1 Einführung 2. 3 Dateneingabe und Benutzerparameter Bereich für Dateneingabe Benutzerparameter Namen für Benutzerparameter 4

Transkript

1 Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN Uwe Brück, Juni Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 2 2 Diagramm vorbereiten Platz für das Diagramm einrichten Hintergrund Zahlen Diagramm einfügen Farbe und Gitternetz entfernen Achsen auf 0 bis einstellen Linie Formatieren 4 3 Dateneingabe und Benutzerparameter Bereich für Dateneingabe Benutzerparameter Namen für Benutzerparameter 4 4 Technische Parameter Maße Zeichnungsfläche X Zeichnungsfläche Y Daten Listen Label X-Achse 7 5 Berechneter Bereich X-Koordinaten Koordinaten für Istwerte Koordinaten für Hochrechnungswerte (HR) Koordinaten für Planwerte Labels für Säulenwerte Labels für X-Achse 10 6 Datenreihen Säulen Labels 10 7 Fertig 12 HICHERT, HI-CHART, HI-SUCCESS und Hichert Certified Consultant (HCC) sind geschützte Marken der HICHERT+PARTNER AG. Die SUCCESS-Regeln und das Notationskonzept HI-NOTATION sind urheberrechtlich geschützt. Quelle: Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 1

2 1 Einführung Deutschland [Absatz in Tonnen] [1cm = 2,0] 28,0 Hichert Certified Consultant (HCC) Diese Dokumentation ist eine Arbeitsprobe für meine Zertifizierung zum Hichert Certified Consultant (HCC). Details zur Arbeit von Prof. Rolf Hichert, zu SUCCESS sowie eine Kopie des hier beschriebenen Excel-Templates finden Sie hier unter Uwe Brück. 26,0 Einschränkungen und Voraussetzungen 16,0 18,0 20,0 22,0 24,0 Die Excel-Templates SKALIERTE+SAEULEN.xlsx und SKALIERTE+BALKEN.xlsx funktionieren nur mit Microsoft Excel 2007 und Die exakten Maße der Diagramme werden am Bildschirm mit einer Auflösung von 96 dpi (dpi = dots per inch) wiedergegeben. Beim Verknüpfen der Diagramme mit Microsoft PowerPoint bleiben die exakten Maße in Höhe und Breite erhalten. Wenn Sie die Diagramme direkt aus Excel drucken oder sie in ein PDF-Dokument exportieren, werden die Säulen um etwa drei Prozent niedriger und die Balken um etwa fünf Prozent breiter als zuvor dargestellt. Um diesen Fehler zu korrigieren, müssen Sie bei der Berechnung des Skalierungsfaktors entsprechende Korrekturen einbauen. Für das Verständnis dieses Dokumentes sind fundierte Kenntnisse von Microsoft Excel erforderlich. Maßeinheiten Um das Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN.xlsx zu verstehen, müssen Sie mit den folgenden vier Maßeinheiten vertraut sein: Pixel (px) Punkt (pt) Zentimeter (cm) Tausendstel (der Diagrammhöhe und -breite) px, pt und cm werden von Excel und PowerPoint im Standard genutzt; die Einheit Tausendstel wird in den Excel- Seminaren von Prof. Hichert gelehrt. '06 '07 '08 '09 '10 '11 '12 Ist HR Plan Liechtenstein [Absatz in Tonnen] [1cm = 2,0] 0,4 0,6 0,8 1,0 1,2 1,4 1,6 Unterschiedlich große Diagramme einheitlich zu skalieren, ist eine berechtigte Forderung des SUCCESS-Konzeptes von Prof. Rolf Hichert. Bei unterschiedlich großen Diagrammen wie hier beim Vergleich des Absatzes in Deutschland und in Liechtenstein kann die geforderte einheitliche Skalierung mit Standarddiagrammen von Excel nicht realisiert werden. Wie Sie die Aufgabe unterschiedlich große Säulendiagramme einheitlich skalieren dennoch ohne Programmierung in Excel lösen, erfahren Sie in diesem Dokument. Pixel Pixel werden in Excel genutzt, um die Höhe von Zeilen und die Breite von Spalten einzustellen. Die Größe eines Pixels hängt von der Einstellung der Bildschirmauflösung in Ihrem Betriebssystem ab. Ich gehe davon aus, dass Sie die Standardeinstellung 96 dpi