Herausforderungen des Finanzmanagements innerhalb der öffentlichen Verwaltung Internationale Erfahrungen

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1 Herausforderungen des Finanzmanagements innerhalb der öffentlichen Verwaltung Internationale Erfahrungen Thomas Feiler und Matthias Wahnschaffe

2 Zugang zu modernen Finanzprodukten

3 Herausforderung Effiziente bargeldlose Zahlungen Viele Begünstigte haben keinen Zugang zu modernen Finanzprodukten. Barauszahlungen in der öffentlichen Verwaltung sind kostenintensiv, unvorteilhaft hinsichtlich Ausgabe und Handhabung - sowohl für die Verwaltung als auch die Begünstigten Ausgangssituation An viele Begünstigte wird regelmäßig noch in bar ausgezahlt: Vielzahl von Prozessschritten Niedriger Automatisierungsgrad Sicherheitsanforderungen gegen betrügerische Auszahlungen Nicht revisionstaugliche Dokumentation, unzureichende Kontrolle und Transparenz Barauszahlungen sind mit Risiken für die Begünstigten verbunden Gesellschaftliche Teilhabe für Nur-Bargeldbesitzer bleibt erschwert Entwicklung/Trend Nutzung von schnellen, effizienten und wirtschaftlichen elektronischen Zahlungsmethoden Zugang zu modernen Finanzprodukten für unterstützungsbedürftige Bevölkerungsgruppen Erreichen von mehr Selbstverantwortung Senken von Verwaltungskosten bei der Durchführung von Sozialtransfers 1

4 Wie können Prepaid-Karten helfen? Die Citi Prepaid-Karte ist eine wieder aufladbare und mehrfach verwendbare sogenannte VISA Debitkarte die bereits erfolgreich z.b. zum Insentivieren von Mitarbeitern oder Kunden im Einsatz ist Für jede Karte ist lediglich ein vorab eingezahltes Guthaben verfügbar Keine Kreditvergabe und daher aber auch keine Kreditprüfung der Begünstigten Schutz vor Diebstahl und Verlust durch Citi und Visa Vorteile für die Begünstigten Sofortige Verfügbarkeit des Geldes Anwendung auch dort, wo ansonsten Bankkonto oder Kreditkarte erforderlich wären 2

5 Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten der Prepaid-Karten Anwendungsmöglichkeiten Sozialleistungen Pensionszahlungen Arbeitslosenunterstützung Invaliditätszuschüsse Steuergutschriften Kindergeld Gehaltszahlungen Einsatzmöglichkeiten Ladeneinkauf: überall, wo VISA Karten akzeptiert werden (über 500,000 Akzeptanzstellen in Deutschland und über 27 Millionen Händler weltweit) einkaufen (Lebensmittel, Kleidung, Waren, Online etc.) Abhebung am Geldautomaten bei allen VISA- Geldautomaten oder Abhebung am Bankschalter Einkauf im Internet und am Telefon Mitarbeitermotivierung Katastrophenhilfe Ausbildungszuschüsse/-darlehen 3

6 Vorteile für die Öffentliche Hand und die Begünstigten Für die Öffentliche Hand Kosteneinsparungen durch Wegfall von Barmitteln Kein Versand von Zahlscheinen Vereinfachung und geringerer administrativer Aufwand Effizienzsteigerung Elektronische und pünktliche Auszahlung Gesunkenes Betrugsrisiko In Notfällen sofortige Kartenausgabe Revisionsfähiges Berichtswesen Für die Begünstigten Serviceverbesserung durch Schnellen, flexiblen Einsatz weltweit und online Keine Auszahlungsgebühren für Zahlscheine Keine Haftung der Empfänger bei Kartenverlust/Diebstahl Internet-Kundenportal mit umfangreichen Funktionen Subjektiv empfundene Statusaufwertung durch Kreditkartencharakter für im Regelfall eher sozial benachteiligte Bevölkerungsgruppen Kein Investitionsbedarf für Software 4

7 Anwendung in der Praxis Einsatz von Prepaid-Karten in Polen Ausgangssituation Auszahlungen im Rahmen von Sozialleistungen wurden über Postämter und Zahlstellen vorgenommen ein teures und langwieriges Verfahren Größere Städte in Polen suchten nach einer alternativen und kostengünstigeren Lösung Viele Leistungsempfänger lehnten die Einzahlung auf ein Bankkonto ab. Die Sozialbehörden suchten nach einer diesem Umstand gerecht werdenden Zahlungsmethode Prepaid Karten waren die ideale Antwort auf diese Erfordernisse, da keine Notwendigkeit zur Kontoeröffnung durch die Leistungsempfänger besteht. Lösung: Die Citi Prepaid Card Keine Notwendigkeit für Zahlstellen Verbesserte buchhalterische Abstimmung Besserer Service für Leistungsempfänger Nutzung einer innovativen Lösung Einfacher Auszahlungsweg eine elektronische Datei mit allen Auftragsdetails mit einer einzigen Zahlung an die Bank Gesamtkostenersparnis bis zu 80% Die Kartennutzer habe Zugang zu über Points of sale (POS) sowie die Möglichkeit bei über Geldautomaten in Polen Bargeld abzuheben Das Sicherheitsniveau entspricht der einer Visa Debit- oder Kredit-Karte 6

