IT-Kompaktkurs. FH Deggendorf

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1 IT-Kompaktkurs FH Deggendorf Personal & Marketing Folge 4 Mitarbeiter auswählen Dozent: Verfasser: Anke Schneckenburger

2 Inhaltsverzeichnis 1. Die Aufgabe des Personalmanagements Ursachen für den Personalbedarf Interne Einflussfaktoren Externe Einflussfaktoren Personalbeschaffung Interne Personalbeschaffung Externe Personalbeschaffung Die Rolle des Betriebsrates Personalauswahlprozess Vorauswahl Bewerbungsgespräch Weitere Auswahlverfahre n Fehlerquellen bei der Personalauswahl

3 1. Die Aufgabe des Personalmanagements Das Personalmanagement hat sich im Gegensatz zu früher immer mehr zu einer zentralen Aufgabe im Unternehmen entwickelt. Diese Entwicklung resultiert aus der sich heute allgemein anerkannten Denkweise, dass die Mitarbeiter die wichtigste Ressource des Unternehmens bilden. Gute Produkte, ein optimierter Leistungserstellungsprozess und eine stabile Finanzstruktur sind nur eine Seite des Unternehmens, um die Position am Markt zu sichern. Auf der anderen Seite benötigt ein Unternehmen Menschen zur Leistungserstellung und noch viel wichtiger, Mitarbeiter, welche die Erwartungen des Kunden an das Unternehmen erfüllen können. Auf der ganzen Welt gibt es keine menschenleeren Unternehmen und jede noch so gute Idee wird scheitern, wenn eine Organisation nicht die entsprechenden Mitarbeiter hat, die das Potential besitzen, diese Idee in die Tat umsetzen zu können. Der Erfolg eines Unternehmens hängt stark von den jeweiligen Humanressourcen ab und die Personalarbeit wird somit zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Die Aufgabe des Personalmanagements liegt darin, sich um die bestehenden Mitarbeiter zu kümmern und neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen, welche die Aufgabenstellung des Unternehmens im Hinblick auf die Kundenwünsche erfüllen können. 2. Ursachen für den Personalbedarf Für den Personalbedarf eine Unternehmens gibt es verschiedene Gründe, die im nachfolgenden Schaubild dargestellt werden

4 Interne Einflussfaktoren Externe Einflussfaktoren - Änderungen der Arbeitszeit (Flexi- bilisierung der Arbeitszeit, Teilzeit) - technischer Fortschritt - Änderung der Ab- satz-/produktionsmenge - Konkurrenzverhalten - Fluktuationsrate - Konjunkturverlauf - neue Produktionsverfahren / technische Neuerungen - tarifpolitische/gesetzliche Vorgaben 2.1 Interne Einflussfaktoren Änderung der Arbeitszeit Eine Änderung der Arbeitszeit kann aus einer Änderung der tarifvertraglichen Rahmenbedingungen resultieren. Momentan ist eine Entwicklungstendenz zu vermerken, in der die Arbeitszeit in Bezug auf Einzelpersonen reduziert wird und somit ein Bedarf an neuen Mitarbeitern entsteht. Änderung der Absatz und Produktionsmenge Wenn das Unternehmen am Markt erfolgreich vertreten ist und die Kunden die Produkte oder Dienstleistungen der Organisation verstärkt nachfragen, führt das zu einem natürlichen Wachstum. Das Unternehmen vergrößert sich und der Bedarf an neuen Mitarbeitern steigt. Fluktuationsrate Unter Fluktuation versteht man das Ausscheiden von bisherigen Mitarbeitern aus dem Unternehmen. Hierfür gibt es ganz natürliche Gründe wie Pensionierung, Umzug, Krankheit - 4 -

5 oder Mutterschutz. Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, entsteht ein Bedarf an neuen Mitarbeitern. Neue Produktionsverfahren In Unternehmen kann es vorkommen, dass neue Produktionsverfahren eingeführt werden. Möglicherweise müssen zwei Produktionsverfahren parallel laufen, um den Bedarf zu decken. Auch hierfür werden dann neue Mitarbeiter benötigt. 2.2 Externe Einflussfaktoren Technischer Fortschritt Durch einen technologischen Fortschritt kann es vorkommen, dass die bisherigen Mitarbeitern den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gewachsen sind und das Unternehmen einen Bedarf an neuen Mitarbeitern hat, welche diese Entwicklung mittragen können. Konkurrenz Treten Konkurrenzunternehmen mit neuen Produkten oder Dienstleistungen an den Markt, so zieht das für die Organisation interne Veränderungen nach sich, um am Markt erfolgreich zu sein. Um die internen Veränderungen umzusetzen, kann ein Bedarf an neuen Mitarbeitern entstehen. Tarifpolitische Vorgaben Aus tarifpolitischen Rahmenbedingungen kann ein Bedarf an neuen Mitarbeitern entstehen. Beispielsweise, wenn neue Funktionen im Unternehmen aufgebaut werden sollen, wie die Vergrößerung des Betriebsrates. Für den Betriebsrat müssen Mitarbeiter im Unternehmen - 5 -

