Die Groupware Collaboration Internetportal-Lösung für dezentrale Organisationen und Firmen

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1 ndividuelle Software- und Weblösungen. Beratung, lanung und rojekte ommunikations nternet ortal Die Groupware Collaboration nternetportal-lösung für dezentrale Organisationen und Firmen rojekte Adressen nfos News nternes Messaging Termine alender ommunikation Aufgaben Berichte Favoriten Links Elektronische Dokumente Dokumente CMS ist eine hochflexible ortalsoftwarelösung für die webbasierte, interne wie externe Zusammenarbeit und für die elektronische ommunikation: Orts- und zeitunabhängige Zugriffe auf Daten und Dokumente. ntegriertes Content-Management DotNetNuke. Modular, flexibel, individuell adaptier- und ausbaubar, anwendungsfreundlich (3 Benutzer-Levels), multisprachenfähig, vernetzbar, skalierbar, günstig. rinzip: Daten (Adressen, Termine, Aufgaben, Nachrichten, s, ommentare, Notizen, rojekte etc.) und Dokumente und Dateien sind zentral, sicher und in Verzeichnissen strukturiert abgelegt, rasch auffindbar, im Team bearbeitbar und austauschbar Anhand der fein granulierbaren Rechte (Gruppenräume und Rollen) ist festgelegt, welcher Benutzer welche Funktionen zur Verfügung hat und welche Daten er sieht. Gewünschte Daten können auch im öffentlichen Teil publiziert werden, z.b. News, Adressverzeichnisse, Dokumente für Download, Terminlisten und Veranstaltungen (inkl. Anmeldemöglichkeit). ommunikation über internes Messaging, , SMS, ommentare, News, Newsletter, Chat, Foren. Modernste Webtechnologie, AS.NET, AJAX Rich-Client-Architektur, SQL-Server. ntegration von LDA, WebDAV, Exchange, Office sind möglich. Weitere ortalfunktionen sind realisierbar: Newsletter, Shop, Blog, Foren, Wikis, Umfragen etc /7

2 ndividuelle Software- und Weblösungen. Beratung, lanung und rojekte ommunikations nternet ortal Architektur nternet-anwendung Firewall nternet- Browser: C, Notebook, Handheld, Handy WWW Web-Server MS- rogramm- Module DNN Module Dotnetnuke- CMS Schnittstellen zu anderen Systemen Datenbank für Seiteninhalt und Daten Mail-Server, SMS Dateisystem für Dokumente und Layouts Blicke unter die Motorhaube Gruppenraum- Struktur: Für die strukturierte Ablage der Daten wird die Organisation so im abgebildet, wie sie tatsächlich strukturiert ist. Die Strukturen können nach verschiedenen Gesichtspunkten angelegt sein, z.b.: nach dem Organigramm der Organisation + nach Funktionen (z.b. Trainer, Leiter, Sachbearbeiter) + nach rojekten (Haupt- und Teilprojekte) Der Aufbau ist hierarchisch, d.h. jeder Gruppenraum kann wiederum untergeordnete Gruppenräume aufweisen. Es handelt sich um das gleiche rinzip wie bei Dateiverzeichnissen auf der Festplatte. Änderungen und Erweiterungen sind jederzeit möglich. Jeder Gruppenraum in der Struktur kann: o Bestimmte -Funktionsmodule umfassen wie (siehe vorderstes Bild) o Beliebige Adressen und Benutzer mit spezifischen Rechten zugeordnet sein Gruppe o Beliebige Daten zugeordnet sein (wie Dokumente, News, Termine etc.). Wer einem Gruppenraum zugeordnet ist, sieht auch alle Daten der untergeordneten Gruppenräume, nicht aber der übergeordneten, ausser sie sind dafür vorgesehen. Die Daten eines Gruppenraumes werden in Ordner (Verzeichnisse) abgelegt /7

3 ndividuelle Software- und Weblösungen. Beratung, lanung und rojekte ommunikations nternet ortal Die Dokumentablage im Gruppenraum Verband besitzt einen Basisordner (Root) = Berechtigte können die Ordner verwalten. Gewünschte Gruppenräume und Ordner können als öffentlich (public) gekennzeichnet werden und sind dadurch für alle Seitenbesucher einsehbar. Einzelne Gruppenräume können auch einen Link auf eine (interne oder externe) nternetseite enthalten, z.b. für eine räsentationsseite oder für die Verzweigung auf eine andere Organisation. n der onfiguration legt man fest, welche -Module in den jeweiligen Gruppenräumen zur Verfügung stehen. Adressen und Gruppen- Zugehörigkeit Benutzer, Mitglieder, Teilnehmer, ontakte, Externe Alle Adressen werden laufend zentral erfasst und aktualisiert. Jede Adresse kann beliebigen Gruppenräumen zugeordnet sein (siehe oben). Adressen mit einem -Login sind Benutzer. Captcha-Authentifizierung ist möglich: Was ein Benutzer machen kann, ist durch seine Rechte in den Gruppenräumen und durch seine Rollen festgelegt Jeder Benutzer legt selber fest, welche Angaben von ihm die anderen sehen, z.b. Handy-Nr, Adresse etc. Elektronische Benachrichtigung der Betroffenen bei neuen oder geänderten Adressen Adresslisten abrufbar (Bildschirm, Drucker, Exporte in pdf, Excel, Word) nach wählbaren riterien, sofern gewünscht auch öffentlich. Synchronisation mit Outlook-ontakten. mport mittels Excel, Access. Export in Excel, Word, pdf /7

