Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Berlin 3. Juni 2013

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1 Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Berlin 3. Juni 2013

2 Digitalisierung - Dänische Erfahrungen Konzentration auf den Wissensarbeiter Dänische Regierung: E Vollständige elektronische Kommunikation Ministerien Agenturen und Institutionen Ministerium für Soziales und Integration Ministerium für Verkehr Agency for Labour Retention and International Recruitment Roskilde University Ministerium für Klima und Energie Danish Meteorological Institute (DMI) Ministerium für Umwelt Ministerium für Arbeit Kommunen Ministerium für Wohnungsbau Rudersdal Kommune Dänischen Staatskanzlei Gentofte Kommune

3 Digitalisierung - Dänische Erfahrungen Digitalisierungspreis 2011 Messbare Effekte und Einsparungen CFO, Ministerium für Soziales und Integration: Jeder Mitarbeiter spart rund Minuten; dies bedeutet eine erhöhte Produktivität um 7-10% Bericht aus dem Ministerium für Verkehr: Durchschnittliche Reduktion der Sachbearbeitungszeit um ein 1/3

4 Hintergrund Mitarbeiter betrachten Protokollierung / Archivierung als Extra-Arbeit Mitarbeiter benutzen nicht das Dokumenten-Management um Informationen zu suchen Dänischer IT Verband: Kein ROI von Dokumenten-Management Automatische Registrierung Übersicht Digitalisierung: Vom "Ich" zum "Wir"

5 Dänisches Modell - vom Ich zum Wir Gestern: Ich Traditionelle IT: Automatisierung Wissensarbeiter Bearbeiten von Dokumenten Kopieren von Dokumenten Morgen: Wir Integriertes Modell: Digitalisierung Wissensarbeiter Bearbeiten von Dokumenten Bearbeiten von Metadaten Knowledge Worker: Gestern Knowledge Worker: Morgen Mail server Informell Formell Persönlich Ordner auf dem PC Ordner auf Servern, Intranet... Dokumenten- Management Gemeinsam Archiv Metadaten: - Senden, Beantworten, Archivierung - Listen: Posteingang, Schreibtisch - Prozess: Vorlagen - ezusammenarbeit: Chat

6 Gemeinsames digitales Archiv Benutzeroberfläche? Knowledge Worker: Gestern Knowledge Worker: Morgen Mail server Informell Formell Persönlich Ordner auf dem PC Ordner auf Servern, Intranet... Dokumenten- Management Gemeinsam Archiv

7 Wissensarbeiter Desktop Gemeinsames digitales -ähnliche Benutzeroberfläche Archiv Suche und Listen Sofortiger Zugriff auf alle Informationen - mit integriertem Desktop Soziale Technologien wie Chat, unterstützt informelle Arbeit und Kommunikation Knowledge Worker: Gestern Knowledge Worker: Morgen Mail server Informell Formell Persönlich Ordner auf dem PC Ordner auf Servern, Intranet... Dokumenten- Management Gemeinsam Archiv Niedrige Sicherheit Hohe Sicherheit

8 Gemeinsames digitales Desktop Smart Mobile - Tablet/iPad Archiv Sofortiger Zugriff auf alle Informationen - mit integriertem Desktop Soziale Technologien wie Chat, unterstützt informelle Arbeit und Kommunikation Smart Mobile: F2 auf dem Tablet / ipad Knowledge Worker: Gestern Knowledge Worker: Morgen Mail server Informell Formell Persönlich Ordner auf dem PC Ordner auf Servern, Intranet... Dokumenten- Management Gemeinsam Archiv Niedrige Sicherheit Hohe Sicherheit

9 Alle arbeiten elektronisch, vom jüngsten Mitarbeiter bis zum Staatssekretär Die Ministerien haben die gesamte Verwaltungsarbeit, Schriftgutverwaltung, Fallbearbeitung und formelle sowie informelle Kommunikation vollständig digitalisiert Leitungs- und Ministervorlagen - ohne Papier Knowledge Worker: Morgen Informell Formell Persönlich Gemeinsam

10 Alle arbeiten elektronisch, vom jüngsten Mitarbeiter bis zum Staatssekretär Die Ministerien haben die gesamte Verwaltungsarbeit, Schriftgutverwaltung, Fallbearbeitung und formelle sowie informelle Kommunikation vollständig digitalisiert Leitungs- und Ministervorlagen - ohne Papier Knowledge Worker: Morgen Informell Formell Persönlich Gemeinsam

