FH Vorarlberg: Hafner Studierende der Wirtschaftsinformatik / Betriebswirtschaft

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1 Attributname Beschreibung Name des LO e-procurement Autor/en FH Vorarlberg: Hafner Zielgruppe Studierende der Wirtschaftsinformatik / Betriebswirtschaft Vorwissen Beginner Lernziel Nach Abschluss des Lernobjektes kennen die Studierenden die Nutzenpotenziale die durch den Einsatz von e-procurement-systemen entstehen und wissen, für welche Produkte sich ein elektronisches Beschaffungssystem eignet. Beschreibung Das Lernobjekt beschreibt die elektronische Beschaffung und dessen Nutzen für Unternehmen. Dauer der 15 min Bearbeitung des LOs Keywords e-business, MRO/indirekte Güter, Katalogmanagement, XML Erstellungsdatum Februar 2004 Benötigte Plugins Flash Player (Version 7.x oder höher) Martina Hafner e-procurement - LO Seite 1

2 1 Einführung Die Rolle des Einkaufs bzw. der Beschaffung hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Der wachsende Wettbewerbsdruck animiert vermehrt die Unternehmen dazu, ihre traditionellen Beschaffungsprozesse zu automatisieren und Teile der Beschaffung auf e-procurement umzustellen. Die Schwächen der traditionellen Beschaffungsprozesse, wie Fehleranfälligkeit, hohe Prozesskosten und lange Beschaffungszeiten können durch die von e-procurement verursachte Kostenreduktion, Zeiteinsparungen und Qualitätsverbesserungen minimiert bzw. aufgehoben werden. Unter dem Begriff e-procurement ist die elektronisch unterstützte Beschaffung zu verstehen. Dabei behandelt e-procurement vordergründig den B2B-Bereich, dessen Anwendungsgebiete der Einkauf auf Lieferantenseite, Logisitk, Verkaufsabteilungen mit Händlern und Personalsuche mittels Intranet, Internet oder Extranet sind. Die wichtigsten Merkmale dieser drei Medien sind in der untenstehenden Tabelle kurz zusammengefasst. Intranet Internet Extranet Untermenge des Internet, die Informationsaustausch zw. sich auf die Nutzung innerhalb Rechnern über das Protokoll eines Unternehmens bezieht; TCT/IP; alle Teilnehmer haben Kommunikationsvorgänge freien Zugang auf das basieren auf einem Informationsangebot; das firmeneigenen Local- oder Wide Internet ist ein offenes Netz Area Network; Firewalls zur (mit wenigen Einschränkungen) Absicherung nach aussen Tab. 1: Unterscheidung zwischen Internet, Intranet, Extranet. [1] Erweitertes Intranet für Lieferanten, Kunden oder Partner im B2B Bereich; Firewalls im Außenverhältnis, im Innenbereich abgestufte Sicherheitsbarrieren Das Ziel von e-business bzw. e-procurement ist es, möglichst viele Aktivitäten ohne menschliches Zutun ablaufen zu lassen und so die häufigen Fehlerquellen zu beseitigen. Dies geschieht durch den Aufbau und die Vernetzung von EDV-Systemen. Einzuordnen ist das e-procurement im Electronic Business, wie in der folgenden Grafik dargestellt: E-Business E-Procurement Die Unternehmung E-Commerce Geschäftspartner Intranet Kunde Extranet Business intern Internet Business-to-Business Business-to-Consumer Consumer-to-Consumer Martina Hafner e-procurement - LO Seite 2

