CenterDevice Handbuch

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1 CenterDevice Handbuch Wir freuen uns, dass Sie sich für CenterDevice entschieden haben! Mit dieser kleinen Anleitung möchten wir Ihnen den Start erleichtern. Wenn Sie weitere Fragen haben, nutzen Sie bitte unser FAQ-Forum. CenterDevice ist eine intelligente Cloudsoftware zum Speichern, Verwalten und Teilen Ihrer Dokumente. Dank Volltextsuche und einfacher Verschlagwortung Ihrer Dokumente finden Sie jederzeit genau die Datei, die Sie suchen. Teilen Sie Dokumente schnell und einfach per Drag and Drop mit Ihren Mitarbeitern oder senden Sie große Dateien einfach über einen Link an Externe. So einfach. So sicher! Clever teilen mit CenterDevice! 3

2 Inhaltsverzeichnis Die Anwendungsoberfläche... 5 Account einrichten... 6 Ihre Einstellungen Benachrichtigungen... 8 Benutzerverwaltung... 9 Gruppen...11 Umgang mit Dokumenten...13 Dateien hochladen...13 Dateien herunterladen...19 Dateien finden...19 Dateien umbenennen...20 Dateien vor Veränderungen schützen...20 Dateien löschen...21 Vollbildmodus...21 Dateien organisieren mit Schlagworten...21 Sammlungen...22 Sammlungen anlegen...22 Dokumente einer Sammlung hinzufügen...22 Dokumente aus einer Sammlung entfernen...23 Intelligente Sammlungen anlegen...24 Sammlungen öffentlich machen...24 Öffentlichen Sammlungen beitreten...25 Sammlungen löschen...26 Zusammenarbeit...26 Dokumente teilen...26 Sammlungen teilen...28 Freigaben entziehen...28 Externe Links erstellen...28 Versionierung...30 Dateien kommentieren...31 CenterDevice kaufen...32 Hilfe & Support...32 Java-Installation für den Import lokaler Dateien

3 Die Anwendungsoberfläche Im oberen rechten Bereich finden Sie Ihr Profil. Hier können Sie allgemeine Einstellungen (Profilbild, Sprache, Passwort) und -Einstellungen ( - Benachrichtigungen, Upload- -Adresse) vornehmen und zwischen verschiedenen Accounts wechseln (nur, wenn Sie über mehrere Accounts verfügen). (A) In der Mitte finden Sie alle Dokumente (Ihre eigenen und die für Sie freigegebenen Dokumente). (B) Auf der linken Seite im oberen Bereich können Sie zwischen Alle Dokumente, Meine Dokumente und Für mich freigegeben wählen. (C) Auf der rechten Seite im unteren Bereich sehen Sie alle Benutzer in Ihrem Mandanten (unten) und Ihre Gruppen (oben). Standardmäßig angelegt ist die Gruppe Alle internen Benutzer. (D) Auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über die vorhandenen Sammlungen. (E) Zentral im Blickfeld steht die Suche, mit der Sie alle Dateien blitzschnell finden. (F) Mit unterschiedlichen Filtern können Sie Ihre Suche eingrenzen. Filtern Sie wahlweise nach Schlagwort, Dateityp, Dateiendung oder Zeitraum. Zudem können Sie hier die Darstellungsform Ihrer Anwendung wählen. (G) 5

4 Neben der Suche befindet sich der Upload-Button, über den Sie Dateien hochladen und den aktuellen Upload-Status Ihrer Dokumente einsehen können. (H) Durch Klick auf das Logo in der linken oberen Ecke gelangen Sie stets zurück zur Übersicht Ihrer Dokumente. Account einrichten Beginnen wir mit der Einrichtung Ihres Accounts! Im oberen rechten Bereich finden Sie das Einstellungsmenü, das Sie mit einem Klick auf das Profilbild aufrufen können. Über die Firmeneinstellungen (Einstellungsmenü > Firmeneinstellungen) können Sie folgende Anpassungen vornehmen: Name der Firma Wählen Sie hier den Namen für Ihren Account. Dieser Name erscheint in den Benachrichtigungs- und Einladungs- s. Logo wählen Laden Sie hier Ihr Firmenlogo hoch. Es erscheint an Stelle des CenterDevice-Logos links oben in Ihrer Anwendung Das Logo muss eine Grafikdatei (JPG, PNG) und sollte mindestens 160x50 Pixel groß sein. 6

