Checkliste - Veranstaltungsplanung

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1 1. Aon Veranstaltungsausfallversicherung Versicherungsumfang Veranstaltungsausfall Wetterrisiko-Schutz Zubehör/Technik-Schutz Haftpflicht-Schutz Unfall-Schutz Checkliste - Veranstaltungsplanung Die Veranstaltungsausfallversicherung von Aon schützt Sie vor den finanziellen Folgen einer ausgefallenen oder verschobenen Veranstaltung. ( 2. Konzept 2.1 Zuständigkeit Auftraggeber Abteilung Ansprechpartner Telefon Telefax Mobiltelefon 2.2 Zeitraum Geplanter Zeitraum von bis Ausweichtermin von bis 23At 2.3 Art Anlass Thema Titel Art Einzelveranstaltung Konferenz Ausstellung Veranstaltungsreihe Symposium Messe Abendveranstaltung Kongress Seminar Outdoor-Veranstaltung Product-Launch Indoor-Veranstaltung Tagung 2.4 Ort Name Ort Stadtzentrum Stadtrand Im Grünen 2.5 Ziele Ziele Steigerung Bekanntheitsgrad Imagepflege Sonstige Kundenbindung Kundenakquise Weiterbildung Motivation / Teambuilding 12/2011 Seite 1 von 8

2 Zielgruppe Teilnehmer Kunden Mitarbeiter Geschäftspartner Sonstige Neukunden Anzahl davon weiblich davon männlich Altersdurchschnitt Besucher Nationalitäten Konfessionen mit / ohne Ehepartner mit / ohne Kinder 2.6 Dienstleister Bühnenbau Choreographie Film und Musik Fotograf Hostessen Künstlermanagement Laser- / Pyrotechnik Moderatoren Motivatoren Outdoorprogramme Promotion (Give-Aways) Redenschreiber Referenten Regie Technik Transfer Transport Betreuung der Diensleister 2.7 Referenten / Künstler Kontaktdaten Inhalte Dauer Anreise / Hotel Dokumentation (vorab anfordern) Betreuung durch 2.8 Partner Partner eigene Branche Partner andere Branche Werbepartner/ Sponsoren 12/2011 Seite 2 von 8

3 3. Auflagen & Sicherheit 3.1 Ämter/Behörden Ordnungsamt Gewerbeamt genehmigungspflichtige Rahmenprogramme Ort Ort 3.2 Auflagen Brandschutz Fluchtwege Sanitätsdienste Lärmschutz zuständige Feuerwehr Hausmeister Möglichkeiten Aufbauzeiten 3.3 Abgaben/Beiträge GEMA Künstlersozialversicherung Betrag Prozentsatz / Betrag 3.4 Sicherheit & Sicherungsmaßnahmen Gibt es einen schriftlichen Ablaufplan, der die Erfüllung behördlicher Auflagen, Verkehrssicherungspflichten und Verantwortlichkeiten regelt? Sind Baustellen gesichert und bewacht? Müssen bestimmte Räume in Gebäuden bewacht oder gegen Beschädigung gesichert werden? Sind Fremde, z.b. Imbissbudeninhaber, Caterer, Hüpfburgbetreiber, Unterhalter u.ä. zur Einhaltung ihrer selbstständigen Verkehrssicherungspflicht schriftlich angehalten worden? Ist die Zahl von Sicherheitskräften h it durchdacht? ht? / Sind genügend Sicherheitskräfte h it engagiert? Sind Ausgänge und Fluchtwege gut sichtbar gekennzeichnet? Müssen Ausgänge/Fluchtwege bewacht werden? Ist sichergestellt, dass die Fluchtwege immer frei gehalten werden? Ist sichergestellt, dass Zu- und Abgangswege zum und vom Einsatzort passierbar sind? Müssen Zugänge zu unmittelbaren Nachbargrundstücken / Flurstücken bewacht werden? Müssen Beamte der Polizei / Feuerwehr / Unfallrettung auf dem Gelände sein? Steht ein Notarzt bereit? Ist die Erreichbarkeit von Polizei / Feuerwehr / Unfallrettung / Notarzt gewährleistet? Müssen Notstromaggregate vorgehalten werden? Werden während der Veranstaltung Wettererkundungen unabhängig von amtlichen Aufrufen eingeholt (bei Veranstaltungen im Freien)? Werden Konzertbesucher während der Veranstaltung vor Gehörschäden durch übermäßige Lautstärke geschützt? (Messverfahren nach DIN Teil 5 Tontechnik in Theatern und Mehrzweckhallen während der gesamten Musikdarbietung wird der Schallpegel dauernd gemessen (Ermittlung des Beurteilungspegels und die Messergebnisse werden dokumentiert)) 4. Allgemeine Angaben 4.1 Kapital eigenfinanziert zu % fremdfinanziert zu % Sponsoren zu % Sonstiges zu % 12/2011 Seite 3 von 8

