Literaturverwaltung mit

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1 Literaturverwaltung mit G. Pinnen, Universitätsbibliothek Grundsätzliches zu Literaturverwaltungsprogrammen Sie können viele Referenzen bequem aus Datenbanken importieren, das Eintippen fällt weg. Sie können die Referenzen mehrfach verwenden, z.b. für Ihre Dissertation und später für einen Zeitschriftenartikel. Literaturverwaltungsprogramme bieten Ihnen eine Vielzahl von Formatierungsmöglichkeiten: Zitiervorschriften verschiedener Zeitschriften Zitierstandards verschiedener Fachgebiete Ausgabeformate können auch selbst definiert werden (für Fortgeschrittene). Literaturverwaltungsprogramme arbeiten mit Standard- Textverarbeitungsprogrammen zusammen (z.b. Microsoft Word): Referenzen direkt einfügen Referenzen umformatieren In vielen Literaturverwaltungsprogrammen ist auch die Verwaltung von Volltexten (i.d.r. Zeitschriftenaufsätze als PDF) möglich. 2 von 42

2 EndNote an der RWTH Kostenlose Campuslizenzen für EndNote im Software-Shop der RWTH Über das Portal ISI Web of Knowledge steht Ihnen im Hochschulnetz EndNote Web kostenlos zur Verfügung ( Voraussetzung ist die persönliche Anmeldung bei ISI Web of Knowledge. Die Funktionalitäten sind gegenüber der Arbeitsplatz-Version eingeschränkt. Vorteil Über einen gemeinsamen Account ist die ist die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Datensätzen durch mehrere Benutzer möglich. Vergleiche zwischen beiden Versionen finden Sie hier: 3 von 42 Das Programm Programmeinstellung / Datenimport Einrichten des Programms (Folie 5) Programmoberfläche Anlegen von Datenbanken (Libraries) Voreinstellungen Datenimport (Folie 8) Manuelle Eingabe von Daten Abbildungen, Dateien und URLs Anzeigemodi Online Search Direct-Export PDF-Import Verwalten von Referenzen Literaturangaben verwalten (Folie 17) PDF-Bearbeitung Volltexte suchen Arbeiten mit Groups Smart Groups Termlists Change Text Change and Move Fields Reference Types bearbeiten Literaturlisten erstellen Arbeiten im Team EndNote Basic (Folie 30) Einsatz von EN in Word (Folie 31) Formatvorlagen CWYW Output Styles (Folie 37) Styles Manager Editieren von Styles 4 von 42

3 Programmoberfläche Suchfenster wird angezeigt/nicht angezeigt Bibliographische Datenbank mit aufgenommenen Referenzen Schnelleditor Vorschau PDF-Anzeige Navigation: - Persönliche Gruppen -Synchronisationsstatus - Online-Suche - Volltextsuche Optionen zur Anordnung der verschiedenen Fenster 5 von 42 Einrichten des Programms: Anlegen einer neuen Datenbank Dateiname vergeben 6 von 42

4 Einrichten des Programms: Voreinstellungen Über Edit Preferences können Sie festlegen, welche Ihrer Libraries sich mit dem Start von EndNote automatisch öffnen. Sie können hier auch Standard- Einstellungen für Schrifttyp, Sortierung etc. der Referenzen festlegen. 7 von 42 Datenimport: Manuelle Eingabe von Referenzen Dokumententyp auswählen Felder ausfüllen und anschließend Fenster schließen. Wird eine Referenz geschlossen, erfolgt automatisch eine Speicherung aller vorgenommenen Änderungen. Der Eintrag wird direkt in die Library übertragen. Mehrere Autorennamen müssen untereinander stehen. Vornamen möglichst nicht abkürzen. Sparen Sie sich das Tippen von Punkten am Ende eines Datenfeldes. Das erledigen die Styles. 8 von 42

5 Datenimport: Manuelle Eingabe von Referenzen 1. Kommaregel Der Namensteil vor dem ersten Komma wird als Nachname interpretiert. Brinkmeier, Clemens Der Namensteil nach dem letzten Leerzeichen wird als Nachname interpretiert. Clemens Brinkmeier Institut für Biochemie 2. Kommaregel Sollte die Organisation in ihrem Namen ein Komma haben, dann wird an dieses Komma ein zweites angefügt. Bundesamt für Umwelt, Wald und Landschaft 9 von 42 Datenimport: Abbildungen, Dateien, URLs Angehängte Dateien / URLs sind verknüpft und können durch Anklicken aufgerufen werden. PDF-Dateien können alternativ als Webseite mit der Referenz verlinkt werden. Referenzen mit Anhängen sind in der Listenansicht gekennzeichnet Abb. Datei 10 von 42

