Vitero Management System Hilfe

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1 Vitero Management System Hilfe V901DE16

2 1 Überblick Anmeldung/Abmeldung Benutzeroberfläche und Navigation Zum virtual team room Mein Profil Gruppen und Mitglieder Detaillierte Gruppeninformationen Gruppendaten filtern und durchblättern Benutzer zur Gruppe zuordnen CSV-Dateien verwenden Neue Gruppe anlegen Gruppenkonfiguration Termine (nur buchbare vitero Gruppen, Lizenzmodell Corporate Room) Kalenderansicht Listenansicht Termin anlegen Inhalte Inhalte bearbeiten Öffentliche Ordner Persönliche Ordner Gruppenordner...67

3 9 Benutzerverwaltung Benutzer anlegen Benutzerdaten filtern und durchblättern Gruppenzuordnung Mandantenzuordnung Benutzerverwaltung: CSV-Dateien verwenden Mandantenverwaltung (optional) Administrationsansicht Abrechnungsansicht Detaillierte Mandanteninformationen Neuen Mandanten anlegen Benutzer zum Mandanten hinzufügen Modulzuordnung Statistische Erfassung (optional) Systemkonfiguration Basiseinstellungen Servereinstellungen LDAP-Konfiguration Neue LDAP-Konfiguration anlegen Anmeldeeinstellungen Dateiuploadeinstellungen Kontaktinformationen Custom Design (optional) Mandanteneinstellungen (optional) CSV-Dateien erstellen Bestehende CSV-Datei in Excel importieren

4 13.2 CSV-Dateien: Beispiele CSV-Dateien: Zeitzonen Codierung vitero event manager (optional) Öffentlich einsehbare und zugangsbeschränkte Veranstaltungstermine Veranstaltungsanmeldung Veranstaltungsinteressenten überprüfen vitero monitoring+: Credit Points (optional) Aktivierung und Konfiguration Teilnahme an Interaktionen Credit Point Auswertung vitero LMS Konnektoren Weitere technische Informationen Info

5 1 Überblick vitero bedeutet virtual team room und ist sowohl ein Live E-Learning als auch ein Web Conferencing System, mit dem Sie Schulungen und Besprechungen über das Internet abhalten können. Das System besteht aus zwei Teilen: dem browserbasierten Vitero Management System (VMS), mit dem Lerninhalte, Benutzerdaten und Gruppen verwaltet werden und dem virtual team room, in dem die ortsunabhängigen Sitzungen stattfinden. Um an Sitzungen im virtual team room teilnehmen zu können, benötigen die einzelnen Teilnehmer entweder ein vitero Benutzerkonto, das der gebuchten Gruppe zugewiesen ist, oder einen gültigen Sitzungscode für das entsprechende Meeting. Diese Hilfe enthält eine detaillierte Beschreibung der Funktionen des Vitero Management Systems. 2 Anmeldung/Abmeldung Um auf das Vitero Management System zuzugreifen, müssen Sie sich zunächst mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort anmelden. Tragen Sie diese Angaben in die entsprechenden Eingabefelder ein und klicken Sie dann auf den Button "Anmeldung", um zur Arbeitsoberfläche des Management Systems zu gelangen. Falls ihr Benutzername nicht eindeutig ist, wird zusätzlich zu den Feldern "Benutzername" und "Passwort" das Drop-Down-Menü "Domäne" angezeigt. Wählen Sie dort die Domäne aus, an der Sie sich anmelden möchten, und klicken Sie dann erneut auf den Button "Anmeldung". Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den entsprechenden Link unter dem Anmeldung Button. Geben Sie dann Ihren vitero Benutzernamen sowie die zugehörige -Adresse ein, um das Passwort zurückzusetzen. Sie erhalten anschließend eine Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort für Ihr vitero Konto vergeben können. Bitte überprüfen Sie ggf. Ihren Spam-Ordner, wenn Sie in Ihrem Posteingang keine finden können. Hinweis: Das Zurücksetzen des Passworts kann vom Serveradministrator in den Konfigurationseinstellungen des Vitero Management Systems 5/137

6 deaktiviert werden. In diesem Fall wird bei der Anmeldung der Link Passwort vergessen nicht angezeigt. Zum Abmelden innerhalb des Vitero Management System klicken Sie auf den entsprechenden Link auf der Arbeitsoberfläche oben rechts (siehe auch Benutzeroberfläche und Navigation). 3 Benutzeroberfläche und Navigation Die Benutzeroberfläche des Vitero Management System (VMS) gliedert sich in drei Teile: Auf der linken Seite befindet sich die Hauptnavigation, über die Sie die verschiedenen Bereiche des VMS aufrufen können. Daneben befindet sich der Inhaltsbereich, in dem die Inhalte, die Sie über die Hauptnavigation aufrufen, dargestellt werden. Der obere Teil des Browserfensters enthält weitere Navigationsmöglichkeiten, sowie Informationen zum Account, zur Zeitzone und zur Rolle (Systemadministrator, Mandantenadministrator oder Benutzer), mit der Sie angemeldet sind. Hier wird Ihnen über einen Navigationspfad auch angezeigt, in welchem Bereich des VMS Sie sich gerade befinden. Durch Klick auf die im Navigationspfad angezeigten Bereiche können Sie dorthin zurück navigieren. In der oberen rechten Ecke des Browserfensters befindet sich der Link "Abmelden", über den Sie sich aus dem VMS ausloggen können. Administration Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, steht Ihnen oben rechts im Browserfenster noch der Link "Administrationsbereich" bzw. "Benutzerbereich" zur Verfügung. Über diesen können Sie zur Administrationsoberfläche wechseln, um dort z.b. neue Benutzer oder Gruppen anzulegen. In der Regel erfolgt der Bereichswechsel direkt nach Klick auf den entsprechenden Link. Falls Sie jedoch Zugriff auf mehrere Administrationsbereiche haben, müssen Sie zunächst in einem Drop-Down Menü den Bereich auswählen, den Sie administrieren möchten. Klicken Sie dann auf den Button "Anmeldung" um in den gewählten Bereich zu wechseln. Dies ist z.b. der Fall, wenn Sie Administrator von mehreren Mandanten sind. Wenn Sie sich im Administrationsbereich befinden, wird rechts oben der Link "Benutzerbereich" angezeigt, mit Sie zurück zur 6/137

