vitero 5.x Produkteigenschaften

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1 vitero 5.x Produkteigenschaften Bild 1: Teilnahme an einer vitero Sitzung vitero (virtual team room) ist ein internetbasiertes System für Web Conferencing, E-Collaboration, Live-E-Learning, Language Learning und teletherapeutische Maßnahmen, basierend auf einer Client-Server Architektur. vitero ist modular aufgebaut. Durch die individuelle Zusammenstellung der einzelnen Module kann vitero an die verschiedenen Kundenwünsche angepasst werden. Falls weitere Funktionen benötigt werden, die noch nicht in der vitero Produktreihe vorhanden sind, führt die vitero GmbH auf Wunsch kundenspezifische Anpassungs- und Erweiterungsleistungen durch. Die folgenden Abschnitte enthalten einen Überblick über die Funktionen der verschiedenen vitero Module. 1/32

2 1 vitero basic Bild 2: vitero basic ermöglicht ortsunabhängige Teambesprechungen für Gruppen bis 12 Teilnehmer vitero basic umfasst die Grundfunktionen der vitero Produktreihe und ist Voraussetzung für alle im Folgenden beschriebenen vitero Module, die den virtual team room ergänzen und erweitern. Mit vitero basic ist es möglich, virtuelle Besprechungen mit bis zu zwölf Teilnehmern plus Moderator durchzuführen. vitero basic umfasst u.a. die folgenden Funktionen: o virtueller Besprechungstisch für bis zu 12 Teilnehmer plus Moderator o Personalisierter Avatar mit Bild, Gesten und Awareness- Feedback o Audiokommunikation via VoiceOverIP o Textchat über Sprechblasen (non-auditives Feedback) o Media Display zur Anzeige von jpg, ppt, pptx und pdf Dateien 2/32

3 o Video Player 1 zum synchronen Abspielen von Videoclips (mp4-format) im virtual team room o Lupe (Zoom Funktion) und Vollbild Modus o Multiuser-Board mit Schnappschuss-Funktion zum Speichern der Ergebnisse und vielfältigen Moderationswerkzeugen (Textfelder für Teilnehmer und Moderator für eine offene Kartenabfrage, Markierungsfunktion, Teilnehmerpfeile mit Namensanzeige, Werkzeuge zur anonymen Umfrage (Punktevergabe mit farblich kodierten Objekten wie Vierecke, Dreiecke)) o Gesprächssteuerung im Tokenprinzip oder Push-to-Talk (es können mehrere Audiokanäle gleichzeitig geöffnet werden) o Rollenmodell mit 3 temporären Rollen: Moderator, Co-Moderator (optional), Teilnehmer o Nachregeln der Audioeinstellungen von anderen Sitzungsteilnehmern durch den Moderator o Protokollierung von Anwesenheit, Textchat, Gesten und weiteren Ereignissen o Notizfunktion (Ermöglicht das Anlegen von persönlichen Notizen, die benutzerabhängig gespeichert werden und dadurch in jeder vitero Sitzung zur Verfügung stehen.) o Private Chat über eigenes Chatfenster mit Protokollfunktion (Der private Chat kann jederzeit während einer laufenden Sitzung vom Moderator ausgeschaltet, bzw. nur bestimmten Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.) o Zugang für mobile Endgeräte 2 wie Smartphones oder Tablet PCs 3 1 Soundkarte und Headset bzw. Lautsprecher erforderlich, da die Tonübertragung der Videoclips per VoIP erfolgt. 2 Nur in Kombination mit vitero phone hybrid verfügbar; beim Zugang mit mobilen Endgeräten werden derzeit nur jpg, ppt, pptx und pdf Dateien angezeigt, die im Media Display geöffnet wurden. 3 Auch auf Geräten mit Linux Betriebssystem nutzbar. 3/32

