Einsatzplanung mit SAP MRS. Ein Überblick

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1 Einsatzplanung mit SAP MRS Anwenderschulung Ein Überblick Frank Ostwald 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 1 macht mobil einfach

2 Gliederung 1 SAP Multiresource Scheduling (MRS) Überblick und Lösungsarchitektur 2 SAP Multiresource Scheduling im Detail 3 Integrationsaspekte 4 Referenzen 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 2 macht mobil einfach

4 SAP Multiresource Scheduling (MRS) Überblick SAP Multiresource Scheduling (MRS) ist ein SAP ERP Add-On SAP MRS bietet dem Einsatzplaner eine grafische Oberfläche, um einen Bedarf per Drag & Drop einer geeigneten Ressource zuzuordnen Die Bedarfe können u.a. aus folgenden Quellen kommen: Aufträge und Meldungen aus dem Kundenservice (SAP CS) Aufträge und Meldungen aus der Instandhaltung (SAP PM) Es werden folgende Ressourcentypen unterschieden Personalressource Informationen zu Personalressourcen (Mitarbeitern) wie Personalstammdaten, Anwesenheiten, Abwesenheiten, Vertretungen und Qualifikationen können aus der Personalwirtschaft (SAP HR) kommen Werkzeugressource Informationen zu Werkzeugressourcen (Fertigungshilfsmittel) in Form von Equipmentstammdaten können aus SAP PM/CS kommen SAP MRS wurde von SAP Custom Development entwickelt und muss als Adaptable Custom Solution separat lizenziert werden 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 4 macht mobil einfach

5 SAP MRS Lösungsarchitektur SAP CRM Serviceaufträge SAP ERP PM-/CS- Aufträge SAP ERP PM-/CS- Meldungen SAP ERP PS Netzpläne SAP cprojects SAP DBM Aufträge SAP Multiresource Scheduling SAP MRS Optimizer Bedarfe Einsätze VSR Ressourcen MRS Qualifikationen Geographical Information System HR Personalstamm Geschäftspartner PM-/CS- Arbeitsplätze Materialien/ Equipments HR- Qualifikationen 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 5 macht mobil einfach

7 Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (I) Anlegen PM-/CS-Auftrag Identifikation des Bedarfs 2 1 Überwachen der Ausführung Einsatzplanung in Instandhaltung/ Kundenservice Ausführen von Einsätzen Anlegen Einsätze und Auflösen von Konflikten oxando GmbH, Mobile Solutions, 7 macht mobil einfach

8 Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (II) 1 Instandhaltung: Im Unternehmen wird eine Instandhaltungsleistung angefordert. Kundenservice: Der Kunde fordert eine Serviceleistung an Der IH-Planer/Service-Desk-Mitarbeiter legt einen Auftrag an und führt basierend auf der Auslastung der Gruppe (Arbeitsplatz) eine Grobterminierung durch. Der Einsatzplaner ordnet Mitarbeiter und Fertigungshilfsmittel über die Plantafel zu und berücksichtigt dabei wesentliche Rahmendaten wie Verfügbarkeit, Qualifikationen, Kunde, Beziehung zwischen Tätigkeiten und Materialverfügbarkeiten etc. Instandhaltung: Der Instandhalter akzeptiert die neue Zuordnung auf seinem mobilen Endgerät und führt vor Ort die Arbeit aus. Kundenservice: Der Servicetechniker akzeptiert die neue Zuordnung auf seinem mobilen Endgerät und führt die Tätigkeit beim Kunden aus oxando GmbH, Mobile Solutions, 8 macht mobil einfach

9 Auftrags- und Einsatzplanung Auftragsplanung Zuordnung der Gruppe (Arbeitsplatz) Grobterminierung Geplante Dauern Qualifikationsanforderungen Benötigte Werkzeuge Einsatzplanung Zuordnung des Mitarbeiters/Teams Feinterminierung Zuordnung der Fertigungshilfmittel Ausführungsüberwachung 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 9 macht mobil einfach

10 Einsatzplantafel Bildschirmbereiche (I) Der Arbeitsplatz des Einsatzplaners die Einsatzplantafel ist in folgende Bereiche aufgeteilt: 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 10 macht mobil einfach