5 Ihre Einstellungen Über Ihre Einstellungen, die Sie durch Klick auf Ihr Profilbild sehen, gelangen Sie zu Ihren persönlichen Einstellungen. Hier können Sie ein eigenes Profilbild hochladen, Sprache und Passwort ändern, Ihren Account mit Ihrem XING-Account verbinden und, sollten Sie mehrere Mandanten nutzen, einen Standard-Mandanten festlegen. Mit diesem Account startet CenterDevice, wenn Sie sich einloggen. 7

6 -Benachrichtigungen Im Menü Ihre Einstellungen finden Sie Optionen zu den - Benachrichtigungen (Einstellungsmenü > Ihre Einstellungen > - Einstellungen). Wählen Sie dort aus, über welche Aktivitäten Sie direkt per informiert werden möchten. Erläuterungen zum Punkt -Schnittstelle finden Sie unter Upload per E- Mail. 8

7 Benutzerverwaltung Als Administrator können Sie Benutzer hinzufügen und Benutzerrollen verwalten. Benutzer einladen Um neue Benutzer in Ihren Mandanten einzuladen, wählen Sie über das Einstellungsmenü die Benutzerverwaltung aus, geben die entsprechende - Adresse ein und bestätigen mit Enter. Die eingeladene Person erhält umgehend eine Einladungs- , über die sie sich für Ihren Unternehmensaccount registrieren kann. Den Status der Einladung erkennen Sie am Symbol vor der -Adresse. Das -Icon signalisiert, dass der Eingeladene die Einladung noch nicht angenommen hat. Hat die Person die Einladung angenommen, ändert sich das Briefumschlagsymbol in das Mitarbeiter -Icon. Die Gültigkeit der Einladungs- beträgt 14 Tage. Hat die eingeladene Person die Einladung bis zu diesem Zeitpunkt nicht angenommen, können Sie eine erneute Einladung versenden. Rollen und Rechte Als Administrator können Sie über die Benutzerverwaltung (Einstellungsmenü > Benutzerverwaltung) die Rollen der einzelnen Benutzer Ihres Mandanten festlegen und ändern. Neue Benutzer sind standardmäßig als Gast gekennzeichnet. Durch einen Klick 9

8 auf das Bleistiftsymbol können Sie Benutzerrollen jederzeit ändern. Benutzern können Sie folgende Rollen zuweisen: Administrator Interner Benutzer Externer Benutzer Gast Je nach Rolle haben die Benutzer unterschiedliche Berechtigungen: Interne Benutzer dürfen Dokumente lesen, hoch- und herunterladen, umbenennen, kommentieren und neue Versionen erstellen. Sie können außerdem öffentlichen Sammlungen beitreten und Gäste in den Account einladen. Externe Benutzer haben eingeschränkten Zugriff auf den Account. Sie dürfen Dateien lesen und kommentieren, neue Versionen erstellen und Dateien hochund herunterladen. Sie können Sammlungen nutzen, haben aber nicht das Recht, öffentlichen Sammlungen beizutreten. Gäste haben Leserecht auf für sie freigegebene Dateien. Sie können Kommentare verfassen und die Dokumente herunterladen. Hinweis: Administratoren haben die gleichen Rechte wie interne Benutzer und können zusätzlich Gruppen erstellen und den gesamten Account verwalten Benutzer löschen Um einen Benutzer aus Ihrem Mandanten zu löschen, klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf das X neben dem entsprechenden Benutzer. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, alle Dokumente des Benutzers auf einen anderen Benutzer zu übertragen. 10

