Network of competence centres for the development of cruise tourism in the Black Sea region - Projektmanagement und -adminstration

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1 Network of competence centres for the development of cruise tourism in the Black Sea region - Projektmanagement und -adminstration Auftakttreffen des TEMPUS-Projekts TEMPUS DE-TEMPUS-JPHES vom Februar 2014 in Odessa Dr. Guido Kaufmann Odessa 02/2014

2 Projektmanagement-Struktur: Übersicht Projektmanagementausschuss PMA HBV, DE DHBW, DE VFU, BG OUC, RO Projektkoordinator Prof. Dr. Niclas Schaper, UPB UMB, SK EURAC, IT UPB, DE KUB Koordinator UA, ONMA Odessa Koordinator GE, BSMA Batumi ONMA Odessa TNU/SEHI Simferopol CUH Jalta KSU Kherson MRT Simferopol BSMA Batumi KU Kutaisi GTTU Tbilisi CIU Tbilisi BASPA Illichevsk CRARDP Simferopol "LINGUIST" Simferopol OCSP Odessa SIS Sevastopol GNTA Tbilisi DTR Batumi ADJT Batumi BSP Batumi Dr. Guido Kaufmann 02/2014 2

3 Projektmanagementausschuss Koordinator UA, ONMA Odessa Projektkoordinator Prof. Dr. Niclas Schaper, UPB Koordinator GE, BSMA Batumi HBV, DE Projektmanagementausschuss PMA - Zusammensetzung: Projekt-Koordinator, Länder-Koordinatoren, Leadpartner Arbeitspakete - tagt an jedem Koordinierungstreffen KUB TNU/SEHI Simferopol VFU, BG Dr. Guido Kaufmann 02/2014 3

4 Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten, Zielgruppen Arbeitspaket Verantwortlichkeit Zielgruppen WP 1 Projektmanagement UPB alle Projektpartner, EACEA WP 2 3 Kompetenzzentren für Kreuzfahrttourismus im Schwarzmeerraum WP 3 Training zielgruppenspezifische Weiterbildungs-Module im Kreuzfahrt-tourismus WP 4 Research & Consulting - zielgruppenspezifische Angebote der Kompetenzzentren WP 5 Cruise Tourism Management - akademische Master-Programme/Aufbaustudiengänge HBV, ONMA, TNU/SEHI, BSMA BSMA, ONMA TNU/SEHI ONMA, BSMA Projektpartner in GE, UA Projektpartner in GE, UA, Tourismusbranche in GE, UA Projektpartner in GE, UA, Tourismusbranche in GE, UA Projektpartner in GE, UA, Tourismusbranche in GE, UA WP 6 Qualitäts- und Projektkontrolle KUB Projektpartner in GE, UA WP 7 Nachhaltigkeit und langfristige Nutzung der Projektergebnisse VFU, ONMA, BSMA Projektpartner in GE, UA, Tourismusbranche in GE, UA WP 8 Verbreitung ONMA, BSMA Projektpartner in GE, UA, Tourismusbranche in GE, UA, Öffentlichkeit in GE, UA Dr. Guido Kaufmann 02/2014 4

5 Managementgrundsätze Klarheit von Zielen, Aufgaben und Terminen proaktives Handeln Einhaltung von Terminen und sonstigen Vereinbarungen Bei Fragen oder Problemen: Nehmen Sie bitte Kontakt auf! Dr. Viachaslau Niktsin Dr. Guido Kaufmann Dr. Guido Kaufmann 02/2014 5