11 Einsatzplantafel Bildschirmbereiche (II) Auftragsarbeitsvorrat Der Einsatzplaner sieht im Auftragsarbeitsvorrat alle Aufträge, für die er verantwortlich ist. Im Auftragsarbeitsvorrat werden der Auftrag und alle einsatzplanungsrelevanten Vorgänge angezeigt. Positionsarbeitsvorrat Der Einsatzplaner sieht im Vorgangsarbeitsvorrat alle Auftragsvorgänge, die einsatzplanungsrelevant sind. Jeder Auftragsvorgang eines Auftrags wird in genau einer Zeile angezeigt. Der Einsatzplaner kann sich zu jedem Vorgang zahlreiche Daten anzeigen lassen, die für seine Einsatzplanungen relevant sind. Das sind z. B. alle Termine und Zeitdaten aus dem Auftrag. Der Einsatzplaner kann sich den Vorgangsarbeitsvorrat durch die Sortier- und Filterfunktion anhand seiner Anforderungen zusammenstellen. Er kann die Vorgänge beispielsweise nach Dringlichkeit oder Priorität filtern oxando GmbH, Mobile Solutions, 11 macht mobil einfach

12 Einsatzplantafel Bildschirmbereiche (III) Plantafel Der Einsatzplaner legt in der Plantafel in einem Balkendiagramm Einsätze für Personal- und Werkzeugressourcen an. Die Plantafel ist ein Diagramm mit Zeilen. Eine Zeile ist unterteilt in Ressource und die dazugehörigen Balken für Einsätze und Zeitspezifikationen. Die Plantafel dient außerdem der Fortschrittsüberwachung, da auch Vorgangsstatus und zurückgemeldete Zeiten visualisiert werden können. Alert-Monitor Im Alert-Monitor werden alle Alerts (z. B. Warnungen, Informationen) angezeigt, die sich aufgrund der Planungssituation ergeben. Alerts werden vom System erzeugt, wenn der Einsatzplaner durch seine Einsatzplanung Bedingungen verletzt, was durch eine Prüfung verschiedener Daten (Stammdaten, Customizing, Auftrag) ermittelt wird. Wenn der Einsatzplaner z.b. einen Einsatz für eine Personalressource anlegt, prüft das System, welche Regelarbeitszeit der Mitarbeiter hat und wie viele Überstunden erlaubt sind. Übersteigt die geplante Einsatzdauer die erlaubte Arbeitszeit, wird ein Alert erzeugt oxando GmbH, Mobile Solutions, 12 macht mobil einfach

13 Einsatzplantafel Beispiel 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 13 macht mobil einfach

14 SAP MRS Kernfunktionen Intuitive grafische Oberfläche für die manuelle Einsatzplanung mit Informationen über die offenen Bedarfe, die Auslastung der Ressourcen und mögliche Konflikte der aktuellen Einsatzplanung Automatische Unterstützung der Einsatzplanung basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Partnerrolle sowie auslastungsbezogene automatische Einplanung und intelligentes Verschieben bestehender Einsatzpläne Optimierung der Tageseinsatzplanung beispielsweise zur Auslastungsmaximierung, zur Minimierung von Reisezeiten oder zur Einhaltung von SLAs Kapazitätsbetrachtung auf Basis des Arbeitspensums auf Arbeitsplatz-/ Teamebene und der Berücksichtigung von geplanten und ungeplanten Aufträgen sowie der Mitarbeiterverfügbarkeit Integration geographischer Informationssysteme (GIS) zur Visualisierung von Reisewegen und zur Unterstützung der Suche nach dem nächstgelegenen Mitarbeiter 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 14 macht mobil einfach

15 Rolle Einsatzplaner Funktionen im Detail (I) Zeitspezifikationen Transfer von Abwesenheiten, Anwesenheiten und Vertretungen aus SAP HR in die Plantafel Manuelle Pflege von Zeitspezifikationen in der Plantafel (Krankheit, Arbeit ohne Auftrag, ) Abbildung periodischer Zeiten ggfs. Rückintegration in SAP HR Anzeige der Rückmeldedaten in der Plantafel Qualifikationen Verwendung von SAP HR-Qualifikationen oder Verwendung des neuen MRS Qualifikationsobjekts Definition von Qualifikationsanforderungen am Auftragsvorgang über eine Anforderungsprofil Anzeige einer Liste geeigneter Ressourcen (Rangliste) in Abhängigkeit von Qualifikationsanforderungen, Qualifikationen und Verfügbarkeit 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 15 macht mobil einfach