8 Anwendung in der Praxis: London Borough of Lewisham Ausgangssituation Frühere Heim- oder Pflegekinder haben Anspruch auf eine wöchentliche Unterhaltszahlung, solange sie ihre Ausbildung fortsetzen oder eine Arbeit suchen Wollte das teure Scheckausstellungs- und -entgegennahmeverfahren günstiger gestalten Wollte den Prozess für die früheren Heim- und Pflegekinder vereinfachen, die jede Woche zur Entgegennahme der Zahlung anreisen müssen Lösung: Die Citi Prepaid Card Eine innovative Lösung, die sowohl Lewisham als auch den jungen Menschen entgegenkommt Die Ausgestaltung der Prepaid-Karte wurde gemeinschaftlich entwickelt Anpassungsfähiges Preismodell, das den Anforderungen der Kommunalverwaltung entspricht Qualifizierte Unterstützung durch Lösungspartner Ticon Citi unterstützt weiterhin das Programm-Management Ergebnisse Nachweislich Einsparungen von mehr als 60% pro Jahr Verbesserte Dienstleistungen für frühere Heim- und Pflegekinder Die Karte bietet Lewisham eine sichere und flexible Alternative zu Scheckzahlungen Das Modell soll weiter ausgedehnt werden 7

9 Anwendung in der Praxis: International Organisation for Migration Ausgangssituation Zwischenstaatliche Migrationsorganisation, die freiwillige Rückkehr von Asylsuchenden und illegalen Einwanderern organisiert Risiken, Kosten und die Abhängigkeit von Barzahlungen verringern, Automatisierung steigern Vermeidung von hohen Einführungs- und Unterhaltskosten eines neuen Zahlwegs Nutzern mehr Sicherheit und Komfort bieten Lösung: Die Citi Prepaid Card Ersatz von Bargeld durch aufgeladene Karten, sicheren elektronischen Prozess zum wieder aufgeladen des Kartenkontos Die Karten tragen das IOM-Logo und das Visa -Zeichen Mehr Sicherheit gegenüber der Bargeldlösung Wettbewerbsfähige Wechselkurse Ergebnisse Sorgfältiger und problemloser Einführungs- und Trainingsprozess Innerhalb 4 Monaten fast 100% der Umzugshilfen per Karte Nutzer zeigten sich rundum zufrieden IOM profitierte schnell von Kostensenkungen Ausführlichere Zahlungsberichte, besserer Kontrolle und mehr Transparenz 7

10 Anwendung in der Praxis: hohe Akzeptanz in den USA State of Maryland Ersatz bestehender Zahlungsmethoden über Scheck, Wertgutscheine oder Barauszahlungen durch eine effiziente, leistungsfähige, sichere und anwenderfreundliche Prepaid VISA Card. Sozialleistungen Pensionszahlungen Arbeitslosenunterstützung Invaliditätszuschüsse Steuergutschriften Kindergeld Gehaltszahlungen Katastrophenhilfe Ausbildungszuschüsse/-darlehen 7

11 Commercial Cards

12 Herausforderung Reise- und Beschaffungsprozesse Der allgemeine Budgetdruck der öffentlichen Hand zwingt sowohl direkte, als auch indirekte Kosten in der Verwaltung zu senken. Eine flexible, günstige und breit akzeptierte Kartenlösung kann zur Effizienzsteigerung beim Materialeinkauf und Reisekostenmanagement beitragen. Ausgangssituation: Bargeldabfluss im Rahmen von Dienstreisen und beim Materialeinkauf sind zu kontrollieren Die Bearbeitung der entsprechenden Rechnungen verursachen hohe Prozesskosten Eine möglichst hohe Transparenz und einfache Handhabung beim Controlling sollen gewährleistet werden Mangelhafte Datenerhebung führt zu unsicheren Beschaffungs- und Steuerungsentscheidungen Es wird eine deutschlandweit ggf weltweit einsetzbare Kartenlösung insbesondere zum Einkauf geringwertiger Wirtschaftsgüter und zur Begleichung der Aufwendungen auf Dienstreisen gewünscht 6

