2. Die Grundlagen des E-Procurement

Transkript

1 Die Grundlagen des E-Procurement Die Grundlagen des E-Procurement Das E-Procurement steht allgemein als Begriff für den elektronischen Einkauf von Produkten bzw. Dienstleistungen durch ein Unternehmen über digitale Netzwerke. Damit erfolgt eine Integration innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien zur Unterstützung bzw. Abwicklung von operativen, taktischen und strategischen Aufgaben im Beschaffungsbereich. Das E-Procurement stellt dabei im Prinzip einen Sammelbegriff für die elektronisch unterstützte Beschaffung dar, ohne dass jedoch eindeutig definiert werden kann, was alles darunter zu verstehen ist. Einigkeit herrscht in der Literatur allerdings darin, dass der Einsatz von Internettechnologien ein Kernelement von E-Procurement-Konzepten darstellt (Bogaschewsky 1999). Die Grundidee des elektronischen Einkaufs ist also darin zu sehen, dass die Beziehung und die einkaufsrelevanten Abläufe zwischen einem Unternehmen (Einkäufer) und einem Lieferanten (Verkäufer) über die mit Hilfe des Internets vernetzten Computer (s. Kapitel 1.2.1) mit dem zugehörigen elektronischen Informationsaustausch (s. Kapitel 1.3) abgewickelt werden (s. Abb. 42). Hintergrund für die Zunahme des Einsatzes elektronischer Informationstechnologien im Beschaffungsbereich und damit Kerntreiber für das E-Procurement waren zahlreiche Probleme in der realen Beschaffung, die mit Hilfe der elektronischen Informationsverarbeitung gelöst werden sollten. Zu diesen Problemen gehören insbesondere die folgenden Aspekte (Dolmetsch 2000, S. 11 f.): Routinearbeiten: Die Einkaufsabteilung verwendet sehr viel Zeit für wiederkehrende Aufgaben (Hartner 2008, S. 43), so z. B. mit dem Verbuchen von Beschaffungsanträgen, dem Anfordern von Lieferantenkatalogen und der manuellen Suche nach Lieferanten und Produkten. Studien gehen davon aus, dass nahezu 70 % aller Einkaufsvorgänge in diesen Bereich fallen. Für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung (wie z. B. der Durchführung von Ausschreibungen und Lieferantenverhandlungen) bleibt dementsprechend wenig Zeit. Einkaufsregularien: Bis zu einem Drittel aller zu beschaffender Güter und Dienstleistungen werden außerhalb der formalen Beschaffung und damit abseits von gültigen Regularien eingekauft. Trotz verhandelter Rahmenverträge werden von den Mitarbeitern oftmals Produkte von Unternehmen beschafft, mit denen nicht vorab Vereinbarungen getroffen wurden. Teilweise liegen überhaupt keine Regularien für die Beschaffung vor, sodass es immer wieder zu Einzelfallentscheidungen kommt. Beschaffungszeit: Der reale Beschaffungsprozess benötigt enorme Zeitressourcen, da die einzelnen Ablaufschritte unter der Hinzunahme realer Mitarbeiter erfolgt. Dies gilt sowohl für die Bedarfsformulierung und die Genehmigungsverfahren, als auch für die Bestellabwicklung (z. B. Lieferantenauswahl und Eingangskontrolle). Studien haben ergeben, dass reale Beschaffungsprozesse bis zu neun Tage dauern können.

2 122 Die Grundlagen des E-Procurement Beschaffungskosten: Der reale Beschaffungsprozess ist relativ kostspielig, was nicht nur an dem eingesetzten Personal liegt, sondern insbesondere in der Tatsache begründet ist, dass immer noch ca. 50 % aller Bestellungen papierbasiert sind. Studien im internationalen Umfeld haben ergeben, dass die Beschaffungskosten für einen $ 5-Artikel und einen $ Artikel in etwa gleich hoch sind und sich die Gesamtkosten für einen einzelnen Beschaffungsvorgang bei etwa $ 70 - $ 300 bewegen. Vor dem Hintergrund dieser Problemfelder soll das E-Procurement eine deutliche Verbesserung darstellen. Um dies zu erreichen, müssen jedoch spezifische Anforderungen bezüglich der fünf Bausteine Systeme, Prozesse, Management, (Beschaffungs-) Marketing und Implementierung (s. Kapitel 1.7) erfüllt werden, auf die im Folgenden eingegangen wird. Lieferant Situationsanalyse Konstellationen/Ziele/Strategien/Potenziale Bedarfsanalyse Beschaffungsmarktanalyse und -auswahl Lieferant Unternehmen Lieferantenanalyse und -auswahl Lieferant Lieferantenverhandlung Beschaffungsabwicklung Abb. 42: Die Grundidee des E-Procurement Quelle: in Anlehnung an Koppelmann/Brodersen/Volkmann 2001, S Die Systeme beim elektronischen Einkauf Die technische Systemebene im E-Procurement unterstützt jegliche Prozesse, die mit dem innerbetrieblichen Einkauf von Produkten und Dienstleistungen zusammenhängen. Die zentrale Herausforderung auf der Systemebene im elektronischen Einkauf sind dabei der Aufbau von Produktkatalogen und die Übertragung von elektronischen Produktund Prozessdaten zwischen den eingesetzten Systemen, z. B. zwischen dem Verkaufssystem des Lieferanten und dem Einkaufssystem des Kunden. Nicht zuletzt müssen unter

3 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 123 Einsatz von definierten Formaten und Protokollen also auch Unternehmensgrenzen (Schnittstellen) überbrückt werden. Auf der Systemebene des elektronischen Einkaufs gilt es also, elektronische Standards zu definieren, Systemlösungen zu gestalten und diese adäquat im Kontext der jeweiligen Beziehung zwischen einkaufender Organisation und Lieferanten einzusetzen. Vor diesem Hintergrund stellen sich eine Reihe zentraler Fragen, die zugleich auch als Lernziele angesehen werden können: Welche technischen Anforderungen ergeben sich für ein E-Procurement-System? Wie können diese technischen Anforderungen im E-Procurement insbesondere mit Hilfe der Internet-Technologie erfüllt werden? Wie kann man den technischen Aufbau eines E-Procurement-Systems beschreiben? Welche verschiedenen Arten von E-Procurement-Systemen gibt es? Wer ist für den Aufbau, die Verwaltung und die Pflege eines E-Procurement-Systems verantwortlich? Die Systemanforderungen beim elektronischen Einkauf Umfangreiche Produktkataloge, komplexe Beschaffungsprozesse sowie die Integration in die bestehende EDV-Systemlandschaft der jeweiligen Organisation bringen eine ganze Reihe von Anforderungen an E-Procurement-Systeme mit sich. Im Folgenden wird demnach zunächst diese technische Seite eines Aufbaus von E-Procurement-Systemen, die als Basis der managementorientierten Nutzung angesehen werden kann, beschrieben. Dabei wird sowohl auf die soft- und hardwarebezogenen Grundlagen von internetbasierten Systemlösungen, als auch auf die einzelnen beschaffungsspezifischen Lösungsansätze des E-Procurement eingegangen Online-Datenformate Ein besonderes Charakteristikum der im E-Procurement verwendeten Daten ist, dass diese nicht in den Grenzen eines Unternehmens verbleiben, sondern anderen Unternehmen (z. B. Kunden und Lieferanten) zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Damit kommt es zu einem Wechsel von einem unternehmensinternen zu einem unternehmensübergreifenden technischen Betrachtungsfokus. Der Austausch von Katalogund Transaktionsdaten zwischen beteiligten Handelspartnern erfolgt dabei auf Grundlage definierter Datenformate. Allgemein lassen sich diese hinsichtlich ihrer Formatstruktur einteilen. Die drei bedeutsamsten Datenformate des zwischenbetrieblichen Datenaustausches sind CSV-, EDI- und XML-basierte Formate. Unter dem Akronym EDI (Electronic Data Interchange) ist seit etwa Mitte der 1970er Jahre eine Vielzahl von Standards hervorgegangen, die national oder international in einzelnen Branchen oder branchenübergrei-