6 freigestellt werden und fehlen somit an anderen Stelen im Unternehmen, die daraufhin neu besetzt werden müssen. 3. Personalbeschaffung Trotz der hohen Arbeitslosenzahlen gestaltet sich die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern nicht so einfach, da vor allem im Bereich der Fachkräften ein Mangel an potentiellen Mitarbeitern besteht. Um den passenden Mitarbeiter zu finden, gestalten erfolgreiche Unternehmen den Prozess der Personalsuche aktiv, durch innovative Konzepte und eigene Abteilungen. Die Suche nach neuem Personal ist ein aufwendiger Prozess der sehr teuer und zeitaufwendig ist. Es ist deshalb für Unternehmen sehr wichtig, sich zuvor darüber klar zu werden, welchen Typ von Mitarbeiter man für das Unternehmen gewinnen möchte. Neben der fachlichen Qualifikation sind auch die sozialen Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters zu definieren, um sicher zu stellen, dass dieser sich problemlos in das Unternehmensumfeld integrieren kann. Der Personalauswahlprozess ist mit einer Einkaufsentscheidung für das Unternehmen vergleichbar und erfordert dementsprechend einen hohen Zeitaufwand. Um die Anforderungen des künftigen Mitarbeiters für die neue Position zu definieren, empfiehlt sich die Erstellung eines Anforderungsprofils. Ein Anforderungsprofil sollte folgende Kriterien enthalten: geforderte Qualifikationen wichtige, persönliche Eigenschaften des Mitarbeiters Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an wen muss der Mitarbeiter berichtigen welche Berufserfahrung soll der Kandidat mitbringen Erforderlichkeit von bestimmten Sprachkenntnissen Erforderlichkeit von Spezialkenntnissen - 6 -

7 Es gibt zwei Möglichkeiten der Personalbeschaffung. Die interne und die externe Beschaffung. 3.1 Interne Personalbeschaffung Die interne Personalbeschaffung ist ein geeigneter Weg, zunächst im eigenen Unternehmen zu schauen, ob ein bereits vorhandener Mitarbeiter für die offene Position rekrutiert werden kann. Insbesondere ist diese Art der Beschaffung dann sinnvoll, wenn die Position mit gewissen Karrieremöglichkeiten im Unternehmen verbunden ist. Der zentrale Vorteil der internen Beschaffung liegt zum einen darin, dass der Mitarbeiter das Unternehmen bereits kennt und somit gut in das Unternehmensumfeld passt. Zum anderen erspart die interne Rekrutierung lange Einarbeitungszeiten und Mitarbeiter sind für die neue Position schneller einsatzfähig Externe Personalbeschaffung Unter externer Personalbeschaffung versteht man die Rekrutierung neuer Mitarbeiter von außerhalb. Hierfür gibt es verschieden Möglichkeiten der Personalsuche: Stellenanzeigen Hochschulmessen Jobbörsen im Internet Head Hunting, im Bereich der Führungskräfterekrutierung Einsatz von Personalberatern Die Vor- und Nachteile der jeweiligen Art der Personalbeschaffung werden in der folgenden Tabelle verglichen

8 Interne Personalbeschaffung Externe Personalbeschaffung Vorteile - Anreizfaktor für Mitarbeiter - neue Ansichten und Impulse - Kenntnis des Unternehmens - profitieren von bisherigen Erfahrungen - kürzere Einarbeitungszeiten - kostengünstige Variante Nachteile - Betriebsblindheit - längere Einarb eitungsphase - Enttäuschung beim bisherigen Vorgesetzten - kosten- und zeitintensive Variante - Fortloben von schlechten Mitarbeitern - Enttäuschung bei mangelnder Eignung - fehlende neue Impulse Bei der externen Personalbeschaffung spielt das Unternehmensimage eine zentrale Rolle. Unternehmen sollte es durch geeignete Personalmarketingmaßnahmen gelingen, sich als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren und auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen. Potenzielle Bewerber sollen hierdurch angesprochen werden und das Unternehmen als möglichen, interessanten Arbeitgeber in Betracht ziehen. Wichtig für den Erfolg der Personalmarketingmaßnahmen ist es, dass das nach außen kommunizierte Image den tatsächlich vorhandenen internen Verhältnissen entspricht. 4. Die Rolle des Betriebsrates Im Personalbeschaffungsprozess hat der Betriebsrat gewisse Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte. Im Kern soll der Betriebsrat zwei Aufgaben wahrnehmen. Zum einen soll der Betriebsrat die Interessen der Mitarbeiter, die bereits im Unternehmen sind, - 8 -

