Bericht. über die Maßnahmen des Gleichbehandlungsprogramms der Dortmunder Energieund Wasserversorgung GmbH (DEW21) im Jahre

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1 Bericht über die Maßnahmen des Gleichbehandlungsprogramms der Dortmunder Energieund Wasserversorgung GmbH (DEW21) im Jahre

2 - 2 - Präambel Mit diesem Bericht kommt die Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH (DEW21) ihrer Verpflichtung aus 8 Abs. 5 Satz 3 EnWG nach. Der Bericht betrifft die Zeit vom bis zum und befasst sich mit den Maßnahmen des Gleichbehandlungsprogramms vom zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäfts in den Tätigkeitsbereichen Gas und Strom. Der Bericht wird vorgelegt von Herrn Jürgen Arend, dem Gleichbehandlungsbeauftragten der DEW21, Ostwall 51, Dortmund, und wird nach seiner Übersendung an die Bundesnetzagentur im Internet unter veröffentlicht. Teil A Änderungen bei der Selbstbeschreibung der DEW21 Die in Teil A des Gleichbehandlungsprogramms dargestellte organisatorische Aufbauorganisation des Unternehmens bildet die Grundlage für die im Gleichbehandlungsprogramm festgelegten Maßnahmen zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäfts. Aus diesem Grund wird nachfolgend zunächst auf im Berichtszeitraum gegebenenfalls eingetretene, für die diskriminierungsfreie Ausübung des Netzgeschäfts relevante Änderungen der Unternehmensorganisation eingegangen. Wesentliche Änderungen in der Aufbauorganisation des Unternehmens im Hinblick auf die Entflechtungsanforderungen Im Berichtsjahr 2006 sind keine wesentlichen Änderungen, aber diverse Maßnahmen zur Sicherstellung der Entflechtungsanforderungen durchgeführt worden. Das gesellschaftsrechtliche Unbundling erfolgt mit Wirkung zum Modifikationen hinsichtlich des Geltungsbereichs des Gleichbehandlungsprogramms infolge der vorstehend beschriebenen Änderungen der Aufbauorganisation Modifikationen waren für den Berichtszeitraum nicht erforderlich. Zum wird DEW21 den 7 EnWG umsetzen und die gesellschaftsrechtliche Entflechtung von Handel und Netz vollziehen. Ab diesem Stichtag wird DEW21 die Zuständigkeit für das operative Geschäft der Netzgesellschaft DEW21-Netz übernehmen. Entsprechende Dienstleistungsverträge für kaufmännische und allgemeine Verwaltungsaufgaben sowie für die technische Betriebsführung wurden bereits abgeschlossen. Ferner wurde ein Pachtvertrag für Gas- und Stromnetze zwischen den Unternehmen DEW21 und DEW21-Netz erarbeitet. Eine Überarbeitung des Gleichbehandlungsprogramms DEW21 ist im Jahr 2007 vorgesehen

3 - 3 - Teil B Maßnahmen zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäfts Das Gleichbehandlungsprogramm enthält die Maßnahmen der DEW21 zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäfts. Im Rahmen dieses Berichts stellt die DEW21 dar, wie diese Maßnahmen während des Berichtszeitraumes im Unternehmen vermittelt und gegebenenfalls im Einzelnen weiter ausgestaltet worden sind. I. Ausgestaltung des Gleichbehandlungsmanagements 1. Gleichbehandlungsprogramm Art und Weise der Festlegung des Gleichbehandlungsprogramms für die mit Tätigkeiten des Netzbetriebs befassten Mitarbeiter In 2006 waren Änderungen des Gleichbehandlungsprogramms nicht erforderlich. Im Jahr 2007 steht infolge der Gründung der Netzgesellschaft DEW21-Netz und entflechtungsbedingter Änderungen von Prozessabläufen eine Überarbeitung des Gleichbehandlungsprogramms sowie diverser Verfahrensrichtlinien an. Bekanntmachung des Gleichbehandlungsprogramms gegenüber den Mitarbeitern der DEW21 Das Gleichbehandlungsprogramm, die Verfahrensrichtlinie und die Betriebsvereinbarung sind im DEW21-Intranet hinterlegt. Notwendige Überarbeitungen - wie für 2007 bereits erkennbar - werden dort zeitnah publiziert. In der Mitarbeiterzeitschrift "fragezeichen" hat der Gleichbehandlungsbeauftragte DEW21 in 2006 einen Artikel zum Thema "Unbundling: Gleichbehandlungsprogramm" veröffentlicht. Hierin wurde das Programm in seinen wesentlichen Grundzügen dargestellt. Zudem wurde der Artikel dazu genutzt, die Funktion des "Gleichbehandlungsbeauftragten DEW21" bekannt zu machen. Bekanntmachung des Gleichbehandlungsprogramms gegenüber der zuständigen Regulierungsbehörde Eine redaktionelle Überarbeitung des Gleichbehandlungsprogramms DEW21 und ein damit verbundener Versand eines überarbeiteten Exemplars an die Bundesnetzagentur waren im Jahr 2006 nicht erforderlich. Eventuelle Änderungen des Gleichbehandlungsprogramms im Berichtszeitraum Im Jahr 2006 waren keine Änderungen erforderlich

