DAS BEWEGT. auf eine der Minifolien und danach auf Bildschirmpräsentation/Folienübergang.

Transkript

1 42 Praxis Microsoft PowerPoint Ptipp, Mai 2009 S EWEGT T ei vielen PowerPoint-Präsentationen wird lustlos Folie um Folie aufgedeckt. abei gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Spannung in den Vortrag zu bringen. von Peter ühler Wer kennt sie nicht, die berüchtigten Power- Point-Präsentationen mit dem harme einer altbackenen iashow: Folie für Folie wird abgespult, als wären sie auf Film gebannt. Nichts regt sich, nichts klingt. abei bietet Microsofts PowerPoint jede Menge leistungsfähiger Werkzeuge, um Präsentationen lebendiger, spannender und eindrücklicher zu gestalten. Einige Effekte sind spektakulär, andere eher dezent und wieder andere gehören verboten. rbeiten wir uns also vor: von den einfachen nimationen über Sound- und Videoeinblendungen bis hin zum vollautomatischen, multimedialen Informationskiosk. Hinweis: ie folgenden eispiele haben wir mit PowerPoint 2003 durchgeführt. Sie funktionieren ähnlich in anderen Versionen der Software. Etwas mehr ewegung, bitte! Folienübergänge sind das einfachste Mittel gegen allzu viel Ruhe in einer Präsentation. Jeder Wechsel zwischen den einzelnen Folien wird dabei von einer kleinen nimation begleitet. iese kann für eine Folie oder gleich für den ganzen Vortrag gelten. Wählen Sie in PowerPoint nsicht/foliensortierung, um die gesamte Präsentation einzublenden, Screen 1. Klicken Sie auf eine der Minifolien und danach auf ildschirmpräsentation/folienübergang. Power- Point blendet automatisch den ufgabenbereich «Folienübergang» ein. Hier wählen Sie nun die rt des Übergangs sowie das Tempo, mit dem er ausgeführt werden soll. Jede Änderung wird an der betroffenen Miniaturfolie demonstriert. Ein kleines Sternchen unter der Miniatur weist darauf hin, dass diese Folie mit einem Übergang versehen wurde E. E Wie so häufig gilt auch hier: Weniger ist mehr. Übergänge sollten als angenehme Ergänzung wahrgenommen werden und keinesfalls als Spezialeffekt. Verwenden Sie beispielsweise für das Gros der Folien die dezente Option Über Schwarz blenden, am besten in mittlerem Tempo. Wenn Sie hingegen das Thema wechseln oder eine Folie hervorheben möchten, darf es auch etwas uffälligeres sein, wie zum eispiel iagonal nach rechts oben. Folienübergänge lassen sich am besten in der nsicht FOLIENSORTIERUNG zuweisen 1 ILLUSTRTION FOTOLI

2 Lösungen von omputerproblemen auf 43 Zeilen gestaffelt einblenden ie nächsthöhere Form der nimation besteht darin, den Text einer Folie nicht auf einen Schlag, sondern kontrolliert Zeile für Zeile einzublenden. abei wird ein wenig mehr ewegung in die Präsentation gebracht. och viel mehr zählt, dass Sie sich nicht selbst die Pointe vermasseln: Ist nämlich der ganze Text zu sehen, lesen ihn die Zuschauer in wenigen Sekunden und wissen bereits, was Sie sagen möchten. Erscheint jedoch jede Zeile einzeln und im Gleichtakt mit Ihrem Vortrag, steigt die Spannung deutlich. Um den Text zeilenweise einzublenden, muss er zwingend im richtigen Platzhalter untergebracht sein nämlich in dem Textfeld, das beim Erstellen einer neuen Folie die eschriftung «Text durch Klicken hinzufügen» trägt, Screen 2. iese Texte erscheinen automatisch auch in der Gliederungsansicht. Geben Sie einfach in dem Feld alle gewünschten Textzeilen ein. er Rest ist einfach: Um den Effekt auf alle Folien anzuwenden, wählen Sie nsicht/ Master/Folienmaster. Greifen Sie nun zu ildschirmpräsentation/enutzerdefinierte nimation. PowerPoint blendet automatisch den entsprechenden ufgabenbereich ein, Screen 3. Klicken Sie nun auf den Platzhalter für Ihre ufzählungen und anschliessend auf die Schaltfläche Effekt hinzufügen. PowerPoint zeigt einige Einblendmenüs mit verschiedenen Effekten. Wählen Sie für dieses eispiel