SEPA Umstellung: Excelexport und -import

Transkript

1 : August 2013

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3 Inhalt SEPA- Lastschrift... 4 Export nach Excel... 6 Import aus Excel... 8

4 SEPA- Lastschrift Bei dem Einzugsermächtigungsverfahren hat das Verwaltunsgamt (Zahlungsempfänger) von seinen Kunden (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen eingeholt. Damit erlaubt der Kunde dem Verwaltunsgamt, von seinem Konto Geld einzuziehen. Der Kunde des Verwaltungsamtes hat das Recht, einen solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ab Belastung zurückzugeben. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch hier muss das Verwaltungsamt von seinen Kunden eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Damit kann das Verwaltungsamt Konten von Verbrauchern (Privatpersonen) und Firmen (Unternehmen, Vereine, etc.) belasten. Damit sie nicht nicht von allen Kunden eine neue schriftliche Genehmigung einholen müssen, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate umgewandelt werden können. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, braucht das Verwaltungsamt oder jede Kirchengemeinde (Rechtsträger) eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und Mandatsreferenzen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss der Rechtsträger eine Gläubiger-ID mitsenden. Diese erscheint bei dem Kunden zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für die KG oder RT beantragt wird und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jeder einzelne Zahlungspflichtige, also jeder Kunde des Verwaltungsamtes, seine eigene Mandatsreferenz. Die Referenz kann vom Verwaltungsamt frei vergeben werden. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Seite 4 von 10

5 Auch die Mandatsreferenz sendet das Verwaltunsgamt bei jedem Einzug mit. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Kunden. Wenn aufgrund eines Rückgabefalles, also z. B. bei einer Rückgabe nach mehr als 8 Wochen, ein Kreditinstitut ein Mandat sehen will, so erfragt sie dieses unter Angabe der Mandatsreferenz. Unter der Mandatsreferenz muss das Verwaltungsamt dieses Mandat finden können. Die Referenz kann z. B. die Empfängernummer sein, unter der der Kunde in KFM geführt wird. Die Gläubiger-ID beantragt das Verwaltungsamt kostenfrei über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten. Per erhält das Verwaltunsgamt dann seine Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank zugeteilt. Der belastete Kunde hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Kann das Verwaltungsamt kein gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann der Kunde Zahlungen bis zu 13 Monate nach Belastung zurückgeben. Wenn die Gläubiger-ID bekannt ist, trifft das Verwaltunsgamt zunächst mit der Hausbank eine neue Vereinbarung für die Bearbeitung der SEPA-Lastschriftaufträge. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate? Jeder der Einzugsermächtigungs-Kunden, die zukünftig per SEPA-Basis-Lastschrift belastet werden sollen, muss schriftlich über den Wechsel informiert werden. Das Verwaltungsamt setzt einen Serienbrief auf: Sehr geehrter <KUNDE> zukünftig wird das Verwaltungsamt xy Ihre Mieten etc. über das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet: DE (immer gleich) Ihre Mandatsreferenz lautet: <KU12345> (für jeden Kunden anders) Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Mit Absenden des Briefes wandeln sich die Einzugsermächtigungen der Kunden in SEPA-Basis- Mandate um. Es ist keine weitere Reaktion des Kunden nötig. Das Absendedatum des Briefes ist gleichzeitig das Startdatum des Mandates. Seite 5 von 10

6 Um die Erstellung dieses Serienbrief zu unterstützen nutzen sie bitte die Exportfunktion in den Dauervorgängen von KFM. Export nach Excel Unter Daten/Dauervorgänge/bearbeiten erhalten sie eine Exportmöglichkeit für alle Dauervorgänge vom Typ Einzug und Überwachung für das gewählte Haushaltsjahr. Wählen Sie zunächst das Haushaltsjahr mit dem sie die SEPA Umstellung starten wollen z.b Durch betätigen des Buttons Export nach Excel werden automatisch alle Einzüge und Überwachungsdauervorgänge, die in dem gewählten Jahr einen oder mehrere Ausführungstermin(e) haben, nach Excel exportiert. Sofern gewünscht können sie auch weitere Einschränkungen treffen z.b. nur die Einzüge oder nur einen bestimmten Rechtsträger auswählen. Im nächsten Schritt wählen sie den Speicherort und den Dateinamen aus. Mit Auswahl Starte Export wird die Datei im gewählten Verzeichnis gespeichert. Sie erhalten eine Rückmeldung, wenn der Export durchgeführt wurde. Seite 6 von 10