4 Gleichbehandlungsbeauftragter Benennung bzw. Änderung der für die Überwachung der Einhaltung des Gleichbehandlungsprogramms zuständigen Person (Gleichbehandlungsbeauftragter) Im Jahr 2006 haben sich keine personellen Änderungen ergeben. Herr Jürgen Arend ist nach wie vor Gleichbehandlungsbeauftragter der DEW21. Kommunikation zwischen dem Gleichbehandlungsbeauftragten und den mit Tätigkeiten des Netzbetriebs befassten Mitarbeitern Es wird ein online-gestütztes Beschwerdemanagement zur Verfügung gestellt. Im Berichtsjahr 2006 sind dem Gleichbehandlungsbeauftragten über dieses Medium keine Beschwerden zugegangen. Die telefonischen und per zugesandten Anfragen zu relevanten Fragestellungen wurden vom Gleichbehandlungsbeauftragten unmittelbar beantwortet. Der Gleichbehandlungsbeauftragte Herr Arend ist darüber hinaus aufgrund seiner Funktion des Leiters für den Bereich Organisation / Datenverarbeitung / Revision unmittelbar in alle entflechtungsrelevanten Geschäftsprozesse in Organisations- / DV-Projekten eingebunden und hatte somit mit diversen Mitarbeitergruppen Kontakt. Kommunikation zwischen dem Gleichbehandlungsbeauftragten und der Unternehmensleitung Auch in 2006 ist neben der monatlichen Berichterstattung in den Ressortbesprechungen der Geschäftsführung im Bedarfsfall eine anlassbezogene Berichterstattung vorgesehen. II. Umsetzung des Gleichbehandlungsprogramms / Überprüfung wesentlicher diskriminierungsrelevanter Geschäftsprozesse DV-Maßnahmen Es wurde ein DV-Projekt zur buchhalterischen Trennung des Netz- und Betriebsbereiches (gem. 10 EnWG) (=> Trennung der Lieferverträge und Abrechnungen sowie der Buchhaltung) aufgelegt und zum abgeschlossen. Die SAP-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen sowie das IS/U wurden an die geänderten Vorgaben angepasst. Um die Vorgaben der gesellschaftsrechtlichen Entflechtung umzusetzen, wurden in den betroffenen Systemen die Daten in die zwei Buchungskreise DEW21-Netz und DEW21 getrennt. Die Umstellung erfolgte pünktlich zum Stichtag am 1. Januar Zeitgleich wurde das SAP Energiedatenmanagementsystem integriert

