Bedienungsanleitung global exchange (globe) für Kunden

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1 Bedienungsanleitung global exchange (globe) für Kunden Version deutsch, lhel feh stp

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG Systemanforderungen Sicherheit ANMELDUNG UND ABMELDUNG SCHNELLEINSTIEG ZUR DOKUMENTENÜBERMITTLUNG Erster Schritt: Neue Sendung erstellen Zweiter Schritt: Einfügen von Zeichnungen und anderen Dokumenten in Ihre Sendung Letzter Schritt: Abschicken Ihrer Sendung an den GL WIE MAN GEPRÜFTE DOKUMENTE ERHÄLT Öffnen des Posteingangs Öffnen der erhaltenen Sendung Download von geprüften Dokumenten einer Sendung Bearbeitungsstatus Ihres Projektes FUNKTIONEN Allgemeine Steuerungskontrollen Funktion : Home Funktion: DataRoom Funktion: Neue Sendung (ZIP-Dateien, CSV-Schnittstelle, XML-Schnittstelle) Funktion: Eingang Funktion: Ausgang Funktion: Projekte Funktion: Suchen Hinweis: Aktualisierung der angezeigten Informationen KONTAKT Version 2.4 Seite 2 von 27

3 1 EINFÜHRUNG Globe ist eine Internet-Anwendung zum papierlosen Austausch von Zeichnungen und Dokumenten (PDF Format) zwischen Germanischer Lloyd (GL) und seinen Kunden. Kapitel 2 dieser Bedienungsanleitung beschreibt An- und Abmeldung. Kapitel 3 hilft Ihnen mit einem Schnelleinstieg bei der Übermittlung Ihrer ersten Dokumente an den GL. In Kapitel 4 wird erklärt, wie Sie die geprüften Dokumente zurück erhalten. Kapitel 5 enthält zusätzliche Beschreibungen aller Aktionen und allgemeinen Funktionen der globe-anwendung zur Nutzung der gesamten Funktionalität und aller Vorteile von globe. 1.1 Systemanforderungen Die Anwendung von globe erfolgt mit einem Webbrowser. Unterstütze Browser - Microsoft Internet Explorer 6 oder höher - Firefox 2.0 oder höher - Opera 8.5 oder höher Alle Browser müssen Session-Cookies erlauben und JavaScript muss aktiviert sein (Standarteinstellungen von unterstützten Browsern). 1.2 Sicherheit Der Zugang zu global exchange (globe) wird exklusiv über eine SSL Verbindung zur Verfügung gestellt, die 128-Bit- Verschlüsselung verwendet. So können die übertragenden Daten nicht von Dritten gelesen oder modifiziert werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Anwender-Authentifizierung (RSA SecurID) zu verwenden. Um mehr Details zu erhalten, lesen Sie bitte die technische Dokumentation des führenden Sicherheitsunternehmens RSA: Version 2.4 Seite 3 von 27

4 2 ANMELDUNG UND ABMELDUNG 2.1 Anmelden in globe Um globe zu verwenden benötigen Sie eine Benutzer-ID und ein Kennwort. Wenn Sie auf unserer Website unter GL Tools global exchange (globe) anwählen, finden Sie in der rechten Spalte einen Link zum Registrierungsformular. Nach Ausfüllen und Absenden des Formulars werden Ihnen Ihre Login-Informationen innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen zugesandt. Sie können globe entweder direkt über die URL https://www.gl-group.com/globe/app oder durch Anwahl des Links Login to globe unter Kunden-Service / global exchange (globe) aufrufen. Es erscheint dann die Anmeldungsseite von globe. Anmeldungsseite von global exchange (globe) Nach der Eingabe Ihrer Benutzer-ID und Ihres Kennworts klicken Sie auf den Login -Knopf, um auf die globe-seiten zu gelangen. Während Ihrer ersten Anmeldung oder falls Ihr Kennwort von uns neu erzeugt worden ist (z.b. wenn Sie es vergessen) werden Sie aufgefordert, das Kennwort zu ändern. Sie können auch von sich aus jederzeit Ihr Kennwort ändern, indem Sie beim Login das Kästchen change password after login anklicken. Version 2.4 Seite 4 von 27

