Faxnachrichten bearbeiten

Transkript

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2 Prämissen Wenn es um Businesskommunikation geht, spielt die Signierung von Dokumenten eine wichtige Rolle. Es gibt noch Unternehmen, die weiterhin auf Papier unterschriebene Dokumente nutzen und deshalb ihre online Tätigkeit unterbrechen müssen. Derzeit stellt Popfax ein neues Feature zum online Bearbeiten, Signieren und Faxen von Dokumenten bereit. Der Verfahren erfolgt über die Webschnittstelle und in nur ein paar Klickszeiteffizient und umweltfreundlich. Von dieser Funktionalität profitieren zu können, brauchen die Nutzer das Optionen-Paket zu aktivieren. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie einfach es bei Popfax ist, Dokumente zu bearbeiten, zu signieren und per Fax zu verschicken. 2

3 Popfiles - machen Sie Ihr Fax bearbeitbar PopFiles ist ein in dem persönlichen Kundenbereich verfügbarer Ordner und enthält Dokumente, die bearbeitet werden können. Also, wenn Sie jetzt ein Fax von Ihrem Popfax Konto bearbeiten möchten, können Sie dieses einfach auswählen und auf Bearbeiten anklicken. Wenn Sie 2 oder mehrere Faxe ausgewählt haben, werden diese zu einem mehrseitigen Dokument erstellt. Ein Pop-Up wird Sie informieren, dass Ihr(e) Fax(e) zum Bearbeiten in den PopFiles Ordner kopiert wird/werden. Automatisch wird das System Ihrem Dokument einen Namen vergeben, den Sie auf diesem Popup ändern können. 3

4 Popfiles - ein neues zu bearbeitendes Dokument hinzufügen In dem Ordner PopFiles können Sie ein neues zu bearbeitendes Dokument hinzufügen, mithilfe des Buttons Neues Dokument hinzufügen. Ihr Dokument können Sie: -von Ihrem Devise hochladen (durch die Durchsuchen Funktion). -im A4 Format neu erstellen, oder -per in den Ordner PopFiles weiterleiten. Sie werden Dateien bis zu 8 MB hochladen können, in unterschiedlichen Formaten: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODS, SXW, ODP, PDF, PS, BMP, GIF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, EPS, RTF, TXT. Um Dokumente direkt via hochladen zu können, senden Sie diese an popfiles@popfax.com. Nur Anträge von -Adressen bei Popfax werden bearbeitet. Das Betreff- und Textfeld können Sie leer lassen. Wenn Ihre Nachricht mehrere Anhänge enthalten wird, werden diese zu einem mehrseitigen Dokument erstellt. Alle hochgeladenen Dokumente werden in einem Fax-Format gespeichert und zum Bearbeiten bereitgestellt. Die Verarbeitungszeit beträgt bis zu 2 Minuten 4

5 Popfiles - Ihr Dokument bearbeiten Um ein Dokument im Ordner PopFiles umzubenennen, brauchen Sie auf das Namensfeld anzuklicken und neu eintippen. Um den Editor zu starten, klicken Sie auf Bearbeiten Ihrem Ordner PopFiles oder auf der Vorschauseite Ihres Dokuments. Von der Menürubrik des Editors können Sie dem Dokument einen Text, ein Datum oder Ihre eigene Signatur einfügen. Nur die gespeicherten Änderungen werden beibehalten. Die von Ihnen hinzugefügten Details werden mittels der Suchfunktion leicht zu finden. 5

6 Eine Signatur erstellen Sie werden Ihre Signaturen in Ihrem Popfax Konto, im Ordner Signaturen (neben PopFiles ) verwalten können. Es gibt 4 Möglichkeiten, um eine Signatur hinzuzufügen. Diese können Sie: - von Ihrem PC oder Handygerät hochladen das Dateiformat Ihres Bildes sollte JPG, PNG, GIF sein und bis zu 8 MB betragen; - in Ihrem Popfax Konto zeichnen- dieses Feature erlaubt Ihnen, Ihre Signatur mittels des Zeigegerätes oder einfach mit dem Fingerdruck auf den Touchscreen zu zeichnen. - anhand der verfügbaren Schriftarten eintippen, oder - per hochladen- Ihre Signatur brauchen Sie von Ihrem Postfach an an die Adresse sign@popfax.com zu senden, um diese in Ihrem Ordner Signaturen verfügbar zu haben. Die absendende Adresse sollte der Adresse Ihres Popfax Kontos entsprechen. Das Betreff- und Textfeld Ihrer Nachricht können Sie leer lassen. 6

