Ili FREIE UND HANSESTADT HAMBURG DIENSTANWEISUNG. Nr. 4/1-15,0. für die Anwendung des IT-Verfahrens. OctoWare TN

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1 Ili FREIE UND HANSESTADT HAMBURG DIENSTANWEISUNG Nr. 4/1-15,0 für die Anwendung des IT-Verfahrens OctoWare TN in den bezirklichen Fachämtern Gesundheit

2 Dienstanweisung für die Anwendung des IT-Verfahrens OctoWare TN in den bezirklichen Gesundheitsämtern Inhaltsübersicht I. Allgemeines 1 II. Zuständigkeiten 1 III. Berechtigungen 2 IV. Anwendung des Verfahrens 3 V. IT~ Sicherheit 3 VI. Datenschutz 3 VII. Archivierung und Löschen der Daten 4 I. Allgemeines Diese Dienstanweisung beschreibt und regelt verbindliche Vorgaben für die Anwendung des IT-Verfahrens OctoWare TN für die Fachämter Gesundheit. Mit OctoWareOTN wird die Aufgabenerfüllung in den verschiedenen Fachbereichen unterstützt. Damit soll die Einhaltung einer einheitlichen Arbeitsweise innerhalb des IT-Verfahrens gewährleistet werden. Alle Beschäftigten, denen das IT-Verfahren OctoWare TN zur Verfügung steht, sind verpflichtet, es zur Aufgabenerfüllung anzuwenden, soweit das Verfahren die erforderliche Funktionalität anbietet. Der grundsätzliche Umgang mit dem!t-verfahren richtet sich nach der im Verfahren integrierten Benutzer- und Dialogführung sowie den Anleitungen zur Benutzung des Verfahrens, die sich aus den Schulungsunterlagen der Firma easy-soft GmbH Dresden sowie den Anwenderschulungen ergeben. Weiterhin sind die Regelungen der Gesundheitsdienste-Datenverarbeitungs-Verordnung (GDVo) und die Bestimmungen aus dem IT-Handbuch^ zu beachten. II. Zuständigkeiten N/ITB als Fachliche Leitstelle Ist verantwortlicher Vertragspartner und Auftraggeber gegenüber Dataport und der Firma easy-soft GmbH Dresden, unterstützt die Fachbereiche bei der Weiterentwicklung des IT-Verfahrens, unterstützt die anwendenden/datenverarbeitenden Stellen bei der Durchführung des Datenschutzes, ^ Siehe FHH-Portal/Rechtsportal: httd://ftihdortal.stadt.hambura.de/websttes/10d7/v8rwaltunasvorschriften/jtvorschrlften/selten/d6faultf standardlas 1

3 Dienstanweisung für die Anwendung des IT-Verfahrens OctoWare TN in den bezirklichen Gesundheitsämtern ist verantwortlich für die revisionssichere Dokumentation der bei N/ITB vorliegenden Verfahrensunterlagen, unterstützt die anwendenden Stellen bei der Testkonzeptionierung, erteilt die Freigabe neuer Software-Versionen in die Produktion unterstützt die Bezirksämter bei notwendigen Softwareänderungen. genehmigt und verantwortet den Test mit Originatdaten Die Fachliche Verfahrensbetreuung wird vom Bezirksamt Altona im Fachamt Gesundheit wahrgenommen. Die Verfahrensbetreuung ist qualifizierter Ansprechpartner für alle Fragen und Probleme der Benutzer beim Umgang mit dem IT-Verfahren OctoWareOTN (2nd Level Support). Sämtliche Störungs- oder Fehlermeldungen sind an Dataport User-Helpdesk (UHD) {^^^^ zu richten. Der UHD entscheidet, ob es sich beim dem Problem um eine Frage des Verfahrensbetriebs oder des technischen Rechenzentrumsbetriebes handelt. Im letzteren Fall wird das Ticket an die zuständige Stelle innerhalb von Dataport weitergegeben. Tickets, die den Verfahrensbetrieb betreffen, werden an die Verfahrensbetreuung OctoWare TN übergeben. Die Verfahrensbetreuung nimmt folgende Aufgaben wahr Anwenderbetreuung und Verfahrenssupport Administration des IT-Verfahrens Organisation und Durchführung von Verfahrenstests Mitarbeit an der Weiterentwicklung des IT-Verfahrens Qualitätsmanagement Information und Reporting Auf der OctoWare TN Sharepointseite^ wird eine Informationsbibliothek für die Anwender eingerichtet. Die Pflege erfolgt durch die Verfahrensbetreuung. lil. Berechtigungen Für das Fachverfahren OctoWare TN stehen unterschiedliche Berechtigungen zur Verfügung, die sich an der Unterscheidung in Sachbearbeitungs- und Vorgesetzlenfunktionen orientieren. Ausführlich beschrieben sind sie im Zugriffskonzept. Die Fachvorgesetzten beauftragen in eigener Verantwortung die Verfahrensbetreuung mit der Einrichtung, Änderung und Löschung von Mitarbeiterberechtigungen im Fachverfahren,,OctoWare TN '. Im vorgesehenen Antrag sind alle notwendigen Informationen darzulegen. Aus dem Auftrag muss hervorgehen, dass der Benutzer die Rechte zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Die Fach Vorgesetzten sind verpflichtet, die Rollenübertragung zu beenden, sobald der Mitarbeiter: nicht mehr in ihrer Dienststelle tätig ist, ^ 2