7 Standardbenutzeroberfläche (ohne Administrationsrechte) wechseln können. 4 Zum virtual team room Im Bereich "Zum virtual team room" stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Starten des virtual team rooms zur Auswahl: virtual team room betreten Durch Klick auf den Button virtual team room betreten (PC/Mac) können Sie den virtual team room direkt aus dem VMS heraus betreten. Der Zutritt erfolgt dabei über einen vitero direct link. Dieser wird in einem neuen Browserfenster geöffnet und stellt sicher, dass Sie immer automatisch die aktuellste Version der vitero Software inklusive der freiwilligen Updates verwenden. Es empfiehlt sich, den vitero direct link zu den Browserfavoriten hinzufügen. Auf diese Weise kann der virtual team room jederzeit, ohne vorheriges Anmelden am Vitero Management System, über den Browser gestartet werden kann. Raumspezifischen vitero direct link nutzen Für jede Gruppe steht ein direkter Gruppenlink (direct group link) in der jeweiligen Gruppeninformation zur Verfügung, den Sie z.b. als Favoriten in Ihrem Webbrowser ablegen können. Gerade wenn Sie einen bestimmten virtual team room (wie z.b. ein Corporate Café oder einen personenbezogenen Raum) häufig nutzen, können Sie diesen wiederverwendbaren vitero direct group link nutzen. Dabei werden der Anmeldungsdialog und die Gruppenraumauswahl übersprungen. Voraussetzung ist, dass Benutzername und Passwort lokal auf dem verwendeten Rechner gespeichert sind (Option Anmeldedaten speichern im virtual team room Anmeldedialog). vitero Client herunterladen Alternativ zum vitero direct link haben Sie die Möglichkeit den virtual team room Client als ausführbare Datei für Windows PC oder Apple Mac herunterzuladen. Die Dateigröße des Windows PC-Clients beträgt ca. 12 MB. Der Client für Apple Mac Rechner ist ca. 25 MB groß. Das Ausführen des Clients erfordert keine Installation und keine Administratorrechte auf 7/137

8 dem jeweiligen Rechner. Zum Herunterladen klicken Sie für die Windows PC Version auf den Button "PC Client herunterladen", für die Apple Mac Version auf Apple Mac Client herunterladen. Laden Sie die jeweilige Datei herunter und legen Sie sie z.b. auf Ihrem Desktop (Windows PC) bzw. auf Ihrem Schreibtisch (Apple Mac) oder auch an einem beliebigen anderen Speicherort ab. Zum Betreten des virtual team rooms starten Sie auf einem Windows PC die Datei vitero.exe mit einem Doppelklick. Bei Apple Mac öffnen Sie zunächst die Datei vitero.dmg und starten Sie dann den virtual team room durch Doppelklick auf das vitero Icon. Hinweis für Mac User: Sollten Sie beim Starten von vitero die Fehlermeldung vitero ist beschädigt erhalten, dann müssen die Sicherheitseinstellungen für Apps und Programme auf Ihrem Mac geändert werden. Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor: o Öffnen Sie die Systemeinstellungen o Wählen Sie dort den Punkt Sicherheit o Aktivieren Sie dann im Reiter Allgemein unter Apps- Download erlauben von: die Option Keine Einschränkungen Sobald Sie die Sicherheitseinstellungen angepasst haben, können Sie vitero auf Ihrem Mac problemlos starten. Hinweis: Diese Fehlermeldung kann seit dem Update auf Mac OS X oder höher beim Öffnen der Datei "vitero.dmg" auftreten. Sie wird durch die geänderten Sicherheitseinstellungen für Apps und Programme ausgelöst und nicht, wie im Meldungstext angegeben, durch eine beschädigte dmg-datei. Meinen Testraum direkt betreten Um Ihren Computer zu testen und sich mit vitero vertraut zu machen, steht Ihnen ein eigener Testraum zur Verfügung. Diesen Raum können Sie nur alleine, ohne andere Sitzungsteilnehmer, nutzen. Um direkt in Ihren Testraum zu gelangen, klicken Sie auf den Button Meinen Testraum direkt betreten. 8/137

9 Meinen personenbezogenen Raum direkt betreten (optional) Mit dem Lizenzmodell Named Moderator ist es möglich personenbezogene vitero Räume anzulegen. Diese sind einem bestimmten Benutzer, dem sogenannten Named Moderator, zugeordnet und können nicht gebucht werden, sondern sind immer dann für andere Teilnehmer geöffnet, wenn der Named Moderator im Raum anwesend ist. Als Named Moderator haben Sie deshalb zusätzlich die Möglichkeit direkt in Ihren personenbezogenen Raum zu gelangen. Klicken Sie dazu auf den Button Meinen personenbezogenen Raum direkt betreten. Falls Sie Ihre Anmeldedaten beim Betreten des virtual team rooms gespeichert haben (siehe virtual team room Hilfe, Abschnitt Anmeldung ), gelangen Sie sofort in Ihrem personenbezogenen Raum. Andernfalls müssen Sie zuvor noch Ihr Passwort eingeben. Ihr Benutzername wird automatisch im Anmeldungsdialog eingetragen. Weitere Informationen zu personenbezogenen Räumen finden Sie auch in der virtual team room Hilfe unter Mein personenbezogener Raum. 5 Mein Profil Im Bereich "Mein Profil" können Sie Ihre persönlichen Daten verwalten und Ihre Avatarfotos sowie Ihr Passwort ändern. Dabei müssen die mit * gekennzeichneten Datenfelder "Benutzername", "Nachname", "Vorname" und " " ausgefüllt sein (Pflichtfelder), die Angaben in den restlichen Feldern sind freiwillig. Um einen Eintrag zu ändern, klicken Sie in das jeweilige Eingabefeld und tragen Sie die neuen Angaben dort ein. Die Zeitzone können Sie über ein Drop-Down Menü ändern, in dem alle Zeitzonen zur Auswahl stehen. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Speichern Button, um die Änderungen zu übernehmen bzw. auf den "Zurücksetzen" Button, falls Sie die Änderungen verwerfen möchten. Bitte beachten Sie: o o Benutzernamen innerhalb der gleichen Domäne müssen mandantenübergreifend eindeutig sein. Beim Lizenzmodell Named Moderator ist es nicht möglich den Vor- und Nachnamen der Benutzer, die über einen personenbezogenen Raum verfügen, nachträglich zu ändern. Die Bezeichnung des 9/137

10 personenbezogenen Raumes wird in diesem Fall für den Benutzer selbst und für Administratoren im Profil angezeigt. Zu Ihrer Sicherheit werden Passwort und Passwortbestätigung beim Anschauen Ihres eigenen Profils nicht dargestellt. Bei Anlegen eines neuen Benutzers ist das Ausfüllen dieser beiden Felder jedoch ebenfalls obligatorisch. Neue Eingaben im Feld "Passwort" oder "Passwortbestätigung" werden lediglich durch Punkte dargestellt. Dabei entspricht ein Punkt einem Zeichen. Um Ihr Passwort zu ändern müssen Sie das neue Passwort sowohl im Feld "Passwort" als auch bei "Passwortbestätigung" eintragen. Bis auf das Passwort, die Spracheinstellung, die Zeitzone und den personenbezogenen Raum (optional, Lizenzmodell Named Moderator) sind die Informationen in Ihrem Profil auch für die anderen Teilnehmer Ihrer Gruppe einsehbar. Systemadministratoren können die Profile aller Benutzer auf dem VMS Server einsehen und bearbeiten, inkl. der Profile anderer Systemadministratoren. Mandantenadministratoren können die Profile der von ihnen administrierten Benutzer einsehen. Sie dürfen das Profil eines Benutzers auch bearbeiten, solange er nur ihrem eigenen Mandanten (und nicht mehreren Mandanten) zugewiesen und kein Systemadministrator ist. Aus Sicherheitsgründen wird das aktuelle Passwort eines Benutzers auch Administratoren nicht angezeigt. Es kann jedoch von diesen durch neue Eingaben in die Felder Passwort und Passwortbestätigung geändert werden. Des Weiteren stehen den Adminstratoren noch weitere Eingabemöglichkeiten im Profil eines Benutzers zur Verfügung, Details dazu finden Sie im Kapitel "Benutzerverwaltung" unter "Benutzer anlegen". PC-Status anpassen Das Feld PC-Status in Ihrem Profil dient dazu, den vitero Gruppenleiter bzw. den Named Moderator und den Administrator darüber zu informieren, ob vitero bei Ihnen reibungslos funktioniert oder ob technische Probleme auftraten und Sie ggf. weitere Unterstützung benötigen. Zwar könne Sie den PC-Status auch manuell in Ihrem Profil einstellen, es empfiehlt sich jedoch diesen in Ihrem Testraum zu überprüfen und wenn nötig zu ändern. Details dazu finde Sie in der vitero Client Hilfe unter "Mein Testraum". 10/137