5 Nachdem Sie sich angemeldet haben, begrüßt Sie die Homepage der Anwendung: Name Ihres Kundenportals ( DataRoom ) Ihr Name Homepage von global exchange (globe) Ihr gegenwärtiges Kundenportal (der DataRoom ) ist geöffnet worden und erwartet Ihre Handlungen. Alle wichtigen Aktionen können von der Homepage ausgelöst werden ( Homepage-Links ). 2.2 Abmelden aus globe Die Abmeldung aus globe wird durchgeführt, indem an der linken untersten Ecke der Logout -Link betätigt wird. Außerdem werden Sie automatisch abgemeldet, wenn Sie länger als vier Stunden keine Aktionen durchgeführt haben. Version 2.4 Seite 5 von 27

6 3 SCHNELLEINSTIEG ZUR DOKUMENTENÜBERMITTLUNG Dieses Kapitel beschreibt in drei Schritten, wie man dem GL Dokumente übermittelt. In den meisten Fällen sollte diese schnelle Einführung genügen, um Ihre Dokumente versenden zu können. 3.1 Erster Schritt: Neue Sendung erstellen Klicken Sie bitte auf den Link New Transmittal. Sie sollten eine Seite wie diese sehen: New Transmittal Formular Ein Transmittal stellt das elektronische Gegenstück zu einer Briefsendung mit Ihren zu prüfenden Dokumenten dar. In diesem ersten Schritt werden die Felder Project, Subject und evtl. Client Ref. No. ausgefüllt. Jede Sendung muss einem Projekt zugeordnet werden, zu dem Ihre Dokumente gehören. Dazu wählen Sie aus der oben rot eingekreisten Liste das entsprechende Projekt aus oder Sie wählen (ADD PROJECT), falls Sie die erste Sendung für ein neues Projekt erstellen. Im letzten Fall wird das auf der folgenden Seite dargestellte Formular zum Hinzufügen eines Projekts angezeigt. Version 2.4 Seite 6 von 27

7 Formular zur Erstellung eines neuen Projekts Geben Sie für ein neues Projekt hinter Project Description einen passenden Namen für das Projekt ein (z.b. Typ und Name des Schiffs o.ä.) und hinter Register Number die GL Schiffsregister-Nummer. Falls Ihnen die Register- Nummer nicht bekannt sein sollte, können Sie das Feld leer lassen. Wenn möglich ergänzen Sie die Nummer dann bitte später. Falls das Projekt mehrere (Schwester-)Schiffe umfasst, geben Sie nur die Nummer für den Prototypen (meistens die kleinste Nummer) ein. Wenn Sie möchten können Sie hinter Remarks noch eine Anmerkung oder weitere Informationen zu dem Projekt hinzufügen. (Weitere Hinweise zu Projekten gibt es in Kapitel 5.7.) Klicken Sie auf Save. Sie gelangen zum New Transmittal - Formular zurück und das gerade erzeugte Projekt ist ausgewählt. Das Feld Subject entspricht der Betreff-Zeile in einem Brief. Teilen Sie uns hier z.b. kurz mit, welche Art von Dokumenten Sie bei uns einreichen (Schiffs-Bereich/-Komponente zu dem/der die eingereichten Konstruktionszeichnungen gehören o.ä.). Außerdem können Sie im Feld Client Ref. No. Ihre eigene Referenznummer für diese Sendung eingeben. 3.2 Zweiter Schritt: Einfügen von Zeichnungen und anderen Dokumenten in Ihre Sendung Als ein konsistentes Dateiformat für den Austausch von Zeichnungen und Dokumenten wird das Adobe PDF-Format (Portable Document Format) verwendet. Einige Dinge sind bei der Erzeugung der PDF-Dateien zu beachten: Verwenden Sie Farben bitte nur, wenn absolut notwendig. Legen Sie die PDF s in Originalgröße (ohne jegliche Größenveränderung) an, so dass der Maßstab erhalten bleibt und die Zeichnungen ohne Verzerrung ausgedruckt werden können. Klicken Sie bitte an der Unterseite des New Transmittal Formulars auf Add document. Version 2.4 Seite 7 von 27

