Benutzerhandbuch Vorabversion XP-02

Transkript

1 Die einfache Online-Bestelllösung mit Scanmöglichkeit, Fremdartikelverwaltung und Inventarfunktion Benutzerhandbuch Vorabversion XP-02 S Sensational AG PopScan ist eine Technologie der Sensational AG.

2 Inhaltsverzeichnis 2 Webapplikation Browser starten Login a) Login ohne Scanner b) Login mit Scanner Benutzeroberfläche Einstellungen Listen Ansicht 7 Listen Gruppierung Gedruckte Listen 9 Druckauftrag starten 10 Bestellen Artikel in Bestellung einfügen Artikel per Scanner hinzufügen Artikel über Suche hinzufügen Artikel über Katalog hinzufügen Artikel aus Vorlage hinzufügen Bestellung abschicken Archiv Einsehen und Umwandeln Vorlagen Übersicht Vorlage erstellen Artikel zur Vorlage hinzufügen 20 Vorlagen sortieren Fremdartikel Lieferant erfassen Artikel erfassen Fremdartikel bestellen Lieferadresse ändern Excel Export Excel Import Inventar Übersicht Lagerorte definieren 29 Inventarsatz eröffnen Artikel von Scanner hinzufügen Artikel über Suche hinzufügen Inventar bewerten und abschliessen 33 Hilfe Problemlösung

3 Webapplikation Browser starten 3 Herzlich willkommen in der Welt des Online- Shop-pings bei Transgourmet. Die Anwendung ist weitgehend selbsterklärend. Dennoch werden Sie in diesem Handbuch wertvolle Tipps erfahren und können damit die Möglichkeiten von EasyScan voll aus-nutzen. Internet-Browser (Internet-Explorer, Firefox...) aufstarten. Internetadresse eingeben: shop.transgourmet.ch Sie können diese Adresse gleich unter Ihren Favoriten speichern, damit Sie diese leicht wieder finden.

4 Login 4 Sie können Sich einfach über Ihren Scanner einloggen oder Benutzername und Passwort eingeben. a b a) Login ohne Scanner Login klicken Benutzername und Passwort eingeben, mit "ok abschliessen. b) Login mit Scanner Scanner anschliessen Scanner Icon anklicken Das Scanner Ausleseprogramm wird gestartet Falls Sie bereits Artikel gescannt haben, Ziel angeben, wo die Artikel hinzugefügt werden sollen. (Dazu später mehr) 5. Auslesen klicken.

5 Benutzeroberfläche 5 Nach erfolgreichem Login erscheint die Hauptbenutzeroberfläche. Unten eine Übersicht der Inhalte und Funktionen. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, wie Sie eine Bestellung erfassen, bearbeiten und abschicken. b c d e a a) Sämtliche verfügbaren Module b) Sprachwahl c) Liefertagskalender d) Einstellungen: für Bestellbestätigung, Passwort ändern... e) Sitzung immer mit Logout beenden. Tipp Verändern Sie die Fenstergröße, um den Darstellungsbereich für die Bestellung zu vergrößern oder zu verkleinern.

6 Einstellungen 6 Vieles ist schon eingestellt, ein paar wenige Angaben müssen Sie noch eintragen. Einstellungen klicken. Optional: Passwort ändern. Optional: Wenn "Automatisch einloggen" aktiviert ist, können Sie Ihren Browser schliessen ohne auszuloggen. Wenn Sie das nächste mal die Startseite aufrufen, sind Sie bereits eingeloggt. Diese Option empfiehlt sich nur, wenn lediglich Sie und Ihnen vertraute Personen diesen Computer benutzen. Einstellungen speichern.

