Projekt. Evaline. Anleitung Regio-Team Evaluation. Anleitung. Version 1.0

Transkript

1 Projekt Evaline Regio-Team Evaluation Version 1.0 Jungwacht Blauring Kanton Luzern St. Karliquai Luzern

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Inhalt RT-Evaluation Zeitlicher Ablauf Vorlagen Journal Einstieg Methode Resultate festhalten Vorlage Regio-Team Methode Resultate festhalten Vorlagen Scharen Methode Resultate festhalten Vorlagen Massnahmen-Katalog Methode Resultate festhalten Vorlagen Ressourcen-Planung Methode Resultate festhalten Vorlagen Abschluss Revisionsgeschichte Datum Version Autorenschaft Bemerkungen Martin Zust Initialversion Viktor Diethelm 1. Überarbeitung Martin Zust 2. Überarbeitung Martin Zust Version 1 fertiggestellt Seite 2 / 14

3 1 Einleitung Das Ziel der Evaluationen in den Regio-Teams ist die Stärkung der Selbstorganisation. Die RTs sollen jährlich ihre Arbeitsweise und ihre Zusammenarbeit reflektieren und verbessern. Dabei sollen die Rückmeldungen der Scharen mit einfliessen. Diese Evaluation machen sie selbständig. 1.1 Inhalt RT-Evaluation 1. Spielerischer Einstieg 2. Auseinandersetzung mit sich selber Die Regio-Teams setzen sich mit sich selber auseinander. Dabei reflektieren sie die Zusammenarbeit im Gremium (intern) und die Zusammenarbeit mit anderen Gremien (extern). 3. Auseinandersetzung mit Scharbefragung Die Resultate der Scharbefragungen zu sichten und daraus Schlüsse für die zukünftige Arbeit im Regio-Team zu ziehen. 4. Massnahmen formulieren Das Regio-Team trägt die Resultate zusammen. So entsteht ein Bild, das zum einen die Stärken und Schwächen des Regio-Teams (intern) und zum anderen die Chancen und Herausforderungen (oder Gefahren) im Blick auf die Scharen (extern) aufzeigt. Aus dieser Gesamtsicht formuliert das Regio-Team Massnahmen, die sie aus den Quervergleichen der Resultate zieht. 5. Ressourcenplanung Das Regio-Team erarbeitet sich eine Ressourcenübersicht für ihr Team. Aufgrund dieser Ressourcenübersicht legt sie diejenigen Massnahmen fest, welche sie im kommenden Jahr umsetzen will und kann. Dabei definiert sie auch, welche Massnahmen aus dem Katalog sie nicht umsetzt. Somit legt das Regio-Team fest, welche Do s und Dont s sie für das kommende Jahr hat. Seite 3 / 14

4 1.2 Zeitlicher Ablauf Für die Evaluation im Regio-Team wird ein Zeitgefäss von 3 Stunden beansprucht. Begrüssung, Ablauf 5 Einstiegsspiel 15 Auswertung intern 45 Auswertung Scharbefragung 45 Massnahmen formulieren 30 Ressourcenplanung / Do s und Dont s 30 Abschluss Vorlagen Alle nötigen Vorlagen sind unter zum Download bereit. 1.4 Journal Für die weiteren Evaluationen werden die Resultate der Regio-Team Evaluation in einem Journal festgehalten. Dazu steht unter ein Excel-Dokument zur Verfügung. Die unterschiedlichen Reiter des Excel-Dokuments dienen zum Abfüllen der Daten der unterschiedlichen Schritte. Im Journal können alle nötigen Daten eingetragen werden. Bitte erstellt für euer Regio-Team ein Journal und benennt die Datei mit Regio-Team_Name des RT_Datum der RT Evaluation.xlsx (z.b. Regio-Team_Rontal_ xlsx). Sendet alle Dateien an animation@jublaluzern.ch damit die Auswertung der Daten für Evaluation der Gremien Fachgruppen, Vorstand sowie auf kantonaler Ebene verwendet werden können. Seite 4 / 14