8 New Document Formular Im obigen Formular können Sie durch Anklicken von Durchsuchen ein neues Dokument hinzufügen. Wählen Sie es in dem Verzeichnis, wo Sie es abgespeichert haben, aus und es wird im Feld File eingetragen. Ergänzen Sie anschließend im Feld Title den Namen und im Feld Drawing No. die Nummer der Zeichnung / des Dokuments. Wenn möglich geben Sie zuletzt noch die Art des Dokuments bzw. des in der Zeichnung wiedergegebenen Systems durch Auswahl aus der Liste Headline/Unit an. Drücken Sie Add another document, wenn Sie weitere Dateien hinzuzufügen haben. Drücken Sie den OK -Knopf um das Hinzufügen von Dokumenten zu beenden. Hinweis: Das Einfügen von Dokumenten lässt sich, insbesondere bei einer größeren Anzahl, noch optimieren. Wir empfehlen hierzu mehrere Dateien in der Form einer einzelnen ZIP-Datei zu laden. Kapitel 5.4 enthält ausführlichere Informationen. Version 2.4 Seite 8 von 27

9 Das Sendungsformular wird wieder angezeigt und sollte Ihre Dokumente enthalten: Ihre hochgeladenen Dokumente New Transmittal Formular: Dokumentenliste An diesem Punkt können Sie noch alle Daten Ihrer Sendung ändern, weitere Dokumente hinzufügen oder auch wieder löschen. Sie können auch Save as draft ( Als Entwurf speichern ) anklicken, um Ihre Arbeit zu unterbrechen und die Sendung z.b. beim nächsten Aufruf von globe weiter zu bearbeiten oder zu ergänzen. Anschreiben: Jeder Sendung muss ein Anschreiben beigefügt sein. Dieses hat den gleichen Zweck und Inhalt wie das Anschreiben bei einer entsprechenden Briefsendung. Fügen Sie es genauso wie die anderen Dokumente als PDF-Datei hinzu. Wählen Sie als Headline/Unit bitte Correspondence. Zur Vollständigkeitsprüfung listen Sie bitte auch alle Dokumente auf, die in der Sendung enthalten sind. Hinweis: Es ist geplant zur Arbeitserleichterung durch Anwahl eines zusätzlichen Knopfs Create cover letter template einen Entwurf für ein vorausgefülltes Anschreiben zur Verfügung zu stellen. Version 2.4 Seite 9 von 27

10 3.3 Letzter Schritt: Abschicken Ihrer Sendung an den GL Um Ihre fertiggestellte Sendung an den Germanischen Lloyd zu übermitteln klicken Sie bitte Send transmittal to receiver ( Sendung an den Empfänger senden ). Wenn keine Fehlermeldung erscheint (Sie also alle notwendigen Felder ausgefüllt haben und kein technisches Problem auftritt o.ä.), wird Ihre abgehende Sendung dem Ausgang Ihres DataRooms hinzugefügt. Sobald sie hier aufgeführt ist, steht sie dem GL zur Bearbeitung und Genehmigung zur Verfügung und wir erhalten hierüber eine Benachrichtigung. Ihre Dokumente werden auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft, zur inhaltlichen Prüfung vorbereitet und an den Prüfingenieur weitergeleitet. Ausgang Ihres DataRooms Damit ist für Sie die Übermittlung Ihrer Dokumente abgeschlossen. Version 2.4 Seite 10 von 27

11 4 WIE MAN GEPRÜFTE DOKUMENTE ERHÄLT Hat der GL die Zeichnungen erst einmal ausgewertet, werden diese in Ihren DataRoom zurückgestellt. Sie werden über erhaltene Sendungen mittels informiert; alternativ können Sie globe regelmäßig überprüfen, um zu sehen, was in Ihrem Posteingang ist. Im Falle, dass Sie über eine neue Sendung durch eine informiert werden, haben Sie die Möglichkeit, sie durch den in der zur Verfügung gestellten Link direkt in globe aufzurufen. Andererseits, wenn Sie globe regelmäßig überprüfen, zeigt ein roter Pfeil das Vorhandensein von ungelesenen Dokumenten an; indem Sie auf den roten Pfeil klicken, werden Sie automatisch zu diesen neuen Dokumenten gebracht. Sie sind auch im Stande, Sendungen von Ihrem Posteingang auszublenden dadurch können Sie Ihren Posteingang auf neuere Sendungen einschränken. Für weitere Information bezüglich Ihres Postein- und ausgangs, springen Sie bitte zum Kapitel 5.5 bzw Öffnen des Posteingangs Ausgewertete Dokumente werden vom Zeichnungsprüfungs-Team des GL in einer Sendung zusammengefasst und versandt. Jedes Mitglied des Empfänger-DataRooms wird eine Benachrichtigungs - bekommen: Benachrichtigungs - -Ereignis: Eine neue Sendung ist angekommen Der Inhalt einer Benachrichtigungs- gibt Ihnen eine kurze Übersicht einer erhaltenen Sendung. Um Ihren Posteingang zu öffnen, klicken Sie bitte auf den Link in der obersten Zeile der Liste. Wahlweise können Sie den Posteingang auch von den Homepage-Links oder von der Navigationsleiste öffnen. 4.2 Öffnen der erhaltenen Sendung Der Posteingang enthält eine Liste von erhaltenen Sendungen. Um Sendungen zu öffnen, klicken Sie bitte auf die Sendungs-Nr. (TTS Nr.) (z.b im Beispiel unten) in der ersten Spalte der Liste. Version 2.4 Seite 11 von 27

