Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Workshop ELStAM Dezember 2012 Steuerberaterkammer Köln

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1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Workshop ELStAM Dezember 2012 Steuerberaterkammer Köln

2 Agenda Allgemeines Pilotierung Einführung Organisation Einführung rechtlicher Rahmen besondere Themen Fragen 2

3 Allgemeines Bisheriges Verfahren ca ca. 700 ca. 50 Mio. LSt-Karten ca. 42 Mio. ca. 3,5 Mio. 3

4 Allgemeines Neues Verfahren Meldedaten ELStAM nur für Änderungs- Anträge ELStAM IdNr und Geburtsdatum 4

5 Aufbau der ELStAM-Datenbank ELStAM Allgemeines Summe Freibeträge Religion Steuerklasse Minderungs- Faktor (StKl IV) Kinderfreibetragszähler Steuerliche Daten Freibeträge, Steuerklassen, Kinderfreibetragszähler Meldedaten nach 39e EStG Familienverbund und Religion Ordnungskriterium IdNr. 139b AO Vom Finanzamt auf Antrag Von Meldebehörde tagesaktuell Aus IdNr. DB tagesaktuell 5

6 Mehrwerte durch die elektronische Lohnsteuerkarte Allgemeines entlastet die Arbeitgeber durch Vermeidung der Erfassung, der Beschriftung, der Aufbewahrung, der Vernichtung und Handhabung der Kartonkarten entlastet die Gemeinden durch den Wegfall von Druck, Beschriftung, Verwaltung und Verteilung von mehr als 50 Mio. Lohnsteuerkarten jährlich entlastet die Finanzämter durch die automatisierte Verarbeitung und Auswertung der Daten vermeidet Manipulationen durch gefälschte Lohnsteuerkarten 6

7 Allgemeines Aus der Sicht des Arbeitgebers Grundsätzlicher Wechsel der Betrachtungsweise Bisher: Lohnsteuerkarte galt für ein Kalenderjahr à Betrachtung des Kalenderjahres Neu: Anmeldung zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses Abmeldung zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses Dazwischen: Änderungslisten bei Bedarf à Betrachtung des Zeitraums der Beschäftigung 7

8 Allgemeines Aus der Sicht des Arbeitgebers Medienbruchfreie Abwicklung der Lohnsteuer Keine Erfassung der Papier-Lohnsteuerkarte mehr erforderlich Keine Aufbewahrung und Herausgabe der Papier-Lohnsteuerkarte im laufenden Jahr Keine Vernichtung der Papier-Lohnsteuerkarte Erstellung einer Änderungsliste für den AN nur bei Bedarf Sollten sich die Verhältnisse des AN nicht ändern, wird u.u. jahrelang keine Änderungsliste erstellt 8

9 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Arbeitnehmer wird nicht mehr tätig Allgemeines Ereignisse, die bereits bei der Meldebehörde registriert wurden, führen zu einer automatischen Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale Dazu gehören: Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- und austritt, Tod des Ehegatten à die Daten laufen, nicht der Arbeitnehmer! 9

10 Allgemeines Aus der Sicht des Arbeitnehmers Arbeitnehmer wird nur noch einmal tätig Grundsätzlich mehrjährige Berücksichtigung der Pauschbeträge für Menschen mit Behinderungen Kinder über 18 Jahre Kinder, die nicht in der gleichen Gemeinde gemeldet sind (sog. Lebensbescheinigungs-Kinder) Steuerklasse II 10

11 Allgemeines Aus der Sicht des Arbeitnehmers Bürger wird gegenüber Finanzamt tätig Einheitliche Zuständigkeit für alle Anträge Bürger teilt dem Finanzamt mit: Wahl einer ungünstigeren Steuerklasse (keine automatische Steuerklassenänderung bei Heirat) Nichtberücksichtigung eines Kindes (keine automatische Änderung bei Geburt eine Kindes) Änderung der Verhältnisse (z.b. Wegfall Voraussetzungen Stkl. II, dauernde Trennung) (vorerst) weiterhin jährlich: Antrag auf Freibetrag (ABER: keine Erinnerung durch den Versand der Lohnsteuerkarte mehr) 11