5 2 Einstieg Der Einstieg fördert die Kommunikation und das kooperativer Verhalten der Teilnehmenden. Dabei werden sie auf die kommenden Aufgaben der bevorstehenden Evaluation vorbereitet. 2.1 Methode Vorbereitung Die Couverts werden im Vorfeld vorbereitet. Drucke dazu die Vorlage V1_Einstieg_Quadrate oder Teile der Vorlage aus, damit pro Mitglied ein Quadrat vorhanden ist. Zerschneide diese Quadrate gemäss der Vorlage und verteile die Stücke zufällig auf so viele Couverts wie Mitglieder. Durchführung Jede Person hat ein Couvert vor sich auf dem Tisch. Im Couvert sind Teilstücke von Quadraten. Die Aufgabe jeder Gruppe ist es, pro Mitglied ein Quadrat von genau gleicher Grösse herzustellen. Die Aufgabe ist erst dann beendet, bis jedes Mitglied ein vollständiges Quadrat von genau gleicher Grösse wie alle anderen vor sich liegen hat. Regeln Während der Übung gelten folgende Regeln: Kein Mitglied darf sprechen. Kein Mitglied darf ein anderes um ein Teilstück bitten oder in irgendeiner Weise signalisieren, dass es ein bestimmtes Teilstück braucht, das ein anderer ihm geben soll. Jedes Mitglied kann, wenn es will, Teilstücke in die Mitte des Tisches legen oder an ein anderes Mitglied geben, jedoch darf niemand direkt in die Figur eines anderen eingreifen. Jedes Mitglied darf Teilstücke aus der Mitte nehmen, aber niemand darf Teile in der Mitte des Tisches zusammensetzten. 2.2 Resultate festhalten In diesem Schritt werden keine Resultate festgehalten 2.3 Vorlage V1_Einstieg_Quadrate Seite 5 / 14

6 3 Regio-Team Im nächsten Schritt setzt sich das Regio-Team mit sich selber auseinander. Dabei reflektieren die Mitglieder die Zusammenarbeit im Regio-Team und die Zusammenarbeit mit anderen Gremien. Somit erhält das Regio-Team eine Standortbestimmung ihrer Stärken und Schwächen. Wobei unterschieden wird zwischen den Stärken und Schwächen innerhalb des Regio-Teams (Personal) und den Stärken und Schwächen im Blick auf das Regio-Team als Gremium (Organisation). 3.1 Methode Vorbereitung Stelle zwei Tische zusammen und klebe mit Maler-Klebeband die Bereiche auf wie in der Vorlage V2_Tisch zu sehen ist. Wähle eine geeignete Wand aus und klebe mit Maler-Klebeband das Raster aus der Vorlage V3_Raster-SWAT nach. Ablauf 1. Gruppenarbeit Runde 1 2. Reduktion Gruppenarbeit Runde 1 3. Gruppenarbeit Runde 2 4. Reduktion Gruppenarbeit Runde 2 5. Ziele formulieren Gruppenarbeit Die 2er-Gruppen notieren für sich auf grüne Post-It s die Stärken und auf rote Post-It s die Schwächen. Es wird pro Runde ein Bereich abgefragt, der jeweils in zwei Unterbereiche (A&B) aufgeteilt wird. Zur Unterscheidung wird auf den Post-It s jeweils ein A bzw. B geschrieben. Der Fragkatalog in der Vorlage V4_Fragekatalog verstehen sich als Orientierung, d.h. es sollen auch Beobachtungen/Feststellungen notiert werden, die nicht abgefragt werden. Reduktion der Gruppenarbeit auf Regio-Team Ergebnisse Die A Schwächen Post-It s der 2er-Gruppen werden in den Bereich Ergebnisse 2er-Gruppe gelegt. Eine Gruppe beginnt und liest dabei eine Feststellung/Beobachtung vor, die sie als Schwäche beurteilt. Die anderen 2er-Gruppen sehen ihre Post-It s durch und teilen mit, ob sie eine gleiche bzw. ähnliche Feststellung/Beobachtung haben. Das gesamte Regio-Team entscheidet, ob sie die festgestellte/beobachtete Schwäche in die Mitte legt und somit bestätigt, dass die Beobachtung/Feststellung im Regio-Team mehrheitsfähig ist. Zur Gewichtung können Post-It s mit gleichen bzw. ähnlichen Aussagen gestapelt werden. Dadurch kann am Ende der Runde zu den A Schwächen festgestellt werden, wie stark die einzelnen A Schwächen im Regio-Team gewichtet werden. Seite 6 / 14