7 Eine Signatur bearbeiten Den Signaturen-Editor öffnen Sie, indem Sie auf die Vorschaubilder in Ihrem Ordner Signaturen anklicken werden. Folgende Bearbeitungs-Tools sind für die hochgeladenen Signaturen verfügbar: - Bildabschneiden (verfügbar nur wenn die Signatur erstellt wird - Signaturendrehen - Schwellenwert anpassen Alles, was Sie in den gezeichneten oder eingetippten Signaturen bearbeiten können, ist nur diese zu drehen. 7

8 Ihre Dokumente bearbeiten, signieren und faxen Vermuten wir, dass Sie einen per Fax empfangenen Vertrag mit Ihren Firmenangaben ausfüllen, unterschreiben und zurück faxen müssen. Um den Bearbeitungsvorgang zu starten, öffnen Sie Ihr Popfax Box und dann das empfangene Fax. Um die Firmendaten einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Der Editor wird gestartet. Der Editor ermöglicht Ihnen folgende Handlungen: - das aktuelle Datum einfügen - die Firmendaten ausfüllen (Namen, Anschrift, Kontakttelefonnummer, usw.) als Freitext. - eine in Ihrem Konto verfügbare Signatur hinzufügen Jetzt ist Ihr bearbeiteter und unterschriebener Vertrag zum Faxen bereit, nur auf Speichern und faxen anklicken. 8

9 VERTRAUEN SIE IHR FAXEN DEN SPEZIALISTEN MOBILITÄT : die Faxe sind im Posteingang jederzeit und überall verfügbar. Moderne Tools tragen zur effizienten Verwaltung von Faxe bei. VERTRAULICHKEIT: Nutzer haben vertraulichen und gesicherten Zugang zu ihren Popfax Kontos. EINFACHHEIT: keine Einrichtung; Sie brauchen nur einen Computer mit Internet Anschluss KOSTENEFFIZIENZ: für 3.99/Monat erhalten Sie eine LOKALE FAXNUMMER zum Versand und Empfang einer unbegrenzten Anzahl von Faxe via Internet oder . ZUVERLÄSSIGKEIT: 24/7 hoch-redundanter Service UMWELTFREUNDLICH: keine Tinte, kein Papier virtuelles Faxen macht Ihr Büro ökologischer. Über Popfax Popfax ist der weltweit führende Anbieter von Internet-Fax Services. Diese ermöglichen den Endkunden das Senden und Empfangen von Internet-Faxe über ein Webinterface, -Programm oder Mobile und Desktop-Anwendungen. Dank seines Profi-Tools-Sets (OCR, Indexierung, Fax- Bearbeiten und Signieren, Scannen und faxen, Sprachnachrichten, mehrfache Destinationen, APIs...) ist Popfax weit vorne von anderen Wettbewerbern. In einer Back- oder Front-Office Anwendung integriert ermöglichen sie die Durchführung von Transaktionsaufgaben via Fax. Die Popfax Zahlen sind aussagekräftig: der Dienst zählt über 50,000 Kunden weltweit und weist lokale Faxnummern zu, für über 500 Städten in mehr als 20 Ländern. Der Web-Service ist in mehr als 20 Sprachen verfügbar und die Kundenanfragen werden in einer aus den 7 unterstützten Sprachen beantwortet. Der Dienst wird von der französischen Kapitalgesellschaft POPFAX angeboten und kann durch lokale Zahlungsweisen in 15 Ländern und 10 Währungen erworben werden. Popfax ist eine Internet-Fax Lösung sowohl für Selbstständige (KMU und SoHos), als auch für Firmenkunden, die diese ausgelagerte Lösung nutzen, um ihre Fax-Bedürfnisse abzudecken: entweder via verfügbaren Servern, Faxgeräten oder Transaktionsanwendungen. Werden Sie unser Partner und erleben Sie alle Vorteile unseres gut-referenzierten, professionellen und kostengünstigen Fax Services. Mehr erfahren Für weitere Auskunft, wie Sie sich am Popfax Partnerprogramm beteiligen können, kontaktieren Sie uns unter support@popfax.com POPFAX - 3, passage des bleuets CARRIERES SUR SEINE - FRANCE 9