9 Gruppen Eine Gruppe ist eine Zusammenführung von mehreren Benutzern. Mit Gruppen können Sie Unternehmenseinheiten darstellen oder Ihre Firmenstruktur abbilden ( Geschäftsführung, Marketing, Vertrieb ). In der schon standardmäßig angelegten Gruppe Alle internen Benutzer befinden sich alle Administratoren und die internen Benutzer Ihres Mandanten. Gruppen erstellen Gruppen können ausschließlich von Administratoren erstellt werden. Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf das Plus -Symbol in der rechten grauen Spalte und vergeben Sie einen Namen (gegebenenfalls müssen Sie die graue Spalte etwas nach links ziehen, um den Bereich zu vergrößern, bis das Plus -Symbol sichtbar wird). Bestätigen Sie mit Enter. Mit einem Klick auf die Gruppe können Sie Mitglieder hinzufügen, den Gruppennamen ändern und eine Gruppenfarbe auswählen. Benutzer in Gruppen einladen Um Gruppenmitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Gruppe und aktivieren Sie das Häkchen im Kästchen neben dem jeweiligen Benutzer. Klicken Sie auf einen beliebigen Punkt außerhalb des Fensters, um das Einstellungsfenster zu schließen. 11

10 Hinweis: Nur Administratoren können Benutzer zu Gruppen hinzufügen Mitglieder aus Gruppen entfernen Klicken Sie auf die Gruppe. Entfernen Sie das Häkchen neben dem Namen der entsprechenden Person. Der Benutzer ist nun nicht mehr Mitglied der Gruppe und verliert den Zugriff auf Dokumente, die mit der Gruppe geteilt sind. 12

11 Umgang mit Dokumenten Je mehr Speicherquellen genutzt werden, umso zeitraubender ist die Recherche nach Dokumenten. Die zentrale Speicherung in CenterDevice setzt eine innovative Logik in Gang: CenterDevice kommt ohne klassische Ordnerstrukturen aus. Dadurch kann jeder intuitiv und sofort mit der Anwendung arbeiten. Dokumente werden durch Zugriffsberechtigungen geteilt und nicht vervielfältigt. Jedes Dokument bleibt einmalig gespeichert, Bearbeitungsstand und -historie sind eindeutig. Dateien hochladen Für den Datei-Upload in CenterDevice haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Upload einzelner Dateien Klicken Sie auf den Upload-Button und wählen Sie unter Quellen importieren Lokale Dateien aus. Klicken Sie auf Datei hinzufügen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Datei aus. Sie wird in die Anwendung hochgeladen. Upload von Dateien via Drag and Drop Wählen Sie die gewünschte/n Datei/en auf Ihrem Rechner aus und ziehen Sie sie auf die CenterDevice-Oberfläche. Sobald Sie die Dateien im Anzeigenfeld loslassen, werden sie hochgeladen 1. 1 (Funktion im Internet Explorer eingeschränkt verfügbar) 13

12 Ordner-Upload Klicken Sie auf den Upload-Button und wählen Sie unter Quellen importieren Lokale Dateien aus. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen. Wählen Sie anschließend den gewünschten Ordner aus. Die Dateien können Sie direkt zu einer Sammlung hinzufügen. CenterDevice bildet keine Ordnerstrukturen ab! Allen Dateien werden automatisch die ursprünglichen Ordnernamen als Schlagwort zugeordnet. Wenn Sie möchten, können Sie weitere Schlagworte hinzufügen. 14