7 Die A Stärken, B Schwächen und B Stärken Post-It s der 2er-Gruppen werden im selben Verfahren wie oben beschrieben reduziert. Die vielen gesammelten Stärken und Schwächen in der Mitte werden nochmals auf maximal 5 Stärken und 5 Schwächen reduziert, die von der Mehrheit der Regio-Teammitglieder am gewichtigsten bewertet werden. Mögliche Kriterien für die Reduktion: Mehrfache Nennungen Hohe Zustimmung der Regio-Teammitglieder Stärken bzw. Schwächen auf die das Regio-Team Einfluss nehmen kann Schwächen, die das arbeiten des RTs merkbar behindern Stärken, die das arbeiten des RTs merkbar erleichtern Ziele formulieren Aus den Stärken und den Schwächen des Regio Teams werden maximal 3 Ziele für die Zusammenarbeit im Regio-Team (Personal und Organisation) formuliert, die in einem Jahr erreicht werden können. Übertragen in SWAT für Weiterverarbeitung Die maximal 10 gewichtigsten Schwächen sowie 10 gewichtigsten Stärken aus den beiden Runden werden auf Moderation-Karten (oder A5-Papier) notiert und im SWOT-Raster im Bereich Regio-Team und den entsprechenden Kategorien Stärken oder Schwächen aufgehängt. 3.2 Resultate festhalten Haltet die Stäken und Schwächen auch im Journal fest. Zusätzlich werden im Journal auch die maximal 3 Ziele für die Zusammenarbeit festgehalten. 3.3 Vorlagen V2_Tisch V3_Raster-SWOT V4_Fragekatalog Seite 7 / 14

8 4 Scharen Im weiteren Schritt wertet das Regio-Team die Resultate der Scharbefragungen aus. Dabei teilt sie ich in zwei Gruppen auf: Scharbetreuende/Coaches und Animation. Ziel dieser Auswertung ist, die Chancen und Risiken bei den Scharen herauszufinden. Diese geben Aufschluss über die Situationen der Scharen sowie Aufschluss darüber, welche Aufgaben das Regio- Team in Zukunft erfüllen sollte bzw. in Zusammenarbeit mit den Scharen umsetzen kann. Die Unterscheidung in zwei Gruppen soll den je spezifischen Aufgaben der Scharbetreuenden/Coaches bzw. der Regio-Teammitglieder mit dem Aufgabenprofil Animation relevante Erkenntnisse bringen. Nebst den Resultaten aus den Scharbefragungen können eigene Erfahrungen, Sichtweisen und Einschätzungen weitere Risiken und Chancen aufzeigen, die ergänzend festgehalten werden können. 4.1 Methode Ablauf 1. Gruppenarbeit Bereich Veranstaltungen & Angebote 2. Reduktion Gruppenarbeit Runde 3. Gruppenarbeit Bereich Scharsituation 4. Reduktion Gruppenarbeit 5. Gruppenarbeit Bereich Wahrnehmung Region 6. Reduktion Gruppenarbeit Gruppenarbeit Die Methode des vorangegangenen Schrittes wird wiederholt (siehe 3.1). In 2er-Gruppen betrachten die Scharbetreuenden/Coaches bzw. die Personen der Animation die Resultate der Scharbefragungen. Dabei notieren sie sich jeweils Chancen und Risiken in Bezug auf ihre Rolle entsprechend auf Post-It s. Auf die grüne Post-It s notieren sie die Chancen und auf die rote Post-It s notieren sie die Risiken welche sie sehen. Es wird pro Runde ein Bereich der Scharbefragung abgefragt. Dabei ist es wichtig, dass die unterschiedlichen Rollen im Regio-Team (Scharbetreuung/Coaches & Animation) dabei ihre Sicht der Dinge darstellt. Zur Unterscheidung wird auf den Post-It s jeweils ein SC (für Scharbetreuende/Coaches) bzw. AN (für Animation) geschrieben. Chancen können stehen für: Bereitschaft der Schar zur Zusammenarbeit, Erwartungen an das RT, Bedarf/Bedürfnisse bei Scharen, gelungene und zu wiederholende Anlässe/Veranstaltungen, Interessen der Scharen, Bekanntheit des RTs (Scharbetreuung/Coaching und oder Animation)... Risiken können stehen für: Ablehnung der Schar von regionalen Veranstaltungen/Anlässe, überzogene Erwartungshaltungen, Konsumhaltungen, bereits gedeckte/nicht vorhandene Bedürfnisse, RT Seite 8 / 14

