Wissensmanagement in Deutschland 2009 Einfluss der Branche und der Unternehmensgröße

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1 DIIW Inhaltsverzeichnis Wissensmanagement in Deutschland 2009 Einfluss der Branche und der Unternehmensgröße Eine empirische Studie Seite

2 Inhaltsverzeichnis I. Vorwort II. Summary.. 4 III. Struktur der Befragungsteilnehmer IV. Wissensmanagement, Definition und begriffliche Irrtümer V. Wie wichtig ist Wissensmanagement für ihr Unternehmen? VI. Wissensmanagement in großen und kleinen Unternehmen VII. Wissensmanagement in Unternehmen verschiedener Branchen VIII. Ergebnisse IX. Untersuchungsmethode X. Literatur (in Auswahl) XI. Über uns

3 Vorwort. Die technische Entwicklung der letzten Jahrzehnte sowie die Globalisierung und die damit einhergehende Auslagerung von Produktionsschritten vieler Unternehmen verändern gesellschaftliche und wirtschaftliche Bedingungen für Menschen in den Industriestaaten. Betrachtet man die Mechanisierung von Arbeitsschritten, so ist festzustellen, dass bereits viele Arbeitsplätze Maschinen zum Opfer gefallen sind und es ist zu erwarten das weitere folgen werden. Allein die menschliche Eigenschaft Wissen anzuwenden konnte nicht von rechnerbasierten Systemen kopiert werden. Damit sind vor allem die Arbeitsplätze vor der Eroberung der maschinellen Mechanisierung sicher, die ein höheres Maß an Wissen erfordern. Betrachtet man des weiteren den Fortschritt in der Informationstechnologie, so fällt besonders die wachsende Speicherkapazität der Speichermedien ins Auge. Riesige Datenmengen überfluten jetzt schon jedes Unternehmen und viele Haushalte, dabei sind die Grenzen der effizienten Datenarchivierung noch lange nicht erreicht. Die stetig wachsende Datenmenge stellt die Gesellschaft und vor allem die Wirtschaft vor große Herausforderungen. Auch das Voranschreiten der Globalisierung nimmt Einfluss auf soziale und ökonomische Strukturen. Vor allem durch das schnelle Wachstum einiger Entwicklungsländer und der niedrigen Löhne im Ausland wandern immer mehr Arbeitplätze ab. Betroffen sind dabei besonders Arbeitsplätze die wenig Qualifikation erfordern. Dies zwingt eine Volkswirtschaft langfristig verstärkt in Bildung zu investieren. Für Unternehmen in Deutschland ist eine starke Differenzierung von Unternehmen aus Billig-Lohn-Ländern erforderlich, um in solch einem Marktumfeld existieren zu können. Somit steht vor allem das Know-How der Unternehmen in Deutschland im Vordergrund. Um diese Differenzierung weiter zu bestärken ist eine systematische Auseinandersetzung mit dem Thema Wissen und Wissensmanagement unumgänglich. 3

4 Die hier vorliegende DIIW-Studie repräsentiert den Stand des Wissensmanagements in deutschen Unternehmen, mit besonderem Blick auf den Einfluss der Branche und der Unternehmensgröße. Summary. 108 Unternehmen aus Deutschland nahmen an der Studie teil. Davon waren 38% Kleinstunternehmen und 67% kamen aus dem Informationssektor. Kleinstunternehmen aus dem Informationssektor zeigten das größte Interesse an dem Thema Wissensmanagement. Wissensmanagement stellt den Menschen in den Vordergrund. Über 90% aller befragten Unternehmen halten Wissensmanagement für Unternehmen ihrer Branche und Größe für wichtig oder sogar sehr wichtig. Unternehmen des Informationssektors betreiben häufiger und intensiver Wissensmanagement als andere Unternehmen. Wissensmanagement wird von Branche und Unternehmensgröße beeinflusst. 4