6 Datenimport: Abbildungen, Dateien, URLs File Attachments werden als relative Links angelegt (max. 45). Sie sollten Graphiken immer über Figure Attach Figure einfügen, da sonst Qualitätsverluste auftreten können. Das Figure-Feld kann immer nur einen Grafik-Anhang enthalten, beim Einfügen einer zweiten Grafik wird die Erste überschrieben. Bilder werden in der Titelaufnahme in einem kleinen Format angezeigt. In das Caption-Feld eine Bildbeschriftung einfügen. 11 von 42 Anzeigemodi Integrated Library & Online Search Mode Alle Gruppen und Befehle sind verfügbar. Heruntergeladene Daten werden direkt in der geöffneten Library gespeichert. Local Library Mode Die Gruppe Online Search ist nicht verfügbar. Online Search Mode Nur die Gruppe Online Search ist verfügbar. Heruntergeladene Daten können vor der endgültigen Übernahme zunächst überprüft werden. 12 von 42

7 Datenimport: Online Search EndNote bietet die direkte Suche in freien und lizensierten Literaturdatenbanken an. Über Tools Online Search wird die Verbindung zur Datenbank hergestellt. Wechseln Sie dazu in den Online Search Mode. 13 von 42 Datenimport: Online Search Aktuelle Datenbank Die Anzahl der gefundenen und zu importierenden Treffer kann durch manuelle Eingabe reduziert werden. 14 von 42

8 Datenimport: Online-Search Die Online References zeigen die Resultate der aktuellen Suche. Treffer können vor der festen Übernahme mit Copy to Local Library überprüft und bearbeitet werden. Nutzen Sie dazu die Reference Funktion. 15 von 42 Datenimport: Direct Export (z.b. Katalog der Universitätsbibliothek) Viele der lizenzierten Datenbanken bieten eine Direct Export Funktion an, d.h. Sie recherchieren nicht über die EndNote Online Search sondern in der Datenbank selbst und exportieren die Treffer in Ihre EndNote Library (empfohlen). 16 von 42

9 Datenimport: PDF-Import Beim Import von PDF-Dateien können diese automatisch nach verschiedenen Kriterien umbenannt werden. Dies vereinfacht die Arbeit mit und die Suche nach PDF-Dateien innerhalb und außerhalb von EndNote. EDIT Preferences PDF Handling PDF Auto Import Ordner Sie können jetzt einen Ordner bestimmen, der von EndNote überwacht wird. Legen Sie eine neue PDF-Datei in diesen Ordner, wird die PDF-Datei importiert. Anhand der DOI recherchiert EndNote automatisch die bibliographischen Daten und verknüpft die PDF-Datei mit einer vorhandenen Referenz bzw. erstellt eine neue Referenz. 17 von 42 Datenimport: PDF-Import Bibliografische Angaben können auch mittels PDF-Dateien in die EndNote- Datenbank importiert werden. Voraussetzung: im PDF-Dokument ist eine DOI angegeben. Diese befindet sich meistens auf der ersten Seite. File Import wählen. Man kann sowohl einzelne PDF- Dateien als auch einen ganzen Ordner mit mehreren PDF- Dateien importieren. 18 von 42

10 PDF-Bearbeitung Der Reiter Attached PDF zeigt den Inhalt angehängter PDF-Dateien an und ermöglicht es, Kommentare hinzuzufügen, Text hervorzuheben, die PDF-Datei zu durchblättern und zu drucken. Der Volltext und auch die Kommentare aller in der Library gespeicherten PDF-Dateien können über die Suchmaske mit den Suchfeldern Any Field + PDF+ Notes oder nur PDF, bzw. nur PDF-Notes durchsucht werden. Das Suchfeld File Attachments ermöglicht die Suche nach dem Dateinamen. 19 von 42 Volltexte suchen Wählen Sie zunächst im Menü Edit - Preferences - Find Full Text aus, geben Sie bei OpenURL Path folgenden Link ein: und bestätigen Sie mit OK. 20 von 42