11 Folgende Einstellungen stehen Ihnen für den PC-Status zur Auswahl: Keine Information ( ) ist die Standardeinstellung und bedeutet, dass Sie keine Informationen gesendet haben bzw. Ihren Computer und Ihr Headset noch nicht in Ihrem Testraum überprüft haben. Problem ( ) bedeutet, dass Sie technische Schwierigkeiten haben und Unterstützung vom Gruppenleiter bzw. Named Moderator oder Administrator benötigen. In Ordnung ( ) bedeutet, dass Sie Ihren Rechner und Ihr Headset erfolgreich in Ihrem Testraum überprüft haben und keine weitere Unterstützung benötigen. Avatarfotos In Ihrem Profil haben Sie auch die Möglichkeit Avatarfotos hochzuladen oder zu löschen. Als "Avatar" bezeichnet man eine Repräsentanz, die einen Teilnehmer in der virtuellen Welt verkörpert. Sobald Sie den virtual team room betreten, werden Sie durch Ihren persönlichen vitero Avatar dargestellt. Wenn Sie Avatarfotos hochgeladen haben, werden diese in Ihrem Avatar angezeigt. Hinweis: Wenn Sie eine Webcam an Ihren Rechner angeschlossen haben, ist es ist auch möglich direkt im virtual team room über den Reiter Mein PC im Menü Einstellungen ein Foto zu schießen und dauerhaft in Ihrem Profil im VMS zu speichern (siehe auch virtual team room Hilfe, Das Menü Einstellungen ). Das Foto wird dabei unter Standard: gespeichert und ersetzt ggf. das vorhandene Avatarbild. Bitte beachten Sie: Falls Sie vitero über die Webservice Schnittstelle an ein externes Learning Management System (LMS), wie z.b. ILIAS oder Moodle, angebunden haben, werden die Profilbilder des LMS verwendet. Eine dauerhafte Änderung des Profilbildes ist in diesem Fall nur über das jeweilige LMS möglich. Hochladen Sie können zwei verschiedene Fotos für Ihren Avatar hochladen: Das Foto, das Sie unter "Standard:" hochladen, wird beim Betreten des vitero Raumes automatisch in Ihrem Avatar angezeigt. Das Foto, das Sie unter "Alternativ:" hochgeladen haben, wird nur dann in Ihrem Avatar angezeigt, wenn Sie auf den Button zum Bildwechseln ( ) im vitero Raum klicken, siehe auch "Der vitero Avatar" in der virtual team room Hilfe. 11/137

12 Sie können Fotos in den Formaten jpg, gif und png hochladen. Die Fotos sollten im Hochformat sein und möglichst einen einfarbigen und gleichmäßig ausgeleuchteten Hintergrund haben. Bei Hochladen ins VMS werden die Avatarfotos dann automatisch auf die richtige Größe skaliert und komprimiert. Da dies bei ungünstigen Hintergründen zu unzufriedenstellenden Ergebnissen führen kann, werden die unbearbeiteten Originalbilder einen Monat lang im Management System archiviert. Um die Originalbilder wieder herunter zu laden, klicken Sie auf den Link "Originalbilder herunterladen" im Text unterhalb der Fotos. Sollte der Text nicht angezeigt werden, so ist die Aufbewahrungsfrist von einem Monat bereits abgelaufen. Um ein Foto hoch zu laden, klicken Sie auf den "Durchsuchen" Button unterhalb einer der grauen Silhouetten bzw. ihres bereits hochgeladenen Fotos. Dadurch können Sie die einzelnen Ordner auf Ihrer Festplatte durchsuchen und das gewünschte Bild auswählen. Nachdem Sie ein Foto ausgewählt haben, klicken Sie entweder auf Hochladen, um es in Ihr Profil zu laden oder auf Abbrechen, falls Sie das Foto doch nicht verwenden möchten. Löschen Um ein bereits in Ihr Profil geladenes Foto wieder zu löschen, setzen Sie das Häkchen vor "Löschen" unter dem entsprechenden Foto und klicken Sie dann auf den Speichern Button. Es erscheint eine Meldung, dass die Änderungen an den Avatarfotos erfolgreich gespeichert wurden und die graue Silhouette wird nun wieder statt des hochgeladenen Fotos angezeigt. 6 Gruppen und Mitglieder Der Bereich Gruppen und Mitglieder bietet Ihnen einen Überblick über alle Gruppen, in denen Sie Mitglied sind. Abhängig von Ihrer Rolle im VMS und in den einzelnen Gruppen, stehen Ihnen hier auch verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Falls Sie Administrator sind und sich in den Administrationsbereich des VMS eingeloggt haben, sehen Sie im Bereich Gruppen und Mitglieder alle Gruppen, die Sie administrieren und können auch über den Button "Neue Gruppe anlegen" eine neue buchbare Gruppe erzeugen. Zum Einloggen in den Administrationsbereich klicken Sie ganz oben rechts im VMS auf den 12/137