4 ndividuelle Software- und Weblösungen. Beratung, lanung und rojekte ommunikations nternet ortal Nachrichten und elektronische ommunikation Benutzer können Anderen interne Nachrichten senden. Nachrichten können entstehen, wenn Daten (Adressen, Dokumente, Termine, Aufgaben, News) dazukommen oder geändert werden. Links auf Daten-Elemente können in den Nachrichten enthalten sein. Benachrichtigung mittels und SMS ist möglich. Liste aller noch nicht gelesenen Nachrichten ermöglicht, sich rasch über alles Neue zu informieren. Der Absender sieht, ob seine Nachricht gelesen wurde. Der Absender kann Nachrichten so kennzeichnen, dass der Empfänger aufgefordert wird, eine Bestätigung zurückzugeben, z.b. für wichtige Mitteilungen, elektronische Abstimmungen oder Feedback-Einholung. Man sieht wer online ist und kann ontakt aufnehmen (Chat). ings: einzeln oder Gruppe, ohne oder mit Anhängen (Dateien, Links) /7

5 ndividuelle Software- und Weblösungen. Beratung, lanung und rojekte ommunikations nternet ortal Dokumente Einladungen, rotokolle, Reglemente, Formulare, orrespondenz, Bilder Alle Dokumente sind zentral, strukturiert und geordnet abgelegt und somit rasch auffindbar: zentral = 1 Computer-Server, über das nternet verbunden strukturiert = Organisations-Struktur (siehe oben) geordnet = in Ordner (Verzeichnisse) abgelegt. Synchronisierung mit Dateiserver Archivierung älterer Dokumente, welche aber weiterhin über die erweiterte Suche gefunden werden Einzeldokumente oder Dokumentgruppen (Dossiers) Flexible ategorien Rasche elektronische Verteilung ohne Versand, weniger apier Elektronische Benachrichtigung der Empfänger bei neuen oder geänderten Dokumenten (Nachricht, , SMS) mmer die aktuellsten Versionen von Richtlinien, Reglementen, Formularen etc. sind online Suchen nach Stichworten oder Volltextsuche (wie mit Google) Ort- und zeitunabhängiger Zugriff, aber gesichert (Benutzername, asswort) Ein ausgeklügeltes und flexibles Berechtigungs-System sorgt dafür, dass man nur auf die Dokumente Zugriff hat, wofür man autorisiert ist. Ein öffentlicher Teil für allgemein zugängliche Formulare, Reglemente etc. kann eingerichtet werden. Jeder Benutzer hat einen privaten Bereich für eigene Dokumente. Mittels eines Codes kann externen ersonen der Zugriff auf Dokumente gewährt werden. Elektronische Dokumente anhand von Vorlagen erzeugen wie Einladungen, rotokolle /7

6 ndividuelle Software- und Weblösungen. Beratung, lanung und rojekte ommunikations nternet ortal Termine, alender Sitzungen, Anlässe, Veranstaltungen Alle Termine werden durch Berechtigte laufend zentral und strukturiert erfasst und aktualisiert, die Betroffenen bestimmt (einzeln oder Gruppenweise). Einzeltermine, Termingruppen und periodische Termine Haupttermine und mehrfache Subtermine Flexible ategorien Jeder Gruppenraum und jeder Benutzer hat einen eigenen alender. Terminvereinbarungen wie mit Doodle. Terminübersicht und bearbeitung wie mit Outlook: für einzelne ersonen für Gruppen (Gruppenräume) Veranstaltungs-Organisation: Verknüpfung von verschiedenen Terminen mit ersonen (Leiter, Teilnehmer, Gäste) und Dokumenten (Einladungen, Teilnehmerliste, rotokoll) möglich Elektronische Benachrichtigung der Betroffenen bei neuen oder geänderten Terminen möglich (Nachricht, , SMS). Warnungen vor oder bei Terminablauf. Terminlisten abrufbar nach wählbaren riterien (Bildschirm, Drucker, Exporte in pdf, Excel oder Word). Mittels eines Codes kann externen ersonen der Zugriff auf Terminlisten gewährt werden. Synchronisation mit Outlook /7

7 ndividuelle Software- und Weblösungen. Beratung, lanung und rojekte ommunikations nternet ortal Aufgaben endenzen, ToDo- Listen Alle Aufgaben werden durch Berechtigte laufend zentral und strukturiert erfasst und aktualisiert, die Betroffenen (Verantwortung, Ausführung, nformation) bestimmt (einzeln oder Gruppenweise). Einzelaufgaben und periodische Termine Hauptaufgaben und mehrfache Subaufgaben Flexible ategorien Terminüberwachung Elektronische Benachrichtigung der Betroffenen bei neuen oder geänderten Aufgaben möglich (Nachricht, , SMS). nfos/news nformationen, Artikel, Links, Begriffe, Verweise Alle nfos (News) werden laufend zentral und strukturiert erfasst und aktualisiert. Rascher, ort- und zeitunabhängiger nfo-austausch und Zugriff Berechtigte können News für gewünschte Empfängergruppen, Gruppenräume, Rollen generieren. Jede/r erhält nur diejenigen News, welche für ihn bestimmt sind, aber alle! Elektronische Benachrichtigung der Empfänger bei neuen oder geänderten News möglich. Flexible ategorien nfos sind in Gruppen zusammenfassbar. Somit können frei und flexibel x- beliebige Listen und ataloge nach wählbaren riterien zusammengestellt werden. Links auf andere Daten-Elemente wie Dokumente, Termine, Aufgaben können in den News enthalten sein. Daneben stehen weitere ortalfunktionen zur Verfügung: Newsletter, Shop, Blog, Foren, Wikis, Umfragen etc /7