3 Abb. 1: Einordnung des e-procurement in das e-business-modell [2] E-Procurement beinhaltet Geschäftstransaktionen zwischen Geschäftspartnern und deren Geschäftsprozesse im Rahmen einer Geschäftsbeziehung. Innerhalb der Transaktionsbeziehungen werden Güter, Informationen oder Dienstleistungen ausgetauscht. Die Abwicklung dieser Geschäftstransaktionen wird dabei elektronisch unterstützt. Elektronisch heißt in diesem Zusammenhang allerdings nicht zwangsläufig Internet, sondern es gibt auch andere Medien, die Teil des e-procurement sein können. Bereits vor der Internetzeit gab es Geschäftsformen und Prozesse, die elektronisch abgewickelt wurden. Basis hierfür ist vor allem der elektronische Datenaustausch zwischen mehreren Unternehmen (EDI). EDI galt lange Zeit als einzige standardisierte Möglichkeit, die langsamen, teuren und unzuverlässigen Informationsströme auf Papierbasis zu ersetzen und kann als Vorgängertechnologie des e-procurements angesehen werden. [1] Quelle: Gschwend, S. 14. [2] Quelle: Dold, S Martina Hafner e-procurement - LO Seite 3

4 2 Für e-procurement geeignete Produkte Produkte, die sich für die elektronische Beschaffung besonders gut eignen, sind so genannte indirekte bzw. MRO-Güter (Maintenance-Repair-Operating-Produkte). Indirekte Produkte kauft ein Unternehmen für die Nutzung (Gebrauchsgüter) oder den Konsum (Verbrauchsgüter) im Unternehmen (im weiteren Sinne auch als C-Güter bekannt). Unter diese Gruppe der indirekten Produkte fallen auch die MRO- Produkte. Sie charakterisieren sich durch ein geringes Beschaffungsrisiko, einen geringen prozentualen Bedarfswert und eine hohe Frequentierung. MRO-Produkte sind z.b. Instandhaltungsund Reparaturmaterialien oder Betriebsstoffe, die in der Fertigung und in den fertigungsnahen Bereichen (Labor, Werkstatt) als Verbrauchsmaterial eingesetzt werden. Aber auch indirekte Produkte für den administrativen Bereich (Büromaterial, Fachzeitschriften, Bewirtung, Reinigungsleistungen etc.), die nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind. Die Kosten bzw. der Bestellaufwand für MRO-/indirekte Güter übersteigen i.d.r. häufig den eigentlichen Bestellwert um ein Vielfaches. Dies ist auf die kostenintensiven traditionellen Bestellverfahren zurückzuführen, die zudem noch fehleranfällig und zeitaufwendig sind. Der Beschaffungsprozess im Bereich der MRO-/indireken Güter besitzt ein hohes Automatisierungspotenzial und verspricht in weiterer Folge massive Einsparungen hinsichtlich der benötigten Zeit und Kosten. Hier liegt auch das grundlegende Nutzenpotenzial verborgen, nämlich in der direkten Auswirkung auf den Unternehmenserfolg (hoher ROI). [3] Die nachfolgende Grafik zeigt die Verteilung der Gesamtkosten auf die verschiedenen Artikel-Arten. Daraus ist abzulesen, dass bei den C-Gütern die Administration die größten Kosten verursacht. Daher bietet sich diese Produktgruppe besonders an, um die administrativen Abläufe zu automatisieren. A-Güter B-Güter C-Güter Administ. Logistik Administ Administ. 100% Logistik Logisik Produkt Produkt Produkt 0% Abb. 2: Gesamtkostenanteile bei der Beschaffung von A-, B- und C-Gütern (schematische Darstellung). [4] Martina Hafner e-procurement - LO Seite 4

