Referent. Michael Ziemer Betriebswirt FH

Transkript

1 ELStAM 2015, 29. September 2015

2 Referent Betriebswirt FH 1988 bis 1996 Geschäftsführer einer großen Bildungseinrichtung 1996 bis 1998 Einführung der Software BAAN bei der Finanzverwaltung in Niedersachsen seit 1998 Fachreferent für diverse Themen rund um Wirtschaftsrecht, Steuerrecht, Lohn, Gehalts- und Entgeltabrechnung, Rechnungswesen und Betriebswirtschaftslehre 2 ELStAM 2015

3 Inhaltsverzeichnis Grundlagen und Funktionsweisen des ELStAM-Verfahrens 4 ELStAM-Verfahren aus Sicht der Arbeitnehmer 36 An- und Abmeldung, Rückmeldungen des ELStAM-Servers 45 Haupt- und Nebenarbeitgeber, Rückmeldungen 92 Verfahrenshinweise 98 Das Kommunikationsticket ELStAM 2015

4 Grundlagen und Funktionsweisen des ELStAM- Verfahrens 4 ELStAM 2015

5 Der Arbeitnehmer Der Arbeitnehmer Arbeitnehmer Name Geburtsdatum Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Inland erhalten eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) vom Bundeszentralamt für Steuern. Arbeitnehmern ohne Wohnsitz oder regelmäßigem Aufenthaltsort im Inland wird keine Identifikationsnummer erteilt. stattdessen: Ersatzbescheinigung für beschränkt Steuerpflichtige auf Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers enthält die maßgeblichen persönlichen Besteuerungsmerkmale 5 ELStAM 2015

6 Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelm. Aufenthaltsort im Inland Der Arbeitnehmer Zukünftig soll das Finanzamt die Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr) für in Deutschland nicht meldepflichtige Personen veranlassen können. Zu einem späteren Zeitpunkt werden auch diese am ELStAM-Verfahren teilnehmen können. Weitere Hinweise auf Elster-Web: 6 ELStAM 2015

7 Der Arbeitgeber Der Arbeitgeber Unternehmen oder privater Arbeitgeber Name Anschrift der Betriebsstätte Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte -Adresse Registrierung des Arbeitgebers für Elster-Datenübertragung unter Eine Registrierung ist immer notwendig, auch wenn die Funktionen des ElsterOnline-Portals oder ElsterFormulars nicht genutzt werden, sondern eine andere Software. 7 ELStAM 2015

8 Der Arbeitgeber Anmeldung Authentifizierung Der Arbeitgeber Der Arbeitgeber benötigt ein Organisationszertifikat des ElsterOnline-Portals (= Nicht-persönliches Zertifikat), ein Lohnprogramm, das ELStAM unterstützt, alternativ das kostenfreie ElsterFormular. Der Zugriff auf die ELStAM-Datenbank erfolgt grundsätzlich elektronisch. einmalige Registrierung im ElsterOnline-Portal (sog. Elster-Authentifizierung) Dies ist zugleich die Authentifizierung für die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung. Somit ist sichergestellt, dass jederzeit nachverfolgt werden kann, wer wann welche Daten aus der Datenbank abgerufen hat. 8 ELStAM 2015

9 Entgeltabrechnung durch Dritte Der Arbeitgeber Arbeitgeber, die ihre Lohnabrechnungen über einen Dritten erstellen lassen, zum Beispiel durch einen Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsbüro benötigen keine eigene Registrierung. Es ist ausreichend, wenn sich der Dritte registriert, da dieser als Datenübermittler auftritt. 9 ELStAM 2015

10 Meldungen des Arbeitgebers Der Arbeitgeber Anmeldung eines Arbeitnehmers = Auftrag an die ELStAM-Datenbank, die ELStAM des Arbeitnehmers erstmalig in der Änderungsliste für den Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen und immer, wenn sich die Steuerdaten des Arbeitnehmers geändert haben, dies in der monatlichen Änderungsliste für den Arbeitgeber zu vermerken. Abmeldung des Arbeitnehmers = Auftrag an die ELStAM-Datenbank, die ELStAM des Arbeitnehmers nicht mehr zur Verfügung zu stellen. 10 ELStAM 2015

11 Rückmeldungen der ELStAM- Datenbank an den Arbeitgeber Der Arbeitgeber Anmeldebestätigungsliste ist die Bestätigung, dass die Anmeldung eingegangen ist, enthält die ELStAM-Daten der abzurechnenden Arbeitnehmer. Änderungslisten werden dem Arbeitgeber immer dann zur Verfügung gestellt, wenn sich die ELStAM für mindestens einen Arbeitnehmer geändert haben. Liegen keine Änderungslisten vor, erfolgt ein Hinweis, dass keine Änderungen der ELStAM erfolgt sind. Abmeldebestätigungsliste ist die Bestätigung, dass die Abmeldung eingegangen ist. Ab sofort werden für die abgemeldeten Arbeitnehmer keine Daten mehr zur Verfügung gestellt. 11 ELStAM 2015

12 Hinweise bei Arbeitnehmern ohne Steuer-Identifikationsnummer (IdNr) Der Arbeitgeber Arbeitnehmer hat keine Steuer-Identifikationsnummer: Hat der nach 1 Absatz 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer aus anderen Gründen keine Steuer-Identifikationsnummer (IdNr), erhält er von seinem zuständigen Finanzamt bis zur Vergabe der IdNr eine sog. (Ersatz-)Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug gem. 39e Absatz 8 EStG. Arbeitnehmer hat Steuer-Identifikationsnummer verlegt oder vergessen: Hat der Arbeitnehmer eine Steuer-Identifikationsnummer, weiß diese aber nicht mehr, kann er sie elektronisch bei dem Bundeszentralamt für Steuern erfragen: ar/id_node.html 12 ELStAM 2015

13 Hinweise bei Arbeitnehmern ohne Steuer-Identifikationsnummer Der Arbeitgeber Arbeitnehmer teilt Steuer-Identifikationsnummer nicht mit: Teilt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Steuer-Identifikationsnummer nicht mit, ist ein Abruf der ELStAM nicht möglich Der Arbeitgeber muss nach Steuerklasse VI abrechnen. Arbeitnehmer hat keine Steuer-Identifikationsnummer: Hat der Arbeitnehmer keine Steuer-Identifikationsnummer, weil er im Inland nicht meldepflichtig ist, kann ein Abruf der ELStAM ebenfalls nicht erfolgen. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer zur Zeit noch bei dem für den Arbeitgeber zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, z. B. Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer. 13 ELStAM 2015

14 Hinweise bei Arbeitnehmern ohne Steuer-Identifikationsnummer Der Arbeitgeber Arbeitnehmer reicht Steuer-Identifikationsnummer nach: Nach Erhalt der Steuer-Identifikationsnummer ist diese im Abrechnungsprogramm zu erfassen und das Häkchen Ersatzbescheinigung zu entfernen. Arbeitnehmer hat Steuer-Identifikationsnummer verlegt oder vergessen: 14

15 Abfrage der Steuer-Identifikationsnummer beim BZSt Der Arbeitgeber Der Arbeitgeber hat keine Berechtigung, die Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim Bundezentralamt für Steuern (BZSt) zu erfragen. Dieses Recht liegt allein beim Arbeitnehmer. Wird die Steuer-Identifikationsnummer neu abgefragt, bekommt der Arbeitnehmer diese per Post zugesendet. 15 ELStAM 2015

16 Wenn alles schiefgeht das Support-Ticket Der Arbeitgeber Wenn alles schiefgeht: die ELStAM-Daten stimmen nicht, Anmeldungen werden verweigert, Abmeldungen werden verweigert, Änderungslisten werden trotz Abmeldung geliefert, keine Änderungslisten werden geliefert, falsche ELStAM-Daten werden geliefert, Über das Kontaktformular können Sie sich direkt an die Mitarbeiter der ELStAM-Datenbank wenden: 16 ELStAM 2015

17 Wenn alles schiefgeht das Support-Ticket Der Arbeitgeber 17 ELStAM 2015

18 Zusammenspiel Arbeitgeber und Arbeitnehmer Arbeitgeber Arbeitnehmer Grundlage: Arbeitsverhältnis / Arbeitsvertrag Folgende Daten muss der Arbeitnehmer übergeben: Name, Vorname Melderechtliches Geburtsdatum IdNr 39e Absatz 4 Satz 1 EStG Der Arbeitnehmer Name, Vorname, Geburtsdatum, IdNr Der Arbeitgeber 18 ELStAM 2015

19 Zusammenspiel Arbeitgeber und ELStAM Der Arbeitgeber meldet keine Daten, vielmehr bestellt er eine Datenlieferung und bestellt diese wieder ab: Anmeldung des AN Der Arbeitgeber Anmeldebestätigung Änderungslisten bei Bedarf BZSt ELStAM-Server Abmeldung des AN Abmeldebestätigung 19 ELStAM 2015

20 Bundeszentralamt für Steuern (ELStAM-Server) BZSt ELStAM-Server Die ELStAM-Datenbank liegt beim Bundesamt für Steuern ELStAM-Server 39e Absatz 1 Satz 1 EStG Der Datentransfer zwischen den Beteiligten erfolgt über die Übertragungswege von ELSTER. 20 ELStAM 2015

21 Aufbau der ELStAM-Datenbank BZSt ELStAM-Server IdNr 21 ELStAM 2015

22 Inhalte der ELStAM-Datenbank Die Steuer-Identifikationsnummer BZSt ELStAM-Server Die Steuer-Identifikationsnummer wird durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) für natürliche Personen vergeben und in der Steuer-Identifikationsnummern-Datenbank gespeichert. zur Zeit nur für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Inland Daten, die aus der Steuer-Identifikationsnummern-Datenbank an die ELStAM- Datenbank übergeben werden: Familienname, frühere Namen, Vornamen, Doktorgrad, Tag und Ort der Geburt, Geschlecht, gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift, Übermittlungssperren nach dem Melderechtsrahmengesetz und den Meldegesetzen der Länder, Sterbetag 22 ELStAM 2015

23 Meldebehörden und ELStAM- Datenbank BZSt ELStAM-Server Die Steuer-Identifikationsnummer: Die Meldebehörden veranlassen bei jedem neu angemeldeten Bürger aufgrund einer Geburt oder der Begründung eines erstmaligen Wohnsitzes in Deutschland die Vergabe der Steuer-Identifikationsnummer. Um die Steuer-Identifikationsnummern-Datenbank stets aktuell zu halten, sind die Gemeinden verpflichtet, Veränderungen der melderechtlichen Angaben zu aktualisieren und tagesaktuell zu übermitteln. Eine Steuer-Identifikationsnummer behält ihre Gültigkeit von der Geburt bis zum Tod. Sie darf nicht mehrfach vergeben werden. 23 ELStAM 2015

24 Weitere Daten von der Gemeinde/ Stadt BZSt ELStAM-Server Weiterhin melden die Gemeinden und Städte an die ELStAM-Datenbank: die Religion (soweit steuererhebend, Datum des Eintritts und Austritts), den melderechtlichen Familienstand sowie den Tag der Begründung oder Auflösung des Familienstands, bei verheirateten Personen die Steuer-Identifikationsnummer des Ehegatten, Kinder mit ihrer Steuer-Identifikationsnummer, soweit sie mit Hauptwohnsitz oder alleinigem Wohnsitz in der gleichen Meldebehörde gemeldet sind und das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. 24 ELStAM 2015

25 Steuerliche Daten des Finanzamtes BZSt ELStAM-Server Änderungen, die auf Anträgen beruhen, erfolgen auf Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt. Das Finanzamt ändert die ELStAM und überträgt sie an die ELStAM- Datenbank. Hierzu zählen insbesondere Anträge auf Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Faktor (bei Steuerklasse IV/IV), Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene, Kinderfreibeträge, z. B. für Kinder über 18 Jahre, Steuerklassenwahl oder einen Steuerklassenwechsel, die dauernde Trennung und gegebenenfalls deren Beendigung einer Sperrung der ELStAM-Daten. 25 ELStAM 2015

26 Bildung der ELStAM-Daten BZSt ELStAM-Server Ehemals Einträge auf der Lohnsteuerkarte: Aus den von den Gemeinden gelieferten Daten und den Daten der Steuer- Identifikationsnummern-Datenbank werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale automatisiert gebildet. Änderungsmitteilungen der Meldebehörden führen zu einer automatisierten Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale und einer Bereitstellung der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Arbeitgeber. Die Finanzämter ändern diese automatisch erzeugten Daten auf Antrag des Arbeitnehmers. 26 ELStAM 2015

27 Bildung der ELStAM-Daten BZSt ELStAM-Server Die ELStAM setzen sich zusammen aus: Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge, Faktor (bei Steuerklasse IV/IV), Kirchensteuerabzugsmerkmal für den Arbeitnehmer und ggf. seinen Ehegatten. Neben diesen reinen ELStAM-Daten bekommt der Arbeitgeber noch folgende Daten zurückgemeldet: Steuer-Identifikationsnummer, Geburtsdatum. Andere Daten bekommt der Arbeitgeber nicht. 27 ELStAM 2015

28 Informationen über die eigenen ELStAM-Daten BZSt ELStAM-Server Der Arbeitnehmer kann einen Ausdruck über seine ELStAM vom Finanzamt verlangen: 39e Absatz 6 Satz 4 EStG. Die eigenen ELStAM können auch im ElsterOnline-Portal abgefragt werden. Hierfür benötigt der Arbeitnehmer eine Registrierung mit seiner Steuer- Identifikationsnummer, die ebenfalls über das Portal vorgenommen werden kann. 28 ELStAM 2015

29 Wann werden die ELStAM-Daten gebildet? BZSt ELStAM-Server Sobald der Arbeitnehmer seine ELStAM-Daten vom Finanzamt anfordert ( 39e Absatz 6 Satz 4 EStG). Sobald ein Arbeitgeber die ELStAM anfordert, die bis dahin noch nicht gebildet wurden. 29 ELStAM 2015

30 Automatisch gebildete ELStAM BZSt ELStAM-Server Heirat automatisch Steuerklasse IV/IV Änderung aufgrund Antrag beim Finanzamt Geburt eines Kindes Beide Elternteile erhalten automatisch den Kinderfreibetrag, wenn das Kind in der gleichen Gemeinde gemeldet ist. Änderung aufgrund Antrag beim Finanzamt Lebt ein Elternteil in einer anderen Gemeinde als das Kind, muss die Zuordnung des Kindes zu dem Elternteil einmalig durch das Finanzamt gespeichert werden, damit der Kinderfreibetrag bei diesem berücksichtigt werden kann. 30 ELStAM 2015

31 Finanzamt Finanzamt Die ELStAM-Daten werden automatisch gebildet. Änderungen kann der Arbeitnehmer beim Finanzamt beauftragen. Änderungen, die auf Aufträgen beruhen, erfolgen auf Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt. Das Finanzamt führt die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale durch und überträgt sie an die ELStAM- Datenbank. Der Arbeitnehmer kann einen Ausdruck über seine ELStAM vom Finanzamt verlangen ( 39e Absatz 6 Satz 4 EStG). 31 ELStAM 2015

32 Gemeinde/Stadt Gemeinde Stadt Die Meldebehörden der Gemeinde/Stadt veranlassen bei jedem neu angemeldeten Bürger aufgrund Geburt oder erstmaliger Begründung eines Wohnsitzes in Deutschland die Vergabe der Steuer-Identifikationsnummer. Um die Steuer-Identifikationsnummern-Datenbank stets aktuell zu halten, sind die Gemeinden verpflichtet, Veränderungen der melderechtlichen Angaben zu aktualisieren und tagesaktuell zu übermitteln. 32 ELStAM 2015

33 Weitere Daten von der Gemeinde/ Stadt für die ELStAM-Datenbank Gemeinde Stadt Direkt an die ELStAM-Datenbank haben Gemeinden und Städte die folgenden Daten zu melden: die Religion (soweit steuererhebend, Datum des Eintritts und Austritts), den melderechtlichen Familienstand sowie den Tag der Begründung oder Auflösung des Familienstands, bei verheirateten Personen die Steuer-Identifikationsnummer des Ehegatten, Kinder mit ihrer Steuer-Identifikationsnummer, soweit sie mit Hauptwohnsitz oder alleinigem Wohnsitz in der gleichen Meldebehörde gemeldet sind und das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. 33 ELStAM 2015

34 Elster Datenübermittler Elster Anmeldung für die Datenübertragung mit Elster: Registrierung des Arbeitgebers für Elster-Datenübertragung Eine Registrierung ist immer notwendig, auch wenn nicht die Funktionen des ElsterOnline-Portals oder ElsterFormulars, sondern eine andere Software benutzt wird. Zertifikate: Persönliches Zertifikat Persönliche Steuernummer, persönliche Steuer-Identifikationsnummer Organisationszertifikat Für Unternehmen, Gesellschaft, Verein Steuernummer der Organisation 34 ELStAM 2015

35 Zusammenspiel aller Beteiligten Finanzamt Antrag auf Änderung Der Arbeitnehmer Internes Verfahren Gemeinde Stadt Name, Vorname Geburtsdatum, IdNr BZSt ELStAM-Server Anmeldung / Abmeldung Bestätigung An-, Abmeldung Änderungslisten Der Arbeitgeber 35 ELStAM 2015

36 ELStAM-Verfahren aus der Sicht der Arbeitnehmer 36 ELStAM 2015

37 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Arbeitsaufnahme Der Arbeitnehmer sollte zum Vorstellungsgespräch schon Folgendes mitnehmen: Name der Krankenkasse, bei der er krankenversichert ist, Personaldokument für Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, seine persönliche Steuer-Identifikationsnummer (eine Information über die Steuer-Identifikationsnummer wurde vom Bundeszentralamt für Steuern an alle Bürger versendet) für die Entgeltabrechnung: ob es sich hier um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt, Gegebenenfalls gewünschter Freibetrag für ein Nebenarbeitsverhältnis 37 ELStAM 2015

38 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Arbeitsaufnahme Es ist nicht notwendig, dass sich der Arbeitnehmer vor Beginn des Arbeitsverhältnisses beim Finanzamt meldet. Er muss weder den Abruf durch den Arbeitgeber beantragen, noch benötigt er im Normalfall eine Bescheinigung, die er dem Arbeitgeber vorlegen muss. Wohnsitz im Ausland Ersatzbescheinigung Konnte keine Steuer-Identifikationsnummer vergeben werden: Bescheinigung durch das Finanzamt nach 39e Absatz 8 EStG. Die Anmeldung, der Abruf und eine Abmeldung erfolgen allein durch den Arbeitgeber. 38 ELStAM 2015