13 Klicken Sie auf Import starten, um die Dateien hochzuladen. Die Dateien werden nun in Ihre Anwendung hochgeladen. Hinweis: Für den Ordner-Upload ist eine Java-Installation notwendig. Weitere Informationen finden Sie in Anlage I. Durch Klick auf den Upload-Button erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Status und die Dateigröße Ihrer Dokumente. Die Prozentzahl zeigt den Fortschritt des Uploads an. Nach dem vollständigen Upload beginnt die Verarbeitung. Ist diese abgeschlossen, können Sie die Dokumente weiter bearbeiten und nutzen. Alle Dokumente durchlaufen beim Hochladen eine automatische OCR- Volltexterkennung. Bei größeren Dokumenten kann dies einige Sekunden dauern. Dropbox-Import Sie können Dokumente aus Ihrer Dropbox in Ihren CenterDevice-Mandanten importieren. Klicken Sie auf den Upload -Button rechts neben dem Suchfeld. Wählen Sie unter Quellen importieren den Menüpunkt Dropbox aus. Beim ersten Zugriff werden Sie gebeten, den Zugriff auf Ihre Dropbox zu gestatten. Klicken Sie auf den Button Weiter zu Dropbox. 15

14 Geben Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Dropbox-Konto ein und klicken Sie auf Anmelden. Es öffnet sich ein Dialog-Fenster und Sie werden aufgefordert, CenterDevice den Zugriff auf Ihre Dropbox zu gestatten. Sollten Sie bereits in Ihren Dropbox-Account eingeloggt sein, gelangen Sie automatisch zum Dropbox-Import. Wählen Sie nun aus, welchen Ordner oder welche Dateien Sie importieren möchten. Setzen Sie bei Auto Update ein Häkchen, wenn Sie wünschen, dass die ausgewählten Dateien und Ordner automatisch nach neuen Versionen und Dateien durchsucht werden sollen. Diese Einstellung können Sie auch später anpassen oder ändern. 16

15 Klicken Sie auf weiter. In diesem Schritt können Sie auswählen, zu welchen Sammlungen Sie die importierten Dateien hinzufügen möchten. Klicken Sie dazu auf das orangefarbene Plus und wählen Sie im Dropdown- Menü eine Sammlung aus. Zusätzlich können Sie Dateien und Dokumente mit Schlagwörtern versehen. Klicken Sie dazu auf das orangefarbene Plus, geben Sie das gewünschte Schlagwort ein und bestätigen Sie mit der Enter -Taste. 17

16 Klicken Sie jetzt auf Import starten, um die Dokumente zu importieren. Mit einem Klick auf Upload-Status auf der linken Seite gelangen Sie in die Übersicht und können Ihre Uploads sehen. Wenn Sie weitere Dateien aus Ihrer Dropbox importieren möchten, klicken Sie auf den Button Dropbox unterhalb von Bereits verbundene Quellen und wählen Sie weitere Dokumente importieren. Upload per Aktivieren Sie in den -Einstellungen (Einstellungsmenü > Ihre Einstellungen > -Einstellungen) die Funktion -Schnittstelle. Sie erhalten eine persönliche Upload-Adresse. Senden Sie Ihre s an diese Adresse, werden alle Mail-Anhänge direkt in CenterDevice hochgeladen und automatisch mit dem Schlagwort MailUpload versehen. Entfernen Sie das Häkchen wieder, wenn Sie die Adresse deaktivieren möchten (z. B. wenn eine Zusammenarbeit oder ein Projekt endet). Praxisbeispiele und Anwendertipps finden Sie auf unserem Blog. 18

17 Dateien herunterladen Sie möchten Dateien offline präsentieren oder bearbeiten? Wählen Sie eine oder mehrere Dateien, die Sie herunterladen möchten, aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf das Download-Symbol. Haben Sie mehrere Dateien ausgewählt, werden diese als Zip-Archiv heruntergeladen. Dateien finden Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein. Die Suche startet mit dem ersten Buchstaben. In der Anzeigeübersicht erscheint eine Auflistung aller Dokumente, die Ihre Suchbegriffe beinhalten. Ist Ihnen die Übersicht zu lang, können Sie die Abfrage mit weiteren Suchbegriffen verfeinern. Die Volltexterkennung ermöglicht, dass Sie problemlos nach Textinhalten in allen Ihren Dateien suchen können. Wählen Sie eine Sammlung aus, um Dokumente nur innerhalb der Sammlung zu suchen. Filter Über das Filter-Symbol können Sie Ihre Suche eingrenzen. Filtern Sie wahlweise nach Dateityp, Dateiendung, Zeitraum oder Schlagwort. 19