5 A-Güter: A-Güter machen ca. drei Viertel des gesamten Beschaffungsvolumens aus, haben aber nur wenig Anteil an den tatsächlich beschafften Artikel (meist unter 5 %). Überwiegend sind es strategisch wichtige, spezifische Güter wie etwa Maschinen und Anlagen. Sie werden selten nachgefragt, der Beratungsbedarf ist jedoch hoch. An den Lieferanten werden hohe Anforderungen gestellt, es gib eine umfangreiche Lieferantenbewertung und entsprechende Vertragsverhandlungen. B-Güter: B-Güter machen ca. ein Fünftel des Einkaufsvolumens aus, es handelt sich dabei um 10 bis 20 % der beschafften Artikel. Beratungsbedarf ist vorhanden, aber nicht so intensiv wie bei den A-Gütern. Sie nehmen entsprechend in allen Kriterien eine mittlere Position ein. C-Güter: Zu den C-Gütern zählen jene Artikel, die weitgehend standardisiert sind, ein geringes Volumen erreichen und insofern keine kritische Größe darstellen. Sie werden regelmäßig nachgefragt, Wechsel zwischen Lieferanten sind ohne große Probleme möglich. Ihr Gesamtvolumen bleibt im einstelligen Prozentbereich, dafür sind sie aber für 80 bis 90 % aller Artikel verantwortlich. Im Wesentlichen handelt es sich um Produkte aus dem Bereich MRO (Maintenance, Repair, Operations). Die Stammmaterialsätze der MRO-/indirekten Güter sind nicht im ERP-System erfasst. Durch die Elektronisierung im Bereich der Beschaffung wird der Stammmaterialsatz komplettiert und damit auch die automatische Abwicklung von Geschäftsvorfällen initiiert. Dies ist besonders im Hinblick auf die zukünftige Entwicklung interessant: Laut einer Studie von Arthur Anderson wird der Anteil der MRO- /indirekten Güter am gesamten Beschaffungsvolumen von derzeit 15 % auf künftig 24 % ansteigen. Dies entspricht einer Steigerung von 60 %. [5] Die Einsparungspotenziale durch e-procurement bei A- und B-Teilen liegen vor allem in der Reduzierung der Einkaufspreise. Das Internet ermöglicht den Zugang zu internationalen Märkten. Dies erhöht die Markttransparenz und die Einkaufspreise können durch Identifikation eines preiswerteren Anbieters gesenkt werden. Weiters profitieren im Grunde alle beteiligten Unternehmen durch die Einsparungseffekte entlang der gesamten e-procurement-kette. Durch eine erhöhte Informationsverfügbarkeit kann in diesem Zusammenhang auch die Verhandlungsbasis optimiert und möglicherweise bessere Konditionen erreicht werden. [3] vgl. Dold, S [4] Quelle: Preißner, S. 81. [5] vgl. Dold, S Martina Hafner e-procurement - LO Seite 5

6 3 Architektur von e-procurement-systemen Die Architektur von Hard- und Software muss in der Lage sein, die Prozesse reibungslos abzuwickeln und im Unternehmen zu vernetzen. Dabei spielen die Anbindung von Beschaffungssystemen an die vorhandenen Systeme, sowie die Schaffung von Schnittstellen und Standards eine entscheidende Rolle. Der Verbund mit dem bestehenden ERP-System ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung von e-procurement-strategien. Insellösungen haben wenig Aussicht auf Erfolg. Aufgrund der Vielzahl beteiligter Systeme ist es durchaus legitim, von einer Architektur zu sprechen. Die verschiedenen Elemente des e-procurement Systems müssen nicht nur vorhanden sondern insbesondere auch aufeinander abgestimmt sein. Nachfolgende Grafik ist eine schematische Darstellung der Architektur eines e-procurement-systems. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 6

7 Datenbank Enterprise Resource Planning System Business Connector XML- Nachricht Backend System Business Application Programming Interface Geschäftspartner Datenbank Enterprise Buyer Business Connector XML- Nachricht Beschaffungs system Online Katalog Interner Katalog Web Server/ Internet Transaction Server Internet Intranet Marktplatz Content Provider Arbeitsplatz Internet Browser Externer Online Katalog Besteller Abb. 3: Architektur von e-procurement-systemen [6] Martina Hafner e-procurement - LO Seite 7

