Word XP. 2. Symbolleisten Die zwei wichtigsten Symbolleisten,

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1 Word XP 1. Aufbau eines WINDOWS-Bildschirms Symbolleisten Der Aufruf von Funktionen Dokumentansichten Formatieren von Schrift und Blatt Tabellen Fußnoten, Abschnittswechsel, Grafiken Formatvorlagen Automatische Verzeichnisse Symbolleisten Die zwei wichtigsten Symbolleisten, in denen die gebräuchlichsten Symbole zu finden sind, heißen Standard und Format (hier mit Haken aktiviert). Um weitere Symbolleisten hinzu zu fügen Ansicht/Symbolleisten und entsprechende Leiste mit Haken versehen. 1. Aufbau eines WINDOWS-Bildschirms Entsprechend dem WINDOWS-Standard ist auch die WORD- Benutzeroberfläche in verschiedene Leisten und ein oder mehrere Eingabefelder gegliedert: Titelleiste Menüleiste Symbolleiste Eingabefeld Statusleiste In der Titelleiste am oberen Rand des Fensters steht hinter dem Programmsymbol der Name des Dokuments (hier: Dokument 1 ) und der Name des geöffneten Programms (hier: Microsoft Word). Am rechten Rand befinden sich folgende drei Schaltflächen: Die zweite Leiste ist die sog. Menüleiste, deren Namen daher rührt, dass beim Anklicken eines hier aufgeführten Begriffs ein Auswahlmenü aufklappt. Hier sind alle Funktionen für Word zu finden. Unterhalb der Menüleiste sind die Symbolleisten angeordnet. Sie beinhalten Schaltflächen der am häufigsten verwendeten Funktionen und können im Gegensatz zur Titel- und Menüleiste geändert und dadurch individuell angepasst werden. Die Statusleiste gibt wichtige Informationen über die Arbeitssituation. Symbolleisten individuell anpassen Die Symbolleisten enthalten nicht alle Befehle, die in den Menüleisten vorhanden sind. Es gibt aber die Möglichkeit, zusätzliche Symbole einzufügen: Ansicht/Symbolleisten/ Anpassen/Befehle unter Kategorien Alle Befehle anklicken und entsprechenden Befehl auswählen zum Hinzufügen in die Symbolleiste: linken Mausklick, Taste gedrückt halten und in die Symbolleiste ziehen 1 2

2 3. Der Aufruf von Funktionen Funktionen lassen sich bei WINDOWS-basierenden Programmen in der Regel auf verschiedene Arten aufrufen, wobei die Wahl der Art des Befehlsaufrufes eine Frage der persönlichen Präferenz bzw. des schnelleren oder einfachen Zugriffs ist. a) Auswahl über die Menüleiste: Durch Anklicken einer Menü-Überschrift klappt eine Liste von Auswahlpunkten auf, die entweder direkt durch Anklicken auswählbar sind oder zu weiteren Unter- 1 punkten führen (vgl. 1). Wenn nicht alle 2 Befehle angezeigt werden, kann das Menü über den Doppelpfeil weiter ausgeklappt werden (vgl. 2). b) Auswahl über die Symbolleiste: Symbolschaltflächen stehen für einzelne im Allgemeinen häufiger benötigte Befehle, die durch einfaches Anklicken ausgeführt werden. Wird der Mauszeiger auf eines dieser Symbole geführt, erscheint unterhalb des Mauszeigers eine Kurzinfo über dessen Funktion. c) Auswahl über das Kontextmenü: In Abhängigkeit davon, auf welchem Objekt sich der Mauszeiger befindet, kann durch Drücken der rechten Maustaste ein Menü aufgerufen werden, das einige geeignete Funktionen zur Auswahl anzeigt. d) Shortcuts: Shortcuts sind Tastenkombinationen In der Regel setzen sie sich aus einer Kombination der [STRG]- oder [ALT]- Tasten und einer Buchstabenkombination zusammen. Sie müssen gleichzeitig gedrückt werden. Die verfügbaren Tastenkombinationen stehen in den Auswahlmenüs der Menüleiste rechts neben den jeweiligen Funktionen. Vorteil: man kann auf die Maus verzichten Eine Liste aller Shortcuts befindet sich unter: Extras/Makro/Makros Es öffnet sich ein neues Fenster, dort folgendes einstellen: Makros in: Word-Befehle und Makroname: Befehle auflisten -> Ausführen. Außerdem gibt es die Möglichkeit Shortcuts selbst zu definieren. Zu finden unter Menü: Extras/Anpassen/Befehle/ Tastatur 4. Dokumentansichten Sowohl über die Menüleiste Ansicht als auch über die Symbole im linken unteren Bildrand können unterschiedliche Ansichten gewählt werden. Normalansicht Standardansicht zur schnellen Bildschirmwiedergabe von Texten Zeichen- und Absatzformatierungen werden dargestellt Seitenlayout jedoch nur vereinfacht, d.h.: keine Textfelder, Kopfund Fußzeilen, Fußnoten u.a.. Weblayout optimales Layout zum Lesen auf dem Bildschirm (vergrößerte Schrift) Zeilenumbruch ist der Fenstergröße angepasst Seiten-Layout-Ansicht Ansicht zur Darstellung des Druckbildes einer Seite Objekte wie Kopf- und Fußzeilen, Seitenränder, Grafiken und Positionsrahmen sichtbar und können bearbeitet werden Formatieren von Text in Spalten 3 4

