Lohn und Gehalt. mit Excel. Ein handlungsorientiertes Arbeitsbuch. Ingrid Löffler, Hans-Peter Reiß. 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, April 2012 BS-LG-EX

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1 Ingrid Löffler, Hans-Peter Reiß 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, April 2012 Lohn und Gehalt mit Excel Ein handlungsorientiertes Arbeitsbuch BS-LG-EX

2 Vorwort Das vorliegende Arbeitsheft entstand vor dem Hintergrund, dass es wenig geeignete und aktuelle Literatur gibt, die sich für den praxisbezogenen Unterricht zum Thema Lohn und Gehalt an berufsbildenden Schulen eignet. Entweder fehlen verständliche Beispiele oder die Bücher sind bereits veraltet, sodass ein gewissenhafter Lehrer/Dozent die Aufgaben letztlich wieder selbst zusammenstellen muss. Das Arbeitsheft Lohn- und Gehalt ermöglicht es, sich in die komplexe Thematik der Lohn- und Gehaltsabrechnung weitgehend selbstständig einzuarbeiten bzw. dieses Thema aktuell und umfassend im Unterricht zu erarbeiten. Den Ausgangspunkt für die Aufgabenstellungen bildet das Modellunternehmen ComLöR OHG mit seinem Mitarbeiterstamm. Um die Besonderheiten in Ostund Westdeutschland aufzuzeigen, ist eine Filiale des Unternehmens in Limburg und Dresden angesiedelt. Im Kapitel 1 wird ein umfangreicher Einblick in die Entlohnungsformen gegeben. Kapitel 2 zeigt auf, wie man vom Bruttolohn zum Nettolohn bzw. zum Auszahlungsbetrag gelangt. Im Bereich der Excel-Aufgaben wird sukzessive eine Vorlage zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt. Im Kapitel 3 erfolgt eine Vertiefung mit den Themen vermögenswirksame Leistungen, Beitragsbemessungsgrenzen und Vorschüsse. Das Kapitel 4 dient der Festigung und Kontrolle des Wissensstands mithilfe zahlreicher Praxisfälle zur kompletten Lohn-und Gehaltsabrechnung. Bei den Aufgaben in Kapitel 1 und 2 wird unterschieden in Aufgaben, die das Grundverständnis fördern Level 1/Basiswissen, und komplexere Aufgaben, die zur Vertiefung der Lerninhalte dienen Level 2/ Expertenwissen. Aufgabenstellungen, die mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (Excel 2010) bearbeitet werden sollen, sind durch ein gekennzeichnet. -Symbol gesondert Ein CD-Symbol in der Randspalte verweist zusätzlich auf die Ausgangs- bzw. Lösungsdateien im Lehrermedienpaket (CD-ROM). Hier sind zudem die Lösungen zu den Aufgaben, Schaubilder sowie PowerPoint-Folien mit den Situationen und Handlungsaufträgen hinterlegt. Bei der didaktischen Reduktion wurde darauf geachtet, dass die rechtlichen Bedingungen so gut wie möglich abgebildet werden. In den Texten und Aufgaben sind die bei Redaktionsschluss (Februar 2012) gültigen Sätze zur Sozialversicherung berücksichtigt. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit dem Buch und freuen uns auf ein Feedback von Ihnen. Die Autoren Ingrid Löffler Hans-Peter Reiß 2