als Bildschirmauflösung benutzen. Ein Inch beträgt 2,54 cm, bei 96 dpi ist ein Pixel ungefähr 0,0264 cm groß. Punkt Punkte werden von den meisten Software-Systemen genutzt, um den Schriftgrad einzustellen. In den Office- Produkten ist pt auch die Maßeinheit für Linienbreiten. Ein pt beträgt immer 1/72 Inch, also ungefähr 0,0353 cm. Zentimeter Die Maßeinheit cm wird genutzt, um die Seitengröße in allen Office-Produkten festzulegen. In PowerPoint werden Objektgrößen und Raster in Zentimetern definiert. Tausendstel In den Diagrammen in den Templates SKALIERTE+ SAEULEN.xlsx und SKALIERTE+BALKEN.xlsx habe ich die X-Achse und die Y-Achse jeweils fest auf das Minimum 0 und das Maximum eingestellt. Die Größe eines Tausendstels hängt von der Breite und der Höhe des Diagramms ab. Im folgenden Beispiel hat das Diagramm eine Höhe von 7,8 cm und eine Breite von 12,6 cm. Damit beträgt ein Tausendstel in der Höhe 0,0078 cm und in der Breite 0,0126 cm. Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 2

3 2 Diagramm vorbereiten Siehe Blatt 1 in der Datei SKALIERTE+SAEULEN+SCHRITT+FUER SCHIRTT.xlsx. 2.1 Platz für das Diagramm einrichten Definieren Sie einen Bereich in Excel mit einer Breite von 476 px = 12,6 cm und einer Höhe von 295 px = 7,8 cm (siehe Abbildung 1); das Diagramm wird im Bereich C3:G16 platziert. Bitte tragen Sie die Spaltenbreiten in Pixel in die Zellen C1:G1 ein und die Zeilenhöhen in Pixel in die Zellen A3:A16. Bitte achten Sie auf exakte Angaben der Werte für die Zeilenhöhen und Spaltenbreiten. Denn wir werden diese Einträge nutzen, um die Dimensionen des Diagramms und alle im Diagramm enthaltenen Elemente zu berechnen. Abbildung 3: Zahlen als Basis für das Diagramm 2.4 Diagramm einfügen Markieren Sie die Zellen K4:L5, und fügen Sie ein Punktediagramm (XY) mit geraden Linien ein (siehe Abbildung 4). HI-CHART von Rolf Hichert Bei der Einstellung von Zeilenhöhen und Spaltenbreiten ist die Funktion SIZE des Add-Ins HI-CHART von Rolf Hichert sehr hilfreich. Eine kostenlose Version dieses Add- Ins erhalten Sie hier. Abbildung 4: Punktediagramm (XY) einfügen Abbildung 1: Platz für das Diagramm einrichten 2.5 Farbe und Gitternetz entfernen Entfernen Sie Hintergrundfarbe und Rahmenfarbe der Zeichnungsfläche und des Diagrammbereichs. Entfernen Sie außerdem die Gitternetzlinien und die Legende. Passen Sie das Diagramm exakt in den Bereich C3:G16 ein (siehe Abbildung 5). 2.2 Hintergrund Platzieren Sie ein weißes Rechteck als Hintergrund auf dem Arbeitsblatt (siehe Abbildung 2). Um das Rechteck exakt an den Zellengrenzen einzurasten, halten Sie die (Alt)-Taste gedrückt, während Sie die Größe des Rechtecks verändern oder das Rechteck verschieben. Abbildung 5: Hintergrundfarbe, Rahmenfarbe, Gitternetzlinien, Legende alles weg Abbildung 2: Weißes Rechteck als Hintergrund 2.6 Achsen auf 0 bis einstellen Setzen Sie die X- und die Y-Achse auf ein festes Minimum von 0 und ein festes Maximum von (siehe Abbildung 6 und Abbildung 7). 2.3 Zahlen Als Basis für ein erstes Diagramm tragen Sie die entsprechenden X- und Y-Koordinaten im Bereich J3:L5 ein (siehe Abbildung 3). Abbildung 6: Achsenoptionen festlegen Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 3

