Mitarbeiterschulung. Ermittlung des Schulungsbedarfs. Gesamte Fachhochschule

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1 Umwelt- Campus Birkenfeld Zielsetzung: Geltungsbereich: itarbeiterschulung Ermittlung des Schulungsbedarfs Gesamte Fachhochschule A-NR.: B 9.1 Umwelthandbuch Dokument/ Aufzeichnung Prozessablauf ittel Zuständig Start BfU Beschaffung BT erwaltung D 1 Arbeitsplatzanforderungen A 1 Ermittlung des Schulungsbedarfs Erfassen des Kenntnisstands der itarbeiter und ergleich mit den Anforderungen des Arbeitsplatzes D 9 Personalakte A 2 Festlegen der Schulungen Jährliche Wiederholung des Prozesses D 4 Schulungsteilnahmen Ableitung der notwendigen Schulungen aus der Soll-Ist-Abweichung der Kenntnisstände der itarbeiter A 3 Durchführung der Schulungen Koordination der Schulungsteilnehmer und Planung der Schulungsveranstaltungen (B 9.2) D 8 Zertifikate A 4 Einladung zur Schulung Schriftliche Einladung der Schulungsteilnehmer (B 9.4) A 5 Dokumentation D 4 Schulungsteilnahmen Dokumentation der durchgeführten Schulungen D 2 Fragebogen zur Schulungsbewertung A 6 Schulungsbewertung Bewertung der Schulung sowohl direkt nach der Schulung als auch in der itte des Schulungsturnus (B 9.3) Ende Datum: Erstellt von: Hans Ebert, Florian Schmidt ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 57 BfU= Beauftragter für das Umweltmanagement, BT= Betriebstechnik, = mitwirkend, = verantwortlich

2 ZIEL UND ZWECK BESCHREIBUNGEN A1 Für jeden einzelnen itarbeiter ist der Kenntnisstand anhand der in der Personalakte dokumentierten Aus- und Fortbildung zu ermitteln. Darüber hinaus sind die arbeitsplatzbezogenen Kenntnisse zu ermitteln, um den effizienten Betrieb des Umweltmanagementsystems zu gewährleisten. A2 Die Schulungen werden vom BfU nach Kenntnisstand der itarbeiter festgelegt. A3 Die itarbeiter werden nach Schulungsbedarf in Schulungsgruppen zusammengefasst. In Absprache mit den entsprechenden Arbeitsbereichen werden Schulungstermine festgelegt. A4 A5 A6 DOKUENTE D1 Die Schulungsteilnehmer erhalten vom BfU Einladungen in schriftlicher Form. Die Dokumentation der erfolgreichen Teilnahme erfolgt bei internen Schulungen durch ermerk in der Personalakte und bei externen Schulungen zusätzlich durch erhalt eines Zertifikates. Damit ist gewährleistet, dass der Kenntnisstand jedes einzelnen A aus seiner Personalakte hervorgeht. Zur Gewährleistung der Effizienz und Qualität der durchgeführten Schulungen werden die diese mit Hilfe des Bewertungsbogens (D 2) qualitativ erfasst. on Schulungen, die als qualitativ schlecht empfunden werde bzw. keine qualitative erbesserung innerhalb des Schulungsturnus (i. d. R. ein Jahr) bringen, ist in den Folgejahren Abstand zunehmen. Genauere Informationen zum Ablauf der Schulungsbewertung sind dem Prozess B 9.3 zu entnehmen. In den Arbeitsplatzanforderungen ist der erforderliche Kenntnisstand eines itarbeiters in einer bestimmten Funktion festgelegt. Der erforderliche Kenntnisstand umfasst auch umweltmanagementsystembezogene Anforderungen. D2 Der Schulungsbewertungsbogen ist ein von dem entsprechenden Arbeitsbereich auszufüllender Fragebogen zur Beurteilung der Qualität der durchgeführten Schulungen. D4 D8 D9 Die Liste der Schulungsteilnahmen dokumentiert die Schulungsbesuche jedes itarbeiters. Das Formblatt ist zweckmäßigerweise der Personalakte anzufügen. Zertifikate sind Dokumente, die als Bestätigung der Teilnahme an externen Schulungen an die Schulungsteilnehmer ausgegeben werden. Die Personalakte stellt die beim Personalwesen vorhandenen Dokumente zu jedem einzelnen itarbeiter dar. Diese ist um eine Auflistung der Schulungsteilnahmen zu ergänzen.