5 Struktur der Befragungsteilnehmer. Die Befragung wurde im März 2009 durchgeführt. Um repräsentative Aussagen treffen zu können, werden die teilnehmenden Unternehmen zweimal in verschiedene Kategorien unterteilt. Zum einen werden die Teilnehmer in verschiedene Unternehmensgrößen kategorisiert und zum anderen in verschiedene Wirtschaftssektoren, welche mehrere Branchen unter sich subsumieren. Die Kategorien der Unternehmensgrößen werden anhand der Definition von kleinen und mittleren Unternehmen der Europäischen Kommission eingeteilt. Es wird allerdings lediglich die Anzahl der Mitarbeiter als Kriterium berücksichtigt. Unternehmensgröße Mitarbeiter Umsatz Kleinst Weniger 10 Und Weniger als 2 Million Jahresumsatz Klein Und Mittel Und 2-10 Millionen Jahresumsatz Millionen Jahresumsatz Groß Über 250 Und Über 50 Millionen Insgesamt nahmen 108 Unternehmen aller Größen- und Branchenkategorien teil. Hierbei war die größte Gruppe mit 38% Kleinstunternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von unter 50 Mitarbeitern. Große Unternehmen waren mit 27%, mittlere mit 10% und kleine mit 25% vertreten. 5

6 Verteilung Unternehmensgröße Mittlere 10% Große 27% Kleine 25% Kleinst 38% Kleinst Kleine Mittlere Große Eine Erklärung für diese Verteilung ist nicht ersichtlich. Die Unterteilung in die verschiedenen Wirtschaftssektoren und die Zuordnung der Branchen wurden speziell für die Studie vom DIIW vorgenommen und ähnelt im Ansatz anderen Sektorenunterteilungen. Sektor 1: (Agrarsektor) Land- & Forstwirtschaft, Fischerei, Bergbau Sektor 2: (Industriesektor) Verarbeitendes Gewerbe, Energieversorgung, Wasserversorgung, Abfall- & Abwasserentsorgung, Beseitigung von Umweltverschmutzung Sektor 3: (Dienstleistungssektor) Handel, Instandhaltung und Reparatur von Kraftfahrzeugen, Verkehr und Lagerei, Gastgewerbe, Grundstücks- und Wohnungswesen, Gesundheits- und Sozialwesen, Erbringung von sonstigen Dienstleistungen Sektor 4: (Informationssektor) Information und Kommunikation, Finanz- und Versicherungsdienstleistung, freiberufliche; wissenschaftliche und technische Dienstleistungen, sonstige wirtschaftliche Dienstleistungen, öffentliche Verwaltung, Ver- 6

7 teidigung, Sozialversicherung, Erziehung und Unterricht, Kunst, Unterhaltung und Erholung Die befragten Unternehmen waren zu 67% aus dem Sektor 4. Weitere 32% kamen aus den Sektoren 2 und 3 und lediglich 1% der Befragten kamen aus dem Sektor 1. Auch diese Konstellation ist nicht begründbar. Sie kann lediglich einen Trend des Interesses an Wissensmanagement darstellen, der nach der Verteilung zu urteilen, bei Unternehmen aus dem Sektor 4 intensiv ist. Verteilung der Unternehmen auf Sektoren Sektor 2 12% Sektor 3 20% Sektor 1 Sektor 2 Sektor 4 67% Sekor 3 Sektor 4 Da für den Sektor 1 nicht genügend Unternehmen an der Studie teilnahmen, konnte kein aussagekräftiger Wert ermittelt werden. Bei der Darstellung der weiteren Ergebnisse, wird der Sektor 1 nicht berücksichtigt. 7

