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1 Stand: März 2005 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Performance Bilanz und GuV in der klassischen Ansicht Umhängen von Konten zwischen Bilanz und GuV Suchfunktion für Positionen und Konten Automatische Aktivierung von Konten Verschmelzen von Kostenstellen Eigenschaften von Positionen und Konten Konsolidierung Bewegungsarten Abschließen von Buchungen Konsolidierung der Saldowechsel Planung & Controlling Farbliche Kennzeichnung des Ist-Plan-Übergangs Zeitraum der Datenebenen Entkoppelung der Plan-Datenebenen vom Ist Status von Plan-Datenebenen Reporting & Analyse Grafiken Ampelfunktion Summen und Zwischensummen Kennzahlen Checksummen Periodenansicht Benutzerverwaltung und Sicherheit Server-Administrator...19 Seite 1

2 Vorwort Wir freuen uns, Ihnen die neuste Version unser Planungs- und Konsolidierungssoftware summa businesspilot vorstellen zu können. Mit der Version 4.0 wurden weite Teile des summa businesspilot vollständig überarbeitet. Das folgende Dokument gibt Ihnen einen Überblick über sämtliche Änderungen und Verbesserungen gegenüber der Version 3.x. 1 Allgemein 1.1 Performance Die gesamte Architektur des summa businesspilot wurde weitgehend überarbeitet. Das Ergebnis davon ist neben einem geringeren Speicherverbrauch auch eine deutlich verbesserte Performance des Servers und der Clients. 1.2 Bilanz und GuV in der klassischen Ansicht Die auffälligste Änderung in der Benutzeroberfläche dürfte die Umstellung der Bilanz und GuV auf die klassische Ansicht sein: Bis zur Version 3.x wurden Bilanz und GuV als zwei verschiedene Sichten auf das Eigenkapital interpretiert. Ab der Version 4.x folgt der Aufbau der Bilanz und GuV dem klassischen Prinzip: Darstellung der Bilanz: Seite 2

3 Darstellung der GuV: Durch die Definition von Zwischensummen (siehe unten) kann die GuV so ausgestaltet werden, dass die Umsatzerlöse ganz oben und das Ergebnis nach Steuern zuletzt angezeigt werden. Eingabe von Buchungen: Aus der Umstellung ergibt sich eine wesentliche Änderung: Bis zur Version 3.x galt folgende Regel: Plus = gut, also Vermögen, Eigenkapital, Umsatz Minus = schlecht, also Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Aufwendungen Dieses Prinzip lässt sich mit dem klassischen Bilanzaufbau nicht vereinbaren. Daher gilt ab der Version 4.0: Aktivseite der Bilanz: Plus = Soll Minus = Haben Passivseite der Bilanz: Plus = Haben Minus = Soll GuV: Plus = Haben Minus = Soll Auf der Aktivseite der Bilanz werden also Soll-Werte positiv dargestellt, während auf der Passivseite sowie in der GuV (als Teil des Eigenkapitals und auf die Passivseite der Bilanz gehörend) Haben-Werte positiv dargestellt werden. Seite 3

4 Für die Eingabe von Buchungen folgt aus dem neuen Prinzip, dass nun beim Buchen die Veränderung der Aktivseite der Veränderung der Passivseite und GuV entsprechen muss: 1.3 Umhängen von Konten zwischen Bilanz und GuV Konten können ab sofort ganz einfach über Ausschneiden & Einfügen auch zwischen der Bilanz und GuV verschoben werden. Dies ist insbesondere von Vorteil, wenn beim Datenimport versehentlich ein Bilanz- Konto als GuV-Konto angelegt wurde oder umgekehrt. Nun kann dieses Konto einfach an die richtige Stelle umgehängt werden. 1.4 Suchfunktion für Positionen und Konten Bilanz, GuV, Cashflow-Rechnung sowie alle statistischen Arbeitsbereiche verfügen über eine Suchfunktion, mit der nach Positionen und Konten gesucht werden kann: Seite 4

5 1.5 Automatische Aktivierung von Konten Eine manuelle Aktivierung von im Kontenrahmen bereits vorhandenen Konten in einer Gesellschaft oder Kostenstelle ist nicht mehr notwendig. Vielmehr stehen in jeder Gesellschaft und Kostenstelle sämtliche vorhandene Konten direkt zur Verfügung. Um dennoch die Übersicht zu behalten, welche Konten in einer bestimmten Gesellschaft oder Kostenstelle bisher bebucht sind, gibt es die Möglichkeit, sämtliche nicht bebuchte Konten auszublenden: Wenn diese Schaltfläche wie in der Abbildung aktiviert ist, werden sämtliche Konten des Kontenrahmens angezeigt. Ist sie nicht aktiviert, werden nur die in der Gesellschaft oder Kostenstelle bebuchten Konten angezeigt. 1.6 Verschmelzen von Kostenstellen Neu hinzugekommen in der Version 4.0 ist die Möglichkeit, neben Konten nun auch Kostenstellen miteinander zu verschmelzen: Seite 5