4 Abbildung 7: X- und Y-Achse von 0 bis Entfernen Sie nun sowohl die X- als auch die Y-Achse, und vergrößern Sie anschließend die Zeichnungsfläche auf den Diagrammbereich. 2.7 Linie Formatieren Die erste Linie im Diagramm werden wir als X-Achse verwenden. Formatieren Sie diese Linie folgendermaßen: Farbe: schwarz; Breite: 1 pt (siehe Abbildung 8). Nachkommastellen Mit der vorgegebenen Anzahl an Nachkommastellen werden die Säulenwerte im Diagramm dargestellt. Rand links und Rand rechts (in Prozent der Diagrammbreite) Mithilfe dieses Parameters stellen Sie einen weißen Rand ein. X-Achse, Start und Ende Dieser Parameter gibt an, bei welcher Kategorie die X-Achse anfangen und enden soll. Anzahl Labels Hier wird vorgegeben, wie viele Linien für die Labels der X-Achse genutzt werden sollen. Gültige Werte sind 0, 1 und 2. Abbildung 10: Benutzerparameter Abbildung 8: Linie formatieren schwarz, 1 pt 3.3 Namen für Benutzerparameter Geben Sie den Zellen, in denen die Benutzerparameter gepflegt werden, Namen. Die Zelle K27 soll z. B: Maßstab heißen. Nutzen Sie hierfür FORMELN NAMEN DEFINIEREN. Achten Sie darauf, dass der Bereich, für den Sie den Namen festlegen, das aktuelle Arbeitsblatt ist (hier 2), und nicht die gesamte Arbeitsmappe (siehe Abbildung 11). 3 Dateneingabe und Benutzerparameter Siehe Blatt 2 in der Datei SKALIERTE+SAEULEN+SCHRITT+FUER SCHIRTT.xlsx. 3.1 Bereich für Dateneingabe Definieren Sie für die Dateneingabe den Bereich 19:AH24 (siehe Abbildung 9). Abbildung 11: Namen für Zellen vergeben Abbildung 9: Bereich für die Dateneingabe 3.2 Benutzerparameter Definieren Sie Parameter, mit deren Hilfe der Benutzer das Diagramm steuern kann: Maßstab Die Säulen werden diesem Maßstab entsprechend in Einheiten pro Zentimeter skaliert. Maßstab einblenden Über diesen Parameter steuern Sie, ob der Maßstab [1cm = xxx,x] rechts oben im Diagramm eingeblendet werden soll oder nicht. Divisor Für die Anzeige der Säulenwerte werden die Werte aus dem Eingabebereich durch diesen Wert dividiert. Gültige Eingaben sind 1 oder (für die Anzeige [in Tausend]) oder (für die Anzeige [in Millionen]). Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 4

5 4 Technische Parameter Siehe Blatt 3 in der Datei SKALIERTE+SAEULEN+SCHRITT+FUER SCHIRTT.xlsx. Im Bereich AJ39:AL114 sind technische Parameter definiert, über die das Diagramm gesteuert wird (siehe Abbildung 12). Y Total px Höhe des Diagramms in Pixeln; wird aus den Einträgen in der ersten Spalte (Spalte A im Arbeitsblatt) berechnet. Y Total cm Höhe des Diagramms in cm. Rand oben, Rand unten Rand über der höchsten Säule, bzw. Rand unter kleinsten negativen Säule. Y Plot Verbleibende Höhe, auf der das Diagramm gezeichnet werden kann, in Tausendsteln. Y Plot px Verbleibende Höhe, auf der das Diagramm gezeichnet werden kann, in Pixeln. Y Plot cm Verbleibende Höhe, auf der das Diagramm gezeichnet werden kann, in Zentimetern. Abbildung 12: Die technischen Parameter Maße, Zeichnungsfläche X und Zeichnungsfläche Y 4.1 Maße cm pro Inch px pro Inch pt pro Inch cm pro px cm pro pt Abbildung 13: Position der Parameter Zeichnungsfläche X im Diagramm In diesen Parametern sind die Umrechnungsfaktoren zwischen verschiedenen Maßeinheiten hinterlegt. 4.2 Zeichnungsfläche X X Total Fester Wert 1.000, entspricht der Einstellung der X- Achse. X Total px Breite des Diagramms in Pixeln; wird aus den Einträgen in der ersten Zeile (Zeile 1 im Arbeitsblatt) berechnet. X Total cm Breite des Diagramms in Zentimetern. Rand links, Rand rechts Die Werte, die der Benutzer eingegeben hat (in Prozent) werden hier in Tausendstel umgerechnet. X Plot Verbleibende Breite, auf der das Diagramm gezeichnet werden kann, in Tausendsteln. X Plot px Verbleibende Breite, auf der das Diagramm gezeichnet werden kann, in Pixeln. X Plot cm Verbleibende Breite, auf der das Diagramm gezeichnet werden kann, in Zentimetern. 