13 Link "Administrationsbereich" (Detailinfos dazu finden Sie unter "Benutzeroberfläche und Navigation"). Bearbeitungsfunktionen - Kurzübersicht Abhängig von Ihrer Rolle im VMS (Systemadministrator, Mandantenadministrator oder Benutzer) stehen Ihnen in der Gruppenverwaltung verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Die Bearbeitungsfunktionen werden oberhalb der Gruppentabelle angezeigt. Für Detailinfos zu einer Bearbeitungsfunktion klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link in der Kurzübersicht unten oder links in der Hauptnavigation. Neue Gruppe anlegen: Gruppendaten filtern und durchblättern: Eine neue buchbare Gruppe erstellen. Diese Funktion steht nur den System- und den Mandantenadministratoren zur Verfügung. Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die vorhandenen Gruppendaten zu filtern, zu durchsuchen oder durch zu blättern. Gruppentabelle Die Gruppentabelle bietet Ihnen einen Überblick über die im VMS angelegten Gruppen. Wenn eine Spaltenüberschrift der Gruppentabelle unterstrichen dargestellt wird, können Sie durch Klick darauf die Tabelle (alphanumerisch) nach dem Inhalt der gewählten Spalte sortieren. Die Standardsortierung, die beim ersten Aufruf der Gruppenliste eingestellt ist, ist die alphabetische Sortierung nach Gruppennamen. Manche Einträge der Gruppentabelle sind ebenfalls anklickbar und führen zu weiteren Informationen oder Funktionen. Eine Detailbeschreibung der einzelnen Spalten finden Sie im Folgenden. PC Die Spalte "PC" enthält den PC-Status der Gruppe. Dieser zeigt an, ob vitero reibungslos funktioniert oder ob (zumindest bei einem Teilnehmer) technische Probleme auftraten. Als Gruppenleiter, Named Moderator oder Administrator können Sie so sofort erkennen, in welcher Gruppe noch technische Unterstützung benötigt wird. Um den- bzw. diejenigen Teilnehmer einer Gruppe ausfindig zu machen, bei denen der PC-Status nicht in Ordnung ist, klicken Sie auf den jeweiligen Gruppennamen, um zur 13/137

14 Seite "Gruppeninformationen" zu gelangen. Hier können Sie die einzelnen PC-Stati der Mitglieder einsehen. Ein Benutzer kann den eigenen PC-Status entweder in seinem Testraum überprüfen und ändern, oder ihn manuell unter "Mein Profil" angeben. Die Standardeinstellung dabei ist "Keine Information" ( ). Wird der PC-Status eines Benutzers auf "In Ordnung"( ) gesetzt, bedeutet dies, dass vitero bei diesem Benutzer problemlos funktioniert. Traten technische Probleme auf, sollte der PC-Status solange auf "Problem" ( ) gestellt werden, bis die technischen Schwierigkeiten behoben wurden. Zusätzlich kann der Administrator auch Anmerkungen zum PC-Status hinzufügen, um Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers jederzeit griffbereit zu haben. Dies wir durch ein Notizsymbol ( ) neben dem PC- Statussymbol kenntlich gemacht. Das Notizsymbol und die zugehörigen Anmerkungen sind nur für Administratoren sichtbar. In der Gruppentabelle bezieht sich der PC-Status immer auf die gesamte Gruppe. Dies bedeutet, dass der PC-Status der Gruppe immer gleich dem ungünstigsten PC-Status eines Teilnehmers der Gruppe ist. So wird bei einer Gruppe, in der 20 Mitglieder den Status "In Ordnung" ( ) haben und nur ein Teilnehmer den Status "Problem" ( ) angegeben hat, der Gruppenstatus "Problem" angezeigt. Gruppe Hier wird der Name der Gruppe angezeigt. Wenn Sie auf den Namen einer bestimmten Gruppe klicken, gelangen Sie zur Seite "Gruppeninformationen". Dort können Sie Detailinformationen zur angeklickten Gruppe und den zugeordneten Gruppenmitgliedern abrufen. Raum (optional) In dieser Spalte wird angezeigt, ob der virtual team room für die jeweilige Gruppe personenbezogenen oder buchbar ist. Die Spalte ist nur sichtbar, wenn unterschiedliche Raumarten vorhanden sind. Die Raumart wird durch das Lizenzmodell festgelegt: Corporate Room für buchbare und Named Moderator für personenbezogene Räume. Ein personenbezogener Raum ist immer einem bestimmten Benutzer, dem sogenannten Named Moderator zugeordnet, und kann nicht über das VMS gebucht werden. Er ist für andere Teilnehmer immer nur dann geöffnet, wenn der Named Moderator selbst im Raum anwesend ist. Für Gruppen mit buchbarem Raum können Termine im VMS angelegt werden, an denen ein virtual team room für die jeweilige Gruppe reserviert und geöffnet ist (siehe auch 7 Termine). 14/137

15 Letzte Sitzung Die Spalte "Letzte Sitzung war am" gibt an, zu welchem Zeitpunkt die letzte Sitzung der jeweiligen Gruppe stattgefunden hat. Durch Anklicken der Spaltenüberschrift werden die Daten absteigend sortiert, d.h. die aktuellsten Sitzungen werden zuerst angezeigt. Anzahl Mitglieder Hier sehen Sie die Anzahl der Mitglieder der einzelnen Gruppen. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um eine absteigende Sortierung zu erhalten. Mandant (nur Systemadministratoren und Benutzer mit mehreren Mandanten) Unter "Mandant" sehen Sie den Mandanten, dem die jeweilige Gruppe zugeordnet ist. Die Spalte Mandant wird nur angezeigt, wenn Ihr Benutzerkonto mehreren Mandanten zugewiesen ist oder, wenn Sie als Systemadministrator eingeloggt sind. Aktionen Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich jeweils die einzelne Gruppe beziehen. Ihre Rechte können von Gruppe zu Gruppe unterschiedlich sein, je nachdem, welche Rechte Sie haben, werden Ihnen verschiedene Symbole angezeigt. Wenn Sie ein Symbol (z.b. "Papierkorb") nicht sehen können, so besitzen Sie auch nicht die zugehörigen Rechte und dürfen die entsprechende Aktion nicht ausführen. Hier können System- und Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten einen neuen Benutzer anlegen, der dann automatisch der Gruppe zugeordnet wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter "Neuen Benutzer anlegen". Durch Anklicken des "Benutzerzuordnung" Symbols können Systemund Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten Benutzer, die bereits im VMS vorhanden sind, der Gruppe zuordnen oder sie aus der Gruppe entfernen. Hier gelangen Sie zu den Gruppenordnern der jeweiligen Gruppe. Durch Anklicken des "Termin" Symbols gelangen System- und Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter mit bestimmten 15/137

16 Rechten auf die Seite "Termin anlegen", auf der sie einen Termin für die ausgewählte Gruppe buchen können. Am gebuchten Termin wird dann ein virtual team room für die jeweilige Gruppe bereitgestellt (Lizenzmodell Corporate Room). Bei Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named Moderator) ist das Termin Symbol nicht verfügbar, da in diesem Fall der virtual team room immer dann geöffnet ist, wenn der Named Moderator (der Besitzer des personenbezogenen Raumes) darin anwesend ist. Durch Anklicken des "Konfiguration" Buttons gelangen Sie als System- oder Mandantenadministrator in die "Gruppenkonfiguration". Dort können die Rechte zur Bearbeitung der Gruppe im VMS neu festgelegt werden. Durch Anklicken des "Papierkorb" Buttons können System- und Mandantenadministratoren eine Gruppe mit buchbarem Raum löschen (Lizenzmodell Corporate Room). Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named Moderator) können nicht im Bereich Gruppen und Mitglieder gelöscht werden. Sie bleiben bestehen, solange ihnen in der Benutzerverwaltung ein Named Moderator zugeordnet ist (siehe auch 9 Benutzerverwaltung). 6.1 Detaillierte Gruppeninformationen Auf der Seite Gruppeninformationen werden detaillierte Informationen zur ausgewählten Gruppe (Gruppenname, Gruppen ID und Datum der letzten Sitzung), die verfügbaren Bearbeitungsfunktionen und eine Liste der Gruppenmitglieder angezeigt. Innerhalb der Gruppeninformation steht ein direct group link zur Verfügung, den Sie z.b. als Favoriten in Ihrem Webbrowser hinterlegen oder Ihren Sitzungsteilnehmern mitteilen können. Über diesen Link gelangt man (sofern gebucht) direkt und ohne Gruppenauswahldialog in den virtual team room der Gruppe. Bei Gruppen mit personenbezogenem virtual team room (Lizenzmodell Named Moderator) wird hier auch der Sitzungscode für den Gruppenraum angezeigt. Durch Klick auf den Code können Sitzungsteilnehmer den 16/137