39 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Wohnsitz nicht in Deutschland Alleinige Aufgabe des Arbeitnehmers Hat der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz nicht im Inland, muss er sich eine Ersatzbescheinigung vom Finanzamt seines neuen Arbeitgebers ausstellen lassen ( 39 Absatz 3 EStG gesetzliche Verpflichtung). Wurde einem Arbeitnehmer in den Fällen des 39 Absatzes 2 Satz 2 EStG keine Identifikationsnummer zugeteilt, hat ihm das Betriebsstättenfinanzamt auf seinen Antrag hin eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen. Der Arbeitgeber kann auch tätig werden: Die Bescheinigung der Steuerklasse kann auch der Arbeitgeber beantragen, wenn dieser den Antrag nach 39 Absatzes 2 Satz 1 EStG im Namen des Arbeitnehmers stellt. 39 ELStAM 2015

40 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Umzug ins Ausland Zieht ein Arbeitnehmer ins Ausland, übermittelt die Gemeinde / Stadt dies an die ELStAM-Datenbank. Hierdurch wird der Abruf der ELStAM automatisch gesperrt. Im nächsten Monat erhält der Arbeitgeber den Hinweis, dass keine Abrufberechtigung mehr vorliegt. Mit der Sperrung des Datensatzes erlischt die Abrufberechtigung. Es ist egal, ob der Arbeitnehmer noch bei einem inländischen Arbeitgeber beschäftigt ist oder nicht. 40 ELStAM 2015

41 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Rückumzug nach Deutschland Meldet der Arbeitnehmer erneut seinen Wohnsitz in Deutschland an, meldet dies die Gemeinde / Stadt an die ELStAM-Datenbank. Der Abruf wird wieder freigegeben. Ab diesem Zeitpunkt kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer wieder neu in der ELStAM-Datenbank anmelden. Abmeldung des Arbeitnehmers nach Unbekannt Abmeldung von Amts wegen: Hier gelten die gleichen Regeln wie eine Abmeldung mit Umzug ins Ausland. 41 ELStAM 2015

42 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Tod des Arbeitnehmers Die Meldebehörde meldet jeden Todestag an die Steuer- Identifikationsnummern-Datenbank ( 139b Absatz 8 AO). Automatisch wird daraufhin der Datensatz für die ELStAM und die Abrufberechtigung für jeden Arbeitgeber gesperrt. Der Arbeitgeber eines verstorbenen Arbeitnehmers erhält in der nächsten Änderungsliste den Hinweis, dass keine Abrufberechtigung mehr vorliegt. Aus Datenschutzgründen wird der konkrete Hinweis auf den Tod des Arbeitnehmers nicht gegeben. 42 ELStAM 2015

43 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Sperrung des Abrufs durch den Arbeitnehmer Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, den Abruf seiner Daten in der ELStAM- Datenbank sperren zu lassen. So kann niemand diese Daten abrufen oder nur vom Arbeitnehmer bestimmte Arbeitgeber dürfen die ELStAM-Daten aus der Datenbank abrufen ( 39e Absatz 6 Satz 6 EStG). Der Arbeitnehmer muss einen Antrag auf Sperrung bei seinem Wohnsitzfinanzamt auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck stellen. Die Lohnsteuer muss in diesem Fall mit der Steuerklasse VI berechnet werden. 43 ELStAM 2015

44 Aus der Sicht des Arbeitnehmers Sperrung des Abrufs durch den Arbeitnehmer Der Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber zum Datenabruf berechtigen oder diesen sperren lassen. Vollsperrung: Sperre für alle Arbeitgeber Keine Abrufberechtigung für Arbeitgeber Abrechnungen nur mit Steuerklasse VI Negativliste: Sperrmöglichkeit für bis zu 10 Arbeitgeber Diese Arbeitgeber erhalten keine Abrufberechtigung. Positivliste: Berechtigung zum Datenabruf für bis zu 10 Arbeitgeber Alle nicht benannten Arbeitgeber haben keine Abrufberechtigung. 44 ELStAM 2015

45 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Rückmeldungen des ELStAM-Servers 45 ELStAM 2015

46 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Was ist was? Anmeldung eines neuen Arbeitnehmers = Auftrag an die ELStAM-Datenbank, die Steuerdaten des Arbeitnehmers erstmalig in einer Änderungsliste für den Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen und immer wenn sich die Steuerdaten des Arbeitnehmers geändert haben, eine neue Änderungsliste für den Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen. Abmelden des Arbeitnehmers = Auftrag an die ELStAM-Datenbank, die Steuerdaten des Arbeitnehmers nicht mehr zur Verfügung zu stellen. 46 ELStAM 2015

47 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Was ist was? Anmeldebestätigungsliste ist die Bestätigung, dass die Anmeldung eingegangen ist, enthält die ELStAM-Daten der abzurechnenden Arbeitnehmer. Änderungslisten werden dem Arbeitgeber immer dann zur Verfügung gestellt, wenn sich die ELStAM für mindestens einen Arbeitnehmer geändert haben. Liegen keine Änderungslisten vor, erfolgt ein Hinweis, dass keine Änderungen der ELStAM erfolgt sind. Abmeldebestätigungsliste ist die Bestätigung, dass die Abmeldung eingegangen ist. Ab sofort werden für die abgemeldeten Arbeitnehmer keine Daten mehr zur Verfügung gestellt. 47 ELStAM 2015

48 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Ummeldung Wechsel des Übermittlers Wurden die Lohnabrechnungen bisher im eigenen Hause durchgeführt und jetzt durch einen Dritten erstellt Ummeldung Wird eine neue Software eingeführt, die nicht mit der alten kompatibel ist Ummeldung Wurde die Entgeltabrechnung bisher durch einen Dritten durchgeführt und jetzt ins eigene Haus geholt Ummeldung Manchmal ist die Ummeldung notwendig, wenn sich die Steuernummer geändert hat (Ausnahmefall). 48 ELStAM 2015

49 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Stellt ein Arbeitgeber einen neuen Arbeitnehmer ein, ist er verpflichtet, den neuen Arbeitnehmer anzumelden, die ELStAM seines neuen Arbeitnehmers abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen ( 39e Absatz 4 Satz 2 EStG) sowie die individuelle monatliche Lohnsteuer nach diesen Angaben zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Die Anmeldung kann frühestens am 1. Tag des Arbeitsverhältnisses erfolgen. 49 ELStAM 2015

50 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung keine Steuer-Identifikationsnummer Hat der nach 1 Absatz 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer aus anderen Gründen keine Steuer-Identifikationsnummer, erhält er von seinem zuständigen Finanzamt bis zur Vergabe der Steuer- Identifikationsnummer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (Ersatzbescheinigung) gemäß 39e Absatz 8 EStG. Hat der Arbeitnehmer seine Steuer-Identifikationsnummer vergessen oder verlegt, kann er sie elektronisch bei dem Bundezentralamt für Steuern erfragen. ( lar/id_node.html) 50 ELStAM 2015