4.3 Zeichnungsfläche Y Y Total Fester Wert 1.000, entspricht der Einstellung der Y- Achse. Abbildung 14: Position der Parameter Zeichnungsfläche Y im Diagramm 4.4 Daten Skalierungsfaktor Mit diesem Faktor werden die vom Benutzer eingegebenen Daten multipliziert, damit sie entsprechend des vorgegebenen Maßstabs als Säulen dargestellt werden können. Max Positiv Höchster positiver Wert, den der Benutzer eingegeben hat. Min Negativ Kleinster negativer Wert, den der Benutzer eingegeben hat. Max Total Summe aus Max_Positiv und Min_Negativ. Maßstab 100 % Bei diesem Maßstab würde die gesamte Höhe (X Plot) genutzt, um das Diagramm zu zeichnen. Dies entspricht dem Standardverhalten von Excel- Diagrammen. Füller Negativ Wenn negative Werte erfasst wurden, muss nach unten Platz für negative Säulen und Labels unter den Säulen geschaffen werden. Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 5

6 Y Null-Linie An dieser Y-Position wird die Null-Linie zur Y-Achse (= X-Achse) gezeichnet. Abbildung 15: Parameter, die aus dem Maßstab und den eingegebenen Daten abgeleitet werden 4.5 Listen Mithilfe von vier Listen werden die gültigen Werte für die Eingaben bei den Benutzerparametern festgelegt (siehe Abbildung 16). Abbildung 18: Ziffernbreite für Arial in Excel 4.6 Label Die Parameter zum Positionieren und Formatieren der Labels sehen Sie in Abbildung 19: Liste Wahr Falsch Liste Anz[ahl] Labels X Liste Divisoren Liste Anz[ahl] Nachkomm[astellen] Schriftgrad pt Der Schriftgrad für alle Labels im Diagramm ist in meinem Beispiel 10. Schriftgrad px Wie oben, nur umgerechnet in Pixel. Labelhöhe Die Labelhöhe entspricht genau dem Schriftgrad, hier umgerechnet in Tausendstel. Textformat Entsprechend der Auswahl des Benutzers zur Anzahl Nachkommastellen und entsprechend des Parameters Dezimaltrenner wird hier ein Textformat generiert, mit dem die Säulenwerte formatiert werden. Abbildung 16: Listen zum Einschränken von gültigen Werten bei den Benutzerparametern Exkurs 1: Größe von Buchstaben In der nächsten Parametergruppe Label wird die Größe von Buchstaben und Ziffern beschrieben. Erlauben Sie mir einen weiteren Exkurs als einleitende Erklärung. Schriftgrad Der Schriftgrad gibt die Größe des Zeichensatzes in Punkten (pt) an (1 pt = 1/72 Inch). Dabei wird von unterhalb der Unterlängen (z. B. kleines g) bis oberhalb der Großbuchstaben und Oberlängen (z. B. kleines l) gemessen. Genau genommen kommt jeweils oben und unten noch ein kleiner Leerraum hinzu. Abbildung 19: Parametergruppe Label Dezimaltrenner Mithilfe dieses Parameters ermittle ich, mit welchem Dezimaltrennzeichen Excel arbeitet (siehe Abbildung 20). Diese Funktion ist in internationalen Umgebungen hilfreich, wenn Ihre Templates sowohl mit Komma als auch mit Punkt als Dezimaltrennzeichen korrekt arbeiten müssen. Abbildung 17: Schriftgrad für Arial 30 Ziffernbreite Für die Labels in Excel-Diagrammen nutzte ich ausschließlich die Schriftart Arial. In Excel werden alle Ziffern (0, 1, 2, 3, 4, ) in dieser Schriftart mit ungefähr 55 % des Schriftgrades gedruckt. Abbildung 20: Excel-Option Decimal separator Um die Einstellung des Dezimaltrennzeichens zu ermitteln, prüfe ich, ob die Berechnung 1 : 2 zum Ergebnis 0.5 oder 0,5 führt. Außerdem nutze ich hier die Funktion JETZT(), weil Excel beim Öffnen von Dateien normalerweise keine Neuberechnung durchführt. Mit JETZT() zwinge ich Excel dazu, die Berechnung beim Öffnen der Datei auszuführen und die Einstellung des Systemparameters Dezimaltrennzeichen zu prüfen. Die Formel lautet: Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 6