16 Rolle Einsatzplaner Funktionen im Detail (II) Organisationsstruktur Entkopplung vom HR-Organisationsmodell möglich Definition temporärer Teams Organisationsübergreifende Einplanung möglich Kapazitätsplanung auf Arbeitsplatz-/Gruppenebene Einsätze Automatischer Splitt von Einsätzen auf Grund von Regeln Abbildung kapazitiver Einsätze Abbildung gestreckter Einsätze Einfacher Algorithmus für automatische Einplanung Ressourcentyp Werkzeugressource Planung von Werkzeugen (Fertigungshilfsmitteln) Verknüpfung zwischen Mitarbeiterressource und Werkzeugressource 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 16 macht mobil einfach

17 Rolle Einsatzplaner Funktionen im Detail (III) Undo/Redo-Funktionalität Alert Monitor Änderungsbelegschreibung Pager/ /SMS/CTI-Integration GIS-Integration (Map&Guide-Integration) Visualisierung der Reisezeit Anzeige der Karte Suche nach nächstgelegenem Techniker Integration mit mobiler Lösung (z.b. oxando Asset Management) Information der Techniker über geplante Einsätze Statusrückmeldung zu den Einsätzen 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 17 macht mobil einfach

19 Integration mit SAP ERP HR (I) SAP MRS kann sowohl mit als auch ohne Integration in SAP ERP HR betrieben werden Mitarbeiterstammdaten Mitarbeiterverfügbarkeitsdaten Mitarbeiterqualifikationsdaten Integration in SAP ERP HR Bestehende HR- Personalstämme Detaillierte Verfügbarkeitsdaten aus dem Mitarbeiter- HR-Kalender können im Arbeitsplatz des Einsatzplaners angezeigt werden Bestehende HR-Mitarbeiter- Qualifikationen oder MRS- Qualifikationen Keine Integration in SAP ERP HR Mitarbeiter werden als Geschäftspartner in der Rolle Mitarbeiter angelegt Grundlegende Verfügbarkeitsdaten (Arbeitszeitplan) können für den Mitarbeiter angelegt werden Mitarbeiterqualifikationen und Qualifikationskataloge können gepflegt werden 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 19 macht mobil einfach

20 Integration mit SAP ERP HR (II) SAP ERP HR MRS Sollarbeitszeit (IT 0007) Abwesenheiten (IT 2001) Zeitzuordnungen Anwesenheiten (IT 2002) Vertretungen (IT 2003) Erstellung Customizing abhängig von Personalbereich und Teilbereich 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 20 macht mobil einfach

21 Qualifikationen Qualifikationen beschreiben Qualifikationen (z.b. Ausbildungen, Schulungen, Führerscheine etc.) Qualifikationsanforderungen sind mit Auftragsvorgängen über ein Anforderungsprofil verknüpft zeigen an, dass ein Vorgang eine spezielle Qualifikation erfordert und beschreiben den benötigten Grad der Eignung können durch Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen erfüllt werden Beispiel Der Vorgang Elektrische Prüfung hat die obligatorische Qualifikationsanforderung VDE-Zertifizierung, mit der Bedeutung, dass der ausführende Mitarbeiter durch den VDE zertifiziert sein muss oxando GmbH, Mobile Solutions, 21 macht mobil einfach

22 MRS-Qualifikationsobjekt Das MRS-Qualifikationsobjekt bietet gegenüber den HR-Qualifikationen folgende Vorteile: Möglichkeit zur Definition zweidimensionaler Qualifikationsmatrizen Möglichkeit zur Definition unstrukturierter Qualifikationen in Form von Freitext Detaillierterer Qualifikationsmatching-Algorithmus (z. B. TREX-Suche nach unstrukturierten Qualifikationen) Stammdaten des MRS-Qualifikationsobjektes Qualifikationskataloge Qualifikationsmatrizen Mitarbeiterprofil Web-UI verfügbar Mehrere Genehmigungs-Workflows verfügbar Anforderungsprofil Verknüpfung mit Materialstamm, Equipment und Auftragsvorgang möglich Die Übertragung von HR-Qualifikationen auf MRS-Qualifikationen (Qualifikationskataloge, Mitarbeiterprofile) ist möglich oxando GmbH, Mobile Solutions, 22 macht mobil einfach