8 Wissensmanagement, Definition und begriffliche Irrtümer. Das Verständnis über den Wissensbegriff ist aufgrund seiner unterschiedlichen Definitionen von der jeweiligen Wissenschaftsdisziplin und der dazu gehörigen Definition abhängig. Auch der Begriff Wissensmanagement wird von mindestens zwei Wissenschaftsdisziplinen unterschiedlich genutzt. Dies sind zum einen die Wirtschaftswissenschaft und zum anderen die Informationstechnologie. In der Informationstechnologie werden Daten mit Wissen und deren Management mit Wissensmanagement gleichgesetzt. In der wirtschaftswissenschaftlichen Literatur wird Wissensmanagement nicht auf diesen technischen Aspekt limitiert. Hier wird der Mensch als Träger der Ressource Wissen in den Vordergrund gestellt. Der technische Aspekt, also das Kodifizieren von Wissen in Daten, ist Teil des Wissensmanagements. Das DIIW versteht Wissensmanagement ebenfalls als ganzheitlichen Ansatz. Dies wird in der Definition der CEN/ISSS deutlich, die wir so unterstreichen können. Wissensmanagement ist das Management der Aktivitäten und Prozesse, welche die Wirksamkeit von Wissen steigern und die Wettbewerbsfähigkeit durch bessere Nutzung und Erzeugung von individuellen und kollektiven Wissensressourcen stärken. 1 Das CEN/ISSS entwickelte in einem Workshop einen Europäischen Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement 2. Aus diesem Leitfaden gehen sowohl die oben präsentierte Wissensmanagementdefinition, als auch fünf Kernaktivitäten des Wissensmanagements hervor. Die Kernaktivitäten des Leitfadens wurden 2004 auf Grundlage einer Analyse von über 150 Wissensmanagementkonzepten, empirischer Forschung und praktischer Erfahrung erarbeitet. Bis auf eine Ausnahme wurden diese Kernaktivitäten für diese Studie als Untersuchungsgegenstand übernommen. Lediglich die Kernaktivität Wissen nutzen wurde durch Wissenscontrolling er- 1 CEN/ISSS Europäischer Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement 2004, S Vgl. CEN/ISSS Europäischer Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement

9 setzt. Es folgt ein beispielhafter Maßnahmenkatalog des DIIW über Wissensmanagementmaßnahmen die den Wissensmanagementkernaktivitäten zugeordnet sind. Wissen identifizieren Wissenslandkarten Kundenfeedback Lieferantenfeedback Expertenverzeichnis (Gelbe Seiten) Interne Identifikation von Best Practice Berichtserstellung Nach Projektabschluss Während Projekten Bei persönlichem Interesse Wissen erzeugen Organisationales und individuelles Wissen Personalentwicklungsprozesse Kooperationen mit Hochschulen Kooperation mit Lieferanten Kooperation mit Kunden Kooperationen mit Konkurrenten Rekrutierung von Experten M&A Aktivitäten Competitive Intelligence Lessons Learned Wissenscontrolling Wissensbilanz Balanced Scorecard Wissen teilen Groupware Newsletters Intranet (News) Communities of Practice Jobrotation Meister-Schüler-Beziehungen Wissen speichern Dokumenten-Management- Systemen (Datenbanken) Festplatte account Wikis Ruhestandsregelung (pensionierte Mitarbeiter können vertraglich weiter beratend zur Seite stehen) Prozessdokumentationen Kollektive Begriffsbestimmungen Abb. (Kreis): Kernaktivitäten des Wissensmanagement CEN/ISSS KNOWLEDGE MANAGEMENT WORKSHOP Europäischer Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement 2004, S. 11 Der hier dargestellte Wissensmanagementmaßnahmenkatalog ist beispielhaft genügt nicht dem Anspruch der Vollständigkeit. 9

10 Wie wichtig ist Wissensmanagement für Ihr Unternehmen? Ist das Wissen Ihres Unternehmens es Wert gemanaged zu werden? Fragen Sie sich selbst, für wie wichtig Sie das Wissen Ihres Unternehmens und Wissensmanagement halten. Wir haben gefragt: 90% der Unternehmen beendeten den Satz Wissensmanagement für Unternehmen unserer Größe halte ich für...mit wichtig oder sehr wichtig. 93,5% der befragten Unternehmen beendeten den Satz Wissensmanagement für Unternehmen unserer Branche halte ich für... mit wichtig oder sehr wichtig. Gründe dafür liegen auf der Hand. Bei vergleichsweise ähnlich aufgestellten Unternehmen, machen weder die finanziellen oder materiellen Mittel den entscheidenden Wettbewerbsvorteil aus. Entscheidend ist das Wissen, also die immateriellen Werte (z.b. Marke, Kundenbeziehungen oder andere Kompetenzen) eines Unternehmens. Bei stetig steigendem Wettbewerbsdruck sollten genau diese entscheidenden Werttreiber identifiziert und gemanaged werden. 90% Über aller wichtig oder sehr wichtig. Befragten halten Wissensmanagement für 10