12 Agenda Allgemeines Pilotierung Einführung Organisation Einführung rechtlicher Rahmen besondere Themen Fragen 12

13 Pilotierung Pilot Zahlen Pilotierung durchgeführt von April bis September 2012 An der Pilotierung nahmen teil: 24 Hersteller 126 Arbeitgeber ca Arbeitnehmer 13

14 Pilotierung Pilot Ergebnisse technisch verlief Pilotierung ohne größere Probleme die Prozesse zwischen Finanzverwaltung, Softwarehersteller und Arbeitgeber konnten optimiert werden viele Fragen in der Einführungsphase durch die Beteiligten zu erwarten inhaltlich: Vergleich der Daten der Arbeitgeber mit den Daten der ELStAM Steuerklasse, KiSt-Merkmal, Kinderzähler, Freibetrag, Faktor in ca. 85 % lagen keine Abweichungen vor 14

15 Pilotierung Pilot-Ergebnisse fachlich In 85 % der Anmeldungen gab es keine Auffälligkeiten! inhaltliche Abweichungen in den ELStAM verglichen wurden Daten von ca Arbeitnehmern Abweichungen können in zwei Gruppen geteilt werden Daten im Lohnkonto entsprechen den aktuellen Verhältnissen (etwa 1/3) Daten in den ELStAM entsprechen den aktuellen Verhältnissen (etwa 2/3) Daten im Lohnkonto entsprechen den aktuellen Verhältnissen z.b.: Freibeträge (Übergangsregelung 2012) Aufklärung und ggf. Korrektur erfolgt verwaltungsintern Daten in ELStAM entsprechen den aktuellen Verhältnissen z.b.: Wegfall der Stkl II und des Kinderfreibetrags 15

16 Abweichungen bei Freibetrag oder Kinderfreibetrag (40%) Lohnkonto ELStAM Häufige Ursache Maßnahme Bewertung Betrag X 0 Fehlender Antrag Ermäßigungsantrag 2013 KFB > 0 KFB = 0 Volljährigkeit Kind Antrag im FA KFB = X KFB < X Antrag auf Stkl-Wechsel Klärung im Lohnbüro KFB = X KFB < X Fehlender Familienverb. Klärung durch FA Pilotierung Insbesondere bei Grün-Status kann der AN eigenständig den Grund für die abweichenden ELStAM kennen. Bei Gelb-Status muss der AN einen Antrag beim Finanzamt stellen Rot-Status läuft in der Regel auf eine besondere Lohnsteuerbescheinigung hinaus 16

17 Pilotierung Abweichungen bei Steuerklasse (30%) Lohnkonto ELStAM Häufige Ursache Maßnahme Bewertung I IV Heirat ohne Anzeige Klärung im Lohnbüro II I Volljährigkeit Kind Antrag im FA III/V IV Vermischt Klärung durch FA III/IV/V I Trennung/Scheidung vor I Ableben vor Klärung im Lohnbüro Klärung in Lohnbüro I Meldedaten Klärung durch FA 17

18 Pilotierung Abweichungen bei Konfession (20%) Lohnkonto ELStAM Häufige Ursache Maßnahme Bewertung Mit Ohne Religionsaustritt Klärung im Lohnbüro Ohne Mit Kircheneintritt Klärung im Lohnbüro Abweichend Verfahrensänderung (Betriebsstätte ausschlaggebend) lt; fr; rf ev Änderung der Religionsschlüssel Abweichend Rest falsche ELStAM (Meldedaten) Klärung im Lohnbüro Klärung im Lohnbüro Klärung durch FA 18

19 Zusammenfassung im Leitfaden für das Lohnbüro Pilotierung 19

20 Pilotierung Weitere Maßnahmen aus den Erkenntnissen der Pilotierung: Schulungen der Finanzämter Soweit möglich: maschinelle Bereinigung der ELStAM Werbung für das Ermäßigungsverfahren 2013 Informationen auf im Herstellerforum usw. Bereitstellung von Mustertexten für die Arbeitgeber zur Information der Arbeitnehmer Hinweis auf die Beantragung von Freibeträgen Hinweis auf den (bevorstehenden) Einstieg in das Verfahren Hinweis auf den (erfolgten) Einstieg in das Verfahren 20