3 Inhalt Das Modellunternehmen... 4 Die Firma... 4 Das Personal Lohnformen und Lohnnebenkosten Lohn und Gehalt Zeitlohn fixer Lohn für feste Zeiten Akkordlohn mehr Lohn für mehr Leistung Prämienlohn mehr Lohn für bessere Leistung Zuschläge mehr Lohn für besondere Leistungen Personalnebenkosten nicht nur der Lohn zählt Berechnung der Personalkosten so wird s gemacht! Vom Brutto- zum Nettolohn Das Gesamtbrutto Ausgangspunkt für die Lohnabrechnung Steuern der Staat fordert seinen Tribut Lohnsteuer Kirchensteuer Solidaritätszuschlag Ermittlung der steuerrechtlichen Abzüge Sozialversicherung das soziale Netz Überblick über die Sozialversicherung Krankenversicherung Pflegeversicherung Rentenversicherung Arbeitslosenversicherung Berechnung sozialversicherungsrechtlicher Abzüge Vom Brutto zum Netto was am Ende übrig bleibt Vertiefungen Beitragsbemessungsgrenze wann ist wirklich genug? Vermögenswirksame Leistungen und Arbeitnehmersparzulage: Clever sparen Vermögenswirksame Leistungen Arbeitnehmersparzulage Vorschüsse wenn das Geld nicht reicht Übungsfälle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung Übungsfälle zu Kapitel 1 und Übungsfälle zu Kapitel Index

4 Das Modellunternehmen Die Firma Die Firma ComLöR OHG, die im Jahr 2007 von den Gesellschaftern Romy Siewert und Tobias Stark gegründet wurde, handelt mit Computern und Computerzubehör. Das Unternehmen hat sich in Limburg angesiedelt. Die Metropolen Köln und Frankfurt sind in 45 Minuten zu erreichen. Seit Frühjahr 2010 gibt es eine Filiale in Dresden. Hier werden Computerspiele entwickelt, getestet, produziert und auch im eigenen Ladengeschäft verkauft. Norbert Nietsch kümmert sich als Niederlassungsleiter um die Mitarbeiter in Dresden. Dieses Jahr sind er und seine Mitarbeiter in ein modernes Büro in der Altstadt von Dresden umgezogen. Die Filiale wickelt ihre Geschäfte selbstständig ab, auch die Lohnabrechnung der Mitarbeiter wird vor Ort erledigt. Firmendaten Hauptsitz Adresse Bundesland Bankverbindung ComLöR OHG Computer und Zubehör Äußere Frankfurter Straße Limburg Hessen Bank von Limburg Kto.-Nr.: BLZ: Filiale Adresse Bundesland Bankverbindung ComLöR OHG Software Electronic Toys An der Frauenkirche 12b Dresden Sachsen Bankhaus Dresden Kto.-Nr.: BLZ:

5 Das Modellunternehmen Das Personal Arbeitszeit Die tägliche regelmäßige Arbeitszeit beträgt acht Stunden. Das Verkaufspersonal arbeitet auch am Samstag und erhält zum Ausgleich einen freien Tag während der Woche. Die Büroangestellten und das Personal in der Abteilung Beschaffung und Logistik arbeiten montags bis freitags. Für geleistete Überstunden wird ein Zuschlag von 25 % gezahlt. Wird ein Arbeitnehmer krank oder fällt ein Feiertag auf einen Wochentag, so zahlt die ComLöR OHG einen Durchschnittslohnsatz, der sich aus den letzten drei Monaten errechnet. 55

6 1 Lohnformen und Lohnnebenkosten Situation Die Auszubildende Tanja Danisch arbeitet nun schon drei Wochen in der Personalabteilung bei Frau Orth in der Filiale Limburg. Frau Orth hat gerade die Gehaltsabrechnung für die ComLöR OHG erstellt und bemerkt laut, dass die Personalkosten in diesem Monat ,00 EUR betragen. Tanja überlegt im Stillen: Da hat sich meine Ausbilderin aber getäuscht. Um die Personalkosten zu berechnen, muss ich doch einfach nur die Gehälter addieren. Tanja macht sich an die Arbeit und errechnet Personalkosten in Höhe von ,00 EUR. Wie hoch sind die Personalkosten wirklich? 1.1 Lohn und Gehalt Die Arbeitnehmer stellen dem Unternehmen ihre Arbeitskraft zur Verfügung. Als Vergütung dafür erhalten die Arbeiter Löhne, die Angestellten Gehälter. Löhne und Gehälter sind für die Arbeitnehmer Einkommen, für das Unternehmen betrieblicher Aufwand. Die Höhe der Löhne/Gehälter wird im Arbeitsvertrag festgelegt auf der Grundlage bestehender Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge sowie der gesetzlichen Normen. 66