11 Alle arbeiten elektronisch, vom jüngsten Mitarbeiter bis zum Staatssekretär Die Ministerien haben die gesamte Verwaltungsarbeit, Schriftgutverwaltung, Fallbearbeitung und formelle sowie informelle Kommunikation vollständig digitalisiert Leitungs- und Ministervorlagen - ohne Papier Knowledge Worker: Morgen Informell Formell Persönlich Gemeinsam

12 Staatssekretär und Minister Jacob Heinsen Staatssekretär des Transportministeriums cbrain F2 ist eine Lösung, die uns geholfen hat, unsere Produktivität deutlich zu steigern und die unsere Organisation ins 21. Jahrhundert gebracht hat. Thomas Egebo Staatssekretär des Klima-, Energie- und Bauministeriums Ich habe erwartet, mit Hilfe von cbrain F2 mehr als eine halbe Stunde täglich zu sparen. 2,5 Stunden pro Woche zusätzliche Arbeitszeit... ist sehr viel! Ich habe alle Vorlagen und Dokumente auf meinem ipad und spare 3-10 Stunden pro Woche Martin Lidegaard Minister des Klima-, Energie- und Bauministeriums

13 Mobile everwaltung mit dem F2 Manager

14 Vorlagen

15 Vorlagen

16 Mobile everwaltung

17 Tagesmappe

18 Tagesmappe

19 Digitalisierungspreis Messbare Effekte und Einsparungen Automatisierte Archivierung Social Media- Technologien wie "Chats" unterstützen informelle Kommunikation Informell Formell ezusammenarbeit - Social Media Archiv Schnelle Implementierung 3 Jahren Vollständige Digitalisierung U 6 Monaten 8 Wochen 12 Wochen 12 Wochen 6 Wochen Soziales Verkehr Klima & Energie Umwelt Arbeit Wohnungsbau

20 Mitarbeiter zeigen gestiegene Benutzerumfragen Arbeitszufriedenheit Wissensaustausch: 81% der Mitarbeiter sind zufrieden bzw. sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten Informationen und Wissen zu teilen Bisheriges System cbrain F2 Neutral Zufrieden Weiß nicht/ Nicht relevant Sehr zufrieden Weiß nicht/ Nicht relevant Unzufrieden Neutral Sehr unzufrieden Zufrieden Unzufrieden 7% Zufrieden 57% Unzufrieden 81% Zufrieden 1% Unzufrieden

21 Mitarbeiter zeigen gestiegene Benutzerumfragen Arbeitszufriedenheit Wissensaustausch: 81% der Mitarbeiter sind zufrieden bzw. sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten Informationen und Wissen zu teilen Arbeitstransparenz: 96% der Mitarbeiter empfinden eine bessere bzw. viel bessere Arbeitstransparenz cbrain F2 Viel bessere Schlechter Neutral Bessere

22 Mitarbeiter zeigen gestiegene Benutzerumfragen Arbeitszufriedenheit Wissensaustausch: 81% der Mitarbeiter sind zufrieden bzw. sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten Informationen und Wissen zu teilen Arbeitstransparenz: 96% der Mitarbeiter empfinden eine bessere bzw. viel bessere Arbeitstransparenz Arbeitszufriedenheit: 37% der Mitarbeiter sind allgemein zufriedener an ihrem Arbeitsplatz cbrain F2 Viel bessere Weiß nicht Schlechter Sie würden denken, es wäre eine Lüge aber Mitarbeiter berichteten, dass sie nach der Einführung von F2 glücklicher an ihrem Arbeitsplatz sind. Bessere Jacob Heinsen, Staatssekretär des Transportministeriums Neutral

23 Mitarbeiter zeigen gestiegene Benutzerumfragen Arbeitszufriedenheit Wissensaustausch: 81% der Mitarbeiter sind zufrieden bzw. sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten Informationen und Wissen zu teilen Arbeitstransparenz: 96% der Mitarbeiter empfinden eine bessere bzw. viel bessere Arbeitstransparenz Arbeitszufriedenheit: 37% der Mitarbeiter sind allgemein zufriedener an ihrem Arbeitsplatz Chat: 87% der Mitarbeiter sind zufrieden bzw. sehr zufrieden mit der Möglichkeit Social Media-Technologien informelle Arbeitsabläufe einbinden zu können cbrain F2 Unzufrieden Neutral F2 unterstützt informelle Kommunikation und ezusammenarbeit auf allen Ebenen der Organisation Sehr zufrieden Zufrieden Es ist schwierig zu beschreiben warum es intelligent ist aber es funktioniert! Jacob Heinsen, Staatssekretär des Transportministeriums

24 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 3. Juni 2013

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