7 Listen Ansicht 7 Die Artikel werden stets als Liste angezeigt. Dabei stehen Ihnen vielfältige Anzeige und Gruppierungsoptionen zur Verfügung. a a) Ansicht einspaltig b b) Ansicht zweispaltig c c) Ansicht Liste

8 Listen Gruppierung 8 Sie können die Artikelliste auch gruppieren. Von Lieferant über Sortiment bis auf die Ebene der Produktegruppen. a a) Gruppierung nach Sortiment b b) Feinere Gruppierung nach Produktegruppe c c) Gruppierung nach "Kontogruppe"

9 Gedruckte Listen 9 Wo immer Ihnen Artikel angezeigt werden, können Sie diese ausdrucken. Es stehen Ihnen folgende Layouts zur Verfügung. Vorlage: Frühstück Ausgedruckt am Mi, 25. Jul 2007 Artikelliste Menge Art. Nr. Artikelbezeichnung Liefereinheit Floralp Vorzugsbutter 1 kg KAR à 10 KG Cristallina Jogurt Banane 175 g HAR à 10 ST Cremo Die Butter 1 kg KAR à 10 KG Cristallina Jogurt Kirsche 175 g HAR à 10 ST Vorlage: Frühstück Ausgedruckt am Mi, 25. Jul 2007 Barcodeliste Art. Nr. Artikelbezeichnung Cristallina Jogurt Kirsche 175 g Cremo Die Butter 1 kg Cristallina Jogurt Banane 175 g Floralp Vorzugsbutter 1 kg Etiketten Floralp Vorzugsbutter 1 kg Cristallina Jogurt Banane 175 g KAR 10 KG HAR 10 ST Cristallina Jogurt Kirsche 175 g HAR 10 ST

10 Druckauftrag starten 10 Drucken-Button klicken. Layout auswählen. Es wird nun eine PDF-Datei generiert, welche Sie in Acrobat öffnen können. In Acrobat die Funktion Datei -> Drucken wählen. Nur beim Druck von Ettiketten: Stellen Sie sicher, dass die Verkleinerung / Vergrösserung deaktiviert ist: Seitenanpassung -> keine. (Je nach Version kann dieses Fenster anders aussehen) Druckauftrag starten.

11 Bestellen Artikel in Bestellung einfügen 11 In diesem Modul stellen Sie Ihre Bestellung zusammen. Sie können Artikel hinzufügen, löschen, Mengen ändern und Listen drucken. Das Schema zeigt, von welchen Quellen Artikel hinzugefügt werden können. a b Guide a) Artikel per Guide Scanner einfügen Guide ab selbst Guide gedruckter Vorlage ab selbst gedruckter Regaletikette Guide ab Produkt (z.b. EAN-Code) ab Bestellbuch (z.b. Guide) Guide b) Artikel per Webapplikation einfügen aus Katalog Guide aus Vorlage aus Archiv über die Suche Guide

12 Artikel per Scanner hinzufügen 12 Ein sehr komfortaber Weg ist es, die Artikel mittels Scanner zur Bestellung hinzuzufügen. Wahlweise können auch gleich die Bestellmengen per Scanner erfasst werden. Modul "Bestellung"auswählen. Scanner-Auslesen klicken. Als Ziel "Bestellung" wählen und "Auslesen" klicken. Sie können nun die Menge verändern, den Artikel löschen oder per Befehl "Alles löschen" sämtliche Artikel aus der Bestellung entfernen. Tipp: Weiterarbeiten ohne Scanner Sobald die gescannten Artikel in der Bestellung erscheinen, können Sie den Scanner ausstecken und ohne diesen weiterarbeiten.

13 Artikel über Suche hinzufügen 13 Suchbegriff eingeben: Z.B. "jogurt erdbeer". Danach Eingabetaste oder Lupen-Button drücken. Die Trefferliste wird angezeigt. Den gewünschten Artikel zur Bestellung hinzufügen Mit "Zurück" wieder zur Bestellung zurückkehren Tipp Wenn zuviele Treffer angezeigt werden sollten Sie den Suchbegriff etwas enger wählen: z.b. "jogurt erdbeer" oder "jogurt erdbeer cristallina" statt nur jogurt. Sie können auch über die erweiterte Suche gehen und dort weitere Suchparameter eingeben. Sie können Ihre Suche dort auf Lieferanten, Marken oder Aktionsartikel einschränken.

14 Artikel über Katalog hinzufügen 14 Modul "Katalog" anklicken. Sortiment auswählen: Z.B. "Molkerei". Produktegruppe auswählen: Z.B. "Jogurt". Artikel zur Bestellung hinzufügen. Tipp: Lieferant und Sortiment wählen Über das Auswahlmenu können Sie nun ein anderes Sortiment auswählen oder über "Katalog" zur Übersicht zurückkehren.

