INHALT EDITORIAL LÖSUNGEN. Neue Technologie im Druckzentrum Vollfarb-Endlosdruck und Dokumentenverfolgung. KUNDENINFORMATION AUSGABE 2/4 Juni 2014

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1 KUNDENINFORMATION AUSGABE 2/4 Juni 2014 KUNDENINFORMATION AUSGABE 3/4 August 2013 EDITORIAL INHALT Sehr geehrte Damen und Herren, seit Beginn des zweiten Quartals arbeitet das ITDZ Berlin nun in einer veränderten Organisationsstruktur fünf neu zugeschnittene Abteilungen sind gegründet. Mit diesem Schritt haben wir einen wichtigen Baustein des Strategieprogramms ITDZ Berlin 2020 umgesetzt. In der aktuellen Ausgabe stellen wir Ihnen die neuen Bereiche und ihre Aufgaben vor. Unser Ziel ist es, Ihre Erwartungen als Kundinnen und Kunden noch besser zu erfüllen und unserer Rolle als zentraler IT-Dienstleister der Berliner Verwaltung gerecht zu werden. Wir freuen uns, wenn Sie uns mit Ihren Anregungen konstruktiv auf diesem Weg begleiten. Außerdem informieren wir Sie in diesem Heft über unsere egovernment-suite und zeigen, welche Module des Pakets schon heute erfolgreich im Einsatz sind. Standardisierte Lösungen haben den Vorteil, dass gleichartige Aufgaben gebündelt und einheitlich unterstützt werden. Dadurch reduziert sich die Komplexität der IT und die Lösungen werden preiswerter. Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit und wünsche Ihnen eine interessante Lektüre. Konrad Kandziora, Vorstand Thema Strategieprogramm ITDZ Berlin 2020 Die Abteilungen stellen sich vor... Seite 2-4 Fokus Kunde Manfred Pasutti, Leiter des Referats ZS C, Senatsverwaltung für Inneres und Sport... Seite 5 Lösungen Neue Technologie im Druckzentrum Vollfarb-Endlosdruck und Dokumentenverfolgung... Seite 1 Sonderthema Die egovernment-suite des ITDZ Berlin... Seite 6-7 Praxistipp Spam-Schutz für die Berliner Verwaltung... Seite 8 Aktuelles Neue Light-Version des BSCW vereinfacht sicheren Dateiaustausch / Rahmenvertrag für Multifunktionsetagendrucker / Bestellung von Kopierpapier über den IT-Shop des ITDZ Berlin... Seite 8 Veranstaltungen... Seite 8 LÖSUNGEN Neue Technologie im Druckzentrum Vollfarb-Endlosdruck und Dokumentenverfolgung Ausdrucken, Prüfen, Falzen, Heften, Kuvertieren, Adressieren, Frankieren und zum Versand bereitstellen bis eine Briefsendung die Verwaltung verlässt, müssen zahlreiche Handgriffe erledigt werden. Das zentrale Druckzentrum im ITDZ Berlin entlastet die Beschäftigten bei diesen Arbeitsschritten. Durch den Einsatz neuer Systeme wie dem Vollfarb-Endlosdruck oder der Dokumentenverfolgung wird die Arbeit künftig noch effizienter und zuverlässiger ausgeführt. Dateien ersetzen Vordrucke Dank des neuen Vollfarb-Endlosdrucksystems müssen ab sofort keine Vordrucke mehr eingekauft werden. Stattdessen können sie zusammen mit den Dokumenten gedruckt werden, sogar inklusive Perforationen und Abheftlo- chungen. Der Vorteil: Ändern sich die Vordrucke, wird die Datei für das Formular einfach aktualisiert. Dadurch entfallen die Kosten für Beschaffung, Lagerung und Inventarisierung von Formularen. Außerdem ergeben sich neue Möglichkeiten, individuelle Kundenwünsche umzusetzen. System erkennt fehlerhafte Briefe Fehlerhafte Kuvertierung und falsche Zustellung von Sendungen sind zwar äußerst selten, (Foto: Miredi / fotolia.com) der damit verbundene Schaden kann aber immens sein, besonders mit Blick auf den Datenschutz. Um Fehler nahezu auszuschließen, prüft ein automatisches Dokumentenverfolgungssystem die Briefe via Kamera und mit Hilfe von internen Überwachungsfunktionen. Falsch adressierte Briefe werden automatisch aussortiert und neu bearbeitet. Das verringert den Aufwand beim Kuvertieren und die Kunden können sicher sein, dass ihre Briefe korrekt versendet werden. 1