11 Wissensmanagement in großen und kleinen Unternehmen. Die Auswertung der Frage nach der organisierten Durchführung von Wissensmanagement überraschte. Wir waren davon ausgegangen, dass große Unternehmen dem Thema Wissensmanagement gegenüber aufgeschlossener gegenüberstehen und deswegen häufiger Wissensmanagement organisiert durchführen als kleine Unternehmen. Wissensmanagement wird organisiert durchgeführt % , Kleinst Kleine Mittlere Große Wie in der Abbildung zu sehen ist, beträgt die Differenz zwischen den großen und Kleinstunternehmen nur wenige Prozent. Demzufolge lässt sich festhalten, dass große und kleine Unternehmen Wissensmanagement nahezu gleichhäufig organisiert durchführen. Unserer Umfrage zufolge betreiben Kleinstunternehmen sogar häufiger organisiert Wissensmanagement als Großunternehmen. Betrachtet man die Wissensmanagementaktivitäten im Einzelnen, so verändert sich das Bild. Wie oben bereits erwähnt, werden Wissensmanagementaktivitäten nicht immer Wissensmanagement genannt, da Sie auch Bestandteil anderer Managementdisziplinen sein können. Für alle fünf untersuchten Wissensmanagementkernaktivitäten (Wissen identifizieren, Wissen erzeugen, Wissen teilen, Wissen speichern, Wissenscontrolling) zeigen die Ergebnisse ein Gefälle von Groß nach Klein. Demnach werden die Maßnahmen der 11

12 einzelnen Kernaktivitäten klar öfter von großen und mittleren als von kleinen und Kleinstunternehmen durchgeführt. Wissen identifizieren % Intensität Kleinst Unternehmen 61,00% 2,51 Kleine Unternehmen 68,00% 2,53 Mittlere Unternehmen 73,00% 2,37 Große Unternehmen 76,00% 2,3 Abb.: Durchführung und Intensität der Durchführung der Wissensmanagementkernaktivität Wissen identifizieren In der Abbildung unten erkennt man deutlich, dass die Anzahl der durchgeführten Wissensmanagementaktivitäten mit der Größe der Unternehmen ansteigt. Einsatz der Wissensmanagementkernaktivitäten in Unternhemen verschiedener Größe Kleinst U. Kleine U. Mittlere U. WI WE WS WT Wissensmanagementaktivitäten WC Große U. Mittlere U. Kleine U. Kleinst U. Große U. Es scheint also bei kleineren Unternehmen ein stärkeres Bewusstsein für das Thema Wissensmanagement vorzuherrschen. Die Möglichkeiten und der tatsächliche Bedarf an Wissensmanagementaktivitäten sind aber in großen Unternehmen stärker. 12

13 Wissensmanagement in Unternehmen verschiedener Branchen. Die Ergebnisse sprechen eine deutliche Sprache. Die Sektoren 2 und vor allem 4, betreiben häufiger organisiert Wissensmanagement als die Unternehmen im Sektor 3. Was für einen Grund kann es dafür geben? Wissensmanagement wird organisiert durchgeführt % Sektor 1 Sektor 2 Sektor 3 Sektor 4 Es scheint, dass die verarbeitenden Unternehmen im Zuge der Globalisierung den Wert der Ressource Wissen erkannt haben. Unternehmen in den Branchen des Sektors 4 deren Produkte überwiegend Informationsgüter bzw. Wissensprodukte sind, bedürfen dahingehend keine Belehrung. In Sektor 4 betreiben zwei von drei Unternehmen organisiert Wissensmanagement. Es erscheint immer selbstverständlicher zu werden, dass dort wo Wissen das Verkaufsprodukt ist, Wissensmanagement eine wichtige Rolle spielen muss. Genau andersherum präsentiert sich der Sektor 3. Obwohl der Dienstleistungsbereich normalerweise kommunikationsintensiv ist und erst durch einfache und klar definierte Prozesse z.b. in Form von Best Practice Ansätzen Qualität garantiert, ist Wissensmanagement bei zwei von drei Unternehmen kein Thema. Allerdings gilt hier ebenfalls, dass Wissensmanagementmaßnahmen nicht immer Wissensmanagement heißen müssen. 13