3 Gliederungsansicht Darstellung zur Strukturierung von Dokumenten Einschränken der Anzeige auf verschiedene Hierarchieebenen Texte können komfortabel neu angeordnet werden Seitenansicht Gleichzeitige Anzeige mehrerer Seiten zur Überprüfung des Layouts Kopf- und Fußzeilen einfügen über Menü: Ansicht/Kopf- und Fußzeile Achtung: Ist die Kopfzeile nicht aktiviert, erscheint der Text grau, wird jedoch schwarz ausgedruckt. 5. Formatieren von Schrift und Blatt Bewegen im Text über die Tastatur mit den Pfeiltasten (buchstabenweise vor & zurück) strg + Pfeiltasten (Wörter überspringen) Pos1 / Ende (Zeilenanfang, -ende) Formatierung der Schrift Schriftart über drop-down-pfeil wählen Schriftgröße einstellen Schriftgestaltung über Symbol Buttons wählen Schriftfarbe über drop-down-pfeil anklicken Schriftfarbe 6. Tabellen Eine Tabelle besteht aus Zeilen und Spalten mit Zellen, die mit Text und Grafiken gefüllt werden können. Tabellen werden oft verwendet, um Informationen logisch strukturiert darzustellen, können aber auch in anderen Situationen sinnvoll eingesetzt werden. Sie können Tabellen nutzen, um Zahlen in Spalten auszurichten, sie zu sortieren und Berechnungen mit ihnen durchzuführen. Tabellen können außerdem verwendet werden, um ansprechende Seitenlayouts zu erstellen und Text und Grafiken anzuordnen. Tabellen einfügen zu finden unter Menü: Tabelle/Einfügen/Tabelle Anzahl der Spalten und Zeilen auswählen Formatierung des Textes Textausrichtung wählen Zeilenabstand einstellen Einrichten eines Dokumentes Seitenränder definieren: Datei/Seite einrichten/ Seitenränder Papierformat (z.b. DinA 5 Querformat) wählen über Menü: Datei/Seite einrichten/format Seitenzahlen einfügen über Menü: Einfügen/Seitenzahlen Dort die Ausrichtung wählen und über Format definieren, mit welcher Seitenzahl begonnen werden soll. Achtung: Die Seitenzahlen nicht durch manuelles Eintippen ändern! 5 Nummerierungszeichen Aufzählungszeichen Tabellen formatieren Ändern der Spalten-/Zeilengröße: Spaltengrenzen mit der Maus nach links oder rechts ziehen, wenn sich der Mauszeiger verändert: (Das Ändern der Zeilengröße ist allgemein nicht ratsam. Sie ändert sich automatisch mit der Schriftgröße.) TIPP: Hält man beim Verändern der Spalten(Zeilen)grenzen die ALT Taste gedrückt, werden die Zentimeter-Maße der Spalte/Zeile im Lineal oben bzw. links angezeigt. Spalten markieren: über die Spalte gehen, so dass der Mauszeiger sich so verändert; Links-Klick und die Spalte ist markiert 6

4 Zeilen markieren: links neben die Zeilen gehen bis der Mauszeiger nach rechts oben zeigt: mit einem Links-Klick wird die Zeile markiert Zellen markieren: mit der Maus an den linken Zellenrand gehen bis sich die Maus zu einem kleinen schwarzen Pfeil nach rechts oben verändert (Alternative zum Markieren mit der Maus. in die Tabelle klicken Tabelle/Markieren -> Tabelle, Spalte, Zeile, Zelle) Farben und Rahmen: markierten Zellen, Zeilen und Spalten kann man über das Menü Format/Rahmen und Schattierungen die gewünschten Rahmenstärke und farbe geben. Auch die komplette Einfärbung einer Zelle, Zeile, Spalte ist dort möglich. Zellen verbinden: (aus zwei oder mehr eine Zelle machen) markieren der betreffenden Zellen (min. zwei) Tabelle/Zellen verbinden 7. Fußnoten, Abschnittswechsel, Grafiken Fußnoten einfügen zu finden unter Menü: Einfügen/Referenz/Fußnote In der Regel dienen Fußnoten und Endnoten in gedruckten Dokumenten als Erläuterungen, Kommentare oder als Quellenverweise. Endnoten werden am Ende eines Dokuments, Fußnoten am Ende jeder Seite eines Dokuments angezeigt. Abschnittswechsel Eine Markierung, die zum Anzeigen eines Abschnittsendes eingefügt wird. Ein Abschnittswechsel speichert die Formatierungselemente des Bereichs, wie z.b. Ränder, Seitenausrichtung, Kopf- und Fußzeilen und fortlaufende Seitenzahlen. Ein Abschnittswechsel wird als doppelte gepunktete Linie mit dem Wort "Abschnittsende" angezeigt. Er wird notwendig, falls innerhalb desselben Dokumentes unterschiedliche Formatierungen (Hochformat/Querformat, verschiedene Kopfzeilen u.a.) vorgenommen werden sollen. Hinweis: Abschnittswechseln Seitenwechsel! zu finden unter Menü: Einfügen/manueller Wechsel (-> Abschnittswechsel/nächste Seite) Zellen teilen: (aus einer Zelle mehrere Spalten oder/und Zeilen machen) in die betreffende Zelle klicken, Tabelle/Zelle teilen In der Auswahl die Anzahl an Spalten und Zeilen in die die betr. Zelle geteilt werden soll Spalten gleichmäßig verteilen Tabelle markieren, auf die markierte Tabelle mit der rechten Maustaste klicken: Spalten gleichmäßig verteilen Grafik einfügen zu finden unter Menü: Einfügen/Grafik/aus Datei Durch 1x Klicken mit der linken Maustaste wird die Grafik angewählt. Am Rahmen befinden sich Verschiebungspunkte, mit denen die Größe der Grafik verändert werden kann. Um die Symbolleiste Grafik zu bekommen: rechter Mausklick auf die Grafik -> Grafiksymbolleiste anzeigen oder Ansicht/ Symbolleisten/Grafik 7 8

