Neues zur Ordnungsmäßigkeit der Kassen- und Buchführung

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1 S NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] Neues zur Ordnungsmäßigkeit der Kassen- und Buchführung Zunehmende Angriffspunkte in der Betriebsprüfung durch formelle Fehler Aiko Ringwald * Das Stichwort GoBD befindet sich derzeit in aller Munde, wenn es um formelle Anforderungen geht, die an eine ordnungsgemäße Buchführung gestellt werden. In diesem Kontext sind jedoch noch weitere formelle Anforderungen z. B. an die Kassenführung bzw. das Führen eines Kassenbuchs zu beachten, um nur einige zu nennen. Bei einem Blick in die Literatur wird schnell klar, dass die Anforderungen derart umfangreich und weit gefasst sind, dass den Steuerpflichtigen bzw. deren Beratern schnell der Überblick über die wesentlichen Aspekte verloren geht bzw. gehen kann. Eine Kurzfassung dieses Beitrags finden Sie in NWB direkt 52/2015 S I. Vorbemerkungen 1. Verschärfung der formellen Anforderungen seit 2015 Die Frage der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist seit jeher ein beliebtes Thema in Betriebsprüfungen. Dies zeigt nicht nur die Betriebsprüfungspraxis, sondern ist auch an den zunehmend verschärften formellen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung (vgl. BMF-Schreiben vom , BStBl 2010 I S. 1342) zu erkennen. Seit sind nun weitere, umfangreiche formelle Anforderungen seitens der Finanzverwaltung in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie der Aufbewahrung elektronischer Unterlagen hinzugekommen (vgl. BMF-Schreiben vom , BStBl 2014 I S. 1450, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, im Folgenden kurz GoBD ). Es ist unbestritten, dass, je mehr formelle Anforderungen von einem Steuerpflichtigen zu beachten und einzuhalten sind, desto eher die Wahrscheinlichkeit abnimmt, alle Anforderungen im Blick zu behalten bzw. einhalten zu können. Konsequenterweise erhöht dieser Umstand wiederum die Wahrscheinlichkeit der Finanzverwaltung, Pflichtverstöße seitens der Steuerpflichtigen festzustellen und daraus für diese steuerlich nachteilige Konsequenzen ziehen zu können. Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung seit jeher beliebtes Prüffeld * Dipl.-Betriebswirt (FH) Aiko Ringwald, Steuerberater, Mannheim. NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] 1

2 2. Begriffliche Grundlagen und deren Bedeutung Die Ordnungsmäßigkeit der Kassen- sowie Buchführung ist durch materielle sowie formelle Anforderungen geprägt. Einleitend sei kurz dargestellt, wie diese abzugrenzen sind. S Um Verstöße gegen materielle Anforderungen handelt es sich bspw. bei nicht gebuchten Wareneinkäufen, nachweislich unversteuerten Betriebseinnahmen, rechnerischen Kassenfehlbeträgen usw. (BFH, Urteil vom X R 20/13, BStBl 2015 II S. 743). Formelle Ordnungsmäßigkeit bedeutet, dass alle Ordnungsvorschriften erfüllt sein müssen ( 140 ff. AO). Sind die Ordnungsvorschriften zum Teil nicht erfüllt, kann nach den Umständen des Einzelfalls dennoch eine formell ordnungsgemäße Buchführung vorliegen, sofern die Buchführung keinen wesentlichen Mangel aufweist (vgl. Cöster in Koenig, AO-Kommentar, 3. Aufl. 2014, 158 AO, Rn. 6). Ein formeller Mangel besteht z. B. in dem fehlenden Nachweis der Vollständigkeit der Kasseneinnahmen oder Buchführungsbelege. Klar ist, dass materielle Mängel stets für den Einzelfall gelten