4 Allgemeine Eigenschaften des virtual team room o Browserunabhängig o Keine Installation und daher keine Administrationsrechte notwendig o Ein und dieselbe Software für Moderator und Teilnehmer o Bedienkonzept wurde vom Fraunhofer IAO entwickelt Funktionalitäten des Vitero Management Systems 5.x (VMS) (Teil von vitero basic) o Benutzerverwaltung o Elektronisches Benutzerprofil o Gruppenzuordnung mit Rollen Gruppenleiter, Assistent und Teilnehmer o Dateiverwaltung 4 : Gruppenspezifisch, Mandantenspezifisch und Benutzerspezifisch o Gruppenraumbuchung inkl. automatischer Einladung der Teilnehmer per mit Outlookeintrag und automatischer Erinnerungsfunktion o Benutzerimport über Teilnehmerlisten mit optionaler Namenserkennung aus -Adresse o PowerPoint Präsentationen (ppt und pptx Format) und pdf-dateien werden beim Upload ins VMS automatisch konvertiert, so dass sie im vitero Raum angezeigt werden können o Video Vorschau 5 zur Ansicht von mp4-dateien im VMS o Bis auf die Video Vorschau sind alle Funktionen des VMS auch ohne JavaScript verfügbar 4 Anmerkung zum Datenvolumen beim SaaS Lizenzmodell: Der Upload pro Datei ist auf 25 MB begrenzt, das maximale Datenvolumen pro SaaS-Kunde beträgt 200 MB (Erhöhung möglich). 5 Derzeit nur für Windows PC verfügbar. 4/32

5 Nur für Serverlizenz-Kunden: o Serverlizenz-Kunden haben nun die Möglichkeit Unterseiten des VMS wie Anlegen einer Sitzung, Dateidownload und Selbstregistrierung per Direktlink sofort aufzurufen, ohne zuerst die Startseite des VMS zu öffnen. o LDAP Benutzerverzeichnisse können in das VMS importiert werden o Web Service Schnittstelle zur Anbindung von unterschiedlichsten Systemen wie Outlook, Lotus Notes, Learning Management Systemen (z.b. ILIAS, Moodle, SAP Enterprise Learning, ) sowie Portalen und Eigenentwicklungen o Selbstregistrierung mit einschränkbarem Nutzungsrecht (Definition des zugelassenen Benutzerkreises über den Domainnamen der -Adresse möglich) Bild 3: Der virtual team room mit vitero basic 5/32

6 2 vitero cooperation Bild 4: vitero cooperation ermöglicht effektives Zusammenarbeiten und Lernen vitero cooperation ist ein Erweiterungsmodul für vitero basic, welches sowohl der Besprechungsgruppe als auch der Lerngruppe hilfreiche Funktionen zum gemeinsamen effektiven Arbeiten und miteinander Diskutieren bietet: o Application Sharing mit drei verschiedenen Sicherheitsstufen 6, zwei Vergrößerungsansichten, Darstellungsmöglichkeit mehrerer Fenster, Fernsteuerung einer Applikation o Jeder Teilnehmer kann lokale Anwendungen über Application Sharing zeigen o Schnappschuss-Funktion zum erweiterten Bearbeiten der per Application Sharing gezeigten Inhalte mit dem Multiuser-Board o Verdeckte Kartenabfrage wahlweise anonym oder personalisiert 6 Sicherheitsstufenauswahl nicht für Apple Mac verfügbar. 6/32

7 o Application Sharing Favoriten für häufig benutzte Anwendungen und Dateien (z.b. Clustern und Brainstorming Vorlage 7, eigene Favoriten können jederzeit hinzugefügt werden 8 ) o File Sharing (Dateien können während einer laufenden Sitzung entweder an alle oder nur an ausgewählte Sitzungsteilnehmer, welche sich im gleichen vitero Raum befinden, versendet werden.) Bild 5: Application Sharing mit vitero cooperation 7 Nicht für Apple Mac verfügbar. 8 Bei Apple Mac können nur Dateien zu den eigenen Favoriten hinzugefügt werden, keine Anwendungen. 7/32

8 3 vitero 20/40 Bild 6: Mit vitero 20/40 sind auch große Besprechungsrunden problemlos möglich Mit vitero 20 bzw. vitero 40 kann die Anzahl möglicher Teilnehmer von zwölf auf 22 bzw. 40 Personen plus Moderator erhöht werden. Große Besprechungsrunden oder Schulungen für große Gruppen sind somit problemlos möglich. Mit steigender Stuhlanzahl rücken die Teilnehmer zunächst näher zusammen, bis dann ab dem 24. Stuhl mit einer zweiten Stuhlreihe begonnen wird. Die Erweiterung erfolgt ohne Abstriche in der Performance, in der Bedienung und im Funktionsumfang. Bild 7: Der virtual team room für 40 Teilnehmer plus Moderator 8/32