5 - 5 - Durch den Einsatz der IDEX GE Komponente wurden die Berechtigungen für den Vertrieb entsprechend eingeschränkt. Der Vertrieb hat nunmehr ausschließlich Zugriff auf Daten der eigenen Kunden DEW21. Die zu diesem Zeitpunkt notwendigen Datenaustauschformate und der Lieferantenwechsel wurden umgesetzt. Im Rahmen der Durchführung der o. a. DV-Projekte sind parallel Mitarbeiter- Schulungen im Hinblick auf tangierende Unbundlingaspekte durchgeführt worden. Die inhaltliche Einbindung des Gleichbehandlungsbeauftragten war sichergestellt, da dieser in Personalunion Leiter der Datenverarbeitung ist und den Vorsitz des hierfür eingerichteten Lenkungsausschusses übernahm. Weitere DV-Aktivitäten, insbesondere zum Datenaustausch mit anderen Lieferanten, sind für das Jahr 2007 geplant (=> Festlegung einheitlicher Geschäftsprozesse und Datenformate (BK ). Organisatorische Maßnahmen Eine Neustrukturierung im Technischen Ressort zu Beginn des Berichtsjahres 2006 folgte dem grundsätzlichen Ansatz, die operativ tätigen Fachbereiche "Service Elektrizitätsnetze", "Service Rohrnetze" und "Netz- und Anlagenüberwachung" in einem Prokuristen-Bereich S (Netzservice) zusammenzufassen. Des Weiteren sind sämtliche strategischen und übergeordneten Funktionen der Energie- und Wasserverteilung in einem weiteren Prokuristen- Bereich D (Netzdienstleistungen) mit den untergeordneten Fachbereichen "Systemtechnik" und "Netzsteuerung" zusammengeführt worden. Im Kaufmännischen Ressort wurde der Vertriebsbereich zur Sicherstellung der Unbundlingkonformität neu strukturiert, d. h. die unbundlingkonforme Ausrichtung der abrechnungsrelevanten Aufgaben erfolgte durch Integration der Abrechnung und abrechnungsnahen Dienste zzgl. der Netznutzungsabrechnung in einer Organisationseinheit. Damit wurden die Billing-Aktivitäten sowie das Netznutzungsmanagement in einem "Billing"-Bereich, der dienstleistend für den Vertrieb und das Netz tätig ist, zusammengefasst. Die Unbundlingkonformität wird durch entsprechende Handlungsanweisungen an die Mitarbeiter, ein entsprechendes DV-Berechtigungskonzept sowie entsprechende Dienstleistungsverträge des Billingbereiches mit dem Netzbetrieb und dem Vertrieb sichergestellt. Darüber hinaus wurde das Kundenmanagement neu strukturiert. Die Bearbeitung der persönlichen, telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen rund um Tarife, Rechnungen und Zahlungen sind in einer zentralen Organisationseinheit gebündelt worden. Die Standard-Inbound-Telefonie ist dabei einem externen Dienstleister übertragen. Zu Beginn des Jahres 2007 ist vorgesehen, den Hausanschlussprozess zusammenzufassen: Die Aufgaben der Hausanschlussaktivitäten, die derzeit in einzelnen vertrieblichen Organisationseinheiten im Kaufmännischen Ressort angesiedelt sind, sollen mit den technisch orientierten Hausanschlussaktivitäten in einer zentralen Organisationseinheit im Technischen Ressort gebündelt werden

6 - 6 - III. Schulungskonzept Schwerpunkte des Schulungskonzepts Nach der Schulung der Leitenden Angestellten der DEW21 im Dezember 2005 wurden im 1. Quartal 2006 alle Mitarbeiter der DEW21 über das Gleichbehandlungsprogramm der DEW21 in Abhängigkeit einer vordefinierten Priorität informiert: Als Kriterium für die Zuordnung zu den einzelnen Prioritätsklassen diente das Diskriminierungspotential der jeweiligen Planstelle: Für Mitarbeiter aus Vertriebseinheiten mit Dienstleistungsbeziehungen zum Netzbetreiber (Priorität 1) wurden Intensivschulungen, für Mitarbeiter mit Informationsträger-Status (Priorität 2) wurden Grundschulungen durchgeführt: - Die Intensivschulungen beinhalteten einen Teil 1 (Theoretische Grundlagen: Rechtsrahmen, Gleichbehandlungsprogramm DEW21, interne Regelungen wie z. B. Betriebsvereinbarung und Verfahrensrichtlinien) sowie einen Teil 2 (Praxisorientierung mit Workshop-Charakter: Beurteilung konkreter Geschäftsprozesse und Beispiele). - Die Grundschulungen konzentrierten sich auf die Vermittlung der theoretischen Grundlagen (d. h. Teil 1). - Es wurden insgesamt 4 Intensivschulungen (mit 105 Mitarbeitern) und 4 Grundschulungen (mit 340 Mitarbeitern) organisiert. Die Festlegung der Zuordnung der Mitarbeiter zu den jeweiligen Prioritätsklassen erfolgte durch den Gleichbehandlungsbeauftragten. Die inhaltliche Festlegung der Schulungsinhalte erfolgte unter Federführung des Gleichbehandlungsbeauftragten mit dem Leiter des Netzbetriebes und dem Hausjustitiar. Der Nachweis an der Teilnahme an der einzelnen Schulungsmaßnahme ist durch Unterschriftsleistung der teilnehmenden Mitarbeiter dokumentiert worden. Unabhängig von den o. a. Schulungsmaßnahmen haben alle Mitarbeiter der DEW21 (einschließlich der Mitarbeiter mit sonstigen Tätigkeiten - katalogisiert mit Priorität 3) schriftliche Unterlagen zum Thema Gleichbehandlung durch Versand der diesbezüglich abgeschlossenen Betriebsvereinbarung erhalten. Zudem hat der Gleichbehandlungsbeauftragte die Führungsverantwortlichen des Unternehmens aufgefordert, die Thematik in den betriebsüblichen Abteilungsbesprechungen anzusprechen und die Mitarbeiter hierfür zu sensibilisieren. Geschulte Unternehmens- bzw. Organisationsbereiche oder Personengruppen Die Grundsätze der Gleichbehandlung sind über Informationsschreiben, Informationsveranstaltungen und Workshops allen Mitarbeitern DEW21 Ende 2005 / Anfang 2006 vermittelt worden. Im Berichtsjahr 2006 wurde seitens des Gleichbehandlungsbeauftragten und der Personalabteilung ein Konzept zur Fortführung des Gleichbehandlungsprogramms bei DEW21 entwickelt und abstimmt: Neueinstellung: Bei der Vertragsunterzeichnung des Arbeitsvertrages bei DEW21 wird dem neuen Mitarbeiter ein Informationspaket (bestehend aus - 7 -