9 ist nicht bekannt/schar formuliert keine Ideen für die Arbeit des RTs (Scharbetreuung/Coaching und oder Animation)... Reduktion der Gruppenarbeit auf Regio-Team Ergebnisse Die SC Risiken Post-It s der 2er-Gruppen werden in den Bereich Ergebnisse 2er-Gruppe gelegt. Eine Gruppe beginnt und liest dabei eine Feststellung/Beobachtung vor, die sie als Risiko beurteilt. Die anderen 2er-Gruppen sehen ihre Post-It s durch und teilen mit, ob sie eine gleiche bzw. ähnliche Feststellung/Beobachtung haben. Abwechselnd werden die SC Risiken und die AN Risiken durchgegangen. Dabei können sich Risiken von SC und AN decken bzw. ähnlich sein oder widersprechen. Das gesamte Regio-Team entscheidet daher, ob sie das festgestellte/beobachtete Risiko in die Mitte legt und somit bestätigt, dass die Beobachtung/Feststellung im Regio-Team mehrheitsfähig ist. Zur Gewichtung können Post-It s mit gleichen bzw. ähnlichen Aussagen gestapelt werden. Dadurch kann am Ende der Runde zu den Risiken festgestellt werden, wie stark die einzelnen Risiken im Regio- Team gewichtet werden. Es sollen nicht mehr als 10 Risiken (max. 5 SC bzw. max. 5 AN) festgehalten werden. Die SC- bzw. AN Chancen Post-It s der 2er-Gruppen werden im selben Verfahren wie oben beschrieben reduziert. Es sollen nicht mehr als 10 Chancen (max. 5 SC bzw. max. 5 AN) festgehalten werden. Übertragen in SWAT für Weiterverarbeitung Die maximal 10 gewichtigsten Risiken sowie 10 gewichtigsten Chancen aus den beiden Runden werden auf Moderation-Karten (oder A5-Papier) notiert und im SWOT-Raster im Bereich Scharen und den entsprechenden Kategorien Risiken oder Chancen aufgehängt. 4.2 Resultate festhalten Haltet die maximal 10 Risiken und maximal 10 Chancen im Journal fest. 4.3 Vorlagen In diesem Schritt werden keine Vorlagen benötigt. Seite 9 / 14

10 5 Massnahmen-Katalog Aus den Analysen der Stärken und Schwächen des Regio-Teams und den Chancen und Gefahren auf Seiten der Scharen sollen Massnahmen formuliert werden. Ziel dieses Schrittes ist ein Massnahmenkatalog, der sich aus der gleichzeitigen Betrachtung der eigenen Stärken und Schwächen und den Chancen und Risiken in Bezug auf die Scharen zusammenstellt. Der Massnahmenkatalog dient zur Überprüfung der bestehenden Aufgaben und soll mögliche neue Aufgaben/Tätigkeiten des Regio-Teams aufzeigen. 5.1 Methode Das Regio-Team betrachtet gemeinsam die Resultate der vorangegangenen Schritte. Es werden jeweils maximal 5 Massnahmen in vier Bereichen formuliert, die sich durch eine kombinierte Betrachtung ergeben. Das Regio-Team versucht, die Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren so miteinander zu kombinieren, dass die Stärken und die Chancen möglichst optimal genutzt und die Schwächen und die Gefahren auf ein Mindestmaß reduziert werden können. Kombination von Stärken und Chancen: Hierbei wird ermittelt, welche Stärken zu welchen Chancen passen und wie die Stärken genutzt werden können, um die Chancen möglichst optimal auszunutzen. Kombination von Stärken und Gefahren: Bei dieser Kombination geht es darum, herauszufinden, mit welchen Stärken auf Gefahren reagiert werden kann und wie die vorhandenen Stärken genutzt werden können, um den Eintritt oder die Auswirkungen von bestimmten Gefahren abzufedern. Kombination von Schwächen und Chancen: Hier wird untersucht, aus welchen Schwächen Chancen entstehen und wie vorhandene Schwächen in Stärken umgewandelt werden können. Kombination aus Schwächen und Gefahren: Diese Kombination analysiert die vorhandenen Schwächen und bestehenden Gefahren mit dem Ziel, mögliche Schäden abzuwenden. Haltet die Massnahmen auf einem A5 Papier fest und klebt dieses auf die Wand. Notiert maximal 20 Massnahmen und schätzt diese nach Ressourcenaufwand: 1 = Wenig Aufwand 2 = Normaler Aufwand 3 = Mehr Aufwand 4 = Grosser Aufwand Seite 10 / 14