und somit nur insoweit zu einer Steuernachzahlung führen können. Formelle Mängel dagegen eröffnen unter bestimmten Voraussetzungen mitunter die Möglichkeit der Besteuerung eines deutlich höheren Volumens und zwar im Wege der Schätzung der Besteuerungsgrundlagen in Bezug auf die Kassen- und/ oder Buchführung insgesamt ( 162 Abs. 2 Satz 2 AO). Beispiele für materielle Mängel Beispiele für formelle Mängel Mängel in der formellen Ordnungsmäßigkeit bieten für Prüfer ein erhöhtes Mehrbesteuerungspotenzial 3. Zielsetzung dieses Artikels Nachfolgend werden die wesentlichen formellen Anforderungen an die Kassen- sowie Buchführung aufgezählt. Eine in diesem Umfang erstmals vom BFH (Urteil vom X R 20/13, BStBl 2015 II S. 743) ausführlich dargestellte Gewichtung bestimmter formeller Mängel der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung wird thematisiert. Schwerpunkt des genannten BFH-Urteils X R 20/13 war die Frage der Zulässigkeit des sog. Zeitreihenvergleichs als mögliche Schätzmethode. In der Literatur wurden bislang, soweit ersichtlich, den in diesem Urteil dargelegten und gewürdigten Mängeln in der Kassen- bzw. Buchführung noch keine große Beachtung geschenkt. Der Beitrag holt dies nun nach und gibt praktische Hinweise und zeigt Argumente für Verteidigungstrategien auf. II. Formelle Anforderungen 1. Anforderungen im Überblick Die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Aufzeichnungen beurteilt sich nach steuerlichen Vorschriften, insbesondere nach 140 ff. AO. Im Gesetz sind zunächst die folgenden, wesentlichen Anforderungen im Hinblick auf die Buchungen und Aufzeichnungen aber auch die Aufbewahrung geregelt: >Vollständigkeit ( 146 Abs. 1 Satz 1 AO), >Richtigkeit ( 146 Abs. 1 Satz 1 AO), >zeitgerechte Erfassung ( 146 Abs. 1 Satz 1 AO), >Ordnung ( 146 Abs. 1 Satz 1 AO), >Unveränderbarkeit ( 146 Abs. 4 Satz 1 AO), >tägliches Festhalten von Kasseneinnahmen und -ausgaben ( 146 Abs. 1 Satz 2 AO), >Nachvollziehbarkeit ( 145 Abs. 1 AO), Formelle Anforderungen NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] 2

3 >Aufbewahrung verschiedener Unterlagen ( 147 AO). S Diese noch recht übersichtlichen gesetzlichen Regelungen (aber auch weitere) wurden mit Wirkung ab durch die sog. GoBD aus Sicht der Finanzverwaltung konkretisiert, um insbesondere den Anforderungen an eine zunehmende Digitalisierung gerecht zu werden (BMF, Schreiben vom , BStBl 2014 I S. 1450). Bemerkenswert ist, dass diese konkretisierenden Anforderungen eines Schreibens mit 38 Seiten und 184 Randnummern bedurften. Diese umfangreichen Anforderungen sind ergänzend zu weiteren Anforderungen aus unterschiedlichen Schreiben der Finanzverwaltung z. B. zur Führung von Kassen zu sehen (vgl. z. B. BMF-Schreiben vom , BStBl 2010 I S. 1342, bzw. für Altfälle BMF-Schreiben vom , BStBl 1996 I S. 34). Es stellt sich die Frage, ob die Vielzahl der Anforderungen durch den Steuerpflichtigen sofern vom Anwendungsbereich der 140 ff. AO oder von der Pflicht zur Kassenführung betroffen oder (selbst) durch seinen Berater vollständig und richtig im Sinne der Ordnungsmäßigkeit erfüllt werden kann. Anschließend gilt es zu beantworten, welches Gewicht der Nichteinhaltung bestimmter Anforderungen beizumessen ist, d. h. wie schwerwiegend ein Mangel ist. Konkretisierung der Anforderungen durch GoBD Sind die umfangreichen formellen Anforderungen noch beherrschbar? Für eine zusammenfassende