9 4 vitero examination 9 Der Moderator kann Prüfungsunterlagen, Arbeitsaufgaben oder ähnliches in Form einer Datei, die auf seinem Rechner abgelegt ist, den Teilnehmern elektronisch aushändigen (File Sharing) und per Knopfdruck zu einem späteren Zeitpunkt wieder einsammeln. Das jeweilige (editierte) Dokument landet dann mit Namen des Teilnehmers versehen - nach einer Rückbestätigung durch den Teilnehmer in einem sitzungsspezifischen Ordner wieder auf dem Rechner des Moderators. 5 vitero OS hybrid Bild 8: Gemischte Verwendung von Mac OS X Rechnern und Windows PCs in derselben vitero Sitzung Mit vitero OS hybrid ist der virtual team room nun auch für Apple Mac verfügbar. Durch einen speziellen vitero Client für Apple Mac ist es jetzt möglich den virtual team room inklusive Application Sharing (bei Lizenzierung von vitero cooperation) unter Mac OS X zu nutzen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob alle Teilnehmer von Apple Mac Computern aus an der vitero Sitzung teilnehmen oder ob Windows PCs und Apple Mac Rechner gemischt verwendet werden. Jeder Teilnehmer kann als Moderator 9 Ab Version 5.1 verfügbar. 9/32

10 oder Co-Moderator Application Sharing starten, Anwendungen zeigen und auf Wunsch sogar Anwendungen fernsteuern lassen. Auch dies unabhängig davon, ob es sich um ein Windows oder OS X Betriebssystem handelt. Bild 9: vitero für das Apple Betriebssystem OS X 6 vitero audience / 200 / 500 / 1000 / Bild 10: Mit vitero audience können Zuschauer zu einer vitero Sitzung zugeschaltet werden Mit vitero audience ist das Ausstrahlen von Produktpräsentationen oder Diskussionsrunden für zahlreiche Zuschauer möglich. vitero audience 10 vitero audience in Kombination mit vitero webcam, vitero cooperation und vitero profi moderation auf Anfrage. 10/32

11 kann auf Anfrage sowohl für SaaS-Kunden als auch für Serverlizenz- Kunden in die jeweiligen vitero Versionen integriert werden. Das Modul umfasst die folgenden Funktionen: o Erweiterung des vitero Raumes um die Funktion von Zuschauerzugängen (Zuschauer können das Geschehen visuell und auditiv verfolgen, und haben einen Text-Chat als Rückkanal. Sie werden jedoch nicht in vitero repräsentiert und können sich nicht an der Audiokommunikation beteiligen.) o vitero audience gibt es für 100, 200, 500, 1000 und mehr Zuschauerzugänge Bild 11: Zuschauer haben die gleiche Ansicht des virtual team rooms wie die regulären Teilnehmer, werden jedoch nicht durch einen Avatar dargestellt 11/32

12 7 vitero next room Bild 12: vitero next room ermöglicht die Bildung von Untergruppen in separaten Räumen Mit Hilfe von vitero next room können während einer vitero Sitzung spontan Untergruppen gebildet werden. Ideal z.b. für Kleingruppenarbeit, Tandemübungen oder Einzelarbeit mit tutorieller Unterstützung während eines Seminars. Unter anderem stehen folgende Funktionen zur Verfügung: o Spontanes Anlegen virtueller Nebenräume zur Bildung von Untergruppen während einer laufenden Sitzung o Schneller Wechsel der Teilnehmer zwischen dem vitero Hauptraum und den Nebenräumen o Jeder virtuelle Nebenraum verfügt über die gleichen Grundfunktionalitäten 11 wie der vitero Hauptraum (Audiokommunikation, Avatare, Besprechungstisch etc.) 11 In den Nebenräumen sind der Zugang mit mobilen Endgeräten sowie vitero phone hybrid derzeit noch nicht verfügbar. 12/32

