LA GESTION DE PROJET

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1 Ministère de l Education nationale et de la Formation professionnelle LA GESTION DE PROJET Division du technicien employé de bureau du régime de la formation professionnelle PROJETS 1

2 Sommaire Symboles utilisés 3 Comment m organiser pour réaliser un projet Gestion de projets 4 Section 1 : Die zehn Schritte zur erfolgreichen Verwirklichung eines Projektes 4 Einleitung : Grundlagen des Projektunterrichts 5 1. Was versteht man unter einem Projekt? 5 2. Was bedeutet Projektmanagement? 5 3. Was ist ein Prozess im Sinne des Projektmanagement? 5 4. Was bedeutet Produkt im Projektkontext? 5 5. Welche Projekttypen gibt es? 5 1 : Schritt 1 Projektthema erstellen und entwickeln sowie ein Team aufbauen 6 1. Wie komme ich zu meinem Thema? Wie kann ein Projektteam zustande kommen? 6 2. Welche Rollen gibt es in einem Projekt? 7 3. Wie visualisiere ich unser Projektorganigramm? 7 4. Wie regelt man die Zusammenarbeit im Team? 7 5. Wir sammeln erste konkrete Ideen zu unserem Thema 8 6. Wie führe ich ein Projekttagebuch? 9 2 : Schritt 2 Ziele setzen 10 3 : Schritt 3 Aufgaben festlegen und strukturieren 11 4 : Schritt 4 Zeitplan festlegen 13 5 : Schritt 5 Projekt beantragen 14 6 : Schritt 6 Aufgaben planen Wie werden Arbeitspakete festgelegt? Wer wird welche Arbeiten im Projekt übernehmen? 15 7 : Schritt 7 Ressourcen planen 16 8 : Schritt 8 Projekt umsetzen Controlling durchführen : Fortschrittsberichte erstellen Probleme erkennen 17 9 : Schritt 9 Projekt dokumentieren und festhalten : Schritt 10 Präsentation des Projektes 20 Konklusion : Die Bewertung des Projektes 20 Section 2 : La tenue d un journal personnel 22 1 : Le journal personnel 22 2 : Questions de réflexion 26 3 : Le contrôle systématique 27 Bibliographie 28 2

3 Symboles utilisés = Liste de contrôle garantit la qualité du travail exécuté. = Information donne des informations sur les différents sujets traités. = Tuyau propose des compléments aux informations. = Exercice permet de contrôler ses propres compétences et de s en servir pour venir à bout de nouvelles tâches. = Agenda permet de retracer tous les travaux à réaliser tout au long de l année scolaire. = Travail individuel incite à réaliser seul certaines tâches. = Travail en groupe incite à réaliser certaines tâches en partenariat ou en groupe. = Journal permet d illustrer ses apports personnels, ses expériences, l acquisition de compétences, etc. = Pourquoi formule les objectifs à réaliser dans le cadre de la tâche à réaliser. 3

4 Comment m organiser pour réaliser un projet Gestion de projets Savoir réaliser avec succès des projets fait partie de nos jours, dans beaucoup de branches professionnelles, des compétences-clé à posséder. La branche gestion de projets permettra aux élèves d acquérir les compétences nécessaires pour planifier, gérer et finaliser un projet d une certaine envergure. Une première section va vous familiariser avec tous les outils, trucs et astuces nécessaires pour réussir un projet. Une deuxième section mettra l accent sur l importance de la tenue d un «journal personnel» qui permettra d illustrer les apports personnels de l élève dans le projet, ses expériences positives et négatives, l acquisition de compétences particulières, etc. Afin d aider l élève dans sa réflexion, un certain nombre de questions-types seront mises à sa disposition. Le journal sera complété par une série de questions de contrôle servant à garantir la qualité du travail effectué. Cette liste de contrôle concernera aussi bien le concept, la planification et la réalisation du projet que le travail en équipe. Section 1 : Die zehn Schritte zur erfolgreichen Verwirklichung eines Projektes 1 Einleitung Grundlagen des Projektmanagement Schritt 1: Projektthema Wie komme ich zu meinem Thema? erstellen und entwickeln, Wie kann ein Projektteam zustande kommen? Team aufbauen Welche Rollen gibt es in einem Projekt? Wie visualisiere ich unser Projektorganigramm? Wie regelt man die Zusammenarbeit im Team? Wir sammeln erste konkrete Ideen zu unserem Thema? Wie führe ich ein Projekttagebuch? Schritt 2 : Ziele setzen Warum muss ich mir messbare Ziele setzen? Schritt 3 : Aufgaben festlegen und strukturieren Schritt 4 : Zeitplan festlegen Schritt 5 : Projekt beantragen Schritt 6 : Aufgaben planen Wozu benötigen wir Nicht-Ziele? Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan? Wie erstelle ich einen Meilensteinplan? Wie erstelle ich einen Projektantrag? Wie werden Arbeitspakete festgelegt? Wer wird welche Aufgaben im Projekt übernehmen? 1 Selon Christoph Berger, Helga Berger & Eric Eifes : Projektmanagement, 10 Schritte zum erfolgreichen Projekt, MEN