2 THEMA STRATEGIEPROGRAMM ITDZ BERLIN 2020 DIE ABTEILUNGEN STELLEN SICH VOR Das ITDZ Berlin stellt sich im Rahmen des Strategieprogramms ITDZ Berlin 2020 für seine Kunden neu auf das setzt eine effiziente und zukunftsfähige Unternehmensstruktur voraus. Eines unserer Schwerpunktthemen im aktuellen Heft widmet sich deshalb der veränderten Abteilungsstruktur in unserem Haus. Lesen Sie im folgenden Artikel, welche Services die fünf neu gegliederten Abteilungen künftig leisten, welche Vorteile diese Struktur für Sie als Kunde mit sich bringt und wer in Zukunft Ihre Ansprechpartner sind. Vorstand Stab des Vorstands Kunden und Lösungen (KL) Service Center Verwaltung (SC) Infrastruktur und Basisdienste (IB) E-Government und Fachverfahren (EF) Zentraler Service (ZS) Abteilung Kunden und Lösungen (KL) Thomas Hess, Leiter KL Ihre zentrale Anlaufstelle im ITDZ Berlin ist das Kundenmanagement in der Abteilung Kunden und Lösungen. Wenn Sie eine Beratung wünschen, ein Angebot benötigen, Aufträge erteilen wollen, sich über neue Produkte informieren möchten oder Anregungen für die Weiterentwicklung von Standardleistungen haben, finden Sie im Kundenmanagement Ihren kompetenten Ansprechpartner. Dem Kundenmanagement stehen mehrere Fachbereiche zur Seite: Der Angebots- und Vertragsservice erstellt Angebote und Verträge auf Basis von Standardlösungen oder beauftragt den Lösungsservice mit individuellen Leistungsangeboten. Der Bereich Marketing und Produktportfolio stellt sicher, dass Kundenwünsche und Marktentwicklungen in die Weiterentwicklung der Standardprodukte einfließen. Die vier Lösungsservices Verfahrenseinführung, Organisations- und IT-Sicherheitsberatung, Bürger- und Verwaltungsdienste und Infrastruktur und Basisdienste erstellen individuelle Leistungsangebote und unterstützen die Weiterentwicklung der Standardprodukte. Der Servicedesk ist Ihr jederzeit erreichbarer Ansprechpartner für Probleme im IT- Betrieb. Das Servicemanagement sorgt dafür, dass Servicebeeinträchtigungen schnellstmöglich beseitigt und Service-Level-Agreements (SLA) eingehalten werden. Abteilung Service Center Verwaltung (SC) Die Abteilung Service Center Verwaltung bietet Ihnen Mehrwertdienste in den Bereichen Telefon- und Druckservice an. Ein Schwerpunkt sind zum Beispiel ergänzende Leistungen zum Bürgertelefon 115. Dieser Bereich übernimmt für Sie Services, die Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Dr. Josef Göbel, Leiter SC von Routineaufgaben entlasten und unterstützt Sie dabei, notwendige Rationalisierungen besser abzufedern. Auf Wunsch werden die Leistungen individuell auf Ihren Bedarf zugeschnitten. Im Druckbereich verarbeitet das ITDZ Berlin sowohl umfassende Gesamtaufträge, zum Beispiel aus Fachverfahren, als auch kleinere Individualaufträge, wie den Arbeitsplatzdruck. Anschließend erledigt das Druckzentrum die Weiterverarbeitung, Kuvertierung und Zustellung oder Lieferung der Sendungen. Zukünftig bietet das Service Center darüber hinaus an, eingehende Schriftstücke zu digitalisieren. Flankierend zu jedem Auftrag leistet die Abteilung Service 2