4 124 Die Grundlagen des E-Procurement fend eingesetzt werden. Eine besondere Rolle nimmt dabei UN/EDIFACT, ein internationaler Rahmen für EDI-Standards zur Abwicklung von Geschäftstransaktionen, ein. In EDI-Nachrichten können sehr komplexe Daten zusammengefasst werden, allerdings sind die Datenelemente nur wenig selbsterklärend ausgezeichnet. EDI-Nachrichten werden über eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen den EDI-Systemen der Partner ausgetauscht. Im Gegensatz zu EDI ermöglichen aktuelle Internet-Technologien wie das einheitliche Netzwerkprotokoll TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) die Kommunikation heterogener Computersysteme. Dabei werden die Daten in standardisierten Paketen an eindeutige IP-Adressen versendet. Aktuelle E-Procurement-Systemlösungen basieren allesamt auf dem Datenaustausch über IP-basierte Netzwerke. Aufgrund der damit verbundenen Plattformunabhängigkeit und Erweiterbarkeit werden dabei sog. XML-basierte Formate genutzt. Die extensible Markup Language (XML) ist ein universeller Standard zur Beschreibung strukturierter Dokumente und Daten. XML ist eine Metasprache, mit der beliebige Auszeichnungssprachen (z. B. für elektronische Produktkataloge) definiert werden können. Eine Auszeichnungssprache besteht aus einer Menge von ineinander geschachtelten Elementen (s. Abb. 43). Durch die Möglichkeit der Schachtelung erhält das resultierende Dokument eine hierarchische Struktur. Weil einzelne Elemente einen Namen tragen, sind XML-Dokumente selbstbeschreibend und können sowohl von Mensch als auch Maschine interpretiert werden. Abb. 44 zeigt beispielhaft ein auf der in Abb. 43 definierten Auszeichnungssprache basierendes XML-Dokument. Abb. 43: Beispiel für eine auf XML basierende Auszeichnungssprache erstellt mit Liquid XML Studio 2013 Designer Edition. Die formale Spezifikation XML-basierter Auszeichnungssprachen unterstützt die Erstellung und Verarbeitung von XML-Dokumenten. Beispielsweise kann durch einen automatisierten Vergleich von XML-basierten Produktdaten und der jeweiligen Spezifikation die Gültigkeit und damit die Konformität zum definierten Format überprüft werden. So wird sichergestellt, dass keine fehlerhaften oder unvollständigen Dokumente verarbeitet werden was bei CSV-/EDI-Formaten nicht möglich ist (Leukel 2004, S. 77 f.).

5 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 125 Abb. 44: Beispiel für ein XML-Dokument Zur Beschreibung gültiger XML-Dokumente kommen in der Regel die Formate Document Type Definition (DTD) oder XML Schema Definition (XSD, s. Abb. 43) zum Einsatz. XML erlaubt zudem die Repräsentation von komplexen Multimediadaten. Dies ist insbesondere für elektronische Produktkataloge von Bedeutung, da neben den textuellen Daten in der Regel auch Abbildungen der Produkte von hoher Wichtigkeit sind. Weitere Unterschiede zwischen den Formatgruppen sind in Abb. 45 zusammengefasst. CSV-Formate EDI-Formate XML-Formate Datenmodell Strukturkomplexität Dateien je Nachricht selbstbeschreibend Übertragungsgröße formale Spezifikation Werkzeugunterstützung Multimediadaten plattformunabhängig erweiterbar satzorientiert satzorientiert hierarchisch gering hoch hoch z.t. mehrere 1 1 nein eingeschränkt ja minimal gering hoch nein nein ja hoch gering hoch nein nein ja nein nein ja nein nein ja Abb. 45: Der Vergleich von CSV-, EDI- und XML-basierten Datenformaten Quelle: Leukel 2004, S. 78.

6 126 Die Grundlagen des E-Procurement Online-Standardisierung Um den Datenaustausch im E-Procurement und damit auch im E-Business effizienter und kostensparender zu machen, sind besonders international nutzbare Standards notwendig (s. Abb. 46). Online-Standards legen Datenformate fest, die dem Informationsaustausch zwischen Unternehmen zugrunde liegen. Im Vergleich zu proprietären Formaten lassen sich Standards leichter gegenüber Partnern durchsetzen, werden von vielen Produktherstellern unterstützt und benötigen kein schwer zu akquirierendes Know-How (Quantz/Wichmann 2003, S. 10). E-Business-Standards sind anders als viele Standards in traditionellen Umfeldern inhärent konvertierbar. So lassen sich Daten eines XMLbasierten Formats mit Hilfe der passenden Transformationsregeln prinzipiell immer in ein anderes XML-basiertes Format umwandeln. Austausch ohne Standards Standardisierter Austausch Einkäufer Einkäufer Einkäufer Einkäufer Einkäufer Einkäufer einheitlicher Katalogstandard Lieferant Lieferant Lieferant Lieferant Lieferant Lieferant Abb. 46: Die Notwendigkeit von Standards im E-Procurement Quelle: in Anlehnung an Hentrich 2001, S. 71. Standards lassen sich allgemein anhand ihrer Komplexitätsebene systematisieren. Dabei bauen komplexere Standards oft auf weniger komplexen Standards auf. Insgesamt lassen sich fünf Arten E-Business-relevanter Standards identifizieren. Einige Standards sind vor diesem Hintergrund dabei durchaus mehreren Kategorien zuzuordnen (Quantz/Wichmann 2003, S. 12 f.): Auf der niedrigsten Komplexitätsebene sind Standards zur Produktidentifikation anzusiedeln. In handelsnahen Bereichen hat sich in diesem Bereich die EAN (European Article Number, s. Abb. 47) sowie der UPC (Universal Product Code) durchgesetzt. Beide Standards geben Produkten eine eindeutige Identifikationsnummer.