4 Dienstanweisung für die Anwendung des IT-Verfehrens in den bezirklichen Gesundheitsämtern nicht mehr die erforderliche Befähigung hat oder ihm der Aufgabenbereich, der durch diese Roile wahrgenommen werden kann, nicht mehr obliegt. Antragsberechtigt gegenüber der Verfahrensbetreuung sind Fach Vorgesetzte nur, sofern sie im Verzeichnis der auftragsberechtigten Personen bei der Verfahrensbetreuung geführt werden. IV. Anwendung des Verfahrens Ermittlung und Erfassung der Falldaten Die anwendende Stellen sind datenverarbeitenden Stellen im Sinne des 2 Abs.1 Satz 1 HmbDSG Die regelmäße und vollständige Falldokumentation ist Bestandteil der Regelaufgaben. Alle Anwender erheben, speichern, verändern, übermitteln, sperren, löschen und nutzen Daten, die sie für die Durchführung ihrer Aufgaben benötigen. Die ermittelten Daten und Informationen werden im IT-Verfahren OctoWare TN zum jeweiligen Fall und in der begleitenden Papierakte dokumentiert. Einzelheiten regeln die Dienstvorschriften über die Aktenführung. Die Anwender sind bei der Erfassung verpflichtet, die Daten sorgfältig zu prüfen. Erfassungsfehler müssen sofort korrigiert werden. Bei der Neuerfassung von Fällen muss darauf geachtet werden, dass keine bereits vorhandenen Fälle neu erfasst werden. Das IT-Verfahren OctoWare TN'' ermittelt im Rahmen einer Doppelfallprüfung Fälle, die bereits in der Datenbank existieren und Ähnlichkeiten zum neuen Fall aufweisen. Die Anwender sind verpflichtet, die Ergebnisse der Doppelfallprüfung zu korrigieren. Externe Daten dürfen nur über den Posteingangsordner des IT-Verfahrens,,OctoWare TN ' importiert werden. Dort verbliebene Dokumente sind aus Datenschutzgründen zu löschen. Mobile.Endgeräte - beispielsweise beim Schulzahnärztlichen Dienst - sind regelmäßig ans Netz der FHH anzuschließen, um einen Datenabgleich zu gewährleisten. V. IT- Sicherheit Ereignisse, die die Systemsicherheit beinträchtigen, insbesondere jeder Datenverlust oder jede Datenveränderung mit unbekannter Ursache, sind unverzüglich dem Vorgesetzten und der Verfahrensbetreuung über das User Helpdesk bei Dataport zu melden. Bei der Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem it-verfahren OctoWare TN" sind nur von Dataport installierte Hardware- und Softwarekomponenten zu verwenden. VI. Datenschutz Die Anwender sind verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes ( 4 Abs.3 HmbDSG) Grundsätzlich sind außerhalb der Fachanwendung keine personenbezogene Daten auf den BASIS-Endgeräten (Desktop und Mobil) zu speichern. Die Regelungen der Gesundheitsdienste-Datenverarbeitungs-Verordnung und die Bestimmungen aus dem IT- Handbuch sind zu beachten. 3