6 Bilaterale Verträge auf 2 Ebenen Ebene 1: Verträge zwischen Projektkoordinator und Länder- Koordinatoren Ebene 2: Verträge zwischen Länder-Koordinatoren und Konsortiumsmitgliedern im eigenen Land Projektpartner A in GE, UA Koordinator GE, BSMA Batumi Projektpartner B in GE, UA Projektkoordinator Prof. Dr. Niclas Schaper, UPB Koordinator UA, ONMA Odessa Koordinator GE, UA Projektpartner C in GE, UA Projektpartner D in GE, UA Projektpartner in GE, UA Alternativ: Bilaterale Verträge zwischen UPB und allen Hochschulpartnern in GE, UA Projektpartner N in GE, UA Dr. Guido Kaufmann 02/2014 6

7 Vor-/Nachbereitung von Mobilitäten - Arbeitsprozess Einladungsschreiben für Visa Reisekosten, die vor Ort verauslagt werden Individuelle Stipendiatenberichte Qualitative Berichte Informationsschreiben inkl. Anforderungen (UPB) Sammlung der Passdaten (Länderkoordinatoren) Tabelle mit vollständigen Passdaten (Länderkoordinatoren) Einladungsschreiben (UPB) Vorbereitung von Tabellen zur Sammlung von Reise- /Kostendaten (Länderkoordinatoren) Sammlung von Reise- /Kostendaten und Ticket- Kopien (Länderkoordinatoren) Vollständige Tabellen aller individuellen Mobilitätsdaten (Länderkoordinatoren) Vorbereitung der individuellen Stipendiatenberichte (UPB) Unterschrift der individuellen Stipendiatenberichte (Stipendiaten) Erstattung Reise-/Aufenthaltskosten (UPB) Ablage der individuellen Stipendiatenberichte (UPB) Erstellung der Berichte und Weiterleitung an die Länder- Koordinatoren (Leiter der s) Sammlung der Berichte und Weiterleitung an UPB (Länderkoordinatoren) ca. 2 Monate vor Beginn einer Mobilität ca. 6 Wochen vor Beginn einer Mobilität Projekttreffen/ Studienaufenthalt ca. 1 Woche nach einer Mobilität Dr. Guido Kaufmann 02/2014 7

8 1. Einladungsschreiben für Visa Projektkoordinator Universität Paderborn Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Georgische/Ukrainische Projekt Partner Informationsschreiben inkl. Anforderungen Individuelle Einladungsschreiben Sammlung von Passdaten Vollständige Tabellen mit Passdaten Georgische Projekt Partner Ukrainische Projekt Partner Dr. Guido Kaufmann 02/2014 8

9 Definiertes Tabellenformat für die Erfassung von Passdaten Eine elektronische Vorlage für die Tabelle wird von der UPB zur Verfügung gestellt Wichtig: Bitte nutzen Sie die Vorlage Bitte verändern Sie die Vorlage nicht Dr. Guido Kaufmann 02/2014 9

10 2. Reisekosten, die vor Ort verauslagt werden Projektkoordinator Universität Paderborn Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Georgische/Ukrainische Projekt Partner Informationsschreiben inkl. Anforderungen Vorbereitung der Tabelle zur Sammlung der Reisedaten Sammlung der Reisedaten und Ticket- Kopien Georgische Projekt Partner Ukrainische Projekt Partner Ergänzung der Tabellen um zentral verauslagte Reisekosten und Aufenthaltskosten Vollständige Tabellen mit individuellen Reisedaten, getrennt nach Ost Ost und Ost West Mobilitäten Dr. Guido Kaufmann 02/

11 Definiertes Tabellenformat für die Sammlung /Erfassung von individuellen Reisedaten Eine elektronische Vorlage für die Tabelle wird von der UPB zur Verfügung gestellt Wichtig: Bitte nutzen Sie die Vorlage Bitte verändern Sie die Vorlage nicht Dr. Guido Kaufmann 02/

12 3. Individuelle Stipendiatenberichte Projektkoordinator Universität Paderborn Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Georgische/Ukrainische Projekt Partner Vorbereitung der individuellen Stipendiatenberichte Versendung der individuellen Stipendiatenberichte als pdf-datei Auszahlung von Aufenthaltsgeldern und verauslagten Kosten Unterschrift der individuellen Stipendiatenberichte Übergabe der individuellen Stipendiatenberichte am Zielort an UPB Dr. Guido Kaufmann 02/

