Gleichbehandlungsbericht der Gemeindewerke Lilienthal GmbH und der Gemeindewerke Ritterhude GmbH

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1 Gemeindewerke Lilienthal GmbH und Gemeindewerke Ritterhude GmbH Gleichbehandlungsbericht der Gemeindewerke Lilienthal GmbH und der Gemeindewerke Ritterhude GmbH Berichtszeitraum: 1. Januar bis 31. Dezember 2008 Autor: Oliver Milz

2 Inhalt Präambel... 1 Teil A: Selbstbeschreibung der Gemeindewerke Lilienthal und Ritterhude... 2 Teil B: Maßnahmen zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäftes... 3 I. Ausgestaltung des Gleichbehandlungsmanagements... 3 II. Umsetzung des Gleichbehandlungsprogramms / Überprüfung wesentlicher diskriminierungsrelevanter Geschäftsprozesse... 5 III. Schulungskonzept... 6 IV. Überwachungskonzept... 7 Organigramm Stand 12/2008 Anlage I Mitarbeiterinformation - Handout Anlage II ii

3 Gemeindewerke Lilienthal GmbH und Gemeindewerke Ritterhude GmbH Präambel Mit diesem Bericht kommen die Gemeindewerke Lilienthal GmbH im, Folgenden kurz GWL, und die Gemeindewerke Ritterhude GmbH, im Folgenden kurz GWR, und gemeinsam im folgenden kurz Gemeindewerke genannt, Ihrer sich selbst auferlegten Verpflichtung, abgeleitet aus 8 Abs. 5 Satz 3 EnWG nach. Der Bericht betrifft den Zeitraum 01. Januar 2008 bis 31. Dezember 2008 und befasst sich mit den Maßnahmen des Gleichbehandlungsprogramms vom 13. September 2008 zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäftes in den Tätigkeitsbereichen Strom und Gas. Gleichwohl sind die Gemeindewerke der Auffassung, dass sich aus dem beherrschenden Einfluss gemäß 8 Abs. 5 Satz 3 EnWG und der sich daraus ergebenden Verpflichtung zur organisatorischen und rechtlichen Verpflichtung nicht automatisch und unmittelbar auch die Verpflichtung zur Erstellung eines Gleichbehandlungsprogramms sowie berichtes ergibt. Sämtliche Maßnahmen, die im folgenden Bericht dargestellt werden, sind daher primär aus ihrem Selbstverständnis von einem diskriminierungsfreien Handeln heraus entstanden. Dieser Gleichbehandlungsbericht wird für die beiden Gemeindewerke gemeinsam erstellt, da beide über eine gemeinsame Unternehmensleitung und Aufbau- sowie Ablauforganisation verfügen und auch beide Gemeindewerke ein gemeinsames Gleichbehandlungsprogramm aufgestellt haben. Der Bericht wird vorgelegt von Herrn Oliver Milz, dem Gleichbehandlungsbeauftragten der Gemeindewerke und ist auf der Homepage der Gemeindewerke ( veröffentlicht. 1

4 Teil A: Selbstbeschreibung der Gemeindewerke Lilienthal und Ritterhude Im Berichtszeitraum hatte das in der Anlage I dargestellte Organigramm Gültigkeit. Dieses Organigramm ist zum 1. März 2007 in Kraft getreten und wurde durch die Einstellung eines Netzmanagers zum 1. April 2007 vollständig umgesetzt. Einzige Veränderung zum Vorjahr ist die projektbezogene Einstellung von 2 technischen Zeichnerinnen in dem Bereich Betriebstechnik. Bei der Erstellung des Organigramms wurde darauf geachtet, dass einerseits die Organisationsstruktur des gesamten vertikal integrierten Energieversorgungsunternehmens und andererseits die interne Organisation und Aufgabenverteilung des Netzbetriebes transparent dargestellt wird. Auf die Nennung von Aufgabenbeschreibungen, die nicht unbundlingkritisch sind, wurde bewusst verzichtet. Der Netzbetreiber bedient sich zur Erfüllung seiner Aufgaben unter anderem der Mitarbeiter aus den Shared Service Bereichen Finanz- und Rechnungswesen und Kundenservice (im Organigramm mit der Farbe hellgrün dargestellt). Dieses wurde durch Weisungsbefugnisse schriftlich geregelt. 2