11 Volltexte suchen Wenn Sie über Find Full Text für eine Referenz keine Volltexte gefunden haben, können Sie über References - URL - Open URL Link das SFX-Menü für die Referenz anzeigen lassen und nach Printversionen suchen oder eine Fernleihe anstoßen. 21 von 42 Arbeiten mit Groups Gruppen sind eine weitere hilfreiche Funktion zur Strukturierung einer EndNote-Datenbank. Es gibt drei permanente Gruppen: All References zeigt alle Referenzen einer EndNote- Datenbank. Unfiled enthält Referenzen, die noch keiner Gruppe zugeordnet sind. Trash enthält die gelöschten Referenzen. Sie bleiben in dieser Gruppe, bis die Datenbank geschlossen wird. Danach werden sie unwiederbringlich gelöscht. Permanente Gruppen 22 von 42

12 Arbeiten mit Groups Neben den permanenten Gruppen gibt es 3 Gruppen, die man selbst erstellen kann. Man erkennt sie am Icon vor dem Gruppennamen. Custom Groups Einer Custom Group werden manuell Referenzen zugeordnet. Custom Groups eignen sich, um unterschiedliche Referate, Hausarbeiten oder Fächer zu verwalten. Smart Groups Bei einer Smart Group handelt es sich um eine gespeicherte Suchabfrage der EndNote-Datenbank. Werden neue bibliografische Angaben importiert, werden die Smart Groups automatisch um die Referenzen ergänzt, die den Kriterien der abgespeicherten Suchanfrage entsprechen. Combo Groups Bei dieser Gruppenart handelt es sich um eine Kombination von bereits existierenden Gruppen in einer neuen Gruppe. 23 von 42 Arbeiten mit Groups: Smart Groups Recherchen können Sie in Smart Groups umwandeln. Die Smart Groups werden dynamisch um neue Referenzen ergänzt, wenn diese die Suchkriterien der Smart Group erfüllen. Suchanfrage definieren Options Save Search + Convert to Smart Group Smart Group umbenennen. umbenennen 24 von 42

13 Term Lists Term Lists sind automatisch generierte Listen mit den Dateninhalten bestimmter Felder (Autoren, Schlagworte, Zeitschriften). Mit Hilfe der Term List Journal kann man z.b. Zeitschriftentitel vereinheitlichen, die in der Library mit verschiedenen Schreibweisen und Abkürzungen auftauchen. Term Lists sind auch deshalb nützlich, weil sie bei der Eingabe von Begriffen (Autoren, Schlagworten oder Zeitschriftentiteln) Vorschläge anhand der in der Liste aufgenommenen Begriffe machen. (Shortcut Ctrl+1) Tools Open Term Lists 25 von 42 Change Text Wenn man in einer Library ein Wort umbenennen bzw. ersetzen möchte, gibt es die Funktion Edit Change Text (entspricht in Word Suchen und Ersetzen ). 26 von 42

14 Change an Move Fields Um Veränderungen in einem Feld für mehrere Referenzen gleichzeitig durchführen zu können, gibt es die Funktion Change and Move Fields. Tools Change and Move Fields Wenn nicht alle Referenzen einer Library mit dem neuen Schlagwort versehen werden sollen, vorher Gruppe auswählen oder Referenzen mit gedrückter Strg-Taste markieren und mit der rechten Maustaste "Show Selected References" auswählen. Achtung! Die Aktion ist nicht rückgängig zu machen. 27 von 42 Reference Types bearbeiten Einzelne Felder eines Reference Types können umbenannt, hinzugefügt oder entfernt werden. Dazu eignen sich insbesondere die nicht belegten Custom 1-8 Felder. Diese Funktion findet man unter Edit Preferences Reference Types Modify Reference Types. 28 von 42

15 Literaturlisten erstellen Aus den Libraries kann man über Tools Subject Bibliography Literaturlisten nach verschiedenen Kriterien erstellen. 29 von 42 Arbeiten im Team Sie können Ihre EndNote-Datenbanken über EndNote Basic synchronisieren. EndNote Basic bietet Ihnen einen Speicherplatz für bis zu Referenzen und 5GB. Unter Edit Preferences Sync tragen Sie Ihren EndNote Basic Account ein und legen außerdem fest, wann oder wie oft eine Synchronisation stattfinden soll. 30 von 42

16 Einsatz von EndNote in Word: Formatvorlagen für Publikationen EndNote bietet zahlreiche Formatvorlagen an für die Veröffentlichung in Zeitschriften. 31 von 42 Einsatz von EndNote in Word: Formatvorlagen für Publikationen Wenn Sie eine Formatvorlage (Template) auswählen, öffnet sich automatisch ein Word-Dokument. 32 von 42