3 KUNDENINFORMATION AUSGABE 2/4 Juni 2014 Center Verwaltung bei Bedarf organisatorische Unterstützung und schult Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Abteilung Infrastruktur und Basisdienste (IB) Die Abteilung Infrastruktur und Basisdienste bildet mit ihren vielfältigen Services das Rückgrat für stabile und sichere IT-Dienstleistungen des ITDZ Berlin. Ines Fiedler, Leiterin IB Die Mitarbeitenden der Abteilung sorgen zum Beispiel dafür, dass Netzwerke und deren Zugriffmechanismen funktionieren, Telefonanlagen, Endgeräte und Arbeitsplatzcomputer störungsfrei lauffähig sind, IT-Sicherheitsstandards eingehalten werden und die notwendigen IT-Komponenten in den Rechenzentren ohne Unterbrechung zur Verfügung stehen. Im Einzelnen setzt sich die Abteilung aus folgenden Bereichen zusammen: Carrier- & Gebührencontrolling Infrastruktur Service Desktop Service Standardarbeitsplatz Service Endgeräte Service Telefonie Service Kommunikationsinfrastruktur dezentral Data Center Service Cloud Service Netzwerk Service IT-Security Service LWL-, Netz- und Kabelkanal-Anlagen Mit der Zusammenfassung dieser Services in einer Abteilung werden die Betriebsprozesse vereinfacht und beschleunigt, Entscheidungen und Abstimmungen können schneller und kurzfristiger getroffen werden. Abteilung E-Government und Fachverfahren (EF) Die Abteilung E- Government und Fachverfahren steht den Kunden des ITDZ Berlin in Zukunft bei der Betreuung von E-Government- Diensten und IT- Fachverfahren zur Thomas Ehlert, Leiter EF Seite. Schon heute verantwortet das ITDZ Berlin in Teilbereichen E- Government-Dienste, beispielsweise im Rahmen des Berliner-Ordnungswidrigkeitenverfahren (BOWI), des Fachverfahrens der Justiz forum- STAR oder der Integrierten Software Berliner Jugendhilfe (ISBJ). Dieses Leistungsangebot soll konsequent ausgebaut werden. Die Abteilung gliedert sich aktuell in sieben Fachbereiche, die verschiedene Verfahren, Services und Anwendungen betreuen: Öffentliche Sicherheit Justiz Bildung und Jugend Bürgerdienste Verwaltungsdienste SAP-Anwendungen Datenbanken Indem die Fachverfahren in einer Abteilung gebündelt betreut werden, schafft das ITDZ Berlin die Voraussetzungen für gemeinsame, durchgängige Anwendungs- und Datenarchitekturen. Dadurch lassen sich langfristig Synergien bei der Nutzung von Plattformen, Anwendungskomponenten und Datenstrukturen erschließen. Abteilung Zentraler Service (ZS) Thomas Dickmann, komm. Leiter ZS Die Abteilung Zentraler Service bündelt die Kompetenzen der Fachabteilungen Personal, Ausbildung Ausschreibung, Einkauf, Finanzund Rechnungswesen sowie Facility Management. Als interne Serviceorganisation stellt der Bereich die Ressourcen bereit, die notwendig sind, um interne und externe Aufträge abzuwickeln und sorgt damit für die Harmonisierung der Unternehmensabläufe. Mit ihrer nachhaltigen Prozessoptimierung und ihrem kontinuierlichen Qualitätsmanagement leistet sie einen wesentlichen Beitrag zur Beschleunigung des operativen Geschäfts und trägt damit zur Verbesserung der Wertschöpfungskette bei. ITDZ Berlin 2020 Das ITDZ Berlin wird mit der gestarteten Umsetzung des Projektes Strategieprogramm 2020 sein Profil als anerkanntes Kompetenzzentrum für die Entwicklung und den Einsatz von Lösungen der Informations- und Kommunikationstechnik im Land Berlin festigen und ausbauen. Zentrale Zielstellung ist die Entwicklung zum vollumfänglichen Leistungsanbieter für das Land mit einem noch stärkeren Kundenfokus. Die Angebote des ITDZ Berlin werden auf die Anforderungen der Landesverwaltung ausgerichtet. Sie leisten damit einen aktiven Beitrag zur Verzahnung mit der IT-Landesstrategie und zur Verwaltungsmodernisierung sowie Haushaltskonsolidierung. Das Unternehmen organisiert und forciert dabei IT-Innovationsprojekte im Land Berlin und baut seine Leistungen zur Beratung in den Feldern IT-Strategie, IT-Fachberatung und Projektmanagement umfassend aus. Mit der IT-Verfahrensbetreuung und -entwicklung erweitert das ITDZ Berlin für seine Kunden ein heute nur teilweise vorhandenes Kompetenzfeld. 3