5 Dienstanweisung für die Anwendung des IT-Verfahrens OctoWare TN in den bezirklichen Qesundheitsamtem VII. Archivierung und Löschen der Daten Die Anwender sind verpflichtet die Daten im IT-Verfahren OctoWare TN'' mit einer Dialogfunktion zu archivieren und zu löschen, sofern ihnen diese Berechtigungen in der Nutzung des IT-Verfahrens zugewiesen sind. Fristen, nach deren Ablauf die Daten zu löschen sind, richten sich nach den jeweils geltenden Rechtsvorschriften über Ablieferung, Vernichtung und Aufbewahrung des Schriftgutes im GA-Bereich der Bezirksämter, Gespeicherte Daten sind darüber hinaus zu löschen, sobald sie für die Aufgaben, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind. Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft., den 4

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7 Zugriffs- und Rechtesteuemng OcfoM^are TN Zugriffs- und Rechtesteuerung OcfolVare TN Beschreibung der Zugriffs- und Rechtesteuerung für das IT- Verfahren OcfoWareCDTN (easy-soft GmbH Dresden) Seite 1 von 15

8 OcfolVare TN iii jrm Inhalt 1 Allgemeines 2 Verteilung der Daten 3 Zugriffssteuerung 3.1 Datenbankserver Zugriff auf den Server Zugriff auf die OctoWare TN-Datentabellen 3.2 File- und Applikationsserver OctoWare TN 3.3 Schnittstellen SurvNet Zentrales Schülerregister OK.EWO 3.4 Internetzugang 4 ' Rechtesteuerung 4.1 Systematik der Nutzerberechtigungen,..,...,...,...,..,..,.., 4.2 Konkrete Nutzerberechtigungen Nutzerberechtigungen für die Arbeit mit dem IT-Verfahren Nutzerberechtigungen für die Administration des IT-Verfahrens 5 Prozess der Rechtevergabe ,.8,.8 9, , Seite 2 von 15

9 ÖcfoH1are TN Abbildungen Abbildung 1; Trennung der Daten nach sachlicher und örtlicher Zuständigkeit 5 Abbildung 2: Zugriffssteuerung Systeminstanzen 6 Abbildung 3: Ebenen der Nutzerverwaltung 10 Abbildung 4: Struktur der Nutzerberechtigungen 10 Abbildung 5: Prozess Vergabe von Nutzerberechtigungen OctoWare TN 15 Abbildung 6: Struktur der Nutzerberechtigungen 15 Version Datum Inhalt/Änderung Status Bearbeiter Erstellung nicht abgestimmt 0, Qualitätssicherung nicht abgestimmt Ergänzung Punkt 3, Beschreibung der AD-Gruppen-Steuerung nicht abgestimmt Finalisierung nicht abgestimmt Qualitätssicherung nicht abgestimmt S.2014 Qualitätssicherung nicht abgestimmt Einarbeitung der Änderungen aus der Qu alitätssicherung nicht abgestimmt AD-Gruppe vom Dataport Schulungszentrum ergänzt nicht abgestimmt Seite 3 von 15

10 OctoWare&TH ii 1 Allgemeines Die Freie und Hansestadt führt zur Unterstützung der Aufgaben im Bereich der bezirkiichen Gesundheitsämter die Software OctoWare TN der easy-soft GmbH Dresden ein. Für die Dauer der Software-Einführung und bis zur Übergabe in den Linienbetrieb nimmt das Projekt Standardsoftware er Gesundheitsämter (SSW GA) die Aufgaben der Fachlichen Leitstelle wahr. Für die Betreuung der Benutzer wird eine Verfahrensbetreuungssteile im für das Fachamt Gesundheit federführenden Bezirksamt Altona eingerichtet. Seite 4 von 15

11 Oc/oW'are TN iii 2 Verteilung der Daten Bei der Verteilung der Daten unterscheidet das System in mandantiert und nicht-mandantiert gespeicherte Daten. Das festgelegte Datenverteilungskonzept sieht hierbei die nicht-mandantierte Speicherung der Stammdaten^ medizinischer Peraonen und die mandantierte Speicherung aiier Vorgangs- und fachbereichsbezogenen Daten (z.b. konkrete Falldaten, Ansprechpartner und Objektkataster) vor. Die Trennung der Daten erfolgt logisch innerhalb der Datenbank des Systems auf zwei Ebenen: Durch die Kombination von örtlicher und fachlicher Zuständigkeit entsteht eine eindeutige Zuordnung für die mandantiert gespeicherten Daten zu genau einer definierten Zuständigkeit (nachfolgend als Arbeitsbereich bezeichnet). In den Fällen der zentralisierten Fachbereiche (Todesursachenstatistik, Tuberkulose-Bekämpfungsstelle) existiert eine hamburgweite örtliche Zuständigkeit. Abbildung 1: Trennung der Daten nach aachiicberund örtlicher Zuständigkeit Jeder mandantierte Datensatz ist genau einem Arbeitsbereich zugeordnet. Dieser wird beim Einfügen des Datensatzes festgeschrieben. Standardmäßig wird der Arbeitsbereich durch die Rechte des Bearbeiters, der den Datensatz anlegt, definiert. Jeder Bearbeiter kann sich technisch zum Zeitpunkt der Bearbeitung nur in einem Arbeitsbereich befinden, so dass diese Zuordnung eindeutig ist. ^ Siehe Datenverteilungs- und Mandantierungskonzept, Punkt 3 Seite 5 von 15