23 Rangliste Eine Rangliste von geeigneten Ressourcen kann für einen Vorgang angezeigt werden Die Rangliste basiert auf den Qualifikationsanforderungen, den Mitarbeiterqualifikationen und der Verfügbarkeit im betrachteten Zeitraum 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 23 macht mobil einfach

24 GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (I) Die GIS-Integration erweitert die Rangliste um Angaben zu Distanz (Anfahrtsweg) und Dauer (Anfahrtszeit) 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 24 macht mobil einfach

25 GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (II) Durch die Integration der Karte in die Einsatzplantafel kann die aktuelle Einsatzplanungssituation grafisch angezeigt werden 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 25 macht mobil einfach

26 Integration mit mobiler Lösung SAP MRS und oxando Asset Management Optimierung in der Einsatzplanung und im mobilen Prozess Zentrale Disposition Volle Integration der mobilen Lösung in die Einsatzplanung (z.b. mit SAP MRS) Sie erreichen Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit Reduzierung von Wegezeiten Mobile Anwendung Durch die nahtlose Integration aller Systeme im Prozess erhöhen wir die Produktivität und steigern die Reaktionsgeschwindigkeit Ihrer Organisation oxando GmbH, Mobile Solutions, 26 macht mobil einfach

27 Die Lösung oxando Asset Management (I) Mobile Checklisten Zentrale Planung der Inspektionspläne und Vorgaben in SAP Einfachste Erfassung durch den Techniker über mobile Checklisten Volle Auswertbarkeit und flexibles Auslösen von Folgeprozessen in SAP Sie erreichen Standardisierte Vorgaben für die Durchführung von Inspektionen und Wiederkehrenden Prüfungen eine effiziente Zustandserfassung eine Verkürzung der Reaktionszeiten Schaffen Sie Standards für die Durchführung von Inspektionen und Wiederkehrenden Prüfungen durch voll in SAP integrierte Checklisten! 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 27 macht mobil einfach

28 Die Lösung oxando Asset Management (II) Mobiler Einsatzbericht mit Unterschriftenerfassung Mobile Unterschriftenerfassung Mobile Erzeugung des Einsatzberichts als PDF-Dokument Automatische Ablage des PDF-Dokuments in SAP ERP als Anlage zum Auftrag oder zum Objekt Optional: Versand des Einsatzberichts aus SAP ERP per an den Kunden Sie erreichen Einfache, automatisierte Dokumentation nachweispflichtiger Prüfungen Besserer Service für den Kunden Mit unseren mobilen Einsatzberichten erfolgt die Dokumentation automatisch und zentral im SAP-System. Der Kunde erhält alle Informationen transparent und nachvollziehbar oxando GmbH, Mobile Solutions, 28 macht mobil einfach

29 Die Lösung oxando Asset Management (III) Intuitive mobile Benutzeroberflächen Einfache, mit dem Finger bedienbare Benutzeroberflächen Daten aus SAP ERP stehen online und offline zur Verfügung Mobil erfasste Daten gehen direkt an das Backend System zurück Sie erreichen Einfache, effiziente und papierlose mobile Bearbeitung durch den Techniker Reduzierung der Schulungsaufwände Reduzierung der Komplexität aus den SAP-Prozessen Prozessbeschleunigung Einfache Benutzeroberflächen für den Techniker sind entscheidend. Die Daten stehen online oder offline für den Techniker zur Verfügung oxando GmbH, Mobile Solutions, 29 macht mobil einfach

30 Gliederung 1 SAP Multiresource Scheduling (MRS) Überblick und Lösungsarchitektur 2 SAP Multiresource Scheduling im Detail 3 HR-Integrationsaspekte 4 Referenzen 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 30 macht mobil einfach