4 VERWALTUNGEN SETZEN AUF EINEN STARKEN PARTNER Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) ist einer der führenden kommunalen IT-Dienstleister in Deutschland. Es trägt mit seinen IT-Lösungen maßgeblich zur Modernisierung der Berliner Verwaltung bei. Innovation und Qualität Die Informations- und Kommunikationstechnik vernetzt Bürger, Wirtschaft und Behörden. Sie eröffnet Perspektiven zur weiteren Modernisierung der Verwaltung. Die durch das ITDZ Berlin bereitgestellten neuen Dienste sind besonders eng mit der ServiceStadt Berlin verknüpft. Investitionen und Umweltschutz Das ITDZ Berlin bietet kundenorientierte Dienstleistungen zu wirtschaftlichen Konditionen an. Die Bündelung der Investitionen schafft einen Mehrwert für viele Verwaltungen. Das ITDZ Berlin hat spezielle Konzepte zum Thema Green IT erarbeitet. Es bietet der Berliner Verwaltung u. a. energieeffiziente Arbeitsplatzcomputer an. Kooperation und Motivation Das ITDZ Berlin legt Wert auf eine partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit mit seinen Kunden. Die Basis des Unternehmenserfolges ist eine enge Kundenbindung und eine hohe Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Kompetenz und Erfahrungen Mit einem eigenen Landesnetz und einem High Secure Data-Center stellt das ITDZ Berlin den Kern der IT-Infrastruktur des Landes Berlin. Dienstleistungen wie Arbeitsplatz-Ausstattung, Beschaffung von Hard- und Software sowie egovernment-lösungen komplettieren das umfassende Angebot. Weitere Informationen zum IT-Dienstleistungszentrum Berlin: Internet Intranet IT-Dienstleistungszentrum Berlin Moderne Perspektiven für die Verwaltung.

5 KUNDENINFORMATION AUSGABE 2/4 Juni 2014 FOKUS KUNDE INTERVIEW MIT Manfred Pasutti Leiter des Referats ZS C Landesweite Verwaltungsentwicklung, strategische Organisationsprojekte, E-Government und IuK in der Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport Foto: M. Pasutti Ein wichtiger Baustein des Strategieprogramms 2020 besteht darin, die Bereiche im ITDZ Berlin neu zu strukturieren, um das Haus kundenorientiert und zukunftssicher aufzustellen. Welche Vorteile hat diese Neuorganisation für die zentrale IT-Steuerung im Land Berlin? Die zentrale IT-Steuerung und das ITDZ Berlin sitzen im selben Boot und müssen in dieselbe Richtung rudern. Wir haben vier Leitprojekte in dieser Legislaturperiode: die Harmonisierung des Serverbetriebs, den standardisierten IT-Arbeitsplatz, die flächendeckende Einführung der eakte und den Ausbau von Online- Transaktionen. Bei allen vier Projekten brauchen wir das ITDZ Berlin als zentralen IT-Dienstleister des Landes Berlin. Und das ITDZ Berlin braucht die zentrale IT-Steuerung, die eine berlinweit einheitliche Strategie durchsetzt. Mit der Neuorganisation verbinden wir die Hoffnung, dass das ITDZ Berlin als Partner aktiv mit uns diese vier Leitprojekte vorantreibt. Dabei setzen wir vor allem auf den neuen Bereich Kunden und Lösungen. Beispiel Serverkonsolidierung: Wenn das ITDZ Berlin seinen Kunden hier offensiv Angebote macht, die preislich und qualitativ so attraktiv sind, dass sie von der Verwaltung angenommen werden, dann wird der Anteil an Servern, die im ITDZ Berlin betrieben werden, schnell wachsen. Davon profitiert auch die zentrale IT-Steuerung. Dazu gehört auch, dass Angebote, Preisgestaltung und Abrechnung transparent sind. Worauf sollte das ITDZ Berlin bei der Einführung der