Zeitwertkonten in der Praxis

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1 Zeitwertkonten in der Praxis Der demografische Wandel ermöglicht ein längeres Arbeitsleben. Die steigende Lebensarbeitszeit und die gesetzliche Anhebung des Rentenzugangsalters von 65 auf 67 Jahre für die abschlagsfreie Rente veranlassen Unternehmen und Arbeitnehmer, Modelle der Arbeitszeitflexibilisierung zu vereinbaren, die in der Lage sind, individuelle Vorruhestandslösungen zu ermöglichen. Zeitwertkonten sind eine Weiterentwicklung der bewährten Arbeitszeitkonten. Deren Vor- und Nachteile werden im folgenden Beitrag beleuchtet. Zeitwertkonten Zeitwertkonten (= steuerlicher Begriff) stellen zwar keine Form der betrieblichen Altersversorgung dar. Die Auszahlung der Guthaben kann den Leistungen betrieblicher Versorgungswerke aber zeitlich unmittelbar vorgelagert sein, wenn sie im Rahmen eines betriebseigenen Vorruhestandsprogramms genutzt werden. Mit dem Flexi-II-Gesetz (= Gesetz zur sozialrechtlichen Absicherung flexibler Arbeitszeiten) wurden im Jahr 2009 die rechtlichen Rahmenbedingungen für Wertguthaben (= sozialversicherungsrechtlicher Begriff) verbessert. Die derzeit noch geringe Verbreitung in der betrieblichen Praxis zeigt, dass dieses Instrument noch ein enormes Potenzial aufweist. So führen etwa Betriebe in Deutschland Wertguthaben, mit denen die Arbeitnehmer größere Arbeitszeitguthaben oder Arbeitsentgeltbestandteile für längerfristige Freistellungen ansparen können; das sind allerdings erst zwei Prozent aller Betriebe. Die Verbreitung hängt signifikant von der Betriebsgröße ab. So liegt der Anteil bei Betrieben mit 500 und mehr Beschäftigten mit 13 Prozent deutlich über dem Schnitt. Vorreiter in der Privatwirtschaft sind die Chemie- und die Metallindustrie. Betriebe des öffentlichen Dienstes bieten ihren Arbeitnehmern solche Konten insgesamt deutlich häufiger an als Betriebe der Privatwirtschaft. Bislang nutzen die Beschäftigten Wertguthaben überwiegend zum vorzeitigen Eintritt in den Ruhestand und weniger zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Kindererziehung und Pflege) oder zur Weiterbildung oder Sabbatical. Abbau von Wertguthaben auf Langzeitkonten Freistellung ohne Gehaltseinbußen Flexibler Einsatz mittels Arbeitszeitkonten Der Arbeitgeber richtet für den Arbeitnehmer ein Arbeitszeitkonto ein. Auf diesem spart der Arbeitnehmer Wertguthaben an. Dies geschieht durch Verzicht auf eine mögliche Freistellung oder auf Teile des erarbeiteten Entgelts. Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden erst mit künftiger Auszahlung des Wertguthabens fällig. Der Arbeitnehmer nutzt sodann das angesparte Wertguthaben zur Freistellung, z.b. für ein Sabbatjahr oder einen vorgezogenen Ruhestand. Aufbau von Wertguthaben flexibel und attraktiv Vertragsbeziehungen bei Zeitwertkonten 40 HR Performance 1/2014

2 Rahmenbedingungen zur sozialrechtlichen Absicherung flexibler Arbeitszeiten (Flexi-II-Gesetz) Seit dem 1. Januar 2009 gelten die folgenden verschärften Bestimmungen bei der Vereinbarung flexibler Arbeitszeiten mit dem Ziel einer längerfristigen Freistellung von Arbeitnehmern: Neuer Wertguthabenbegriff und andere Formen der Arbeitszeitflexibilisierung Einbeziehung geringfügiger Beschäftigungsverhältnisse Anspruch auf Wertguthabenverwendung bei gesetzlicher Freistellung Erweiterte Pflichten zur Wertguthabenführung Verschärfung der Insolvenzsicherung Neue Portabilitätsmöglichkeit Sie ergeben sich aus dem Gesetz zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen (Flexi-II-Gesetz). Sie gelten nicht für Kurzzeit- bzw. Jahresarbeitszeitkonten. Neuer Wertguthabenbegriff und andere Formen der Arbeitszeitflexibilisierung Früher galten alle Vereinbarungen, welche die Verwendung von Arbeitszeiten oder Arbeitsentgelt für Freistellungen von der Arbeit ermöglichen, als flexible Arbeitszeitregelungen. Wertguthabenvereinbarungen nach 7b SGB IV liegen jetzt nur noch vor, wenn auch tatsächlich ein Wertguthaben als Arbeitsentgeltguthaben aufgebaut wird und nicht lediglich Gleitzeitvereinbarungen vorliegen. Seit dem beinhaltet das Wertguthaben das angesparte Arbeitsentgeltguthaben sowie den darauf entfallenden Arbeitgeberanteil. Dies gilt auch für Einbringungen aus Gehaltsteilen oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen. Einbeziehung geringfügiger Beschäftigungen Wertguthabenvereinbarungen sind in der Folge auch im Rahmen von geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen möglich. Hier ist darauf zu achten, dass für Zeiten der Freistellung von der Arbeitsleistung das Arbeitsentgelt nicht unangemessen von dem Arbeitsentgelt in den vorangegangenen letzten zwölf Kalendermonaten abweicht. Das Arbeitsentgelt während der Freistellungsphase gilt dann noch als angemessen, wenn es im Monat mindestens 70 Prozent und maximal 130 Prozent des durchschnittlich gezahlten Arbeitsentgelts der unmittelbar vorangegangenen zwölf Kalendermonate der Arbeitsphase beträgt. Der Status der geringfügigen Beschäftigung ist während der Freistellung (max. 450 Euro) beizubehalten. Anspruch auf Wertguthabenverwendung bei gesetzlicher Freistellung Der Arbeitnehmer hat gem. 7c Abs. 1 Nr. 1 SGB IV einen Rechtsanspruch auf die Verwendung des Wertguthabens bei gesetzlichen Freistellungen wie der sechsmonatigen Pflegezeit Fachreihe Das Personal der Zukunft Teil 1: Zeitwertkonten in der Praxis Teil 2: Bindungsmanagement: Wie binde ich meine Mitarbeiter? Teil 3: Benchmarking Prozesse im Unternehmen verbessern Teil 4: Strategisches Talentmanagement Bindung von jungen Leistungsträgern Teil 5: Strategisches Gesundheitsmanagement (Prävention fördern Altersaufbau optimieren) Teil 6: Diversity Management erfolgreich umsetzen Teil 7: Modernes Vergütungsmanagement Wie entlohne ich meine Mitarbeiter zeitgemäß? und EuBP Einführung der elektronischen Betriebsprüfung in der Sozialversicherung Teil 8: Personalentwicklung fördern Innovationskraft stärken (Pflegezeitgesetz), der mehrjährigen Familienpflegezeit (Familienpflegezeitgesetz seit 2012), der Elternzeit (BEEG) oder einer Teilzeitbeschäftigung nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBefG). Der Anspruch besteht jedoch nur für künftige Wertguthabenvereinbarungen. Gemäß 7c Abs. 1 Nr. 2 SGB IV können auch Freistellungen unmittelbar vor dem Bezug der gesetzlichen Altersrente (einschließlich Altersteilzeitvereinbarungen) und solche zur Teilnahme an beruflichen Qualifizierungsmaßnahmen vereinbart werden. Die Vertragsparteien können die vorgenannten gesetzlichen Freistellungszwecke vertraglich ausschließen und die Verwendung des Wertguthabens auf bestimmte Zwecke beschränken. Erweiterte Pflichten zur Wertguthabenführung Wertguthaben können nur als Arbeitsentgeltguthaben geführt werden. Darüber hinaus ist auch der Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag in das Wertguthaben einzustellen. Die Anlagemöglichkeiten für Wertguthaben wurden eingeschränkt und richten sich seither nach den Vorschriften über die Vermögensanlage von Sozialversicherungsträgern gemäß 80 ff. SGB IV. Danach muss der Arbeitgeber das