5 Schritt 7 : Ressourcen planen Schritt 8 : Projekt umsetzen Schritt 9 : Projekt dokumentieren und festhalten Welche Ressourcen benötigen wir für unser Projekt? Wie führe ich ein Controlling durch? Wie werden Fortschrittsberichte erstellt? Wie können wir frühzeitig Probleme erkennen? Wie erstellen und ergänzen unser Projekthandbuch? Schritt 10 : Präsentation des Projektes Was müssen wir beachten bei der Präsentation unseres Projektes? Konklusion Die Bewertung des Projektes Einleitung - Grundlagen des Projektmanagement 1. Was versteht man unter einem Projekt? Ein Projekt ist eine Aufgabe, die folgende Merkmale aufweist: - komplex, es benötigt viele Kenntnisse und Fähigkeiten ; - eindeutige Aufgabenstellung mit einer konkreten Zielsetzung ; - zeitlich befristet, mit einem klaren Anfangs- und Endtermin ; - eigene temporäre Organisationsform, nämlich das Projektteam welches nach dem Projekt wieder aufgelöst wird. 2. Was bedeutet Projektmanagement? Projektmanagement ist ein «Werkzeugkasten» der helfen soll, alles, was während der Arbeit am Projekt zu bedenken und zu berücksichtigen ist, in eine Struktur zu bringen die den Arbeitsablauf erleichtert. 3. Was ist ein Prozess im Sinne des Projektmanagements? Unter einem Prozess versteht man einen Vorgang, bei dem Materialien, Maschinen, Know-How, usw. (Input) in ein Ergebnis (Output) umgewandelt werden. Der Prozess beschreibt den Weg den das Projektteam zurücklegt, um sein Ziel zu erreichen. 4. Was bedeutet «Produkt» im Projektkontext? Das Produkt ist das Ergebnis eines Projektes. Dieses muss darstellbar sein und den vereinbarten Zielen sowie den Erwartungen des Projektauftraggebers entsprechen. 5. Welche Projekttypen gibt es? - Konzeptionsprojekte: Das «Produkt» wird nur geplant. Eine Entscheidung wird vorbereitet und z.b. Varianten zur Diskussion gestellt. - Umsetzungsprojekte: das «Produkt» wird realisiert. 5

6 1 : Schritt 1 - Projektthema erstellen und entwickeln sowie ein Team aufbauen 1. Wie komme ich zu meinem Thema? Wie kann ein Projektteam zustande kommen? Es gibt viele Methoden, um zu einem Projektthema zu gelangen: - man sucht sich selbst ein Thema das man gerne behandeln würde ; - man bekommt eine bestimmte Anzahl von Themen vorgeschlagen und sucht sich ein Thema heraus ; - man bekommt ein größeres Thema vorgeschlagen welches aus mehreren Unterprojekten besteht (z.b. Thema Sozialversicherungen, Wasserproblematik, usw.) ; - man entscheidet sich für ein Projekt das in direkter Verbindung mit der Unterrichtsfirma steht ; - man hinterfragt in den Betrieben wo die Praktikas durchgeführt werden, ob sich keine Möglichkeiten ergeben, ein Projekt für die Firma durchzuführen ; - Es gibt viele Methoden, wie ein Projektteam zustande kommen kann: - das Team entsteht aus einem gemeinsamen Interesse für ein bestimmtes Thema ; - es entsteht aus einer Zusammensetzung von guten Freunden ; - das Team findet sich aus einer Gruppendiskussion heraus ; -. Man sollte auf jeden Fall bei der Projektteamzusammensetzung folgende Kriterien berücksichtigen: - Sympathie: es arbeiten Personen zusammen, die sich gut verstehen. - Kompetenzen: je nach Aufgabenstellung benötigt man unterschiedliche Experten im Projekt. - Interesse am Thema. Aufgabe 1 : Wir suchen ein Thema und bilden ein Projektteam Wir gebrauchen hierfür die Methode : 6 Personen, 3 Ideen, 5 Minuten (Beilage 1) 2 2 Die Beilagen befinden sich auf Myschool unter Projektmanagement T2CM 6