neuen Strukturen besonders achten? Mit neuen Strukturen und neuen Köpfen an der Spitze allein ist es nicht getan. Es muss intern einen kulturellen Wandel geben, ein stärkeres Bewusstsein für Kundenorientierung und Transparenz. Durchorganisierte Controllingprozesse und ein ausgefeiltes Berichtswesen ersetzen nicht den Mut, auch mal Schwierigkeiten zu benennen und im Dialog mit dem Kunden kreative Lösungen zu finden. Da ist das ITDZ Berlin auf einem guten Weg. Welche Rolle spielen die Kunden für den Erfolg der Umstrukturierung? Wie können diese die Entwicklung unterstützen? Die Kunden können diesen Prozess unterstützen, indem sie nicht nur Kritik üben, sondern formulieren, was konkret verbessert werden soll. Außerdem kann man nicht oft genug wiederholen, dass es bei Neuorganisationen eine gewisse Zeit braucht, bis sich die Bereiche etabliert haben. Diese Zeit sollten die Kunden dem ITDZ Berlin einräumen. Welche Chancen stecken Ihrer Meinung nach im neuen Zuschnitt der Bereiche für Auftraggeber und Kunden aus der Berliner Verwaltung? Auftraggeber und Kunden haben künftig in der Abteilung Kunden und Lösungen klare Ansprechpartner. Insgesamt bewegt sich das ITDZ Berlin mit dem neuen Bereichszuschnitt auf die Kunden zu. Das ist auch notwendig, denn es reicht heutzutage nicht mehr aus, innovative Produkte anzubieten. Ein IT-Dienstleister muss seinen Kunden auch erklären können, wie sie ihre individuellen Geschäftsprozesse mit Hilfe dieser Produkte optimieren. Wenn die Kunden die ja mehrheitlich keine IT-Fachleute sind verstehen, dass ihnen eine IT-Lösung hilft, ihre Prozesse rationeller zu organisieren, sind sie auch bereit zu investieren. Kurz, das ITDZ Berlin muss die Sprache seiner Kunden sprechen. Bärensaal Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Foto: BIM) 5

6 SONDERTHEMA DIE egovernment-suite DES ITDZ BERLIN EFFIZIENTE E-GOVERNMENT-LÖSUNGEN IN DER PRAXIS Die Verwaltung soll effizienter und bürgerfreundlicher werden. Ein wichtiger Baustein der Verwaltungsmodernisierung besteht in der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, auch bekannt als E-Government. (Foto: Robert Kneschke / fotolia.com) Um rechtliche Hindernisse abzubauen, trat im August 2013 das E-Government-Gesetz des Bundes in Kraft, welches für alle Bundesverwaltungen verbindlich ist. Zurzeit bringt das Land Berlin ein Gesetz auf den Weg, das die Rahmenbedingungen auf Landesebene festlegen soll. Es gibt bereits heute Beispiele für erfolgreiche E-Government-Projekte, etwa im Rahmen der ServiceStadt Berlin oder als Initiativen einzelner Verwaltungen. Das ITDZ Berlin beteiligt sich seit Jahren mit Lösungen an E-Government-Vorhaben, zum Beispiel am Bürgertelefon 115, dem eid- Service und dem Online-Marktplatz goberlin. Online-Marktplatz goberlin Das Projekt goberlin zielt darauf ab, Dienste aus Wirtschaft und Verwaltung optimal aufzustellen und zu verknüpfen, so dass Bürgerinnen und Bürger in ihren verschiedenen Lebenslagen besser unterstützt werden. Hierzu soll eine vertrauenswürdige und sichere Plattform bereitgestellt werden, auf der Anwendungsentwickler, sowohl Dienste aus der Verwaltung, als auch aus der Wirtschaft zu neuen Anwendungen für Bürgerin- nen und Bürgern kombinieren. Damit können sich auch neue Geschäftsmodelle realisieren lassen. Die Plattform ist modular aufgebaut. Sie liefert somit auch Lösungsmuster und -bausteine für Fachverfahren. Das ITDZ Berlin setzt mit den Konsortialpartnern Atos IT Solutions and Services GmbH, Senatsverwaltung für Inneres und Sport, HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH, Fraunhofer Gesellschaft FOKUS und Immobilien Scout GmbH (assoziierter Partner) konsequent die Philosophie um, serviceorientierte IT-Komponenten bereit zu stellen. 6