Darstellung der GoBD vgl. beispielhaft Burlein/Odenthal, BBK 3/2015 Beilage 1/2015 S Bedeutung ausgewählter Anforderungen Die zuvor dargestellten Anforderungen sollen lediglich einen generellen Überblick verschaffen. Im Folgenden werden jene Anforderungen konkretisiert dargestellt, welche m. E. für die Praxis von zentraler Bedeutung sind. a) Zeitgerechte Erfassung Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah in einer Grundbuchaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. Die Finanzverwaltung beanstandet es unter bestimmten Voraussetzungen nicht, dass die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. diesen vergleichbaren Aufzeichnungen bei Nichtbuchführungspflichtigen erfasst wird (vgl. BMF-Schreiben vom , BStBl 2014 I S. 1450, Rn. 50). Für die Praxis bedeutet dies, dass bei Steuerpflichtigen, die quartalsweise oder jährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (z. B. aufgrund eines hohen Anteils umsatzsteuerfreier Umsätze), diese streng genommen wohl dennoch eine monatliche Erfassung ihrer Belege sicherstellen müssen. Fraglich ist darüber hinaus, ob eine zeitgerechte Erfassung bis zum Ablauf des Folgemonats oder noch bis zum Stichtag der Umsatzsteuervoranmeldung gegeben ist, was bei Steuerpflichtigen mit Dauerfristverlängerung üblich ist. Der BFH hat bekräftigt, dass bei dieser Frage nicht kleinlich verfahren werden soll, wenn kontrollierbar gewährleistet ist, dass alle Belege verbucht werden (BFH, Urteil vom I R 38/68, BStBl 1970 II S. 540). Wenngleich er nicht entschieden hat, inwieweit die zeitliche Grenze der noch zeitgerechten Erfassung auszulegen ist, hat er dennoch gesagt, dass je umfangreicher der Beleganfall sei, um so nachdrücklicher sei die Forderung nach zeitnahem Festhalten der Geschäftsvorfälle in den Büchern zu erheben. Finanzverwaltung: Unter bestimmten Voraussetzungen ist Erfassung bis zum Ablauf des folgenden Monats möglich BFH: Es soll nicht kleinlich verfahren werden M. E. ist die zuvor genannte Nichtbeanstandungsfrist der Finanzverwaltung zwar eine Erleichterung, jedoch berücksichtigt diese nicht sämtliche Anwendungsfälle in der Praxis und kann mangels einer gesetzlichen Vorgabe oder einer richterlichen Auslegung insbesondere für Kleinstbetriebe als fraglich angesehen werden. Die Praxis wird daher nicht umhinkommen, NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] 3

4 sich an dieser Vorgabe zu orientieren. Das bedeutet, dass die zeitgerechte Erfassung von Buchungsbelegen an Bedeutung wohl zunehmen wird. b) Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit S Zweck dieser Anforderungen ist, dass Buchungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dies kann sowohl hard- sowie softwaremäßig als auch organisatorisch gewährleistet werden (vgl. BMF-Schreiben vom , BStBl 2014 I S. 1450, Rn. 110). Häufigster Anwendungsfall ist die sog. Festschreibung von Buchungsstapeln. Wenngleich die Finanzverwaltung in den GoBD keine konkreten Zeitvorgaben für eine Festschreibung vorgibt, orientiert sich die Praxis bei der Festschreibung am Datum der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Durch Festschreibungen sind Steuerpflichtige in der Pflicht, die Vollständigkeit ihrer Buchungsbelege spätestens zu diesem Zeitpunkt sicherzustellen. Denn werden zu einer Zeit nach der Festschreibung Belege nachgebucht, muss dies in der Buchhaltung nachvollziehbar sein. Häufen sich Nachbuchungen, besteht das Risiko, dass die Finanzverwaltung diese aufgreift und die Frage nach der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung stellt. Es ist anzunehmen, dass dies auch bei verspätetem oder unregelmäßig vorgenommenem Festschreibeverhalten gilt. Die Nachvollziehbarkeit bzw. Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen erfordert nach Auffassung der Finanzverwaltung ferner eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, welche die Verfahrensinhalte nachweist (BMF, Schreiben vom , BStBl 2014 I S. 1450, Rn. 34). Verfügbare Musterverfahrensdokumentationen haben teilweise einen Umfang von 40 Seiten und mehr. Vollständigkeit spätestens zum Zeitpunkt der Festschreibung Hinweis Erfreulicherweise sieht die Finanzverwaltung im Fehlen oder in einer ungenügenden Verfahrensdokumentation keinen formellen Mangel, soweit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind (BMF, Schreiben vom , BStBl 2014 I S. 1450, Rn. 155). Dies stellt für eine Mehrzahl von Kleinstbetrieben eine Erleichterung dar. Fehlen einer Verfahrensdokumentation grds. kein Mangel c) Aufbewahrung elektronischer Unterlagen Aufgrund zunehmender Digitalisierung ist zu erkennen, dass Rechnungen bei Steuerpflichtigen vermehrt in elektronischer Form eingehen. In diesem Zusammenhang sind elektronische Dokumente unveränderbar aufzubewahren, so die Finanzverwaltung (BMF, Schreiben vom , BStBl 2014 I S. 1450, Rn. 110). Dieser Aspekt wurde in der Literatur aufgegriffen mit dem Hinweis, dass u. a. bei PDF-Dokumenten aufgrund deren Änderungsmöglichkeiten eine Unveränderbarkeit nicht gewährleistet sein kann (vgl. Herrfurth, StuB 7/2015 S. 250, 254). Dem ist dem Grunde nach zuzustimmen, wenngleich es fraglich sein könnte, ob diese Anforderung dem Gesetz zu entnehmen ist ( 146 Abs. 4 AO spricht hinsichtlich der Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen, 147 Abs. 2 AO behandelt nur den Fall der Wiedergabe von Unterlagen, u. a. Buchungsbelegen, in digitaler Form). Ferner stellt sich die Frage, ob sämtliche Steuerpflichtigen eine Unveränderbarkeit ihrer elektronischen Dokumente, z. B. durch geeignete Archivierungssysteme und -prozesse, sicherstellen müssen. Dies würde für viele Kleinstbetriebe sicherlich zu einem unverhältnismäßigen administrativen bzw. IT-technischen Mehraufwand führen. Hilfreich wäre eine Skalierung der Anforderungen nach der Größe des Betriebs und/oder dem Umfang der vorhandenen elektron- Die GoBD an Größenklassen der jeweiligen Unternehmen zu orientieren, wäre für die Praxis hilfreich NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] 4

5 ischen Dokumente. Unklar ist ferner, ob bei einem diesbezüglichen Verstoß die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt infrage steht. d) Tägliches Festhalten von Kasseneinnahmen und -ausgaben S Gemäß 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden. In der Praxis wird hierzu typischerweise ein Kassenbuch verwendet. Dessen Ordnungsmäßigkeit wird vonseiten der Betriebsprüfer immer wieder infrage gestellt. Des Weiteren ist zu beachten, dass nach Auffassung der Finanzverwaltung für Registrierkassen, die nicht aufgerüstet werden können, ab eine Möglichkeit bestehen muss, ein elektronisches Erfassungsjournal maschinell auswertbar in der Kasse oder auf einem externen Datenträger zu speichern (BMF, Schreiben vom , BStBl 2010 I S. 1342). Es handelt sich bei dem