12 OcfoM/are TN iit 3 Zugriffssteuerung^ OctoWareOTN verwaltet keine eigenen Zugriffs rechte auf die Sen/er der verschiedenen Systemumgebungen, sondern nutzt die dem jeweiligen Windows-Benutzer erteilten Rechte. Die Erteilung dieser Rechte erfolgt über mehrere Active Directory-Gruppen^, die für die Zugriffsteuerung eingerichtet wurden. Zugriffssteuerung OctoWareTN-Systeminstanzen Stand: Systemumgebung Produktion Qualitätssicherung Test Applikationsserver/ OcTN-Fileservice Q-AO«0Wiirc- AdmiivProduktion Mali enabied - AnEeigename; VLBexifkeOictoWai«e^uktlon Admin G'A-OctbWare- AdmIn-CtS Mailenabled VL Sexlrfi«OctoMfir«&iantStiMc)terunf Admin G>A-OctoWar*'Test Admin MaÜWftabtei Awögwsm ' VL Bndrke OctoWara T*ft Admin Datenbank- Server / Vorlagen / Schnittstelle HU / Dokumente 0-A-Ckt»Wam- CüUmtmlc* drodhldinn j Mail erebied Anzeigename; VLBeilrikeOctDWwe Produkt kon Benutzer Q-A-OdtoWiife- Daten bann-qs Mail ertamed Anzeigename: VL Bezirke OctoWwe CbzalKbtkkicbenins Beniner e-a-ortoware-test Menattied Anzeigenarrte. VL Bezirke OctoWei» Tefl UtMOraiWtn- BKUftBK - MlKlUtHK ' PrecMeEtort Prptitdrttort fdutfeci^ied MUlerabltd VLIAHwHttt VLUhAfton* QcSaytotm OfieMlimm Q-&CN±sttbr»- ju-mktiiwjir»- Ct-MMbäaWpni- 64UkbttVm- Q-H4;hrtnW»- BwKitanr- hnuthr- Borwtzir- Pnothiitidrf PrtKluldfCMi PnduktkMi ProdtAVon MiiM erimhim ^iläbl bmued hbi«i»b4ed- MMIdnubM' MatltoaiUfidfejftiHflrliarCTfc AtUdi^nWna Arumgetliafne AjIrOzgtniitW Aitcen 0i'iki4e VLAA-Eftk^Kintl VLkA-Ndr^ VLlA'Nfftdwf VL»A-Hm«w OlBfcaWM«ÜdxMmrm DctoWn DctotMm OctDUTm ftwuitat 9«nuta«f Remtmr imuthf Bcmrtzef MKlnippttfes DatapoftSdiukfniidSHviriiBtllt G-Dataport-B- SZ-SZ-User Abbildung 2: Zugriffssteuening Systaminstanien Die Aufnahme in die ÄD-Gruppen erfolgt für die Gruppen der Produktionsumgebung jeweils durch die ÄD-Venvalter in den dezentralen IT-Abteilungen und für die Test- und Qualitätssicherungsumgebung durch das Bezirksamt Altona. Die AD-Gruppe G-Dataport-B-SZ-SZ-User des Dataport-Schulungszentrums beinhaltet alle dortigen Benutzer-Accounts. Die Pflege der Gruppe erfolgt durch das Dataport Schulungszentrum. Für die Dauer von Tests mit Echtdaten in der Qualitätssicherungs-Umgebung wird diese Gruppe aus der übergeordneten Gruppe G-A-OctoWare-Datenbank-QS entfernt. ^ Details siehe auch OctoWare TN Systemdokumentation - Administrationshandbuch {Stand; ) S. 6ff ^ nachfolgend AD-Gruppen genannt Seite 6 von 15