7 2. Welche Rollen gibt es in einem Projekt? Projektauftraggeber : Projektleiter : Projektteammitglieder : Projektbetreuer Coach : Erteilt den Projektauftrag und erwartet ein Projektergebnis (Produkt). Leitet und koordiniert das Projekt. Ansprechpartner für den Auftraggeber. Erfüllen die gemeinsam vereinbarten Arbeiten. Gemeinsam mit dem Projektleiter sind sie verantwortlich für das Gelingen des Projektes. Unterstützt das Projektteam in der Leistungserfüllung, ist jedoch nicht verantwortlich für das Gelingen oder das Scheitern des Projektes. 3. Wie visualisiere ich unser Projektorganigramm? Das Projektorganigramm visualisiert: - die Zusammenarbeit der Projektteammitglieder, - die Verbindung zu Sub-Teams (Projektmitarbeiter für punktuelle Aufgaben), - die Position des Projektauftraggebers. Aufgabe 2: Wir stellen ein Projektorganigramm für unser Team auf. Füllt das Projektorganigramm aus für euer Projekt. Wer könnte zu eurem Thema gegebenenfalls die Rolle des Projektauftraggebers übernehmen? (Beilage 2) 4. Wie regelt man die Zusammenarbeit im Team? Um die gute Zusammenarbeit in der Gruppe zu fördern, kann das Projektteam sich selbst Spielregeln setzen wie z.b.: - vereinbarte Termine müssen einbehalten werden ; - Protokolle werden nach jeder Sitzung geschrieben ; - Pünktlichkeit ; - Handyfrei arbeiten ; - Kommunikationsaustausch per ; - Aufgabe 3: Wir setzen uns Spielregeln für unser Projektteam. Überlegt euch den Sinn von solchen Spielregeln! Stellt einige einfache, jedoch sinnvolle Spielregeln auf! 7

8 Spielregel Beschreibung 5. Wir sammeln erste konkrete Ideen zu unserem Thema In einer nächsten Phase werden wir versuchen erste konkrete Ideen zu unserem Thema niederzuschreiben. Wir benutzen für diese Aufgabe die Methode des Mindmapping. Mind Maps enthalten das zu bearbeitende, zentrale Thema in der Mitte des Blattes. Es wird möglichst genau formuliert und/oder als Bild dargestellt. Nach außen entwickeln sich die verschiedenen Hauptäste (Hauptpunkte) mit weiteren Unterästen (Unterpunkte). Auf den Ästen steht meistens immer nur ein Schlüsselwort. Bei der Erstellung können auch Farben und Bilder benutzt werden um die Mindmap besser überblicken zu können. Beispiel eines Mindmap Aufgabe 4 : Wir erstellen einen Mindmap zu unserem Projektthema 8

9 6. Wie führe ich ein Projekttagebuch? Das Projekttagebuch resümiert chronologisch den Ablauf des gesamten Projektes. Jedes Treffen, Geschehnis usw. wird in das Tagebuch eingetragen. So kann während dem Ablauf immer wieder nachgeschlagen werden. Auch stehen nach dem Abschluss wichtige Informationen zur Verfügung. Das Projekttagebuch ist so zu gestalten, dass auch Personen, die nicht in das Projekt einbezogen sind, alle wichtigen Schritte nachvollziehen können. Zusätzlich soll jedes Projektmitglied eine Auflistung seiner Tätigkeiten vornehmen (Datum, Art der Tätigkeit und Zeitaufwand). Beispiel Projekttagebuch Wann : 7. Februar 2013 von 9 Uhr 30 bis 11 Uhr 30 Wo : Wer : Was : Bureau Modèle Jos Steffen, Françoise Schneider, Antonio de Freitas, Franz Wiltgen, Selma Karisik Einladung erstellen. Zusammenfassung : Die Gruppe erstellte zusammen ein Design und den Text für die Einladung. Beispiel Tätigkeitsbericht Jos Steffen Projektleiter Datum Tätigkeit Dauer (in Stunden) Teamfindung Mind Map Projektstructurierung Einladungen erstellt 2 Stunden 2 Stunden 3 Stunden 2 Stunden Aufgabe 5: Wir erstellen Projekttagebuch sowie Tätigkeitsbericht Jede Gruppe erstellt sein Projekttagebuch sowie jedes Projektmitglied seinen Tätigkeitsbericht für den heutigen Tag (Beilage 3). 9