18 Dateien umbenennen Um ein Dokument umzubenennen, wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf den Dateinamen. Nun können Sie den Namen des Dokuments ändern. Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Version (siehe Versionierung ) Ihrer Datei erstellt. Dateien vor Veränderungen schützen Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente vor der Bearbeitung durch andere Benutzer zu schützen. Benutzer, mit denen die Dokumente geteilt sind, können dann nach wie vor darauf zugreifen (kommentieren und Schlagwörter vergeben), jedoch keine neue Version mehr hochladen (siehe Versionierung ). Geschützte Dokumente werden durch ein Schlosssymbol neben dem Dateinamen gekennzeichnet. Den Schutz eines Dokuments können Sie jederzeit wieder aufheben, indem Sie auf das Schlosssymbol in der Menüleiste des Vorschaufensters klicken. 20

19 Dateien löschen Über das Papierkorb-Symbol können Sie Ihre Dateien löschen. Nach dem Klick auf diesen Button haben Sie noch 30 Sekunden Zeit, den Löschvorgang rückgängig zu machen, bevor das Dokument unwiderruflich gelöscht wird. Sie können nur die Dokumente löschen, deren Eigentümer Sie sind. Entfernen Sie ein Dokument, ohne dessen Eigentümer zu sein, entziehen Sie sich lediglich selbst die Freigabe des Dokuments. Vollbildmodus Mit einem Klick auf das Symbol Vollbild können Sie sich die Datei im Vollbildmodus ansehen. Nutzen Sie diese Ansicht beispielsweise für Präsentationen. Dateien organisieren mit Schlagworten Um Dateien noch schneller zu finden, können Sie sie mit Schlagworten versehen. Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf Schlagworte. Klicken Sie auf das orangefarbene Plus und wählen Sie über den kleinen Pfeil ein Schlagwort aus der Liste aus oder vergeben Sie ein neues. Möchten Sie ein Schlagwort wieder entfernen, klicken Sie auf das X. Es wird von den ausgewählten Schlagworten entfernt. Sie können einer Datei beliebig viele Schlagworte zuweisen. In der Auswahlliste sehen Sie nur Ihre eigenen Schlagworte und Schlagworte der für Sie freigegebenen Dateien. Hinweis: Sie können über die Suche auch nach den vergebenen Schlagworten suchen. So finden Sie Ihre Dokumente noch einfacher! 21

20 Sammlungen Sie können mehrere Dokumente mit dem gleichen Themenbezug zu einer Sammlung zusammenfassen. Sammlungen können Sie mit Personen oder Gruppen teilen. Auf diese Weise geben Sie eine umfassende Einsicht in einen Ablauf oder eine Aufgabe und binden Personen oder Gruppen aktiv in einen Informationsprozess ein. Sammlungen anlegen Um eine Sammlung zu erstellen, klicken Sie auf der linken Seite auf das Plus - Symbol unter dem Bereich Private Sammlungen. Vergeben Sie einen Namen für Ihre neue Sammlung und bestätigen Sie mit Enter. Dokumente einer Sammlung hinzufügen Sie haben mehrere Möglichkeiten, um einer Sammlung Dokumente hinzuzufügen: Über Drag and Drop Markieren Sie Dokumente, die Sie zu einer Sammlung hinzufügen wollen und ziehen Sie diese auf eine Sammlung. Die gewählte Sammlung wird zur besseren Sichtbarkeit orangefarben hinterlegt. Sie können diese Aktion 30 Sekunden lang rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf das schwarze Infofeld oberhalb des Suchfensters. 22