Erfassungsjournal um eine Einzelaufzeichnung der historischen Geschäftsfälle. In Bezug auf die Frage der Pflicht zu Einzelaufzeichnungen wird auf das Urteil des BFH vom IV 472/60 (BStBl 1966 III S. 371) verwiesen, wonach eine Einzelaufzeichnungspflicht (selbst die Aufzeichnung lediglich der einzelnen Einnahmen) für Einzelhandelsunternehmen, bei denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, verneint wurde. Des Weiteren hat der BFH mit Urteil vom darauf hingewiesen, dass... es keine gesetzliche Vorgabe gibt, wie (Kassen-)Aufzeichnungen zu führen sind (BFH, Urteil vom X R 42/13, BStBl 2015 II S. 519). Nach alldem können m. E. Registrierkassen ohne Speichermöglichkeit der Journaldaten diesen Grundsätzen entsprechen und eine Einzelaufzeichnung kann somit dem Grunde nach nicht gefordert werden. Erfolgt hingegen (freiwillig) eine Kassenaufrüstung bzw. eine Anschaffung einer neuen Registrierkasse zur Erfüllung der neuen Anforderungen der Finanzverwaltung, wird sich der Steuerpflichtige nicht mehr darauf berufen können, die entsprechenden Journaldaten nicht mehr vorzuhalten (BFH, Urteil vom X R 42/13, BStBl 2015 II S. 519). Teutemacher, Handbuch zur Kassenführung, NWB Verlag 2015, ISBN: Ergänzende formelle Fehlerrisiken a) Zusammenfassende Übersicht Die folgende Tabelle zeigt ergänzend zu den bereits zuvor aufgezeigten formellen Risiken für die Steuerpflichtigen weitere typische formelle Fehler auf. Diese sind dem aktuellen Urteil des BFH vom X R 20/13 (BStBl 2015 II S. 743) entnommen. In dem betreffenden Urteil werden ausführlich Mängel, im Wesentlichen in der Kassen- aber auch in der Buchführung, thematisiert. Von praktischer Relevanz ist das Urteil, da in einigen Fällen eine Gewichtung der jeweiligen formellen Fehler vorgenommen wurde, welche in der unten stehenden Übersicht zusammengefasst sind. Erstmals konkrete Aussagen zur Gewichtung bestimmter Mängel durch den BFH NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] 5

6 Nr. Mangel Gewichtung 1 Unterbrechungen in der fortlaufenden Nummerierung der Z-Bons Gravierender Mangel 2 Fehlendes Datum auf Z-Bons Geringfügiger Mangel 3 Fehlende Programmieranleitung Keine Aussage 4 Fehlendes Programmierprotokoll Gravierender Mangel 5 Fehlende Speisekarte Keine Aussage 6 Fehlende Kassenberichte einer offenen Ladenkasse Gravierender Mangel (hier wird vom BFH auf das Urteil des BFH vom IV R 41/82[DAA- AB-28169] verwiesen) 7 Inventur durch Schätzung ermittelt Na, da materieller Fehler 8 Unerklärte Bareinlagen Keine Aussage S b) Erläuterungen und Würdigung Der Mangel unter der laufenden Nr. 1 ist verständlicherweise als gravierend anzusehen, da in diesem Fall die Vollständigkeit der Einnahmen ohne weitere Nachweise nicht sichergestellt werden kann. Der BFH hat allerdings auch das Fehlen der Programmierprotokolle als gravierenden Mangel eingestuft. Hierbei handelt es sich um einen klassischen formellen Mangel, der gerne von der Finanzverwaltung aufgegriffen wird. Der BFH hat jedoch in seinem Urteil den genannten Mangel wie folgt eingeschränkt: Das Gewicht dieses Mangels tritt allerdings zurück, wenn der Steuerpflichtige für den konkreten Einzelfall darlegt, dass die von ihm verwendete elektronische Kasse trotz ihrer Programmierbarkeit ausnahmsweise keine Manipulationsmöglichkeiten eröffnet. (BFH, Urteil vom X R 20/13, BStBl 2015 II S. 743, Rn. 28). Dieser Nachweis sollte durch die Bedienungsanleitung