Eingang/ 1. lenden. amit kommt der Effekt «lenden» bereits zum Einsatz, wenn die Folie aufgerufen wird, und nicht erst beim usblenden. rücken Sie die Taste F5, um die ildschirmpräsentation zu starten. PowerPoint zeigt nicht länger die komplette Folie stattdessen wird Zeile um Zeile eingeblendet, wenn Sie die Maustaste oder Leerschlagtaste drücken. iese Form der nimation hat jedoch auch ihre Mängel: Einige Referenten werden vielleicht die vollständig eingeblendete Seite vermissen, weil sie bis anhin als Spickzettel für die Rede zweckentfremdet wurde. a hilft nichts dagegen: Wer mit diesem Präsentationsstil auftrumpfen möchte, muss seinen Vortrag zuvor im stillen Kämmerlein gut üben. Pünktliche Fotos Sie können bei jedem Objekt der Präsentation bestimmen, wann es auf den Plan tritt auch bei Fotos. evor ein ild seinen grossen uftritt feiert, muss es zuerst in der endgültigen Grösse und am gewünschten Ort auf einer Folie abgelegt werden. er Ptipp hat eine Lupe per Einfügen/ Grafik/Grafik aus atei auf der Folie platziert, Screen 4. In unserem eispiel soll nun beim ufruf der Folie Folgendes geschehen: er Titel wird zusammen mit der Folie eingeblendet. Zwei Sekunden später erscheint automatisch das Foto mit der Lupe. nschliessend wird mit jedem Mausklick eine weitere Textzeile eingeblendet. Kümmern wir uns zuerst um den Titel. ie Regel lautet: Jedes Element, dem keine nimation zugewiesen wurde, erscheint automatisch zusammen mit der Folie. as heisst, wir lassen den Titel einfach in Ruhe. Wollen Sie Text zeilenweise einblenden, muss er im richtigen Platzhalter stehen nimationen auf dem Folienmaster gelten für alle Folien der Präsentation Jedes Element einer Folie kann auf die Sekunde genau terminiert werden 2 3 4

3 44 Praxis Microsoft PowerPoint Ptipp, Mai F E er blauf einer Präsentation lässt sich in Microsofts PowerPoint bis ins kleinste etail planen und konfigurieren ls Nächstes widmen wir uns dem Text. Geben Sie die gewünschten Zeilen ins Feld «Text durch Klicken hinzufügen» ein. Wählen Sie mit der Maus den Feldrahmen und danach ildschirmpräsentation/enutzerdefinierte nimation. PowerPoint blendet wieder automatisch den ufgabenbereich «enutzerdefinierte nimation» ein. estimmen Sie wie vorhin beschrieben die gewünschte nimation für das zeilenweise Einblenden des Textes (wenn Sie die nimation bereits auf dem Folienmaster festgelegt haben, entfällt dieser Schritt). Starten Sie die ildschirmpräsentation wieder mit F5 und begutachten Sie diese: Titel und Foto erscheinen sofort mit der Folie, da sie nicht animiert wurden. Mit jedem weiteren Klick wird eine Zeile eingeblendet. leibt also noch das Foto: Klicken Sie es an und wählen Sie genau wie beim Text ildschirmpräsentation/enutzerdefinierte nimation. Legen Sie im ufgabenbereich «enutzerdefinierte nimation» über die Schaltfläche Effekt hinzufügen die nimation fest. So weit wäre alles klar, doch das Foto erscheint zu spät. Eigentlich sollte es zwei Sekunden nach dem ufruf der Folie eingeblendet werden. Kein Problem: Im ufgabenbereich «enutzerdefinierte nimation» werden alle animierten Elemente aufgelistet, und zwar in der Reihenfolge ihres Erscheinens, Screen 5. Klicken Sie auf den Eintrag, der für das Foto steht. ewegen Sie es mit dem ufwärtspfeil an die oberste Stelle. as funktioniert übrigens nur, wenn die nimation für den Text nicht auf dem Folienmaster definiert wurde. enn diese werden immer zuerst abgespielt. Um diese Einschränkung zu umgehen, klicken Sie auf den Eintrag Master:Körper und wählen aus dem Einblendmenü Effekte auf Folie kopieren. Nun lässt sich die Reihenfolge für die nimation der Objekte wieder frei bestimmen. Was bleibt, ist das Timing. Um das Foto zwei Sekunden nach Erscheinen der Folie einzublenden, öffnen Sie neben dem Eintrag des Fotos das ufklappmenü und gehen zu Effektoptionen. Greifen Sie zum Reiter nzeigedauer. Wählen Sie bei «Starten» den Punkt Nach Vorheriger E (also nach dem Einblenden der Folie) und unter «Verzögerung» 2 Sekunden F. Microsofts Päsentations-Software bietet eine eigene Sammlung an Soundschnipseln ie Wiedergabe einer Sounddatei lässt sich ebenfalls exakt steuern 6 7