10 2 : Schritt 2 - Ziele setzen Warum muss ich mir messbare Ziele setzen? Wozu benötigen wir Nicht-Ziele? Projektziele beschreiben den Zustand, der am Ende des Projektes als Ergebnis vorhanden sein soll. Dabei wird festgelegt, was zum Projekt gehört und abgegrenzt, was nicht Inhalt des Projektes ist. Mit dem Projektauftraggeber werden die zu erbringenden Ergebnisse besprochen. Diese sollen möglichst konkret vereinbart und messbar formuliert werden. Nicht-Ziele grenzen das Vorhaben von anderen möglichen Zielsetzungen ab und geben Handlungssicherheit. Sie wären auch Ziele eines möglichen Projektes, werden aber bei diesem konkreten Projekt nicht angestrebt und verwirklicht. Diese sind auch mit dem Projektauftraggeber abzusprechen. Das Festlegen von Nicht-Zielen hilft der Projektgruppe sich auf das eigentliche Produkt zu konzentrieren da sie ganz klar weis, dass die Nicht-Ziele nicht zu erledigen sind (auch wenn sie erzielenswert wären). Beispiel Ziele - Nicht-Ziele Eine Projektgruppe soll ein Fest organisieren für die italienische Botschaft in Luxemburg. Ziele - Einen entsprechenden Saal in den landesüblichen Farben dekorieren. - Ein landestypisches Buffet mit Getränken für 80 Gäste bereitstellen. - Ein 4-Mann Orchester organisieren. - Einen italienischen Buchautor und zwei weitere Künstler dem Publikum vorstellen. Nicht-Ziele - Die Gästeliste erstellen und Einladungen verschicken. - Für die Finanzierung sorgen d.h. Sponsoren für das Fest suchen. - Buchautor und Künster auswählen und einladen. - Weit gefächerte Werbekampagne starten. Aufgabe 6: Wir erstellen Ziele und Nicht-Ziele für unser Projekt Jede Projektgruppe erstellt für sein Projekt konkrete Ziele sowie eventuelle Nicht-Ziele. 10

11 3 : Schritt 3 - Aufgaben festlegen und strukturieren Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan? Wenn klar ist, was alles zu realisieren ist, muss man sich die Vorgehensweise im Projekt überlegen. - Wie gehen wir «Schritt für Schritt» im Projekt vor? - Welche Phasen müssen abgearbeitet werden? - Wie schaut der «rote Faden» des Projektes aus? Nach den Phasen werden die einzelnen Arbeiten im Projekt festgelegt und in Form von Arbeitspaketen zusammengefasst. Die Arbeitspakete bezeichnet man als die «ToDo s» eines Projektes. Sie regeln, was alles zur Erfüllung des Projektes gemacht werden muss. Der Projektstrukturplan ist die visualisierte Darstellung der Arbeitspakete eines Projektes. Es wird daraus ersichtlich, in welcher Reihenfolge die Arbeiten eines Projektes realisiert werden. Das vorher fertig gestellte Mindmap gibt uns bereits einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben. Es erlaubt uns jedoch nicht, die einzelnen Aufgaben zu strukturieren und zeitlich (chronologisch) zu ordnen. Deshalb wird der Projektstrukturplan erstellt. Er erlaubt uns, die verschiedenen Aufgaben nach Phasen und Arbeitspaketen zu regruppieren und zeitlich zu ordnen. Wichtig ist, dass wir, wenn möglich, jeweils ein Verb benützen, um die Aufgaben konkret zu umschreiben. Beispiel Projektstrukturplan (siehe Seite 12) Aufgabe 7: Der Projektstrukturplan Jede Projektgruppe erstellt für sein Projekt einen Projektstrukturplan und präsentiert ihn dem Rest der Klasse. 11