21 Agenda Allgemeines Pilotierung Einführung Organisation Einführung rechtlicher Rahmen besondere Themen Fragen 21

22 Einführung gestreckte Einführung Verfahrensöffnung am à Ab dem können alle AG das Verfahren nutzen à Es ist keine Einschränkung der Nutzung vorgesehen Verpflichtende Nutzung ab (im Rahmen Kulanz) Kulanzfrist bis die letzte Monatsabrechnung 2013 muss auf Basis der abgerufenen ELStAM erfolgen Das Startschreiben wurde vom BMF am veröffentlicht Rahmenbedingungen für einen geordneten Verfahrenseinstieg für alle Beteiligten Regelungen für die Dualität von Papier und elektronischen Verfahren 22

23 Einführung - Terminübersicht Einführung ElsterLohn II - Einführung Gestreckte Einführung MS Anwendungsstart Abruf Stufe I Einstiegsphase MS Starttermin ELStAM MS SW-Hersteller/Nutzung Stufe II Verbreitungsphase Stufe III Abschlussphase MS letzte Einstiegsoption Härtefallverfahren Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Stufe I Stufe II Stufe III MS - Meilenstein 23

24 Einführung Einstieg der Arbeitgeber dynamischer Prozess, hohe Individualität 4-Stufen-Entscheidungsprozeß (Muss, Kann, Soll, Mach) Betreuung durch zentrales Einführungsprojekt und Länder Gezielte Ansprache der öffentlichen Arbeitgeber Ebene Bundesländer ca. 4 Mio. Beschäftigte Ebene Bund ca. 2 Mio. Beschäftigte Gezielte Ansprache von 25 Großunternehmen (ca. 3 Mio. AN) Starke, regionale Ausprägung -> Ansprache durch Länder/FÄ 24

25 Einführung Arbeitgeber Einführung Entscheidungsprozess Kriterien Wann muss ich? gesetzliche Verpflichtung zum mit Kulanzfrist letzte Einstiegsoption 12/2013 (Kulanzende) Wann kann ich? Abhängig von Programmfreigabe SW-Hersteller Empfehlung der SW-Hersteller Wann sollte ich? primär individuell bestimmt Folge der Empfehlung des Steuerberaters Ansprache der AG durch FA auf regionaler Ebene Informationen aus elster.de und/oder Presse Vermeidung von Jahresendüberschneidungen (Sonderzahlungen, Sonderaktionen) Wann mache ich es? bei mehreren Betriebsstätten in Stufen / bei größeren Unternehmen in Stufen* Wie ist die Innovationsneigung? Wann möchte ich die Vorteile des ElsterLohn II Verfahren für meinen Betrieb nutzen? 25 25

26 Agenda Allgemeines Pilotierung Einführung Organisation Einführung rechtlicher Rahmen besondere Themen Fragen 26

27 BMF-Startschreiben Starttermin für ELStAM-Abruf Starttermin für ELStAM-Verfahren Erstmalige Anwendung der ELStAM für Jan Verpflichtende Nutzung ab (im Rahmen Kulanz) Kulanzfrist bis = Einführungszeitraum der letzte Lohnzahlungszeitraum in 2013 muss auf Basis der abgerufenen ELStAM abgerechnet werden in 2013: Dualität von Papier- und elektronischem Verfahren 27 27

28 Papierverfahren in 2013 für die Abrechnung weiterhin verwendbar: Lohnsteuerkarte 2010 einschließlich sonstiger amtlicher Bescheinigungen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011/2012/2013 Besondere Bescheinigung mit Gültigkeit längstens bis die darauf eingetragenen LSt-Abzugsmerkmale sind bis zum Einstieg in das elektr. Verfahren weiter anzuwenden das gilt auch für Freibeträge!! keine automatische Löschung von Freibeträgen vor Verfahrenseinstieg Alle Bescheinigungen sind aufzubewahren und dem AN bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen Alle bisherigen Regelungen bleiben bis zum Verfahrenseinstieg des AG gültig 28 28

29 Verfahrenseinstieg ELStAM Anmeldung aller Arbeitnehmer einer lohnsteuerlichen Betriebsstätte (als Regelfall) Teileinstieg möglich Information des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer über Zeitpunkt der erstmaligen Anwendungen (Soll-Regelung) keine Korrektur- oder Anzeigepflicht der Arbeitgeber bei Abweichungen zwischen bisherigem Lohnkonto und ELStAM Beispiel: In den ELStAM (abgerufen zum ) wird die Steuerklasse I geliefert, im Lohnkonto ist die Steuerklasse III, IV, V gespeichert. Es gibt keine Konstellation, in der im Laufe des Jahres die Steuerklasse auf I zurückgesetzt wird, der Arbeitnehmer bestätigt, dass Stkl I korrekt ist. à keine Verpflichtung des Arbeitgebers, für die Monate Jan Juni die Steuerklasse I anzuwenden oder das Betriebsstättenfinanzamt über die offensichtlich unzutreffende Steuerklasse zu informieren 29 29

30 Verfahrenseinstieg ELStAM Verzicht auf die sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM für maximal 6 Monate nach Abruf mit Zustimmung des AN (ohne Aufzeichnung im Lohnkonto) grundsätzlich für alle abgerufenen ELStAM nach der erstmaligen Anwendung, um Abweichungen aufzuklären gilt auch über den hinaus (Einstieg zum à 6-Monats-Zeitraum bis ) Keine Rückrechnungsverpflichtung keine Rückrechnung auf den bei späteren Einstieg keine Rückrechnung auf den Tag des Einstiegs bei Anwendung der 6-Monats-Regelung 30 30

31 Besondere Bescheinigung Fehler wird vor erstmaligem Abruf bekannt Fehler wird nach erstmaligem Abruf bekannt 1. Ausstellung Bes. Bescheinigung für den LSt-Abzug (Anwendung LSt- Abzugsmerkmale durch AG nur dann, wenn LSt-Karte 2010 oder Ersatzbescheinigung mit Stkl. I-V für erstes DV vorliegt) 2. Vollsperrung durch FA 3. Fall durch FA auf WV nehmen 4. Nach Fehlerbeseitigung Aufhebung der Sperre 5. Info-Schreiben darüber durch FA an AN zur Vorlage beim AG 6. Erstmaliger ELStAM-Abruf durch AG 1. Ausstellung Bes. Bescheinigung für den LSt-Abzug (Anwendung LSt- Abzugsmerkmale durch AG nur dann, wenn LSt-Karte 2010 oder Ersatzbescheinigung mit Stkl. I-V für erstes DV vorliegt) 2. Vollsperrung durch FA 3. Fall durch FA auf WV nehmen 4. Nach Fehlerbeseitigung Aufhebung der Sperre 5. Kein Info-Schreiben an AN 6. Änderungsmitteilung an AG 31 31

32 Verfahrenseinstieg ELStAM - Sperren Ursachen einer fehlenden Abrufberechtigung Antrag des AN auf Voll-/Teilsperre Sperre durch FA aufgrund fehlerhafter Meldedaten Beendigung der Meldepflicht Auslandswohnsitz unbekannter Wohnsitz Abmeldung von Amts wegen Ableben des Arbeitnehmers (Todesfall) Reaktion des Arbeitgebers im Einführungszeitraum besteht die Möglichkeit, die bekannten Lohnsteuerabzugsmerkmale für max. sechs Monate weiter anzuwenden in dieser Zeit kann eine Klärung mit dem Arbeitnehmer erfolgen Arbeitnehmer legt Besondere Bescheinigung vor 32 32

33 Zusammenfassung Rechtsrahmen Herausforderung Dualität Papier und ELStAM die Finanzverwaltung ist an die Meldedaten gebunden Abhilfe durch Besondere Bescheinigung Klärung und Korrektur im Nachgang Rechtsrahmen setzt niedrige Einstiegshürden für Verfahrensaufnahme ELStAM Steuerrecht und SV-Recht sind nicht vollständig deckungsgleich Die rechtlichen Rahmenbedingungen fördern einen geordneten Einstieg durch Wahlmöglichkeiten 33 33