3 Umwelt- Campus Birkenfeld Zielsetzung: Geltungsbereich: itarbeiterschulung Schulung neuer itarbeiter Gesamte Fachhochschule A-NR.: B 9.2 Umwelthandbuch Dokument/ Aufzeichnung Prozessablauf ittel Zuständig Start BfU Einstell.Ber. Personalwesen D 3 Protokoll Persönliches Interview A 1 Ermittlung des Kenntnisstands D 10 Bewerbungsunterlagen A 2 Neuer Arbeitsplatz? Ja A 3 Definition der Arbeitsplatzanforderungen Anhand des Tätigkeitsfeldes und den erantwortlichkeiten des neuen itarbeiters wird der erforderliche Kenntnisstand ermittelt Nein A 4 Festlegen der Schulungen D 1 Arbeitsplatzanforderungen Ableitung der notwendigen Schulungen aus der Soll-Ist-Abweichung der Kenntnisstände der itarbeiter A 5 Durchführung der Schulungen Die Durchführung der Schulungen erfolgt analog A B 9.2 ab Schritt A3 Ende Datum: Erstellt von: Hans Ebert, Florian Schmidt ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 59 BfU= Beauftragter für das Umweltmanagementsystem, Einst.Ber.= Einstellender Bereich, = mitwirkend, = verantwortlich

4 ZIEL UND ZWECK BESCHREIBUNGEN A1 A2 A3 A4 A5 DOKUENTE D1 D3 D10 Bei neuen itarbeitern ist der Kenntnisstand anhand der Bewerbungsunterlagen sowie eines persönlichen Interviews durch den Umweltmanagementbeauftragten zu ermitteln. Hierbei sollen Art und Umfang sowie der Zeitpunkt der Umweltmanagementausbildung erfasst werden. Unter einem neuen Arbeitsplatz wird hier eine Stelle verstanden, die neu geschaffen, d.h. nicht lediglich infolge von Personalfluktuation neu besetzt wird. angels vorhandener Dokumente zu den Anforderungen des neu geschaffenen Arbeitsplatzes, sind diese zu ermitteln, so dass eine adäquate Schulung des neuen itarbeiters gewährleistet wird. Der BfU leitet die notwendigen Schulungen aus der Soll-Ist-Abweichung der Kenntnisstände der itarbeiter ab. Auf der Basis des ermittelten Schulungsbedarfs des neuen itarbeiters, kann die Durchführung der Schulungen auch für neue itarbeiter gemäß Prozess B 9.1, beginnend mit A 3, erfolgen. In den Arbeitsplatzanforderungen ist der erforderliche Kenntnisstand eines itarbeiters in einer bestimmten Funktion festgelegt. Der erforderliche Kenntnisstand umfasst auch umweltmanagementsystembezogene Anforderungen. Im Rahmen des Prozesses B 9.2 ist der neu einzustellende itarbeiter durch den Umweltmanagementbeauftragten zu seinen umweltmanagementsystemspezifischen Kenntnissen zu befragen. Die Inhalte dieses Gesprächs sind zu protokollieren und der Personalakte beizufügen. Die Bewerbungsunterlagen umfassen alle von dem neu einzustellenden itarbeiter zur erfügung gestellten Dokumente zu seiner Aus- und Weiterbildung.

5 Umwelt- Campus Birkenfeld Zielsetzung: Geltungsbereich: itarbeiterschulung Schulungsbewertung Gesamte Fachhochschule A-NR.: B 9.3 Umwelthandbuch Dokument/ Aufzeichnung Prozessablauf ittel Zuständig Schulung durchgeführt BfU Beschaffung BT erwaltung D 2 Fragebogen zur Schulungsbewertung A 1 Bewertung der Schulung durch alle Teilnehmer Ausfüllen der Fragebögen von allen Teilnehmern der Schulung D 6 Schulungskartei A 2 Auswertung der Fragebögen Auswertung mit Hilfe der ittelwertbildung und Eintragen der Ergebnisse in Schulungskartei A 3 Erfolgskontrolle D 6 Schulungskartei Sechs onate nach Durchführung der Schulung Bewertung des langfristigen Schulungserfolgs D 7 Schulungs- Erfolgskontrolle A 4 Schulungsergebnis > 4 ja nein A 5 erbesserungsmaßnahmen einleiten Neue Auswahl der Schulungsinhalte bzw. des Dozenten Ende Datum: Erstellt von: Hans Ebert, Florian Schmidt ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 61 BfU= Beauftragter für das Umweltmanagementsystem, BT= Betriebstechnik, = mitwirkend, = verantwortlich