13 Zugriffs- und Rechtesfeuerung OcfotVare TN iti 3.1 Datenbankserver Der Zugriff auf den Datenbankserver ist Voraussetzung für die Arbeit mit dem IT-Verfahren. Ein Zugriff auf den Datenbankserver ist auch von einem Endgerät mit installierter OctoWare TN-Client- Komponente ohne diese Berechtigung nicht möglich Zugriff auf den Server Der Zugang eines Nutzers zur Datenbank erfolgt mittels ODBC ^ und vertrauter Verbindung (inklusive erzwungener Verschlüsselung der Kommunikation) zum Datenbankserver. Die Berechtigung zum Zugriff auf den Datenbankserver steuert sich durch die Zugehörigkeit zu einer systeminstanzspezifischen Gruppe im Active Directory (siehe oben). Die Berechtigung ist hierdurch an den Windows Account des Nutzers gebunden und erfolgt durch die Standard-Rolle public", welche automatisch jedem Nutzer mit Zugriff auf die Datenbank zugeordnet wird Zugriff auf die OctoWare TN-Datentabellen Um die anwendungsinterne Rechteverwaltung beim lesenden Zugriff durchzusetzen sowie unkontrolliertes Auslesen der Daten über externe Programme mit ODBC-ZugrIff wie Excel oder Access zu verhindern, besitzt die public-rolle (und somit zu diesem Zeitpunkt der angemeldete Nutzer) keine Zugriffsrechte auf die Datentabellen mit Personen- oder Bewegungsdaten. Die public- Rolle besitzt lediglich lesenden Zugriff auf eine genau bestimmte interne Konfigurationstabelle, die keine datenschutzrelevanten Daten enthält und für die nächste Phase der Anmeldung benötigt wird. Der Zugriff zu den eigentlichen Datentabellen erfolgt über eine spezielle Anwendungsrolle, die mit einem Passwort geschützt ist. Dieses datenbankspezifische Passwort wird zur Laufzeit als Hashwert aus bestimmten Angaben in internen Tabellen berechnet (dadurch entfällt die Speicherung auf dem Client) und zum Setzen der Anwendungsrolle benutzt. Nach erfolgter Aktivierung der Anwendungsrolle wird in der anwendungsinternen Rechteverwaltung der entsprechende Nutzer über <Domäne>\<Nutzername> bzw. <Nutzername> ermittelt, dessen Gültigkeit geprüft und Zugriffsrechte ausgelesen. Diese Zugriffs rechte werden bei allen Komponenten inklusive Datenauswertung sowie Im- und Exportschnittstellen durch die zentraie Datenschicht durchgesetzt. Basierend auf dem Arbeitsbereich, in dem ein Nutzer agiert, bestimmt sich die Verfügbarkeit eines konkreten Datensatzes. Ausschließlich Datensätze, die diesem Arbeitsbereich zugeordnet sind, können überhaupt geladen werden und sind für die Nutzung verfügbar. Nur wenn ein Datensatz überhaupt verfügbar ist, wird über die Rechtesteuerung festgelegt, welche Aktionen der Nutzer mit dem Datensatz ausführen darf. ^ Open Database Connectivity httd://technet.microsoft.comyde-de/librarv/nns13141 S.aspx Produktion. Qualitätssicherung und Test Die Ausnahme sind zentral gespeicherte Daten, siehe Datenverteilungs- und Mandantierungskonzept, Punkt 3 Seite 7 von 15