4 Lösungen von omputerproblemen auf uf Wunsch können Sie auch nur Passagen einer udiodatei abspielen Lauter! Ton ist ein weiteres Medium, das sich mit wenigen Mausklicks in eine PowerPoint-Präsentation einbinden lässt. llerdings erfordert er mehr Fingerspitzengefühl. as wissen alle, die schon einmal mit anhören mussten, wie jede neue Textzeile von einem Pistolenschuss begleitet wurde oder eine Präsentation mit künstlichem pplaus endete. och wann dürfen Sounddateien verwendet werden? Eigentlich nur in einem Fall: bei selbstständig ablaufenden, sich wiederholenden Präsentationen. och auch dann sollten keine Schüsse fallen. Stattdessen wird die passende Musik gespielt oder ein aufgezeichneter Vortrag begleitet die Präsentation. PowerPoint bietet bereits diverse Soundschnipsel, die wir als nschauungsmaterial hinzuziehen für mehr sind die meisten kaum zu gebrauchen. Sie integrieren diese wie ilder und Texte: Eine Sounddatei wird auf der Folie platziert, danach legen Sie fest, wann und wie lange sie zum Einsatz kommt. Wählen Sie dazu Einfügen/Film und Sound/ Sound aus lip Organizer. PowerPoint blendet automatisch den ufgabenbereich «liprt» ein, zeigt aber anstelle von ildern die eigenen Sounddateien, Screen 6. ie Namen sind allerdings nicht sehr aussagekräftig. Um eine udiodatei anzuhören, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts vom Icon und wählen aus dem Einblendmenü Vorschau/Eigenschaften. Ein ialogfeld öffnet sich, in dem Sie die atei abspielen. Zwei Pfeile machen es ausserdem möglich, durch die ganze Soundbibliothek zu blättern. Schliessen Sie danach das Fenster. Klicken Sie nun mit Links im ufgabenbereich «liprt» auf einen Eintrag. Sie werden gefragt, ob die atei automatisch abgespielt werden soll oder erst, wenn man darauf klickt. Wählen Sie die zweite Option auch dann, wenn Sie später die Wiedergabe gezielt steuern möchten. Nun erscheint die Sounddatei als Lautsprechersymbol auf der aktuellen Folie. Klicken Sie mit Rechts auf dieses und schnappen Sie sich im Menü den Punkt enutzerdefinierte nimation, um den entsprechenden ufgabenbereich aufzurufen, Screen 7. Klicken Sie nun auf das Einblendmenü rechts von der Sounddatei und wählen Sie den Punkt Effektoptionen. Eine ialogbox öffnet sich. Hinter dem Reiter Soundeinstellungen steckt die Möglichkeit, das Lautsprechersymbol während der Präsentation auszublenden. bgesehen vom mitgelieferten Soundrepertoire ermöglicht es PowerPoint, mit dem efehl Einfügen/Film und Sound/-udiospur wiedergeben handelsübliche udio-s während des Vortrags abzuspielen. och das ist nicht mehr zeitgemäss. Wesentlich interessanter ist die Verwendung von Musikdateien im MP3-Format.Um eine solche einzubinden, wählen Sie Einfügen/ Film und Sound/Sound aus atei. Schnappen Sie sich dort die gewünschte atei. Etwas komplizierter wird es, wenn Sie die atei nicht einfach am Stück wiedergeben, sondern eine bestimmte Passage abspielen möchten. Markieren Sie das Lautsprechersymbol in der Präsentation. Klicken Sie danach im ufgabenbereich «enutzerdefinierte nimation» auf Effekt hinzufügen, Screen 8. Wählen Sie Sound-ktionen/Wiedergabe. Legen Sie unter Effekt fest, ab welchem Punkt die Wiedergabe starten soll. as war die halbe Miete. Um den Endpunkt zu bestimmen, klicken Sie erneut im ufgabenbereich «enutzerdefinierte nimation» auf Effekt hinzufügen/sound-ktionen und danach auf nhalten. Nehmen Sie aus dem Einblendmenü neben dem Effekt die Option Nach vorherigem eginnen und geben Sie im folgenden ialog