5 Teil B: Maßnahmen zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäfts Das Gleichbehandlungsprogramm enthält die Maßnahmen der Gemeindewerke zur diskriminierungsfreien Ausübung des Netzgeschäfts. Im Rahmen dieses Berichts stellen die Gemeindewerke dar, wie diese Maßnahmen während des Berichtszeitraumes im Unternehmen vermittelt und gegebenenfalls im Einzelnen weiter ausgestaltet worden sind. I. AUSGESTALTUNG DES GLEICHBEHANDLUNGSMANAGEMENTS 1.1 Gleichbehandlungsprogramm Das Gleichbehandlungsprogramm wurde den Mitarbeitern, die mit Tätigkeiten des Netzbetriebes befasst sind, in Papierform ausgehändigt. Diese Hausmitteilung, die alle Mitarbeiter erhalten haben, enthält den Hinweis, dass das Gleichbehandlungsprogramm auf der Homepage der Gemeindewerke ( abrufbar ist. Das Gleichbehandlungsprogramm wurde von dem Gleichbehandlungsbeauftragten der Bundesnetzagentur zur Verfügung gestellt. Die Übermittlung erfolgte per Einschreiben und wurde entsprechend dokumentiert. Im Berichtszeitraum hat es keine Änderungen des Gleichbehandlungsprogramms gegeben. 1.2 Gleichbehandlungsbeauftragter Der Gleichbehandlungsbeauftragte ist unter folgender Adresse und unter den angegebenen Kommunikationswegen für alle Mitarbeiter erreichbar: Oliver Milz Am Holze Lilienthal Tel.: Fax: o.milz@gemeindewerke.de 3

6 Im Rahmen der wöchentlichen Bereichsleitersitzungen (mittwochs 8.30 bis 10.00) wurde regelmäßig mit dem Gleichbehandlungsbeauftragten über diskriminierungsrelevante Sachverhalte gesprochen. Dabei handelte es sich um folgende Schwerpunkte: a.) Umgang der Mitarbeiter in der Abteilung Kundenservice mit wirtschaftlich sensiblen Informationen und Kundenanfragen. b.) Gestaltung von entflechtungsrelevanten Geschäftsprozessen und deren Abbildung in der EDV. Im Rahmen des Punktes b.) war die Umgestaltung der IT-Prozesse ein weiterer Schwerpunkt. Die im Vorjahr vergebenen Aufträge wurden entsprechend eines längerfristigen Projektplanes bereits teilweise umgesetzt. Dabei wurden die Auslegungsgrundsätze und Richtlinien der Regulierungsbehörden und die so genannten BK 6 Beschlüsse beachtet. Die Kommunikation zwischen dem Gleichbehandlungsbeauftragten und der Unternehmensleitung erfolgte projektbezogen und dann im Rahmen von Gesprächen. Der Gleichbehandlungsbeauftragte informierte die Geschäftsführung intensiv zu den oben bereits genannten Schwerpunktthemen (a.) und b.)). 4