14 OcfoM^are TN lii 3.2 File- und Applikationsserver Octoware TN Die File- und Applikationsserver der jeweiligen Systemumgebungen stehen für die Ausführung unterstützender Applikationen^ sowie die Speicherung von Vorlagen, Im- und Exporten zur Verfügung. Nur die Fach-Administratoren der Verfahrensbetreuung sowie die Dataport-Administratoren haben Vollzugriff auf den Fileserver und können die dort gespeicherten Daten bearbeiten. Die ebenfalls auf diesen Servern gespeicherten Applikationen können ausschließlich von Dataport- Personal administriert werden. Benutzer haben lesende Zugriffsrechte auf das Verzeichnis der Dokumentenvorlagen sowie schreibenden und lesenden Zugriff auf das Dokumentenverzeichnis, so dass diese aus dem IT- Verfahren heraus verwendet werden können. 3.3 Schnittstellen SurvNet Die SurvNet-Schnittstelle übermittelt anonymisierte Meldungsdaten vom Gesundheitsamt an das Institut für Hygiene und Umwelt als Landesbehörde im Sinne des 11 Infektionsschutzgesetz. Zu diesem Zweck wurden die folgenden AD-Gruppen schreibend auf das System des Instituts für Hygiene und Umwelt berechtigt: Umgebung AD-Gruppe Produktion G-A-OctoWare-Datenbank-Produktion Netzwerk-Freigabe Whu-fs\hu1$\Daten\Datenbanken\SurvNet3 - Produktiv Test G-A-OctoWare-T est G-A-OctoWare-Datenbank-QS Whu-fs\hu1 \Daten\Datenbanken\SurvNet3 - Test Die Daten eines Exportvorgangs werden direkt in die Fileservice-Verzeichnisse der Jeweiligen Freigabe und dort in den Unterordner \empfangen geschrieben und stehen dort dem Hygiene- Institut für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Der Empfang der Daten wird vom Hygiene-Institut durch Übermittlung einer meldungsbezogenen Quittungs-Datei bestätigt. Hierfür wird eine AD-Gruppe auf ein freigegebenes Verzeichnis des jeweiligen Fileservice mit schreibendem Zugriff berechtigt: Umgebung AD-Gruppe Netzwerk-Freigabe Produktion G-BGV-HU-SurvNet WwoctopaOOl \OctoWare TN$\Schnittstellen\l FS\lmport Test G-BGV-HU-SurvNet \\wscaq203\qctoware<e)tn$\schnittstellen\ifs\import ^ Ab Etappe 2 geplant: anonymisierte Synchronisation von OctoWare TN-Kalender und Outlook-Kalender Details siehe Systembeschreibung OctoWare TN Seite 8 von 15

15 Ocfol^are TN Die Freigabe beschränkt sich auf ein konkretes Verzeichnis. Aus diesem werden die Quittungsdaten durch die Administratoren in OctoWare TN importiert.! Das das Hygiene-Institut weder über eine Test- noch eine Qualitätssicherungsumgebung für das IT-Verfahren SurvNet verfügt, kann die Quittungsverarbeitung der dort hin übermittelten Testmeldungen nicht überprüft werden Zentrales Schülerregister Die Realisierung der Anbindung ist für Etappe 2 (Schulärztlicher Dienst) geplant OK.EWO Die Realisierung der Anbindung (Mütterberatung) ist für Etappe 4 geplant. 3.4 Interneteugang Aufgrund des festgestellten Schutzbedarfes der in OctoWare TN verarbeiteten Daten dürfen die Nutzer keinen unbeschränkten Zugang zum Internet erhalten, sondern müssen hierfür die Terminalserver-Lösung venvenden. Durch Aufnahme der AD-Gruppen für den Datenbankzugriff der Produktions- und der QuaÜtätssicherungsumgebung in die dezentral von den Bezirksämtern verwalteten AD-Gruppen für einen beschränkten Internetzugang wird sichergestellt, dass für jeden Nutzer mit Zugriff auf die Datenbankserver von OctoWare TN der Internetzugang eingeschränkt wird. Bitte Gruppen nennen... 4 Rechtesteuerung^ 4.1 Systematik der Nutzerberechtigungen Die Anwendung OctoWare TN verwendet ein hierarchisches System von Berechtigungen um Nutzenrechte - wenn erforderiich - bis auf die Datenfeldebene zu steuern; Details siehe auch OctoWare TN Systemdokumentation - Administrationshandbuch (Stand: ) S. 20 ff Seite 9 von 15

16 OctoWare TN lii Interessierender Bereich für die Nut^rverwaltung t>eim Kunden 1. Ebene: Nutzer Zuordr«;ng von Nutzergmppen 2. Ebers: Nutzergiuppen Zuordnung von /tollen und ürid Sachgeb/eten 3. Ebene: ftnllen Zuordnung von toto(gruppen) fitere Ebenen: Rollen Zuordnung von Soäed(grupper!j und Bej^chiigongen an TobeUen und Aktionen - mikroskopische finzeyrollen ff / % m % % j'-fx i\-, ' ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ AbbKdtHig 3: Ebemn der Nutiefverwdlhjft^ Die eigentiiche Nutzerverwaitung findet auf der 2. und 3. Ebene statt. Die unterhalb dieser Ebene liegenden Rollengruppen und Einzelrollen sind aufgrund der möglichen Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit des IT-Verfahrens gesperrt und können nur durch den Hersteller verändert werden. Darüber hinaus ist es möglich aktiv einzelne Berechtigungen zu entziehen. Bei konkurrierenden Rechten sind entzogene Berechtigungen vorrangig wiri<sam. 4.2 Konkrete Nutzerberechtigungen Die Nutzerberechtigungen werden über die Zuordnung von Nutzern zu Nutzergruppen vergeben. Hierbei ist zwischen Berechtigungen für die Administration und für die fachliche Arbeit mit dem IT- Verfahren zu unterscheiden. 4: Struktur Nutzerber^htigungen I I i «L i MafldarvTitrt {brtkrh«uchlieficztrktkn«i keü MzndanbRit [bochflthtt ZuU[tod«k*ifi i^chl mwiclaillcft Das System unterscheidet zwischen Rechten an Tabellen (Daten) und Aktionen (z.b. Leergutachten ausgeben). Für die Arbeit mit den Daten stehen die folgenden Rechte zur Verfügung: Lesen Einfügen Ändern Löschen Seite 10 von 15