17 personenbezogenen Raum direkt betreten. Voraussetzung ist allerdings, dass der Named Moderator ebenfalls anwesend ist. Für den Named Moderator selbst ist die Eingabe von Benutzername und Passwort beim Betreten des personenbezogenen Raumes obligatorisch, da nur dadurch die erweiterten Rechte der Named-Moderator-Rolle freigeschaltet werden. Wenn der Named Moderator seinen personenbezogenen Raum über den Betreten Button des vitero Outlook Add-ins oder über den entsprechenden Direct-Link-Button auf der Seite Zum virtual team room startet, wird sein Benutzername automatisch im Anmeldungsdialog eingetragen. Um die Anmeldung im virtual team room komplett zu überspringen, müssen Benutzername und Passwort lokal auf dem verwendeten Rechner gespeichert sein (Option Anmeldedaten speichern im Anmeldungsdialog des virtual team rooms). Bearbeitungsfunktionen - Kurzübersicht Abhängig von Ihrer Rolle im VMS (Systemadministrator, Mandantenadministrator oder Benutzer) und in der Gruppe (Gruppenleiter, Named Moderator, Assistent, Teilnehmer oder Zuschauer) stehen Ihnen in der Gruppenverwaltung verschiedene Aktionen und Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Diese werden oberhalb der Tabelle mit den Gruppenmitgliedern angezeigt. Die Aktionssymbole oberhalb der Gruppenmitgliedertabelle zeigen an, welche Aktionen Sie bei der entsprechenden Gruppe ausführen dürfen. Klicken Sie die Symbole an, um die entsprechende Aktion auszulösen. Wenn Sie ein Symbol (z.b. "Papierkorb") nicht sehen können, so besitzen Sie nicht die entsprechenden Rechte, um die zugehörige Aktion auszuführen. Die Symbole haben folgende Bedeutung bzw. lösen folgende Aktionen aus: Hier können System- und Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten einen neuen Benutzer anlegen, der dann automatisch der Gruppe zugeordnet wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter "Neuen Benutzer anlegen". Durch Anklicken des "Benutzerzuordnung" Symbols können Systemund Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten Benutzer, die bereits im VMS 17/137

18 vorhanden sind, der Gruppe zuordnen oder sie aus dieser entfernen. Hier gelangen Sie zu den "Gruppenordnern" der jeweiligen Gruppe. Durch Anklicken des "Termin" Symbols gelangen System- und Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten auf die Seite "Termin anlegen", auf der sie einen Termin für die ausgewählte Gruppe buchen können. Am gebuchten Termin wird dann ein virtual team room für die jeweilige Gruppe bereitgestellt (Lizenzmodell Corporate Room). Bei Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named Moderator) ist das Termin Symbol nicht verfügbar, da in diesem Fall der virtual team room immer dann geöffnet ist, wenn der Named Moderator (der Besitzer des personenbezogenen Raumes) darin anwesend ist. Durch Anklicken des "Mail" Symbol über der Gruppenmitgliedertabelle können Sie eine an alle Gruppenmitglieder schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr Standard -Programm. Durch Anklicken des "Konfiguration" Symbols gelangen Sie als System- oder Mandantenadministrator in die "Gruppenkonfiguration". Dort können die Rechte zur Bearbeitung der Gruppe im VMS neu festgelegt werden. Durch Anklicken des "Papierkorb" Symbols können System- und Mandantenadministratoren eine Gruppe löschen. Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named Moderator) können nicht im Bereich Gruppen und Mitglieder gelöscht werden. Sie bleiben bestehen, solange ihnen in der Benutzerverwaltung ein Named Moderator zugeordnet ist (siehe auch 9 Benutzerverwaltung). 18/137

19 Neben den Aktionen stehen Ihnen noch weitere Bearbeitungsfunktionen für die ausgewählte Gruppe zur Verfügung. CSV-Dateien hochladen und herunterladen: Gruppendaten filtern und durchblättern: Weitere Filtermöglichkeiten: Durch den CSV-Import (Hochladen) können schnell und einfach mehrere Benutzer gleichzeitig einer Gruppe zugeordnet werden. Falls dabei ein Benutzer noch nicht im VMS vorhanden ist wird er zuerst automatisch angelegt und dann der gewünschten Gruppe zugeordnet. Durch den CSV- Export (Herunterladen) können die Benutzerdaten der Gruppenmitglieder als CSV-Datei heruntergeladen werden. CSV-Dateien können auch in viele andere Anwendungen importiert bzw. aus diesen exportiert werden. Dadurch wird ein schneller und einfacher Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Anwendungen möglich. Der Import und Export von CSV-Dateien steht nur System- und Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleitern mit entsprechenden Rechten zur Verfügung. Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die vorhandenen Gruppendaten zu filtern, zu durchsuchen oder durch zu blättern. Innerhalb der Gruppeninfornation stehen Ihnen die Check-Boxen Anwesende Teilnehmer ausblenden und Teilnehmer mit Zutritt verweigern ausblenden zur Verfügung. In einer laufenden vitero Sitzung haben Sie darüber z.b. die Möglichkeit schnell und einfach zu prüfen, wer sich schon eingeloggt hat bzw. noch fehlt. Gruppenmitgliedertabelle Hier finden Sie eine tabellarische Liste der Gruppenmitglieder mit weiteren Informationen wie PC Statusanzeige, Vor- und Nachnamen, Benutzernamen, Firma, Foto (sofern hinterlegt), , Rolle und ob der jeweilige Teilnehmer die Berechtigung hat, den virtual team room zu 19/137