21 Hinzufügen beim Ordner-Upload Sie können Dateien während des Ordner-Uploads von Ihrer Festplatte direkt zu einer Sammlung hinzufügen, Sie finden alle Sammlungen alphabetisch sortiert in der Dropdown-Liste. (Informationen und Anleitung zum Ordner-Upload siehe Ordner-Upload ). Dokumente aus einer Sammlung entfernen Um ein Dokument aus einer Sammlung zu entfernen, klicken Sie auf das Dokument und wählen Sie in der Menüleiste der Vorschau FREIGABEN aus. Setzen Sie im unteren Bereich des Fensters das Häkchen Indirekte Freigaben anzeigen. Unter Sammlungen sind alle Sammlungen aufgelistet, in denen Ihr Dokument enthalten ist. Klicken Sie auf das kleine x neben der Sammlung, aus der Sie das Dokument entfernen möchten. Ihr Dokument wird nun aus der entsprechenden Sammlung entfernt. 23

22 Intelligente Sammlungen anlegen Geben Sie im Finden-Feld einen beliebigen Begriff oder ein Schlagwort ein und/oder wählen Sie über das Filter-Symbol einen Filter aus. Klicken Sie anschließend im Filterfenster auf Suche speichern. Vergeben Sie nun auf der linken Seite einen Namen für Ihre Intelligente Sammlung und drücken Sie Enter. Ihre Sammlung erscheint jetzt in den privaten Sammlungen und ist mit einem Lupensymbol gekennzeichnet. Ihr Begriff und der gewählte Filter sind nun als Filterkriterien in der intelligenten Sammlung gespeichert. Neu hinzukommende/neu geteilte Dokumente, die Ihren Begriff enthalten und Ihrem Filter entsprechen, werden der intelligenten Sammlung ab sofort automatisch hinzufügt. Intelligente Sammlungen sind nur für Sie sichtbar. Sie können diese nicht mit anderen teilen. Sammlungen öffentlich machen Sammlungen können öffentlich, das heißt für alle internen Benutzer und Administratoren eines Accounts sichtbar, sein. Um eine Sammlung öffentlich zu machen, rufen Sie eine Sammlung auf und klicken Sie rechts oben auf das Auge-Symbol. Handelt es sich um eine private Sammlung, wechselt diese in Ihrer Ansicht aus dem Bereich der privaten in die geteilten Sammlungen Öffentliche Sammlungen sind mit einem Auge gekennzeichnet. Internen Benutzern und Administratoren in Ihrem Mandanten wird die Sammlung beim Klick auf den Button Öffentliche Sammlungen angezeigt. Mit einem erneuten Klick auf das Auge-Symbol rechts oben können Sie die Sammlung jederzeit wieder für andere unsichtbar machen. Alle Freigaben bleiben bestehen. 24

23 Öffentlichen Sammlungen beitreten Benutzer können öffentlichen Sammlungen beitreten, sich also die Dokumente der Sammlung selbst freigeben. Um einer öffentlichen Sammlung beizutreten, klicken Sie in der unteren linken Ecke Ihrer Anwendung auf Öffentliche Sammlungen. Wählen Sie die Sammlung aus, der Sie beitreten möchten. Die Sammlung finden Sie von nun an in Ihrer Ansicht unter Geteilte Sammlungen. Hinweis: Nur interne Benutzer und Administratoren können öffentlichen Sammlungen beitreten. 25