13 Beispiel Individueller Stipendiatenbericht 4. Qualitative Berichte (Extra-Blatt, Sprache: deutsch oder englisch) Dr. Guido Kaufmann 02/

14 4. Qualitative Berichte Projektkoordinator Universität Paderborn Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Georg-sche/Ukrainische Projekt Partner Anforderung der qualitativen Berichte Auswertung der Berichte und Archivierung Sammlung der qualitativen Berichte und Original- Reisedokumente Versendung der qualitativen Berichte und Original- Reisedokumente Teamleiter erstellen die qualitativen Berichte nach Rückkehr an die Heimatinstitution Teamleiter versenden die qualitativen Berichte zusammen mit Original- Reisedokumenten an Länder-Koordinator Dr. Guido Kaufmann 02/

15 Beispiel Qualitativer Bericht Wichtig für die eindeutige Zuordnung der Berichte Bitte beachten: 1 qualitativer Bericht pro und Mobilität Dr. Guido Kaufmann 02/

16 Erstattung von Personalkosten - Arbeitsprozess Anforderung Personalkostenerstattung Erstellung von Personalkostenvereinbarungen Unterschrift Personalkostenvereinbarungen Auslösung der Zahlung Liste der betroffenen Personen mit Angabe - des Zeitraums - der ausgeführten Tätigkeiten - des persönlichen Tagessatzes - Anzahl der für das Projekt gearbeiteten Tage - der angeforderten Kostenerstattung Nachweis der Tagessätze Erstellung der individuellen Personalkostenvereinbarungen (UPB) Versendung der individuellen Personalkostenvereinbarungen an Teamleiter (UPB) Unterschrift der individuellen Personalkostenvereinbarungen durch betroffene Person Unterschrift der individuellen Personalkostenvereinbarung durch den Rechtsvertreter der betroffenen Institution Sammlung und Versendung der PK-Vereinbarungen Kontrolle der PK-Vereinbarungen (UPB) Mittelabruf bei der Universität Paderborn (UPB/Projektkoordinator) ca. 1 Monat vor Zahlungsauslösung ca. 3 Wochen vor Zahlungsauslösung ca. 1 Woche vor Zahlungsauslösung Zahlungsauslösung Dr. Guido Kaufmann 02/

17 1. Anforderung Personalkostenerstattung Projektkoordinator Universität Paderborn Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Georgische/Ukrainische Projekt Partner Inhaltliche und finanzielle (Höhe Tagessätze, Budget) Prüfung der Anforderung Liste der betroffenen Personen mit Angabe - des Zeitraums - der ausgeführten Tätigkeiten - des persönlichen Tagessatzes - Anzahl der für das Projekt gearbeiteten Tage - der angeforderten Kostenerstattung Nachweis der Tagessätze (Schreiben des Rektors) Dr. Guido Kaufmann 02/

18 Beispiel Anforderung PK- Erstattung Zeitraum Person Ausgeführte Tätigkeiten Tages- /Stundensatz Anzahl Stunden Angeforderter Betrag Dr. Guido Kaufmann 02/

19 2. Erstellung von Personalkostenvereinbarungen Projektkoordinator Universität Paderborn Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Georgische/Ukrainische Projekt Partner Erstellung der Personalkostenvereinbarungen Versendung der Personalkostenvereinbarungen als pdf- Dateien an Team-Leiter Verteilung der Personalkostenvereinbarungen an Team- Mitglieder Dr. Guido Kaufmann 02/