7 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 127 Standards zur Klassifikation und Beschreibung (s. auch Kapitel ) von Produkten bauen insbesondere auf den Identifikationsstandards auf und bieten die vor diesem Hintergrund die Möglichkeit, Informationen zu spezifizieren, die über die Angabe einer eindeutigen Identifikationsnummer hinausgehen. Beispiele für derartige Standards sind und UN/SPSC, ein von den Vereinten Nationen verabschiedeter Standard, der jedes Produkt einer eindeutigen, standardisierten Produktklasse zuordnet. Katalogaustauschformate (s. auch Kapitel ) setzen auf den Standards zur Produktbeschreibung auf und erweitern diese um Möglichkeiten zum Austausch von Produktdaten oder sogar ganzen Produktkatalogen. Beispiele sind das XML-basierte BMEcat-Format, cxml oder die EDIFACT-Nachrichten PRICAT und PRO- DAT. In technisch weniger ausgefeilten Umgebungen kommen aber auch CSV-Formate zum Einsatz. Bei Transaktionsstandards geht es insbesondere um die Modellierung von speziellen Geschäftsdokumenten (z. B. Bestellung, Lieferschein, Rechnung), die Transaktionen zwischen den Geschäftspartnern anstoßen. Beispiele sind EDIFACT und cxml. Die höchste Komplexität weisen jedoch Standards zur Modellierung ganzer Geschäftsprozessen auf. Hier geht es eben nicht nur um die Repräsentation einzelner Nachrichten oder Dokumente, sondern insbesondere auch um die spezielle Festlegung von Sequenzen von Nachrichten als komplexe Abläufe. Beispiel sind Biztalk und ebxml. Abb. 47: EAN am Beispiel der ISBN-Nummer des Buchs Online-Marketing

8 128 Die Grundlagen des E-Procurement Online-Produktkataloge Katalogdaten sind eine für die rechnergestützte Verarbeitung notwendige Darstellung von Informationen über Produkte. Sie sind allerdings keinesfalls eine neue Erscheinung des elektronischen Handels, denn auch für die Herstellung papierbasierter Kataloge werden und wurden Katalogdaten benötigt. Katalogdaten stehen in engem Zusammenhang zu Material- und Produktdaten und lassen sich nicht eindeutig von diesen abgrenzen. Bei Materialdaten stehen kaufmännische Daten über Produkte im Vordergrund. Sie werden in erster Linie von betriebswirtschaftlichen Informationssystemen, also den ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) genutzt und verwaltet. Im Vordergrund stehen Informationen über die bei der Produktion eingesetzten Materialien (Materialstammsatz) sowie über die letztendlich erzeugten Produkte. Während in Industrieunternehmen von Materialien gesprochen wird, spricht man im Handel und auch im Vertrieb von Artikeln, die in Warenwirtschaftssystemen (WWS) verwaltet werden. Entsprechend wird von Artikelstamm, Artikelnummer, Artikelbeständen und Artikelgruppen gesprochen (Leukel 2004, S. 12 ff.). Unter dem Begriff Produktdaten werden alle Informationen zusammengefasst, die während des aus Planung, Entwicklung/Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Herstellung, Vertrieb, Nutzung und Entsorgung/Recycling bestehenden Lebenszyklus eines Produktes entstehen (Leukel 2004, S. 12). Produktdaten werden in sog. PDM- bzw. PLM-Systemen (Product Data Management/Product Lifecycle Management) verwaltet. Da sich Produktdaten auf den Produktlebenszyklus aus Sicht des Herstellers beziehen, fehlt im Bereich der Produktdaten in der Regel die eher kundenorientierte Sichtweise. ERP-System PDM-System Materialdaten Herstellungskosten Bestände Arbeitspläne Stücklisten 3D-Geometriedaten Simulationsdaten Produktdaten Preise Vertriebstexte Identifikation Klassifizierung Merkmale Zeichnungen Katalogdaten Produktabbildungen für Browserausgabe Keywords für Katalogsuche Abb. 48: Das Verhältnis von Material-, Produkt- und Katalogdaten Quelle: in Anlehnung an Leukel 2004, S. 19.

9 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 129 Der Zusammenhang zwischen Material-, Produkt- und Katalogdaten lässt sich als Mengendiagramm darstellen (s. Abb. 48). Dabei entstehen sieben inhaltlich sinnvolle Teilmengen. Neben den Katalogdaten, die sich auch dem Bereich der Material- oder Produktdaten zuordnen lassen, existieren Katalogdaten, die einzig in Online-Produktkatalogen Verwendung finden. Beispiele hierfür sind Abbildungen und Multimediadaten für die Ausgabe im Webbrowser sowie Stichworte, die bei der elektronischen Suche zum Einsatz kommen. Es ist einschränkend festzuhalten, dass Material-, Produkt- und Katalogdaten nicht immer exakt voneinander zu trennen sind. Zudem lässt sich in der Praxis zunehmend eine Integration von ERP- bzw. WWS-, PDM- und internetbasierten Katalogsystemen feststellen, sodass auch die von den Systemen verwalteten Daten zunehmend anwendungsübergreifend genutzt werden. Ein elektronischer Online-Produktkatalog kann als Menge logisch zusammenhängender Katalogdaten betrachtet werden. Dabei lassen sich vier Datenbereiche (s. Abb. 49), zwischen denen allerdings zahlreiche Beziehungen existieren (Leukel 2004, S. 20 ff.), identifizieren. Katalogmetadaten sind gemäß des Metadatenbegriffs ( Daten über Daten ) Daten über Katalogdaten. Sie repräsentieren keine Daten über die im Katalog beschriebenen Produkte, sondern spezifizieren den Katalog selbst. Als Beispiele für Katalogmetadaten können die Katalogversion, Bezeichnung, Erstelldatum, Ersteller, Empfänger, zugehörige Rahmenverträge sowie genutzte Sprache(n) und Währung(en) genannt werden. Katalogmetadaten Katalogstrukturdaten Kataloggruppensystemdaten Produktklassifikationssystemdaten Produktdaten Identifikations-/ Beschreibungsdaten Spezifikationsdaten Bestell- und Logistikdaten Preisdaten Produktstrukturdaten Referenzierungsdaten Parametrisierungsdaten Konfigurationsdaten Abb. 49: Ein Modell für Katalogdatenbereiche Quelle: Leukel 2004, S. 23. Der Bereich der Katalogstrukturdaten dient der Systematisierung der im Katalog enthaltenen Produkte. Auch hier werden also noch nicht die Produkte selbst, sondern Kategorien von Produkten beschrieben. Das beschriebene Kataloggruppensystem strukturiert zunächst das im Katalog enthaltene Sortiment, in dem gleichartige Produkte zu Kata-

