Prüfpfad-Bogen Merseburg-Querfurt

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1 Prüfpfad-Bogen Merseburg-Querfurt Strukturfonds Operationelles Programm Sachsen-Anhalt Fonds: ESF OP-Maßnahme-Nummer: EzP-Bogen Maßnahmebezeichnung: Richtlinie: Förderung der Beschäftigung von Zielgruppen Rahmenprogramm zur Beschäftigung von Sozialhilfeempfängern sowie zur Beratung von Erwerbslosen mit Mitteln des Europäischen Sozialfonds (SRP und LKR) Richtlinieninhaber: Ministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes Sachsen- Anhalt (MW LSA), Referat 54 Laufzeit: Rechtsgrundlagen: siehe Anlage (Bitte gegebenenfalls Anlage ergänzen) Teil A Antragsberatung und Entscheidungsverfahren 1. Beratung und Antragsvorprüfung: (Einrichtung/Behörde) Beratung: Antragstellung: Beauftragte Beratungsfirma: BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt Geschwister-Scholl-Straße 143 a Schönebeck Teilprojektträger Es werden Formulare und Merkblätter angewandt. Antragsannehmende Stelle:

2 Mitwirkung und fachtechnische Unterstützung: Beauftragte Beratungsfirma: BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt Geschwister-Scholl-Straße 143 a Schönebeck Die Teilprojektträger reichen die Teilprojekte beim, ein. Der Landkreis Merseburg-Querfurt, Sozialamt, stimmt die Art der Teilprojekte, wie Einstufungstest, Qualifizierung von SHE und Beschäftigung von SHE, mit den Teilprojektträgern ab. Fachliche Beratung erhält der Landkreis Merseburg-Querfurt, Sozialamt durch die BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt für die Erarbeitung der Teilprojekte und deren Einstufung. Die Vorprüfung umfasst die Förderfähigkeit der Teilprojekte lt. Rahmenprogramm und die Vollständigkeit des Antrages. 2. Antragsprüfung und Entscheidungsvorbereitung: Beauftragte Beratungsfirma: BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt Geschwister-Scholl-Straße 143 a Schönebeck Die Vorprüfung der Teilprojektanträge erfolgt durch den Landkreis Merseburg-Querfurt, Sozialamt. Die Prüfung auf Förderfähigkeit der Teilprojektanträge erfolgt durch BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt. Dabei erfolgt eine zweite Vorprüfung der Teilprojekte und Rücksprache mit dem Landkreis Merseburg-Querfurt, Sozialamt. BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt erarbeitet für das jeweilige Teilprojekt eine Entscheidungshilfe und leitet diese, das Antragsformular und die Kurzbeschreibung an den weiter. Es werden die nach Verordnung (EG) Nr. 438 / 2001; 1685 / 2000 und 448 / 2004 relevanten Sachverhalte geprüft Folgende Checklisten / Formulare werden für die Prüfung verwandt: BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt Zuwendungen des Landes Sachsen-Anhalt auf der Grundlage der RL/ Entscheidungshilfe.

3 Mitwirkung: Stellungnahme/Votum: Beauftragte Beratungsfirma: BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt Geschwister-Scholl-Straße 143 a Schönebeck 3. Entscheidungsverfahren und Vorbereitung des Bewilligungsbescheides: An Hand der von BBJ Servise GmbH Sachsen- Anhalt erarbeiteten Entscheidungshilfe, der Kurzbeschreibung und der eigenen Stellungnahme des übernimmt der Landkreis Merseburg-Querfurt, Sozialamt das positive Votum der Antragsprüfung und Entscheidungsvorbereitung einschließlich der erstellten Checklisten mit den Prüfvermerken. Mitwirkung: Beauftragte Beratungsfirma: BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt Geschwister-Scholl-Straße 143 a Schönebeck Kompetenzregelung: Geschäftsordnung des Landkreises Merseburg- Querfurt, Zeichnungsfolge: Sachbearbeiter des Bereiches Hilfe zur Arbeit Amtsleiter Sozialamt Unterschrift: Landrat 4. Erteilung des Bewilligungsbescheides: Landkreis Merseburg-Querfurt, Der Landrat Domplatz 9

4 Der Bereich Hilfe zur Arbeit beim Sozialamt des Landkreises Merseburg-Querfurt erarbeitet den Bewilligungsbescheid und stimmt diesen mit dem Amtsleiter des Sozialamtes ab. Der Bewilligungsbescheid wird vom Sachbearbeiter des Sachgebie-tes Hilfe zur Arbeit und dem Amtsleiter des Sozialamtes abgezeichnet und dem Landrat zur Unterschrift vorgelegt. Zum Erstellen des Bewil-ligungsbescheides werden die vorliegenden Voten und Prüfvermerke des Entscheidungsverfahrens herangezogen. Art des Bescheides: Zuwendungsbescheid (Projektförderung) Kompetenzregelung: Geschäftsordnung des Landkreises Merseburg- Querfurt, Zeichnungsfolge: Sachbearbeiter des Bereiches Hilfe zur Arbeit Amtsleiter Sozialamt Unterschrift: Landrat Information Zuwendungsempfänger: Post (PZU)