20 betreten. Durch Anklicken der unterstrichenen Spaltenüberschriften werden die Mitglieder nach dem jeweiligen Kriterium sortiert. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Spalten finden Sie im Folgenden. PC Die Spalte "PC" enthält den sogenannten "PC-Status" der einzelnen Gruppenmitglieder. Dieser zeigt an, ob vitero reibungslos funktioniert oder ob technische Probleme bei einem Gruppenmitglied auftraten, so dass bei Bedarf gezielt technische Unterstützung geleistet werden kann. Als System- oder Mandantenadministrator, Gruppenleiter oder Named Moderator haben Sie die Möglichkeit, den "PC-Status" eines Gruppenmitgliedes zu ändern. Administratoren haben zudem die Möglichkeit Anmerkungen zum PC-Status hinzuzufügen, um z.b. Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers jederzeit griffbereit zu haben. Teilnehmer und Assistenten können jeweils nur den eigenen PC-Status sehen und ändern. Um den PC-Status zu ändern, klicken Sie auf das jeweilige Symbol in der Spalte PC. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie zwischen den Stati "Keine Information" ( ), "Problem" ( ) und In Ordnung ( ) wählen und als System- oder Mandantenadministrator zusätzliche Notizen speichern können. Bitte beachten Sie: Bei buchbaren Gruppen (Lizenzmodell Corporate Room) haben Sie beim Terminanlegen die Möglichkeit nur Teilnehmern, deren PC Status auf In Ordnung gesetzt ist, den Zutritt zum virtual team room zu erlauben (siehe 7.3 Termin anlegen). Bei personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named Moderator) ist diese Option nicht verfügbar. Nachname In der Spalte "Nachname" wird der Nachname des jeweiligen Gruppenmitgliedes angezeigt. Wenn Sie auf einen Nachnamen klicken, wird die Seite "Benutzerinformation" mit den persönlichen Daten des jeweiligen Gruppenmitgliedes angezeigt. Ausgenommen von dieser Anzeige sind selbstverständlich das Passwort des jeweiligen Benutzers, sowie seine Spracheinstellung, sein PC-Status mit Notizen, sein personenbezogener Raum (optional, nur bei Lizenzmodell Named Moderator) und die gewählte Zeitzone. Als System- oder Mandantenadministrator können Sie bis auf das Passwort alle Daten eines anderen Teilnehmers einsehen. Systemadministratoren können zudem die Daten aller Benutzer auf dem VMS Server editieren. Mandantenadministratoren dürfen nur die Benutzer bearbeiten, die ausschließlich Ihrem eigenen Mandanten (und keinem weiteren) zugewiesen sind. Ihre eigenen Daten können Sie in jedem Fall 20/137

21 editieren. Hinweis: Bei Named Moderatoren (Benutzer mit einem personenbezogenen Raum) kann der Nachname und der Vorname nicht geändert werden. Vorname Die Spalte "Vorname" enthält den Vornamen des entsprechenden Gruppenmitgliedes. Benutzername Die Spalte "Benutzername" enthält den Benutzernamen des entsprechenden Gruppenmitgliedes. Der Benutzername wird zusammen mit dem Passwort für die Anmeldung im VMS benötigt. Firma Die Spalte "Firma" enthält den Namen des Unternehmens, für das ein Gruppenmitglied tätig ist. Der Eintrag im Feld "Firma" ist kein Pflichteintrag und kann deshalb auch leer sein. Foto In der Spalte "Foto" wird das Standard Avatarfoto des jeweiligen Gruppenmitglieds angezeigt. Wenn kein Foto hochgeladen wurde, wird eine graue Silhouette angezeigt. In der Spalte " " wird die -Adresse des Gruppenmitglieds angezeigt. Durch Klick auf eine -Adresse können Sie eine Mail an ein einzelnes Mitglied schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr Standard E- Mail-Programm. Rolle In der Spalte Rolle sehen Sie die gruppenspezifischen Rollen, die den einzelnen Mitgliedern in der Gruppe zugewiesen sind. Als Gruppenleiter, System- oder Mandantenadministrator können Sie die Rolle eines Gruppenmitglieds ändern, indem Sie auf die entsprechende Rollenbezeichnung klicken. Es stehen die Rollen Teilnehmer, Assistent, Gruppenleiter und ggf. Zuschauer (bei Lizenzierung von vitero audience) zu Auswahl. Durch die verschiedenen Rollen werden die Benutzerrechte festgelegt, die die einzelnen Gruppenmitglieder im virtual team room, beim Zugriff auf die Gruppenordner und auch auf die Gruppe selbst haben. 21/137

22 Die Rolle Named Moderator (nur bei Verwendung des entsprechenden Lizenzmodells verfügbar) nimmt dabei einen Sonderstatus ein, da sie nicht in der Gruppenverwaltung, sondern ausschließlich über die Benutzerverwaltung (siehe auch 9 Benutzerverwaltung) zugewiesen werden kann. Wird ein Benutzer die Rolle Named Moderator zugewiesen, wird automatisch eine neue Gruppe mit eine personenbezogenen virtual team room für diesen Benutzer angelegt. Die Rolle Named Moderator kann dabei nur einmal innerhalb einer Gruppe vorkommen und ein Benutzer kann auch nicht in mehreren Gruppen Named Moderator sein. Die einzelnen Rollen haben folgende Rechte: Gruppenleiter: Der Gruppenleiter hat volle Zugriffsrechte auf die Gruppenordner, d.h. er kann Ordner und Dateien anlegen, umbenennen und löschen. Auf die Gruppe selbst hat der Gruppenleiter eingeschränkten Zugriff, d.h. er darf Benutzer aus der Gruppe entfernen und die Rollen der einzelnen Gruppenmitglieder ändern, er kann die Gruppe jedoch nicht löschen. Falls die entsprechenden Rechte beim Anlegen der Gruppe festgelegt wurden, darf der Gruppenleiter auch neue Benutzer im Vitero Management System anlegen, Teilnehmer zu seiner Gruppe hinzufügen und Termine für die Gruppe buchen. Im Gegensatz zu Teilnehmern und Zuschauern haben Gruppenleiter auch im virtual team room erweiterte Zugriffsrechte: Sie können dort z.b. die Einstellungen ändern, die den gesamten virtual team room und somit auch die anderen Sitzungsteilnehmer betreffen (wie Stuhlanzahl, Anlegen von Nebenräumen, etc.). Bei Lizenzierung von vitero audience sehen, neben den Adminstratoren, nur Gruppenleiter die Textchatbeiträge der Zuschauer. Außerdem können Gruppenleiter andere Teilnehmer dauerhaft aus dem virtual team room entfernen und sich jederzeit Zugriff auf den Moderatorplatz verschaffen. 22/137