Wertguthaben so anlegen, das gem. 80 Abs. 1 SGB IV ein Verlust ausgeschlossen erscheint, ein angemessener Ertrag erzielt und eine ausreichende Liquidität gewährleistet ist. Im Hinblick auf den Sicherheitsmaßstab gilt, dass Verluste mit hoher Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen sein müssen. Die Anlage in Aktien oder Aktienfonds kann bis zu 20 Prozent erfolgen. Diese Aktienobergrenze kann durch eine tarifvertragliche Regelung bzw. bei einem Vorruhestandsmodell auch einzelvertraglich erhöht werden. Erhöht sich der Aktienanteil durch eine Wertentwicklung der Anlage, ist dies unschädlich. Der Arbeitnehmer ist schriftlich in geeigneter Weise und mindestens jährlich über die Höhe HR Performance 1/

3 Das Gebot der sicheren Anlage setzt sich aus den beiden Komponenten Werterhaltungsgarantie und Kapitalanlagebeschränkungen zusammen. Bei dem Gebot der sicheren Anlage handelt es sich um arbeitsrechtliche Regelungen zum Schutze des Wertguthabens. Verstöße können Schadensersatzansprüche nach den allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen (Schaden, Verschulden, Kausalität) auslösen. Sozialversicherungsrechtliche Sanktionen gibt es nicht. Wertguthabenverwendung des im Wertguthaben enthaltenen Arbeitsentgeltguthabens zu informieren. Soweit der Arbeitgeber auch den im Wertguthaben enthaltenen AG-Anteil ausweist, sind hierbei die aktuellen Beitragssätze zu Grunde zu legen. Der Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber hierzu auffordern. Kommt der Arbeitgeber dieser Aufforderung zum Nachweis seiner Insolvenzschutzverpflichtung nicht innerhalb von zwei Monaten nach, kann der Arbeitnehmer die Wertguthabenvereinbarung mit sofortiger Wirkung kündigen und die Auszahlung und Verbeitragung des Wertguthabens im Rahmen eines Störfalls verlangen. Hinweis: Die Wertguthaben, die bereits vor 2009 als Zeitguthaben geführt worden sind, können als Zeitguthaben weitergeführt werden. Dies gilt auch für zukünftige Wertguthabenvereinbarungen auf der Grundlage bestehender Vereinbarungen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung). Zum Zeitpunkt der (planmäßigen) Inanspruchnahme des Wertguthabens muss ein Rückfluss mindestens in Höhe des angelegten Betrages gewährleistet sein. Die Werterhaltungsgarantie gilt nicht für den Zeitpunkt eines Störfalles oder einer Übertragung auf einen Folgearbeitgeber bzw. die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund). Die Erträge der gewählten Anlage werden nicht von der Werterhaltungsgarantie erfasst. Soweit dem Arbeitnehmer vereinbarungsgemäß die Erträge der Anlage zustehen, könnten die Kosten der Anlage die sozialversicherungsrechtlich geforderte Werterhaltungsgarantie durch vertragliche Regelungen entsprechend reduzieren. Bei in Zeit geführten Wertguthaben oder im Falle einer zugesagten Verzinsung bemisst sich die Garantie nach dem vereinbarten Wertmaßstab also dem aktuellen Stundenlohn bzw. der zugesagten festen Verzinsung. Verschärfung der Insolvenzsicherung ( 7e SGB IV) Der Insolvenzschutz soll grundsätzlich durch eine Übertragung des Wertguthabens auf Dritte unter Ausschluss der Rückführung erfolgen. Das Wertguthaben ist durch den Dritten insbesondere in einem Treuhandverhältnis zu führen, das die unmittelbare Übertragung des Wertguthabens in das Vermögen des Dritten und die Anlage des Wertguthabens auf einem offenen Treuhandkonto oder in anderer geeigneter Weise sicherstellt. Ein anderes einem Treuhandverhältnis gleichwertiges Sicherungsmittel kann vereinbart werden. Keine geeigneten Sicherungen sind