51 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Steuerliche Identifikationsnummer verlegt, verloren oder vergessen? 51 ELStAM 2015

52 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Keine Steuer-Identifikationsnummer Der Arbeitgeber hat keine Berechtigung, selbst die Steuer- Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim Bundezentralamt für Steuern zu erfragen. Dieses Recht hat nur der Arbeitnehmer. Wird die Steuer-Identifikationsnummer neu abgefragt, bekommt der Arbeitnehmer diese per Post zugesendet. 52 ELStAM 2015

53 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Keine Steuer-Identifikationsnummer Teilt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber keine Steuer-Identifikationsnummer oder/und kein Geburtsdatum mit, ist ein Abruf der ELStAM nicht möglich. Der AG muss mit Steuerklasse VI abrechnen. Hat der Arbeitnehmer keine Steuer-Identifikationsnummer, weil er im Inland nicht meldepflichtig ist, kann ein Abruf der ELStAM ebenfalls nicht erfolgen. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer zur Zeit noch bei dem für den Arbeitgeber zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ( 39 Absatz 3 EStG). 53 ELStAM 2015

54 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung Pflichten des Arbeitnehmers Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber folgende Angaben machen: Name der Krankenkasse, bei der er krankenversichert ist, Personaldokument für Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, seine persönliche Steuer-Identifikationsnummer, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt, gegebenenfalls gewünschter Freibetrag für ein Nebenarbeitsverhältnis. 54 ELStAM 2015

55 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung keine Pflicht des Arbeitnehmers Er muss weder den Abruf durch den Arbeitgeber beantragen, noch benötigt er im Normalfall eine Bescheinigung, die er dem Arbeitgeber vorlegen muss. Wohnsitz im Ausland: Ersatzbescheinigung Konnte keine IdNr vergeben werden: Bescheinigung durch das Finanzamt nach 39e Absatz 8 EStG Ebenso wenig muss die Lohnsteuerbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers vorgelegt werden. 55 ELStAM 2015

56 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung die Dreimonatsfrist Kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Steuer-Identifikationsnummer zum Beginn der Beschäftigung nicht mitteilen, darf der Arbeitgeber für die ersten drei Monate der Beschäftigung die Lohnsteuer nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen berechnen ( 39c Absatz 1 Satz 2 EStG). 56 ELStAM 2015

57 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung die Dreimonatsfrist Dies gilt auch, wenn noch keine Steuer-Identifikationsnummer vergeben wurde und der Arbeitnehmer einen Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug gestellt hat. Korrekturabrechnung: Nach Erhalt der Lohnsteuerabzugsmerkmale, entweder elektronisch durch Abruf oder durch Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, müssen die Lohnsteuerberechnungen der vorangegangenen Monate (maximal drei Monate) überprüft und ggf. korrigiert werden ( 39c Absatz 1 Satz 4 EStG). 57 ELStAM 2015

58 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung die Dreimonatsfrist Nachträglich mit Steuerklasse VI abrechnen Ohne Steuer-Identifikationsnummer oder ohne Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist der Arbeitgeber nach Ablauf von drei Monaten verpflichtet, den Arbeitslohn rückwirkend nach der Steuerklasse VI zu versteuern. 58 ELStAM 2015

59 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung beim ELStAM-Server Folgende Angaben hat der Arbeitgeber mit der Anmeldung zu senden: Aus den Personalstammdaten: Name, Vorname des Arbeitnehmers, Geburtsdatum (melderechtliches Geburtsdatum), Steuer-Identifikationsnummer, ob es sich hier um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt, gegebenenfalls gewünschter Freibetrag für ein Nebenarbeitsverhältnis, Datum des Beschäftigungsbeginns Fügt das Entgeltabrechnungsprogramm in der Regel ein: Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte, Zertifikat (des Arbeitgebers selbst oder des Datenübermittlers), Referenzdatum des Arbeitgebers 59 ELStAM 2015

60 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung melderechtliches Geburtsdatum Das Geburtsdatum wird dazu benutzt, um festzustellen, ob die Steuer- Identifikationsnummer für den gemeldeten Arbeitnehmer zutrifft. Falsches Geburtsdatum zur Steuer-Identifikationsnummer: Das Geburtsdatum ist auf dem ELStAM-Server gespeichert. Passt die Steuer-Identifikationsnummer nicht zum gemeldeten Geburtsdatum, wird die Anmeldung abgelehnt ( Arbeitnehmer unbekannt ). Die Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. 60 ELStAM 2015

61 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Anmeldung melderechtliches Geburtsdatum Ist das genaue Geburtsdatum nicht bekannt, speichern die Meldebehörden das Geburtsdatum nach folgendem Schema: Tag nicht bekannt: Tag und Monat nicht bekannt: Tag, Monat und Jahr nicht bekannt: Nach diesem Schema werden nicht bekannte Geburtsdaten auch in der ELStAM- Datenbank gespeichert. Problem: Manchmal wird in diesen Fällen vom Arbeitnehmer das Datum angegeben. Hier sollte sich der Arbeitgeber ein offizielles Personaldokument vorlegen lassen. Dieses enthält das melderechtliche Datum. 61 ELStAM 2015

62 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis Der Arbeitgeber muss bei der Anmeldung zwingend angeben, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Hierzu muss er den Arbeitnehmer befragen, da allein er diese Entscheidung treffen darf. Hauptarbeitgeber: Steuerklasse I bis V Nebenarbeitgeber: immer Steuerklasse VI ( 38b Absatz 1 Satz 2 Nr. 6 EStG) Bei der Anmeldung Nebenarbeitsverhältnis meldet die ELStAM-Datenbank die Steuerklasse VI ( 39e Absatz 3 Satz 2 EStG). 62 ELStAM 2015

63 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis Es kann nur einen geben einen Hauptarbeitgeber Meldet ein weiterer Arbeitgeber ein Hauptbeschäftigungsverhältnis, wird davon ausgegangen, dass dies der Wunsch des Arbeitnehmers ist, und das bereits bestehende Hauptarbeitsverhältnis wird in den ELStAM als ein Nebenarbeitsverhältnis eingestuft. Somit ist hier ab sofort mit Steuerklasse VI abzurechnen. 63 ELStAM 2015