7 KUNDENINFORMATION AUSGABE 2/4 Juni 2014 Ein Vorgehen, welches sich bereits in der Produktlandschaft des ITDZ Berlin seit Jahren bewährt hat. Produkte in diesem Zusammenhang sind: Termin- und Zeitmanagementsystem (ZMS) Formularmanagementsystem (FMS) Dokumentenmanagement-/ Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) Elektronisches Archiv (earchiv) Massendigitalisierung (MD) Outputmanagementsystem (OMS) Virtuelle Poststelle und elektronisches Behördenpostfach (VPS/eBPF) ZMS: Online-Terminbuchung statt warten Bürgerinnen und Bürger müssen nicht mehr stundenlang auf Amtsfluren warten, um zum Beispiel einen Reisepass zu beantragen oder sich umzumelden. Das webbasierte Terminund Zeitmanagementsystem (ZMS) wird von allen Bezirksämtern und vielen weiteren Ämtern genutzt, um sowohl online gebuchte als auch persönlich vereinbarte Termine einfach und übersichtlich zu verwalten. Außerdem kann eine Aufrufanlage mit Anzeigebildschirm und Wartemarkendrucker in das System integriert werden. Besucher, die ihre Wartezeit lieber außerhalb der Behörde verbringen, können sich via SMS benachrichtigen lassen. Das ZMS erleichtert Behörden die Personalplanung und verkürzt Bürgerinnen und Bürgern die Wartezeiten. FMS: Antragsformulare online ausfüllen Behördengänge kosten Zeit Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen nutzen deshalb immer häufiger die Möglichkeit, Formulare online auszufüllen. Aber auch die Sachbearbeiter/-innen profitieren von Online-Formularen: Sie müssen die Daten nicht doppelt erfassen, sondern können sie direkt in das Fachverfahren oder das elektronische Dokumentenmanagement übernehmen. Auch die Authentisierung der Nutzer mit dem neuen Personalausweis ist bereits möglich. Bei vielen Verwaltungen ist das FMS des ITDZ Berlin bereits im Einsatz, die Senatskanzlei setzt es zum Beispiel bei Anträgen auf Künstlerförderung ein. DMS/VBS: Papierlose Bearbeitung und revisionssichere Ablage von Vorgängen Das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) des ITDZ Berlin ist die Basis für die elektronische Aktenführung (eakte). Damit werden Dokumente und Vorgänge vollständig elektronisch und medienbruchfrei erstellt, weitergeleitet, bearbeitet, revisionssicher abgelegt und geschäftsgangkonform verfügt. Eine Wiedervorlagefunktion und die integrierte Suche erleichtern den Überblick über laufende Vorgänge und Termine. Wie groß der Effizienzgewinn bei dieser Lösung ist, zeigt das Beispiel der Bußgeldstelle der Berliner Polizei, die DMS/VBS für das Berliner Ordnungswidrigkeitenverfahren (BOWI) einsetzt. Vor der Einführung wandten die Mitarbeitenden rund 40 Prozent ihrer Arbeitszeit für Organisation und die Suche von Papierakten auf. Heute wird die Arbeit per Tastatur und Maus erledigt. Durch den Wegfall der Papierakte konnten Personalaufwand und auch Büroflächen erheblich reduziert werden. Neben der Finanzverwaltung und dem Rechnungshof setzt auch die Senatskanzlei mit dem Senatsinformations- und Dokumentationssystem (SIDOK) über dieses Produkt eine Lösung zur elektronischen Aktenführung ein. earchiv: Das Ende der Aktenschränke für Fachverfahren Elektronische Akten brauchen keinen Aktenschrank, sie werden im elektronischen Archiv (earchiv) abgelegt. Mitarbeitende können direkt aus dem Fachverfahren archivierte Vorgänge mit wenigen Mausklicks aufrufen, ohne Regalmeter durchforsten zu müssen. Die eakten werden revisionssicher