unter «nzeigedauer» die gewünschte Zeitspanne an. Wichtig: Sounddateien werden nicht in die Power- Point-Präsentation integriert. Wenn Sie den Vortrag an jemanden weiterreichen, müssen sich alle verwendeten Sounddateien im selben Ordner befinden wie die Präsentation ansonsten bleiben die Lautsprecher stumm. Jetzt gibts was zu sehen er Einsatz von Videos führt fast immer zu mehr ufmerksamkeit. as Vorgehen zum Einbinden in eine Präsentation deckt sich nahezu 1:1 mit demjenigen für Sounddateien: Wählen Sie Einfügen/Film und Sound/Film aus atei und importieren Sie die gewünschte Videodatei. anach behandeln Sie diese wie eine Sounddatei. Videos werden vorzugsweise im Microsofteigenen WMV-Format importiert. usserdem sollten Sie sich immer vor ugen halten, dass Filmclips ganz andere nforderungen an die Hardware stellen als Sound. Vergewissern Sie sich also vor der Präsentation, dass der verwendete P die entsprechende Leistung erbringt. PowerPoint als Informationskiosk Sie haben bis jetzt gelernt, wie Sie ilder, Videos, Texte und Musik einbinden. ie Königsdisziplin besteht jedoch darin, eine Präsentation zu schaffen, die ganz ohne menschliche Hilfe funktioniert: ie Folien wechseln automatisch und auch sonst läuft die Präsentation wie von Geisterhand ab. Um das zu erreichen, muss die gesamte Präsentation minutiös geplant und zeitlich gesteuert werden. Schliesslich ist niemand da, der die nächste Folie herbeiklickt oder die Soundwiedergabe stoppt. Erst wenn jedes Element seine Rolle kennt, kann der «Kioskmodus» aktiviert werden: Wählen Sie dazu ildschirmpräsentation/ ildschirmpräsentation einrichten. Markieren Sie anschliessend die Option «nsicht an einem Kiosk (volle ildschirmgrösse)», Screen 9. amit wiederholt sich die Präsentation endlos und vollautomatisch, bis sie irgendwann durch die Esc-Taste erlöst wird. 9 er «Kioskmodus» ermöglicht den Endlosbetrieb einer Präsentation, z.. während einer Messe

5 IE GRÖSSTE P-ZEITSHRIFT ER SHWEIZ er Klick zu noch mehr Wissen mit Ihrem Ptipp-bo Sichern Sie sich jetzt die besten Tipps und Tricks rund um den P. Zu einem unschlagbar günstigen Preis jeden Monat in Ihrem riefkasten. KLIKEN SIE HIER UH SO KÖNNEN SIE GNZ EINFH ONNIEREN: estellen Sie Ihr bo übers Internet Oder füllen Sie den Talon aus und senden Sie ihn an: Ptipp-Leserservice, Postfach, H-9026 St. Gallen, Fax Ja, ich möchte den Ptipp kennenlernen und bestelle ein Jahresabonnement Schweiz: 12 usgaben plus ein Sonderheft (Wert Fr. 5.90) für nur Fr. 49. (statt Fr am Kiosk). usland: Fr. 64. (Westeuropa, -Post), Fr. 81. (sonstige Länder, Luftpost) P Ich profitiere doppelt und bestelle ein 2-Jahres-bo für nur Fr. 86. (statt Fr am Kiosk). 2-Jahres-bo im usland nicht erhältlich. Herr/Frau (Zutreffendes unterstreichen) Vorname/Name Firma Strasse/Nr. PLZ/Ort URHEERREHTS-HINWEIS er rtikel in diesem PF-okument stammt aus dem Ptipp, der grössten Schweizer omputer-zeitschrift. er Inhalt ist urheberrechtlich geschützt. ie Urheberrechte liegen bei der IG ommunications G. Nachdruck, Verbreitung und elektronische Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages. Stand: Juni 2008 Preise für die Schweiz inkl. 2,4% MwSt. Land WS SIE NIHT ÜRFEN: Sie dürfen dieses PF-okument nicht für kommerzielle Zwecke einsetzen. Sie dürfen dieses okument nicht verändern. Sie dürfen dieses okument weder gedruckt noch elektronisch in grossen Mengen an ritte verteilen. Sie dürfen dieses okument nicht selbst als ownload anbieten, jedoch einen Link darauf setzen. WS SIE ÜRFEN: Sie dürfen dieses okument ausdrucken und bei edarf an einzelne ritte weitergeben. Sie dürfen dieses okument in elektronischer Form an einzelne ritte weitergeben. ieses PF-okument stellen wir Ihnen gratis zur Verfügung. Mit einem bo des Ptipp leisten Sie einen eitrag, der dieses Gratisangebot weiterhin ermöglicht.