12 Klicken Sie bitte auf die TTS-Nr. von Ihrem Posteingang, um Sendungen zu öffnen Sie können Sendungen auch aus dem Projektfenster öffnen, wenn Sie das gewünschte Projekt bereits geöffnet haben. Bedenken Sie bitte, dass Sendungen im Posteingang, aber nicht in einem Projekt verborgen werden können. Für weitere Information bezüglich Ihres Posteinganges und Projekten, springen Sie bitte zum Kapitel 5. Version 2.4 Seite 12 von 27

13 Klicken Sie auf die Sendungsnr. von der Projektübersichtsseite, um Sendungen zu öffnen 4.3 Download von geprüften Dokumenten einer Sendung Auf die Sendungsnr. klicken, die Sendung wird geöffnet und wird wie in diesem Bildschirmausschnitt angezeigt: Version 2.4 Seite 13 von 27

14 Das Sendungs-Detail-Fenster Der Bearbeitungsstatus der Dokumente ist einer Farbkennzeichnung zugeteilt worden: - BEVORSTEHEND: GL hat Ihre Dokumente gerade erhalten und der Zeichnungsprüfungsprozess wurde noch nicht gestartet - IN BEARBEITUNG: GL hat Ihre Sendung angenommen und der Zeichnungsprüfungsprozess wurde gestartet - GENEHMIGT: Der Zeichnungsprüfungsprozess ist beendet und das Dokument wurde genehmigt - NICHT GENEHMIGT: Der Zeichnungsprüfungsprozess ist beendet und das Dokument wurde nicht genehmigt Sie können die Dokumente herunterladen, indem Sie den Browser-Link von den Open -Spalten verwenden. Wenn Sie Open View anklicken, wird das Dokument in Ihrem Acrobat Reader geöffnet und die Anwendung setzt eine Markierung, dass Sie das Dokument zum Anschauen öffneten. Folgende Dokument-Markierungen sind verfügbar: UNGELESEN: kein Benutzer des DataRooms hat das Dokument geöffnet, um es anzusehen GELESEN: das Dokument wurde geöffnet und von einem Benutzer des DataRooms angesehen Version 2.4 Seite 14 von 27

15 UNPRINTED: das Dokument ist zum Anschauen geöffnet worden, aber kein Benutzer des DataRooms öffnete es zum Ausdruck PRINTED: das Dokument ist gedruckt worden (dieser Zustand schließt ein, dass es auch angesehen wurde) Wenn Sie die Lesen/Drucken - Markierung nicht verändern wollen, klicken Sie bitte auf den Link in der Filename - Spalte es wird das PDF geöffnet, aber die Markierung nicht verändert. Um die gesamte Sendung (einschließlich aller Dokumente) herunterzuladen, betätigen Sie bitte den Download als ZIP - Knopf an der Unterseite des Transmittalformulars. Das ist die einfachste Weise, die Dateien auszutauschen. Sie können außerdem die Lesen/Drucken Markierung für alle Dokumente setzen, wenn Sie das ZIP-Archiv herunterladen. 4.4 Bearbeitungsstatus Ihres Projektes Sie können sich jederzeit in globe anmelden und Ihre Projekte öffnen, um den Status Ihrer Dokumente zu verfolgen. Um ein Projekt zu öffnen, können Sie auf den Namen in der Liste Favorite Projects oder - wenn hier nicht angezeigt - der kompletten Projektliste klicken (Hierfür wählen Sie zuerst den Link Projects ). Die Übersichtsseite für Zeichnungsprüfungsprojekte sieht wie folgt aus: Die Projektübersichtsseite Version 2.4 Seite 15 von 27