8 Die notwendigen Elemente sind: - Backend-System des Bestellers: Dies ist die ERP-Software, die die kaufmännischen Prozesse abwickelt. Dies betrifft in erster Linie die Materialwirtschaft (um z.b. Bestellungen automatisch auslösen zu können, wenn Lagerbestände ein Minimum unterschreiten) und Zahlungsverkehr (um Rechnungen automatisch verarbeiten und Zahlungen veranlassen zu können). Zusätzlich ist das Backend- System für die Abwicklung der Verwaltungsprozesse zuständig. Mit dem e-procurmenent- System verbunden ist es durch ein Business Application Programming Interface (BAPI), von dem es die Bestellanforderungen erhält. Der Datenaustausch mit den Geschäftspartnern erfolgt im XML-Format.Die Übersetzung der Daten in das XML-Format geschieht durch den Business Connector. - E-Procurement-System des Bestellers: Hierbei handelt es sich um das Programm, welches den Beschaffungsvorgang selbst verwaltet. Es ermöglicht den Zugriff auf Kataloge im eigenen Unternehmen und bei den Lieferanten oder bei Dritten (z.b. elektronische Marktplätze). Zusätzlich werden über dieses Programm die Einkaufskörbe verwaltet und die Freigabe von Bestellungen organisiert, sowie die endgültigen Bestelldaten an das Backend-System weitergegeben. - Enterprise Buyer: Der Einkäufer wickelt die beschaffungsbezogenen Prozesse ab. Er kommuniziert über das BAPI mit dem ERP-System, verschickt über den Business Connector XML-Nachrichten an Dritte und regelt den Zugriff auf die internen und externen Kataloge. Die Kommunikation kann sowohl über Intranet als auch über Internet erfolgen. - Arbeitsplatz: Am Arbeitsplatz ist prinzipiell ein Browser und ein Internet- bzw. Intranet-Anschluss ausreichend. Über den Browser wird auf das Beschaffungssystem zugegriffen. - Kataloge: Dies sind elektronische Warenverzeichnisse, aus denen Produkte ausgewählt und bestellt werden können. Die Kataloge werden an unterschiedlichen Stellen gehostet. Das e- Procurement-System regelt den Zugriff auf solche Kataloge. - Backend-System des Lieferanten: Ein solches Backend-System nimmt die Bestellung des Kunden auf und verarbeitet sie. Dazu gehört u.a. auch die Versendung von Auftragsbestätigungen. [6] Quelle: Preißner, S. 69 [7] Vgl. Preißner, S. 68. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 8

9 4 Katalogmanagement im Rahmen von e-procurement Der elektronische Katalog ist wesentlich mehr als nur ein Datenlieferant. Er stellt die Produkt- und Dienstleistungsinformationen zur Verfügung. Über elektronische Katalogmanagementsysteme wird dem einkaufenden Unternehmen ein vorkonfigurierter elektronischer Katalog des Anbieters zur Verfügung gestellt. Dadurch ist es dem Käufer möglich, schnell und unkompliziert die gewünschte Bestellung bzw. eine Informationsrecherche durchzuführen. Grundsätzlich können drei Arten von Katalogen unterschieden werden. Diese sind nach ihrer Herkunft kategorisiert: interne (Einkäufer-) Kataloge, externe (Verkäufer-) Kataloge und neutrale (Dienstleister-) Kataloge. Die nachfolgende Tabelle beschreibt die wesentlichen Merkmale dieser Kataloge. [8] Interne (Einkäufer-) Kataloge Die Daten liegen im einkaufenden Unternehmen, welches diese verwaltet und gestaltet. Somit sind z.b. spontane Änderung seitens des Lieferanten nicht möglich, was ein gewisses Gefühl der Sicherheit beim Einkäufer auslöst. Tab. 2: Arten von Katalogen. [9] Externe (Verkäufer-) Kataloge Die Daten liegen beim Lieferanten, der Zugriff erfolgt über das Internet mit Hilfe eines Webbrowsers. Der Lieferant bestimmt die Darstellung und Zugriffsmöglichkeiten. Neutrale (Dienstleister-) Kataloge Ein neutraler Katalog liegt quasi zwischen den beiden anderen Systemen. Dies ist v.a. dann empfehlenswert, wenn sowohl auf Anbieter- als auch auf Nachfragerseite wenig Know-how vorhanden ist. Die Entscheidung darüber, welche der drei Katalogstrategien gewählt wird, hängt vor allem davon ab, wie hoch der gesamte Beschaffungsaufwand und die Bestellhäufigkeit im beschaffenden Unternehmen sind. In der nachfolgenden Abbildung ist der Zusammenhang zwischen Bestellhäufigkeit und dem Beschaffungsaufwand mit der damit verbundenen Katalogstrategie abgebildet. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 9