10 130 Die Grundlagen des E-Procurement loggruppen zusammengefasst werden. Diese sind in der Regel mehrstufig angelegt, sodass eine Baumstruktur entsteht, die das Produktspektrum des Lieferanten widerspiegelt. Diese Struktur wird auf Käuferseite zur Navigation und Suche im Katalog verwendet. Die Gestaltung dieser Gruppenhierarchie liegt daher allein beim Lieferanten. Das dann ebenfalls im Bereich der Strukturdaten beschriebene Produktklassifikationssystem hingegen ordnet jedes Produkt eindeutig einer definierten Produktklasse zu. Diese kann standardisierte Merkmalsleisten (also eine Menge möglicher Produktmerkmale) definieren, z. B. Farbe, Länge und Gewicht. Zum Einsatz kommen hier die bereits in Kapitel beschriebenen Klassifikationsstandards. Die Produktdaten müssen jedes Produkt so beschreiben, dass es aus dem elektronischen Katalog heraus bestellt werden kann und alle nachfolgenden Teilprozesse (Auftragsbearbeitung, Auslieferung, Wareneingang, Rechnungsstellung, Zahlung) unterstützt werden. Produktdaten enthalten Daten zur (eindeutigen) Identifikation und Beschreibung, eine Spezifikation der konkreten Produktmerkmale, Bestell- und Logistikdaten (z. B. mögliche Bestelleinheiten, enthaltene Mengen, enthaltene Einheiten und Mindestbestellmengen) sowie Preisdaten. Insbesondere bei den Preisdaten handelt es sich um hochkomplexe Informationen, da hier z. B. kundenindividuelle Preise, Produktvarianten zu unterschiedlichen Preisen, Sonderpreise, Abhängigkeiten des Preises von der Bestellmenge, Preisbündelung beim Kauf von Produktsets sowie räumlich-regionale und zeitliche Faktoren modelliert werden müssen. Im Datenbereich der Produktstrukturdaten werden die innere Struktur von Produkten und die im Produktsortiment bestehenden Beziehungszusammenhänge abgebildet. So enthalten Produktstrukturdaten zugehörige Referenzierungsdaten, die über Artikelreferenzen semantische Beziehungen zwischen Produkten beschreiben, die über die hierarchischen Gruppensysteme hinausgehen. Beispiele sind Beziehungen zu passenden Ersatzteil-, Zubehör-, Alternativ-, Nachfolge- und Zusatzartikeln. Durch Artikelreferenzen wird es zudem möglich, auf andere relevante Produkte hinzuweisen, die bei der Bestellentscheidung zu berücksichtigen sind (Cross-Selling; s. Kapitel ). Einen zweiten Unterbereich bilden die Parametrisierungsdaten: Parameter definieren dabei variante Merkmale, deren Werte in einem bestimmten Wertebereich liegen. Oft sollen die in einem Katalog enthaltenen Produkte nämlich nicht nur anhand fester Merkmale beschrieben werden, sondern eine Bestimmung der Merkmale durch den Besteller ermöglichen. Beispiele für derartige Merkmale sind die Farb- und Größenwahl. Die Abgrenzung zwischen varianten Merkmalen und potenziell varianten Merkmalen (die dennoch zu fixen Produkten führen) bestimmt das katalogerstellende Unternehmen. Auch bei Produktvarianten ist der Grad der kundenseitigen Produktspezifikation jedoch noch recht gering. Sollen die zu bestellenden Produkte erst durch die Auswahl und Spezifikation ihrer Komponenten entstehen, muss der Katalog die für die kundenseitige Produktzusammenstellung benötigten Konfigurationsdaten abbilden. Ein Beispiel für die Produktkonfiguration bilden Arbeitsplatzrechner, bei denen der Besteller über geeignete Eingabemasken Gehäuse, Prozessor, Laufwerke, Festplatte und Hauptspeicher konfigurieren kann. Im Endeffekt entstehen also kundenindividuelle Produkte, die dank Internettechno-

11 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 131 logien effizient zusammengestellt und anschließend auf individuelle Kundenbedürfnisse zugeschnitten produziert werden können (s. Kapitel ). Jeder spezifische Katalog zeichnet sich durch seine strukturelle Komplexität aus. Diese setzt sich prinzipiell aus dem Umfang der Katalogdaten selbst und den inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen den Katalogdaten zusammen. So hängt die Komplexität zum einen von den Kataloginhalten ab, z. B. dem Grad der Nutzung von Kataloggruppensystem (en), Klassifikationssystem(en), Produktmerkmalen, kundenspezifischen Preisen, Produktabbildung(en), Artikelreferenzen, Varianten und Konfigurationen. Darüber hinaus spielen bei der Komplexität des Kataloges die Anzahl verschiedener Kunden, Währungen, Gebiete, Sprachen und Zeiträume eine entscheidende Rolle (Leukel 2004, S. 62) Online-Katalogmanagement Das Online-Katalogmanagement umfasst alle für den Betrieb und die Nutzung eines existierenden Online-Produktkataloges benötigten Funktionen. Hierbei handelt es sich in erster Linie um die Darstellung des Produktsortiments sowie um Funktionen für die Aktualisierung bzw. Übermittlung der Kataloge. Für die Darstellung von Katalogen und den Austausch von Katalogen zwischen Unternehmen werden vermehrt XML-Standards verwendet (s. Kapitel ). Der Grund hierfür liegt in den vielschichtigen Anforderungen, die das Online-Katalogmanagement mit sich bringt. Dabei kommen zum einen allgemeine, aus der Informatik bekannte Datenmanagementziele zum Tragen, so z. B. die Sicherstellung von Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Katalogdaten. Auf die Notwendigkeit der zugehörigen Standardisierung wurde in Zusammenhang mit Online-Datenformaten bereits eingegangen (s. Kapitel ). Ein wesentliches Element vieler Systemlösungen im E-Procurement ist vor diesem Hintergrund der Multi Supplier Product Catalogue (MSPC). In einem derartigen Multilieferantenkatalog sind die Artikel verschiedener Lieferanten zusammengeführt, um die Auswahl der gewünschten Produkte und Lieferanten für die Mitarbeiter zu vereinfachen. Um die Mitarbeiter bei ihrer Sourcing-Entscheidung zu unterstützen, stellen MSPC verschiedene Suchfunktionalitäten zur Verfügung. Beispiele hierfür sind ein hierarchisches Browsen entlang einer Produkthierarchie, eine Stichwortsuche oder eine parametrische Suche in einem abgegrenzten Suchbereich (z. B. in einem bestimmten Preisbereich). Zur Sicherstellung derartiger Funktionalitäten müssen die Daten eines MSPC entsprechend strukturiert und aufgearbeitet sein (Dolmetsch 2000, S. 166 ff.). Dabei ist zu berücksichtigen, dass die einzelnen Lieferantenkataloge sich sowohl strukturell als auch inhaltlich in hohem Maße voneinander unterscheiden können. Vor diesem Hintergrund bringen MSPC zwei zentrale Anforderungen mit sich: Die Konsolidierung stellt sicher, dass die verschiedenen Lieferantenkataloge in einer einheitlichen Metastruktur zusammengeführt sind. Quer durch die Lieferantenkataloge wird dabei eine Clusterung von Produkten nach wesentlichen Produktmerkmalen vorgenommen. Vergleichbare Produkte verschiedener Anbieter werden