24 Sammlungen löschen Um eine Sammlung zu löschen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Papierkorb-Symbol. Sie sehen eine Meldung, die Sie nochmals bestätigen müssen, um Ihre Sammlung endgültig zu löschen. Achtung: Die Dokumente in der Sammlung werden nicht gelöscht. Der Zugriff der anderen Benutzer oder Gruppen, denen Sie die Sammlung freigegeben hatten, wird unterbunden. Zusammenarbeit Freigabe mit einem Klick! Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Dokumente gezippt in einer verschickt oder über FTP-Server bereitgestellt haben: Sie wählen die Dateien aus, den Empfänger oder eine Empfängergruppe fertig. Innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation. Erstellen Sie einen externen Link auf eine Datei und der Empfänger kann direkt auf die Datei zugreifen und sie herunterladen wenn Sie möchten, auch geschützt durch ein Passwort. Dokumente teilen Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine oder mehrere Dateien mit anderen Benutzern zu teilen. 26

25 Teilen über FREIGABE Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf den FREIGABE -Reiter. Wählen Sie eine Gruppe oder die Personen aus, mit der oder denen Sie das Dokument teilen möchten. Hierzu klicken Sie auf das grau hinterlegte Plus - Symbol und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Gruppe oder Person aus. Geben Sie alternativ eine -Adresse an. Die betreffende Person erhält eine Einladung und kann sich als Gast für Ihren Account registrieren (nur für interne Benutzer und Administratoren möglich)! Teilen per Drag and Drop Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien einfach auf das Profilbild eines Benutzers oder auf eine Gruppe, um die Dateien zu teilen. 27

26 Sammlungen teilen Um eine Sammlung mit einem Benutzer oder einer Gruppe zu teilen, klicken Sie auf die Sammlung und anschließend rechts oben auf das Freigabe-Symbol. Setzen Sie ein Häkchen neben der Gruppe oder der Person, der Sie die Sammlung freigeben möchten. Sie können Sammlungen zum Teilen auch über Drag and Drop auf Personen oder Gruppen ziehen. Freigaben entziehen Um die Freigabe eines Dokuments zu entziehen, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf FREIGABEN. Mit einem Klick auf das kleine x hinter einem Benutzernamen oder einer Gruppe können Sie der jeweiligen Person oder der Gruppe die Freigabe des Dokuments wieder entziehen. Um die Freigabe einer Sammlung zu entziehen, klicken Sie auf das Freigabe- Symbol und entfernen Sie im Menü die Häkchen bei den Gruppen oder Personen, denen Sie die Freigabe entziehen möchten. Externe Links erstellen Sie können ganz einfach einen Link auf ein Dokument erstellen, den Sie per versenden oder in sozialen Netzwerken teilen können. Klicken Sie auf ein Dokument und wählen Sie im Vorschaufenster EXTERNER 28

27 LINK aus. Klicken Sie auf Externen Link erstellen. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download des hinterlegten Dokuments zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen. Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Optionskästchen. Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Er verweist jeweils auf die aktuellste Version eines Dokuments. Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren. Über die Einfügen-Funktion oder die Tastenkombination Strg + V können Sie den Link überall einfügen. So können Sie ihn zum Beispiel in sozialen Netzwerken posten. Wenn Sie auf Per versenden drücken, öffnet sich automatisch eine neue in Ihrem -Programm, in welche Ihr Link bereits eingefügt ist. Sie brauchen nun nur noch die -Adresse der Person einzugeben, der Sie die Dateien freigeben möchten. Der oder die Empfänger können das Dokument entsprechend der Berechtigungen nutzen. Zudem können Sie den Link mit einem Klick auf den entsprechenden Button direkt als XING-Statusmeldung posten. Möchten Sie einen externen Link löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Link. 29

28 Versionierung Haben Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen, können Sie einfach eine neue Version Ihrer Datei hochladen. Sie haben jederzeit Zugriff auf die vorhergehenden Versionen, behalten aber immer den Überblick über die aktuellste Version. Klicken Sie auf ein Dokument und wählen dann im Vorschaufenster VERSIONEN. Es öffnet sich eine Versionsübersicht der ausgewählten Datei. Klicken Sie nun auf den Button Neue Version, um eine neue Version Ihres Dokuments hochzuladen (Dokument auswählen > Öffnen ). Um eine alte Version als aktuellste Version wiederherzustellen, klicken Sie einfach auf das Aktualisierungs -Symbol der gewünschten Version. Mit einem Klick auf das Download -Symbol können Sie die ausgewählte Version herunterladen. Klicken Sie auf das Vorschau -Symbol in der Versionsübersicht und Sie können sich die einzelnen Versionen anschauen. 30