7 Dezimaltrenner = WENN( TEIL(TEXT(1/2;"0,0")&JETZT();1;3) = "0,5"; ","; WENN( TEIL(TEXT(1/2;"0.0")&JETZT();1;3) = "0.5"; "."; #N/A)) Erstellen Sie ein Standard-Punktediagramm (XY) mit geraden Linien, das auf sechs Datenpunkten basiert (A, B, C, D, E und F, siehe Abbildung 22). X- und Y-Koordinaten stimmen an allen Punkten überein. Die Koordinaten sind 2, 4, 5, 7 und 9; der letzte Punkt ist leer. Die Farbe der Linie ist Grau, die Linienbreite beträgt 20 pt. Das Ergebnis dieses Parameters ist Punkt (. ) oder ein Komma (, ). 4.7 X-Achse In einer weiteren Parametergruppe werden die Parameter für die X-Achse festgelegt. Die Parametergruppe X-Achse weiß enthält die Koordinaten für eine weiße Linie, die Fragmente von Linien abdeckt, die bei Nullwerten zur Datenreihe Plan entstehen. Abbildung 22: Standard-Punktediagramm XY Abbildung 21: Parameter Wenn wir die Koordinaten zum Punkt C löschen, bekommen wir zwei getrennte Linien (siehe Abbildung 23). 5 Berechneter Bereich Siehe Blatt 4 in der Datei SKALIERTE+SAEULEN+SCHRITT+FUER SCHIRTT.xlsx. In diesem Abschnitt verlange ich einige geistige Klimmzüge und Kopfstände von Ihnen. Damit Sie besser verstehen, worauf ich hinaus möchte, hier wieder ein kleiner Exkurs: Exkurs 2: Säulendiagramm oder Liniendiagramm In Excel gibt es den Standarddiagrammtyp Säule, der auf den ersten Blick gut geeignet erscheint, um unsere Aufgabe Säulendiagramm zu erfüllen. Diesen Standarddiagrammtyp nutze ich allerdings nicht. Stattdessen erstelle ich Säulendiagramme mit dem flexibleren Diagrammtyp XY-Punktediagramm mit Linien. Ich werde das Säulendiagramm also mit einem XY-Liniendiagramm malen. Rolf Hichert nennt die Methode, die ich Ihnen jetzt vorstelle den Linien-Trick. Im Folgenden finden Sie die Gründe, die hinter meiner Entscheidung stehen, anstelle des Standarddiagrammtyps Säule den Linien-Trick zu verwenden. Abbildung 23: Zwei getrennte Linien Jetzt ändern Sie die X- und Y-Koordinaten ein bisschen und erhalten ein Bild, das aussieht wie zwei Säulen mit einer gemeinsamen Basis beim Y-Wert 2 (siehe Abbildung 24). Labels können besser im Diagramm platziert werden. Die Basisstruktur, die wir jetzt aufbauen, kann für alle denkbaren Diagrammtypen verwendet werden (gestapelte Säulen, Balken, gestapelte Balken, Pins, Linien, gepinte Rauten, ). Sie müssen sich also nur mit einem Diagrammtyp vertraut machen, der immer wieder genutzt wird. Manche Diagrammtypen (z. B. Pins, gepinte Rauten) sind nicht als Standarddiagrammtyp verfügbar; für diese Diagramme müssten Sie sowieso in die Trickkiste greifen. Weitere Entwicklungen von (fast) beliebig komplizierten Diagrammen können auf dem hier vorgestellten Konzept aufbauen. Ich zeige Ihnen jetzt, wie Sie XY-Punktediagramme mit Linien dazu missbrauchen, um Säulendiagramme zu malen. Abbildung 24: Zwei getrennte Linien, die wie Säulen aussehen Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 7

8 In Abbildung 24 nutzt die erste Säule die Datenpunkte A, B und C in der Datentabelle C19:E20. Die zweite Säule nutzt die Datenpunkte D, E und F in der Datentabelle F19:H20. Die Datentabelle wäre leichter nutzbar, wenn wir nur eine Spalte in der Datentabelle für jede Säule nutzen könnten (siehe Abbildung 25). Jetzt stehen die Datenpunkte A, B und C in nur einer Spalte: in der Spalte C19:C24. Die Datenpunkte D, E und F nutzen ebenfalls nur eine Spalte: D19:D24. Maustaste loslassen, aber gleichzeitig die (Strg)-Taste gedrückt halten. Markieren Sie jetzt den Bereich D19:D X-Koordinaten Wie im Exkurs 2 beschrieben, werden wir Datenbereiche einrichten, die als Koordinaten für ein XY-Diagramm genutzt werden, das Säulen darstellt. Beginnen wir