14 Jedoch lassen sich auch bei näherer Betrachtung keine anderen Resultate erzielen. Wissensmanagement ist vordergründig und hintergründig ein Thema, welches in Unternehmen aus den Sektoren 2 (Industrie) und 4 (Informationsberufe) eine größere Rolle spielt als in Sektor 3 (Dienstleistung). Beispielhaft für alle Wissensmanagementbereiche ist die Wissensmanagementkernaktivität Wissen identifizieren. Wissen identifizieren % Intensität Sektor 1 0,00% 0 Sektor 2 73,80% 2,19 Sektor 3 63,80% 2,06 Sektor 4 73,00% 2,28 Die Abbildung Einsatz der Wissensmanagementkernaktivitäten in den Sektoren zeigt, dass sich der oben angedeutete Trend durch alle Bereiche zieht. Einsatz der Wissensmanagementkernaktivitäten in den Sektoren 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% Sektor 2 Sektor 3 Sektor 4 10,00% 0,00% W I W E W S W T W C Wissensmanagementkernaktivitäten Abb.: (WI= Wissen identifizieren, WE= Wissen erzeugen, WS= Wissen speichern, WT= Wissen teilen, WC= Wissenscontrolling) 14

15 Ergebnisse. Als Ergebnisse lassen sich folgende Merkmale festhalten: 1. Es gibt branchen- und unternehmensgrößenabhängige Unterschiede bezüglich der Anzahl der tatsächlichen Durchführung von Wissensmanagementmaßnahmen und der organisierten Durchführung. 2. In Kleinstunternehmen wird Wissensmanagement öfter organisiert durchgeführt als in großen Unternehmen. 3. In großen Unternehmen wird Wissensmanagement seltener organisiert durchgeführt als in Kleinstunternehmen, allerdings werden trotzdem insgesamt in großen Unternehmen mehr und intensiver Wissensmanagementmaßnahmen durchgeführt als in Kleinst- und kleinen Unternehmen. 4. Große Unternehmen managen also häufiger Wissen ohne es Wissensmanagement zu nennen. 5. Unternehmen aus dem Informations- und Industriesektor betreiben Wissensmanagement häufiger organisiert als die Unternehmen des Dienstleistungssektors. 6. Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor führen insgesamt weniger Wissensmanagementmaßnahmen durch. 7. Es klafft eine Lücke zwischen der Einschätzung der Wichtigkeit des Wissensmanagements (über 90% aller Befragten halten Wissensmanagement für ihr Unternehmen für wichtig) und der tatsächlichen organisierten Durchführung (ca. 50% aller Befragten führen Wissensmanagement organisiert durch). 15

16 Untersuchungsmethode. Die Erkenntnisse wurden hier durch empirische Methoden untersucht. Im Rahmen der qualitativen Herangehensweise wurden mitgeteilte Erfahrungsrealitäten ausgewertet. Da die Vermutungen durch numerische Werte allein nicht zu prüfen waren, wurde im hier vorliegenden Fall die explorative Untersuchung in Form einer schriftlichen Befragung ausgewählt. Die Grundgesamtheit aller Untersuchungsobjekte stellten prinzipiell alle Unternehmen in Deutschland da. Die Auswahl der Untersuchungsobjekte erfolgte willkürlich. Die Befragung wurde im Internet frei zugänglich veröffentlicht. Die Befragung war zugänglich im März 2009 und wurde komplett anonym durchgeführt. An der Befragung haben die Informationsmanagementabteilungen von insgesamt 108 Unternehmen teilgenommen. Alle Angaben waren Prozentangaben. 16