4 4.2 Location Location Indoor Kongresshalle Gastronomie Outdoor Tagungsraum Werkshalle In- und Outdoor Tagungshotel Museum Eventlocation Messehalle sonstiges Location-Check durchgeführt durch Datum Bemerkungen 4.3 Lage Stadtzentrum im Stadtgebiet im Grünen/Natur außerhalb Erreichbarkeit gut Erreichbarkeit nicht gut Mobilfunknetz vorhanden Mobilfunknetz nicht vorhanden Verkehrsanbindung Parkplätze Sonstige 5. Hotel 5.1 Art des Hotels Einzelhotel Kongresshotel Resort/Wellness Pension 5.2 Lage des Hotels Innenstadt Stadtrand außerhalb Sonstiges 5.3 Zimmeraustattung DZ Internetzugang Standardzimmer EZ KaffeeTee-Facilities Suiten WLAN Garage (kostenfrei) Business-Zimmer Garage (kostenpflichtig) Lage Parkplatz Fax Sonstiges 6. Veranstaltung 6.1 Veranstaltungsraum Größe Teilnehmeranzahl Veranstaltungstag Abbautag Präsidiumstisch Rednerpult Tageslicht Verdunklung Raummaße Counter für Infomaterial Wegweiser Bestuhlung 12/2011 Seite 4 von 8

5 6.2 Technik Technik: Aufzeichnung Beamer Art Beschallungsanlage Diaprojektor Beleuchtung Folienstifte Laptop/Notebook Flipchart Metaplan-/Pinnwände Pointer Leinwand Moderatorenkoffer Overheadprojektor Headsets Mikrofonanlage (kabel(los)?) Mikrofone 6.3 Dokumentation Fotograf(in) Kamerateam Technikteam Ü-Technikteam 6.4 Bewirtung Bewirtung durch wen/wann/wo: im Hotel extern Mittagessen in der Location Mitternachtssnack Abendessen Begrüßungscocktail Kaffeepausen vormittags Getränke für Personen Flyin Buffet Kafeepausen nachmittags Buffet Vesper sonstige 6.5 Rahmenprogramme Durchführungsplan Teilnehmeranzahl Raumanzahl Ziel Titel/Motto Teilnehmererwartungen Hauptact Einzelaktion Programmteile erstellt durch Künstler 1 Künstler 2 Künstler 3 Künstler 4 Einsatz von bis Uhr Einsatz von bis Uhr Einsatz von bis Uhr Einsatz von bis Uhr 6.6 Einladung Einladung erstellt von versendet durch Anmeldeformular erstellt von versendet durch Reiseunterlagen erstellt von versendet durch Begrüßungsbrief erstellt von versendet durch Einladung Referenten erstellt von versendet durch Registrierung erstellt von versendet durch Namensliste erstellt von Kontrollliste am Eingang erstellt von 12/2011 Seite 5 von 8

6 6.7 An-/Abreise, Transfers Datum Anreise Datum Abreise mit PKW mit Bahn mit Flugzeug sonstige Teilnehmer Referenten/ Künstler Sonstige 7. Marketing 7.1 Werbemaßnahmen Corporate Design (Deko, Logos) Direktwerbung Direktwerbung Post Präsentation im Web PR Response generieren/festhalten sonstiges 7.2 Drucksachen Einladung Programm Briefpapier Umschläge Namensschilder Ansteckschilder Tischschilder Referentenschilder Ausschilderung Teilnehmerliste Unterschriftenliste Anmeldeformular Anmeldebestätigung Rednerpultschilder Banner/Schilder Roll-up-Displays Tagungsmappe Pressemappe Give-aways 12/2011 Seite 6 von 8

7 8. Budget* Erstellung Budgetliste durch Aufteilung Kostenaufstellung* Kalkulation * Nutzen Sie für die Kostenermittlung auch den Aon-Vorschlag für einen Kostenermittlungsbogen unter 9. Organisation/Durchführung 9.1 Festlegung von Verantwortlichkeiten vor der Veranstaltung Briefing Personal Ablauforganisation Ausschilderung Betreuung Referenten/VIPs Materialausgabe Technik-Check Catering-Check Künstlerbetreuung Regie Rahmenprogramm Gaderobe / G'personal-Check 9.2 Delegieren von Aufgaben während der Veranstaltung Ablauforganisation allg. Betreuung (Hostessen) Betreuung Referenten/VIPs F&B, Catering Info Counter / Empfang Registrierung der Gäste Kontrolle Materialausgabe laufende Technikkontrolle Rahmenprogramm Überprüfung Ausschilderung 10. Abschluss 10.1 Nachbereitung: Presseinfo Rechnungsversand Dankesschreiben an Sponsoren Teilnehmerauswertung Fotogallerie im Internet / auf CD Fotoversand an ausgewählte Beteiligte 10.2 Kostenkontrolle Soll Differenz Analyse Differenzen Ist 12/2011 Seite 7 von 8

8 10.3 Auswertung Kritische Auswertung von allen Beteiligten Optimierungsvorschläge sofort aufnehmen Auswertung/Pflege der Gästeliste Resonanz der Gäste (Fragebogen, mündl. Feedback) Dankesschreiben an Referenten Newsletter versenden 11. Sonstiges 12/2011 Seite 8 von 8