bilanzielle Rückstellungen sowie zwischen Konzernunternehmen ( 18 des Aktiengesetzes) begründete Einstandspflichten, insbesondere Bürgschaften, Patronatserklärungen oder Schuldbeitritte. Die Beendigung, Auflösung oder Kündigung einer Insolvenzsicherungsmaßnahme ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers möglich, wenn sie durch einen mindestens gleichwertigen Insolvenzschutz ersetzt wird. Bei Verringerung oder Verlust des Wertguthabens aufgrund mangelnden Insolvenzschutzes haftet der Arbeitgeber für den entstandenen Schaden. Überschreitet das Wertguthaben eines Arbeitnehmers die monatliche Bezugsgröße, so ist der Arbeitgeber zur Insolvenzsicherung verpflichtet. Die Sicherungspflicht besteht dabei bereits ab dem ersten Euro, wenn abzusehen ist, dass der Schwellenwert überschritten wird. Kommt der Arbeitgeber seiner Informationspflicht nicht binnen zwei Monaten nach Aufforderung nach, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Wertguthabenvereinbarung mit sofortiger Wirkung zu kündigen (Störfallsanktion). 42 HR Performance 1/2014

4 Bestehende Altersteilzeitvereinbarungen werden von den strengeren Vorschriften zur Insolvenzsicherung nicht erfasst. Für diese gelten weiterhin die Regelungen des 8a AtG (Altersteilzeitgesetz), ohne dass deren Einhaltung im Rahmen der SV- Prüfung überwacht wird. Bestehende Optionen für betriebliche Altersversorgung (bav) bei Langzeitkonten sollten für neue Vereinbarungen ausgeschlossen werden. RV-Prüfdienst überwacht den verpflichtenden Insolvenzschutz Der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) überwacht gem. 7e Abs. 6 SGB IV im Rahmen der turnusmäßigen SV-Betriebsprüfung den ausreichenden Insolvenzschutz der Wertguthaben. Wird dabei festgestellt, dass keine Insolvenzschutzregelung getroffen worden ist, die gewählten Sicherungsmittel nicht geeignet sind, die Sicherungsmittel in ihrem Umfang das Wertguthaben um mehr als 30 Prozent unterschreiten oder die Sicherungsmittel den Gesamtsozialversicherungsbeitrag nicht umfassen, ist der Arbeitgeber zur Zahlung der im Wertguthaben enthaltenen und im Störfall zu leistenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge aufzufordern. Die Beitragsforderung kann abgewendet werden, wenn der Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten die ausreichende Insolvenzsicherung nachweist. Andernfalls ist neben der Beitragszahlung die Wertguthabenvereinbarung als von Anfang an unwirksam anzusehen und das Wertguthaben aufzulösen. Der Prüfer weist in dem Verwaltungsakt nach 28p Abs. 1 Satz 5 SGB IV den vom Arbeitgeber zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeitrag aus. Neue Portabilitätsmöglichkeit Das Wertguthaben kann gem. 7f Abs. 1 Nr. 1 SGB IV im Rahmen einer Wertguthabenvereinbarung auf den neuen Arbeitgeber übertragen und für Zeiten der vereinbarungsgemäßen oder gesetzlichen Freistellung von der Arbeitsleistung verwendet werden. Seit kann das Wertguthaben gem. 7f Abs. 1 Nr. 2 SGB IV auch auf die Deutsche Rentenversicherung Bund übertragen werden. Die Übertragung ist in beiden Fällen spätestens bis zum auf den Austrittstermin folgenden Monat durchzuführen. Andernfalls werden die auf das Guthaben entfallenden Sozialversicherungsabgaben fällig. Diese Frist zur Fälligkeit der Sozialversicherungsabgaben verlängert sich gem. 23b Absatz 3 SGB IV um sieben Monate, wenn der Arbeitnehmer Leistungen von der Bundesagentur für Arbeit (BA) bezieht oder nur deswegen nicht bezieht, weil er über ein zu hohes berücksichtigungsfähiges Einkommen oder Vermögen verfügt.