mit den X-Koordinaten. Im Diagramm sollen bis zu 24 Säulen (= 24 Kategorien) dargestellt werden. Wir tragen die Kategorienummern 1 bis 24 in den Bereich K39:AK39 ein. Die X-Koordinaten werden aus den Kategorienummern in Zeile 38 und zwei Parametern berechnet (siehe Abbildung 27): Die Formel für die X-Koordinate der erste Säule in Zelle K40 lautet: (K39 0,5) * Kategoriebreite + Rand_links Abbildung 27: Berechnung der X-Koordinaten Abbildung 25: Datentabelle mit einer Spalte pro Säule Achtung! Achtung, in Abbildung 25 habe ich einen kleinen Trick angewendet, um die Reihenfolge der X- und Y- Koordinaten für jeden Datenpunkt beizubehalten, für die die Datenbereiche gesplittet werden. Der Datenbereich, der für die X-Werte genutzt wird, ist nicht C19:D21, sondern ein kombinierter Excel-Bereich: (C19:C21; D19:D21). Die Y-Werte werden aus dem kombinierten Excel-Bereich (C22:C24; D22:D24) gelesen (siehe Abbildung 26). 5.2 Koordinaten für Istwerte Als Grundlage für die Berechnung der Koordinaten der Ist- Werte habe ich vier Zeilen eingerichtet (siehe Abbildung 28). Wert vorhanden? = NICHT(ISTLEER(K22)) Ist in der entsprechenden Zelle im Datenbereich ein Wert vorhanden? Wert = WENN(K42;K22;"") Positiv? = K43 >= 0 Dieser Parameter wird hier nicht weiter ausgewertet. Diese Zeile existiert als Grundlage für andere Diagrammtypen, die auf dieser Basis aufsetzen. Abstand zur X-Achse = WENN(K42;K43*Skalierungsfaktor;0) Länge der Säule in Tausendstel der Diagrammhöhe. Ein positiver Wert führt zu einer Säule, die von der X- Achse nach oben führt. Ein negativer Wert hat eine Säule zur Folge, die nach unten führt. Die genannten Beispiele beziehen sich auf die Formeln in der Spalte K. Die anderen 23 Formeln entstehen durch Kopie der Spalte K in die Spalten L bis AH. Abbildung 28: Vorbereitende Berechnungen X- und Y-Koordinaten für Istwerte Jetzt können wir die X- und Y-Koordinaten für die Istwerte berechnen. Die Formeln dazu finden Sie im Bereich K47:AH52 (siehe Abbildung 29). Abbildung 26: Kombinierte Excel-Bereiche für X- und Y- Werte Um einen kombinierten Excel-Bereich zu markieren, wie z. B. den Bereich (C19:C21; D19:D21) bei Werte der Reihe X, löschen Sie zunächst alle Inhalte aus dem Feld Werte der Reihe X. Lassen Sie den Cursor in diesem Feld stehen, und drücken Sie die (Strg)-Taste. Markieren Sie anschließend den Bereich C19:C21, indem Sie die Formeln im Bereich K47:K52: X1: = K40 X2: = K47 X3: Leer Y1: = Y_Null_Linie Y2: = Y_Null_Linie + K45 Y3: Leer Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 8

9 die die Berechnung der Koordinaten für die Ist- bzw. für die Hochrechnungswerte. Beim Plan benötigen wir allerdings fünf (statt bisher drei) Koordinaten pro Säule (siehe Abbildung 31). Die Formeln zur Berechnung der X-Werte lauten hier: X1: = K40 Säulenbreite : 2 X2: = K71 X3: = K40 + Säulenbreite : 2 X4: = K73 X5: Abbildung 29: X- und Y-Koordinaten für Istwerte Namen für Datenreihen Geben Sie dem kombinierten Excel-Bereich (K71:K75; L71:L75; M71:M75; ) den Namen DiagrammPlanX und dem kombinierten Excel-Bereich (K76:K80; L76:L80; M76:M80; ) den Namen DiagrammPlanY. Um die Koordinaten im Bereich K47:AH52 später mit einer Datenreihe im Diagramm zu verknüpfen, nutzen wir den Menüpfad FORMEL NAMENSMANAGER. Geben Sie dem kombinierten Excel-Bereich (K47:K49; L47:L49; M47:M49; ) den Namen DiagrammIstX und dem kombinierten Excel-Bereich (K50:K52; L50:L52; M50:M52; ) den Namen DiagramIstY (siehe Abbildung 30). Abbildung 32: Koordinaten für Planwerte Abbildung 30: Namen für die Datenreihen 5.3 Koordinaten für Hochrechnungswerte (HR) Gehen Sie für die Berechnung der X- und Y-Koordinaten, die zur Darstellung der Hochrechnungswerte benutzt werden, so vor, wie im vorherigen Abschnitt 5.2 beschrieben (siehe Abbildung 31). Geben Sie dem kombinierten Excel-Bereich (K59:K61; L59:L61; M59:M61; ) den Namen DiagrammHRX und dem kombinierten Excel-Bereich (K62:K64; L62:L64; M62:M64; ) den Namen DiagrammHRY. Abbildung 31: Koordinaten für die Hochrechnungswerte 5.5 Labels für Säulenwerte Über den Säulen sollen Labels mit Werten (hier: pro tausend) platziert werden. Bei negativen Werten soll das Label unter der Säule erscheinen. Die Formeln für diese Labels stehen im Bereich J81:AH89 (siehe Abbildung 33). Wert vorhanden? = ANZAHL(K22:K24)>0 Gibt es mindestens einen Wert zu Ist, HR, Plan in dieser Spalte? Wert = WENN(K82;MAX(K22:K24);"") Maximum der drei Werte Ist, HR, Plan (der Benutzer sollte nur einen Wert ausfüllen und die anderen beiden leer lassen). Positiv? = K83 >= 0 Vorzeichen = WENN(K84;1; 1) X = K40 Y = Y_Null_Linie + K83 * Skalierungsfaktor + Labelhöhe: 2 * K85 Wert nach Division = K83 : Divisor Wert m. Nachkomma = WENN(K82; TEXT(K88;Textformat); "") 5.4 Koordinaten für Planwerte Die Planwerte werden mit einer weißen Säule mit einem schwarzem dünnen Rand dargestellt. Ich realisiere diese weißen Säulen mit Rand, indem ich eine schwarze Linie auf weißem Hintergrund male. Die Berechnung der Koordinaten für die Planwerte funktioniert ganz ähnlich wie Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 9

10 Abbildung 33: Datenbereich für Säulenlabels 5.6 Labels für X-Achse Den Datenbereich für die Labels der X-Achse finden Sie im Bereich J90:AH97 (siehe Abbildung 34). Labels X-Achse 2; die obere Reihe der Labels: X = K40 Y = 1,75 * Labelhöhe Label = WENN(ISTLEER(K20);"";K20) Labels X-Achse 1; die untere Reihe der Labels: X = K40 Y = 0,75 * Labelhöhe Label = WENN(ISTLEER(K21);"";K21) Abbildung 35: Datenreihe für Istwerte Die Koordinaten der beiden anderen Datenreihen sind: HR (Hochrechnung): Reihenname: J53 Werte der Reihe X: DiagrammHRX Werte der Reihe Y: DiagrammHRY Plan: Reihenname: J65 Werte der Reihe X: DiagrammPlanX Werte der Reihe Y: DiagrammPlanY Die Datenreihen sind wie folgt formatiert: Ist: Markierungsoptionen: keine Linienfarbe: einfarbig, schwarz Linienart: Breite 22,5 pt, Abschlusstyp: flach HR (Hochrechnung): Markierungsoptionen: keine Linienfarbe: einfarbig, grau (weiß, dunkler 35 %) Linienart: Breite: 22,5 pt, Abschlusstyp: flach Abbildung 34: Data area for x axis labels 6 Datenreihen Siehe Blatt 5 in der Datei SKALIERTE+SAEULEN+SCHRITT+FUER SCHIRTT.xlsx. Alle Datenreihen (für Säulen und für Labels) sind Datenreihen von Diagrammtyp Punkt (XY) Punkte mit geraden Linien. 6.1 Säulen Die Säulen (Ist, HR, Plan) werden durch drei Datenreihen dargestellt. Fügen Sie jeweils eine neue Datenreihe ins Diagramm ein, und zwar über DIAGRAMMTOOLS ENTWURF DATEN AUSWÄHLEN HINZUFÜGEN. Tragen Sie dann für die ersten Datenreihe (Ist) die folgenden Bezüge ein (siehe Abbildung 35): Plan: Markierungsoptionen: keine Linienfarbe: einfarbig, schwarz Linienart: Breite 1 pt, Abschlusstyp: flach 6.2 Labels Wenn Sie mir bis hierhin in dieser Dokumentation gefolgt sind und ein eigenes Excel-Template in allen Schritten nachgebaut haben, sehen Sie jetzt ein Diagramm mit schwarzen, grauen und weißen Säulen. Die korrekte Skalierung durch Änderung des Maßstabs in der Zelle K27 funktioniert auch schon. Was jetzt noch fehlt, sind die Labels für die Säulen und die X-Achse. Bevor wir diese ins Diagramm integrieren, hier wieder ein kurzer Exkurs: Reihenname: J41 Werte der Reihe X: DiagrammIstX Werte der Reihe Y: DiagrammIstY Sie können die Verknüpfung zum Reihennamen einfügen, indem Sie auf die Zelle J41 klicken. Den Bezug zu den X- und den Y-Werten müssen Sie in die entsprechenden Felder eintippen, und zwar über den vollständigen folgenden Pfad: Istgleich-Zeichen, Hochkomma, Blattname, Hochkomma, Ausrufezeichen, Zellreferenz. (hier: = 5!DiagrammIstX bzw = 5!DiagrammIstY). Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 10