6 1.7 Eigenschaften von Positionen und Konten Der Eigenschaften-Dialog von Positionen und Konten wurde überarbeitet und ist nun noch übersichtlicher: Eigenschaften von Positionen: Seite 6

7 Eigenschaften von Konten: 2 Konsolidierung 2.1 Bewegungsarten Ab sofort ermöglichen Bewegungsarten die nahtlose Integration von Anlagenspiegel, Rückstellungsspiegel, Finanzierungsspiegel und Eigenkapitalveränderungsrechnung in den summa businesspilot auf der Ebene des Einzelabschlusses sowie im Konzern parallel nach HGB, IFRS und US-GAAP. Jedes Konto ist einer Bewegungsartenkategorie zugeordnet und kann in allen Bewegungsarten dieser Kategorie bebucht werden. So sind z.b. alle Bilanzkonten im Anlagevermögen der Bewegungsartenkategorie Anlagenspiegel zugeordnet. Seite 7

8 Weitere Bewegungsartenkategorien sind der Rückstellungsspiegel, die Eigenkapitalveränderungsrechnung und der Kreditspiegel. Bei Buchungen auf Anlagekonten kann eine Bewegungsart wie z.b. Zugang AHK mitgegeben werden, so dass sich der Anlagenspiegel automatisch ergibt: Seite 8

9 Beispiel für einen Rückstellungsspiegel: 2.2 Abschließen von Buchungen Buchungen im summa businesspilot können beliebig oft geändert oder auch gelöscht werden, sofern die Buchungsperiode nicht geschlossen ist. Ab der Version 4.0 gibt es allerdings die Möglichkeit, einzelne Buchungen endgültig abzuschließen, so dass diese Buchungen weder geändert noch gelöscht werden können. Seite 9

10 Abgeschlossene Buchungen erhalten eine fortlaufende Belegnummer und sind durch ein Schloss-Symbol im Explorer gekennzeichnet: 2.3 Konsolidierung der Saldowechsel Neben der Definition eines Saldowechsels auf Konto- und Positionsebene innerhalb einer Einzelgesellschaft kann im Eigenschaften-Dialog einer Bilanzposition nun auch die automatische Konsolidierung der Saldowechsel im Konzern definiert werden: Seite 10

11 Ist die automatische Konsolidierung der Saldowechsel im Konzern aktiviert, so wird die entsprechende Aktiv- und Passiv-Position über alle Einzelgesellschaften auch im Konzern saldiert dargestellt. Die Saldierungsbuchung erfolgt für alle aktivierten Gruppen in der jeweils angegebenen Konzerngesellschaft der Gruppe. 3 Planung & Controlling 3.1 Farbliche Kennzeichnung des Ist-Plan-Übergangs Ist in der Bilanz, GuV, Cashflow-Rechnung oder in einem statistischen Arbeitsbereich die Periodenansicht für Quartale oder Jahre eingestellt, so wird ein Übergangsquartal oder -jahr, das sich gleichzeitig aus Istund aus Planzahlen zusammensetzt, gelb schraffiert dargestellt. Dadurch ist gewährleistet, dass der Benutzer solche Übergangsperioden auf einen Blick erkennt. In folgendem Beispiel beginnt die Plan- Datenebene im März Daher wird das 1. Quartal 2005, das sowohl Ist- als auch Planzahlen enthält, gelb schraffiert dargestellt: 3.2 Zeitraum der Datenebenen Der Zeitraum der Ist-Datenebene muss ab der Version 4.0 nicht mehr die Zeiträume aller Plan- Datenebenen umfassen. Voraussetzung bleibt nur, dass der Beginn einer Plan-Datenebene entweder im Zeitraum der Ist-Datenebene liegt oder sich an die Ist-Datenebene nahtlos anschließt. Beispiel: Seite 11

12 Ist: bis (bisher: bis mindestens ) Plan: bis Entkoppelung der Plan-Datenebenen vom Ist Bis zur Version 3.x haben Buchungen auf Bilanzkonten im Ist vor Beginn der Plan-Datenebene auch die Bilanzsalden des Plans geändert. Daher konnte nur über das Schließen aller Ist-Perioden vor Beginn des Plans gewährleistet werden, dass sich die Bilanzsalden des Plans nicht ändern. Ab der Version 4.0 sind die Salden aller Konten im Plan vollständig von den Ist-Salden entkoppelt. Bei der Neuanlage eines Plans werden die Ist-Bilanzsalden des letzten Monats vor Beginn des ersten Planmonats als Eröffnungsbilanzwerte des Plans gespeichert. Somit sind zu diesem Zeitpunkt die Startwerte des Plans mit den Ist-Bilanzsalden synchronisiert. Werden nun Buchungen auf Ist-Bilanzkonten vor Beginn des Plans durchgeführt, ändern sich die Eröffnungsbilanzwerte des Plans nicht mehr automatisch. Vielmehr wird nur der Status der Plan- Datenebene entsprechend angepasst (siehe unten). Sämtliche Planwerte bleiben somit unverändert. Selbstverständlich gibt es die Möglichkeit, die Eröffnungsbilanzwerte des Plans wieder mit den Ist- Bilanzsalden zu synchronisieren, d.h. die Ist-Bilanzsalden im Monat vor Beginn des Plans als Startwerte der Bilanz erneut zu übernehmen: 3.4 Status von Plan-Datenebenen Die Plan-Datenebenen beseitzen einen der folgenden Zustände: Symbol Status Beschreibung OK Es sind keine Perioden im Ist vor Beginn des Plans geöffnet und die Eröffnungsbilanzsalden des Plans stimmen mit den Ist- Bilanzsalden des letzten Ist-Monats überein. Seite 12