5 5. Datenerfassung für die Programmabwicklung: Datenbank: Die Datenbank wird auf der Ebene des Projektträgers eingerichtet und geführt. Die Eingabe erfolgt zyklisch im Rhythmus der Berichterstattung und des Mittelabrufes. Die Eingabegrundlage ist die Papierversion, wie Listen und Formblätter, welche die Teilprojektträger einreichen. Die Listen und Formblätter werden dem jeweiligen Teilprojektträger zugeordnet abgelegt. Teil B Mittelabruf 1. Prüfung des Mittelabrufs: Die Teilprojektträger reichen folgende Unterlagen ein: Formblatt Mittelabruf Abrechnungsbogen gem. Nr AN Best-P für Abschlagsanforderung Rechnungsbelege Vor Freigabe des Mittelabrufes sind zu prüfen die Zuschussfähigkeit der Ausgaben gem. VO (EG) Nr. 438/2001, 1685/2000 und 448/2004 und der LHO. Weitere Prüfungen sind die rechnerische und sachliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Belege. Weitere Grundlage zur Prüfung sind Vergleiche mit dem Finanzierungsplan des Teilprojektantrages. Bei Unklarheiten wird die BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt konsultiert und ggf. ihr Votum erbeten. Eine spezielle Arbeitsanweisung wird nicht erstellt. Es gilt die hausinternen Kassenordnung.

6 2. Auszahlungsanordnung und Auszahlung: Ausgabeerklärung des Zuwendungsempfängers: Ausgabebeleg der Zahlstelle: Zahlstelle: Zahlungsweise Der Bereich Hilfe zur Arbeit übergibt die Kopie des Formblattes Mittelabruf (mit allen Prüf- und Freigabevermerken) dem Bereich Haushalt. Der Bereich Haushalt erstellt die Auszahlungsanordnung. Der Sachbearbeiter des Bereiches Hilfe zur Arbeit zeichnet die Auszahlungsanordnung (sachlich richtig) gegen. Der Sachbearbeiter des Bereiches Haushalt übergibt die Auszahlungsanordnung der Kämmerei zur Überweisung an den Teilprojektträger. Für die Abgabe von Ausgabenerklärungen / Mittelabforderung wird das formalisierte Verfahren unter Verwendung der Formblätter Mittelabruf und Abrechnungsbogen gem. Nr AN Best-P für die Abschlagsanforderung angewendet. Es wird das Formblatt Auszahlungs-Anordnung verwendet. Die Auszahlung wird durch den Landkreis Merseburg-Querfurt, Kämmerei vorgenommen. Die Unterschriftenregelung richtet sich nach der Geschäfts- bzw. Kassenordnung des Landkreises Merseburg-Querfurt. Landkreis Merseburg-Querfurt, Kämmerei, Domplatz 2 Überweisung auf das Konto des Teilprojektträgers

7 Kompetenzregelung: 3. Datenerfassung der Programmabwicklung: Datenbank: 4. Abgabe der Ausgabebestätigung: Richtlinieninhaber/beauftragte Behörde/Einrichtung: Kassenordnung des Landkreises Merseburg- Querfurt Die Datenbank wird beim Projektträger an zwei getrennt von einander arbeitenden Ämtern eingerichtet und geführt Sozialamt, Bereich Hilfe zur Arbeit und Kämmerei Die Abforderungsdaten werden vom Bereich Hilfe zur Arbeit erfasst. Die Eingabe und Verarbeitung der Daten erfolgt zyklisch in Rhythmus der Mittelabforderung. Als Eingabegrundlage wird die Papierversion (Formblatt Mittelabforderung) genutzt. Die Datenerfassung für die Zahlungsdaten erfolgt mittels Haushalts- und Kassenprogramm der Kämmerei. MW LSA, Ref. 54 gibt die Ausgabenbestätigung gemäß VO (EG) 438 /2001, Kapitel III, Art. 9, Abs.2 ab. Teil C Projektbegleitung/-kontrolle 1. Projektbegleitung: Die Teilprojekte werden durch den Projektträger - Landkreis Merseburg-Querfurt, Sozialamtbegleitet. Bei Unklarheiten kann sich der Projektträger zur fachlichen Klärung an die BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt wenden. Bei Änderungen ist es dem Projektträger möglich analog das Entscheidungsverfahren die fachliche Beratung der BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt in Anspruch zu nehmen. Das von der BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt abgegebene Votum und das Votum des Projektträgers sind die Grundlage für eine erneute Bewilligungsvorlage, die Erteilung eines Änderungsbescheides, eines Rücknahmebescheides bzw. Widerrufes.