6 ZIEL UND ZWECK BESCHREIBUNGEN A1 A2 A3 A4 A5 DOKUENTE Nach Beendigung einer jeden Schulungsveranstaltung sollten alle Teilnehmer einen kurzen Fragebogen ausfüllen (ca. eine Seite). Der Zeitaufwand sollte nicht länger als 10 inuten sein. Inhaltlich sollten die Fragen sowohl auf die Qualität des Schulungsvortrages, das erständnis des Inhalts und auf die ortragstechnik des Dozenten eingehen. Darüber hinaus soll den Teilnehmern die öglichkeit gegeben werden, schriftlich konstruktive Kritik zu üben und erbesserungsvorschläge zu machen. Der BfU wertet die Fragebögen aus. Es ist von großer Bedeutung zu monitoren, inwieweit eine Schulung erfolgreich war, um ein effizientes Umweltmanagementsystem aufzubauen und dauerhaft zu etablieren. Die Schulungserfolgkontrolle ist anhand eines kurzen Erfolgberichts durchgeführt werden. Die Erfolgskontrolle hat alle sechs onate zu erfolgen. Die Entscheidung erfolgt anhand der in der Schulungskartei für jede Schulung berechnete Durchschnittnote gesamt. Der BfU leitet erbesserungsmaßnahmen ein. D2 Der Schulungsbewertungsbogen ist ein von dem entsprechenden Arbeitsbereich auszufüllender Fragebogen zur Beurteilung der Schulungsqualität. D6 In der Schulungskartei werden die Ergebnisse der Befragung der Schulungsteilnehmer für jede Schulung zusammengefasst. Nach erfolgter Erfolgskontrolle wird eine Endnote für die durchgeführte Schulungsmaßnahme errechnet. D7 Die Schulungs-Erfolgskontrolle besteht aus einem Fragebogen. Anhand der Ergebnisse des Fragebogens wird eine Durchschnittsnote bestimmt. Der Fragebogen zur Erfolgskontrolle ist der Schulungskartei anzufügen.

7 Umwelt- Campus Birkenfeld Zielsetzung: Geltungsbereich: itarbeiterschulung Teilnahmedokumentation Gesamte Fachhochschule A-NR.: B 9.4 Umwelthandbuch Dokument/ Aufzeichnung Prozessablauf ittel Zuständig Einladung zur Schulung BfU Teilnehmer Schulungsleiter Personalwesen A 1 Antwort auf Einladung? nein A 2 ja Erinnerung an Einladung Erneute Aufforderung zur Bestätigung der Schulung nach zwei Wochen D 11 Antwort der Schulungsteilnehmer A 3 Zusage zur Teilnahme Erfassung der Zu- und Absagen der zu einer Schulung eingeladenen Teilnehmer A 4 Interne/ externe Schulung? intern extern A 5 Anwesenheit während der Schulungen D 5 Unterschriftenliste Die Anwesenheit ist mittels Unterschriftenliste während der Schulungen zu dokumentieren A 6 Teilnahmedokumentation D 9 Personalakte Personalaktenvermerk als Nachweis der Teilnahme Ende Datum: Erstellt von: Hans Ebert, Florian Schmidt ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 63 BfU= Beauftragter für das Umweltmanagement, = mitwirkend, = verantwortlich

