auf das Lizenzmanagement.

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1 Ausgabe Jahrgang 1. Quartal 2013 In dieser Ausgabe: PERSPECTIVE Mergers and Acquisitions eine Herausforderung auch für das Lizenzmanagement PRACTICE SAMS Award 2013 an Evonik Industries AG PROFICIENCY TÜV Rheinland Personenzertifizierung für Software Asset Management PEOPLE Mitarbeiterporträt Helmut Weigand PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter PERSPECTIVE Mergers and Acquisitions eine Herausforderung auch für das Lizenzmanagement Mergers & Acquisitions sind heute ein wichtiges Instrument zur Weiterentwicklung des Unternehmensportfolios. Während bei Auswahl, Verhandlung und Vertragsschluss vorwiegend unternehmensstrategische Betrachtungen ausschlaggebend sind, übernimmt die IT spätestens im Zuge der Umsetzung eine wichtige Rolle. Auch das Thema Lizenzen sollte hierbei explizite Berücksichtigung finden. Transaktionen mit Asset-Übergängen sind auch für die SW- Lizenzierung relevant Unter dem Begriff Mergers & Acquisitions (M&A) werden unterschiedliche Transaktionsarten subsumiert: Käufe und Verkäufe von Unternehmen, Unternehmensteilen oder Einheiten, aber gegebenenfalls auch Joint Ventures. Gehen beim Kauf oder Verkauf von Unternehmensteilen auch Mitarbeiter und Assets über, so hat dies oft unmittelbare Auswirkungen auf das Lizenzmanagement. Impressum LICETUS GmbH & Co. KG, Theodor-Heuss-Str. 1, Leipheim Geschäftsführer: Dirk M. Ockel, Gerd Kalkhoff, Jörg Rieker, Registergericht Günzburg HRA Persönlich haftende Gesellschafterin: LICETUS Verwaltungs GmbH Sitz Leipheim, Amtsgericht Günzburg, HRB Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE

2 SAM stellt nachgewiesene SW-Lizenzen und tatsächliche SW-Nutzung gegenüber M&A-Projekte wirken SW-bestands- und bedarfsverändernd Auch im M&A-Fall zielt ein Software Asset Managements (SAM) darauf ab, die ordnungsgemäße und wirtschaftliche Lizenzierung der innerhalb der eigenen Organisation eingesetzten Software sicherzustellen. Durch die Gegenüberstellung der vorhandenen SW-Lizenzen auf der kaufmännischen mit der tatsächlichen SW-Nutzung auf der technischen Seite der Lizenzbilanz wird dies nachgewiesen. Drüber hinaus kann im Audit- Fall je nach Hersteller und Rahmenbedingungen eine durchgängige Upgrade-Kette erforderlich sein. Unabhängig von der Abgabe oder Aufnahme einer Einheit, wirkt sich ein M&A-Projekt meist direkt auf die Lizenzbilanzen aus. Deshalb sind die resultierenden Änderungen auch aus Sicht des Lizenzmanagements zu bewerten. Es ergibt sich die Notwendigkeit, zu ermitteln:... welche Änderungen sich in der Nachfrage nach bzw. tatsächlichen Nutzung von SW ergeben (technische Seite der Lizenzbilanz), welche Änderungen sich im kommerziellen Lizenzbestand bzw. den SW-Assets ergeben (kaufmännische Seite der Lizenzbilanz), wie sich die Lizenzierungssituation nach Aufnahme oder Abgabe der Einheit darstellt, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, damit gegebenenfalls identifizierte Über- oder Unterlizenzierungen beseitigt werden können. Diesen Fragestellungen sollten alle an der M&A-Transaktion beteiligten Organisationen nachgehen. Organisatorische Verankerung, spezialisierte Tools und klare Verantwortlichkeiten sind vorab zu etablieren Eine regelmäßige Prüfung der SW-Lizenzsituation vereinfacht die Bewertung von Änderungen. Drei Faktoren unterstützen das Monitoring: People: Stakeholder, wie Lizenzmanager (auf Konzern-, Divisions- oder lokaler Ebene), Einkauf, technischer Support, Legal und Top-Management, die bestrebt sind, für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich eine ausgeglichene Lizenzbilanz vorzuweisen. Products: Tools, die das Lizenzdaten-Monitoring unterstützen, wie zum Beispiel spezialisierte SAM-Tools. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die enthaltenen Daten vollständig und qualitativ hochwertig sind. Business Processes: gut strukturierte und transparente Prozesse mit klar definierten und vom Management akzeptierten und freigegebenen Verantwortlichkeiten, welche ein effektives Lizenzmanagement innerhalb der Organisation ermöglichen. Sind diese drei Faktoren entsprechend adressiert, ist eine Bewertung der M&A-Transaktion aus lizenzrechtlicher Sicht mit deutlich weniger Aufwand verbunden. Seite 2 Ausgabe 17, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG

3 Lizenzverantwortung muss vor, während und nach dem M&A-Projekt eindeutig geregelt sein. Idealerweise sind die Verantwortlichkeiten klar beschrieben und werden von den Rolleninhabern vollumfänglich wahrgenommen. Dennoch sollte jede Organisation ein gewisses Maß an Flexibilität zulassen, um so auf Veränderungen schnell und zielgerichtet reagieren zu können. Bestehende Regelungen und Verantwortungsbereiche sind vor allem dann zu prüfen bzw. kritisch zu hinterfragen, wenn durch das M&A-Projekt Verantwortungsbereiche mehrerer Personen im Lizenzmanagement betroffen sind. So muss auf jeden Fall sichergestellt sein, dass auch nach Abschluss der Transaktion die Verantwortung für die Lizenz-Compliance eindeutig, überschneidungsfrei und lückenlos zugewiesen ist. Erfolgsfaktor Aktives Änderungsmanagement Das aktive Management von Änderungen in der Lizenzierungssituation, sog. aktives Änderungsmanagement, bei Kauf, Verkauf oder Zusammenschließung von Unternehmensteilen, bietet einen signifikanten Mehrwert bei der Vorbeugung und Minimierung von Compliance- Risiken oder wirtschaftlichen Ineffizienzen. Aus Sicht des Lizenzmanagements ist sicherzustellen, dass der Themenkomplex SW-Lizenzierung mit betrachtet wird und entsprechend Eingang in die kommerziellen Verhandlungen zwischen Käufer und Verkäufer findet. Deshalb ist eine frühzeitige Einbindung von Mitarbeitern, die eine SAM-seitige Bewertung der geplanten Transaktion vornehmen empfehlenswert. Mindestens aber sollten entsprechende Überlegungen in die kommerzielle Bewertung einer Transaktion mit einfließen, beispielsweise in Form einer Checkliste, die in der frühen Projektphase eine Erstbewertung unterstützt oder eines Kriterienkatalogs für die fachliche Gestaltung der IT-relevanten Passagen im M&A-Vertrag. Erfolgsfaktor Definierte Vorgehensweise Über einen definierten Ansatz zur Bearbeitung der IT- und Lizenzmanagement-seitigen Aufgabenstellung im Rahmen eines M&A-Projekts wird sichergestellt, dass eine entsprechende Bewertung von Aufwänden und Risiken für die tatsächliche Umsetzung erfolgt. Dieses Vorgehen ist jedoch zwingend in das Gesamt-M&A-Projekt, das typischerweise außerhalb der IT verantwortet und gesteuert wird, zu integrieren. Dieses definierte Vorgehen kann dann dazu beitragen, dass der M&A-Prozess effizienter abläuft und die Ergebnisqualität deutlich gesteigert wird. Insbesondere eine vorab vorgenommene Qualifizierung und Quantifizierung der zu übernehmenden bzw. zu übergebenden Lizenzbestände sowie der in den zu transferierenden Einheiten genutzten Software schafft Klarheit über erwartete Über- oder Unterlizenzierungen. Seite 3 Ausgabe 17, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG

4 Erfolgsfaktor Werkzeuge Im Verlauf eines M&A-Projekts ist eine Vielzahl von mitunter wechselnden Beteiligten einzubinden. Ist in den frühen Projektphasen aufgrund von hoher Vertraulichkeit typischerweise nur ein kleiner Personenkreis involviert, so ist spätestens im Zuge des Transitionsprojekts ein größeres Team erforderlich. Um hier eine Mindestqualität sicherzustellen und auch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterstützen, sollten von zentraler Stelle Policies, Methoden, Templates, Checklisten und Tools bereitgestellt werden. Dies beschleunigt die Abarbeitung im einzelnen Projekt, ermöglicht aber auch einen Transfer von relevantem Wissen über Projektgrenzen hinweg. Zusammenfassung Aktives Änderungsmanagement, eine definierte Vorgehensweise und entsprechende Werkzeuge sind wichtige Erfolgsfaktoren, über die eine Einbindung der IT und insbesondere des Software Asset Managements in M&A-Transaktionen sichergestellt werden kann. Der erforderliche Aufwand rechnet sich dann über die entsprechenden Effizienz- und Qualitätssteigerungen in den tatsächlichen M&A-Projekten. Die vorstehenden Ausführungen gelten grundsätzlich für beide Haupttypen von M&A-Projekten: Integration und Separierung. Darüber hinaus gibt es jedoch auch spezifische Tätigkeiten je Projekttyp. Deshalb werden wir das Lizenzmanagement im Rahmen von M&A- Projekten in einer der kommenden Impact-Ausgaben nochmals aufgreifen, um dann detaillierter auf einzelne Fragestellungen einzugehen. (MZ, RH) Seite 4 Ausgabe 17, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG

5 PRACTICE SAMS Award 2013 an Evonik Industries AG Im Rahmen der Konferenz Software Asset Management Strategies 2013, die am 21. und 22. Februar in Berlin stattfand, wurde dieses Jahr zum zweiten Mal der SAMS Award vergeben. Mit diesem Preis werden von einer Fachjury herausragende SAM-Projekte bewertet und prämiert. Den ersten Platz belegte die Evonik Industries AG, deren Projekt zur Konzeption und Einführung eines konzernweiten Software Asset Managements seit 2010konzernweit läuft. Software Asset Management Strategies ist eine der größten Networking-Veranstaltungen für Softwarelizenzmanager im deutschsprachigen Raum. Mehr als 130 Teilnehmer nutzten die diesjährige Konferenz, um sich über aktuelle Herausforderungen, neue Ansätze, technologische Trends und zukünftige Entwicklungen im Bereich Software Asset Management und Software Lizenzmanagement zu informieren und auszutauschen. Über 25 Sprecher und Moderatoren gaben in Vorträgen, Case und Solutions Studies, Round Tables, Workshops und World-Café- Sessions ihr Bestes und behandelten dabei u.a. mit folgenden Kernthemen: Effizientes Management und Reporting von Software-Lizenzen Vermeidung von Über- und Unterlizenzierung Gestaltung von Lizenzverträgen und Koordination von Software- Beschaffungsprozessen Management von Server-Lizenzen Cloud-Computing, Virtualisierung und Software as a Service Tools, Reporting-Lösungen und Lizenzmodelle auf dem Prüfstand SAMS Award 2013 an Evonik Industries AG Auf der Konferenz wurde der SAMS Award für hervorragende Leistungen bei Software Asset und Software Lizenzmanagement verliehen. Eine Fachjury bewertete hierbei die im Vorfeld eingereichten Bewerbungen und prämierte dabei die besten SAM-Projekte. Den SAM Award 2013 erhielt die Evonik Industries AG für das Projekt der weltweiten Einführung eines strikt auf Wirtschaftlichkeit ausgerichteten Software Asset Managements. Der 1. Platz unter den namhaften deutschen Unternehmen zu belegen, ist Bestätigung für die erfolgreiche Arbeit unseres gesamten Teams. Die kooperative, globale Zusammenarbeit zwischen Business, Einkauf und IT ermöglichte es, die gesteckten Projektziele voll zu erreichen und sowohl Lizenz-Compliance, als auch signifikante Effizienzsteigerungen zu erzielen. Nicht zuletzt die kompetente Unterstützung unseres Licetus-Beraterteams war entscheidend für diesen nun auch durch eine Fachjury bestätigten Erfolg, sagt Dr. Michael Markiewicz, Corporate Software Licence Officer bei Evonik. Im Namen der gesamten LICETUS GmbH & Co. KG möchten wir an dieser Stelle den Preisträgern unsere Glückwünsche aussprechen und freuen uns auf eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit. (DD) Seite 5 Ausgabe 17, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG

6 PROFICIENCY TÜV Rheinland Personenzertifizierung für Software Asset Management SAM erfordert Fachwissen Der Nachweis einer ordnungsgemäßen Software-Lizenzierung stellt Organisationen häufig vor große Herausforderungen. Ein nachhaltiges Software Asset Management (SAM) unterstützt dabei, den kaufmännischen Lizenzbestand als auch die tatsächliche Nutzung transparent darzustellen und so einen umfassenden Überblick über die aktuelle Lizenzsituation zu erlangen. Hierfür ist ein umfassendes SAM-Fachwissen erforderlich. Herstellerspezifische Lizenzanforderungen, Erhebung der tatsächlich eingesetzten Software sowie das Vorgehen zur Erstellung einer qualitätsgesicherten Lizenzbilanz erfordern detaillierte Kenntnisse. Hierzu sind oft umfangreiche Qualifikations- und Ausbildungsmaßnahmen notwendig sowohl für Mitarbeiter, die neu an das Thema SAM herangeführt werden, als auch für diejenigen Fachkräfte, die bereits seit mehreren Jahren in diesem Bereich tätig sind. Personenzertifizierung durch den TÜV Rheinland Die European SAM Academy bietet ein umfangreiches Programm an SAM-Trainings an. Die übergreifende Ausbildung erfolgt hierbei in zwei Stufen: Basic und Advanced Level. Beide Seminare geben einen strukturierten Überblick über die relevanten Themen im Software Assetund Lizenzmanagement. Im Rahmen dieser Trainings können die Teilnehmer ihr erworbenes SAM-Wissen auf einen europaweit anerkannten Standard qualifizieren lassen. Im Anschluss an das Training nehmen die Teilnehmer an der Prüfung durch den TÜV Rheinland teil. Nach bestandener Prüfung erhalten die Teilnehmer ein Zertifikat der Personenzertifizierungsstelle von TÜV Rheinland. Durch die Prüfung weisen die Teilnehmer die Kenntnisse nach, die wesentlichen Software Asset Management Praktiken anwenden zu können und damit u.a. zu einem leistungsfähigeren Software Asset Management in ihrem Unternehmen beitragen. SAM Basic Training Das SAM Basic Training bietet den Teilnehmern einen strukturierten Überblick über die Facetten des Software Asset Management und geht dabei auf wesentliche Fragen ein wie: Was ist SAM? Welche Rahmenbedingungen sind von Bedeutung? Was versteht man unter Compliance im Zusammenhang mit SAM? Welchen Nutzen hat ein Unternehmen von der Einführung eines SAM? Damit erhalten die Teilnehmer einen Einblick in die lizenzrelevanten, IT-technischen und rechtlichen Aspekte des Software Asset Management. Seite 6 Ausgabe 17, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG

7 SAM Advanced Training In diesem Training werden den Teilnehmern Ansätze zur organisatorischen und systemtechnischen Integration des Software Asset Management in Unternehmen vermittelt. Die Basis hierfür bilden verschiedene Referenzmodelle und Best Practice Lösungen. Dabei werden u.a. die folgenden Kernelemente für die Etablierung eines umfassenden SAM betrachtet: am Software-Lebenszyklus orientiertes Prozessmodell, Best-Practice-Rollenmodell, Aufwandsermittlung für den SAM-Regelbetrieb, geeignete Systemunterstützung. Weitere Informationen rund um die Zertifizierung sowie zu beiden Trainings finden Sie auf der Website der European SAM Academy (YW) PEOPLE Mitarbeiterporträt Helmut Weigand Helmut Weigand (50) ist einer der Gründungspartner von LICETUS. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Software Asset Management, Oracle Lizenzierung inklusive der damit verbundenen Vertragsmodelle, Oracle Auditbegleitung sowie Prozessanalyse, -Redesign und -optimierung. Darüber hinaus ist Helmut als Microsoft Licensing Professional (MLP) qualifiziert. Helmut verfügt über mehr als zwanzig Jahre Management- und Beratungserfahrung in der IT-Branche. Seine Beraterlaufbahn startete Helmut bei einer Management Beratungsgesellschaft im Bereich Design und Implementierung von Projektmanagement-Organisationen und den damit verbundenen Prozessen. Als Teamleiter für Softwaredesign und Softwareentwicklung war er maßgeblich an der Entwicklung von Logistiksystemen sowie Qualitätskennzahlensystemen beteiligt. Seine Branchenerfahrung reicht von der kundenindividuellen Softwareentwicklung über das Verlagswesen und die Druckereitechnik bis hin zur Automobilindustrie und Telekommunikationsbranche. Hier hat er unter anderem entscheidend die Konzeption und weltweite Einführung eines Software Asset Management Systems unterstützt. Seit zwei Jahren unterstützt Helmut als Trainer und auch den Aufbau der European SAM Academy, wo er u. a. die Konzeption des Schulungsprogramms übernimmt. Seite 7 Ausgabe 17, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG

8 PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter Folgende Themen sind aktuell für die kommenden Ausgaben geplant: Software-Kostenverrechnung SAM-Services: Aufbau einer SAM-Service-Plattform mit eigenen und / oder fremden Fachkräften / Experten Haben Sie Themen, die Sie besonders interessieren? Schreiben Sie uns, welche aktuellen Themen und Fragestellungen Sie im Bereich Software Asset Management besonders interessieren. Wir werden Ihre Vorschläge und Anregungen gerne aufnehmen und nach Möglichkeit in einem unserer nächsten Impact-Ausgaben verwenden. Seite 8 Ausgabe 17, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG