Erfolgscontrolling HR-Marketing und Recruiting

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1 IHR PARTNER FÜR HR-MARKETING UND RECRUITING AN HOCHSCHULEN HR-LEARNING NUGGET 30. November 2016 Absolventenmesse Basel Erfolgscontrolling HR-Marketing und Recruiting

2 ANSPRECHPARTNER CONSULTING & TRAINING Werner Gygax Project Manager (PMP), together ag Berufliche Stationen Senior Consultant (Branchen IT, Industrie etc.) Head Campus Relations & Marketing (Finanzindustrie) Projektleiter Organizational Change Management (Finanzindustrie) Projektleiter Project Communications & Marketing (Finanzindustrie) Akademische Ausbildung MAS Change & Organisationsdynamik, FHNW BSc Betriebsökonomie, ZHAW / University of Karlstad (SWE) Zertifizierungen Project Management Professional (PMP), PMI Organisationsberater und Coach, BSO Kontakt werner.gygax@together.ch ch.linkedin.com/pub/werner-gygax/67/391/ab8/de 2

3 Inhalte 1. Was Controlling ist Kern Denkweise Nutzen Notwendigkeit im HR 2. Erfolgscontrolling im HR-Marketing und Recruiting 3. Beispiel Absolventenmesse 4. Empfehlungen zur Umsetzung 5. Artikel zum Thema 3

4 Kern des Controllings Vergleich Ist Soll 4

5 Denkweise im Controlling End-to-End End-to-End bedeutet eine Sicht auf die Zusammenhänge der Abläufe im Unternehmen einzunehmen.

6 Nutzen des Controllings Für Sie Für die Organisation Für Sie Steigerung Glaubwürdigkeit als Gesprächspartner Für Ihre Organisation Steigerung Effizienz und Effektivität 6

7 Notwendigkeit Controlling im HR unterschätzt «Kalte Themen» mit tiefer Investition: Megatrends anpacken. «Hier könnten die kritischen Hypothesen formuliert werden, dass Unternehmen im deutschsprachigen Raum noch nicht erkannt haben, dass diese Themen unumgänglich sind, bzw. deren Dringlichkeit noch unterschätzt wird.» HR Today Nr. 1&2/2016: HR-Trends Wer sich frühzeitg mit Controlling auseinandersetzt wird nicht von den Tatsachen überrollt werden. Quellen: / 7

8 Inhalte 1. Was Controlling ist 2. Erfolgscontrolling im HR-Marketing und Recruiting End-to-End-Prozess together-modell Candidate Journey Kostenarten Vollkostenrechnung 3. Beispiel Absolventenmesse 4. Empfehlungen zur Umsetzung 5. Artikel zum Thema 8

9 End-to-End-Prozess HR-Marketing und Recruiting Effizienz und Effektivität entsteht durch eine End-to-End-Sicht.

10 together-modell HR-Marketing und Recruiting Zur Unterstützung der Strukturierung Ihrer Schritte auf dem Weg zu den passenden Studierenden/AbsolventInnen hat die together ag das together-modell entwickelt. 10

11 Candidate Journey HR-Marketing und Recruiting Die Candidate Journey ist der Weg neuer MitarbeiterInnen bis zum schließlichen Ja. Richten Sie Ihren Prozess auf die Erwartungen und Bedürfnisse der BewerberInnen aus. 11

12 Kostenarten zur Zielerreichung (vereinfacht) Kenntnisse eigenes Unternehmen Bekanntheit Arbeitsregion / Branche Bekanntheit als Arbeitgeber Bekanntheit der Stellenprofile Wunsch nach Zugehörigkeit Generierung von Bewerbungen Gegenseitige Akzeptanz - Gespräche / Events für Interessierte - Externe Stellenausschreibung - Zeit für CV-Screening - Administration Interviews - Durchführung Interviews - Definition Anstellungsbedingungen - Erstellung Arbeitsvertrag etc - Administation Onboarding Bestimmung Eckdaten Employer Brand Erstellung Employer Branding Konzept Kooperation Arbeitsregions-Marketing Kooperation Branchen-Marketing Marketingkonzept & Umsetzung Unternehmen Definition Job Families / Stellenprofile Website / Social Media mit Karriereteil Inhalte (Text, Bild, Video etc) zu Arbeitgeber zu Stellenprofile Marketing für offene Stellen externes Stellenportal Selektion Vendor Management internes Stellenportal Erstellung Templates Bewerbermanagement Erstellung Templates Software Personalmanagement Schulung / Unterhal Vollkostenrechnung Achtung Denkfehler tatsächliche Kostenstransparenz benötigt eine Vollkostenrechnung. Anteilsmässig sind in dieser die indirekten Kosten meist höher.

13 Vollkostenrechnung HR-Marketing und Recruiting Unternehmen tbd Anzahl Mitarbeitende tbd Personalumschlag tbd Abteilung Talent Akquisition Aufgabe tbd % Recruiting Team tbdtalent Akquisition Partner Verantwortungsbereich tbd Jahressalär zu besetzende Stelle tbd Anzahl offene Stellen pro Jahr pro Talent Akquisition Partner 30 Laufzeit HR-Management System 5 Jahre Laufzeit Career Website 5 Jahre Kostenanteil Career Website 20% Kostenanteil Recruiting-Bereich 20% Hinweis zu den Inhalten: Es handelt sich lediglich um ein Zahlenbeispiel mit dem Zweck der Visualisierung. Kostenart direkt indirekt intern extern Aufwand Kostenstelle Detailbeschreibung Total Total pro Jahr Anteil KST besetzte Stelle X x Personalaufwand Engineering Linie (Definition Profil, Selektionsprozess) 3' ' x Informatikaufwand Engineering Stellenportal Job Posting (einmalig) 1' ' x x Projektaufwand Engineering Implementierung HR-Management-System 70' ' variabel x x Projektaufwand Engineering Erstellung Employer Branding-Konzept 25' ' X x x Projektaufwand Engineering Erstellung Konzept HR-Marketing & Recruiting 20' ' x x Projektaufwand Engineering Erstellung Career Website (5 Jahre Laufzeit) 70' ' x x Projektaufwand Engineering Umsetzung Massnahmen HR-Marketing 100' ' ' fix X X x Personalaufwand Engineering Talent Akqusition Partner 100' ' ' x Raumaufwand Engineering Arbeitsplatz Talent Akqusition Partner 14' ' x Informatikaufwand Engineering Betrieb Website - Bereich Career Website 100' ' x Informatikaufwand Engineering Betrieb HR-Management-System 50' ' Total 13' Vollkosten bedeuted die Berücksichtiung von direkten und indirekte Kosten. Bei Rekrutierungen von Studierenden / HochschulabsolventInnen entstehen Kosten von CHF pro Rekrutierung.

14 Inhalte 1. Was Controlling ist 2. Erfolgscontrolling im HR-Marketing und Recruiting 3. Beispiel Absolventenmesse Unterteilung in 3 Phasen Key Performance Indicators (KPI) Nutzen in den Phasen vorher / während / nachher End-to-End-Prozess Reporting Tool der together ag Vergleiche anstellen bzgl. Effizienz & Effektivität 4. Empfehlungen zur Umsetzung 5. Artikel zum Thema 14

15 Unterteilung in 3 Phasen (vgl. Touchpoint-Methode) Vorher Vorher Während Während Nachher Nachher Messen Sie sämtliche Berührungspunkte (Touchpoints) vor, während und nach der Messe. 15

16 Key Performance Indicators (KPI) Vorher Anzahl generierte Touchpoints (Reichweite) Anzahl Touchpoints pro Person in der Zielgruppe (Reichweite) Anzahl Anmeldungen zur Absolventenmesse (Umwandlungssatz) Während Anzahl anwesende Studierende / AbsolventInnen (Umwandlungssatz) BesucherInnen am Stand des Unternehmens (Umwandlungssatz) Generierte Leads für Weiterverarbeitung (Umwandlungssatz) Nachher Mail mit Hinweis auf offene Stellen an Leads (Umwandlungssatz) Erhaltene Bewerbungen auf offene Stellen (Umwandlungssatz) Bewerbungen, welche den Anforderungen entsprechen (Umwandlungssatz) Zum Interview eingeladene BewerberInnen (Umwandlungssatz) Ausgestelle Vertragsofferten (Umwandlungssatz) Anstellungen / akzeptierte Vertragsofferten (Umwandlungssatz) KPI sind Leistungskennzahlen mit welchen der Fortschritt oder Erfüllungsgrad im Vergleich zu den gesetzten Zielen gemessen werden kann. 16