13 Wie können Citi Kartenprodukte helfen? Reisekreditkarten ( T&E Cards ) Ausstattung aller Reisenden mit Kreditkarte führt zu genereller Abschaffung von Bargeldvorschüssen, ggf Reduzierung notwendiger Kassen Reduzierte Missbrauchsmöglichkeit Vorteile bei Verlust gegenüber Bargeld Zahlungsziele mit Citi führen zum besseren Liquiditätsmanagement Erstklassiges Controlling wird möglich Übersichtliche Darstellung aller Ausgabenposten Daten sind jederzeit verfügbar Einfache Reportingfunktionalität Verbesserte Datenqualität führt zu optimierter Verhandlungsposition gegenüber Leistungserbringern (z. B. Hotels) Möglichkeit der Datenintegration zur Verbesserung des Prozesses und Reduktion der Prozesszeiten Konfiguration der Karten (z.b. Verfügungsrahmen des Karteninhabers) ist individuell einstellbar Beschaffungskarten ( Procurement Cards ) Flexibler Einsatz beim Einkauf geringwertiger Wirtschaftsgüter deutschlandweit Breite Akzeptanz Signifikante Effizienzgewinne im Bereich Bezahlvorgänge Zahlungsziele mit Citi führen zum besseren Liquiditätsmanagement Erstklassiges Controlling wird möglich Übersichtliche Darstellung aller Ausgabenposten Daten sind jederzeit verfügbar Einfache Reportingfunktionalität Verbesserte Datenqualität führt zu optimierter Verhandlungsposition gegenüber Leistungserbringern Möglichkeit der Datenintegration zur Verbesserung des Prozesses und Reduktion der Prozesszeiten Konfiguration der Karten (z.b. Verfügungsrahmen des Karteninhabers) ist individuell einstellbar Verbesserung der finanziellen Ausstattung von Lieferanten 7

14 Citi als weltweit führender Kartenanbieter Abwicklung über die eigene Plattform, womit Kontrolle und Funktionalität sicher gestellt sind. Vertrauen und Partnerschaft Über 350 multinationale Kunden Partnerschaftliche Zusammenarbeit zur Umsetzung einer Komplettlösung Größtmögliche Lieferantenauswahl, um die maximale Anzahl an Transaktionen zu erfassen Unsere Produkte sind lokal Zahlungen Kundenservice Citi ist nicht auf Partnerbanken angewiesen, Citi hat eine eigene Plattform, die sicherstellt: Daten- und Produktkonsistenz Citi hat eigenes Personal: Kundenservice, Account Management, Implementierung, etc. Globale Standards Effizienzgewinne, Kontrolle und Verlässlichkeit Ständige Investitionen in Technologie und Innovation Bewährte Purchasing Card Expertise Größtes globales P-card Programm (US Govt) Durchgängige Kartenkontrollen Expertise in: Implementierung, File delivery, Reporting Mehr als 20 Jahre Erfahrung mit Commercial Cards Programmen 8

15 Internationale Beispiele Western Australia Department of Treasury and Finance Komplettlösung für Reisekosten und Beschaffung United States of America GSA Smart Pay Komplettlösung für Reisekosten und Beschaffung Brasilien Sowohl für Zahlungen als auch Auszahlungen, zum Beispiel für Micro Finance Kredite für Kleinbauern und Fischer GPC Programm in Großbritannien Starker Fokus auf Beschaffungen

16 Focus auf das Beispiel in Großbritannien Einführung des Programms 1997 Zielsetzung: Erhöhung der Effizienz Zeitersparnis Kontrolle Automatisierung von Prozessen Verfügbarkeit für alle Dienststellen und Behörden des öffentlichen Dienstes über die Jahre Mandatierung für alle Ministerien

17 Nebeneffekte Der öffentliche Dienst diente hier als Schrittmacher für die gesamte Wirtschaft Durch die große Nutzung wuchs die Zahl der Akzeptanzstellen automatisch, so dass die Privatwirtschaft zum Zeitpunkt der Nutzung eine vorhandene Infrastruktur vorfand Großbritannien ist nur durch diese Vorreiterrolle des öffentlichen Dienstes heute das europäische Land mit der höchsten Kartennutzung im B2B, sei es traditionell, über das Internet oder integriert in elektronische Beschaffunsgplattformen Für die Lieferanten optimierte sich das Cash Management durch schnellere Verfügbarkeit der Zahlungen, so dass die Erfordernis sank, längere Zwischenfinanzierungen aufzunehmen bis die traditionelle Rechnung bezahlt war. Dies war also eine direkte Förderung der KMU