unter Wahrung der Datenintegrität aufbewahrt und können über das Fachverfahren recherchiert, angesehen und ausgedruckt werden. Die Archivakte bleibt dabei immer unverändert. Das earchiv ist bei der Kraftfahrzeugzulassungsstelle des LABO und der Berliner Ausländerbehörde im Einsatz. Massendigitalisierung: Von der Akte zur digitalen Datei Wie können Papierakten mit verschiedenen Dokumenten, die in unterschiedlichen Papierformaten und -qualitäten vorliegen, in das DMS/VBS (eakte) oder earchiv integriert werden? Die Kraftfahrzeugzulassungsstelle und die Ausländerbehörde haben dazu den Massendigitalisierungsdienst des ITDZ Berlin beauftragt. Dieser beinhaltet das Scannen der Akten sowie sämtliche Arbeitsschritte vor und nach der Digitalisierung, zum Beispiel Transport, elektronische Signierung, Lagerung oder Vernichtung der Papierakten. Outputmanagementsystem: Zentrales Drucken Digitalisierung erleichtert vielfach den Arbeitsprozess, dennoch wird es auf absehbare Zeit einen Bedarf an Papierausdrucken geben. Mit dem Outputmanagementsystem kann das Druckzentrum des ITDZ Berlin medienbruchfrei von den Modulen der egovernment-suite aus angesteuert werden. Das System übernimmt nicht nur das Drucken, sondern auch die Druckweiterverarbeitung. Diesen Service nutzen unter anderem die Kfz-Zulassungsbehörde und die Fahrerlaubnisbehörde des LABO, die ihre Mitarbeitenden durch den Wegfall von Tätigkeiten wie Drucken, Kuvertieren und Versenden erheblich entlasten konnten. Bereits ab einem Druckvolumen von 1500 Seiten pro Monat ist der zentrale Druck durch OMS-APD wirtschaftlicher als lokale Ausdrucke. VPS / ebpf: Sichere elektronische Kommunikation Mit der Virtuellen Poststelle (VPS) lassen sich Daten mit hohem Schutzbedarf, wie personenbezogene Daten, elektronisch versenden, ohne dass Vertraulichkeit, Rechtsverbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit verletzt werden. Das ITDZ Berlin betreibt die Infrastruktur, die bundeseinheitlich geregelt ist, für das Land Berlin. Viele Fachverfahren nutzen das VPS zur sicheren Übertragung schutzbedürftiger Daten. Eine Ausprägung der VPS ist das elektronische Behördenpostfach (ebpf). Mit dieser Lösung können Mitarbeitende Dokumente sicher austauschen und weiterverarbeiten. Eingesetzt wird sie zum Beispiel von Gerichten und dem Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO). 7

8 PRAXISTIPP VERANSTALTUNGEN Spam-Schutz für die Berliner Verwaltung 50 bis 80 Prozent der s, die täglich an Adressen der Berliner Verwaltung gerichtet sind, werden vom Filtersystem des ITDZ Berlin als Spam erkannt und abgelehnt. Allein im Februar 2014 waren über zwei Millionen s betroffen. Diese Zahlen verdeutlichen, wie wichtig effektive Spam-Filter sind. Spam-Mails können hohe Kosten produzieren. Sie blockieren Speicherplatz, verlangsamen Server und verursachen Zeitaufwand, weil sie per Hand gelöscht werden müssen. Sie verstopfen Mailboxen und verhindern im schlimmsten Fall, dass reguläre s ihren Adressaten erreichen. Darüber hinaus können Spam-Mails Viren oder Links auf schädliche Webseiten enthalten. Das ITDZ Berlin setzt für die Berliner Verwaltung ein mehrstufiges Spam-Filtersystem ein, so dass viele Spam-Mails den Mailserver gar nicht erst erreichen. s unbekannter Absender werden beispielsweise erst beim zweiten Zustellversuch weitergeleitet. Versender von Spam-Mails unternehmen, anders als reguläre server, diesen zweiten Versuch in der Regel nicht. Weitere Spam-Mails werden aussortiert, indem das ITDZ Berlin die Inhalte nach bestimmten Stichwörtern scannt. Dennoch können vereinzelt