12 132 Die Grundlagen des E-Procurement innerhalb des MSPC so derselben Produktgruppe zugeordnet. Bei der Konsolidierung werden also insbesondere die Katalogstrukturdaten (s. Kapitel ) berücksichtigt. Ziel der Rationalisierung ist es, eine Vergleichbarkeit der Produkte auf der Ebene der Produkt- und Produktstrukturdaten zu ermöglichen, also die einzelnen Produkte anhand ihrer spezifischen Eigenschaften vergleichbar zu machen. Rationalisierung bedeutet somit die syntaktische und semantische Vereinheitlichung der Wertebereiche mit Hilfe eines standardisierten Beschreibungsvokabulars. Abb. 50 illustriert das Problem unterschiedlicher Produkt- und Produktstrukturdaten bei verschiedenen Anbietern. Produktdaten Anbieter A Anbieter B Anbieter C rationalisiert Wertebereich Kurzbeschreibung Filzstift Farbstift Stift Filzstift Filzstift Farbe königsblau bl Blau blau blau, rot, schwarz, gelb Strichdicke 2 mm 2 Millimeter 0,2 cm 2 mm 0,5 mm, 1 mm, 2 mm, Abb. 50: Die Notwendigkeit der Rationalisierung im Online-Katalogmanagement Den Anforderungen der Konsolidierung und Rationalisierung lässt sich mit den in Kapitel beschriebenen Standards zur Klassifikation und Beschreibung begegnen. Diese geben einerseits einen Kategorisierungsvorschlag für Produkte vor, der unabhängig vom Aufbau der einzelnen Lieferantenkataloge ein Ordnungssystem zur Konsolidierung vorgibt. Andererseits geben sie einheitliche Formate und definierte Wertebereiche für Produkt- und Produktstrukturdaten vor. Diese wiederum ermöglichen parametrische Suchanfragen und einen elektronisch unterstützten, anbieterübergreifenden Vergleich von Produkten. Neben der zum Zwecke der Konsolidierung und Rationalisierung geforderten Standardisierung, ohne die Austausch und Integration von Katalogdaten nur bedingt möglich wären, stellt die Medienneutralität der elektronischen Produktdaten eine wesentliche Anforderung des Online-Katalogmanagements dar (Leukel 2004, S. 148). Medienneutrale Katalogformate sind durch eine strikte Trennung von Inhalt, Struktur und Layout unabhängig von Übertragung und Darstellung und verzichten bewusst auf medienspezifische Restriktionen und Anforderungen.

13 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 133 Ein Beispiel für eine Katalogmanagement-Lösung kommt von der POOL4TOOL AG, die durch einen verbesserten Katalog-Upload und ein neues Staging für Einkäufer und Lieferanten einen großen Mehrwert bietet. Die ecatalog-applikation ermöglicht die Freigabe neuer Preise und Artikel ( Staging ) für Einkäufer und Lieferanten, eine flexible Definition von Prüfregeln, eine einfache Freigabe von einzelnen Artikeln und schnellere Katalog-Updates. Entscheidend für einen hohen Nutzungsgrad der Katalogmanagement-Lösung ist die Akzeptanz seitens der Lieferanten (POOL4TOOL AG 2015) Online-Warenwirtschaftssysteme Eine zentrale Anforderung an elektronische Beschaffungssysteme ist insbesondere die Möglichkeit des Datenaustausches mit bereits bestehenden Informationssystemen auf Anbieter- und Nachfragerseite. Somit ist eine Integration von E-Procurement-Systemen in die bestehende Systemlandschaft eines Unternehmens unerlässlich. Von besonderer Relevanz ist dabei der Datenaustausch zwischen Beschaffungssystemen und Warenwirtschaftssystemen oder auch sog. ERP-Systemen. Als ERP-System bezeichnet man ein Informationssystem, das Geschäftsprozesse und Geschäftsregeln sowohl innerhalb der Hauptfunktionsbereiche eines Unternehmens als auch über Bereiche hinweg abbildet und teilweise oder ganz automatisiert (Kurbel 1990, S. 241). Dabei wird ein Informationsfluss zwischen den verschiedenen Funktionen eines Unternehmens (z. B. Einkauf, Produktion, Personal- und Finanzwesen) ermöglicht. Auf die zunehmend anwendungsübergreifende Nutzung von Katalogdaten (die gerade in Form von Material- bzw. Artikelstammdaten auch in ERP- bzw. Warenwirtschaftssystemen auftauchen) wurde zuvor bereits eingegangen. Zwischen E-Procurement-Systemlösungen und bestehenden Informationssystemen lässt sich jedoch eine Reihe weiterer Integrationspunkte identifizieren (Nekolar 2003, S. 58): ERP-Module für das Personalwesen und Human Resources-Programme dienen u. a. der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Benutzerprofilen, Zugriffsrechten, Vorgesetzten, Budgets und Adressdaten, die bspw. im Rahmen des E-Procurement für Sourcing-, Bestell- und Lieferprozesse benötigt werden. ERP-Module für die Materialwirtschaft des einkaufenden Unternehmens verwalten bspw. Materialstammsätze, Lieferantendaten und Lagerbestände, auf Basis derer Sourcing-Entscheidungen getroffen werden. Bei der Bestellung spielen darüber hinaus u. a. vom ERP-System verwaltete Bestellanforderungen, Freigabeprozesse, und Lagerreservierungen eine Rolle. Analog dienen Warenwirtschaftssysteme auf Seite des Lieferanten der Verwaltung von Artikel- und Kundenstammdaten. ERP-Module für das Finanzwesen dienen der Verwaltung von Kostenstellen, Kostenarten, Budgets und Produktbewertungen. Für die Prüfung der über das E-Procurement-System getätigten Bestellungen spielen zudem die hier verwalteten Sach- und Anlagekonten, Rechnungen und Überweisungen eine Rolle.