7 Lohnformen und Lohnnebenkosten Zeitlohn fixer Lohn für feste Zeiten Beim Zeitlohn wird ein bestimmter Lohnsatz pro Zeiteinheit gezahlt. Umgangssprachlich spricht man vom Stundenlohn. Der Zeitlohn kann u. a. als Stundenlohn, Tageslohn, Wochenlohn oder Monatslohn gewährt werden. So wird das Gehalt von Angestellten in der Regel monatlich zum letzten Kalendertag vom Arbeitgeber ausgezahlt. Die Entlohnung erfolgt unabhängig davon, wie viel der Arbeitnehmer tatsächlich geleistet hat und in welcher Qualität der Arbeitnehmer diese Leistung erbracht hat. Der Zeitlohn eignet sich für Arbeiten, die Aufmerksamkeit, Sorgfalt und geistige Tätigkeit verlangen, wie z. B. bei Laborversuchen; bei denen das Arbeitstempo durch den Arbeitsgang bestimmt wird, wie z. B. bei der Arbeit am Fließband; bei denen eine Lohnfestsetzung nach Leistungseinheiten schwierig ist, wie bei Entwicklungs-, Reparatur-, Kontroll- und Büroarbeiten. Der Arbeitnehmer kann beim Zeitlohn also von einem festen Einkommen ausgehen, vorausgesetzt, er leistet die erforderlichen Stunden. Der Arbeitgeber hat auf der anderen Seite fixe Lohnkosten, die aber auf das Stück bezogen veränderlich sind. Bei einer höheren produzierten Stückzahl im Vergleich zur Normalleistung sinken daher die Stücklohnkosten. Der Bruttoverdienst wird beim Zeitlohn wie folgt berechnet: Wichtig Beispiel Bruttoverdienst = Lohnsatz je Zeiteinheit Anzahl der Zeiteinheiten Ein Arbeitnehmer der ComLöR OHG verdient in der Stunde 15,00 EUR. Seine Normalleistung 1 beträgt 20 Stück/Stunde (= 100 % Leistungsgrad); 1 Stunde = 60 Minuten. Berechnen Sie die Lohnkosten je Stück. Erstellte Stück/Std. Leistungsgrad des AN Arbeitszeit pro Stück Lohnkosten pro Stück : = 75 % 60 : 15 = 4 min 15 : 15 = 1,00 EUR : = 100 % (Normalleistung) 60 : 20 = 3 min 15 : 20 = 0,75 EUR : = 150 % 60 : 30 = 2 min 15 : 30 = 0,50 EUR Wichtig Je geringer der Leistungsgrad des Arbeitnehmers, desto höher sind die Lohnkosten je Stück. Je höher der Leistungsgrad des Arbeitnehmers, desto geringer sind die Lohnkosten je Stück. 1 Die REFA-Normalleistung kann erfahrungsgemäß von jedem in erforderlichem Maße geeigneten, geübten und voll eingearbeiteten Arbeiter auf die Dauer und im Mittel der Schichtzeit erbracht werden, sofern er die für persönliche Bedürfnisse und gegebenenfalls auch für Erholung vorgegebenen Zeiten einhält und die freie Entfaltung seiner Fähigkeiten nicht behindert wird. (REFA = Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung) 77