16 In der Dokumentenliste ( Karteireiter Documents ) werden Sie alle Ihre für das spezifische Projekt zum GL gesandten Dokumente finden. Wenn Sie eine Antwort vom GL erhalten haben, erscheint ein Symbol ( ) vor dem Dateinamen sonst wird der Eintrag leer sein (für mehr Information, klicken Sie bitte auf Detail ). Version 2.4 Seite 16 von 27

17 5 FUNKTIONEN Dieses Kapitel beschreibt die Bedienungsfunktionen von globe, die noch nicht in den vorherigen Kapiteln erklärt wurden. 5.1 Allgemeine Steuerungskontrollen Werfen Sie bitte einen Blick auf den folgenden Bildschirmausschnitt. Er zeigt einige allgemeine, auf vielen Seiten von globe verwendete Steuerungen: Filter Sortierreihenfolge Aktionsspalten Anklickbarer Link Allgemeine Kontrollbereiche von globe Filter-Symbol: Geben Sie einen Wert ein bzw. wählen ihn aus, um die angezeigten Zeilen auf diesen Wert in der zugehörigen Spalte einzuschränken. Sortierreihenfolge-Symbol: Aufsteigend oder absteigend Anklickbarer Link (blaue Schriftfarbe): Laden Sie in diesem Zusammenhang eine neue Seite Aktionsspalte: Führen Sie die in der Kopfzeile der Spalte genannte Aktion durch 5.2 Funktion : Home Direkt nachdem Sie sich angemeldet haben, werden Sie auf die Homepage von globe weitergeleitet: Version 2.4 Seite 17 von 27

18 dynamischer Navigationspfad Arbeitsbereich Navigationsleiste (Sie können diese verbergen indem Sie auf den senkrechten Separatorbalken klicken) Homepage von globe mit der (Crumb-)Navigation, der Navigationsleiste und dem Arbeitsbereich Unter dem Anwendungsnamen global exchange 2.4 (globe) können Sie den dynamischen Navigationspfad (Crumb Navigation) finden, der mit dem Kontext der gegenwärtig angewählten Funktion erweitert wird. Wenn Sie z.b. eine Sendung aus Ihrem Posteingang geöffnet haben, wird der Navigationspfad ähnlich aussehen wie: home> inbox> transmittal: >. Sie können auf drei verschiedene Links klicken (Homepage, Posteingang und die Sendung). Der Navigationspfad verhält sich also ähnlich wie eine History-Navigation. Der Arbeitsbereich auf der Homepage enthält alle Links zu den Hauptfunktionen, ähnlich den Links in der linken Navigationsleiste. Die Navigationsleiste ist auf allen Seiten verfügbar. So sind Sie im Stande, auf alle Funktionen von jedem Fenster umzuschalten. HINWEIS: Wenn Sie die Navigationsleiste nicht benötigen (z.b. wollen Sie eine neue Sendung erstellen und die volle Bildschirmbreite nutzen), kann dieser Bereich unterdrückt werden, indem Sie auf den vertikalen, hellblauen Navigationsleisten-Abgrenzer klicken. Ihre Browser-Sitzung wird nach vier Stunden beendet, wenn in dieser Zeit keine Aktionen von Ihnen durchgeführt wurden. Nach 30 Minuten der Untätigkeit wird ein kleines rotes Fenster Sie warnen dann haben Sie noch 30 Minuten, um Ihre Sitzung ohne eine neue Anmeldung zu reaktivieren. Version 2.4 Seite 18 von 27

19 5.3 Funktion: DataRoom Wenn Sie eine Anwendungssitzung starten, wird der DataRoom (Kundenportal) geöffnet, auf den Sie zuletzt zugegriffen haben. Die meisten Anwender werden allerdings normalerweise nur ein Kundenportal nutzen (in den Bildschirmausschnitten dieses Kapitels wird der DataRoom Heavy Ind. genannt) Auswählen eines DataRooms (Kundenportals) Nachdem Sie sich in globe angemeldet haben, wird Ihnen die Übersichtsseite von globe präsentiert. Auf dieser Seite können Sie eines der Kundenportale auswählen, für das Sie autorisiert sind. Meistens wird Ihnen hier jedoch nur ein Kundenportal angeboten. Hauptseite von global exchange (globe) Jedes Kundenportal innerhalb globe gehört einem Kunden vom GL. Auf diese Weise haben alle Kunden ihren eigenen getrennten Bereich, in dem sie Zeichnungen und Dokumente mit dem GL austauschen können. Mit Ausnahme von autorisiertem Personal des GL und dem eigenen Personal des entsprechenden Kunden sind keine anderen Personen im Stande, auf das Kundenportal dieses Kunden zuzugreifen. Version 2.4 Seite 19 von 27