31 Fraport AG Projektstart der MRS-Implementierung: Umsetzung der Funktionalität zunächst in drei Pilotbereichen mit folgendem Funktionsumfang Hinterlegung der Vorgabezeiten in den Arbeitsplänen Fokussierung auf die Einsatzplanung planmäßiger Aufträge (Wartung, Inspektion, Prüfung) Definition der Disponenten und der zu disponierenden Personen Kontinuierliche Anpassung der MRS aufgrund von Rückmeldungen aus den Pilotbereichen Anschließend Roll-out auf alle relevanten Fachbereiche (abgeschlossen) Entwicklung Fraport-spezifischer Erweiterungen Ständige Optimierung aufgrund von Feedback aus den Fachbereichen Sammlung der Anforderungen und Roll-out über Releaseplanung (2 x jährlich) Einspielen von Support Packages (1 x jährlich) Nächste Umsetzungsschritte (in Planung) Nutzung von Qualifikationen Releasewechsel von MRS 8.0 auf MRS oxando GmbH, Mobile Solutions, 31 macht mobil einfach

32 SAP MRS bei Fraport (I) Einsatzplantafel mit Plantafel und Positionsarbeitsvorrat IFM-FT1 Hans MRS IFM-FT2 Martin MRS IFM-FT3 Peter MRS IFM-FS3 Fritz MRS IFM-FS4 Werner MRS IFM-FS5 Ernst MRS IFM-FA22 Jörg MRS IFM-FA23 Heinz MRS IFM-FA12 Klaus MRS IFM-FA13 Horst MRS 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 32 macht mobil einfach

33 SAP MRS bei Fraport (II) Der Bearbeitungsfortschritt eines Auftrags(-vorgangs) wird über Farben visualisiert Status Farbe EROF = Eröffnet keine Anzeige in der Plantafel FREI = Freigegeben hellblau RÜCK = Rückgemeldet TRÜC = Teilrückgemeldet grün gelb FIX = Fixtermin rot TABG = Technisch abgeschlossen POW = Positionsorientierte Wartung braun grün (wie RÜCK) 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 33 macht mobil einfach

34 SAP MRS bei Fraport (III) Die HR-Zeitdaten zur Ressource werden nach SAP MRS übertragen und über unterschiedliche Farben visualisiert Zeittyp Sollarbeitszeit Bereitschaft Abwesenheiten (z.b. Urlaub) Gleitzeit Pausenzeiten Nicht-Verfügbarkeit Farbe weiß hellgrün ocker hellgrau grau grau 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 34 macht mobil einfach

35 SAP MRS bei Fraport (IV) Weitere Zeitdaten können in SAP MRS eingepflegt und über unterschiedliche Farben visualisiert werden Zeittyp Farbe ABWS = sonstige Abwesenheit ocker AOAN = außerordentl. Anwesenheit weiß POW = Positionsorientierte Wartung flieder STÖRUNG = Störungsbehebung pink IFM-FT1 Hans MRS IFM-FT2 Martin MRS IFM-FT3 Peter MRS IFM-FS3 Fritz MRS IFM-FS4 Werner MRS IFM-FS5 Ernst MRS 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 35 macht mobil einfach

36 SAP MRS bei Fraport (V) Fraport-spezifische Erweiterung: Die Positionsarbeitsvorratsliste wurde kundenspezifisch u.a. um folgende Felder erweitert: Equipment und Technischer Platz Equipmentklasse und Bezeichnung Standort Raum etc oxando GmbH, Mobile Solutions, 36 macht mobil einfach

37 SAP MRS bei Fraport (VI) Fraport-spezifische Erweiterung: Die Quickinfo zum Vorgang in der Plantafel wurde angepasst 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 37 macht mobil einfach

38 SAP MRS bei Fraport (VII) Mobile Abwicklung mit oxando Asset Management 2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 38 macht mobil einfach

39 Kontakt Folgen Sie uns auf Facebook, Twitter & Co Für weitere Informationen, einem Präsentationstermin in Ihrem Hause oder online, Kundenvorträge, Referenzbesuche sowie Testinstallationen unserer mobilen Lösungen rufen Sie mich bitte an oder schreiben eine oxando GmbH, Mobile Solutions, 39 macht mobil einfach