14 134 Die Grundlagen des E-Procurement Der offensichtliche Integrationsbedarf zwischen E-Procurement-Lösungen und der bereits bestehenden Systemlandschaft erfordert standardisierte Schnittstellen, über die die Anwendungen auf Basis einer einheitlichen, auf etablierten Standards basierenden Kommunikationsinfrastruktur Daten austauschen können Die Systemlösungen beim elektronischen Einkauf Wichtige Ziele internetbasierter Beschaffungslösungen sind unter anderem, einen dezentralen Einkauf am Arbeitsplatz der Mitarbeiter zu ermöglichen, Kosten zu sparen sowie definierte Rechte an Einkäufer zu vergeben. Ähnlich wie bei den anderen beiden Plattformen des E-Business (E-Shop, E-Marketplace), bei denen elektronische Geschäftsprozesse nach ihrem Veranstalter differenziert werden, lassen sich auch die Systemlösungen im E-Procurement anhand der Frage differenzieren, wer die resultierenden Geschäftsprozesse durch die Implementierung der Systemlösung ermöglicht. In Abhängigkeit von der Partei, die die Beschaffungslösung in ihrem System hält, kann zwischen insgesamt drei Grundmodellen bzw. Ausprägungen von internetbasierten E-Procurement- Lösungen unterschieden werden, auf die im Folgenden jeweils detailliert eingegangen werden soll Sell-Side-Modell Bei Sell-Side-Lösungen werden sowohl die Einkaufssoftware als auch der Online-Katalog vom Lieferanten (Anbieter) zur Verfügung gestellt. Bei derartigen Lösungen hat der Bedarfsträger des einkaufenden Unternehmens nach Anmeldung über die Lieferanten-Website Zugriff auf die eventuell individuell vereinbarten Produkte und Preise. Bei Sell-Side-Lösungen handelt es sich somit prinzipiell auch um eine, hier primär im Bereich B2B zum Einsatz kommende E-Shop-Lösung (s. Kapitel 3). Aus Sicht der Beschaffung unterscheidet sich diese E-Shop-Lösung aber sehr im Grad der Integration mit der Beschaffungsseite, die in erster Linie von der Intensität der Geschäftsbeziehung zu einem beschaffenden Unternehmen abhängt. Da die Kataloge verschiedener Anbieter weder konsolidiert noch rationalisiert sind, sind Sell-Side-Lösungen unfähig, den Besteller elektronisch beim Vergleich der Angebote verschiedener Anbieter zu unterstützen. Ein weiterer Nachteil von Sell-Side-Lösungen ist, dass sich der Bedarfsträger mit den unterschiedlichen Designs und Navigationsstrukturen der verschiedenen Lieferanten auseinandersetzen muss. Da die Transaktionsdaten beim Lieferanten anfallen, kommt es auf Einkaufsseite zudem zu einer manuellen Übertragung der Bestellungen in das eigene ERP-System, sofern die Lösung keine zusätzlichen Schnittstellen zum Datenaustausch mit der EDV des einkaufenden Unternehmens zur Verfügung stellt (Schubert 2002, S. 5). Der wichtigste Vorteil einer derartigen Lösung liegt darin, dass der Lieferant seine Produkte optimal präsentieren und produktspezifische Funktionen integrieren kann. Regelbasierte Produkt- und Preiskonfiguratoren ermöglichen es dem Bedarfsträger, ein Produkt nach

15 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 135 eigenen Wünschen dynamisch zu konfigurieren. Zudem erlauben viele Sell-Side-Lösungen eine Integration mit dem ERP-System bzw. der Warenwirtschaft des Lieferanten. Mittels integrierter Systeme kann der Beschaffer Informationen wie die Bestellhistorie oder den Auftragsstatus abfragen. Dem Lieferanten erspart die Integration die erneute Eingabe von Bestellungen und eine wesentlich effizientere Auftragsabwicklung (Dolmetsch 2000, S. 141). Im Wesentlichen unterstützen Sell-Side-Lösungen den Beschaffer beim Sourcing, nicht jedoch bei unternehmensinternen Verfahren wie z. B. Genehmigungsprozessen. Viele Sell-Side-Lösungen verfügen allerdings über umfangreiche Personalisierungsfunktionen, wie die Abbildung kundenindividueller Regeln für den Beschaffungsprozess. Aus Sicht des beschaffenden Unternehmens verursachen Sell-Side- Lösungen außerdem nur geringe Kosten, da das Katalogmanagement komplett von den Lieferanten übernommen wird. Abb. 51: Quelle: Das Beispiel eines Sell-Side-Modells im E-Procurement Als Beispiel für ein Sell-Side-Modell kann das E-Procurement-System von festo.com genannt werden. Das Unternehmen stellt im Internet nach den eigenen Angaben über Produkte aus dem Feld der pneumatischen Komponenten und Systeme für das einkaufende Unternehmen bereit. Über einen Online-Katalog (s. Abb. 51) hat der Beschaffer Zugriff auf alle dazugehörigen technischen Daten, CAD-Modelle und Produktdokumentationen. Nach Produktauswahl, Verfügbarkeitsprüfung und einer eventuellen Konfiguration kann über eine Warenkorbfunktion abschließend der Einkauf erfolgen.

16 136 Die Grundlagen des E-Procurement Buy-Side-Modell Im Gegensatz zu einer Sell-Side-Lösung werden bei einer Buy-Side-Lösung die Einkaufssoftware und der überwiegende Teil des Online-Kataloges von dem einkaufenden Unternehmen (Nachfrager) betrieben. Der Einsatz einer eigenen Einkaufslösung bringt zwei wesentliche Vorteile mit sich: Zum einen ermöglicht der zu einer Buy-Side-Lösung zugehörige Multilieferantenkatalog (MSPC) die lieferantenübergreifende Auswahl der gewünschten Produkte. Zum anderen ermöglicht eine Buy-Side-Lösung die einmalige und lieferantenunabhängige Abbildung von Regeln für den Beschaffungsprozess und sorgt so für die Einhaltung von Rahmenvereinbarungen, Kompetenzen und Genehmigungsabläufen. Buy-Side-Lösungen werden oft auch als Desktop-Purchasing-Systeme (DPS) bezeichnet, da sie es jedem Mitarbeiter ermöglichen, vom eigenen Schreibtisch aus über eine einheitliche Benutzeroberfläche Bestellungen zu generieren. Sie basieren verbreitet auf einem MSPC, der über das Intranet des Unternehmens zugänglich ist. Zum Einsatz kommt auf Seite des Bedarfsträgers dabei lediglich ein Webbrowser. Anders als fremdbetriebene Systeme lassen sich Buy-Side-Lösungen optimal in die bestehende Systemlandschaft des Unternehmens integrieren. So bieten viele ERP-Systeme Schnittstellen für den Datenaustausch mit Buy-Side-Lösungen bzw. eigene Module zur Unterstützung des elektronischen Einkaufs. Diese erlauben zudem das Tracking von Genehmigungs- und Bestellprozessen, unterstützen den Warenempfang sowie die finanzielle Verbuchung der beschafften Produkte. Abb. 52: Quelle: Das Beispiel eines Buy-Side-Modells im E-Procurement

17 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 137 Abhängig von der jeweiligen Lösung und Implementierung können DPS das beschaffende Unternehmen in allen Teilprozessen der Beschaffung unterstützen, worauf in Kapitel 2.2 noch detailliert eingegangen wird. Eine Buy-Side-Lösung muss nicht zwangsweise von der eigenen Einkaufs- bzw. IT-Abteilung gepflegt und administriert werden: Wird eine Buy-Side-Lösung von einem externen Dienstleister (einem sog. Procurement Service Provider) unterhalten, spricht man von einer Hosted-Buy-Side-Lösung. Als Beispiel für ein Buy-Side-Modell kann das E-Procurement-System click2procure (s. Abb. 52) von Siemens genannt werden. Laut eigenen Aussagen verfügt das Unternehmen über einen internationalen, konzernweiten elektronischen Einkaufsmarktplatz, der die Lieferanten und die eigenen Mitarbeiter in ihren täglichen Hauptaufgaben im Beschaffungsprozess unterstützt. Die Registrierung in diesem eigenen E-Procurement-Portal ist dabei die Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit mit Siemens Marketplace-Modell Bei einer E-Marketplace-Lösung (s. Kapitel 4) werden die für die Bestellabwicklung erforderlichen Funktionen sowie Online-Kataloge in der Regel durch einen Marktplatzbetreiber (Intermediär) betrieben, dessen MSPC-basierte Internet-Plattform von mehreren einkaufenden und verkaufenden Unternehmen genutzt wird. Dabei müssen Marktplätze nicht zwangsweise allgemein offen sein. Oft werden im Rahmen des E-Procurements auch gemeinschaftlich betriebene Portale eingesetzt, bei denen eine Gruppe einkaufender oder verkaufender Unternehmen federführend ist und die für die Geschäftsvorgänge gültigen Regeln aufstellt (Schubert 2002, S. 5). Abb. 53: Quelle: Das Beispiel eines Marketplace-Modells im E-Procurement

