abschließende Aktualisierung der Projektdokumentation. Projektbericht und Finanzbericht ausarbeiten. Projektdokumentation archivieren. Projektabslchlussbericht an den ESF übermitteln. Projektdokumentation archivieren. Projektabschlussbericht abnehmen und bewerten. Feedback und Erfahrungsaustausch über die Projektumsetzung. Projektorganisation auflösen. Monitoringmaßnahmen laut ESF- Vorgabe planen und durchführen. Ergebnisse auswerten und im Projektportal hinterlegen. Ergebnisse an den ESF übermitteln. Interner Referent für die Akkreditierung Projektleiter- bzw. -koordinator Interner Referent für die Akkreditierung Projektleiter- bzw. -koordinator Projektleiter- bzw. -koordinator Ressort, Projektakteure Ressort, Projektakteure, Vorlagen und Vordrucke, ESF eigene Dokumente, Evaluationstools Ressort, Projektakteure, ESF Vorlagen und Vordrucke, eigene Dokumente laufend und vor der Veröffentlichung zyklisch laut Projektzeitplan und Fristen des ESF Ressort, Projektakteure Maßnahmen, Vorlagen und laut Projektzeitplan Vordrucke, eigene Dokumente Ressort, ESF Vorlagen des ESF laufend bei Fälligkeit Akkreditierungshandbuch 2013

15 Deutsches Bildungsressort: Tätigkeitsbeschreibungen für die ESF-Projektarbeit Bozen, am Dr. Peter Höllrigl Ressortdirektor Akkreditierungshandbuch 2013