29 Dateien kommentieren Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um einfach und schnell mit anderen Benutzern zu kommunizieren. Klicken Sie auf ein Dokument und wählen anschließend im Vorschaufenster KOMMENTARE aus. Schreiben Sie Ihre Notizen oder Anmerkungen in das Kommentarfeld und klicken Sie auf Absenden. Alle Berechtigten sehen nun die Kommentare zum Dokument. In der Kommentarhistorie können Sie sehen, zu welcher Version die Kommentare hinzugefügt wurden. In Ihren -Einstellungen können Sie angeben, ob Sie über neue Kommentare informiert werden möchten. Ihre Kommentare können Sie auch nachträglich editieren oder löschen. Klicken Sie dazu auf den Kommentar, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. Nutzen Sie dann das Stift -Symbol zum Editieren und das Papierkorb -Symbol, um Ihren Kommentar wieder zu löschen. 31

30 CenterDevice kaufen Rufen Sie über das Einstellungsmenü die Kontoverwaltung auf. Geben Sie im "Kaufen"-Dialog die erforderlichen Informationen, wie die Anzahl der Benutzer und Ihre Rechnungsdaten ein, lesen und akzeptieren Sie die "Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien" und klicken Sie auf "jetzt kaufen". Hilfe & Support Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung, finden Sie unsere FAQs und den Kontakt zu unserem Support über den Punkt Hilfe & Support im Einstellungsmenü. 32

31 Anlage I Java-Installation für den Import lokaler Dateien Um Ordner in CenterDevice hochladen zu können, ist eine einmalige Java- Installation erforderlich. Klicken Sie auf den Upload-Button rechts neben dem Suchfeld. Wählen Sie unter Quellen importieren den Menüpunkt Lokale Dateien aus. Nach Klick auf den Button Ordner hinzufügen wählen Sie Java hier herunterladen aus und folgen Sie den Anweisungen. Klicken Sie im folgenden Dialog auf Ausführen. Tipp: Setzen Sie ein Häkchen bei Für Anwendungen dieses Anbieters und aus diesem Speicherort nicht mehr anzeigen ; somit müssen Sie nicht jedes Mal auf Ausführen klicken. Klicken Sie dann auf den Button Ordner hinzufügen. 33

32 Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Ordner für den Upload auswählen können. Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Öffnen. Nun können Sie festlegen, zu welchen Sammlungen Sie den importierten Ordner hinzufügen möchten. Klicken Sie dazu auf das orangefarbene Plus und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Sammlung aus. Sie können Ihre Dateien und Dokumente zusätzlich mit Schlagworten versehen. Klicken Sie dazu auf das orangefarbene Plus, geben Sie das gewünschte Schlagwort ein und bestätigen Sie mit der Enter -Taste. Klicken Sie auf Import starten. Die Dateien werden jetzt in Ihren CenterDevice-Account importiert. Im Upload-Status können Sie den Fortschritt des Imports verfolgen. Hinweis für Mac-Nutzer: Damit die Funktion auch im Safari-Browser einwandfrei funktioniert, führen Sie bitte folgende Schritte durch: 1. Klicken Sie im geöffneten Browser auf Safari > Einstellungen und wechseln Sie in den Tab Sicherheit. 2. Suchen Sie in der Liste auf der linken Seite den Eintrag Java und wählen Sie in den Einstellungen rechts im unsicheren Modus ausführen aus. 3. Starten Sie Ihren Browser neu. 34