18 138 Die Grundlagen des E-Procurement Ähnlich wie Sell-Side-Lösungen unterstützen Marketplace-Lösungen das einkaufende Unternehmen beim Sourcing, weniger aber beim Genehmigungsprozess. Zwar werden einige der Nachteile von Sell-Side-Lösungen durch den vorhandenen Multilieferantenkatalog und die einheitliche Benutzeroberfläche ausgeglichen, eine optimale Integration mit bestehenden Systemlösungen auf Nachfragerseite ist aber auch bei der Nutzung einer reinen Marketplace-Lösung nicht gegeben. So bieten viele Marktplatzbetreiber zusätzliche modular aufeinander abgestimmte Dienstleistungen an. Diese wiederum können von einzelnen Unternehmen für den Betrieb ihrer Sell-Side- bzw. Buy-Side-Lösungen in Anspruch genommen werden. Beispiele für derartige Leistungen sind die Pflege, Konsolidierung und Rationalisierung von Online-Katalogen. Auch die Aufbereitung privater Produktkataloge mit verhandelten Preisen und individuellen Katalogstrukturen und Produktdaten für jedes einzelne beschaffende Unternehmen zählt zu den von einem Content Provider angebotenen Diensten (Dolmetsch 2000, S. 165). Besonderheiten eines E-Marketplace auch im E-Procurement werden ausführlich in Kapitel 4 behandelt. mercateo.de kann mit seinem E-Procurement-System als Beispiel für ein Marketplace- Modell angeführt werden (s. Abb. 53). Das Unternehmen betreibt nach eigenen Angaben mit ca Herstellern/Lieferanten, 214 Markenwelten und ca. 19 Mio. Artikeln bei über 1,3 Mio. Geschäftskunden derzeit den größten offenen B2B-Marktplatz im deutschsprachigen Internet. Bei mercateo.de hat der Einkäufer den Zugang zu einem Multilieferantenkatalog, in dem nach Artikeln verschiedener Lieferanten gesucht werden kann. Die nach einem Login ausgewählten und bestellten Artikel werden dann direkt vom einzelnen Lieferanten versendet, die Rechnung für Ihre gesamte Bestellung erhält der Einkäufer dagegen vom Marktplatzbetreiber mercateo.de Die Systemarchitekturen beim elektronischen Einkauf Um ein grundlegendes Verständnis für die Architektur von E-Procurement-Systemen zu vermitteln, werden im Folgenden die zugehörigen Komponenten derartiger Systeme vorgestellt. Der Fokus liegt dabei auf Desktop-Purchasing-Systemen im Buy-Side-Bereich, da diese aus Sicht des beschaffenden Unternehmens eine wesentlich höhere Komplexität als Sell-Side- und Marketplace-Lösungen aufweisen. Anschließend wird auf die unternehmensübergreifende Kommunikation zwischen Systemkomponenten eingegangen, die den Server, den Katalogaustausch bzw. Content Management-Bereich sowie die Durchführung standardisierter Bestellprozesse betrifft Client-Komponenten Bei Desktop-Purchasing-Systemen handelt es sich um auf Internet-Technologien basierende Client/Server-Architekturen. Sie bestehen aus in Komponenten aufgeteilten Informationssystemen, bei denen Serverkomponenten den sog. Clients bestimmte Dienste zur Verfügung stellen. Client-Komponenten nehmen diese Dienste in Anspruch. Die

19 Die Systeme beim elektronischen Einkauf 139 Kommunikation zwischen Server und Clients erfolgt wie bereits erwähnt über Standards der TCP/IP-Protokollfamilie (s. Kapitel ). Das Internet-Protokoll (IP) hat die Aufgabe, Datenpakete unternehmensintern und über Unternehmensgrenzen hinweg vom Sender zum Empfänger zu transportieren, ohne dass vorher eine Verbindung zwischen Sender und Empfänger aufgebaut werden muss. Auf Clientseite werden im Rahmen einer Desktop Purchasing-Lösung lediglich einfache Arbeitsplatzrechner mit Webbrowser benötigt, über die die Bedarfsträger den MSPC durchsuchen und Bestellungen generieren können. Auch die Administration und Pflege des Systems erfolgt über webbasierte Benutzerschnittstellen. Die Kommunikation zwischen clientseitigem Webbrowser und serverseitigem Procurement-System basiert dabei stets auf dem auf TCP/IP aufbauenden Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Server-Komponenten Während die Clients also lediglich die Benutzerschnittstelle bilden, stellen die Server- Komponenten diejenige Software dar, die für die eigentliche Applikationslogik sowie für die Datenhaltung verantwortlich ist. Auch die serverseitigen Komponenten sind in der Regel über mehrere Rechner verteilt. Gründe für die Nutzung solch eines verteilten Systems sind die Realisierung echter Nebenläufigkeit (also die gleichzeitige Ausführung mehrerer Prozesse) sowie die resultierende Skalierbarkeit: Durch Hinzufügen weiterer Rechner kann die Leistungsfähigkeit des Gesamtsystems (vor allem in Hinblick auf eine hohe Anzahl gleichzeitiger Nutzer) erhöht werden. Ein häufig anzutreffendes Szenario ist auch die Bereitstellung von entfernten Ressourcen, wie es bei der Anbindung von unternehmensinternen ERP-Systemen oder sogar unternehmensexternen, bspw. beim Lieferanten liegenden Datenbanken der Fall ist. Eine Verteilung dient zudem auch der Fehlervermeidung, indem bestimmte Funktionalitäten von mehreren Rechnern angeboten werden (Redundanz). Beim Ausfall eines Rechners wird die gleiche Funktionalität so von einem anderen angeboten. Desktop-Purchasing-Systeme bestehen in der Regel aus drei verschiedenen Arten von Server-Komponenten (Dolmetsch 2000, S. 216): Komponenten für Prozesse und Workflows enthalten die Logik zur Verwaltung von Bestellanforderungen und zur Ausführung von Bestellungen durch die Bedarfsträger. Sie greifen auf Datenbanken zu, in denen konfigurierte Warenkörbe, Bestellanforderungen und Bestellungen gespeichert werden. Komponenten für Produktkatalog und Content Management (s. Kapitel ) enthalten die Logik zu Suche, Sourcing und Produktkonfiguration durch den Bedarfsträger sowie zur Pflege der Katalogdaten durch Einkaufsabteilung, Dienstleister oder Lieferanten. Sie greifen direkt auf den MSPC zu. Komponenten zur Systemadministration werden in der Regel von der Einkaufsabteilung genutzt, um Benutzerprofile, Genehmigungsregeln und Lieferantenprofile zu verwalten und in einer entsprechenden Datenbank abzulegen.