17 Ocfoiyare TN lii Auflisten Um Einsicht in Daten nehmen zu können, muss ein Nutzer mindestens über das Recht zum Auflisten verfügen. Diese Systematik beschränkt sich nicht auf personenbezogene Daten, sondern ist in jedem Bereich der Anwendung umgesetzt. Bezüglich der Aktionen unterscheidet das System nur ob ein Nutzer die Aktion ausführen darf oder nicht Nutzerberechtigungen für die Arbeit mit dem IT-Verfahren Für die fachliche Arbeit mit dem IT-Verfahren existieren zwei grundlegende Arten von Nutzerberechtigungen: Nutzer mit Zugang zu medizinischen Daten und Nutzer ohne Zugang zu medizinischen Daten. Diese werden durch die konkrete Zugehörigkeit zu genau einem Arbeitsbereich näher konkretisiert (siehe auch Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Es ist grundsätzlich möglich, einen konkreten Nutzer mehreren Nutzergruppen zuzuordnen, so dass er über verschiedene Nutzerberechtigungen in verschiedenen Arbeitsbereichen verfügt (z.b. ein Nutzer hat im Amtsärztlichen Dienst die Berechtigung medizinische Daten einzusehen und im Infektionsschutz nur die Berechtigung für organisatorische Daten mit Möglichkeit zur Bedienung der SurvNet-Schnittstelle). Darüber hinaus wurden ergänzende Rechte und Nutzergruppen definiert, die für spezielle Funktionen erforderlich sind: Recht/Nutzergruppe Fachamtsleitung GAL Funktion Erläuterung Mandantiert nach ortlichar Zuständigkeit LesenderZugriff auf alle Daten des jeweilig zuständigen Gesundheitsamtes Leitungskraft Sch nittstellenbed ienu ng SurvNet Auswerter Fachbereichs-ZAbteilungs- /Abschnittsleitung Bedienung der SurvNet- Schnittstelle Dezentrale und zentrale Auswertung statistischer Daten Mandantiert nach örtiidier und sachlicher Zuständigkeit Ergänzungsrecht zur Nulzergruppe Zugriff auf medizinische Daten" Beinhaltet die Rechte um archivierte Fälle wieder zu reaktivieren und Daten zu löschen Mandantiert nach örtlicher und sachlicher Zuständigkeit Ergänzungsrecht für beliebige Nutzergruppe im Fachbereich Infektionsschutz Erlaubt Daten über die SurvNet-Schnittstelle an das Hygiene-Institut zu exportieren Erfordert keinen zwingenden Zugriff auf medizinische Daten Mindestens mandantiert nach sachlicher Zuständigkeit, bei dezentralen Auswertern auch nach örtlicher Zuständigkeit Ergänzungsrecht zur Nutzergmppe Zugriff auf medizinische Daten" Erlaubt es fachbereichsbezogene Daten anonymisiert in das Auswertungs-Tool OctoReport zu exportieren und dort mit Hilfe vorgefertigter Reports auszuwerten Seite 11 von 15