18 Zahlen aus dem GPC Programm Als 1998 die erste Karten in Betrieb genommen wurden, resultierte dies in einem Jahresumsatz von 3,2 Mio. GBP In 2009 wurde erstmals eine Jahresumsatz von mehr als 1 Milliarde GBP erreicht In 1998 wurde Prozessersparnisse von GBP errechnet In 2009 wurden gemäß des aktuellen Jahresberichts 186 Mio. GBP eingespart, kumuliert seit Auflegung des Programms mehr als 860 Mio. GBP In 2009 sind mehr Karten in Nutzung, die mehr als 6.6 Millionen Transaktionen verursacht haben Insgesamt mehr als 1700 Stellen des öffentlichen Dienstes nehmen am Programm teil, von 2008 auf 2009 ein erneuter Zuwachs von 28 % 254 Tonnen CO2 wurden vermieden und 66 Millionen Din A4 Seiten Papier wurden nicht verbraucht

19 IRS Circular 230 Disclosure: Citigroup Inc. and its affiliates do not provide tax or legal advice. Any discussion of tax matters in these materials (i) is not intended or written to be used, and cannot be used or relied upon, by you for the purpose of avoiding any tax penalties and (ii) may have been written in connection with the "promotion or marketing" of any transaction contemplated hereby ("Transaction"). Accordingly, you should seek advice based on your particular circumstances from an independent tax advisor. Any terms set forth herein are intended for discussion purposes only and are subject to the final terms as set forth in separate definitive written agreements. This presentation is not a commitment to lend, syndicate a financing, underwrite or purchase securities, or commit capital nor does it obligate us to enter into such a commitment, nor are we acting as a fiduciary to you. 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In this regard, by accepting this presentation, you acknowledge that (a) we are not in the business of providing (and you are not relying on us for) legal, tax or accounting advice, (b) there may be legal, tax or accounting risks associated with any Transaction, (c) you should receive (and rely on) separate and qualified legal, tax and accounting advice and (d) you should apprise senior management in your organization as to such legal, tax and accounting advice (and any risks associated with any Transaction) and our disclaimer as to these matters. By acceptance of these materials, you and we hereby agree that from the commencement of discussions with respect to any Transaction, and notwithstanding any other provision in this present ation, we hereb y confirm that no participant in any Transaction shall be limited from disclosing the U.S. tax treatment or U.S. tax st ructure of such Transaction. We are required to obtain, verify and record certain information that identifies each entity that enters into a formal business relationship with us. We will ask for your complete name, street address, and taxpayer ID number. We may also request corporate formation documents, or other forms of identification, to verify information provided. Any prices or levels contained herein are preliminary and indicative only and do not represent bids or offers. These indications are provided solely f or your information and consideration, are subject to change at any time wit hout notice and are not intended as a solicitation with respect to the purchase or sale of any instrument. The information contained in this presentation may include results of analyses from a quantitative model which represent potential future events that may or may not be realized, and is not a complete analysis of every material fact representing any product. Any estimates included herein constitute our judgment as of the date hereof and are subject to change without any notice. We and/or our affiliates may make a market in these instruments for our customers and for our own account. Accordingly, we may have a position in any such instrument at an y time. Although this material may contain publicly available information about Citi corporate bond research, fixed income strategy or economic and market analysis, Citi policy (i) prohibits employees from offering, directly or indirectly, a favorable or negative research opinion or offering to change an opinion as consideration or inducement for the receipt of business or for compensation; and (ii) prohibits analysts from being compensated for specific recommendations or views contained in research reports. So as to reduce the potential for conflicts of interest, as well as to reduce any appearance of conflicts of interest, Citi has enacted policies and procedures designed to limit communications between its investment banking and research personnel to specifically prescribed circumstances Citibank, N.A. All rights reserved. Citi and Citi and Arc Design are trademarks and service marks of Citigroup Inc. or its affiliates and are used and registered throughout the world. Citi believes that sustainability is good business practice. We work closely with our clients, peer financial institutions, NGOs and other partners to finance solutions to climate change, develop industry standards, reduce our own environmental footprint, and engage with stakeholders to advance shared learning and solutions. Highlights of Citi s unique role in promoting sustainability include: (a) releasing in 2007 a Climate Change Position Statement, the first US financial institution to do so; (b) targeting $50 billion over 10 years to address global climate change: includes significant increases in investment and financing of renewable energy, clean technology, and other carbon-emission reduction activities; (c) committing to an absolute reduction in GHG emissions of all Citi owned and leased properties around the world by 10% by 2011; (d) purchasing more than 234,000 MWh of carbon neutral power for our operations over the last three years; (e) establishing in 2008 the Carbon Principles; a framework for banks and their U.S. power clients to evaluate and address carbon risks in the financing of electric power projects; (f) producing equity research related to climate issues that helps to inform investors on risks and opportunities associated with the issue; and (g) engaging with a broad range of stakeholders on the issue of climate change to help advance understanding and solutions. Citi works with its clients in greenhouse gas intensive industries to evaluate emerging risks from climate change and, where appropriate, to mitigate those risks. efficiency, renewable energy & mitigation

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