34 Agenda Allgemeines Pilotierung Einführung Organisation Einführung rechtlicher Rahmen besondere Themen Fragen 34

35 Nicht meldepflichtige Personen besondere Themen AN, die nicht meldepflichtig sind, erhalten (wie bisher) eine Bescheinigung für beschränkt Steuerpflichtige à Anmeldung zum elektronischen Verfahren nicht möglich Lohnzahlungen nach Beendigung des Dienstverhältnisses als (nachträglicher) laufender Arbeitslohn à Versteuerung erfolgt nach den ELStAM des Monats, für den die Zahlung erfolgt, keine (neue) Anmeldung als sonstiger Bezug / Einmalzahlung à Versteuerung erfolgt nach den ELStAM des Monats in dem die Zahlung erfolgt, à Anmeldung zum 01. des Monats (grds. als NAG) erforderlich 35 35

36 zwei sv-rechtliche Beschäftigungsverhältnisse bei einem Arbeitgeber steuerlich liegt nur ein Beschäftigungsverhältnis vor Übergangsregelung für 2013: besondere Themen Anwendung der ELStAM für einen Teil der Zahlungen Anwendung der Stkl VI ohne Abruf der ELStAM für die übrigen Zahlungen Hinweis: eine mehrfache Anmeldung der selben IdNr durch einen Arbeitgeber wird zurückgewiesen 36 36

37 6-Wochen-Regel bei AG-Wechsel 6-Wochen-Regel greift, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer als Hauptarbeitgeber anmeldet, der bisherige Arbeitgeber jedoch noch nicht abgemeldet hat Stkl I V ist noch besetzt Beispiele: Beteiligte: Arbeitgeber ALT, Arbeitgeber NEU, Arbeitnehmer AN AN bekommt bei Hauptarbeitgeber die Stkl I 37 37

38 1. Fall: 6-Wochen-Regel bei AG-Wechsel Arbeitgeber NEU ist der erste Arbeitgeber. Beschäftigungsverhältnis wird am aufgenommen, Anmeldung erfolgt am Anmeldung: Beginn der Beschäftigung Referenzdatum Arbeitgeber Anmeldung am Lieferung der ELStAM in Anmeldebestätigung ELStAM Stkl I gültig ab

39 2. Fall: 6-Wochen-Regel bei AG-Wechsel Beschäftigungsverhältnis bei NEU wird am aufgenommen, Anmeldung am , ALT hat zum abgemeldet Anmeldung: Beginn der Beschäftigung Referenzdatum Arbeitgeber Anmeldung am Lieferung der ELStAM in Anmeldebestätigung ELStAM Stkl I gültig ab

40 3. Fall: 6-Wochen-Regel bei AG-Wechsel Beschäftigungsverhältnis bei NEU wird am aufgenommen, Anmeldung am , ALT hat bisher nicht abgemeldet Anmeldung: Beginn der Beschäftigung + refdatumag Anmeldung am Lieferung der ELStAM in Anmeldebestätigung ELStAM Stkl I gültig ab Änderungsliste August (Anfang Sept) ALT: Stkl VI ab

41 4. Fall: 6-Wochen-Regel bei AG-Wechsel Beschäftigungsverhältnis bei NEU wird am aufgenommen, Anmeldung am , ALT hat bisher nicht abgemeldet Anmeldung: Beginn der Beschäftigung + refdatumag Anmeldung am Lieferung der ELStAM in Anmeldebestätigung ELStAM Stkl I gültig ab Änderungsliste August (Anfang Sept) ALT: Stkl VI ab

42 Projektziel: ELStAM Ausblick / Zukunft Ersatz des bisherigen Lohnsteuerkartenverfahrens durch ein elektronisches Verfahren Wenn Projektziel erreicht: Ablösung des Bescheinigungsverfahrens für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer elektronisches Lohnsteuerermäßigungsverfahrens Auskunft der eigenen ELStAM im ElsterOnline-Portal auch für Dritte 42

43 Fragen 43

44 Vielen Dank 44