15 Artikel aus Vorlage hinzufügen 15 Vorlage auswählen. Die Artikel werden mit Mengenangabe zur Bestellung hinzugefügt. Tipp: Vorlage mit Menge "0" übernehmen Modul "Vorlagen" auswählen, gewünschte Vorlage auswählen, ganz unten das Kästchen "Mengen übernehmen" deaktivieren und die Artikel zur Bestellung hinzufügen.

16 Bestellung abschicken 16 Haben Sie alles bestellt, was Sie brauchen? Alle Mengen korrekt? Dann können Sie Ihre Bestellung gleich absenden... "Bestellung abschicken" klicken Optional: Bestellreferenz und Mitteilung eingeben "Bestellung abschicken" klicken. Die Bestellung wird definitiv abgeschickt und im Archiv abgelegt. Sie können die Bestellung dort jederzeit einsehen. Sie erhalten umgehend per eine Bestellbestätigung. Ihre -Adresse können Sie unter "Einstellungen" definieren.

17 Archiv Einsehen und Umwandeln 17 Im Archiv können Sie abgeschlossene Bestellungen einsehen und diese wiederum zur Bestellung oder zu einer Vorlage hinzufügen. Modul "Archiv" anklicken. Bestellung auswählen. Optional: Die Funktion "Als neue Bestellung übernehmen" fügt sämtliche Artikel zur Bestellung hinzu. Als Bestellmenge wird "0" eingetragen. Optional: Die Funktion "Als Vorlage speichern" fügt sämtliche Artikel einer Vorlage hinzu. Als Bestellmenge wird "0" eingetragen.

18 Guide Vorlagen Übersicht 18 Vorlagen sind ein unglaublich effizientes Werkzeug. Darum nehmen Sie sich einmal die Zeit solche zu erstellen. Sie werden Ihre Bestellung weit schneller zusammen haben als ohne. a b Guide a) Vorlage erstellen... aus einer abgeschickten Bestellung (Siehe unter Archiv) Guide b) mir der Suchfunktion mit dem Scanner. Vorlage verwenden... als Barcodeliste eingefügt in Bestellung Guide Guide eingefügt in Inventar Guide

19 Vorlage erstellen 19 Modul "Vorlagen" auswählen. "Neue Vorlage erfassen" klicken. Vorlage benennen. "Erstellen" klicken.

20 Artikel zur Vorlage hinzufügen 20 Grundsätzlich gehen Sie genau gleich vor, wie wenn Sie Artikel zu einer Bestellung hinzufügen. Einzig der Katalog steht Ihnen nicht zur Verfügung. a b c a) Hinzufügen von Suche: Suchbegriff eingeben und entsprechende Artikel zur Vorlage hinzufügen. b) Hinzufügen von Scanner: Scanner-Button und anschliessend "Auslesen" klicken. Die Daten aus dem Scanner werden automatisch der Vorlage hinzugefügt. c) Hinzufügen von anderer Vorlage: Vorlage aus dem Auswahlmenu wählen, Sämtliche Artikel werden mit Mengenangabe zur aktuellen Vorlage hinzugefügt. Tipp: Vorlagen Übersicht Um alle Vorlagen anzuzeigen klicken Sie auf "Zurück zur Vorlagenübersicht" oder wählen das Vorlagenmodul erneut an. Tipp: Katalog -> Bestellung -> Vorlage Über einen Umweg können auch Artikel aus dem Katalog hinzugefügt werden. Fügen Sie die Artikel zuerst zu einer leeren Bestellung hinzu. Klicken Sie "Als Vorlage speichern" und fügen Sie die Artikel zu einer Vorlage hinzu. Löschen Sie anschliessend die Bestellung. Tipp: Mengen übernehmen Ist diese Option angewählt, werden die entsprechende Menge von jedem Artikel zur Bestellung hinzugefügt. Ist die Option nicht aktiviert wird der Artikel mit Menge "0" hinzugefügt.

21 Vorlagen sortieren 21 In den Vorlagen haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge der Artikel selber zu bestimmen. Weiter können Sie Überschriften in die Liste einfügen. "Liste sortieren" klicken: Sortieransicht öffnet sich. Artikel anklicken, halten, verschieben und am neuer Position loslassen. Optional: Mauszeiger zwischen zwei Zeilen setzen. Wenn roter Balken erscheint darauf klicken und ein Name für die Überschrift angeben. Es können nun weitere Artikel verschoben und Überschriften hinzugefügt werden. Am Schluss mit "Speichern" abschliessen.