sowie eine Demonstration der Kassenfunktionalität geführt werden können. Hinweis Ergänzend stellt sich die Frage, inwieweit die Finanzverwaltung ein vorgelegtes Programmierprotokoll beanstanden kann/darf. Je nach Kassenmodell sowie dessen Alter gibt es Unterschiede in der Ausgestaltung der Programmierprotokolle, die mit unterschiedlichen Angaben versehen sind. Weder das Gesetz, die BFH-Rechtsprechung noch die Anweisungen der Finanzverwaltung geben Aufschluss darüber, welche Anforderungen an die Ausge- NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] 6

7 staltung eines Programmierprotokolls zu stellen sind. Demzufolge wird es der jeweilige Betriebsprüfer schwer haben, eine mangelnde Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung lediglich auf Basis eines seiner Auffassung nach nicht ordnungsgemäßen Programmierprotokolls zu begründen. Es ist festzustellen, dass von Betriebsprüfern mitunter die Ordnungsmäßigkeit von Z-Bons generell beanstandet wird. Als Begründung wird dabei das fehlende Datum oder gar die fehlende Uhrzeitangabe auf dem Z-Bon angeführt. Der BFH hat das Fehlen des Datums auf einem Z-Bon als lediglich geringen Mangel eingestuft (s. Nr. 2), was isoliert betrachtet nicht zu einer Schätzung führen dürfte. Bemerkenswert ist auch hier, dass lediglich die Angabe eines Datums auf den Z-Bons von der Finanzverwaltung gefordert wird nicht hingegen eine Uhrzeitangabe (vgl. BMF-Schreiben vom , BStBl 1996 I S. 34). Bei überzogen formalistischem Vorgehen von Betriebsprüfern sollte auf die für den jeweiligen Steuerpflichtigen günstige Verwaltungsauffassung Bezug genommen werden. Zur Ordnungsmäßigkeit von Z-Bons Fazit Abschließend ist festzuhalten, dass durch die (zunehmende) Menge an formellen Anforderungen das Risiko von Beanstandungen durch die Finanzverwaltung wohl steigen wird. Es wird daher im Hinblick auf die Einhaltung der GoBD empfohlen, die Zusammenarbeit zwischen Steuerpflichtigem und Steuerberater abzustimmen und Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen. Je nach Größe des Unternehmens und/oder des jeweiligen Beleganfalls sollten Umsetzungsmaßnahmen zur Einhaltung der GoBD in Erwägung gezogen werden, welche durch sachkundige Berater begleitet werden können. Inwieweit etwaige Mängel im Lichte der GoBD zu werten sind, bleibt abzuwarten. Es ist jedoch davon auszugehen, dass vermehrt mit Diskussionen mit den Betriebsprüfern zu diesem Thema zu rechnen ist. In Bezug auf die formellen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung lässt sich argumentieren, dass nicht sämtliche Anforderungen der Finanzverwaltung einer Prüfung auf deren Rechtmäßigkeit standhalten. Es ist daher empfehlenswert, sich im Rahmen von Betriebsprüfungen stets auf rechtlich gültige Anforderungen zu berufen und sich nicht durch haltlose oder überzogene formelle Anforderungen vonseiten der Betriebsprüfer verunsichern zu lassen. Selbstverständlich gilt es, Kassenmanipulationen oder die Nichterklärung von Bareinnahmen zu vermeiden. Dies darf allerdings nur im Rahmen der zulässigen rechtlichen Möglichkeiten erfolgen. AUTOR Aiko Ringwald, Dipl.-Betriebswirt (FH), Steuerberater, ist Partner bei der Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Hornig Ringwald PartG mbb in Mannheim. Er berät vorwiegend Familienunternehmen sowie kleine und mittelständische Unternehmen im Rhein-Neckarkreis. NWB Nr. 52 vom NWB DokID [KAAAF-18118] 7