64 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Freibetrag / Hinzurechnungsbetrag Hat ein Arbeitnehmer eine Hauptbeschäftigung: Steuerklasse I Nimmt er eine Nebenbeschäftigung auf: Steuerklasse VI Der Arbeitnehmer kann beantragen über den Arbeitgeber ELStAM oder direkt beim Finanzamt, dass sein Freibetrag auf zwei oder mehrere Arbeitsverhältnisse aufgeteilt wird ( 39a Absatz 1 Satz 1 Nr. 7 EStG). 64 ELStAM 2015

65 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Freibetrag / Hinzurechnungsbetrag Wirkung Im Nebenarbeitsverhältnis wird ein Freibetrag eingetragen. Korrespondierend wird dazu ein Hinzurechnungsbetrag bei der Hauptbeschäftigung eingetragen. 65 ELStAM 2015

66 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Freibetrag / Hinzurechnungsbetrag Neben-Arbeitgeber: Beantragung eines Freibetrags von 500 Euro monatlich / Euro jährlich Die Änderung eines bereits beantragten Freibetrags bewirkt programmseitig automatisch eine Ab- und Neuanmeldung. 66 ELStAM 2015

67 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag Beispiel Job Nr. 1 Job Nr. 2 Steuerklasse I VI Verdienst 451,00 451,00 SV-Abzug - 90,20-90,20 Steuerabzug - -52,00 Netto 360,80 308,80 Summe 669,60 Freibetrag 451,00 Hinzurechnungsbetrag 451,00 Job Nr. 1 Job Nr. 2 Steuerbrutto 902,00 - Verdienst 451,00 451,00 SV-Abzug - 90,20-90,20 Steuerabzug - - Netto 360,80 360,80 Summe 721,60 52,00 624,00 67 ELStAM 2015

68 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Freibetrag / Hinzurechnungsbetrag Der Freibetrag kann im elektronischen Verfahren beantragt werden. Der Arbeitnehmer teilt dem Nebenarbeitgeber mit, ob und in welcher Höhe ein Freibetrag abgerufen werden soll. Der Arbeitgeber gibt bei der Anmeldung des Arbeitnehmers diesen Betrag an und ruft damit den Freibetrag ab. Wird ein zu hoher Betrag beantragt, wird dieser automatisch angepasst. Der Hauptarbeitgeber bekommt den entsprechenden Hinzurechnungsbetrag über die Änderungsliste mitgeteilt. Dabei wird ihm aber immer nur der Hinzurechnungsbetrag mitgeteilt, der auch tatsächlich als Freibetrag abgerufen wurde. 68 ELStAM 2015

69 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Datum Beschäftigungsbeginn Mit der Anmeldung des Arbeitnehmers übermittelt der Arbeitgeber auch das Datum des Beschäftigungsbeginns. Dies kommt in der Regel aus dem Entgeltabrechnungsprogramm. Es ist das Datum des Beschäftigungsbeginns aus dem Arbeitsvertrag. Frühestens ab diesem Datum werden die ELStAM-Daten zur Verfügung gestellt ( 39e Absatz 4 Satz 2 EStG). Eine Anmeldung vor diesem Datum ist aus ELStAM-Sicht nicht zulässig. Die meisten Entgeltabrechnungsprogramme lassen auch eine zu frühe Anmeldung nicht zu. 69 ELStAM 2015

70 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Das Referenzdatum Das Referenzdatum ist ein von ELStAM benötigtes Datenfeld. Es kennzeichnet, ab wann die von ELStAM gelieferten Steuerabzugsmerkmale anzuwenden sind. In der Regel ist dies das Datum des Beschäftigungsbeginns. Das Referenzdatum darf weder in der Zukunft noch vor dem Beschäftigungsbeginn liegen. Beispiel für ein Referenzdatum, das vom Beschäftigungsbeginn abweicht: Arbeitnehmer eingestellt zum 1. Februar 2015 als Minijob mit 2 Prozent Pauschalsteuer Ab 1. September 2015 Erhöhung der Arbeitszeit = SV-pflichtige Beschäftigung Somit Beschäftigungsbeginn: 1. Februar 2015 Referenzdatum: 1. September ELStAM 2015

71 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Das Referenzdatum Regeln Beschäftigungsbeginn <= Referenzdatum Arbeitgeber => Tag der Anmeldung Beschäftigungsbeginn vor oder gleich dem Referenzdatum Referenzdatum vor oder gleich dem Tag der Anmeldung Für Schlafmützen ELStAM-Anmeldung bis Ende Februar des aktuellen Jahres Referenzdatum frühestens 1. Januar des Vorjahres ELStAM-Anmeldung ab 1. März des aktuellen Jahres Referenzdatum frühestens 1. Januar des aktuellen Jahres 71 ELStAM 2015

72 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Minijob / geringfügig Beschäftigte Beim Minijob gibt es folgende Möglichkeiten der Besteuerung: nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen pauschale Versteuerung mit zwei Prozent nach 40a Absatz 2 EStG Abrechnung nach Lohnsteuermerkmalen: ELStAM-Anmeldung erforderlich Abrechnung mit zwei Prozent Pauschalsteuer ELStAM-Anmeldung nicht erforderlich 72 ELStAM 2015

73 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Anmeldebestätigung Der ELStAM-Server erstellt eine Anmeldebestätigung. diese enthält die Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers ist gültig ab Referenzdatum Aufgaben des Arbeitgebers: Anmeldebestätigung vom ELStAM-Server abholen Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers unverändert anwenden bis abweichende Lohnsteuermerkmale in einer Änderungsliste geliefert werden, bis der Arbeitnehmer eine Ersatzbescheinigung vorlegt. 73 ELStAM 2015

74 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Anmeldebestätigung Der Arbeitgeber muss die Steuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers nicht prüfen. Dies obliegt allein dem Arbeitnehmer. Es ist aber sinnvoll, den Arbeitnehmer auf mögliche Fehler hinzuweisen. Dieser hat dann die Möglichkeit, seine Daten beim Finanzamt berichtigen zu lassen. 74 ELStAM 2015

75 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Die Änderungslisten hat der Arbeitgeber mit seinem Entgeltabrechnungsprogramm immer vor der Entgeltabrechnung des jeweiligen Monats abzuholen. Änderungslisten werden vom ELStAM-Server nur zur Abholung bereitgestellt, wenn sich die Steuerabzugsmerkmale eines Arbeitnehmer geändert haben. 75 ELStAM 2015