20 140 Die Grundlagen des E-Procurement Benutzerschnittstelle/Webbrowser Sicherheit (SSL) Prozesse und Workflows Integration mit internen Informationssystemen Bestelldaten-APIs Katalog-APIs Admin.-APIs Bestellanforderung Statuscheck, Verfügbarkeits-/ Preisprüfung, Ausschreibungen Datenbank-APIs Produktkatalog und Content Management Suche/Sourcing/Konfiguration Datenbank-APIs Systemadministration Profilverwaltung Datenbank-APIs Konfigurierte Warenkörbe Regelverwaltung Content Management Benutzer-/ Lieferantenprofile Bestellung Status, Verbuchung, Abwicklung, Warenempfang Bestellungen MSPC Genehmigungsworkflow Bestellanforderungen Genehmigungsregeln EDI Kommunikation/Integration mit Lieferantensystemen XML Netzwerkinfrastruktur Abb. 54: Die Server-Komponenten eines Desktop-Purchasing-Systems Quelle: Dolmetsch 2000, S Insbesondere Komponenten für Produktkatalog und Content Management sind oft als separate Katalogsysteme erhältlich, die in Verbindung mit verschiedenen Prozess- und Workflow-Komponenten genutzt werden können. Diese wiederum sind oft als Erweiterungsmodule für bestehende ERP-Systeme erhältlich. Die Kommunikation zwischen den einzelnen Komponenten sowie die Integration zu internen Informationssystemen wird durch sog. Application Programming Interfaces (APIs) sichergestellt. Hierbei handelt es sich um standardisierte Schnittstellen, die teils noch auf Basis von Technologien verteilter Applikationskomponenten (z. B. Java RPC oder Microsoft COM/DCOM), teils allerdings auch auf aktuelleren XML-basierten Web Services (s. Kapitel ) basieren. Die serverseitige Struktur eines Desktop-Purchasing-Systems ist zusammenfassend in Abb. 54 dargestellt.

21 Die Systeme beim elektronischen Einkauf Katalog-Komponenten Wie bereits erwähnt erfolgt die Erstellung und Pflege der elektronischen Produktkataloge (Content Management) mittels spezieller Katalog-Komponenten. Dass die von diesen Komponenten verwalteten Katalogdaten in einem engen Zusammenhang mit Materialund Produktdaten stehen, wurde bereits in Kapitel erläutert. Die für einen Online- Katalog benötigten Daten lassen sich demnach anhand ihrer Herkunft und Bestimmung differenzieren. Prinzipiell fließen bei der Katalogerstellung drei Datenarten zusammen (Wannenwetsch 2002, S. 119): Öffentliche Daten: Hier handelt es sich um allgemeine, für alle einkaufenden Unternehmen identische Informationen zu den im Katalog dargestellten Artikeln. Sie sind dabei hersteller- bzw. lieferantenspezifisch und werden demnach vom Lieferanten (unter Verwendung der vom Hersteller kommenden Produktdaten) gepflegt. Private Daten: Hier handelt es sich um für das einkaufende Unternehmen individuell erstellte bzw. zusammengestellte Informationen. Dazu zählen die konkreten Preise und Bestellmengen, aber auch einkaufsspezifische Katalogstrukturdaten. Private Daten repräsentieren demnach die konkrete Geschäftsbeziehung zwischen einkaufendem Unternehmen und Lieferanten. Back-End-Daten: Hier handelt es sich vor allem um Materialdaten des einkaufenden Unternehmens, die der Integration der Kataloglösung in bestehende ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme dienen und daher systemspezifisch sind. Diese drei Typen von Daten werden beim Content Management durch sog. Mapping- Verfahren miteinander verknüpft (s. Abb. 55). Auf diese Weise entsteht für jeden Artikel ein individuelles Profil (Wannenwetsch 2002, S. 119). Handelt es sich bei dem zu erstellenden Online-Katalog um einen MSPC, müssen die privaten und öffentlichen Daten verschiedener Lieferantenbeziehungen zudem konsolidiert und rationalisiert werden (s. Kapitel ). Den vom Hersteller definierten Produktdaten fügt der Lieferant weitere öffentliche Daten hinzu. Diese werden im Content Management (entweder durch den Lieferanten selbst oder einen entsprechenden Dienstleister) kategorisiert und in ein einheitliches Format gebracht. Auf Basis dessen fügt der Kataloganbieter (Lieferant, Dienstleister oder Marktplatzbetreiber) private und systemspezifische Katalogdaten hinzu und verwandelt den zu diesem Zeitpunkt oftmals noch kundenunabhängigen Katalog auf diese Weise in einen kundenspezifischen Katalog. Am Ende dieser Informationsprozesskette steht somit ein Online-Katalog, der den spezifischen Anforderungen der vom Einkäufer eingesetzten E-Procurement- und ERP-Lösungen genügt (s. Abb. 56). Von Stufe zu Stufe erweitern so die am E-Procurement beteiligten Parteien den Umfang der Informationen und reichern die Qualität der Artikeldaten entsprechend an (Wannenwetsch 2002, S. 120).

22 142 Die Grundlagen des E-Procurement Einkauf Private Daten (Artikel-/Einkaufsspezifisch) Öffentliche Daten (Hersteller-/Lieferantenspezifisch) Lieferant Preis, Lieferzeit Produktname, Artikelnummer Mindestbestellmenge Mengeneinheiten EK-Warengruppe Bilder/Datenblätter WWS Lieferantennummer Stammsätze Back-End-Daten (Systemspezifisch) Mapping-Verfahren Mapping-Verfahren Konsolidierter und rationalisierter Katalog, Geschäftsbeziehung zwischen Einkäufer und Lieferant Abb. 55: Die Herkunft und Bestimmung von Daten der Katalog-Komponenten Quelle: Wannenwetsch 2002, S Bei der Kommunikation mit dem Kataloganbieter nimmt das XML-basierte Katalogdokument eine zentrale Rolle ein. Dieses enthält, abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall, den gesamten Katalog des Lieferanten oder auch nur ein Katalog-Update und liegt im optimalen Fall in einem zuvor festgelegten Katalogaustauschformat (z. B. cxml) vor. In Zusammenhang mit der Übertragung des Katalogdokuments in das Procurement- System sind folgende Fälle denkbar: Im einfachsten Fall sendet der Lieferant das Dokument (bspw. per ) an die Einkaufsabteilung der einkaufenden Organisation, die es nach erfolgter Konsolidierung und Rationalisierung manuell in ihren MSPC einpflegt. Analog kann der Lieferant das Dokument per Upload über eine entsprechende Browserschnittstelle auch eigens in das Procurement-System einspielen. Nach einer (eventuell automatisierten) Prüfung der Konformität zum definierten Format des MSPC können neue Produkte durch die Einkaufsabteilung freigeschaltet werden. Alternativ kann die Kommunikation mit den Lieferanten auch automatisiert ablaufen. Procurement-System und lieferantenseitige Systemlösung tauschen die Katalogdaten in diesem Fall bei Bedarf oder in festen Intervallen über standardisierte (z. B. auf Web Services basierende) Schnittstellen aus.