8 ZIEL UND ZWECK BESCHREIBUNGEN A1 Der BfU prüft, ob eine Antwort auf die Schulungseinladung eingetroffen ist. A2 Wird zwei Wochen nach der Einladung die Teilnahme an einer Schulungsveranstaltung nicht bestätigt, so ist erneut zur Bestätigung aufzufordern. A3 Der BfU erfasst die Zu- und Absagen der zur Schulung eingeladenen Teilnehmer. A4 Unter internen Schulungen werden Schulungen verstanden, die von itarbeitern des Umwelt-Campus Birkenfeld durchgeführt werden. Externe Schulungen hingegen werden von externen Beratern/Referenten anderer Unternehmen durchgeführt. A5 Da es bei internen Schulungen keine Teilnahmebescheinigungen gibt, wird die Anwesenheit bei der Schulung durch mehrfaches Abzeichnen einer Anwesenheitsliste gewährleistet. A6 Auf Basis der Unterschriftenlisten interner Schulungen sowie der Teilnahmebescheinigungen bzw. Zertifikate bei externen Schulungen erfolgt in der Personalakte der geschulten Personen ein ermerk über Inhalte und Zeitpunkt der Schulung. DOKUENTE D5 D9 D11 Die Unterschriftenliste ist ein Formblatt, auf dem jeder Teilnehmer interner Schulungen seine Anwesenheit bei Schulungsveranstaltungen dokumentiert. Diese wird zur Auswertung an den Umweltmanagementbeauftragten weitergegeben. Die Personalakte stellt die beim Personalwesen vorhandenen Dokumente zu jedem einzelnen itarbeiter dar. Diese ist um eine Auflistung der Schulungsteilnahmen zu ergänzen. Die Zusagen der Schulungsteilnehmer werden bis zur Auswertung der Schulungsteilnahme aufbewahrt, um feststellen zu können, ob alle angemeldeten Schulungsteilnehmer, die ihre Teilnahme bestätigt haben, auch an der Schulung teilgenommen haben.

9 Umwelt- Campus Birkenfeld Zielsetzung: Geltungsbereich: itarbeiterschulung Schulung externer itarbeiter Gesamte Fachhochschule A-NR.: B 9.5 Umwelthandbuch Dokument/ Aufzeichnung Prozessablauf ittel Zuständig Einladung zur Schulung BfU Externe A Unternehmen A 1 Erfassung externer itarbeiter Erfassung der externen itarbeiter bzw. Unternehmen des UCB unter dem Gesichtspunkt umweltrelevanter Tätigkeiten D 12 Kartei externer itarbeiter/ Unternehmen A 2 Soll-Wissensstand externer itarbeiter Festlegung des gewünschten Know-hows der externen itarbeiter/unternehmen in Abhängigkeit der Aufgaben/Aufträge A 3 Ist-Wissensstand externer itarbeiter Anfrage bei externen itarbeitern bzw. Unternehmen bzgl. des Ausbildungsstandes Jährliche Überprüfung A 4 Wissensstand ok? ja nein A 5 Weiterbildung durchgeführt? ja nein A 6 Wechsel des Dienstleisters Im Falle der erweigerung einer gezielten Weiterbildung im Bereich Umweltmanagement, sind Alternativen zu suchen Ende Datum: Erstellt von: Hans Ebert, Florian Schmidt ersion: 0.6 Datum: Freigabe von: Seite: 1 von 2 / 65 BfU= Beauftragter für das Umweltmanagementsystem, = mitwirkend, A= itarbeiter, = verantwortlich

10 ZIEL UND ZWECK BESCHREIBUNGEN A1 A2 A3 A4 A5 A6 DOKUENTE D12 Der BfU erfasst alle externen itarbeiter und Unternehmen des UCB. Analog zur Erfassung des Wissensstandes der Hochschulangehörigen wird dieser für externe itarbeiter bzw. im Auftrag des UCB handelnden Unternehmen ermittelt. Die Ergebnisse werden in der Kartei externer itarbeiter/unternehmen festgehalten. Der BfU ermittelt den Ist-Wissensstand externer itarbeiter. Bei gravierenden Abweichungen ist mit den externen itarbeitern/unternehmen ein Schulungskonzept zu erarbeiten, um zukünftig sicherstellen zu können, dass auch im Namen oder im Auftrag des UCB handelnde Personen mit umweltrelevanten Tätigkeiten über ausreichendes Umweltfachwissen verfügen. Der BfU prüft, ob die Weiterbildungen durchgeführt wurden. Zeigen externe itarbeiter/unternehmen kein Interesse an der Durchführung erforderlicher Weiterbildungsmaßnahmen, so sind zur Erfüllung dieser Aufgaben alternative Anbieter zu suchen, die die Anforderungen des Umweltmanagementsystems erfüllen. In der Kartei externer itarbeiter werden die umweltrelevanten Tätigkeiten von externen itarbeitern/unternehmen vermerkt. Darüber hinaus ist Raum für die Eintragung des Soll- und Ist-Wissenstands sowie aßnahmen zur Schließung einer eventuell vorhandenen Soll-Ist-Lücke. Dieses Dokument ist auch Basis der jährlichen Neubeurteilung des Wissensstandes und der Entwicklung der externen itarbeiter/unternehmen.