76 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Gründe, die eine Änderung der Steuerabzugsmerkmale begründen: Eheschließung: Änderung bzw. Wechsel der Steuerklassen Scheidung: Änderung bzw. Wechsel der Steuerklassen Geburt eines Kindes: Änderung der Zahl der Kinderfreibeträge auf Antrag des Arbeitnehmers: Änderung bzw. Wechsel der Steuerklasse Eintragung eines Freibetrages / Hinzurechnungsbetrages Hauptarbeitgeber / Nebenarbeitgeber: Ein anderer Arbeitgeber meldet sich als Hauptarbeitgeber an. Der bisherige Hauptarbeitgeber wird als Nebenarbeitgeber eingestuft. 76 ELStAM 2015

77 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Meldung oder Eintragung von Änderungen in der ELStAM-Datenbank erzeugen zum Anfang des folgenden Monats eine Änderungsmeldung. Gültigkeit der Änderung mit rückwirkender Gültigkeit der Änderung rückwirkend ab 01.xx.xxx mit Gültigkeit ab dem Ereignistag mit Gültigkeit ab dem ersten Folgemonat oder ab dem Beginn des Folgejahres in der Änderungsliste 10, 11 oder 12 Inhalt der Änderungsmeldung Bruttomeldung Es werden immer alle Daten neu gemeldet nicht nur die neuen oder abweichenden Daten sogenannte Bruttomeldung 77 ELStAM 2015

78 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Der Datenabruf kann jederzeit erfolgen aber immer vor der aktuellen Entgeltabrechnung damit die richtigen Steuermerkmale benutzt werden. Die Daten werden bis zum 28. Februar des Folgejahres bereitgehalten quasi als Datensicherung. Pro Monat wird nur eine Änderungsdatei pro Arbeitgeber erstellt. Die Änderungsdaten stehen spätestens am fünften Tag des Folgemonats zur Abholung bereit. 78 ELStAM 2015

79 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Beispiel Ein Arbeitnehmer beantragt im Mai 2015 einen Freibetrag. Dieser wird von Finanzamt erst spät bewilligt. Neue ELStAM in der Änderungsliste für September 2015 mit Gültigkeit ab 1. Mai Kind wird am 25. Juni 2015 geboren. Gemeinde übermittelt die Geburt Mitte Juli 2015 an die ELStAM-Datenbank. Die Änderung ist in der Änderungsliste für August 2015 mit Gültigkeit 25. Juni 2015 enthalten. 79 ELStAM 2015

80 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Beispiel Im Oktober 2015 wird die Steuerklasse III/V beantragt. Das Finanzamt trägt den Steuerklassenwechsel ab dem 1. November 2015 ein. In der Änderungsliste Oktober 2015 ist die Steuerklasse II mit Gültigkeit ab 1. November 2015 enthalten. Im November 2015 wird ein Freibetrag für das folgende Jahr 2016 beantragt. Das Finanzamt trägt die Änderung im November 2015 mit Gültigkeit ab 1. Januar 2016 ein. In der Änderungsliste für Dezember 2015 ist der Freibetrag mit Gültigkeit ab 1. Januar 2016 enthalten. 80 ELStAM 2015

81 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Rückrechnung Werden dem Arbeitgeber ELStAM-Daten zum Abruf zur Verfügung gestellt, die auf einen Zeitpunkt vor Abruf der ELStAM zurückwirken, muss der Arbeitgeber nach 41c Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 EStG bei der nächstfolgenden Lohnzahlung über eine Rückrechnung die bisher erhobene Lohnsteuer erstatten oder noch nicht erhobene Lohnsteuer nacherheben. 81 ELStAM 2015

82 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Rückrechnung Führt der Arbeitgeber keine Rückrechnung durch, muss er gemäß 41c Absatz 4 Satz 1 EStG dem Finanzamt anzeigen, dass er die noch nicht erhobene Lohnsteuer nicht nachträglich einbehält. Eine Rückrechnung ist nur bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung zulässig. 82 ELStAM 2015

83 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Verpflichtung des Arbeitgebers zum monatlichen Abruf ( 39e Absatz 5 Satz 3 EStG) Liegen keine Änderungen vor, wird eine Änderungsliste mit dem Hinweis erstellt, dass für keinen Arbeitnehmer eine Änderung vorliegt. Mitteilungsservice der Finanzverwaltung: Im Elster-Portal ist automatisch eingetragen, dass dem Arbeitgeber bei Vorliegen einer Änderungsmeldung eine entsprechende zugesandt wird. Diese Information kann der Arbeitgeber abbestellen. 83 ELStAM 2015

84 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste 84 ELStAM 2015

85 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Anmeldung Änderungsliste Login Konto verwalten Meine Einstellungen Benachrichtigung per 85 ELStAM 2015

86 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Abrufberechtigung ist erloschen Ist die Abrufberechtigung erloschen, muss der Arbeitgeber mit Lohnsteuerklasse VI abrechnen. Gründe für das Erlöschen der Abrufberechtigung: Umzug ins Ausland Umzug nach unbekannt Abmeldung von Amts wegen (Tod oder Verzug nach unbekannt) Sperrung des Abrufs durch den Arbeitnehmer Sperrung durch das Finanzamt Sperrung bei Ausstellung einer Ersatzbescheinigung Systemfehler 86 ELStAM 2015

87 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Abmeldung Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer bei Beschäftigungsende in der ELStAM-Datenbank abzumelden, indem er den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich meldet ( 39e Absatz 4 Satz 5 EStG). Der Arbeitgeber erhält hierüber eine Abmeldebestätigung. 87 ELStAM 2015

88 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Abmeldung Lohnzahlung nach Abmeldung Häufig zahlt der Arbeitgeber nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und nach der Abmeldung noch Leistungen an Arbeitnehmer aus: anteiliges Urlaubsgeld Weihnachtsgeld sonstige Sonderzahlungen auch Korrektur alter Lohnzahlungen 88 ELStAM 2015

89 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Die Abmeldung Korrektur eines alten Monats Wird nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters festgestellt, dass für zurückliegende Monate noch Lohnbestandteile zu korrigieren sind, werden diese Korrekturen in dem jeweilig zugrundeliegenden Monat vorgenommen. Da die ELStAM für diesen Monat bereits vorliegen, kann die Abrechnung erfolgen, ohne den Mitarbeiter noch einmal neu anzumelden. 89 ELStAM 2015