8 1.1.2 Akkordlohn mehr Lohn für mehr Leistung Beim Akkordlohn wird der Arbeitnehmer für die geleistete Arbeitsmenge entlohnt. Es besteht ein unmittelbarer Bezug zwischen Leistung und Lohnhöhe. Beispiel Hohe Arbeitsleistung Geringe Arbeitsleistung Monatsleistung in Stück bei einem 8-stündigen Arbeitstag und 21 Arbeitstagen: Stück Monatsbruttolohn: Stück 0,35 EUR = 3.570,00 EUR Lohnkosten je Stück: 0,35 EUR Monatsleistung in Stück bei einem 8-stündigen Arbeitstag und 21 Arbeitstagen: Stück Monatsbruttolohn: Stück 0,35 EUR = 2.520,00 EUR Lohnkosten je Stück: 0,35 EUR Der Akkordlohn kann unter folgenden Voraussetzungen Anwendung finden: Die Leistung muss messbar sein, z. B. in Stück, kg etc. Die Leistung/Geschwindigkeit muss durch den Arbeitnehmer beeinflussbar sein. Wenn die Leistung/Geschwindigkeit vorgegeben wird, kann nicht nach Akkordlohn vergütet werden. Das Arbeitsergebnis muss klar kontrollierbar sein, um Qualitätsverluste der Produkte auszuschließen. So lassen sich z. B. Ernteergebnisse gut auf die Qualität hin untersuchen. Wichtig Daraus folgt, dass sich der Leistungslohn für gleichartige, abgrenzbare, regelmäßig wiederkehrende, messbare Tätigkeiten eignet. Die Vor- und Nachteile des Akkordlohns allgemein: Vorteile Finanzieller Leistungsanreiz Zusätzliche Verdienstmöglichkeit bei schneller Arbeit Einfache Abrechnung Begrenztes unternehmerisches Risiko Konstante Stücklohnkosten Nachteile Gefährdung der Qualität Unsicherer Verdienst Schwierige Planung der Personalkosten Gefahr der Überforderung von Menschen und Betriebsmitteln Tipp Vertiefende Informationen finden Sie unter 88

9 Level 1 / Basiswissen Aufgabe 1 a) Beschreiben Sie die Unterschiede zwischen den einzelnen Lohnformen. b) Nennen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Lohnformen. c) Recherchieren Sie im Internet, welche weiteren Lohn- und Gehaltsformen in der Praxis angewendet werden. Aufgabe 2 Machen Sie Vorschläge, welche Formen der Entlohnung sich für folgende Arbeitnehmer anbieten. Kennzeichnen Sie jeweils Ihre Lösung in der nachstehenden Tabelle. Industriekaufmann Fliesenleger Verkäufer in einem Supermarkt Fließbandarbeiter Dachdecker Zeitlohn Akkordlohn Prämienlohn 1212

10 Aufgabe 6 Sie sind in der Lohnbuchhaltung der ComLöR OHG für die Vorbereitung der Lohnabrechnung zuständig. Zur Lohnabrechnung für die Mitarbeiterin Beate Hausmann liegen für Januar 2011 folgende Informationen vor. Normalarbeitszeit: Montag, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag jeweils acht Stunden pro Tag Freitag sechs Stunden Überstunden werden zeitgenau abgerechnet. Kopie Stundenzettel Beate Hausmann Tage Datum Stunden Tage Datum Stunden Mo ,0 Mo ,5 Di ,0 Di ,0 Mi ,5 Mi ,0 Do ,5 Do ,0 Fr ,0 Fr ,0 Mo ,0 Mo ,0 Di ,0 Di ,0 Mi ,0 Mi ,0 Do ,0 Do ,0 Fr ,0 Fr ,0 Mo ,0 Ermitteln Sie anhand der vorliegenden Daten für Beate Hausmann die Anzahl der zu vergütenden Normal-Arbeitsstunden, die Anzahl der zu vergütenden Überstunden. 1414

