Sehr geehrte Damen und Herren, mit Beginn des Haushaltsjahres 2008 hat der Landkreis Celle die Doppelte Buchführung (Doppik) eingeführt.

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1 Schulbudget-DOPPIK.mdb für MS-Office-Access 2003 Professional An alle Schulen in der Trägerschaft des Landkreises Celle Sehr geehrte Damen und Herren, mit Beginn des Haushaltsjahres 2008 hat der die Doppelte Buchführung (Doppik) eingeführt. Um den Schulen eine reibungslose Buchführung zu ermöglichen, erhalten Sie die o.a. Access- Anwendung Diese Datenbank verknüpft die Rechnungsdaten mit dem Inventarverzeichnis der Schulen und soll Ihnen die Arbeit erleichtern, einen Überblick über Ihr Haushaltsbudget verschaffen und das Schulinventar verwalten. Mit freundlichen Grüßen i. A. Olaf Peters Doppik, los geht s! (Hinweise von Lutz Meine) 1. Installation Die gepackte Datenbank (.zip) auspacken. Die Access-Anwendung Schulbudget-DOPPIK.mdb in ein beliebiges Verzeichnis kopieren. Beispiel: D:/Doppik/ Es wird empfohlen, eine Verknüpfung auf dem Desktop zu erstellen. Öffnen der Anwendung mit dem Passwort [ ***** ]. 2.1 Das Schulbudget Geben Sie zunächst das Ihrer Schule vom zugewiesene Budget ein. Wichtig: Für jede einzelne Haushaltsstelle den zugewiesenen Haushaltsansatz! Ein Beispiel zeigt Ihnen das Bild 1. Beachten Sie bitte, dass im Feld Rechnungsbetrag das Budget als negative Zahl mit einem vorangestellten Minuszeichen einzugeben ist. Von diesem Betrag werden alle folgenden Rechnungsbeträge abgezogen und die jeweiligen Haushalte berechnet. Nur in diesem Fall ändern Sie das Datum im Feld Rechnung an LK auf den Das Budget erscheint in den Listen dann auf dem ersten Platz. Tipp: Jetzt die Datenbank sichern! Sie sollten die Anwendung regelmäßig in ein anderes Verzeichnis kopieren, möglichst auf einem anderen Rechner, Server oder USB-Stick. Access: Datei/Datenbank sichern... D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 1 -

2 2.2 Rechnungen und Bestellungen Die Datenbank öffnet sich automatisch mit dem Formular DOPPIK und zeigt Ihnen den letzten Datensatz an. Rechnungen werden mit positiven Zahlen erfasst. Bestellungen werden wie Rechnungen eingegeben; in das Feld Rechnungsnummer geben Sie bitte das Wort Bestellung ein. Wenn dann die entsprechende Rechnung gebucht wird, wird der Wert mit der Rechnungsnummer überschrieben und im Feld Rechnung an LK das Tagesdatum eingegeben. Einnahmen werden im Feld Rechnungsbetrag, mit einem Minuszeichen vorangestellt, eingegeben. Bild 1 / Budget-, Bestellungs- und Rechnungsbearbeitung D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 2 -

3 3. Inventar In den Dienstanweisungen des Landkreises Celle wurde festgelegt, dass Vermögensgegenstände ab einen Wert von 60 Euro ohne USt. zu inventarisieren und entsprechend zu kennzeichnen sind. Die blau umrandeten Felder sind nur bei Investitionen ab 410 zzgl. MWSt. auszufüllen. Geringwertige Wirtschaftsgüter von 60 bis 409,99 zzgl. MWSt. sind bereits nach einem Jahr abgeschrieben. In der Doppik-Datenbank klicken Sie bitte auf das Register Inventar. Jetzt können Sie das beschaffte Vermögen den Vorgaben entsprechend eintragen, die Inventarisierungsmitteilung für den ausdrucken und der Rechnung beifügen. Bei bestimmten Feldern sind Pulldown-Datenfelder vorgesehen. Die Felder speisen sich aus Tabellen, deren Werte zum Teil vorgegeben sind und/oder ergänzen sich selbst mit Ihren Werten. Bild 2 / Inventar Über dieses Datum wird der Ausdruck gesteuert! D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 3 -

4 4. EDV-Bestand Dieses Register kann Ihnen helfen, den EDV-Bestand der Schule zu beurteilen und effektiv einzuplanen. Bild 3 / EDV-Bestand D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 4 -