20 5.4 Funktion: Neue Sendung (ZIP-Dateien, CSV-Schnittstelle, XML-Schnittstelle) Im Kapitel 3 SCHNELLEINSTIEG ZUR DOKUMENTENÜBERMITTLUNG wurde diese Funktion schon beschrieben. Hier wird zur Ergänzung auf weitere Möglichkeiten zum Einfügen von Dokumenten in eine Sendung eingegangen. Wir empfehlen mehrere PDF-Dateien in einer ZIP-Datei einzureichen. Der Lade-Prozess ist dann leichter zu handhaben. Um die Dateien auf Ihrem lokalen Laufwerk zu archivieren, verwenden Sie bitte Werkzeuge wie WinZIP (http://www.winzip.com/ - kommerziell) oder 7-Zip (http://www.7-zip.org/ - kostenlos). Sie können im New Document Formular mittels Durchsuchen ein ZIP-Archiv genauso auswählen wie eine einzelne PDF-Datei. Anschließend wird jedoch sofort wieder das New Transmittal Formular angezeigt und jede im Archiv enthaltene PDF-Datei in der Liste der Dokumente Ihrer Sendung erscheinen: New transmittal Formular und die Liste der Dokumente Die Felder Title, Drawing No. und Headline/Unit können Sie nun direkt in der Liste eingeben. Wenn diese Informationen bereits an anderer Stelle in Ihrem Computersystem verfügbar sind (z.b. in einer Tabellenkalkulationsdatei oder einer Datenbank), besteht die Möglichkeit, diese über unser CSV- oder XML-Interface automatisch in die Liste zu übertragen CSV-Schnittstelle Fügen Sie dem ZIP-Archiv, das Ihre Dokumente enthält, eine CSV-Datei globe.csv hinzu (CSV: Comma Separated Values, Trennzeichen-getrennt ). Viele Programme ermöglichen das schnelle Erstellen einer solchen Datei aus den vorhandenen Daten, z.b. über eine eingebaute Exportfunktion. Dabei ist meist nur die Anordnung der entsprechenden Spalten in der richtigen Reihenfolge zu beachten. globe.csv muss pro PDF-Datei eine Zeile mit den benötigten Zusatzinformationen in der folgenden Reihenfolge enthalten: Filename;Title;Drawing No;Certificate No;Headline/Unit Die Certificate No wird für Plan Approval Projekte nicht verwendet. Lassen Sie diese Spalte dann einfach leer. Version 2.4 Seite 20 von 27

21 Alle Spalten außer "Filename" sind optional und können bei Bedarf leer gelassen werden. Zur Trennung der Spalten verwenden Sie wie oben ein Semikolon ;. Wenn Ihr ZIP-Archiv z.b. 3 Dateien correspondence.pdf, drw 10920a.pdf und drw pdf enthält, könnte globe.csv folgenden (theoretischen) Inhalt haben: correspondence.pdf;cover letter;;;correspondence drw 10920a.pdf;Midship Section B;10920;;Hull Structures drw pdf;Compressed Air System;19202;;Machinery Wenn Sie z.b. mit einer Tabellenkalkulation über den CSV-Export die Datei globe.csv aus Ihren vorhandenen Daten erzeugt haben, schauen Sie sich den Inhalt in einem einfachen Texteditor an (z.b. mittels Öffnen Mit ihres Dateiverwaltungsprogramms) und prüfen, ob er den obigen Vorgaben entspricht. Sie müssen dann evtl. noch etwas herumexperimentieren. Ob globe.csv den korrekten Inhalt hat, sehen Sie spätestens nach Laden der ZIP-Datei an den in globe in der Dokumentenliste angezeigten Informationen XML-Schnittstelle Als Alternative zur CSV-Schnittstelle steht die XML-Schnittstelle zur Verfügung. Die Anwendung der XML-Schnittstelle ist allerdings etwas komplexer und setzt gewisse IT-Kenntnisse voraus. Fügen Sie dem ZIP-Archiv, das Ihre Dokumente enthält, eine XML Datei globe.xml hinzu. Wenn Ihr ZIP-Archiv z.b. zwei Dateien Correspondence.pdf und drawing-6100.pdf enthält, sollte die Struktur der globe.xml Datei wie diese hier aussehen: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <!DOCTYPE globe2-exchange PUBLIC "-//Germanischer Lloyd//globe exchange 2.0//EN" "http://www.gl-group.com/dtds/globe-exchange.dtd"> <globe2-exchange> <transmittals> <transmittal> <document unit="correspondence" title="correspondence letter">correspondence.pdf</document> <document unit="machinery / Electrical Documents" title="compressed Air System" drawingno=" revb">drawing-6100.pdf</document> </transmittal> </transmittals> </globe2-exchange> Direkt nach dem Laden der ZIP-Datei wird globe die XML Datei analysieren, um die Metadaten der passenden Dateinamen in der Liste der Dokumente zu speichern. Vermeiden Sie bitte Unterordner in einer ZIP-Datei und stellen sie sicher, dass die Namen Ihrer PDF Dateien und die Werte in Ihren XML Einträgen wie erwartet zusammenpassen (Whitespaces werden ignoriert). Version 2.4 Seite 21 von 27