20 Beispiel Personalkostenvereinbarung Name und Anschrift des Arbeitgebers (Konsortiumsmitglied) Name und Anschrift des Arbeitnehmers (Mitglied des s) Zeitraum Anzahl Arbeitstage Detaillierte Aufgabenbeschreibung Individueller Tagessatz Von TEMPUS finanzierte PK Kofinanzierung des Arbeitgebers Ort, Datum, Bezeichnung, Unterschrift und Stempel Arbeitgeber Unterschrift Arbeitnehmer Dr. Guido Kaufmann 02/

21 3. Unterschrift Personalkostenvereinbarungen Projektkoordinator Universität Paderborn Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Georgische/Ukrainische Projekt Partner Kontrolle der Personalkostenvereinbarungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit Unterschrift der Personalkostenvereinbarungen durch Arbeitnehmer/Team- Mitglieder Unterschrift und Siegel des Arbeitgebers Versendung einer gescannten Kopie via Dr. Guido Kaufmann 02/

22 4. Auslösung der Zahlung Projektkoordinator Universität Paderborn Vorbereitung eines Mittelabrufs Unterschrift des Koordinators, Weiterleitung an Verwaltung der UPB Überweisung an Länder-Koordinator oder Arbeitgeber Informationsschreiben an Länder-Koordinator, Kopie an Team-Leiter Archivierung Original- PKV Länder-Koordinatoren ONMA, BSMA Überweisung an Arbeitgeber Information(sschreiben) an Team-Leiter und UPB Georgische/Ukrainische Projekt Partner Registrierung des Zahlungseingangs Auszahlung an Team- Mitglieder Versendung Original- PKV an UPB Dr. Guido Kaufmann 02/

23 Sachmittelbeschaffung (über ) - Arbeitsprozess Spezifikation Einholung von Angeboten Auswahl des Anbieters Lieferung/Installa -tion/zahlung Projekt-Teams spezifizieren ihren Sachmittelbedarf gemäß den Projektzielen Länder-Koordinatoren sammeln Spezifikationen und leiten diese weiter an UPB UPB prüft Spezifikationen inhaltlich und informiert Länder-Koordinatoren Länder-Koordinatoren holen 3 unabhängige Angebote von 3 unterschiedlichen Lieferanten ein und versenden diese an UPB Prüfung der Angebote im Hinblick auf Preise und Gesamtkosten und Information der Länder- Koordinatoren (UPB) Länder-Koordinatoren suchen den nach Maßgabe der folgenden Kriterien günstigsten Anbieter aus: - Lieferfähigkeit - Preis/Nebenkosten - Gewährleistung Länder-Koordinatoren informieren UPB über Lieferantenauswahl und Bankverbindung Länder-Koordinatoren bestellen Sachmittel und organisieren Auslieferung an Projekt-Teams Lieferant schickt Rechnung (ohne USt) an UPB UPB/Projektkoordinator veranlassen Zahlung Projekt-Teams schicken Kopie einer Inventar-Liste über Länder-Koordinator an UPB ca. 2 Monate vor Zahlungsauslösung ca. 6 Wochen vor Zahlungsauslösung ca. 4 Wochen vor Zahlungsauslösung ca. 2 Wochen vor Zahlungsauslösung Zahlungsauslösung Dr. Guido Kaufmann 02/

24 Bei der Sachmittelbeschaffung zu beachten: 1. Ausschließlich förderfähige Gegenstände dürfen beschafft werden, d.h. insbesondere keine - Telefone - Möbel 2. Aus den Projektmittel darf keine Umsatzsteuer bezahlt werden, d.h. entweder - Lieferanten-Rechnung ohne Umsatzsteuer oder - Umsatzsteuer wird nicht von der UPB erstattet 3. Die Inventarliste ist zusammen mit der Lieferanten- Rechnung das ausschlaggebende Dokument zum Nachweis der Kosten Dr. Guido Kaufmann 02/

25 Budgetstreichung durch EACEA Dr. Guido Kaufmann 02/

26 Revidiertes Projektbudget nach Partnern Dr. Guido Kaufmann 02/