5 Die Übertragung auf die Deutsche Rentenversicherung Bund wird folgendermaßen durchgeführt: Wünscht der Beschäftigte die Übertragung, muss er dies durch schriftliche Erklärung gegenüber dem bisherigen Arbeitgeber verlangen. Die Erklärung ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Das Wertguthaben muss einen Mindestbetrag in Höhe des Sechsfachen der monatlichen Bezugsgröße übersteigen. Der Mindestbetrag für Übertragungen 2013 lautet: Euro (West) und Euro (Ost). Die Übertragung des Wertguthabens ist unumkehrbar, eine Rückübertragung ist ausgeschlossen. Das Wertguthaben kann nicht durch weitere regelmäßige Ansparungen vermehrt werden. Der Betrag verändert sich bis zur Auszahlungsphase durch Zinserträge und Kostenabzug. Später erneut aufgebaute Wertguthaben aus einer anderen Beschäftigung können nach deren Beendigung ohne Mindestbetragserfordernis auf die DRV Bund übertragen werden. Die Verwendung (Auszahlung) des Wertguthabens ist spätes - tens einen Monat vorher bei der Deutschen Rentenversicherung Bund zu beantragen. Dabei ist anzugeben, in welcher Höhe das Wertguthaben monatlich abgebaut (= entspart) werden soll. Die Auszahlung des Wertguthabens erfolgt gem. 7f Abs. 2 SGB IV während einer Beschäftigung im Rahmen von Freistellungen für: eine gesetzliche Pflegezeit zur Pflege eines nahen Angehörigen, eine gesetzliche Elternzeit, eine Teilzeitarbeit, eine Zeit unmittelbar vor möglichem Erhalt einer gesetzlichen Altersrente sowie eine arbeitsvertraglich vereinbarte Zeit (zum Beispiel berufliche Weiterbildung) Darüber hinaus kann das Wertguthaben auch für Zeiten der Nichtbeschäftigung (z.b. Arbeitslosigkeit) unmittelbar vor dem möglichen Beginn einer Altersrente der gesetzlichen Rentenversicherung bezogen werden. Steuerliche Anerkennung Zur lohnsteuerrechtlichen Anerkennung der Zeitwertkonten gilt das BMF-Schreiben vom Danach führt weder die Vereinbarung eines Zeitwertkontos noch die Wertgutschrift auf diesem Konto zu einem lohnsteuerlichen Zufluss von Arbeitslohn, wenn die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sind. Dotierte Gehaltsanteile sind bei Einbringung noch nicht fällig (auf die Entstehung des Anspruches kommt es in diesem Zusammenhang nicht an). Teilnehmer können alle Arbeitnehmer sein. Ausgeschlossen sind Organe von Körperschaften und als Arbeitnehmer beschäftigte beherrschende Anteilseigner wie Geschäftsführer und Gesellschafter-Geschäftsführer sowie Vorstände. Gesetzliche Bestimmungen Ein Wertguthabenaufbau ist unzulässig, sobald feststeht, dass das vorhandene Guthaben nicht mehr durch Freistellung für Zeiten vor dem Ruhestand abgebaut werden kann. Wertsteigerungen des Wertguthabens durch eine Verzinsungszusage oder durch Wertsteigerungen der Anlagensicherung führen nicht zum Lohnzufluss in der Ansparphase. Es muss sichergestellt sein, dass zum Zeitpunkt der planmäßigen Inanspruchnahme des Guthabens mindestens ein Rückfluss der dem Zeitwertkonto zugeführten Arbeitslohnbeträge (Bruttoarbeitslohn im steuerlichen Sinne ohne den Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag) gewährleistet ist (Zeitwertkontengarantie). 44 HR Performance 1/2014