13 Ist-Perioden sind geöffnet Eröffnungsbilanzsalden des Plans stimmen unter Umständen nicht mit den Ist-Werten überein Es wurden keine Buchungen im Ist vor Beginn der Plan- Datenebene durchgeführt, Perioden im Ist vor Beginn des Plans sind jedoch geöffnet. Es besteht die Gefahr, dass durch Buchungen im Ist vor Beginn der Plan-Datenebene die Ist- Bilanzsalden geändert werden und diese dadurch nicht mehr mit den Eröffnungsbilanzsalden des Plans übereinstimmen. Es wurden Buchungen im Ist vor Beginn der Plan-Datenebene durchgeführt, so dass unter Umständen die Ist-Bilanzwerte im letzten Monat vor Beginn des Plans nicht mehr mit den Eröffnungsbilanzsalden des Plans übereinstimmen. 4 Reporting & Analyse Die Darstellung der verschiedenen Ansichten in Bilanz, GuV, Cashflow-Rechnung sowie den statistischen Arbeitsbereichen wurde durch eine verbesserte Farb- und Rahmengestaltung deutlich übersichtlicher gestaltet. Darüber hinaus gibt es nun mehr erweiterte Darstellungsmöglichkeiten, wie Grafiken, Ampelfunktionen, Kennzahlen u.v.m. 4.1 Grafiken Sämtliche Zahlen aus der Bilanz, GuV, Cashflow-Rechnung und den statistischen Arbeitsbereichen können auf Knopfdruck als Balken-, Linien-, Flächen- und Kreisdiagramm visualisiert werden: 4.2 Ampelfunktion Für die Darstellung eines Vergleichs sind ab der Version 4.0 zusätzliche Optionen verfügbar, wie z.b. eine Ampelfunktion und das Einfärben von Werten, sobald ein bestimmter prozentualer Grenzwert überschritten wurde. Seite 13

14 Seite 14

15 4.3 Summen und Zwischensummen Durch die Definition von Summen und Zwischensummen kann die GuV so dargestellt werden, dass sie dem klassischen Aufbau entspricht: Wie bisher können sämtliche Positionen aufgeklappt werden (z.b. wie Materialaufwand in der Abbildung), so dass ein Drill-Down bis auf Kontoebene möglich ist. 4.4 Kennzahlen Mit Hilfe von berechneten Positionen können Kennzahlen erzeugt werden: Seite 15

16 Sie können beliebige Formeln eingeben, die auf alle Positionen und Konten in der Datenbank zurückgreifen können. Die gebildeten Kennzahlen können an beliebiger Stelle in die Bilanz, GuV, Cashflow-Rechnung sowie in die statistischen Arbeitsbereiche eingefügt werden. Seite 16

17 4.5 Checksummen Eine besondere Form von berechneten Positionen stellen Checksummen dar. Wenn das Ergebnis der Formel null ergibt, wird der Text OK grün dargestellt, andernfalls wird das Ergebnis der Formel fett und rot dargestellt. Checksummen können unter anderem dazu verwendet werden, um sicherzustellen, dass die wesentlichen Konsolidierungsmaßnahmen korrekt durchgeführt wurden. Aus der folgenden Abbildung geht beispielsweise hervor, dass die innerkonzernlichen Forderungen und Verbindlichkeiten im 4. Quartal 2004 noch nicht vollständig eliminiert wurden. Seite 17

18 4.6 Periodenansicht In der Periodenansicht können nun auch z.b. Zwischensummen nach Quartalen oder Jahren eingeblendet werden: 5 Benutzerverwaltung und Sicherheit Im Hauptmenü wird nun angezeigt, wann der letzte Login unter diesem Benutzernamen erfolgte: Seite 18

19 Benutzer können gesperrt werden. Kennwörter können nach einer bestimmten Zeit ablaufen und müssen dann vom Benutzer geändert werden. Die Vergabe der Zugriffsrechte ist noch detaillierter möglich als bisher. Kennwörter werden mit einer verbesserten Verschlüsselung gespeichert. 6 Server-Administrator Die Benutzeroberfläche des Server-Administrators wurde grundlegend überarbeitet und an die Benutzerführung des summa businesspilot angepasst. Der Export und Import von Datenbanken ist nun sehr viel komfortabler: Seite 19

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