17 Literatur (in Auswahl). Rainer Kuhlen: Informationsmarkt - Chancen und Risiken der Kommerzialisierung von Wissen. 2.Auflage, Universitätsverlag, Konstanz 1996 Björn Decker, Ina Finke, Michael John, Martina Joisten, Kathrin Schnalzer, Stefan Voigt, Michael Wesoly, Markus Will: Wissen und Information Fraunhofer IRB Verlag, Stuttgart 2005 Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai Romhardt: Wissen managen Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. 5.Auflage, Gabler, Wiesbaden 2006 Jürgen Bussiek: Informationsmanagement im Mittelstand Erfolgspotentiale erkennen und nutzen. Gabler, Wiesbaden 1994 Hans Dieter Bürgel: Wissensmanagement - Schritte zum intelligenten Unternehmen. Springer-Verlag, Berlin 1998 Kai Mertins, Kay Alwert, Peter Heisig: Wissensbilanzen Intellektuelles Kapital erfolgreich nutzen und entwickeln. Springer-Verlag, Berlin und Heidelberg 2005 VOLLMAR Wissen + Kommunikation: Pragmatisch, einfach, gut erfolgreicher Umgang mit Wissen 25 Beispiele Guter Praxis aus kleinen und mittleren Unternehmen. D+N Bürotechnik GmbH (Gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie im Rahmen des Projekts KMU- Roadshow Wissensmanagement ), Eschborn 2007 Helmut Willke: Systemisches Wissensmanagement. 2.Auflage, UTB, Stuttgart

18 CEN/ISSS: Europäischer Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement. CEN/ISSS Knowledge Management Workshop, Brüssel 2004 Klaus North: Wissensorientierte Unternehmensführung Wertschöpfung durch Wissen. 3. Auflage, Gabler, Wiesbaden 2002 Jörg Becker: Ökonomie und Information. In: Kommunikation statt Markt Zu einer alternativen Theorie der Informationsgesellschaft, GMD Forschungszentrum Informationstechnik GmbH, Sankt Augustin

19 Über uns. DIIW - Deutsches Institut für immaterielle Werte DIIW, in seiner Grundstruktur 2005 gegründet, ist ein modernes, hochinnovatives Beratungsunternehmen. DIIW forscht und berät in gerade den Bereichen die in den heutigen Zeiten einer globalisierten und hochdynamischen Wirtschaft immer schwerer ins Gewicht fallen: Information, Wissen, Innovation, Prozesse und Intangible Assets. Intangible Assets sind hierbei nicht nur im buchhalterischen Sinne zu verstehen, sondern auch Werte und Werttreiber wie Marke, Wissen, Prozesse, Kultur, Kundenbeziehungen um nur einige wenige zu nennen. Zu den Mandanten von DIIW zählen sowohl DAX30-Unternehmen als auch Mandanten aus dem Bereich KmU. Weitere Informationen unter: Kenneth Pfüller Director kenneth.pfueller@diiw.de Mobil: / Fachhochschule Köln University of Applied Sciences Cologne Mit rund Studierenden in 10 Fakultäten, die von 420 Professorinnen und Professoren betreut werden, ist die 1971 gegründete Fachhochschule Köln die größte Fachhochschule in Deutschland. Die breit gefächerte Mischung unterschiedlichster Fachgebiete, die sich etwa zu gleichen Teilen auf die Ingenieurwissenschaften und die Geisteswissenschaften verteilen, bietet fantastische Möglichkeiten für interdisziplinäre Projekte und Kooperationen. Aufgrund ihres facettenreichen, qualitativ hochwertigen Lehrangebots und Forschungsspektrums, ist die FH Köln ein gefragter Ansprechpartner und pflegt vielfälti- 19

20 ge Beziehungen mit Hochschulen im In- und Ausland. Markenzeichen der Fachhochschule Köln sind anwendungsorientierte und fakultätsübergreifende Lehre, Forschung und Entwicklung, dynamische Weiterentwicklung der Studienangebote, integrierte Praxissemester und kurze Studiendauer. Durch die enge Verbindung von Wissenschaft und Praxis fließen aktuelle Entwicklungen unmittelbar in die Arbeit der Hochschule ein. Weitere Informationen unter: 20

21 November 2009 Deutsches Institut für immaterielle Werte Kenneth Pfüller Die hier vorgestellte Studie stellt eine Momentaufnahme dar und ist nicht repräsentativ. Die hier dargestellten Sachverhalte stellen keinen Ersatz für eine Beratungsdienstleistung dar. Verantwortung für Folgen die durch diese Studie entstehen schließt ausdrücklich DIIW aus. 21