Tipps und Tricks für die tägliche Praxis und zur Vorbereitung auf IHK-Abschlussprüfungen

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1 EXCEL - GRUNDLAGEN Tipps und Tricks für die tägliche Praxis und zur Vorbereitung auf IHK-Abschlussprüfungen erstellt von Michael Schäfer Telefon +49 (0) Mobil +49 (0) Fax +49 (0)

2 Vorwort Ich habe mich dafür entschieden, für dieses Script zum Arbeiten mit Tabellenkalkulationen die Microsoft-Software Excel aus dem sogenannten Office-Paket zur Grundlage zu nehmen. Das hat allerdings nichts damit zu tun, dass ich Excel für die einzig vernünftige Lösung für eine entsprechende Anwendungssoftware halte die Entscheidung beruht alleine darauf, dass Excel eine Software ist, die in vielen Unternehmen verwendet wird und dass Prüfungen in kaufmännischen Berufen in der Regel ebenfalls mit dieser Software durchgeführt werden. Ich möchte ausdrücklich darauf hinweisen, dass es Alternativen zu Excel gibt, die ihm in vielen Dingen nicht nachstehen und teilweise auch andere Funktionen bieten. Einige dieser Alternativen sind im Gegensatz zu Microsoftprodukten kostenlos erhältlich, eine der bekanntesten dürfte das Apache OpenOffice-Paket (früher OpenOffice.org) sein aber auch weitere Lösungen wie Lotus Symphonie, LibreOffice, Kingsoft und andere sind Ausweichmöglichkeiten für kostenbewusste Unternehmer und für Privatpersonen. Nicht nur im Leistungsumfang sondern auch im Handling sind sich die verschiedenen Softwarelösungen ähnlich die meisten Inhalte dieses Scripts sind also auch eine Grundlage für das Arbeiten mit Nicht-Microsoftprodukten. Viel Spass dabei und viel Erfolg. Fraunberg, Juli 2015 Michael Schäfer

3 1 ÜBERSICHT DER IN DIESEM SCRIPT ERLÄUTERTEN FUNKTIONEN ALLGEMEINES SHORTCUTS STRG+ALT+ENTF ALT+TAB F CTRL+S / CTRL+SHIFT+S / F CTRL+O CTRL+N CTRL+W CTRL+A CTRL+P CTRL+X +C +V CTRL+Z +Y TABELLENAUFBAU ARBEITSMAPPE TABELLENBLATT ZEILEN Zeilenhöhe Zeilen einfügen / löschen SPALTEN ZELLEN BEARBEITUNG KOMPLETTE TABELLE MARKIEREN BESCHRIFTUNG FIXIEREN AUTOMATISCHE REIHEN DATUM FORTLAUFENDE NUMMERN INDIVIDUELLE REIHEN AUTOMATISCHE FORMATIERUNGEN DATUM UHRZEIT WÄHRUNG % = 1/ MANUELLE FORMATIERUNG ANZEIGE VON TEXT ALS DATUM VERHINDERN BENUTZERDEFINIERTE FORMATIERUNG VON WERTEN NULLWERTE ANZEIGEN / ANZEIGE UNTERDRÜCKEN OPTISCHE FORMATIERUNG AUSRICHTUNG ZELLEN VERBINDEN ZEILENUMBRUCH RAHMEN UND LINIEN Seite 3

4 4.9.5 BEDINGTE FORMATIERUNG KOPIEREN / AUSSCHNEIDEN / EINFÜGEN BERECHNUNGEN EINFACHE RECHENOPERATIONEN GLEICHHEITSZEICHEN ADDITION, SUBTRAKTION, MULTIPLIKATION, DIVISION RUNDUNGSPROBLEMATIK: UNTERSCHIED ZWISCHEN ANZEIGE UND TATSÄCHLICHEM WERT KOPIEREN: RELATIVE UND ABSOLUTE ADRESSEN F4-TASTE KOPIEREN: INHALTE EINFÜGEN ZEILEN UND SPALTEN TAUSCHEN WICHTIGE FORMELN MATHEMATIK ADDIEREN ADDIEREN, WENN EINE BESTIMMTE BEDINGUNG ERFÜLLT IST RUNDEN MULTIPLIZIEREN POTENZIEREN FINANZMATHEMATIK WIE HOCH IST DIE RATE FÜR DIE RÜCKZAHLUNG EINES KREDITS? WIE HOCH IST DER ZINSANTEIL IN EINER BESTIMMTEN RATE? DATUM UND UHRZEIT AKTUELLES DATUM UND UHRZEIT DATUMSBEZIEHUNGEN BERECHNUNG VON ZEITRÄUMEN STATISTIK DURCHSCHNITT REIHENFOLGE NUMMERIEREN GRÖßTER / KLEINSTER WERT / BESTIMMTE STELLE IN EINER RANGFOLGE ZELLEN ZÄHLEN DATENBANK / MATRIX VERWEIS: EINFACHE LÖSUNG, ABER MIT EINSCHRÄNKUNGEN INDEX & VERGLEICH: DIE FLEXIBLE ALLROUND-LÖSUNG INDEX VERGLEICH Die Kombination SPALTENNUMMER / ZEILENNUMMER LOGIK BEDINGUNG TEXT ZEICHEN FINDEN LEERZEICHEN LÖSCHEN GROSS- / KLEINSCHREIBUNG ZEICHEN VERGLEICHEN ZEICHEN ZÄHLEN ZEICHEN VERBINDEN TEXT IN ZAHLEN UMWANDELN Seite 4

5 6.8 INFORMATION FEHLERPRÜFUNG FEHLERMELDUNGEN #DIV/0! #BEZUG! #NV #WERT! #NAME? UNTERDRÜCKUNG DER FEHLERANZEIGE VERKNÜPFUNG VON MEHREREN FORMELN ANALYSEN ZIELWERTSUCHE SICHERUNG VON FORMELN / FREIGABE BESTIMMTER EINGABEFELDER DRUCKEN DRUCKBEREICH SEITENANPASSUNG KOPF-/FUSSZEILE WIEDERHOLUNGSZEILEN / SPALTEN BESONDERE DRUCKOPTIONEN PIVOTTABELLEN FILTER TEILERGEBNISSE MAKROS ERSTELLUNG DURCH AUFZEICHNUNG EINFÜGEN IN SYMBOLLEISTE (SCHALTFLÄCHE) DIAGRAMME EXCEL ALS DATENBANK AUFBAU / ZELLEINHALTE HILFSSPALTEN FÜR SORTIERUNGEN STICHWORTVERZEICHNIS Seite 5

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