6 Der Zeitwertkontengarantie wird entsprochen, wenn der Arbeitgeber in der Wertkontenvereinbarung eine entsprechende Zusage macht und das vorgenannte sozialversicherungsrechtliche Gebot der sicheren Anlage erfüllt. Die Wertkontenvereinbarung darf außerhalb einer Freistellungsphase oder eines Störfalles Entnahmemöglichkeiten nur im Falle existenzieller Notlagen zulassen. Wertguthaben können nicht mehr sozialversicherungsfrei in betriebliche Altersvorsorge umgewandelt werden. Diese Umwandlung zum Zwecke des Ausscheidens aus dem Unternehmen wegen Tod, Invalidität oder beginnender Altersrente ist nur noch dann möglich, wenn die Wertguthabenvereinbarung vor dem abgeschlossen wurde (es reicht hierzu die Teilnahme an einem kollektivrechtlich vereinbarten Modell) und die Vereinbarung eine entsprechende Verwendung zu Guns ten der bav enthält. Steuerrechtlich wird die Umwandlung von Wertguthaben in bav als Entgeltumwandlung anerkannt, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine entsprechende Vereinbarung vor Fälligkeit (planmäßige Auszahlung während der Freistellungsphase) getroffen wird (vgl. BMF-Schreiben vom ). Der Zeitpunkt des Zuflusses dieser zu Gunsten der bav umgewandelten Beiträge richtet sich nach dem Durchführungsweg der zugesagten bav (vgl. BMF-Schreiben vom sowie Richtlinie 40 b.1 LStR zur Abgrenzung). Analog zur Altersteilzeit ist eine Umwandlung von Freistellungsgehalt auch bei sonstigen Zeitwertkonten möglich. Sonderfall: Organe von Körperschaften Im Rahmen von Vereinbarungen über die Einrichtung eines Zeitwertkontos von Arbeitnehmern, die zugleich als Organ einer Körperschaft bestellt sind z.b. Mitglieder des Vorstands einer Aktiengesellschaft oder Geschäftsführer einer GmbH, führt bereits die Gutschrift des künftig fällig werdenden Arbeitslohns auf dem Zeitwertkonto zum Zufluss von Arbeitslohn. Der Erwerb einer Organstellung hat keinen Einfluss auf ein bis zu diesem Zeitpunkt aufgebautes Wertguthaben. Nach Erwerb der Organstellung führen alle weiteren Zuführungen zu dem Konto steuerlich zum Zufluss von Arbeitslohn. Nach Beendigung der Organstellung und Fortbestehen des Dienstverhältnisses kann der Arbeitnehmer das Wertguthaben entsprechend weiter aufbauen oder das aufgebaute Guthaben für Zwecke der Freistellung verwenden. Sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen Die Spitzenverbände der Sozialversicherung haben die sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen im Rahmen von Besprechungen (30./ , Nr. 2 Fortbestand der versicherungspflichtigen Beschäftigung bei Freistellung von der Arbeitsleistung unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts) erörtert. Im Nachgang wurden die zwischenzeitlich aufgetretenen Fragen und Sachverhalte ergänzend behandelt und die Ergebnisse in einem Frage-/Antwortkatalog zum Versicherungs-, Beitragsund Melderecht für flexible Arbeitszeitregelungen vom zusammengefasst. Umwandlung in bav Mögliche Ziele Fazit Wegen der demografischen Entwicklung, der individuellen Wünsche von Arbeitnehmern und den betrieblichen Erfordernissen der Arbeitgeber gewinnen flexible Arbeitszeit- und Vergütungssysteme an Bedeutung. Durch Zeitwertkonten werden einerseits Möglichkeiten für eine Auszeit (Sabbatical, Pflege eines nahen Angehörigen etc.) geschaffen und andererseits kann der optimale individuelle Rentenbeginn angesichts einer längeren Lebensarbeitszeit bestimmt werden. Arbeitgeber greifen mit Zeitwertkonten einen wichtigen Trend auf, und sie fördern ihr Image als attraktiver Arbeitgeber in Zeiten eines steigenden Wettbewerbs um Talente am Arbeitsmarkt. Autor: MBA DIPL-ING. RASCHID BOUABBA, Geschäftsführer der MCGB GmbH Unternehmensberatung, HR Performance 1/