DATEV Unternehmen online: Belege digitalisieren und hochladen

Transkript

1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Belege online DATEV Belegtransfer DATEV Unternehmen online DATEV Upload Mail DATEV Upload online Upload mobil DATEV Unternehmen online: Belege digitalisieren und hochladen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Hintergrund 3 Vorgehen 3.1 Voraussetzungen 3.2 Belege digitalisieren und übertragen Anwendungen, um Belege zu übertragen Übersicht der zulässigen und nicht zulässigen Dateitypen 3.3 Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung übertragen 3.4 Belegdaten mit integriertem Beleglink über Schnittstellenlösungen übertragen 4 Weitere Informationen Aktuelle Änderungen Kapitel 3.2.2: Ergänzung der gültigen Dateiformate mit DATEV Belegfreigabe online. 1 Über dieses Dokument In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Belege und Dokumente digitalisieren und nach Belege online hochladen. Die Belege werden dabei im DATEV-Rechenzentrum gespeichert, damit Sie in Belege online zur Verfügung stehen. 2 Hintergrund Dokument Seite 1 von 6

2 DATEV Belege online ist ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Belege online ist ein Dokumentenablagesystem im DATEV-Rechenzentrum für die gemeinsame Nutzung durch Kanzlei und Mandant. Der Mandant gibt die Originalbelege nicht außer Haus, sondern überträgt diese Belege digitalisiert an Belege online. Hier können digitalisierte Belege in einer frei definierbaren Struktur abgelegt und indiziert werden. Zudem kann über die Suchfunktion gezielt gesucht werden (z. B. Suche nach Betrag, Datum, Belegnummer). Sie können Belege online über Anwendungen Belege aufrufen. 3 Vorgehen Die Digitalisierung von Belegen per Scanner wird in der Regel vom Unternehmen vorgenommen, gebucht wird in der Kanzlei. Klären Sie die daraus entstehenden organisatorischen Fragen im Vorfeld. Weitere Informationen finden Sie im Dokument Tipps zur Digitalisierung der Belege per Scanner (Dok.-Nr ) 3.1 Voraussetzungen Damit Sie Belege digitalisieren und an Belege online übertragen können, muss DATEV Unternehmen online eingerichtet werden. Stammdaten anlegen und bearbeiten Stammdaten online ist die zentrale Anwendung in DATEV Unternehmen online für die Pflege von Mandantendaten (USt-IdNr., Steuernummer) und Geschäftspartnerdaten (Kunden und Lieferanten). Weitere Informationen finden Sie im Dokument Stammdaten online Überblick (Dok.-Nr ) und DATEV Unternehmen online - Erste Schritte und Einsatzvoraussetzungen (Dok.-Nr ) Beachten Sie: Sie können nur für die Anwendungen einen Bestand anlegen, für die auch Rechte auf Ihrem Zugangsmedium (DATEV SmartLogin / DATEV SmartCard / DATEV midentity) vorhanden sind. Mandantenbestand muss unter demselben Ordnungsbegriff (Beraternummer und Mandantennummer) angelegt werden, der auch im DATEV-Rechnungswesen- Programm verwendet wird. Bei der Speicherung von vertraulichen Dokumenten in DATEV Unternehmen online müssen branchenspezifische Besonderheiten und die Einhaltung berufsrechtlicher Vorgaben beachtet werden. 3.2 Belege digitalisieren und übertragen Leistungsänderung DATEV Scan-Modul und Webscanning in DATEV Upload online Dokument Seite 2 von 6

3 DATEV stellt zum die Funktionalität Scannen in den Programmen DATEV Belegtransfer und DATEV Upload online ein. Die Digitalisierung von Dokumenten per Scanner via DATEV Scan-Modul oder per Webscanning-Komponente in DATEV Upload online ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich. Weitere Informationen erhalten Sie in Leistungsänderung DATEV Scan-Modul und Webscanning in DATEV Upload online (Dok.-Nr ) oder auf Anwendungen, um Belege zu übertragen Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Belege zu digitalisieren und zu übertragen: Belege digitalisieren und mit DATEV Upload online übertragen Mit DATEV Upload online können Sie Dokumente scannen oder digital vorliegende Dokumente nach Belege online hochladen. Der Aufruf erfolgt direkt über die Startseite Belege online über Belege scannen/hochladen. Die Bearbeitungsfunktionen Heften, Entheften, Drehen und Vergrößern stehen zur Verfügung. Für das Scannen, die Vorschaubilder und das Bearbeiten von Dokumenten benötigen Sie die kostenlose Zusatzkomponente Captiva Cloud Runtime. Nähere Informationen finden Sie im Dokument DATEV Upload online - Übersicht (Dok.-Nr ) und unter Beachten Sie, dass Ihnen die Scan-Komponente in DATEV Upload online nur noch bis zum zur Verfügung steht. Belege digitalisieren und mit DATEV Belegtransfer übertragen Mit dem Programm DATEV Belegtransfer können Sie digitalisierte oder digital eingegangene Belege automatisch oder zu festgelegten Zeiten nach Belege online übertragen lassen. Das Programm DATEV Belegtransfer ist im Leistungsumfang von DATEV Unternehmen online enthalten. Sie können das Programm unter herunterladen. Nähere Informationen finden Sie im Dokument DATEV Belegtransfer V.3.7x - Erste Schritte zur Einrichtung (Schrittanleitung) (Dok.-Nr ). Über DATEV Belegtransfer können Sie auch Dokumente aus Ihrer DATEV Dokumentenverwaltung (DATEV DMS classic, Dokumentenablage und DATEV DMS) mit Buchungsinformationen in Belege online importieren und im DATEV-Rechenzentrum archivieren. Nähere Informationen finden Sie im Dokument DATEV Belegtransfer V.3.7x - Dokumente aus den Dokumentenmanagement-Lösungen importieren (Dok.-Nr ) Belege digitalisieren und mit dem DATEV Scan-Modul übertragen Das Programm DATEV Belegtransfer enthält auch die Komponente Scan-Modul. Damit können Belege gescannt und lokal am PC bearbeiten werden, bevor die Belege nach Belege online übertragen werden. Dokument Seite 3 von 6

