Webgestützte Kommunikation via Go.control

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1 Webgestützte Kommunikation via Go.control

2 Was ist Go.control Go.control ist ein auf PHP oder Lotus Notes basierendes, datenbankgestütztes, passwortgeschütztes Kommunikationstool, welches mittels einer Eingabeplattform (Homepage) ein felxibles, personalisiertes Ansprechen der Zielgruppe ermöglicht. Dieses Tool kann sowohl für Veranstaltungen, Konzerte, Promotions, Messen und alle möglichen Anwendungen, in welchen man Gäste und ihre Daten verwalten, will genutzt werden. Go.control dient der Implementierung einer CI-gerechten Einladungskommunikation, als Bestandteil der Eventansprache. Die URL der Eventhomepage kann aus mehreren Teilen bestehen: - einer Top-Level Domain mit Integration des Firmennamens des Kunden (Bsp.: lufthansa-event.de) - eine Sub Directory, welche den Namen der Veranstaltung zeigt (Bsp.: lufthansa-event.de/afterworkparty) Neben dieser Möglichkeit kann man jede beliebige und freie Wunschdomain verwenden. (

3 Was ist Go.control (Auszug) Teilnehmerinterface (Frontend/Microsite) Informationen zur Veranstaltung Teilnehmerregistrierung (Anreisemodul, Hotel- Zimmer- oder Zimmerpartnerwahl-Modul) Bildergalerie mit beliebiger Anzahl von Bildern (beliebig mit oder ohne vorgeschaltetem Fragebogen) Frequently Asked Questions (FAQ)-Seite Download-Seite (Aktuelle Produktinformationen) Gästebuch Impressum

4 Was ist Go.control (Auszug) Administrationsinterface für das Layout des Teilnehmerinterfaces Aktivierung und Deaktivierung verschiedener Module (z.b. Gästebuch, Downloadbereich, Bildergalerie) Festlegen des Veranstaltungsnamens & Claims Festlegen verschiedener kleinerer Variablen wie Ansprechpartner, etc. Festlegen der Felder der Teilnehmerregistrierung mit bis zu 100 variablen, bei bedarf notwendigen Feldern und einigen festen, generell notwendigen Feldern (Vorname/Nachname/Passwort/ -Adresse) Festlegen und Hochladen der Bilder für die Bildergalerie Festlegen der Bewertungsfragen des Fragebogens vor der Bildergalerie, mit bis zu 100 Bewertungsfragen (Schulnote 1-5) und beliebig vielen Freitextfeldern Festlegen und Hochladen der Dateien für die Downloadseite Festlegen der Inhalte für die FAQ-Seite Administration des Gästebuchs, um Beiträge zu löschen bzw. abzuändern

5 Was ist Go.control (Auszug) Administrationsinterface für Massenmailings Import von Microsoft Excel Daten über CSV-Dateien, um die eingeladenen Gäste festzulegen Generell sind in allen Massenmailings Platzhalter mit allen verfügbaren Datenbankfeldern vorgesehen (Anrede/Vorname/Nachname/Alter/etc.) Festlegen der Vorlage für die Bestätigungsmail bei der Registrierung und die Bestätigungsmail bei Änderungen an den persönlichen Daten Festlegen beliebiger Vorlagen für benutzerdefinierte Massenmailings Beim Senden von Massenmailings können Empfänger nach Benutzergruppen festgelegt werden (Eingeladene Gäste / Registrierte Gäste / noch nicht registrierte Gäste) und innerhalb der Gruppen auch einzelne Teilnehmer ausgewählt / abgewählt werden. Administrationsinterface für Informationen zur Veranstaltung Liste aller eingeladenen Gäste / registrierter Gäste / noch nicht registrierter Gäste mit allen Informationen aus der Datenbank zum einfachen Export nach z.b. Microsoft Excel Statistiken über verschiedene Kriterien (Anzahl der Personen in verschiedenen Benutzergruppen, etc.)

6 Beispieldarstellung einer Eventkommunikation über Go.control Allgemeines Facts and Figures - vor dem Event Facts and Figures - Nachbereitung Workflow der Kommunikation (Beispielablauf) Step 1 - Import der Gäste, Go-Live der Webseite Step Erstes ing, Anmeldung, Automail Step Auswahl der Teilnehmer, Auswertung erster Rücklauf Step 3 - Rückbestätigung der Gäste, Versand Event-Pässe Step 4 - Akkreditierung, Garderobe Step 5 - Galerie, Feedback, Auswertung, Statistik

7 Facts and Figures Einladung und Event Go.control ist eine Eigenentwicklung von MASSDREI Event und Messebau Manufaktur GmbH. Die Software bietet einfaches und standardisiertes Handling kleiner und großer Teilnehmerzahlen auf Veranstaltungen aller Art. Go.control ermöglicht die komplette Durchführung der Anmeldeprozesse für Ihr Event online im www. Mailings und Anmeldungen, Troublebearbeitung, Passwort- und User-ID Vergabe erfolgen personalisiert. Die Führung interner Teilnehmer und Eventpersonal wird ebenfalls Online in logischer Trennung durchgeführt. Weiterhin sind alle Stati jedes Users voll zu trackbar und in Echtzeit abzurufen. Ein sicheres Webinterface zur Live-Verfolgung der Anmeldungen wird dem Kunden zur Verfügung gestellt. Nach Abschluss der Onlinephase werden an die Gäste und internen Teilnehmer Eventpässe mit aufgedruckten individuellen Barcodes offline oder online versandt. Diese Eventpässe werden am Veranstaltungstag für Akkreditierung und Teilnehmerhandling verwendet.