9 vertreten. Im Bereich der Personalsuche soll der Betriebsrat mit entscheiden, wann eine interne Personalbeschaffung sinnvoll ist. Wenn Mitarbeiter von außen rekrutiert werden, nimmt der Betriebsrat die Interessen der neuen Mitarbeiter wahr, d.h. er soll darauf achten, dass die tariflichen Rahmenbedingungen eingehalten werden und ein neuer Mitarbeiter bei gleichen Aufgaben nicht weniger verdient, als ein bereits zugehöriger Mitarbeiter des Unternehmens. Rechtlich sieht die Rolle des Betriebsrates bei der Personalsuche folgendermaßen aus: 92 Personalplanung (BetrVG) (1) Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen und Maßnahmen der Berufsbildung an Hand von Unterlagen rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Er hat mit dem Betriebsrat über Art und Umfang der erforderlichen Maßnahmen und über die Vermeidung von Härten zu beraten. (2) Der Betriebsrat kann dem Arbeitgeber Vorschläge für die Einführung einer Personalplanung und ihre Durchführung machen. 5. Personalauswahlprozess 5.1 Vorauswahl Nach Eingang der Bewerbungsunterlagen erfolgt eine erste Vorauswahl der Bewerber. Hierfür ist eine qua lifizierte Sichtung der Bewerbungsunterlagen notwendig, um die Bewerber zu ermitteln, die dem Anforderungsprofil am Besten entsprechen. Im Zweifel sollte eine Bewerbung besser ausselektiert werden, um nur die potentiell interessanten Kandidaten zu einem Vo rstellungsgespräch einzuladen. 5.2 Bewerbungsgespräch Der optimale Gesprächsablauf in einem Vorstellungsgespräch gestaltet sich folgendermaßen: - 9 -

10 Kennenlernphase Begrüßung und gegenseitige Vorstellung, Gesprächseröffnung Ermitteln der persönlichen Situation Familie, Wohnort und Herkunft besprechen Besprechen des Bildungsgangs des Bewerbers Schulbildung, Schulabschluss, Ausbildung, Studium Besprechen des beruflichen Werdegangs des Bewerbers bisherige berufliche Stationen, berufliche Entwicklung, Motivation zur Bewerbung und berufliche Pläne erfragen Erläuterungen zur Position und zum Unternehmen Informationen über das Unternehmen und die Position vermitteln Vertragsverhandlung Klärung des frühestmöglichen Eintrittstermins, Gehaltsvorstellung des Bewerbers, Erläuterung der Arbeitszeit und Urlaubsregelung, sonstige Vertragsbestandteile Gesprächsabschluss Weitere Verfahrensweise klären, Gesprächsende finden Das Ziel eines Bewerbungsgespräches ist es, den Bewerber besser kennen zu lernen, d.h. diesen auch besser einschätzen zu können. Die psycho -sozialen Fähigkeiten des Mitarbeiters können in einem persönlichen Gespräch besser ermittelt werden als anhand der Bewerbungsunterlagen und es ermöglicht dem Unternehmen herauszufinden, ob der Bewerberkandidat gut in das Team der bisherigen Mitarbeiter passt. Ein neuer Mitarbeiter soll das bestehende System stärken und nicht schwächen, weshalb es außerordentlich wichtig ist, den geeignetsten Bewerber für die neue Position auszuwählen. Eine Einstellungsentscheidung sollte nie nach einem ersten Gespräch getroffen werden, sondern der Bewerber sollte auf jeden Fall zu einem Zweitgespräch eingeladen werden. Neben dem Vorstellungsgespräch existieren auch alternative Auswahlmethoden zur Überprüfung der Kompetenzen