12 LNArt-Event 1. Konzepterstellung 2. Auswahl Künstler/Werke 3. Planung Ausstellung 4. Vorbereitung Ausstellung 5. Ausstellung durchführen 6. Nachbereitung 1.1. Ideen sammeln 2.1. Künstlerübersicht 3.1. Finanzierung sicherstellen 4.1. Einladungen verschicken 5.1. Eröffnung Ausstellung 6.1. PHB fertigstellen 1.2. Ideen auswählen 2.2. Künstler kontaktieren 3.2. Planung Ablauf Vernissage 4.2. Buffet, Musik bestellen 5.2. Führungen durchführen 6.2. Abrechnung erstellen 1.3. Inhaltliches Konzept 2.3. Künstlerauswahl 3.3. Katalogentwurf 4.3. Aufstellen der Werke 5.3. Bedienung Buffet 6.3. Präsentation vorbereiten 1.4. Katalogkonzept 2.4. Auswahl Werke 3.4. Katalog drucken 4.4. Führungen vorbereiten 5.4. Katalog verkaufen 6.4 Präsentation durchführen 1.5. Finanzkonzept 2.5. Übersicht erstellen 3.5. Raumgestaltung 4.5. Presseinfo vorbereiten 5.5. Medien betreuen 1.6. Gesamtkonzept präsentieren 3.6. Werbematerial 4.6. Medien informieren 5.6. Abräumen 3.7. Buffet, Musik planen 12

13 4 : Schritt 4 - Zeitplan festlegen Wie erstelle ich einen Meilensteinplan? Die Frage die sich stellt ist folgende: Wann müssen wir in unserem Projekt wo sein? Meilensteine sind strategische Punkte der Leistungserfüllung. Sie takten das Projekt und geben ihm einen Rhythmus. Man spricht bei Meilensteinen auch von Zwischenzielen. Des Weiteren soll man für jeden Meilenstein ein Datum planen, bis wann er realisiert werden soll. Mit Hilfe des Projektstrukturplanes legen wir wichtige Zwischenetappen in der Planung fest. Wir setzen uns ein Datum für jede dieser Zwischenetappen. Dieses Datum sollte jeweils eingehalten werden, damit das ganze Projekt nicht in Verzug gerät. Beispiel Meilensteinplan Das Projekt LNArt-Event startet am 1. Oktober N, die Ausstellung soll im Februar N+1 stattfinden, die Endpräsentation des Projektes ist am 21 April N+1. Nummer PSP- Code Meilenstein Basis-Plan 3 Adaptierter Plan 4 Ist- Termin 5 M1 1.6 Gesamtkonzept präsentieren N M2 2.5 Übersicht erstellen Künstler/Werke N M3 3.3 Katalog entworfen N M4 3.4 Katalog drucken N+1 M5 4.1 Einladungen verschicken N+1 M6 4.6 Medien informieren N+1 M7 5.1 Eröffnung der Ausstellung N+1 M8 6.4 Präsentation durchführen N+1 Aufgabe 8: Der Meilensteinplan Jede Projektgruppe erstellt für sein Projekt einen Meilensteinplan (Beilage 4). 3 Basis-Plan: Zeitpunkt zu dem wir idealerweise diese Aufgabe erledigt haben. 4 Adaptierter Plan: Im Falle von nicht vorhersehbaren Ereignissen wurde der Basis-Plan zeitlich adaptiert. 5 Ist-Termin : Das konkrete Datum an dem die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde

14 5 : Schritt 5 - Projekt beantragen Wie erstelle ich einen Projektantrag? Zum jetzigen Zeitpunkt sind die Mitglieder des Projektteams genügend ausgerüstet um ihr Projekt klar zu definieren und dem Projektautraggeber zur Unterschrift zu unterbreiten. Mit den Unterschriften des PAG, der Projektmitglieder sowie des Projektcoach wird das Projekt definitiv in die Wege geleitet. Durch ihre Unterschrift verpflichten sich die Projektteammitglieder, ein bestimmtes Produkt für ihren Projektauftraggeber zu erstellen. Aufgabe 9: Der Projektauftrag Jede Projektgruppe erstellt für sein Projekt den dazu benötigten Projektauftrag (Beilage 5). 6 : Schritt 6 - Aufgaben planen 1. Wie werden Arbeitspakete festgelegt? Das Arbeitspaket ist die genaue Zuordnung von Tätigkeiten eines Projektes zu bestimmten Personen. Dies führt in der Realisierungsphase dazu, dass jeder genau weis, was im Projekt zu tun ist. Wir definieren für die einzelnen Aufgaben, die im Projektstrukturplan enthalten sind, die Inhalte und die Ergebnisse. Dies ist sehr wichtig, damit jeder genau weis, was er tun muss, um die Aufgabe zu erledigen. Beispiel Arbeitspaket AP 2.3. Künstlerauswahl AP-Durchführungsverantwortung : Françoise Schneider Inhalte (was soll getan werden?): - Aus der Liste der möglichen Künstler eine erste Auswahl treffen. - Diese Liste mit dem PAG durchgehen und die Wahl eines Künstlers treffen. - Den ausgewählten Künstler benachrichtigen. Ergebnisse (was liegt nach Fertigstellung des AP vor?): - Der Künstler ist benachrichtigt worden und hat sein Einverständnis gegeben. Aufgabe 10: Die Arbeitspakete Jedes Mitglied der Projektgruppe erstellt für sein Projekt ein Arbeitspaket (Beilage 6)