8 Facts and Figures Nachbereitung Nach der Veranstaltung bietet die Webseite eine integrierte Bewertungsfunktion inkl. Auswertung sowie die Möglichkeit der Implementierung von Bildergalerien. Diese können nach Untergruppen, wie TV (Tagesveranstaltung) und AV (Abendveranstaltung) gesplittet werden. Zusätzlich hat jeder Gast die Möglichkeit per Hotline-Support oder Mail-Support Antworten auf seine individuellen Fragen zu erhalten, diese sind in der Datenbank als Hotline-calls sichtbar. Nach der Veranstaltung/Messe o.ä. können alle Daten des generierten Datensatzes in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden. Beispielsweise kann eine Altersstrukturauswertung, eine Gästezahl mit Überblick über No Show und Anwesende, eine Laufwegeauswertung und natürlich Ankunfts- und Abreisezeitauswertung geliefert werden. Selbst alle Vorgänge an der Garderobe können abgebildet werden (wer hat wann welche Kleidungsstücke abgegeben und hat sie wann wieder abgeholt).

9 Prozessablauf Step 1 (Beispiel) Onlinestellung der Event-Webseite, Liveschaltung der Datenbank und des Web-Admin-Tools, Zuteilung der Zugriffsrollen Die durch den Kunden per Excel-Datei angelieferten Daten der Gäste werden in die Datenbank importiert Es werden individuelle User-IDs und Passworte für alle Teilnehmer vergeben. Diese dienen zur Anmeldung der Gäste auf der Event-Webseite. Für interne Teilnehmer, Personal oder Gäste, deren Daten man nicht kennt wird ein offenes Webformular zur Anmeldung live geschaltet Die Webseite bietet neben der Schaltfläche Anmeldung alle weiteren Informationen zur Veranstaltung (Bsp.: Eventinfos, Anreiseinfos, Kontakt, etc.) Alle importierten Datensätze bekommen den Status Importiert zugewiesen

10 Prozessablauf Step 2.1 (Beispiel) Versand des personalisierten ings der ersten Stufe mit User-ID und Passwort an alle importierten Gäste Anmeldung der Gäste auf der Event-Webseite Anmeldung der internen Teilnehmer über separates Formular (falls gewünscht) Automatischer Versand einer personalisierten Bestätigung der Anmeldung (dient Gästen und Internen zur Prüfung seiner Angaben) Alle rückgemeldeten Gäste bekommen den Status Angemeldet zugewiesen

11 Prozessablauf Step 2.2 (Beispiel) Nach der Auswertung der Anmelderückläufe bekommen alle Ausgewählten Gäste die 2. Kommunikationsstufe individualisiert per zugesandt Alle Teilnehmer die durch den Kunden ausselektiert wurden erhalten einen individualisierten Sorry-Letter per Alle ausgewählten Gäste haben den Status Zugelassen Alle nicht ausgewählten Gäste haben den Status Abgelehnt

12 Prozessablauf Step 3 (Beispiel) Die ausgewählten Gäste melden sich über die Webseite zurück, bestätigen Ihre Teilnahme am Event und können nun Ihre genauen Anreisedaten im Webformular eintragen Nach Rückbestätigung aller Teilnehmer werden die individualisierten Event-Pässe mit Barcode per Offlin ing an alle Teilnehmer versandt Alle Rückbestätigten Gäste erhalten den Status Bestätigt Alle Gäste mit versandter Einrittskarte stehen im Status Eintrittskarte versandt

13 Prozessablauf Step 4 (Beispiel) In Tages und Abendlocation werden die Gäste per Barcode akkreditiert, die Ausgabe der Give-Aways / T-Shirts / Jacken wird erfasst Wertungen im Rahmen von Aufgaben oder Spielen, die die Gäste im Rahmen der Veranstalt erledigen werden per Direkteingabe in der Datenbank erfasst und sind während der Spieldauer jederzeit live abrufbar Die Garderobe in der Abendlocation wird ebenfalls über die Datenbank gesteuert, der Event-Pass dient als Garderobenmarke

14 Prozessablauf Step 5 (Beispiel) Nach der Veranstaltung werden alle Teilnehmer per Mail angeschrieben um mitzuteilen, dass Bilder im Internet zur Ansicht auf der Homepage stehen. Ein Fragebogen ist vor den Bildern implementiert und dient der Auswertung der Veranstaltung (optional) Nach dem Ausfüllen des Fragebogens wird ein Cookie gesetzt, damit der Gast beim nächsten Zugriff auf die Bilder nicht noch einmal den Frageboden ausfüllt Die Auswertung der Benotungen erfolgt nach dem Durchschnittsprinzip Über die Datenbank werden final Show/No-Show/Rücklaufstatistik, sowie Auswertungen zur Altersstruktur erstellt

15 Screenshot Raster Microsite (Beispiel)

16 Screenshot Ansicht Administration in PHP Daten aus datenschutzgründen eingeschwärzt

17 Screenshot Ansicht in Lotus Notes Daten aus datenschutzgründen eingeschwärzt

18 Akkreditierung Beispiele

19 Copyright Das Copyright liegt bei MASSDREI Event und Messebau Manufaktur GmbH. Insbesondere die Idee der Präsentation, die Abfolge der Veranstaltung und die im Einzelnen verwendeten werblichen Gestaltungsmaßnahmen und Gestaltungsmittel unterliegen dem Urheberrechtsschutz. Die Verwendung auch nur einzelner Gestaltungsmittel bedarf der ausdrücklichen Zustimmung von MASSDREI Event und Messebau Manufaktur GmbH.