22 Fremdartikel Lieferant erfassen 22 Sicherlich brauchen Sie auch Artikel, welche Sie selbst im umfangreichen Transgourmet-Sortiment nicht vorhanden sind, z.b. die "Seegurke" vom Lieferan-ten "Frutti di Mare". Diese Delikatesse können Sie nun mit dem Fremdartikel-Modul selbst erfassen und bequem mit EasyScan bestellen. Modul Fremdartikel auswählen "Lieferant erfassen" klicken. Angaben des Lieferanten vollständig ausfüllen. "Speichern" klicken.

23 Artikel erfassen 23 "Neuen Artikel erfassen" anklicken. Felder ausfüllen: Für Beispiele die Info-Buttons klicken. Optional: Im Barcodefeld einfach die Nummer eintragen, welche jeweils unter dem EAN-Barcode steht. (Ohne Barcodenummer erscheint der Artikel ganz normal im Katalog, kann aber vom Scanner nicht erkannt werden) Artikel speichern Unter Katalog können Sie nun den Lieferanten auswählen, den Artikel zur Bestellung hinzufügen oder eine Barcode- Etikette fürs Regal drucken.

24 Engestrasse 54A 1234 Musterlingen Kundennummer: 1234 Musterweg Musterdorf Tel: Fax: Liefereinheit Inhalt Fremdartikel bestellen 24 Wenn Sie eine Fremdartikelbestellung abschicken, wird diese nicht automatisch übertragen, sondern muss von Hand verschickt werden. Bestellung Bemerkungen: Frutti di Mare Menge Art. Nr. Artikelbezeichnung Preis Total exkl Thunfisch für Sushi 100g Stück CHF Bestellung des einzelnen Fremdlieferanten abschicken. Bestellformular nach Wunsch mit Refernz und Bemerkung versehen und definitiv abschicken. Achtung! Bei Fremdlieferanten wird die Bestellung nicht automatisch übertragen. Es wird lediglich ein Bestell-PDF generiert, welches Sie als Fax oder verschicken können. Exemplis 25.Juli :00 1 / 1

25 Lieferadresse ändern 25 Standardmässig wird Ihrem Lieferanten Ihre Standardlieferadresse mitgeteilt. Sie können die Adresse aber für jeden Lieferanten individuell abändern. "Lieferadressen" klicken. Lieferant auswählen. Adresse bearbeiten. "Lieferadresse speichern" klicken.

26 Excel Export 26 Über eine CSV-Datei können ganze Fremdartikelstämme exportiert werden. So können Sie zum Beispiel Fremdartikeldaten einem anderen Anwender weitergeben, der diese wiederum importiert. "Importieren / Exportieren" klicken. Zum Exportieren: Lieferanten auswählen, welche Exportiert werden sollen. Mit "Exportieren" abschliessen. Eine CSV-Datei wird nun generiert. Zum Importieren: Datei über "Durchsuchen" auswählen.

27 Excel Import 27 Über Importieren können Sie eine CSV-Datei einlesen, welche zuvor, z.b. von einer anderen Filiale, exportiert wurde "Importieren / Exportieren" klicken. Wählen Sie eine importierbare CSV-Datei aus. Methode wählen: "Nur neue Daten importieren" importiert nur die Artikel, welche noch nicht als Fremdartikel erfasst sind. "Neue und geänderte Daten importieren" Importiert Artikel, welche noch nicht als Fremdartikel erfasst sind und überschreibt Artikel, welche bereits erfasst sind. "Komplett neu einlesen" Löscht alle erfassten Artikel und fügt sämtliche Artikel aus der Datei neu hinzu. Lieferanten wählen: "Aus Import verwenden" legt neuen Lieferanten an, gemäss den Daten aus der CSV-Datei. Wenn Sie einen bereits erfassten Lieferanten auswählen, werden diesem sämtliche Artikel aus der CSV-Datei hinzugefügt. 5. Bei Fehlern: "Import abbrechen, Änderungen rückgängig machen" ist die sichere Version. "Ignorieren Importvorgang fortsetzen" ist nur für fortgeschrittene Anwender zu empfehlen. 6. Vorgang mit "Importieren" abschliessen.