11 5.3 Weitere Auswahlverfahren Neben dem Vorstellungsgespräch existieren auch alternative Auswahlmethoden zur Überprüfung der Kompetenzen des Bewerbers. Assessmentcenter Probearbeiten Testverfahren (Intelligenztest, Leistungstest, Persönlichkeitstest, Arbeitsproben) Die alternativen Auswahlverfahren haben sich über Jahre hinweg etabliert, mit dem Ziel Fehlentscheidungen bei der Personalsuche zu minimieren. Das Assessment Center In den vergangenen Jahren wurde immer deutlicher, dass herkömmliche Vier- Augengespräche nicht mehr ausreichen, um einen Bewerber umfassend beurteilen zu können. Gegebenheiten wie ein dynamisches Arbeitsumfeld erfordern von den Bewerbern ein hohes Maß an Durchsetzungsvermögen, Belastbarkeit und Entscheidungsfähigkeit. Teamstrukturen verlangen die Bereitschaft, in Gruppen synergetisch zu arbeiten. Projektorientierte Arbeitsmodelle erfordern Flexibilität und zielorientiertes Handeln. Auswahlverfahren sollen Aufschluss geben, ob die Bewerber auch über sogenannte soft skills verfügen. Die Herausforderung ist also, eine Auswahlsituation zu schaffen, in der die Bewerber die Fähigkeiten und das Verhalten zeigen sollen, die die Position von ihnen verlangen wird. Assessmentcenter (AC) bieten diese Möglichkeiten. Mit der Konzipierung eines AC ist im Vorfeld eine exakte Definition der Fähigkeiten verbunden, die vom zukünftigen Stelleninhaber verlangt werden. Es muss zum Beispiel unterschieden werden, ob die Position Führungsaufgaben beinhaltet. Ist dem so, sind Führungse rfahrung, Konfliktbewältigung und Sozialkompetenz wesentliche Einstellungsvoraussetzung. Ist die Position in ein Team integriert, werden Teamfähigkeit und Flexibilität verlangt. Um projektbezogene Tätigkeiten ausführen zu können, sind Kenntnisse im Zeitmanagement sowie Stressbewältigung relevant. Wurden die Anforderungen einmal definiert, steht eine breite Palette an AC-Übungen bereit. Wesentliche Unterschiede zum herkömmlichen Vorstellungsgespräch liegen in folgenden Punkten: Teilnahme mehrerer Bewerber am AC Beteiligung mehrerer Beobachter

12 Verwendung verschiedener Übungen Vorteile Die Teilnahme mehrerer Bewerber am AC bietet die Möglichkeit des direkten Vergleichs der einzelnen Bewerber an. ACs erstrecken sich jedoch häufig über ein bis drei Tage, so dass nicht a priori von einem geringeren Zeitaufwand als bei Vorstellungsgesprächen ausgegangen werden kann. Darüber hinaus ist ein hoher Vorbereitungsaufwand notwendig, da sich jeder Beobachter im Vorfeld mit seinen Bewerbern und den jeweiligen Übungen auseinandersetzen muss. Die Beteiligung mehrerer Beobachter am AC führt zu erhöhter Objektivität, ist jedoch mit erheblichem personellen Aufwand verbunden. Die Verwendung verschiedener Übungen ermöglicht das Abprüfen verschiedenster Fähigkeiten der Bewerber und es sollen reale Berufssituationen simuliert werden. Nachteile Der Nachteil dieses Auswahlverfahrens besteht in der Gefahr, dass Bewerber, die in dieser Art von Auswahlverfahren schon über Erfahrung verfügen, die Möglichkeit haben zu schauspielern. Von den Beobachtern kann das übersehen werden. Ein weiterer Nachteil ist der hohe Aufwand an Zeit und Kosten, die in ein AC investiert werden müssen und folglich ist diese Art von Auswahlverfahren nicht für alle Unternehmen geeignet. Kleinere Unternehmen setzen auf kostengünstigere Varianten der Personalauswahl, wie bspw. eine Verlängerung der Probezeit, um den Mitarbeiter besser kennen zu lernen. Eine andere Alternative ist, sich einen Personalberater ins Unternehmen zu holen, der über hinreichende Erfahrung in der Personalauswahl verfügt. 6. Fehlerquellen bei der Personalauswahl Trotz genauer Prüfung der Eignung des Bewerbs durch verschiedene Auswahlverfahren kann es immer wieder zu Fehlbesetzungen kommen. Die Ursachen können in drei Bereiche kategorisiert werden. Durch situationsabhängige, intrapersonelle und interpersonelle Einflüsse können Fehlerquellen entstehen. Situationsabhängigen Einflüssen resultieren aus dem Zusammenbruch des Marktes, d.h. aufgrund des Konjunkturabschwungs werden die neuen Mitarbeiter nicht mehr benötigt und werden vom Unternehmen wieder freigestellt. Intrapersonelle Einflüsse entsehen bspw. dann, wenn der neue Mitarbeiter und die Führungskraft nicht zusammenarbeiten können,

13 was immer wieder vorkommt wenn Menschen zusammenarbeiten. In diesem Fall ist es besser, sich von dem neuen Mitarbeiter wieder zu trennen. Verschweigen neue Mitarbeiter im Bewerbergespräch maßgebliche Dinge für die Zusammenarbeit, kann es zu interpersonellen Störungen kommen, die zur Trennung führen können. Fehlerquellen können trotz aller Bemühungen nie ganz ausgeschaltet werden. Wichtig ist aber eine frühzeitige Erkennung der Fehlbesetzung, um daraufhin entsprechende Maßnahmen in die Wege zu leiten