Spam-Mails im Posteingang landen. Wie sollten Nutzer damit umgehen? Niemals darauf antworten Auf keinen Fall einem Link folgen Niemals einen Dateianhang öffnen Nie die Kontaktdaten in der verwenden Spam-Mail am besten sofort löschen Juni 2014 Ausbildungsmesse vocatium I STATION-Berlin, Luckenwalder Straße 4-6, Berlin Juli 2014 Zukunftskongress Staat & Verwaltung Berliner Congress Center (bcc), Alexanderstraße 11, Berlin 01. September 2014 Berliner Verwaltungskongress Umweltforum Berlin, Auferstehungskirche/Neue Mälzerei 12. September 2014 Hausmesse ITDZ Berlin ITDZ Berlin, Berliner Straße , Berlin 13. September 2014 Ausbildungsmesse Stuzubi Arena Berlin, Eichenstraße 4, Berlin September Fachtagung für IT-Beschaffung Besucherzentrum des Bundespresseamtes, Dorotheenstraße 84, Berlin AKTUELLES Neue Light-Version des BSCW vereinfacht sicheren Dateiaustausch (Foto: momius / fotolia.com) Für den sicheren Austausch großer Datenmengen über das Internet bietet das ITDZ Berlin jetzt eine vereinfachte Version des Produkts BSCW an. Immer wieder kommt es vor, dass Nutzer ihren Kollegen und Geschäftspartnern, auch außerhalb des Berliner Landesnetzes, Dateien zur Verfügung stellen möchten, die für den versand zu groß sind. Zwar deckt eteamwork/bscw diesen Anwendungsbereich bereits ab, jedoch ist der Funktionsumfang der Lösung recht umfangreich und vielen Nutzern für diesen Zweck zu komplex. Um eine einfachere Lösung zu schaffen, die den Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz im Rahmen der dienstlichen Nutzung gerecht wird, hat das ITDZ Berlin ergänzend zur bestehenden BSCW-Oberfläche eine Light-Version eingeführt. Die Benutzeroberfläche dieser Version ist stark vereinfacht und fokussiert auf den reinen Dateiaustausch. Rahmenvertrag für Multifunktionsetagendrucker Das ITDZ Berlin hat mit dem Druck-Lösungsanbieter Ricoh einen neuen Rahmenvertrag für die Miete von Multifunktionsetagendruckern abgeschlossen. Der Vertrag beinhaltet Farbund Schwarzweißgeräte. Es stehen elf Geräte für jeweils unterschiedliche Anforderungen zur Auswahl. Das Portfolio reicht von DIN-A4-Geräten mit einer Geschwindigkeit von 30 Seiten pro Minute bis zu Geräten der höchsten Leistungsklasse, die 90 Seiten pro Minute drucken und DIN-A3-Papier verarbeiten können. Für alle Geräte gibt es zwei Abrechnungsmodelle: 1. Pay-per-Page: Die seitengenaue Abrechnung eignet sich vor allem bei geringerem Druckaufkommen. 2. Inklusivfreikopien: Nur Seiten, die über ein bestimmtes Kontingent hinaus gehen, werden gesondert abgerechnet. Bei mittlerem bis ho- hem Druckaufkommen ist das in der Regel die wirtschaftlichere Alternative. Je nach Bedarf stehen Freikopien von 500 bis Seiten pro Monat zur Auswahl. Bestellung von Kopierpapier über den IT-Shop des ITDZ Berlin Ab dem 1. August 2014 übernimmt das ITDZ Berlin die Bestellung von Kopierpapier für das Land Berlin. Die Dienststellen der Berliner Verwaltung können dann Kopierpapier in DIN-A4- und DIN-A3-Format sowie in unterschiedlicher Papierstärke über den IT-Shop des ITDZ Berlin ordern. Bestellt werden kann sowohl über das Internet als auch über das Intranet. Das ITDZ Berlin legt derzeit das Vorgehen fest und wird frühzeitig darüber informieren. Das Land Berlin bedient sich seit Jahren aus einem Rahmenvertrag des Landesverwaltungsamtes (LVwA) und ruft darüber Kopierpapier ab. IMPRESSUM Herausgeber: IT-Dienstleistungszentrum Berlin, Berliner Straße , Berlin, V. i. S. d. P. Konrad Kandziora Redaktion: Kunden und Lösungen, Tel , info@itdz-berlin.de Gestaltung, Satz: Weinert & Partner, publicgarden 8