5 Zuweisen von Formatvorlagen Um z.b. einer Überschrift eine bestimmte Formatvorlage zuzuweisen, muss man diese zunächst markieren. In der Symbolleiste klickt man auf die ganz linke Schaltfläche (dort steht meistens Standard ) sucht die Überschrift 1 und klickt darauf. 8. Formatvorlagen Was sind Formatvorlagen? Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die man dem Text im Dokument zuweisen kann, um auf schnelle Weise dessen Erscheinungsbild zu ändern. Wenn man einem Textabschnitt eine Formatvorlage zuweist, übernimmt dieser eine Gruppe von Formatierungen in einem Schritt, z.b. eine bestimmte Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe etc. Mit Hilfe einer Formatvorlage muss man dies nicht in einzelnen Schritten machen. Hat man mehreren Textteilen in einem Dokument eine bestimmte Formatvorlage zugewiesen, kann man durch Ändern der Vorlage in einem Schritt das Format aller Textteile ändern. Weist man Überschriften bestimmte Formatvorlagen zu, kann man daraus automatisch ein Verzeichnis erstellen (siehe 6.) Nun hat man der markierten Überschrift die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen. Welcher Überschrift man welche Formatvorlage zuweist hängt von der Gliederung ab Ebene = Überschrift Ebene = Überschrift Ebene = Überschrift 3 Hierbei ist zu beachten, dass auch der Überschrift, die mit 2.3 beginnt der 2. Ebene angehört und ihr die Formatvorlage Überschrift 2 zugewiesen bekommt; demnach die Überschrift 3 usw. Formatieren von Formatvorlagen Um das Format der Vorlagen Überschrift 1-3 zu ändern, klickt in der Menüleiste auf Format/Formatvorlagen und Formatierung. Dort sucht man sich die Vorlage der Überschrift, deren Format man ändern möchte und klickt über den drop-down-pfeil auf ändern 9 10

6 9. Automatische Verzeichnisse Aus zugewiesenen Formatvorlagen ein Verzeichnis erstellen Ein Verzeichnis sollte in eine freie Seite eingefügt werden (ggf. Abschnittswechsel an geeigneter Stelle einfügen). Über Einfügen/Referenz/Index und Verzeichnisse und Registerkarte 2: Inhaltsverzeichnis fügt man ein automatisches Verzeichnis an der Stelle ein, an der sich gerade der Cursor befindet. Dieses wird aus den Überschriften erstellt, denen man die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3 zugewiesen hat. Klickt man mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis, hat man die Möglichkeit das Verzeichnis zu aktualisieren, sofern nachher noch Änderungen vorgenommen wurden. Entweder nur die Seitenzahlen (wenn sich am Text oder der Formatierung der Überschriften nichts geändert hat) oder das ganze Verzeichnis. Dies muss manchmal auch zweimal hintereinander getan werden, wenn das Verzeichnis nach der ersten Aktualisierung nicht korrekt erscheint. Über Format/Schriftart bzw. Format7Absatz, lassen sich alle Formatierungen wie im Text sonst auch ändern (Schriftart, Schriftgröße.., Zeilenabstand etc.) Vor dem Verlassen des Fensters klickt man auf die Schaltfläche Automatisch aktualisieren, auf OK und auf Schließen. Basiert bereits der Text auf der Formatvorlage, die man gerade geändert hat, ändert dieser nun automatisch sein Format. Hinweis: Diese Änderung muss man für jede Formatvorlage einzeln durchführen, d.h. für die Vorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift

7 Formatierung der Verzeichniseinträge ändern Um die Schriftgröße etc. des Verzeichnisses zu ändern, klickt man auf: Einfügen/Referenz/Index und Verzeichnisse und Registerkarte 2: Inhaltsverzeichnis und dann auf Ändern. Dort sucht man sich die Verzeichnisebene die man ändern möchte ( Verzeichnis 1 entspricht Überschrift 1 ) und klickt auf Ändern. Das Ändern der Formatierungen geht hier analog zu der der Formatvorlagen. Mit OK -> Schließen -> OK verlässt man den Dialog und klickt bei der Frage, ob das Verzeichnis ersetzt werden soll, auf OK. Nun sind die Formatierungsänderungen der Verzeichnisebenen übernommen. Diese Änderung muss man für jede Verzeichnisebene einzeln vornehmen. Ändert man im Text Überschriften, die auf Formatvorlagen basieren, wird dies bei der nächsten Aktualisierung ( Gesamtes Verzeichnis ) übernommen. Fügt man ein Kapitel ein, ändern sich auch die Seitenzahlen automatisch mit der Aktualisierung des Verzeichnisses. 13