23 Named Moderator (nicht zuweisbar): Assistent: Teilnehmer: Zuschauer: Der Named Moderator hat die gleichen Zugriffsrechte wie der Gruppenleiter (siehe oben). Gruppen mit Named Moderator sind nicht buchbar, sondern verfügen über einen personenbezogenen virtual team room, der immer dann geöffnet ist, wenn der Named Moderator darin anwesend ist. Die Rolle Named Moderator ist nur bei Verwendung des entsprechenden Lizenzmodells verfügbar und kann in der Gruppenverwaltung nicht zugewiesen werden, sondern wird ausschließlich über die Benutzerverwaltung vergeben (siehe auch 9 Benutzerverwaltung). Im Gegensatz zu den anderen Rollen, die mehreren Gruppenmitgliedern gleichzeitig zugewiesen werden können, kann die Named-Moderator-Rolle nur einmal pro personenbezogene Gruppe vergeben werden. Der Assistent hat volle Zugriffsrechte auf die Gruppenordner (siehe Gruppenleiter). Für die Gruppe hat er jedoch im Gegensatz zum Gruppenleiter nur Leserechte, d.h. er kann sich die Gruppentabelle mit den einzelnen Mitgliedern zwar anschauen, darf diese aber nicht bearbeiten. Im Gegensatz zu Teilnehmern und Zuschauern haben Assistenten auch im virtual team room erweiterte Zugriffsrechte: Sie können dort z.b. die Einstellungen ändern, die den gesamten virtual team room und somit auch die anderen Sitzungsteilnehmer betreffen (wie Stuhlanzahl, Anlegen von Nebenräumen, etc.). Der Teilnehmer hat sowohl bei den Gruppenordnern als auch bei der Gruppe selbst nur Leserechte, d.h. er kann z.b. den Inhalt eines Gruppenordners und die Gruppenmitgliederliste einsehen, darf diese aber nicht bearbeiten. Die Rolle "Zuschauer" ist nur bei Lizenzierung von vitero audience verfügbar. Zuschauer haben im Vitero Management System dieselben Rechte wie 23/137

24 Teilnehmer, d.h. Leserechte bei den Gruppenordnern und der Gruppe selbst. Im virtual team room haben Zuschauer gegenüber den anderen Rollen nur eingeschränkte Rechte: Sie können bei einem Meeting im virtual team room zwar zusehen und zuhören, werden jedoch nicht selbst durch einen Avatar dargestellt und können dadurch nur begrenzt aktiv an einem Meeting teilnehmen. Als Feedbackkanal zur Beteiligung an der Sitzung steht ihnen ein eingeschränkter Textchat zur Verfügung, der ausschließlich von Gruppenleitern, Named Moderatoren und Administratoren gelesen werden kann. Bitte beachten Sie: Falls zur Anmeldung am virtual team room nur ein Sitzungscode verwendet wird, ist die Rolle durch diesen festgelegt. Sie kann dann je nach Buchungseinstellung Teilnehmer oder Zuschauer (bei Lizenzierung von vitero audience) sein und gilt für alle Benutzer die ausschließlich den Sitzungscode bei der Anmeldung eingeben. Falls Sie eine Rolle mit erweiterten Zugriffsrechten im virtual team room haben (Gruppenleiter oder Named Moderator), melden Sie sich ergänzend oder alternativ zum Sitzungscode mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Zutritt Die Spalte "Zutritt" gibt an, ob ein Gruppenmitglied die Berechtigung zum Betreten des virtual team rooms besitzt. Als Gruppenleiter, Named Moderator, System- oder Mandantenadministrator können Sie festlegen, ob ein Mitglied dieses Recht haben soll oder nicht. Wählen Sie hierzu im Drop Down Menü die Einstellung (Zutritt) "erlauben" bzw. "verweigern" aus. Bitte beachten Sie: Wenn Sie als Gruppenleiter, Named Moderator, System- oder Mandantenadministrator während einer Sitzung im virtual team room einen Sitzungsteilnehmer, der der jeweiligen Gruppe zugewiesen und mit seinem Benutzerkonto angemeldet ist, aus dem Raum entfernen, können Sie wählen, ob der entsprechende Teilnehmer auch für die Gruppe gesperrt werden soll. In diesem Fall kann er den virtual team room solange nicht mehr betreten, bis Sie im VMS den Zutritt wieder erlauben. Falls ein Sitzungscode für das Meeting im virtual team room verfügbar ist, 24/137

25 wird dieser durch den Ausschluss jedoch nicht ungültig und kann deshalb auch von entfernten Teilnehmern noch verwendet werden. Bei streng vertraulichen Meetings sollte deshalb bei Gruppen mit buchbarem virtual team room die Sitzungscodefunktion nicht gebucht werden, so dass nur Personen mit einem für die Gruppe zugelassenen Benutzerkonto den Raum betreten können. Bei Gruppen mit Named Moderator und personenbezogenen Raum (Lizenzmodell Named Moderator) empfiehlt es sich, ein Sitzungspasswort zu verwenden, um den zutrittsberechtigten Teilnehmerkreis einzuschränken (siehe auch virtual team room Hilfe). Aktionen Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich auf das einzelne Gruppenmitglied beziehen. Je nachdem welche Rechte Sie haben, werden Ihnen verschiedene Symbole angezeigt. Wenn Sie ein Symbol nicht sehen, verfügen Sie nicht über die benötigten Rechte, um die entsprechende Aktion auszuführen. Die einzelnen Symbole haben folgende Bedeutung: Wenn Sie in der Spalte "Aktionen" das Mail Symbol bei einem bestimmten Gruppenmitglied anklicken, können Sie eine an das ausgewählte, einzelne Gruppenmitglied senden. Die Abwicklung erfolgt über Ihr Standard -Programm. Durch Anklicken des "Papierkorb" Symbols bei einem bestimmten Gruppenmitglied können Gruppenleiter, Named Moderatoren sowie System- und Mandantenadministratoren den entsprechenden Benutzer aus der Gruppe entfernen. Ein Named Moderator kann nicht aus seiner personenbezogenen Gruppe entfernt werden. Bitte beachten Sie: Der Benutzer ist in diesem Fall immer noch im VMS vorhanden, er wird nur aus der jeweiligen Gruppe entfernt. Als System- oder Mandantenadministrator können Sie den Benutzer in der Benutzerverwaltung auch endgültig aus dem VMS löschen. Gruppenleitern steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung. 6.2 Gruppendaten filtern und durchblättern Sowohl auf der Seite "Gruppen und Mitglieder" als auch auf der Seite "Gruppeninformationen" stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die angezeigten Daten (Gruppendaten bzw. Gruppenmitgliederdaten) zu filtern und durchzublättern. 25/137

26 Daten durchblättern Auf einer "Seite" (Ansicht) der Gruppenverwaltung sehen Sie max. 50 Datensätze (von Gruppen oder Gruppenmitgliedern). Dieser Wert ist voreingestellt und unveränderbar. Sind mehr als 50 Datensätze im System hinterlegt, so gelangen Sie auf die folgenden Seiten entweder durch die direkte Eingabe der gewünschten Seitenzahl oder durch das Durchblättern der einzelnen Seiten. Mit den einfachen Pfeilen links und rechts der Seitenzahlen können Sie seitenweise zurück- bzw. vorblättern. Mit den Strichpfeilen links und rechts außen gelangen Sie zur ersten bzw. letzen Seite. Um auf eine bestimme Seite zu springen, geben Sie die Seitenzahl in das Kästchen neben "Gehe zu Seite:" ein und klicken Sie auf den "Aktualisieren" ( ) Button: Die neue Seite wird geladen (im Beispiel Seite 3). Die Seite, auf der Sie sich dann befinden, wird im Feld hinter "Gehe zu Seite:" und in der Seitenzahlanzeige zwischen den Pfeilen zum Durchblättern links neben der Gesamtzahl aller Seiten angezeigt ( ) Im Beispielbild befindet sich der Benutzer auf Seite 3 bei einer Gesamtzahl von 188 Seiten. Gruppenliste filtern (Seite "Gruppen und Mitglieder") Suchfunktion Nutzen Sie die Suchfunktion um auf der Seite "Gruppen und Mitglieder" eine bestimmte Gruppe zu finden. Geben Sie den Gruppennamen oder einen Namensteil in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den "Suchen" Button. Anschließend wird Ihnen das Suchergebnis mit der Anzahl der Treffer und dem angewandten Suchfilter angezeigt. Um wieder auf die ungefilterte Gesamtübersicht aller Gruppendaten zu gelangen, klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie auch, dass eine Änderung des 26/137