15 2. Wer wird welche Arbeiten im Projekt übernehmen? Die Zuordnung der Aufgaben muss im Team vorgenommen werden. Es sollte besprochen werden, wer das nötige Know-how für die Bearbeitung des Arbeitspakets hat bzw. wer die zeitlichen Kapazitäten dafür aufbringen kann. Dann wird pro Arbeitspaket ein verantwortliches Projektteammitglied bestimmt und auch die Personen festgelegt, die bei der Ausarbeitung dieses Arbeitspaketes mitarbeiten. Die Angabe des Erfüllungszeitpunkts (bis wann?) gibt die Möglichkeit, auch den Leistungsfortschritt darzustellen. Beispiel Aufgabenverteilung PSP- Code Arbeitspakete Wer übernimmt die Verantwortung? Welche Personen helfen bei dieser Aufgabe? Bis wann? 1 Phase 1: Konzepterstellung 1.1 AP 1 : Ideen sammeln 1.2 AP 2 : Ideen auswählen 1.3 AP 3 : Inhaltliches Konzept 1.4 AP 4 : Katalogkonzept 1.5 AP 5 : Finanzkonzept 1.6 AP 6 : Gesamtkonzept 2 Phase 2 : Auswahl Künstler/Werke 2.1 AP AP AP AP AP 5 3 Phase AP AP AP

16 Schritt 7 : Ressourcen planen Welche Ressourcen benötigen wir für unser Projekt? Unter Ressourcen versteht man die für die Projektzielerreichung notwendigen Mittel wie z.b. Materialien, Finanzen, Personal, Geräte, usw. Die Ressourcenplanung wird aufgrund des Projektstrukturplanes gemacht und legt die für die einzelnen Arbeitspakete bzw. Phasen benötigten Mittel fest. Auf Grund der Ressourcenplanung wird ein Projektbudget festgelegt. Dabei ist zu überlegen, welche Kosten sich ergeben werden und wer für die Finanzierung in welchem Ausmaß zuständig ist. Beispiel Ressourcenplanung und Projektbudget Phase Anfallende Kosten Anzahl Preis/pro Einheit Plankosten Ist- Kosten Wer zahlt Planung der Ausstellung Teilsumme Katalog drucken 1 500,00 500,00 Schule 6 Einladungen drucken 1 200,00 200,00 PAG Frankierung der Briefe 80 0,50 40,00 PAG Teilsumme Teilsumme Gesamtsumme. Aufgabe 11: Projektbudget Jede Projektgruppe erstellt für sein Projekt ein Projektbudget auf (Beilage 7). 6 Das Projektteam, das über ein bestimmtes Schulbudget verfügt, übernimmt die Unkosten für den Druck der Kataloge

17 Schritt 8 : Projekt umsetzen 1. Controlling durchführen : Fortschrittsberichte erstellen Controlling ist die Aufgabe, während der Realisierungsphase das Projekt zu überwachen und zu steuern. Abläufe und Ereignisse treten nicht immer so auf wie geplant. Es kommt zu Abweichungen zwischen SOLL und IST. Tritt Verzug ein, muss das Projektteam Maßnahmen überlegen, damit das Projektziel dennoch erreicht werden kann. Jedes Mal, wenn wir in der Gruppe zusammenkommen, erstellen wir einen Fortschrittsbericht. Dieser Bericht hilft uns, die Planung mit der Realität zu vergleichen, um gegebenenfalls eingreifen zu können. Ist das Projekt voll im Plan, gibt man dieses an. Der detaillierte Fortschrittsbericht fällt in diesem Falle aus. Beispiel Fortschrittsbericht Alles läuft nach Plan Projektfortschrittsbericht per tt.mm.jjjj Projekt in der Krise Projekt im Verzug X Projekt im Plan Bitte ankreuzen 2. Probleme erkennen Um Problemen bei der Projektdurchführung zu begegnen, sollte man sich rechtzeitig mit möglichen Risiken im Projekt auseinandersetzen. Dafür gibt es zwei zentrale Fragen: - Welches sind die potentiellen Bedrohungen für den Projekterfolg und wie hoch können seine Auswirkungen sein? - Mit welcher Wahrscheinlichkeit treten diese Risiken auf? Nach der Analyse der Abweichungen kann das Projektteam durch Variationen verschiedener Eckpunkte des Projektes steuernd eingreifen: - Eckpunkt Leistung: diese kann verändert bzw. reduziert werden. - Eckpunkt Termine: Zeitpunkte der Realisierung können verschoben oder verändert werden. Dies bedarf jedoch meistens der Genehmigung des PAG