13 o Die maximale Anzahl der Nebenräume entspricht der maximalen Sitzanzahl im Hauptraum o Als Vorbereitung zu einer Sitzung kann im vitero Raum über ein Einstellmenu die Anzahl der Nebenräume, sowie deren Bezeichnung definiert werden Bild 13: Zur spontanen Bildung von Untergruppen während einer laufenden Sitzung genügt ein einfacher Raumwechsel 13/32

14 8 vitero profi moderation 12 Bild 14: vitero profi moderation ermöglicht Moderatoren den Einsatz von differenzierten Feedback-Abfragen vitero profi moderation ist das Modul für fortgeschrittene vitero Moderatoren. Über ein ausgefeiltes Vorbereitungswerkzeug können Entscheidungsprozesse mit differenzierten Feedback-Abfragen Schritt für Schritt unterstützt werden. Es können gruppenbezogene Abfragen optimal vorbereitet und dokumentiert werden. Dies ist für Punkt-Abfragen, Abstimmungen, Meinungsbilder, Brainstorming, Freitext-Abfragen und Gewichtungen bei kleinen Diskussionsgruppen sehr hilfreich und für die intensive Einbindung von großen (beispielsweise mehrere 100 Teilnehmer umfassende) Gruppen nahezu unabdingbar. Das Modul vitero profi moderation beinhaltet u.a. o Einpunkt-Abfragen (Skala, Matrix) o Mehrpunkt-Abfragen (Gewichtung, Profil) 12 Nur in Kombination mit dem Modul vitero cooperation. 14/32

15 o Freitext-Abfragen (optional mit Kommentar) o Kategorisierungen, Highlighting, Musterlösungen o Automatisches Protokoll aller Beiträge o Anonyme Beiträge für authentische Ergebnisse o Flexible Ablaufplanung o Erstellen von Vorlagen o Automatische Übernahme von Ergebnissen in die nächsten Schritte o Unterschiedliche Abfragetechniken können nahezu beliebig miteinander kombiniert werden o Darstellung des Ergebnisses in Form von Tabellen, Tortendiagramm, Balkendiagramm, Matrixdarstellung o Ausgabe des Protokolls aller Abfrage- und Entscheidungsschritte in HTML oder XML Bild 15: Auswertung einer Feedbackabfrage in vitero profi moderation (Auswertung, Erstellen und Feedback einholen) 15/32

16 9 vitero webcam 13 Bild 16: vitero webcam ermöglicht das Übertragen von Live-Bildern im virtual team room vitero webcam ermöglicht in zwei ergonomisch ausgefeilten Varianten das Einspielen von Live-Bildern: o Live-Stream im Avatar zur Darstellung des Teilnehmers mit Rederecht: Sobald ein Teilnehmer das virtuelle Handmikrofon überreicht bekommt und damit Rederecht hat, wird (das Einverständnis des Moderators und des Teilnehmers vorausgesetzt) diese Sequenz live übertragen. Zusätzlich können selbstverständlich auch der Moderator und der Co-Moderator ihren Live-Stream übertragen. Die Live-Streams integrieren sich dabei harmonisch in den vitero Besprechungsraum: Aus dem Foto-Avatar wird ein Live-Avatar mit Gesten und Awareness-Elementen. 13 Beim Zugang mit mobilen Endgeräten werden derzeit noch keine Live-Bilder dargestellt. 16/32

17 o Live-Stream auf dem vitero Besprechungstisch, z.b. zur Darstellung des Vortragenden oder eines Objektes: Bis zu drei Live-Streams können gleichzeitig auf dem Besprechungstisch angezeigt werden. Zur Auswahl stehen dabei der Live-Stream des Moderators, des Co-Moderators und des Teilnehmers, vor dessen Platz das Handmikrofon liegt. Auf dem Besprechungstisch werden die Live-Streams in einer höheren Auflösung dargestellt als im Avatar, so dass Bilddetails besser erkennbar sind. Wenn nur ein Live-Stream auf dem Tisch angezeigt wird, kann dieser in zwei Zoomstufen noch weiter vergrößert werden. Die übertragene Auflösung wird dabei automatisch angepasst. Beim Anzeigen eines einzelnen Live-Streams steht außerdem eine Schnappschuss-Funktion für hochauflösende Momentaufnahmen zur Verfügung. Dadurch ist es zum Beispiel möglich ein Objekt zunächst in Bewegung zu zeigen, dann aber anhand einer Momentaufnahme mit einer hohen Auflösung Details zu erläutern und mit einem Pfeil zu referenzieren. Bild 17: Mit vitero webcam können Live-Streams sowohl auf dem Besprechungstisch als auch im vitero Avatar angezeigt werden. 17/32