22 globe XML DTD: Version 2.4 Seite 22 von 27

23 5.5 Funktion: Eingang Jede durch den GL übertragene Sendung wird in den Posteingang eines DataRooms gelegt. Jedes Mitglied des Empfangs-DataRooms wird eine Benachrichtigungs - erhalten, wenn neue Sendungen verfügbar sind. Klicken Sie bitte auf Inbox, um diese zu öffnen. Eingang: Liste von eingehenden Sendungen Der Posteingang enthält eine Liste von erhaltenen Sendungen. Jede Zeile in der Liste zeigt die nachstehenden Daten einer Sendung an: die Sendungsnr. (TTS-No. Link, z.b , oben) klicken Sie auf die Nummer, um die Sendung zu öffnen das Sendungsdatum Projekt der Sendung, klicken Sie auf die Projektbezeichnung, um das Projekt zu öffnen GL-Register-Nr. Betreff Absender (ein DataRoom, wie GL Head Office Plan Approval Team ) Prg. (Progress) Bearbeitungsstatus der Sendung aus Ihrer Sicht, wobei diese Zustände verfügbar sind: o o UNGELESEN: Es gibt ungelesene Dokumente innerhalb dieser Sendung UNGEDRUCKT: Es gibt ungedruckte Dokumente innerhalb dieser Sendung, aber alle Dokumente sind als gelesen gekennzeichnet worden. o GEDRUCKT: Alle Dokumente sind gelesen und gedruckt worden Rückmeldung: Drücken Sie dieses Symbol, um auf diese Sendung zu antworten Erledigt: Wenn Sie eine Sendung als erledigt (Done) kennzeichnen, indem Sie auf diese Rubrik klicken, wird die Sendung aus Ihrem Posteingang entfernt - aber die Daten werden nicht gelöscht! Alle Sendungen bleiben mit ihrem Projekt verbunden, wo Sie alle ein- und ausgehenden Sendungen/Dokumente finden können. Das hilft Ihnen, die Übersichtlichkeit in Ihrem Posteingang aufrecht zu erhalten. Version 2.4 Seite 23 von 27

24 5.6 Funktion: Ausgang Von Ihnen abgeschickte Sendungen werden in den Ausgang gelegt. Klicken Sie bitte auf Outbox, um ihn zu öffnen. Ausgang: Liste der versendeten Sendungen Die Liste der Sendungen wird in fast die gleichen Spalten wie im Posteingang eingeteilt. Es gibt zwei Unterschiede: Es gibt keine Bearbeitungsstatus-Symbole, weil die Sendungen Ihre eigenen Dokumente enthalten. Statt des Bearbeitungsstatus-Symbols finden Sie ein Sendungsstatus-Symbol. Der geschlossene Ordner ( ) bedeutet, dass Sie diese Sendung gerade abgeschickt haben und der GL diese noch nicht geöffnet hat. Der Status aller Dokumente dieser Sendung ist Bearbeitung noch anstehend ( ). ) und alle Dokumentstati werden auf in Ar- Wenn die Arbeit im Gange ist, wurde die Sendung geöffnet ( beit umschalten ( ). Version 2.4 Seite 24 von 27