27 Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im Feld "Suchbegriff" eine erneute Suche in allen Datensätzen auslöst. Filterung nach Mandanten (nur Systemadministrator und Benutzer mit mehreren Mandanten) Systemadministratoren oder Benutzer, die mehreren Mandanten zugewiesen sind, können zudem eine Filterung der Gruppenliste nach Mandanten vornehmen: Geben Sie wie oben beschrieben einen Suchbegriff in die Maske ein. Nun können Sie zusätzlich eine zweite Filterung nach Mandanten vornehmen. Wählen Sie hierzu im Drop-Down-Menü den gewünschten Mandanten aus (Standardeinstellung: Suche in allen Mandanten). Die Suche findet nun ausschließlich innerhalb der Gruppen des gewählten Mandanten statt. Selbstverständlich können Sie auch in umgekehrter Reihenfolge filtern, d.h. zuerst den Mandanten auswählen und danach den Suchbegriff eingeben. Bitte beachten Sie, dass durch Anklicken des "Zurücksetzen" Buttons alle Filtereinstellungen zurückgesetzt werden. Filterung nach Räumen (optional) Wenn in der Gruppenliste die Spalte Raum angezeigt wird, da sowohl buchbare (Lizenzmodell Corporate Room) als auch personenbezogene (Lizenzmodell Named Moderator) Räume vorhanden sind, können Sie die Liste bzw. Ihre Suche auch zusätzlich nach der jeweiligen Raumart filtern. Die Funktionsweise entspricht dabei der Filterung nach Mandanten (siehe oben). Hinweis: eine Filterung bzw. Suche findet auch dann im gesamten Datensatz statt, wenn Sie zuvor auf eine bestimmte Seite gesprungen sind bzw. auf eine bestimmte Seite geblättert haben. Eine Suche innerhalb einer bestimmten Seite ist nicht möglich. Hierfür benutzen Sie bitte die entsprechende Funktion des Browsers. Bei Internet Explorer und Firefox können Sie die Browsersuchfunktion über die Tastenkombination: Strg + f (Windows PC) bzw. ctrl + f (Apple Mac) starten. 27/137

28 Gruppenmitgliederliste filtern (Seite "Gruppeninformation") Suchfunktion Auf der Seite "Gruppeninformation" können Sie die Daten eines bestimmten Gruppenmitglieds über dessen Nachnamen, Vornamen, Benutzernamen, Firma oder -Adresse finden. Wählen Sie dazu zunächst aus dem Drop-Down-Menü hinter "Suchen in:" das gewünschte Attribut aus und geben Sie dann in das Feld "Suchbegriff" die korrespondierende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf den Button "Suchen", um die Suche zu starten: Anschließend wird Ihnen das Suchergebnis mit der Anzahl der Treffer und dem angewandten Suchfilter angezeigt. Um wieder auf die ungefilterte Gesamtübersicht aller Benutzerdaten zu gelangen, klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie auch, dass eine Änderung des Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im Feld "Suchbegriff" eine erneute Suche in allen Datensätzen auslöst. Eine doppelte (d.h. hintereinander stattfindende) Filterung nach den "Suchen in:" Attributen ist nicht möglich. Veranstaltungsanmeldungen Sobald Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung für eine Gruppe gebucht wurden, kann die Gruppenliste zusätzlich auch nach Anmeldungen für die jeweiligen Termine gefiltert werden. Dazu wird ein weiteres Drop- Down-Menü in der Filterleiste eingeblendet. Über dieses können Sie einstellen, ob Alle Mitglieder angezeigt werden (Standardeinstellung) oder nur diejenigen, die sich zu einem bestimmten Veranstaltungstermin angelmeldet haben. 6.3 Benutzer zur Gruppe zuordnen Über das "Benutzerzuordnung" Symbol ( ) können Sie einer bereits bestehenden Gruppe weitere Teilnehmer hinzufügen bzw. Teilnehmer aus einer bestehenden Gruppe entfernen. Durch Anklicken öffnet sich die Seite "Benutzerzuordnung" der gewählten Gruppe. Es stehen zwei Reiter zur Verfügung, "Benutzer zur Gruppe hinzufügen" und "Benutzer aus Gruppe entfernen". Standardmäßig gelangen Sie zunächst in den Reiter "Benutzer zur Gruppe hinzufügen". Wenn Sie sich informieren möchten, welche 28/137

29 Benutzer bereits Mitglied der Gruppe sind, klicken Sie auf den zweiten Reiter. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Gruppenmitglieder. Benutzer zur Gruppe hinzufügen Hier sehen Sie alle Benutzer, die Sie Ihrer Gruppe zuweisen können. Wie in der Gruppenverwaltung stehen Ihnen auch hier die Blätter- und Suchfunktionen zur Verfügung, um einen bestimmten Benutzer zu finden. Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, setzten Sie ein Häkchen unter "Zuordnen" in die Zeile des Benutzers, welcher der Gruppe zugeordnet werden soll. Durch das Setzen mehrerer Häkchen können Sie mehrere Benutzer auf einmal zuweisen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den Button "Benutzer hinzufügen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln, da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite zugewiesen werden können. Nach Klick auf den Button "Benutzer hinzufügen" wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Benutzer aus Gruppe entfernen Im zweiten Reiter können Sie die zugewiesenen Gruppenmitglieder wieder aus der Gruppe entfernen. Auch hier können Sie den gewünschten Teilnehmer mit Suchbegriffen oder durch Blättern finden. Setzen Sie einen Haken unter "Entfernen" in der Zeile des Teilnehmers, der aus der Gruppe entfernt werden soll. Sie können auch mehrere Häkchen setzen um diverse Teilnehmer gleichzeitig zu entfernen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den Button "Benutzer entfernen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln, da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite entfernt werden können. Nach Klick auf den Button "Benutzer entfernen" wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Hinweis: Bei Verwendung des Lizenzmodells Named Moderator kann der Named Moderator selbst nicht aus seiner personenbezogenen Gruppe entfernt werden, da diese immer eindeutig einem bestimmten Benutzer zugeordnet ist. Stattdessen kann die Named-Moderator-Rolle in der Benutzerverwaltung gelöscht werden. In diesem Fall wird dann auch die personenbezogene Gruppe gelöscht. 29/137