90 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Nachzahlungen, die keine Korrekturen sind Zahlt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer nach dessen Ausscheiden und Abmeldung noch Bezüge, zum Beispiel Sonderzahlungen, Urlaubsauszahlung, Prämien, Provisionen, Zahlungen aus Arbeitsgerichtsvergleich, müssen diese Zahlungen mit den ELStAM des Zuflussmonats versteuert werden. Hierbei entscheidet der Arbeitnehmer, ob der alte Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber oder Nebenarbeitgeber gemeldet werden soll. Eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber bewirkt, dass der jetzige Arbeitgeber zum Nebenarbeitgeber wird. 90 ELStAM 2015

91 An- und Abmeldung von Arbeitnehmern Nachzahlungen, die keine Korrekturen sind In der Regel wird der Arbeitnehmer für diese Nachzahlungen den alten Arbeitgeber als Nebenarbeitgeber wählen. Dies bewirkt eine Versteuerung mit der Steuerklasse VI. Auch ohne Absprache muss der Arbeitgeber nach Steuerklasse VI abrechnen. Manche Arbeitgeber denken, sie könnten in diesem Fall auf die wiederholte Anmeldung verzichten. Dies ist nicht der Fall, weil weitere Daten abgerufen werden müssen: Freibeträge Kinderfreibeträge Religionszugehörigkeit Die zu viel gezahlte Steuer muss sich der Arbeitnehmer durch die Einkommensteuererklärung zurückholen. 91 ELStAM 2015

92 Haupt- und Nebenarbeitgeber, Rückmeldungen 92 ELStAM 2015

93 Haupt- und Nebenarbeitgeber Arbeitgeberwechsel zum Monatswechsel Ist bei der Einstellung kein anderer Arbeitgeber vorhanden: Keine Probleme: Der neue Arbeitgeber wird Hauptarbeitgeber mit der Steuerklasse I, II, III, IV oder V. Es bestand ein altes Arbeitsverhältnis bis zum 30. Juni Das neue Beschäftigungsverhältnis beginnt am 1. Juli Der neue Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer unverzüglich zum ELStAM- Abruf an (innerhalb von sechs Wochen). Der neue Arbeitgeber wird Hauptarbeitgeber. Der alte Arbeitgeber, sollte er noch nicht abgemeldet haben, wird Nebenarbeitgeber. 93 ELStAM 2015

94 Haupt- und Nebenarbeitgeber Arbeitgeberwechsel im laufenden Monat Arbeitsverhältnis bis zum 14. August 2015 Abmeldung ist nicht erfolgt. Neues Arbeitsverhältnis ab 15. August 2015 Der neue Arbeitgeber wird Hauptarbeitgeber ab 15. August Der alte Arbeitgeber wird ab dem 15. August 2015 zum Nebenarbeitgeber. Dies wird ihm in einer Änderungsliste mitgeteilt. Da viele Entgeltabrechnungsprogramme einen Steuerklassenwechsel im laufenden Monat nicht unterstützen, kann dies dazu führen, dass der gesamte August beim alten Arbeitgeber auf Steuerklasse VI gesetzt wird. 94 ELStAM 2015

95 Haupt- und Nebenarbeitgeber Arbeitgeberwechsel im laufenden Monat Verlässt ein Arbeitnehmer im laufenden Monat das Unternehmen, ist die Abmeldung unverzüglich abzusenden. Mit der Abmeldung erlischt die Abrufberechtigung. Somit werden, wenn die Software keinen Steuerklassenwechsel im laufenden Monat zulässt, keine geänderten ELStAM-Daten gemeldet. Es bleibt bei den ELStAM-Daten, die am Monatsanfang zugestellt wurden. Lösung Bei Ausscheiden eines Arbeitsnehmers unverzüglich die Abmeldung an ELStAM senden. 95 ELStAM 2015

96 Haupt- und Nebenarbeitgeber Grundregel Bei Anmeldungen: Die Anmeldung möglichst unverzüglich nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters melden. Bei Abmeldung: Die Abmeldung möglichst unverzüglich nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters melden. Abholen der ELStAM: zum frühestmöglichen Zeitpunkt. 96 ELStAM 2015

97 Haupt- und Nebenarbeitgeber Fallbeispiele der Oberfinanzdirektion Niedersachsen Googeln Sie: 97 ELStAM 2015

98 Verfahrenshinweise 98 ELStAM 2015

99 Verfahrenshinweise Die ELStAM-Datenbank kann bei jeder Aktion des Arbeitgebers Rückmeldungen geben: Anmeldung, Änderung oder Abmeldung. Aus diesen Rückmeldungen kann der Arbeitgeber ersehen, ob und gegebenenfalls welche Probleme es bei einem Abruf aus der ELStAM- Datenbank gibt. 99 ELStAM 2015

100 Verfahrenshinweise Manchmal kann der Entgeltabrechner die Verfahrenshinweise verstehen: erfolgreich, kein Fehler Andere sind weniger gut zu verstehen: Fehler bei Nutzdaten String Verarbeitung Wenden Sie sich zunächst an Ihren Softwarehersteller. Wenn das nicht weiterhilft, nutzen Sie das Kommunikationsformular: ELStAM 2015

101 Verfahrenshinweise Bei der Anmeldung 101 ELStAM 2015

102 Verfahrenshinweise Beispiele und Lösungen Sachverhalt Ursache Klärung über Umgang ID kann nicht verifiziert werden Keine Anmeldung vor Beginn der Beschäftigung Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum in der Zukunft Zahlendreher Arbeitnehmer Abrechnen mit voraussichtlichen bestimmten Merkmalen Falsches Geburtsdatum Anmeldung erfolgt vor Beschäftigungsbeginn Versand der Meldung vor Austritt Arbeitnehmer keine keine Melderechtliches Geburtsdatum erfassen Anmeldung erneut versenden, frühestens am Tag des Beschäftigungsbeginns Abmeldung erneut versenden, frühestens am Tag des Beschäftigungsendes 102 ELStAM 2015

103 Das Kommunikationsticket 103 ELStAM 2015

104 Das Kommunikationsticket Das Support-Ticket Wenn alles schiefgeht die ELStAM-Daten stimmen nicht Anmeldungen werden verweigert Abmeldungen werden verweigert Änderungslisten werden trotz Abmeldung geliefert keine Änderungslisten werden geliefert falsche ELStAM-Daten werden geliefert Über das Arbeitgeber-Kontaktformular können Sie sich direkt an die Mitarbeiter der ELStAM-Datenbank wenden: ELStAM 2015

105 Das Kommunikationsticket Das Support-Ticket 105 ELStAM 2015

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107 Techniker Krankenkasse Fax