17 Nutzen in den Phasen vorher / während / nachher Steigerung Bekanntheit des Unternehmens Generierung von Leads / Füllen der Talent Pipeline Verkürzung Zeitspanne Job Posting zu Bewerbung 17

18 End-to-End-Prozess mit Absolventenmesse während vorher Nachher Die Übergänge sind entscheidend für den Erfolg. Sie müssen gut geplant, gepflegt und umgesetzt werden. Übergänge 18

19 Reporting Tool der together ag Kosten (direkt & indirekt) Anzahl Touchpoints Einflussbereiche together ag / Unternehmen Umwandlungssätze Kosten pro Rekrutierung Die together ag hat für Sie ein einfach zu bedienendes Reporting Tool entwickelt. 19

20 Vergleiche anstellen bzgl. Effizienz & Effektivität Effektivität = Wenn ich etwas mache, was zum gewünschten Ziel oder Ergebnis führt. Effizienz = Wenn ich das gewünschte Ziel oder Ergebnis mit möglichst geringem Aufwand (Zeit, Geld, Personal) erreiche. Welche Betrag muss ich für ein Job Posting bezahlen & erhalte ich überhaupt Bewerbungen? z.b. CHF /pro Monat? Welche Kosten entstehen bei einer erfolgreichen Vermittlung von Bewerbern durch einen Personalvermittler? z.b. CHF ? Welche Prämien bezahle ich meinen Mitarbeitenden für eine erfolgreiche Vermittlung von Bekannten? z.b. CHF ? Post & Pray Personalvermittler Netzwerk der Mitarbeitenden 20

21 Inhalte 1. Was ist Controlling im Human Resources Management? 2. Was nutzt Controlling im HR-Marketing und Recruiting? 3. Beispiel Absolventenmesse Bern 4. Empfehlungen zur Umsetzung Analyse Definition Umsetzung Potential Skaleneffekte Hilfsmittel der together ag Vorgehen in 7 Schritten 5. Artikel zum Thema 21

22 Analyse Definition Umsetzung Phase 1: Analyse Personalbedarfsplanung Marktforschung Marktsegmentierung Phase 2: Definition Angebotspalette Verantwortlichkeiten und Prozesse HR-Marketing Massnahmen Recruiting Instrumente Erfolgscontrolling Phase 3: Umsetzung Auftritt Arbeitsmarkt Stellenausschreibung Interviewprozess und Anstellung Einarbeitung und Probezeit Verbesserungsmassnahmen Die 3 Phasen bis zum Endprodukt erreichen Sie Ihre Zielgruppe ohne Streuverluste!. 22

23 Potential Skaleneffekte Megatrend Teilen A B C D D Marketing- Aufwand A A Skaleneffekt Skaleneffekt A Gesamtertrag Marketing A Gesamtertrag Marketing A Fehlender Skaleneffekt A «connect spare capacity to demand» Durch Skaleneffekten erhält das Unternehmen mehr für das eingesetzte Geld. Verknüpfung von Überkapazität mit Nachfrage führt zu Effizienzsteigerung. 23

24 Hilfsmittel der together ag Die together ag unterstützt Sie mit ausgewählte Fachinformationen von uns zu Ihrer Unterstützung aufgearbeitet. 24

25 Vorgehen in 7 Schritten 1. Teilen Sie den gesamten End-to-End-Prozess in Einzelschritte auf (Wichtig: über die eigene Abteilung hinaus). 2. Fragen Sie externe Anbieter nach Zahlen und Daten als Zielgrössen. 3. Definieren Sie die Ausgangsgrössen für Ihre Zielgruppe. 4. Setzen Sie sich realistische Ziele für Anstellungs- und Umwandlungsraten. 5. Ergänzen Sie nach den umgesetzten Massnahmen ihre Controlling-Tabelle. 6. Besprechen Sie die Resultate im Team und definieren Sie danach Verbesserungspunkte. 7. Feiern Sie die Erfolge. Schrittweises Vorgehen erhöht die Wahrscheinlichkeit auf Erfolg. 25

26 Inhalte 1. Was ist Controlling im Human Resources Management? 2. Was nutzt Controlling im HR-Marketing und Recruiting? 3. Beispiel Absolventenmesse Bern 4. Empfehlungen zur Umsetzung 5. Artikel zum Thema 26

27 Artikel zum Thema HR Today online: Link 27

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