4 Nähere Informationen finden Sie im Dokument DATEV Scan-Modul - Installieren, Belege scannen und nach Belege online übertragen (Dok.-Nr ). Beachten Sie, dass Ihnen das DATEV Scan-Modul nur noch bis zum zur Verfügung steht. Belege digitalisieren und mit DATEV Upload mobil übertragen DATEV Upload mobil ermöglicht Ihnen mithilfe mobiler Endgeräte mit ios oder Android-Betriebssystem Belege zu digitalisiert, in das DATEV-Rechenzentrum hochzuladen und mit DATEV Unternehmen online weiterzuverarbeiten. Nähere Informationen finden Sie im Dokument DATEV Upload mobil: Zugang aktivieren (Dok.-Nr ) Digitale Belege mit DATEV Upload Mail übertragen Mit DATEV Upload Mail können Sie per eingegangene Dokumente direkt an DATEV Unternehmen online weiterleiten. Das Programm DATEV Upload Mail ist im Leistungsumfang von DATEV Unternehmen online enthalten. Nähere Informationen finden Sie im Dokument DATEV Upload Mail - Digitale Belege per senden (Dok.- Nr ). Eine detaillierte Gegenüberstellung der DATEV-Programme zur Übertragung von Dokumenten nach DATEV Unternehmen online finden Sie in diesem Leitfaden Übersicht der zulässigen und nicht zulässigen Dateitypen Dateitypen DATEV Belegfreigabe online Wenn Sie DATEV Belegfreigabe online nutzen, sind folgende Dateiformate zur Übertragung digitaler Belege zulässig: GIF JPG JPEG TIF TIFF PNG PDF XML Prüfen Sie in der Übersicht der DATEV-Upload-Programme, ob das Dateiformat unterstützt wird. Übersicht der DATEV Upload-Programme Um digitale Belege an Belege online zu übertragen, können folgende DATEV-Programme verwendet werden. In der Übersicht sehen Sie die möglichen Dateitypen je DATEV-Programm. (X = zulässig, - = nicht zulässig) Dokument Seite 4 von 6

5 Dateityp DATEV Belegtransfer DATEV Upload online DATEV Upload Mail DATEV Upload mobil Informationen zum Produkt V3.7x V.5 Android ios BMP X X X CSV X X X DTA DOC X X X DOCX X X X EML GIF X X X HEIC X JPG X X X - - X JPEG X X X - X X MSG X X ODS X X X ODT X X X PDF (inkl. ZUGFeRD) X X X X X X PKCS7 X X X PNG X X X - X X RTF X X X TIF X X X X - - TIFF X X X X - - TXT X X X XLS X X X XLSX X X X XML (inkl. XRechnung) X X X ZIP X X Dokument Seite 5 von 6

6 3.3 Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung übertragen Sie können E-Rechnungen mit dem DATEV Belegtransfer nach DATEV Unternehmen online übertragen. Hierzu muss der Verzeichnistyp im DATEV Belegtransfer auf Standard gesetzt sein. Zudem können Sie aus Auftragswesen online heraus die Rechnungen oder Gutschriften/Rechnungskorrekturen im ZUGFeRD-Format als versenden. Nähere Informationen: DATEV Unternehmen online - Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und verarbeiten (Dok.-Nr ) DATEV Unternehmen online - XRechnungen verarbeiten (Dok.-Nr ) 3.4 Belegdaten mit integriertem Beleglink über Schnittstellenlösungen übertragen DATEV bietet eine Vielzahl von Schnittstellenlösungen, mit denen Sie aus Fremdprogrammen beispielsweise Belegdaten und / oder digitale Belege in DATEV Unternehmen online importieren können. Weitere Informationen: DATEV Unternehmen online: Schnittstellenlösungen (Dok.-Nr ) 4 Weitere Informationen Tipps zur Digitalisierung der Belege per Scanner (Dok.-Nr ) Copyright DATEV eg Dokument Seite 6 von 6