7 - 7 - Informationsschreiben, Gleichbehandlungsprogramm und einer Ausfertigung der Betriebsvereinbarung zur Beachtung des auf Grundlage von 8 Energiewirtschaftsgesetz / EnWG festgelegten Gleichbehandlungsprogramms der DEW21) ausgehändigt. Der Personalbereich informiert den Gleichbehandlungsbeauftragten zeitnah über die vorgenommene Neueinstellung. In einem Gespräch mit den neuen Mitarbeitern wird über die Wettbewerbsregeln im Energiemarkt und Fragen zur Betriebsvereinbarung "Gleichbehandlungsprogramm" informiert. Versetzung: Der Gleichbehandlungsbeauftragte erhält vom Personalbereich regelmäßig und zeitnah auf schriftlichem Wege Informationen über die internen Versetzungen und kann somit bei kritischen Aufgabengebieten den Vorgesetzten auf Besonderheiten hinweisen und ggf. Gespräche führen. Im Weiteren ist vorgesehen, dass in den Fachbereichen über die Vorgesetzten weitere aufkommende Fragen behandelt werden und somit die Qualifizierung der Mitarbeiter fortgesetzt wird. In den jeweiligen durchgeführten Arbeitsbesprechungen sind somit auch auf die Grundsätze der Gleichbehandlung gem. EnWG einzugehen. Mündliche Erläuterungen und Handlungsempfehlungen zum "Konzept zur Fortführung des Gleichbehandlungsprogramms bei DEW21" bzw. zum laufenden Meinungsaustausch via Arbeitsbesprechungen wurden in einer Sitzung der Leitenden Angestellten im Verlauf des Jahres 2006 seitens des Gleichbehandlungsbeauftragten gegeben. Im internen - allen Mitarbeitern zugänglichen - Fortbildungsprogramm der DEW21 wird zudem ein Seminar zur Auffrischung zum Thema Gleichbehandlungsprogramm angeboten. Der Gleichbehandlungsbeauftragte hat im Jahr 2006 regelmäßig diverse Veranstaltungen der Verbände besucht, zudem regelmäßig an Sitzungen eines Arbeitskreises "Gleichbehandlung" teilgenommen. IV. Überwachungskonzept Überwachung der Einhaltung des Gleichbehandlungsprogramms In 2006 sind Revisionen zur Überwachung und Einhaltung des Gleichbehandlungsprogramms beauftragt worden: Die Berechtigungsprüfung im SAP / Core-System und im BW wurde durchgeführt und ist bereits abgeschlossen. Die Berechtigungsprüfung in SAP / ISU ist wie die Prozessprüfung Inbetriebsetzung und Abrechnung von Zählern beauftragt und im Berichtsjahr 2006 gestartet worden. Ergebnisse werden in 2007 erwartet. Des Weiteren ist die Überwachungsfunktion im Berichtsjahr durch das interne Beschwerdemanagement bei DEW21 sichergestellt worden. Eine zeitnahe Informierung des Gleichbehandlungsbeauftragten durch dezentral installierte Beschwerdemanager mittels einer unmittelbaren online-weiterleitung erfasster Beschwerden mit Diskriminierungshintergrund ist garantiert

8 - 8 - Informationsmöglichkeiten des Gleichbehandlungsbeauftragten im Hinblick auf die Einhaltung des Gleichbehandlungsprogramms Der Gleichbehandlungsbeauftragte Herr Arend stand den Mitarbeitern der DEW21 im Berichtsjahr 2006 für persönliche Ansprachen wie auch für Kontaktaufnahmen per Telefon bzw. via unmittelbar zur Verfügung. Ferner ist den Mitarbeitern die Möglichkeit der Nutzung des implementierten Beschwerdemanagementsystems bekannt. Die ca. 3-mal im Jahr durchgeführten Gesamtgruppen-Meetings der Beschwerdemanager DEW21 werden wiederholt zur Sensibilisierung der Beschwerdemanager in Hinblick auf die Thematik Gleichbehandlung / Diskriminierung genutzt. Dortmund, den gez. Jürgen Arend (Der Gleichbehandlungsbeauftragte)