25 5.7 Funktion: Projekte Zeichnungen, Korrespondenzbriefe oder irgendwelche anderen Dokumente werden einer Sendung hinzugefügt. Eine Sendung wiederum muss einem passenden Projekt zugewiesen werden. Sie können die Liste der vorhandenen Projekte Ihres DataRooms öffnen, indem Sie auf Projects klicken. Jeder Data- Room zeigt nur seine eigenen Projekte (und Partnerprojekte) an. Durch Anwahl des Projektnamens in der ersten Spalte (oder auch direkt aus Favourite projects in der Navigationsleiste) können Sie sich alle zugehörigen Dokumente oder Sendungen anzeigen lassen, die von Ihnen oder uns versendet wurden. In Kapitel 3.1 wurden die Grundlagen für das Anlegen eines neuen Projekts bereits erläutert. Sie können ein Projekt auch durch Anklicken des Knopfes New Project am unteren Rand der Projekt-Liste erzeugen. Wenn Sie Beschreibung, Register-Nummer oder Anmerkungen zu einem vorhandenen Projekt ändern möchten, klicken Sie auf das Stift- Symbol des Projektes in der letzten Spalte Edit. Auch der Status (Aktiv, Nicht Sichtbar, Inaktiv) ist dann änderbar. Bei der Erstellung von Projekten sind maximal 3 Projekt-Typen verfügbar: Plan Approval => Austausch von Zeichnungen zur Prüfung für ein Neubau-Projekt Certificates => Austausch von Zertifikaten (z.b. Inspektion durch den Hersteller auf dessen eigene Verantwortung) General => Allgemeiner Austausch von Dokumenten Sie können auch andere DataRooms zu einem neuen Projekt einladen, indem Sie diese von der Liste Available project member DataRooms ( Verfügbare Projektpartner-DataRooms ) mit einem Häkchen auswählen: Formular zur Erstellung eines neuen Projekts Wenn Ihre Liste leer ist und Sie ein Partnerunternehmen an einem Projekt beteiligen wollen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung! Die Mitglieder des ausgewählten DataRooms können alle Ihre Sendungen für dieses Partnerprojekt öffnen und ebenfalls Sendungen an den GL übertragen oder erhalten. So können alle Projekt-Mitglieder zusammenarbeiten. Wichtig: Wählen Sie bitte das richtige Projekt, wenn Sie uns Ihre Sendung übermitteln es wird Ihnen helfen, sie in dem erwarteten Zusammenhang wiederzufinden. Wenn Sie unsicher sind, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Version 2.4 Seite 25 von 27

26 5.8 Funktion: Suchen Zum Auffinden von Sendungen oder einzelnen Dokumenten können Sie die Sendungsnr. oder Zeichnungsnr. im Eingabefeld vorgeben. Dann mit Go bestätigen und globe wird entsprechende Sendungen und/oder Dokumente anzeigen. 5.9 Hinweis: Aktualisierung der angezeigten Informationen Diese globe-webanwendung verhält sich wie viele andere Webanwendungen. Ihr Browser (Client) sendet eine http- Anfrage und unsere Server-Anwendung liefert eine HTML-Seite als Antwort. Dieses Hin- und Zurücksenden wird jedes Mal durchgeführt, wenn Sie auf einen Link klicken. Bedenken Sie: Die Daten der angezeigten Seite sind wie eine Momentaufnahme; und Dinge können sich ändern, direkt nachdem die Momentaufnahme durchgeführt worden ist. Dieses Beispiel kann die Folgen erklären: 1. Sie öffnen eine Sendung, die einige Dokumente enthält.. 2. Jedes Status-Symbol der Dokumente zeigt UNGELESEN an ( 4.3) 3. Sie öffnen das erste Dokument über Open View und der PDF Reader öffnet sich. 4. Sie schließen den PDF Reader und Ihr Browser zeigt noch die alte Seite mit dem UNGELESEN-Symbol an! 5. Nun laden Sie die Sendungsseite neu (auf den letzten Eintrag des Navigationspfads klicken) eine neue Seite erscheint. 6. Erst jetzt wird das erste Dokument mit dem Status-Symbol GELESEN angezeigt. Wenn also die angezeigten Daten nach Durchführung einer Aktion nicht den aktuellen Stand zu haben scheinen, laden Sie die Seite wie eben beschrieben nocheinmal. Version 2.4 Seite 26 von 27

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