18 10 vitero café Bild 18: Im vitero café sind jederzeit spontane Treffen möglich Mit vitero café ist es möglich vitero als spontanen Treffpunkt z.b. für Kurzbesprechungen zu verwenden. Im vitero café stehen die Funktionen von vitero basic (ohne individuellen Folien-Upload), vitero cooperation, vitero next room, vitero 40 (exakt 41 Personen, die sich auf die verschiedenen Nebenräume aufteilen können) und vitero webcam zur Verfügung. Der vitero café Raum ist rund um die Uhr geöffnet, ohne dass Termine über das Vitero Management System gebucht werden müssen. Dadurch sind jederzeit spontane Meetings ohne Buchung möglich. Hinweis: Da vitero café als spontaner Treffpunkt für Meetings ohne großen Vorbereitungsaufwand konzipiert wurde, sind die Folien, die im Media Display angezeigt werden, nicht austauschbar. vitero café enthält einen Standard-Foliensatz mit Hinweisen zur Nutzung des cafés, der beim Betreten des vitero café Raumes automatisch auf dem Besprechungstisch angezeigt wird. 18/32

19 Bild 19: Jedes vitero café verfügt über 40 Nebenräume, in die sich die einzelnen Gesprächsgruppen zurückziehen können. 11 vitero language lab Bild 20: Sprachentraining leicht gemacht mit vitero language lab vitero language lab bietet die optimale Unterstützung für das Sprachenlernen. Es integriert nicht nur die Funktionen eines Sprachlernlabors vollständig in ein Virtual Classroom System, sondern bietet zahlreiche zusätzliche Funktionen für ein modernes Sprachentraining. Mit vitero language lab kann ein PC-Raum in ein innovatives, technisch ausgefeiltes Sprachlernlabor umgewandelt werden. Ebenfalls ist es so 19/32

20 möglich Sprachen vom Rechner am Arbeitsplatz oder von zu Hause in gleicher Weise zu trainieren. Lerner können vorbereitete Audiofiles abspielen und auf einer zweiten Tonspur ihr eigenes gesprochenes Wort aufnehmen. Ein Schüler kann dabei selbst bestimmen, ob die Aufnahme geschützt ist, also nur ihm zur Verfügung steht oder ob er sie auch für die anderen Schüler und den Lehrer freigeben möchte. Im Vergleich zu herkömmlichen Sprachlabors können Lerngruppen im vitero language lab während einer Unterrichts- und Trainingseinheit beliebig umgruppiert werden - von Einzelarbeit, Tandemübung, Kleingruppe bis hin zum Unterricht mit 40 Schülern. Zu jeder Audiodatei hat jeder Schüler eine Aufnahmespur, auf die er allein oder mit weiteren Teilnehmern sprechen kann. Ideal für Rollenspiele zur Eigenkontrolle und Gruppenarbeit. Der Lehrer kann dabei zur Unterstützung die virtuellen Lernräume der Schüler besuchen", an der aktuellen Kommunikation teilnehmen, gemeinsam eine Tonaufnahme verfolgen und durchsprechen oder im Anschluss an den Unterricht unkompliziert die Tonaufnahmen der Schüler analysieren. Bild 21: Im Rekorder von vitero language lab können Audiodateien abgespielt und Aufnahme Spuren für jeden Teilnehmer angelegt werden. 20/32