7 Der Excel-Export enthält folgende Felder: Bezeichnung SatzNr Erläuterung Kassengemeinschaft z.b. 98 Rechtsträgernummer z.b Rechtsträgername Sachbuchteil z.b. 00 Gliederung z.b Objekt z.b. 00 Gruppierung z.b Unterkonto Interne Nummer des Dauervorgangs z.b. Kirchengemeinde yx nur wenn gefüllt Dauervorgang z.b DV-Art E =Einzug, Ü = Überwacher Text-1 z.b. Elternbeitrag KITA 1 Text-2 wenn gefüllt Buchungsschlüssel z.b. 112 Beginn z.b Ende Verwendungszweck 1 Verwendungszweck 2 wenn gefüllt z.b. Beitrag KITA 1!MM.JJJJ wenn gefüllt Empfänger-Nr. z.b Anrede Vorname Name z.b. Herr (wenn in Empfängerstammdaten gefüllt) z.b. Bernd (wenn in Empfängerstammdaten gefüllt) z.b. Meier Adresse z.b. Strahlenbergerstr. 112 Erste Adresse in Karteikarte 3) Postleitzahl z.b Ort Erste Adresse in Karteikarte 3) z.b. Offenbach Erste Adresse in Karteikarte 3) Kontonummer z.b Erste Bankverbindung in Karteikarte 4) Bankleitzahl z.b Erste Bankverbindung in Karteikarte 4) IBAN BIC z.b. DE Erste Bankverbindung in Karteikarte 4) z.b. PBNKDEFFXXX Seite 7 von 10

8 Erste Bankverbindung in Karteikarte 4) Mandatsdatum z.b (wenn im Dauervorgang gefüllt, sonst ) Mandatsreferenz z.b / (wenn im Dauervorgang gefüllt) Nächste Rate z.b. 76,00 Fälligkeit z.b Termin_1 z.b (je nach Turnus des Dauervorgangs werden alle 12 Termine oder nur die entsprechende Termine gefüllt. Wenn es in dem Monat keinen Termin gibt, bleibt das Feld leer.) Betrag_1 z.b. 76,00 Termin_2 Betrag _2. (je nach Turnus des Dauervorgangs werden alle 12 Termine oder nur die entsprechende Termine gefüllt. Wenn es in dem Monat keinen Termin gibt, steht in dem Feld eine 0.) entsprechend Termin_1 entsprechend Betrag_1 Import aus Excel Wenn die Mandatsreferenz festgelegt und Serienbriefe verschickt wurden, können diese Mandatsreferenzen und das Mandatsdatum (Datum Versand der Briefe) in dem Excelsheet erfasst und nach KFM importiert werden. Unter Daten/Dauervorgäneg/bearbeiten ist der Button zum Import aus Excel. Bitte beachten Sie: Es werden nur diese beiden Felder zurückgeschrieben und nur dann, wenn sie leer sind. Das Mandatsdatum muss nach dem liegen. Wenn sie den nicht ändern (Vorbelegung) erfolgt kein Eintrag im Datumsfeld. Seite 8 von 10

9 Bevor sie den Import starten, müssen sie zunächst den Speicherort und Dateiname angeben. Sie erhalten eine Meldung, wenn die Daten erfolgreich eingelesen wurden. Seite 9 von 10

10 Sie erhalten danach ein Protokoll: In dem Protokoll können sie nachlesen, ob die Daten erfolgreich gespeichert wurden, oder ob es Probleme gab. Nicht erlaubt Sonderzeichen in der Mandatsreferenz werden entfernt. Die Mandatsreferenz darf aus maximal 35 Stellen bestehen, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen füllen können: 0 9 A Z a z :?, - ( +. ) /. Umlaute und Leerzeichen sind nicht zugelassen. Wenn sie mehr als 35 Zeichen in Excel verwendet haben, wird ab der 36. Stelle abgeschnitten. Seite 10 von 10