28 Guide Guide Inventar Übersicht 28 Mit dem Inventarmodul verschaffen Sie sich einfach einen Überblick über Ihre Warenbestände. Sie können Ihre Inventarliste anschliessend in Excel exportieren, um diese für die Buchhaltung zu verwenden. a b Guide Inventar erstellen... aus einer Vorlage mit der Suchfunktion mit dem Scanner a) Inventar exportieren... als Excel-Tabelle

29 Lagerorte definieren 29 Für jeden Artikel in Ihrem Inventar, wird dessen Lagerort gespeichert. Sie können danach z.b. auswerten, wieviel Mehl im Keller, wieviel in der Küche, und welche Menge insgesammt vorhanden ist. Modul "Inventar" auswählen. "Lagerorte bearbeiten" klicken. Lagerorte definieren. "Speichern" klicken.

30 Inventarsatz eröffnen 30 "Inventarsatz eröffnen" klicken. "Inventar" benennen. "Inventarsatz eröffnen" klicken. Inventarsatz auswählen, um Artikel hinzuzufügen.

31 Artikel von Scanner hinzufügen 31 Anders als beim Bestellen, wo Sie mit Liefereinheiten (z.b. Harass HAR) arbeiten, wird im Inventar mit Basiseinheiten (z.b. Stück STK) gerechnet. Artikel mit Mengenangabe (Anzahl Basiseinheiten) abscannen und Scanner auslesen. Lagerort zuweisen. Inventarsatz definieren. "Artikel hinzufügen" klicken. Tipp: Mehrere Lagerorte scannen Wenn Sie mehrere Lagerorte haben, müssen Sie jeweils einen Lagerort scannen, den Scanner auslesen und danach den nächsten Lagerort erfassen.

32 Artikel über Suche hinzufügen 32 Suchbegriff eingeben z.b. "jogurt erdbeer". Mengen bei einem oder mehreren Artikeln einfügen. Ganz nach unten fahren und "Hinzufügen" klicken. Anschliessend können Sie den Artikel einem Lagerort zuweisen. Die Mengen werden dann in Basiseinheiten umgerechnet und dem Inventarsatz hinzugefügt.

33 Inventar bewerten und abschliessen 33 Sie können jeden Artikel mit einem separaten oder pauschalen Prozentwert bewerten. Artikel individuell bewewerten: z.b. mit 70% Sämtliche unbewerteten Artikel pauschal bewerten, z.b. mit 60%. Wenn das Inventar nicht mehr verändert werden soll "Inventarsatz abschliessen" klicken. Aus steuerrechtlichen Gründen kann ein abgeschlossenes Inventar nicht mehr verändert werden. Tipp: In Excel exportieren Sie können offene wie auch geschlossene Inventare nach Excel exportieren. Sie müssen die Datei auf Ihrer Festplatte speichern. Die Tabelle ist im CSV-Format gespeichtert, welches keine Formatierung wie Zellenbreite, Schriftarten usw. hat.

34 Hilfe Problemlösung 34 Hier ist eine Auswahl der häufigsten Probleme und deren Lösungen. Problem Mögliche Ursache Lösungsvorschlag Barcode wird nicht erkannt... Der Barcode ist nicht im System erfasst. Für Transgourmet-Artikel: Bitte melden Sie den Fehler an das Kundencenteran das Kundencenter Für Fremdartikel: Tragen Sie die Nummer des Barcodes unter dem entsprechenden Artikel ein, eröffnen Sie ggf. einen neuen Artikel. Die Barcode Etiketten passen beim Drucken nicht in das Formular... Die Option "Seitenanpassung: keine" wurde nicht gesezt. Stellen Sie sicher, dass im Acrobat-Druck-Dialog sämtliche Seitenanpassungsoptionen ausgeschaltet sind. Es werden nicht alle Artikel angezeigt, die ich erfasst habe... Die Artikelansicht wurde eingeschränkt, zum Beispiel im Inventar auf einen einzelnen Lagerort. Überprüfen Sie in der Kopfzeile der Liste, ob eine solche Einschränkung aktiv ist.