21 12 vitero phone hybrid 14 Bild 22: Mit vitero phone hybrid sind Telefonkonferenzen im virtual team room möglich Falls bei einer vitero Sitzung (noch) nicht alle Teilnehmer ein Computer- Headset haben, kann die Audiokommunikation mit vitero phone hybrid auch über ein tonwahlfähiges Telefon erfolgen. Dabei steht im virtual team room ein Einwahlassistent mit den entsprechenden telefonspezifischen Informationen zur Verfügung. Die Telefonverbindung kann sowohl über Dial In (selbst anrufen) als auch über Dial Out (sich anrufen lassen) aufgebaut werden. Um bei Dial In die Telefonkosten möglichst gering zu halten, sind länderspezifische Regionalnummern für über 20 Länder verfügbar. Bei Dial Out entstehen keine Kosten für den Telefonkonferenzteilnehmer. Der Verbindungsaufbau erfolgt in Sekundenschnelle ganz einfach per Mausklick. Standardmäßig ist im virtual team room die Telefonnummer aus dem Benutzerprofil im Vitero Management System voreingestellt. Die eingetragene Nummer kann jedoch während der Sitzung jederzeit geändert werden. Die Änderung wird für alle weiteren vitero Sitzungen gespeichert. 14 vitero phone hybrid benötigt ein tonwahlfähiges Telefon und ist nicht in Kombination mit den Modulen vitero language lab und vitero café in einer Sitzung nutzbar. Bei Verwendung des Moduls vitero next room steht vitero phone hybrid nur im Hauptraum zur Verfügung. 21/32

22 vitero phone hybrid ermöglicht die Kombination von Telefon und VoIP in derselben vitero Sitzung. Dadurch können vitero VoIP Teilnehmer (über Headset oder Freisprecheinrichtung) und Teilnehmer, die sich per Telefon eingewählt haben, im virtual team room miteinander kommunizieren. So ist jederzeit ein individueller und flexibler Wechsel zum Telefon möglich (parallel zur Nutzung des virtual team room), falls ein Teilnehmer kein Computer-Headset hat oder seine Bandbreite für eine sehr gute Verbindungsqualität nicht ausreicht. Dies gewährt ein Höchstmaß an Flexibilität und Verlässlichkeit. Bild 23: Anzeige der Telefonkonferenzdaten im virtual team room 22/32

23 13 vitero named moderator Bild 24: Ein Named Moderator kann seine Gesprächspartner jederzeit, ad hoc zu einem Meeting in seinem personenbezogenen Raum einladen Mit vitero named moderator ist es möglich, für einen bestimmten Benutzer, den sogenannten Named Moderator, einen personenbezogenen Raum anzulegen. Ein Named Moderator kann dabei maximal einen personenbezogenen Raum haben. Dieser steht dem jeweiligen Named Moderator und seinen Gesprächspartnern exklusiv zur Verfügung, d.h. er wird nicht mit anderen vitero Gruppen geteilt und ist somit jederzeit also auch kurzfristig frei. Ein personenbezogener Raum bietet perfekte Voraussetzungen für ad-hoc Meetings: Er ist automatisch für andere Sitzungsteilnehmer geöffnet, sobald der Named Moderator im Raum anwesend ist. Eine Buchung über das Vitero Management System ist nicht notwendig. Neben einem eindeutigen Namen (standardmäßig der Vor- und Nachname des Named Moderators ) verfügt der personenbezogene Raum auch über einen feststehenden Sitzungscode, der dem Raum und somit auch dem Named Moderator dauerhaft zugewiesen ist. Damit können auch Teilnehmer ohne vitero Benutzerkonto 15 an dem Meeting teilnehmen. Für zusätzliche Sicherheit bei der Besprechung von vertraulichen Themen kann der zutrittsberechtigte Teilnehmerkreis jedoch jederzeit durch ein 15 Ausgenommen hiervon ist derzeit noch der Zugang mit mobilen Endgeräten (Benutzerkonto erforderlich). 23/32

24 Sitzungspasswort 16 eingeschränkt werden. Das Sitzungspasswort kann vom Named Moderator sowohl beim Betreten des personenbezogenen Raumes vergeben als auch während einer laufenden Sitzung vergeben und verändert werden. Verlässt der Named Moderator den personenbezogenen Raum, während noch andere Sitzungsteilnehmer anwesend sind, wird der Raum nach 15 Minuten automatisch geschlossen. Bild 25: Personenbezogener Raum mit optional aktivierbarem Sitzungspasswort und dauerhaftem, feststehendem Sitzungscode 16 Der Zugang mit mobilen Endgeräten ist derzeit noch nicht möglich, wenn ein Sitzungspasswort vergeben wurde. 24/32