8 2. Projektkontrolle: Gemäß Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 438/2001 führen die Landkreise bzw. kreisfreien Städte Vor-Ort-Kontrollen durch. Dazu definieren sie bezogen auf diese Maßnahme Risikofaktoren. Überschreitet ein Projekt die festgesetzte Risikoschwelle, führt die zuständigen Stelle Vor-Ort-Kontrollen durch. Per Bewilligungsbescheid ist der Landkreis / die kreisfreie Stadt beauflagt, 5 Prozent des von ihm/ ihr bewilligten Mittelvolumens bei den Maßnahmeträgern zu prüfen. Durchführung, Ergebnisse und ggf. eingeleitete Maßnahmen werden dokumentiert.

9 Durchführende Stelle: sonstige Projektkontrollen: Zuständige Bewilligungsbehörde des Landes: Landesamt für Arbeitsschutz des Landes Sachsen- Anhalt Kühnauer Straße Dessau Teil D Verwendungsnachweis und Projektbericht 1. Prüfung von Zwischenverwendungsnachweisen (ZVN) bzw. abschließenden Verwendungsnachweisen (VN): Seitens des Rechnungsprüfungsamtes wird das erstellte Formular für die Zuwendungsprüfung verwendet, abgestellt auf die individuellen Bedürfnisse dieser Programme. Selbiges findet Verwendung bei der Erstellung der Endverwendungsnachweise gegenüber dem Ministerium für Arbeit, Frauen, Gesundheit und Soziales. Unter Verwendung dieses Formulars wurden für die durch das Rechnungsprüfungsamt geprüften Teilprojekte Prüfvermerke gefertigt. 44 SRP MQ 2001 Teilprojekt PR/SHJ Prüfvermerk: 29. Okt LKR MQ 103 Teilprojekt RP/BP 01 Prüfvermerk: 30. Mai 2005 Teilprojekt BP 02 Prüfvermerk: 13. Juni 2005 Teilprojekt FAL 01 Prüfvermerk: 02. März 2005 Teilprojekt BP 03 Prüfvermerk: 21.März 2005 Teilprojekt PR/BP-SHJ 04 Prüfvermerk: 12 Mai 2005 Teilprojekt VKR i.v.m. Vermerk v. 22. Juni 2005 Geprüft wurde vorrangig die rechnerische Richtigkeit der Angaben der Verwendungsnachweise seitens der Letztempfänger anhand von Belegen und Zahlungsnachweisen. Hierbei fanden u. a. Neuberechnungen statt, vorrangig bei den Personal- und Personalnebenkosten. Diese erfolgten auf der Grundlage derzeit gültiger Vergütungstabellen, Regelungen zum Weihnachts-, Urlaubsgeld unter Berücksichtigung des Besser-stellungsverbotes und der anteiligen Inanspruch-nahme. Bezüglich der Personalnebenkosten flossen die tatsächlichen Prozentsätze ein sowie die tatsächlichen Beiträge zur Berufgenossenschaft.

10 Mitwirkung: Landkreis Merseburg-Querfurt, Rechnungsprüfungsamt Domplatz 2 Beauftragte Beratungsfirma: BBJ Servise GmbH Sachsen-Anhalt Geschwister-Scholl-Straße 143 a Schönebeck Kompetenzregelung: Die Zuständigkeit für die Prüfung der Zwischenverwendungsnachweise bzw. Verwendungsnachweise seitens der Letztempfänger (Teilprojektträger bzw. Bildungsträger) liegt beim Sozialamt des Landkreises Merseburg-Querfurt. Im Rahmen bestehender Vertragsbeziehungen wird die Prüfung der Verwendungsnachweise der ersten sieben Teilprojekte des Rahmenprogramms 44 SRP MQ 2001 durch die BBJ Servise GmbH Sachsen- Anhalt, später BBJ Consult AG in Schönebeck vorgenommen. Die Prüfung des Verwendungsnachweises des letzten Teilprojektes des Programms 44 SRP MQ 2001 erfolgte in Absprache mit dem Sozialamt durch das Rechnungsprüfungsamt sowie die gesamten Verwendungsnachweise des Programms LKR MQ 103. Die Prüfung der Endverwendungsnachweise gegenüber dem Ministerium für Arbeit, Frauen, Gesundheit und Soziales liegt in der Zuständigkeit des Rechnungsprüfungsamtes (Nr AM Best-Gk). Diese Ergebnisse flossen neben denen der BBJ Consult AG in die Prüfvermerke der Endverwendungsnachweise zu den o. g. Programmen ein. Die Prüfergebnisse der BBJ Consult AG wurden stichprobenartig überprüft. Eine Nachvollziehbarkeit war für die eingesehenen Vorgänge gegeben.