11 Werden aufgrund der Analyse Situationen erkannt, die eine Unterstützung durch andere Gremien (FG s, Vorstand etc.) erfordern oder Unsicherheiten bei der Formulierung geeigneter Massnahmen auftreten, kann dies im Journal an entsprechender Stelle kurz beschrieben werden. Der Vorstand entscheidet in der kantonalen Evaluation, wie darauf reagiert wird und nimmt mit der Regio- Teamleitung Kontakt auf. 5.2 Resultate festhalten Halte die maximal 20 Massnahmen im Jonrla fest und gib jeweils den geschätzten Ressourcenaufwand an. Notiere auch allfällige Unterstützungsanfragen. 5.3 Vorlagen In diesem Schritt werden keine Vorlagen benötigt. Seite 11 / 14

12 6 Ressourcen-Planung Zur Planung der Umsetzungen der Massnahmen wird eine Ressourcenplanung durchgeführt. Ziel der Ressourcenplanung ist die bestehenden Zeitressourcen des Regio-Teams zu erfassen, bereits geplante Veranstaltungen/Anlässe, Sitzungen etc. aufzuzeigen sowie diejenigen Massnahmen auszuwählen, die innerhalb von einem Jahr bearbeitet werden können. 6.1 Methode Gesamtes Regio-Team Verteilt diejenigen Veranstaltungen/Anlässe, Sitzungen sowie weitere bereits reservierte Jublazeit entlang des Jahres-Zeitstrahls. Einzelarbeit Trage auf dem Jahres-Zeitstrahl Deine möglichen Zeitressourcen ein: Rot markiert abwesend Orange strenge Zeit Grün da kann ich Zeit investieren Mögliche Überlegungen Grundsätzlich kann ich x Sitzungen und x Stunden pro Woche in das RT investieren Wie viel Zeit benötigen andere Aufgaben in der Jubla? Wie viel Zeit benötige ich für Studium, Lehre oder Beruf? Wie viel Zeit benötigen andere Freizeitaktivitäten? Wie viel Zeit möchte ich für mich frei zur Verfügung haben? Wann bin ich bereits verplant? Wann muss ich mich auf eine Prüfung oder ähnliches Vorbereiten? Wann habe ich meine Ferien geplant? Wann möchte ich eine Jublafreie Zeit? Übertragung auf gemeinsamen Jahres-Zeitstrahl Die einzelnen Resultate werden untereinander aufgeklebt. Dadurch entsteht eine Tabellenansicht, die im Überblick aufzeigt: Wann noch wenig stattfindet. Wann bereits viele Veranstaltungen/Anlässe geplant sind (Vorbereitungszeit mitplanen!). Wer wann Zeit hat bzw. besetzt ist und wie stark. Seite 12 / 14

13 Kombination mit dem Massnahmenkatalog Aufgrund der Übersicht der zeitlichen Ressourcen können die nach Aufwand sortierten Massnahmen auf ihre Umsetzung überprüft und ausgewählt werden. Mögliche Kriterien Dringlichkeit einer Massnahme Aufwand einer Massnahme Erfolgsaussichten einer Massnahme Motivation des Regio-Teams die Massnahme umzusetzen Vorhandene bzw. nicht vorhandene Ressourcen Es sollten höchsten 70% der zur Verfügung stehenden Zeitressourcen verplant werden. Min. 30% sollte für Unvorhergesehenes und Aktuelles frei bleiben. Die maximal 20 Massnahmen des Massnahmenkatalogs müssen reduziert werden. Hier besteht keine Vorgabe, da der Aufwand der Massnahmen unterschiedlich gross ist. Überlegungen zur Reduktion des Massnahmenkatalogs Welche Massnahmen können wir zu Gunsten einer dringlicheren, aufwändigeren, erfolgversprechenderen, motivationsgeladeneren, etc. Massnahme nicht sein lassen oder verschieben? 6.2 Resultate festhalten Die ausgewählten Massnahmen, die umgesetzt werden, erhalten im Journal ein Do. Die ausgewählten Massnahmen, die nicht umgesetzt oder auf später verschoben werden, erhalten ein Don t. 6.3 Vorlagen V5_Zeitstrahl Seite 13 / 14

14 7 Abschluss Apéro oder gemeinsames Essen, wer will kann auch Spiele spielen. Seite 14 / 14