25 14 vitero Outlook Add-In (nur ergänzend zu vitero named moderator lizenzierbar) Bild 26: vitero Sitzungstermine können jetzt auch direkt über Microsoft Outlook gebucht werden Mit dem vitero Outlook Add-In kann ein Named Moderator Termine für vitero Meetings in seinem personenbezogenen Raum direkt über Microsoft Outlook einberufen. Das vitero Outlook Add-In kann nur in Verbindung mit einer vitero named moderator Lizenz genutzt werden (siehe 13 vitero named moderator). Das vitero Outlook Add-In ergänzt sowohl die Outlook Menüleiste als auch die Multifunktionsleiste beim Anlegen eines Termins um den Button vitero buchen. Das Anlegen eines vitero Termins erfolgt somit ganz einfach per Mausklick. In der Terminanfrage wird dabei automatisch ein Einladungstext eingefügt, der alle benötigten Informationen für die Teilnahme an einer vitero Sitzung (wie z.b. Sitzungscode und Link für den direkten Zutritt zum personenbezogenen Raum) enthält. Somit benötigen die eingeladenen Personen kein vitero Benutzerkonto 17. (Falls vorhanden, können die Anmeldedaten für ein vitero Benutzerkonto einfach zusätzlich zum Sitzungscode eingegeben werden. Dadurch sind benutzerspezifische Funktionen und Rechte (wie z.b. die Anzeige der persönlichen Avatarfotos oder Gruppenleiterrechte) im virtual team room verfügbar.) Die gewünschte Sprache des Einladungstextes (Deutsch oder Englisch) ist 17 Außer bei Teilnahme über ein mobiles Endgerät wie z.b. Smartphones oder Tablet PCs. 25/32

26 per Drop-Down-Menü einstellbar. Natürlich kann der vorgegebene Text auch jederzeit nach eigenen Wünschen ergänzt oder geändert werden. Selbstverständlich stehen auch alle Outlook Features, wie z.b. das automatische Anlegen eines Termineintrags im Outlookkalender oder das Zusagen bzw. Absagen des angefragten Termins, für einen vitero Termin zur Verfügung. Der Named Moderator kann zudem direkt aus Outlook heraus in seinen personenbezogenen Raum gelangen. Dazu genügt ein Klick auf den Betreten Button in der Outlook Menüleiste und man gelangt ohne zusätzliche Authentifizierung in den eigenen Raum. Bild 27: Microsoft Outlook mit vitero Buttons und automatischer Einladung zu einer vitero Sitzung 26/32

27 15 vitero custom logo Bild 28:Mit vitero custom logo kann der virtual team room an Ihr Firmen-Branding angepasst werden vitero custom logo ermöglicht es die vitero Startbildschirme, das vitero Icon, sowie den Hintergrund und das Logo im virtual team room mit einem eigenen Look and Feel, also beispielweise mit einem eigenen Firmenlogo, zu versehen. Die vitero Hintergrundgrafiken werden hierfür durch selbst erstellte Grafiken ersetzt (die Positionen der Buttons, Eingabefelder etc. und die Abmessungen der Fenster bleiben dabei identisch). Damit kann vitero optimal an ein individuelles Firmen-Branding angepasst werden. Bild 29: Die Startbildschirme, der Hintergrund und das Logo im virtual team room können an Ihr Firmen Branding angepasst werden. 27/32

28 16 vitero Live-Übertragung (nur als Dienstleistung verfügbar) vitero Live-Übertragung per Streaming Technologie ermöglicht es, Events (wie z.b. Vorträge von Experten oder Podiumsdiskussionen) live über das Internet für eine nahezu unbegrenzte Anzahl an Teilnehmern zugänglich zu machen. Der Veranstalter kann dabei entscheiden, ob er z.b. Zugangskontrollen oder auch eine Textchatfilterung wünscht und wie das Design des Streamings aussehen soll. Als Komplettanbieter stellt die vitero GmbH nicht nur die Streaming-Software. Das vitero Team berät auch in technischen und organisatorischen Fragen, führt Vorab-Tests durch, kümmert sich um die Hardware, steht während dem Event unterstützend mit technischem Support zur Seite und führt abschließend Evaluationen durch. Nach dem erfolgreichen Abschluss erhält der Kunde eine (nachbearbeitbare) Aufzeichnung der Veranstaltung oder eine Videointegration in eine Website. 17 vitero capture 18 Bild 30: vitero capture ermöglicht die Aufnahme von Sitzungen im virtual team room Mit vitero capture können Sitzungen aufgenommen werden. Wie bei einem Recorder drückt man hierzu einfach einen roten Aufnahmeknopf. Alle Teilnehmer werden visuell über ein Kameraobjekt in vitero über die Aufnahme informiert. Eine Lampe stellt zudem den Aufnahmestatus dar. 18 Nicht für Apple Mac verfügbar. 28/32

29 o Automatisches Strukturieren: vitero capture beinhaltet eine Funktion zur automatischen Strukturierung von Aufnahmesequenzen. So kann die Aufnahme auf Wunsch anhand von Ereignissen wie Folienwechsel, Präsentationswechsel und Moderatorenwechsel automatisch strukturiert werden. Dabei werden Metainformationen wie der Zeitpunkt der Aufnahme, Dauer der Aufnahme, Name der Sitzungsgruppe, Name des Moderators, Name der Präsentation bzw. der Folie usw. im Dateinamen aufgeführt. o Abspielen: Die aufgenommenen Sequenzen können mit normalen Video Playern abgespielt werden. Daher wird zum Abspielen und Nachbearbeiten der Aufnahmen keine spezielle Software benötigt. Bild 31: Aufnahmeeinstellungen können bei vitero capture direkt im virtual team room über die eingeblendete Kamera vorgenommen werden 29/32

30 18 vitero administration pro Bild 32: vitero administration pro ermöglicht die Vergabe individueller Administrationsrechte an unterschiedliche Mandanten Mit dem Modul vitero administration pro wird das Vitero Management System mandantenfähig. Die Mandantenfähigkeit bietet die Möglichkeit das VMS in einzeln administrierbare logische Einheiten (die Mandanten) zu unterteilen. Es stehen u.a. folgende Funktionen zur Verfügung: o Jeder Mandant kann mit individuellen Administrationsrechten ausgestattet werden o Durch mandantenbezogene Zeitkontingente ist getrennte Abrechnung möglich o Mandanten verfügen über eigene Teilnehmer- und Gruppenverwaltung 30/32

31 Bild 33: Mandantenverwaltung in vitero administration pro 19 vitero monitoring Bild 34: vitero monitoring ermöglicht die Auswertung von Daten zur vitero Nutzung Mit vitero monitoring können Daten zur vitero Nutzung (z.b. Gesamtauslastung, teilnehmerbezogene Raumnutzung, etc.) erfasst und ausgewertet werden. Für die erfassten Daten stehen dabei verschiedene Filtermethoden, wie z.b. die gruppenbezogene Filterung, zur Verfügung. Auch die Betrachtungszeiträume sind einstellbar. Die ausgewählten Daten können einfach per Mausklick ins CSV-Format exportiert werden und sind dadurch z.b. in Microsoft Excel bearbeitbar. Die Datenerfassung kann sowohl anonym als auch personalisiert erfolgen. So ist es möglich, 31/32

32 vitero monitoring bei der Auslieferung an die datenrechtliche Situation des jeweiligen Unternehmens anzupassen. Überblick über die Funktionen von vitero monitoring: o Auslastungs-, Sitzungs- und Sitzungsteilnehmerübersicht o Sitzungsübersicht: Sitzungsbeginn, Sitzungsende, Sitzungsdauer, Sitzungsgruppe, Anzahl Sitzungsteilnehmer o Sitzungsteilnehmerübersicht: Teilnehmername, Teilnehmerrolle (in der Gruppe), Zeitpunkt beim Betreten des vitero Raumes, Zeitpunkt beim Verlassen des vitero Raumes, Verweildauer im vitero Raum o Auslastungsübersicht: höchste Teilnehmerzahl in einem bestimmten Zeitintervall (Intervallgröße: 15 Minuten); Anzahl noch verfügbarer concurrent user (wenn lizensiert); nur in Verbindung mit vitero audience: maximale Anzahl Zuschauer und Anzahl noch verfügbarer Zuschauer o Filterung: gruppenbezogen, mandantenbezogen (nur in Verbindung mit vitero administration pro), zeitraumbezogen o Exportfunktion ins CSV-Format (editierbar in Microsoft Excel) Bild 35: Statistische Erfassung von Sitzungsdaten in vitero monitoring 32/32