5 5. Berichte, Übersichten Auf dem Register Berichte finden Sie Druckbuttons für Berichte, Übersichten... Eine Datenübermittlung per (Excel-Filter) ist zur Erprobung schon eingerichtet, kommt aber erst zu einem späteren Zeitpunkt zum Einsatz. Bild 4 / Berichte D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 5 -

6 6. Hinweise und Tipps In allen eingerichteten Pulldownfeldern können Sie mit Vorgaben suchen: Fragen zu Doppik: Ihre Schulsachbearbeiterin oder Ihr Schulsachbearbeiter Fragen zur Access-Datenbank: Lutz Meine, Axel-Bruns-Schule, Telefon Reader-Fundstelle im Internet: Bild 5 / Hinweise und Tipps D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 6 -

7 7. Doppik Fragen und Antworten Welche Felder muss ich ausfüllen? Die gelb unterlegten Felder sind Pflichtfelder, die für einen Buchungsvorgang unbedingt Werte enthalten müssen. Kann ich für unsere Schule andere bzw. weitere Zimmer (Abteilungen) erstellen lassen? Ja, sprechen Sie mit Ihrer Schulsachbearbeiterin. Wie kann ich die bezahlten Rechnungen nach den Abteilungen unserer Schule auswerten? Im Register Berichte wählen Sie den Bericht Haushaltsstellen-Übersicht und folgen den Fragen des sich öffnenden Aktionsfensters. Beispiel: [Haushaltsjahr?] Eingabe: 2008 (wählt das Haushaltsjahr) [Haushaltsstelle?] Eingabe: 075* (sucht die zugeordnete Haushaltsstelle) [Zimmer?] Eingabe: 5 (sucht Abteilung 5) D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 7 -

8 Kann ich für ein Zimmer (Abteilung bzw. Fachgruppe) einen internen Haushaltsansatz vorgeben? Nein, der Bericht Haushaltsstellen-Übersicht liefert aber die Summe der für die einzelnen Zimmer eingegebenen Rechnungsbeträge. Wie suche ich nach bereits eingegebenen Firmen, Rechnungsnummern, Inventarnummern...? Sie klicken mit der Maus in das gewünscht Feld. Jetzt klicken Sie auf die Taste mit dem Fernglas (Datensatz suchen) und geben in das sich öffnende Fenster den Wert ein, nach dem Access suchen soll. Beispiel: Eingabe: Scha* findet: Schatz, Schadinsky.. Bitte merken: Das Sternchen [ ] kürzt Suchbegriffe ab und funktioniert in allen Feldern! Beim Öffnen der Access-Anwendung erscheint immer ein Fenster mit Warnhinweisen, ist mein Rechner gefährdet? Ihr Rechner ist nicht gefährdet, die Makros, auf die hier hingewiesen wird, müssen unbedingt aktiviert sein, damit bestimmte Funktionen der Anwendung funktionieren können. Diese Warnhinweise können mit der MS-Office Einstellung auf den Sicherheitswert niedrig abgeschaltet werden. Ungestellte Fragen für fortgeschrittenen Doppik-Anwender: Wo kann ich die Haushaltsstellen, die im Feld Ergebnis- /Finanzhaushalt zur Auswahl gestellt werden, an unsere Schule anpassen, die nicht benötigten Stellen also löschen? Das Formular Doppik LK Celle schließen. Eine Datensicherung erstellen mit Datei, Datenbank sichern... Die Tabelle Produktkonten öffnen und die nicht benötigten Haushaltsstellen löschen bzw. ändern. Die Tabelle schließen, das obige Eingabeformular wieder öffnen und das Ergebnis überprüfen. Kann ich Bestellungen in die Datenbank eingeben? Ja, Bestellungen können Sie wie Rechnungen erfassen, aber... Im Feld Rechnungsnummer trage ich das Wort bestellt ein. Im Feld Zimmer (Abteilung) trage ich den Wert 33 ein, der außerhalb der beim LK eingerichteten Zimmernummern liegt. Wenn die Rechnung dann zur Zahlung ansteht, wird im Feld Rechnungsnummer die entsprechende Rechnungsnummer eingetragen, der Rechnungsbetrag ggf. angepasst und die richtige Zimmernummer eingetragen. D:\Eigene Dateien\Meine\Doppik-Reader.doc / Lutz Meine Meine@bbs2celle.de - 8 -