11 Exkurs 3: Labels in ein Diagramm einfügen Legen Sie in einer leeren Arbeitsmappe ein Punktediagramm (XY) mit drei Datenpunkten an. Die Koordinaten für die Datenpunkte sind 1 1, 3 2 und 8 2 (siehe Abbildung 36). Abbildung 39: Datenbeschriftung mit Zelle C13 verknüpfen Entfernen Sie in der Datenreihe die Linie. Jetzt haben Sie drei Labels im Diagramm. Die Texte der Labels können Sie ändern, indem Sie die Einträge in den Zellen C13:E13 ändern. Die Position der Labels können Sie verändern, indem Sie die Koordinaten im Bereich C11:E12 anpassen. Abbildung 36: Punktediagramm (XY) mit drei Datenpunkten Fügen Sie Datenbeschriftungen in das Diagramm ein, über DIAGRAMMTOOLS LAYOUT DATENBESCHRIFTUNGEN ZENTRIERT (siehe Abbildung 37). HI-CHART von Rolf Hichert In diesem Beispiel habe ich die drei Labels manuell mit den Zellen C13:E13 verknüpft. Falls Sie mehrere Datenpunkte von mehreren Datenreihen verknüpfen möchten, hilft Ihnen die Funktion LINK des Add-Ins HI-CHART von Rolf Hichert. Eine kostenlose Version dieses Add-Ins erhalten Sie hier. Datenreihen für Labels Kehren wir zu unserem Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN.xlsx zurück. Dieses Template enthält vier Datenreihen, die zur Darstellung von Labels genutzt werden (siehe Abbildung 40): Abbildung 37: Datenbeschriftungen einfügen Labels für Säulen Labels für X-Achse 2 Labels für X-Achse 1 Maßstab einblenden Als Ergebnis sehen Sie Labels mit den Y-Werten an jedem Datenpunkt (siehe Abbildung 38). Abbildung 38: Diagramm mit Datenbeschriftungen Jetzt möchte ich die Y-Werte in den Labels (1, 2, 2) durch die Texte im Bereich C13:E13 (A, B, C) ersetzen. Dies erreichen Sie, indem Sie das erste Label (1) markieren und eine Referenz auf die Zelle C13 für dieses Label erfassen (siehe Abbildung 39). Wiederholen Sie den Vorgang für die beiden anderen Datenbeschriftungen, und verknüpfen Sie sie mit D13 bzw. E13. Jetzt sind die drei Datenpunkte mit A, B und C beschriftet. Abbildung 40: Datenreihen im Diagramm Alle vier Datenreihen für Labels haben zentrierte Datenbeschriftungen. Die Koordinaten für diese vier Datenreihen sind: Labels für Säulen: Reihenname: J81 Werte der Reihe X: K86:AH86 Werte der Reihe Y: K87:AH87 Die Datenbeschriftungen sind mit den Zellen K89:AH89 verknüpft. Labels für X-Achse 2 Reihenname: J90 Werte der Reihe X: K91:AH91 Werte der Reihe Y: K92:AH92 Die Datenbeschriftungen sind mit den Zellen K93:AH93 verknüpft. Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 11

12 Labels für X-Achse 1: Reihenname: J94 Werte der Reihe X: K95:AH95 Werte der Reihe Y: K96:AH96 Die Datenbeschriftungen sind mit den Zellen K97:AH97 verknüpft. Maßstab einblenden Reihenname: AJ90 Werte der Reihe X: AK92 Werte der Reihe Y: AK93 Der einzige Datenpunkt in dieser Datenreihe ist mit der Zelle AK91 (Name: Maßstab_Text) verknüpft. 7 Fertig Und schwupps schon ist das Exel-Template SKALIERTE+SAEULEN.xlsx fertig. Mit diesem Template können Sie exakt skalierte Säulendiagramme darstellen. [1cm = 2,0] 7,0 6,0 8,0 7,0 9,0 8,5 '07 '08 '09 '10 '11 '12 Ist HR Plan Dokumentation zum Excel-Template SKALIERTE+SAEULEN 12