18 Beispiel Fortschrittsbericht Ein Problem kommt auf Projektfortschrittsbericht per tt.mm.jjjj Projekt in der Krise X Projekt im Verzug Projekt im Plan Bitte ankreuzen Gesamtstatus Der Entwurf des Katalogs für die Ausstellung «LNArt-Event» kann nicht rechtzeitig für das vorgesehene Datum fertig gestellt werden. Der Druck des Katalogs muss verschoben werden und somit auch das Datum des Events. Ziele: Es sind keine Veränderungen der Ziele vorgesehen. Leistungsfortschritt: Wegen des Autounfalls von Françoise (Hauptverantwortliche für das Layout des Katalogs) sind wir stark in Verzug gekommen beim Entwurf des Katalogs. Termine: Da der Druck der Kataloge um mindestens zwei Wochen verschoben werden muss, werden wir der Direktion ein neues Datum für den Event vorschlagen. Kosten, Ressourcen: Es sind keine Veränderungen vorgesehen. Projektorganisation: Da das Datum der Endpräsentation des Projektes nicht verändert werden kann, wird uns viel weniger Zeit zur Verfügung stehen um diese vorzubereiten

19 9 : Schritt 9 - Projekt dokumentieren und festhalten Wir erstellen und ergänzen unser Projekthandbuch Damit die Planung und der Prozess des Projektes jederzeit vorgelegt werden kann, müssen diese in eine ansprechende Form gebracht werden. Dazu dient das «Projekthandbuch» (Beilage 8) als Vorlage. Das Projekthandbuch ist das zentrale Dokument des Projektes. Es muss jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten sein. Mit Abschluss des Projektes müssen die Erkenntnisse aus der Projektarbeit festgehalten werden, persönliche Schlussfolgerungen sind zu ziehen, der Abschlussbericht und die Projektabnahme werden erstellt. Projektabnahme tt.mm.jjjj Projektauftraggeber: Name Unterschrift Projektleiter: Name Unterschrift Die Ergebnisse aus der Leistungserstellung können vielfältig dokumentiert werden. Je nach Projektauftrag können die Lösungen beschrieben, fotografiert, gefilmt oder beigelegt werden. Das Projekthandbuch dient ebenfalls als Vorlage dazu, den gesamten Prozess des Projektes zu dokumentieren. Es ist dementsprechend ein wichtiges Dokument der Bewertung des Projektes

20 10 : Schritt 10 - Präsentation des Projektes Was müssen wir beachten bei der Präsentation unseres Projektes? Die Präsentation der Ergebnisse dient der Bewertung der erbrachten Leistungen. Damit eine Projektpräsentation erfolgreich verläuft, sind - das Ziel, - die Zielgruppe, - der Aufbau und der Inhalt, - die Gestaltung der Medien, - das Auftreten der Gruppe sowie - die Sprache der Präsentation entscheidend. Beispiel Projektpräsentation LNArt-Event Ziel unserer Präsentation wird es sein, unsere Arbeitsweise und den Ablauf des «Events» zu zeigen und für Fragen zur Verfügung zu stehen. Den Inhalt der Präsentation haben wir folgendermaßen festgelegt: Wir erklären kurz die Grundidee des «LNArt-Event» sowie die Probleme denen wir begegnet sind. Es soll eine realistische Darstellung unserer Arbeiten der letzten Monate werden. Als Medium wählen wir Powerpoint, da wir dieses Medium gut beherrschen. Wir erstellen eine übersichtliche Präsentation und wir halten uns an die 7x7er Regel: maximal 7 Zeilen à 7 Wörter pro Slide. Wir teilen auch auf, wer was präsentiert und auf die Fragen antwortet. Schlussendlich achten wir auf unser Aussehen. Gepflegt soll es sein, aber nicht verkleidet. Konklusion : Die Bewertung des Projektes Die Bewertung des Projektes erfolgt üblicherweise nach folgendem Muster: - Endprodukt : 12 Punkte (12 Gruppenpunkte) - Dokumentation : 16 Punkte (11 Gruppenpunkte, 5 Einzelpunkte) - Prozessablauf : 18 Punkte (7 Gruppenpunkte, 11 Einzelpunkte) - Präsentation 14 Punkte (5 Gruppenpunkte, 9 Einzelpunkte)