10 Beschaffungsaufwand Katalog beim Lieferanten Katalog beim beschaffenden Unternehmen niedrig Bestellhäufigkeit Abb. 4: Auswahlkriterien für die Katalogstrategie. [10] hoch Beim Zusammenspiel von einem ERP-System, e-procurement-system und einem elektronischen Katalog ist immer zu prüfen, welche Standardschnittstellen vom wem unterstützt werden und welche nicht. Denn danach richtet sich der Aufwand, der für eine Integration notwendig ist. Grundsätzlich gilt: je älter die bestehenden Systemarchitekturen sind, desto größer ist der Programmieraufwand und in weiterer Folge die aufzuwendenden Kosten. [8] Preißner, S. 87ff [9] eigene Darstellung in Anlehnung an: Preißner, S. 87ff. [10] Quelle: Hentrich, S. 52. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 10

11 5 Nutzenpotenziale des e-procurements Die Vorteile, die sich durch den Einsatz von e-procurement für ein Unternehmen und dessen Partner ergeben, lassen sich gut am Beispiel des Dreiecks Kosten, Qualität und Zeit veranschaulichen. Kosten Qualität Vorteilsdreieck E-Procurement Zeit Abb. 5: Das Vorteilsdreieck des e-procurements [11] Kostenreduktion In theoretischen Untersuchungen wird von Einsparungen bei den Beschaffungsprozesskosten von bis zu 90% gesprochen [12]. Die Reduzierung der Prozesskosten ist ein wesentliches Ziel von e- Procurement. Weitere Potenziale im Bereich der Kostensenkung sind im Folgenden aufgelistet: - Reduktion von Einstandspreisen - Optimierung von Rahmenverträgen - Neue Preisbildungsmechanismen - Reduktion der Personalkosten - Reduktion Lagerkosten / Logistikkosten - Minimierung der Zahlungsabwicklungskosten - Senkung der Informationsbeschaffungs- und distributionskosten Qualitätsverbesserung Qualitätsverbesserungen sind ein weiters Potenzial einer e-procurement-lösung, da durch die Automatisierung des Bestellprozesses eine permanente Verfügbarkeit von Einkaufsdaten und eine Verbesserung der Datenintegrität gewährleistet werden. Wichtiger jedoch ist, dass die Fehlerquote in den Bestellungen drastisch reduziert wird, indem eine optimale Bestellverfolgung ermöglicht sowie digitale Kontrollmechanismen eingesetzt werden. Dadurch wird schließlich ein effizienteres Controlling ermöglicht. Auch im Bereich der Lagerhaltungskosten sind Kosteneinsparungen in erheblichen Umfang durch e- Procurement-optimierte Just-in-Time-Lieferungen sowie automatisierte, unternehmensübergreifende Integration von Produktionsplanungs- und Steuerungs-Systemen (PPS-Systemen) möglich. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 11

12 Zeiteinsparungen Durch die Automatisierung der Abläufe verkleinert sich die Zahl der repetitiven Tätigkeiten. Dadurch können Personalkosten eingespart werden, der Kontrollbedarf wird kleiner, weil weniger Fehler passieren und Redundanzen können vermieden werden. Die Durchlaufzeiten können somit um 50 bis 90% gesenkt werden. Bestimmte manuelle Tätigkeiten, die automatisiert werden können, sind z.b. der Abgleich von Rechnungs-, Wareneingangs- und Bestelldaten. [13] [11] Quelle: Dold, S [12] vgl. Schoen-Company 2001, S. 21. [13] vgl. Schoen-Company 2001, S. 21. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 12