11 2. Finanzkorrekturen Zum großen Teil erfolgten Korrekturen infolge von Rechenfehlern, genutzte Skontobeträge wurden abgesetzt, Reisekosten wurden neu berechnet sowie Mietkosten anhand des Nutzungsgrades. Teilweise kam es zu Streichungen von Ausgaben infolge der Zweckbestimmung und unter Berücksichtigung der Bewilligungszeiträume. Hinsichtlich unklarer Abgrenzungen der Bewilligungen waren abschließende Entscheidungen durch den Bewilligungsgeber, das Sozialamt, zu treffen; diese erfolgten in Absprache mit dem Rechnungsprüfungsamt. Gegenüber den Letztempfängern wurden im Rahmen der getroffenen Prüffeststellungen Rückforderungsbescheide erstellt bzw. offene Zahlungsansprüche beglichen. 3. Datenerfassung für die Programmabrechnung: s. o. Entsprechend der Verordnung (EG) Nr. 1681/1994, den Leitlinien Unregelmäßigkeiten und deren Behandlung in Sachsen-Anhalt sowie weiteren aktuellen Festlegungen werden auftretende Unregelmäßigkeiten erfasst, in der Förderakte dokumentiert und den festgelegten Stellen gemeldet. Datenbank: Die Datenbank wurde in zwei Versionen aufgebaut Version 1 als rechnergestützte Datenbank bei der Erstellung der Endverwendungsnachweise und Version 2 als papiergestützte Datenbank in Form der Aktenablage. Teil E Projektbezogene Dokumentation 1. Aufbewahrungsort Förderakte:

12 Zahlungsbelege und Rechnungen: (Original) 2. Aufbewahrungsfrist (VO (EG) Nr. 1260/99 Artikel 38, Absatz 6) Datenhaltung: Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten in Papierversion und auf maschinenlesbaren Datenträgern gehalten. Teil F Fachaufsicht 1. Fachaufsicht innerhalb der beteiligten Institutionen: Landkreis Merseburg-Querfurt,Sozialamt, Hier erfolgt die Fachaufsicht durch die Kämmerei und das Rechnungsprüfungsamt. 2. Fachaufsicht durch übergeordnete Dienststellen: a) zuständige oberste Landesbehörde: Ministerium für Arbeit, Frauen, Gesundheit und Soziales des Landes Sachsen-Anhalt Seepark Magdeburg Teil G Berichterstattung b) zuständige Bewilligungsbehörde: Landesamt für Arbeitsschutz des Landes Sachsen-Anhalt Kühnauer Straße Dessau Gemäß Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 Titel IV, Kapitel I, Artikel 37, sind Berichterstattungen über die Fortschritte bei der Verwirklichung des wirtschaftlichen und sozialen Zusammenhalts und über die Durchführung dieser Verordnung fällig. Art der Berichte: Jahresberichte (Abs. 2) Schlussberichte (Abs. 1) Zuarbeit: MW LSA, Referat 54 Datenbereitstellung und -aufbereitung: Begleit- und Abrechnungsverfahren BAV, BBJ Consult AG und MW LSA

13 Zuständige Stelle: MF, EU-Verwaltungsbehörde als Fondsverwalter Anlage Rechtsgrundlagen: Verordnung EG) Nr. 1260/1999 des Rates vom mit allgemeinen Bestimmungen über Strukturfonds (ABL. EG L 161/1) Verordnung (EG) Nr. 1784/1999 des Rates betreffend den Europäischen Sozialfonds (ABl. EG L 213/5) Gemeinschaftliches Förderkonzept der Europäischen Union (EU) für die neuen Länder vom für den Programmzeitraum Operationelles Programm Sachsen-Anhalts für den Zeitraum 2000 bis 2006 Das jeweils geltende Haushaltsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt in Verbindung mit dem Haushaltsplan, den 23, 44 der Landeshaushaltsordnung für das Land Sachsen-Anhalt Verwaltungsvorschriften zu 44 der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO, RdErl. des MF vom , MBl. LSA S. 629 ff, zuletzt geändert durch RdErl. des MF vom , MBl. LSA S. 241) Verordnung (EG) Nr. 68/2001 Der Kommission vom 12.Januar 2001 Verordnung (EG) Nr. 69/2001 Der Kommission vom 12.Januar 2001