17 Einsatz von EndNote in Word: CWYW Microsoft Word verwendet Cite While You Write und arbeitet mit EndNote Add-In. Bei der Installation von EndNote werden die entsprechenden Dateien für CWYW automatisch in Word übertragen. EndNote erscheint in der Word-Menüleiste. Sie können EndNote Zitate formatieren und ein Literaturverzeichnis für Ihr Dokument erstellen ohne die Textverarbeitung verlassen zu müssen. EndNote-Funktionen erscheinen im Untermenü 33 von 42 Einsatz von EndNote in Word: CWYW Wenn Sie in Word einen Text geschrieben haben, positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der ein Zitat eingefügt werden soll. Sie haben zwei Möglichkeiten: Find Citation: Endnote öffnet die Suchmaske und Sie können in Ihrer Datenbank nach der einzufügenden Referenz suchen. Insert Selected Citations: Sie haben in Ihrer EndNote Datenbank die einzufügende Referenz bereits markiert. 34 von 42

18 Einsatz von EndNote in Word: CWYW Seitenzahlen oder zusätzliche Beschriftung werden über Edit & Manage Citation hinzugefügt. 35 von 42 Einsatz von EndNote in Word: CWYW Sie können die Zitate im Dokument und die Bibliographie ändern und dabei jedes Mal einen anderen Output-Style (hier: Author-Date) und ein anderes Layout verwenden. Bearbeiten Sie die Einträge im Literaturverzeichnis nicht direkt in Word. Sobald Endnote das Literaturverzeichnis formatiert, gehen Ihre Änderungen verloren. 36 von 42

19 Output Styles Endnote hat eine Vielzahl von Zitiervorlagen für bestimmte Zeitschriften oder bildet Standards aus einzelnen Fächern nach. Vancouver ist z.b. ein weitverbreiteter Standard in der Medizin, APA sehr gebräuchlich in den Geisteswissenschaften. Es werden im Allgemeinen drei Zitierweisen unterschieden: Harvard-Methode (z.b. APA) Dies ist ein Beispiel (Meier 1956). Nummernsystem (z.b. ISO 690) Dies ist ein Beispiel [43]. Fußnoten (z.b. Chicago) Dies ist ein Beispiel 6 Auf der Seite können Sie sich Styles z.b. nach der jeweiligen Zitierweise sortiert anzeigen lassen und herunterladen. 37 von 42 Output Styles: Editieren von Styles Unter Edit Output Styles können Sie einen vorhandenen Style modifizieren oder einen neuen Style erstellen. Ein geänderter Style sollte immer unter einem anderen Namen abgespeichert werden, damit das Original erhalten bleibt. 38 von 42

20 Output Styles: Editieren von Styles Das Auswahlfenster Reference Types zeigt alle von dem ausgewählten Style erfassten Reference Types an. Sie können durch anklicken weitere Reference Types hinzufügen und selbst definieren. Der Generic Reference Type erfasst alle Reference Types, die nicht in diesem Style definiert sind. 39 von 42 Output Styles: Editieren von Styles Link Adjacent Text - Ergänzung von Feldinhalten bei der Ausgabe im Zitat- und Literaturverzeichnis Wird eingesetzt, wenn im Output Style zusätzlicher Text (z.b. Vol.) zu einem Feld (z.b. Volume) zugefügt wird Vol. Volume Das Zeichen für Adjacent Text bewirkt, dass zusätzlicher Text nicht erscheint, wenn das Feld leer ist. Das Zeichen steht zwischen dem zusätzlichen Text und dem eigentlichen Feld Forced Separation - Trennung von Interpunktion und Datenbankfeld Wird eingesetzt, um Interpunktion vom vorherigen oder folgenden Datenbankfeld zu trennen. Z.B.: Pages. Hiermit wird der Punkt zum Abschluss einer Referenz unabhängig vom davor angezeigten Inhalt ausgegeben. 40 von 42

21 Importieren von Daten aus BDSL und BLLD Treffer als Dublin Core abspeichern Datei unter hochladen Filter für Linguistics and Language Behavior Abstracts (LLBA) herunterladen unter: 41 von 42 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Helpdesk Literatur verwalten und Zitierstilservice Tel.: / NEU! Onlineberatung im virtuellen Meetingraum nach vorheriger telefonischer Absprache: 42 von 42