18 OcfolVareOTN lii Mit der Einführung zusätzlicher Schnittstellen, werden die entsprechenden Bedienungsrechte ergänzt Nutzerberechtigungen für die Administration des IT-Verfahrens In der Anwendung wird grundsätzlich in zwei administrative Tätigkeiten unterschieden: Die Administration des IT-Verfahrens im engeren Sinne und die Stammdatenverwaltung. Für beide Funktionen ist kein Zugriff auf personenbezogene Daten der medizinischen Personen erforderlich. Die eigentliche Administration beinhaltet die grundlegende Parametrisierung des IT-Verfahrens sowie die Nutzerverwaltung. Sie bezieht sich immer auf das gesamte System. Die Stammdatenverwaltung beinhaltet die Zentralkartei (insbesondere Ansprech partner, Institutionen und Objekte), die allgemeinen und medizinischen Schlüsselkataloge und die Vorlagenverwaltung, Sie erfolgt sowohl übergreifend ' als auch nach fachlicher Zuständigkeit (siehe S. 5, Abbildung 2). Eine Mandantierung nach örtlicher Zuständigkeit erfolgt nicht, Änderungen erfolgen für alle Bezirksämter zentral und einheitlich. Darüber hinaus existiert noch ein gesondertes Recht für die Erstellung neuer Abfragen in der Statistik-Anwendung OctoReport(S)TN. 5 Prozess der Rechtevergabe Benutzer sind ausschließlich auf schriftlichen Auftrag einer auftragsberechtigten Person anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Die auftragsberechtigten Personen müssen von der zuständigen Dienststelle für die jeweilige Örtliche und fachliche Zuständigkeit benannt werden und sind im Verzeichnis der für das IT-Verfahren auftragsberechtigten Personen von der Verfahrensbetreuung zu führen, Für die Zuweisung von Zugriffsrechten sind die im Rollen- und Rechtekonzept des IT-Verfahrens beschriebenen Roilen und Benutzergruppen zu verwenden. Notwendige Änderungen oder zusätzliche Rollen und Benutzergruppen sind mit der Fachlichen Leitstelle abzustimmen und durch diese im Rollen- und Rechtekonzept zu dokumentieren ^ Die Verfahrensbetreuung prüft, ob die beauftragende Person die erforderliche Auftragsbefugnis hat, der Auftrag die zu vergebenden Rechte eindeutig bezeichnet und vollständig ist, der Auftrag vom Auftragsberechtigten unterzeichnet wurde (PDF/Scan per ist ausreichend). Sofern die vorstehenden Anforderungen erfüllt sind, führt die Verfahrensbetreuung die entsprechende Einrichtung / Änderung / Löschung durch. Danach informiert sie den Nutzer sowie den Auftraggeber per über die Ausführung. Stammdatenverwaltung Gesundheit " Prozess Change Verfahrensparameter siehe OctoWare TN Change- und Updatekonzept Seite 12 von 15

19 OctotVa/-e<B)TN ili Der Original-Auftrag ist zusammen mit der Ausführungsbestätigung revisionssicher zu dokumentieren^^. Bis zur Einführung von ELDORADO erfolgt die Dokumentation in der Papierakte. Seite 13 von 15

20 OcfoW^are TN ti Anlage 1: Prozess Vergabe von Nutzertierechtigungen OctoWare TN Grafik austauschen (alte Version) Change Prozess Nutzer OctoWare TN Gesundheit Stami; 16, Bedarfsträger Verfahrensbetreuung ; Auftrag Einrkhtung Auftrag SChfiiich formuliereo/ auftrag unterzeichnen AuftragG* berechlliter?. Auftrag liegt schriftlich wr? Untfir^hfift Regt vor? r JA POF mit ünrerschrift ausreichend Angaben vervollständigen/ Rechte eindeutig bezeichnen -^EtN- vdtetsndig? flechte elthleutig bezeklu^? Andefurjgerr vorne bmen Auhrag dc^umrnim'rrn (nroffnaiion an firnutref s. InfoirtMlion an BederfitraET^r Seite 14 von 15

21 Zugriffe- und Rechtesteuerung OcfolVare TN fl M»bMdung 5; Prozess Vergabe von Nuizerberechilgungen OctoWar^XTN Anlage 2: Struktur der Nutzerberechtigungen ZufrlN auf medi!lesi5cttc Daten KEffJZugdtt aul medttlnbche Daxeia St8mmclKe<i- VBiVyattun«Verfa!tr«n&- Admiisislräden OfgatusatQ^sche Afbeiam Pezcittrsre SummdatenverwaliLmjL j BeouLienjanwaitur^ kmmki L<Ntun({slefafl rermiiwmwalfef^ i * *emeöief VtEVtthUTtg I ffefsmetrisieiurj AuswectuiEfln Ocic^* KutTfi amfijhren Auiwemtfigefi Octofti^tTK efßeifen I i Octal^ep<i4t ja»funran BchniiKwre b dirnen Mandantiert (örtliche vrtd siachiiche Zuständigkeit) Mandantiert (sachltche Zuständigkeit) nicht mandantiert Abbiidung 6: Strukturier Nutzerberechtigungen Seite 15 von 15

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