21 Beispiel Bewertung Titel des Projektes: LNArt-Event Endnote J. Steffen Projektleiter: Jos Steffen F. Schneider Teammitglieder: Françoise Schneider, Antonio de Freitas, Franz Wiltgen, Selma Karisik A. de Freitas Auftraggeber: Kunstatelier Full moon F. Wiltgen S. Karisik Ziel, Auftrag, Planung, Komplexität, Lösungsansatz, Lernzuwachs Produkt Dokumentation Inhalt: PHB, Ergebnisdok., Form 11 persönliche Schlussfolgerung Prozessablauf 12 5 (EB) Projektmanagement 7 J. Steffen F. Schneider A. de Freitas F. Wiltgen S. Karisik Rolle PL: Überblick, Organisation, Entscheidungen, Phasen gestalten, Prioritäten setzen, Qualität... Rolle PTM: Aufgaben erfüllen, Überblick, Arbeitspakete, dokumentiert, Beteiligung, Vorbereitung, Planung, Prioritäten, Ideen, Lösungen, Unterstützung (EB) J. Steffen F. Schneider A. de Freitas F. Wiltgen S. Karisik Präsentation Medieneinsatz und Aufbau 5 Auftreten und Sprachverhalten / Dialog 9 (EB) J. Steffen F. Schneider A. de Freitas F. Wiltgen S. Karisik

22 Section 2 : La tenue d un journal personnel 1 : Le journal personnel La tenue d un journal personnel peut être très intéressante pour toi, non seulement pour garantir la réussite de ton projet, mais également pour ton développement personnel. Un tel journal te permettra - d enregistrer de manière continuelle les différents travaux effectués, - de réfléchir sur les résultats obtenus lors de ces travaux, - de faire l analyse de tes forces et faiblesses et d en tirer les conclusions qui s imposent, - de documenter l acquisition de nouvelles compétences respectivement l amélioration de compétences en cours d acquisition. Le journal 7 se présentera selon un schéma en deux parties: Le journal doit documenter les différents travaux que tu effectues. Le journal doit ainsi permettre à toute personne externe de pouvoir suivre et comprendre la marche normale et l évolution de tes travaux. La phase de réflexion doit te permettre de réfléchir sur ton propre comportement et de mieux savoir analyser tes propres forces et faiblesses. Cette forme de réflexion permet de développer ta personnalité. 7 Pour chaque travail/activité, on commence à une nouvelle page du journal. Il faudra donc recopier autant de fois le journal qu il y a de travaux/activités

23 Activités : Quels sont les travaux que j ai réalisés? Quels sont les thèmes traités? Quand, quoi, comment, qui, où? Réflexion : Quels sont les résultats obtenus? Expériences positives et négatives! Quelles sont les conséquences que j en tire? Mes activités Descriptif de l activité en phase de réalisation, de son avancement, des ressources utilisées, Questions : Quand est-ce que j ai effectué telle activité et combien de temps y ai-je consacré? Qui a fait quoi et comment? Quels sujets ont été traités? Quelle partie de l activité a été réalisée? Comment est-ce que je me suis appliqué pour réaliser cette activité? Quels techniques, moyens et procédés est ce que j ai utilisé pour y arriver? Où est-ce que j ai réalisé ces activités? Réflexions sur mon travail Réflexion sur le travail réalisé, sur le comportement vis-à-vis de l effort et l apprentissage. Une telle réflexion critique sur son propre travail doit permettre à l élève de faire l analyse de ses propres forces et faiblesses et d en tirer les conclusions pour avancer dans son apprentissage. Questions : Quels sont mes ressentiments face aux activités réalisées? Quels sont les points positifs et négatifs que je peux tirer de cette activité? Comment j évalue mon propre travail? Justification! Qu est-ce que j ai appris à travers cette activité? Quelle partie de l activité est ce que j ai particulièrement bien réussi? Justification! Pour quelle partie de l activité est-ce que j ai eu des problèmes? Justification! Quelles sont les conclusions que je tire de cette analyse? Quels sont les points positifs et négatifs que je peux tirer de cette activité?

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