13 6 XML als Schlüsseltechnologie im e-procurement XML (Extensible Markup Language) ist eine herstellerunabhängige Beschreibungssprache, die sowohl benutzerdefinierbar als auch erweiterbar ist. Zu XML gehören verschiedene Sprachenelemente, davon sind die wichtigsten Document Type Definition (DTD) und Extensible Stylesheet Language (XSL). Über die Definition von DTDs können XML-Dokumente komplexe Datenstrukturen abbilden, die maschinenlesbar sind. Beispielsweise können EDI-Dokumentenformate beschrieben werden. XSL beschreibt Style Sheets und damit die für Menschen lesbare Form und Darstellung eines XML- Dokuments über einen Browser. Eine XSL-Spezifikation umfasst z.b. Angaben zur Formatierung und ermöglicht die Definition von benutzerspezifischen Sichten auf ein und dasselbe Dokument. Anwendungsvorteile von XML-Dokumenten im Vergleich zu konventionellen HTML-Dokumenten (Hypertext Markup Language): - XML als Erweiterung von HTML: Während HTML-Dokumente in erster Linie aus Text bestehen und aus Informationen über die Formatierung des Textes bzw. der Seite, ist XML eine Sprache, die Daten und Datenstrukturen beschreibt. Für elektronische Produktkataloge beispielsweise wird HTML zur Datenpräsentation verwendet. Der Benutzer eines XML-basierten Produktkataloges kann im Gegensatz zu HTML das Suchergebnis einer Abfrage nach verschiedenen Kriterien (z.b. Preis oder Verfügbarkeit) sortieren, ohne jedes Mal erneut mit dem Katalog-Server in Kontakt zu treten. - XML als Technologie zur Umsetzung von EDI: Während HTML dazu verwendet wird, für Menschen lesbare Dokumente über das Internet zu übermitteln, kann ein XML-Dokument gleichzeitig ein menschenlesbares und maschinenlesbares Dokument erstellen. [14] vgl. Dolmetsch, S. 109f. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 13

14 7 Nützliche Links Beispiel für einen Online Katalog: Wer liefert was Einkauf Österreich: Management Competence Site zu Einkauf/Beschaffung: Procurement+OR+Procurement&SearchWV=TRUE&SearchOrder=4. Hier finden sich aktuelle Artikel aus der ppaxis zum Thema e-procurement Martina Hafner e-procurement - LO Seite 14

15 8 Glossar B2B Business to Business EDI - Elektronischer Datenaustausch (Electronic Data Interchange) HTML Hypertext Markup Language, Seitenbeschreibunssprache zur Definition von Web-Seiten. MRO Maintenance Repair and Operations-Produkte: Produkte zur Instandhaltung, Wartung oder den Betrieb von Maschinen, sowie für Forschung und Entwicklung. Indirekte Güter Materialien werden nicht für den Weiterverkauf oder die Weiterverarbeitung, sondern die interne Nutzung bzw. Konsum benötigt. XML Extensible Markup Language, Metasprache zur Beschreibung von Dokument- und Datenstrukturen. Martina Hafner e-procurement - LO Seite 15

16 9 Literaturverzeichnis Dold, Claudia M. (2002): Grundlagen des E-Procurement. In: Berres, Anita; Bullinger, Hans-Jörg (Hrsg.) (2002): E-Business. Handbuch für Entscheider. 2. Aufl. Springer Verlag. Berlin-Heidelberg. Dolmetsch, Ralph (2000): eprocurement. Einsparungspotenziale im Einkauf. Addison-Wesley. München. Gschwend, Matthias (2000): Electronic Business in der Beschaffung. Seminararbeit an der Univ. Freiburg. Hentrich, Johannes (2001): B2B-Katalog-Management. Galileo Business. Bonn. Preißner, Andreas (2002): Electronic Procurement in der Praxis. Hanser Verlag. München, Wien. Schoen-Company (2001): eprocurement im Einkauf steckt der Gewinn. White Paper. März Martina Hafner e-procurement - LO Seite 16