11 Level 2 / Expertenwissen Aufgabe 8 Christian Sonntag arbeitet im Lager der ComLöR OHG. Sein Stundenlohn beträgt 15,50 EUR. Im abzurechnenden Monat hat er 148 Stunden gearbeitet und Pakete umgelagert. Seine Fehlerquote bzw. Beschädigungsquote betrug lediglich 555 Stück. Die normale Fehlerquote beträgt 10 %. Minderungen in der Fehlerquote werden mit 0,40 EUR/Stück vergütet. Berechnen Sie den Lohn für Christian Sonntag. Aufgabe 9 Anna Albers (Vertrieb) erhält ein tarifliches Entgelt in Höhe von 2.450,00 EUR. Zusätzlich erhält sie von ihrem Arbeitgeber einen Anteil an vermögenswirksamen Leistungen in Höhe von 18,00 EUR 3. Der Anteil des Arbeitgebers an der Sozialversicherung beträgt 441,00 EUR. Ermitteln Sie die Personalkosten. Aufgabe 10 Helena Schmitt erhält ein tarifliches Entgelt in Höhe von 1.450,00 EUR. Zusätzlich erhält sie von ihrem Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschlag in Höhe von 0,23 EUR je Kilometer. Helena Schmitt ist 21 Tage mit dem Auto zur Arbeit gefahren und hat dabei insgesamt eine Strecke von 424 km zurückgelegt. Der Anteil des Arbeitgebers an der Sozialversicherung beträgt 422,00 EUR. Ermitteln Sie die Personalkosten. 3 Weitere Informationen zum Thema vermögenswirksame Leistungen finden Sie im Kapitel

12 Excel Aufgabe 13 Kostenverläufe beim Zeitlohn Excel-Funktionen und Anwendungen: Einfache Berechnungen durchführen Mit relativen Bezügen arbeiten Liniendiagramme erstellen und bearbeiten a) Öffnen Sie die Arbeitsmappe Zeitlohn.xlsx und berechnen Sie für den Datenbereich B5:B19, wie viel Stück pro Stunde hergestellt werden; für den Datenbereich C5:C19 die Lohnkosten je Stück; weisen Sie anschließend dem Datenbereich das Zahlenformat EUR zu; für den Datenbereich D5:D19 die Lohnkosten gesamt; weisen Sie anschließend dem Datenbereich das Zahlenformat EUR zu. b) Erzeugen Sie aus den Datenbereichen C5:C19 und D5:D19 ein Liniendiagramm. Übernehmen Sie dabei den Leistungsgrad als Beschriftung der vertikalen Achse. c) Ergänzen Sie einen sinnvollen Diagrammtitel und eine sinnvolle horizontale Achsenbeschriftung. d) Markieren Sie die Zeichnungsfläche und weisen Sie dieser den Effekt Subtiler Effekt - Akzent 6 zu. e) Verschieben Sie das Diagramm unter die Tabelle und speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Zeitlohn_E.xlsx. Ergebnisdatei: Zeitlohn_E.xlsx 1818

13 4 Übungsfälle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung Übungsfälle zu Kapitel 1 und 2 Sie werden in der Personalabteilung der ComLöR OHG eingesetzt. Unterstützen Sie die Mitarbeiter bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ermitteln Sie für die jeweiligen Mitarbeiter jeweils das Nettogehalt / den Nettolohn bzw. den Auszahlungsbetrag, jeweils den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, jeweils die Personalkosten für die ComLöR OHG. Benutzen Sie für die Erstellung Ihrer Lösungen die beigefügten Formulare der Lohn- und Gehaltsbelege Situation Christina Schmitt ist Auszubildende zur Einzelhandelskauffrau bei der ComLöR OHG im 3. Lehrjahr. Sie erhält eine Ausbildungsvergütung von 816,00 EUR im Monat. Sie ist unverheiratet und hat keine Kinder. Christina Schmitt fällt in die Lohnsteuerklasse I und ist evangelisch. Christina ist bei der Barmer GEK krankenversichert. Da sie erst 21 Jahre alt ist, muss sie keinen Zuschlag zur Pflegeversicherung zahlen. Sie arbeitet in der Filiale Limburg. 2 Allgemeine Monats-Lohnsteuertabelle, 9 % Kirchensteuer 1 Wenn keine anderslautenden Angaben vorliegen, ist von einer gesetzlichen Krankenversicherung auszugehen. 2 Aus Vereinfachungsgründen wurde bei allen Fällen unterstellt, dass sich die Steuern und die Sozialversicherung grundsätzlich nach dem Ort der Betriebsstätte richten. Sonderfälle der Rechtskreise der Krankenkassen usw. wurden vernachlässigt. 6464

14 Übungsfälle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung 4 65