7 II. UMSETZUNG DES GLEICHBEHANDLUNGSPROGRAMMS / ÜBERPRÜFUNG WESENTLICHER DISKRIMINIERUNGSRELEVANTER GESCHÄFTSPROZESSE Im Berichtsjahr bildete die Umsetzung der in den Vorjahren gestarteten Seminarreihe zum Thema Unbundling einen Schwerpunkt bei der Überprüfung von Geschäftsprozessen bzw. Themen auf ihre Vereinbarkeit mit den Entflechtungsvorschriften. Folgende Prozesse wurden angepasst und der SOLL-Zustand wurde mit einer workflow- Software dargestellt: - Lieferantenwechsel - Hausanschlussfragen - Eingang und Bearbeitung von Kundenanfragen im Kundencenter - Abwicklung von Netznutzungsanfragen - Darstellung der Beschränkung des Informationsflusses zwischen Netz und Vertrieb - Kommunikationsbeschränkung zwischen Netzpersonal und den Mitarbeitern des Vertriebes Die dargestellten Prozesse wurden allen Teilnehmern des Unbundlingworkshops zur Verfügung gestellt und als verbindlich verabschiedet. Die Einhaltung dieser Prozessdarstellungen wurde von der Geschäftsführung angeordnet. Die im Vorjahr festgestellten Anpassungsnotwendigkeiten in der IT Landschaft wurden systematisch mit dem Softwarelieferanten analysiert. Die vorzunehmenden Installationen wurden im Berichtsjahr begonnen; sind jedoch aus Abwicklungsschwierigkeiten bei der Softwarefirma noch nicht vollständig abgeschlossen. Im Vorjahr wurde von der Geschäftsführung eine Revision beauftragt. In diesem Zusammenhang wurden auch die oben dargestellten Prozesse auf Unbundlingkonformität überprüft. Die sich aus diesen Revisionstätigkeiten ergebenden Maßnahmen wurden im Berichtsjahr weitestgehend umgesetzt. 5

8 III. SCHULUNGSKONZEPT Das Schulungskonzept hat die zentrale Aufgabe, die Grundsätze der Nichtdiskriminierung im Netzbetrieb zu vermitteln. Diskriminierung ist die Ungleichbehandlung gleicher Sachverhalte ohne sachlich gerechtfertigten Grund. Dieses Ziel soll durch die folgenden Schulungsschwerpunkte erreicht werden: a.) Erreichung einer diskriminierungsfreien Handlungssicherheit bei den Mitarbeitern des Kundenservices durch Inhouseschulungen. Nachdem im ersten Schritt die Bereichsleiter im Rahmen des Unbundlingworkshops geschult wurden und dieses Wissen bereits im Rahmen von Abteilungsbesprechungen weitergegeben haben, wurde im zweiten Schritt zur Vertiefung, eine Inhouseschulung durch die Consulectra Unternehmensberatung GmbH für die Mitarbeiter mit Kundenkontakt durchgeführt. (Handout liegt als Kopie als Anlage II bei.) b.) Schulungen im Bereich der Abrechnungssoftware sollen gewährleisten, dass die beauftragten Unbundlingmodule effizient und diskriminierungsfrei angewendet werden. c.) Der Planungsprozess soll detailliert analysiert und anschließend so modifiziert werden, dass die verabschiedete Prozessdarstellung auch umgesetzt wird. Durch die Unternehmensgröße der Gemeindewerke (zusammen ca. 30 Mitarbeiter) ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter, die in diskriminierungsrelevanten Prozessen involviert sind, geschult werden. 6

9 IV. ÜBERWACHUNGSKONZEPT Aufgabe des Gleichbehandlungsbeauftragten ist die Überwachung der Einhaltung des Gleichbehandlungsprogramms im Unternehmen. Daher hat der Gleichbehandlungsbeauftragte im Berichtsjahr stichprobenartig die Einhaltung des Gleichbehandlungsprogramms überprüft. Ein Schwerpunkt lag dabei im Berichtsjahr bei der Umsetzungskontrolle der Maßnahmen aus der Revision. Durch die Unternehmensgröße der Gemeindewerke (zusammen ca. 30 Mitarbeiter) ist gewährleistet, dass Beschwerden von Mitarbeitern hinsichtlich der Einhaltung des Gleichbehandlungsprogramms direkt an den Gleichbehandlungsbeauftragten geleitet werden, bzw. diese den Gleichbehandlungsbeauftragten direkt ansprechen. Lilienthal, den... Der Gleichbehandlungsbeauftragte der Gemeindewerke Lilienthal GmbH und der Gemeindewerke Ritterhude GmbH 7