IT Vertragsmanagement

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1 IT Vertragsmanagement Vertiefung: Leistungsgegenstand versus Vertragsart Vertrag Prof. Dr. Dirk Olufs

2 Leistungsart und Vertragstypen Outsourcing Beratung Standardsoftware Kaufvertrag Mietvertrag Updating Leistungsgegenstand Individualsoftware Dienstvertrag Werkvertrag Wartung Schulung Hardware/ Netzwerk Leasingvertrag Lizenzvertrag In der Realität begegnen wir häufig eine Kombination von mehreren Leistungsgegenständen, die einen oder mehrere Verträge von unterschiedlichen Typen erfordert. Beratung Softwareeinführung Beratung Outsourcing + + Schulung + Seite 2

3 Beratung Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Beratung Leistung Beispiel Strategieberatung Managementberatung Organisationsberatung Beispiel: Beratung bei der Auswahl, Einführung und Konfiguration eines ERP-Systems zur unternehmensweiten Unterstützung der Kernprozesse: Beschaffung, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Produktion Prozessberatung Systemberatung Netzwerkberatung Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Rechtsberatung Personalberatung Merkmale - Festpreisverträge (für eine wohl definierte Leistung einen festen Preis zu bestimmen, stets mit Angabe des Zeitrahmens) - Aufwandsverträge (Preis für die zu erbringenden Aufwände, stets in Personentage, permanent oder auf Abruf, mit oder ohne Zeitfenster) Seite 3

4 Standardsoftware Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Standardsoftware Leistung Beispiel Office Lösungen Kommunikationstools ERP-Systeme Beispiel: Erwerb des SAP R/3 zur unternehmensweiten Unterstützung der Kernprozesse: Materialwirtschaft, Beschaffung, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Produktion, Qualitätsmanagement Data-Warehouse Dokumentenmanagement Modellierungswerkzeuge Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Developing Kits Service Management Tools Merkmale - Kaufvertrag (der am meisten verbreiteter Vertragstyp für Standardsoftware) - Nutzungsrechte (auf Basis des Urheberrechts geregelt) - Haftungsproblematik (AGB/Lizenzbedingungen des Anbieters nicht vorbehaltlos akzeptieren!) Seite 4

5 Individualsoftware Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Individualsoftware Leistung Beispiel Homepage Application Interfaces ERP-Add-Ons Beispiel: Beauftragung der Entwicklung und Pflege eines Audit- und Controlling-Tools für die firmeninterne Vorbereitung der jährlichen Wirtschaftsprüfung, mit dem Ziel vorläufige, ggf. nichtkonforme Ergebnisse rechtzeitig korrigieren und die Compliance nachhaltig aufrechterhalten zu können. z.b. nach KonTraG u. BilMoG. Workflow Management Intranet Solutions Anpassungen von SSWs Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Sonderlösungen (Reports) Merkmale - Der Werkvertrag ist die häufigste Vertragsgrundlage für mittlere und große Individualsoftwareprojekte. Der behandelte Vertragsgegenstand ist das Arbeitsergebnis. - Lastenheft (den konkreten Anwendungsfall beschreibendes Dokument, das alle Anforderungen an die Individualsoftware festlegt, die in der Lösung realisiert werden müssen) Seite 5

6 Hardware / Netzwerk Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Hardware / Netzwerk Leistung Beispiel Server Workstations Notebooks Beispiel: Mieten von Telekommunikationsgeräten (Headsets, Übersetzungs-Sets, Mikrofons, Stereoanlagen) und weiterer IT-Ausstattung (Beamer, LCD-Projektoren, Notebooks, Netzwerktechnik, Übersetzungssoftware ) für die Jahrestagung der Vertriebsgesellschaften des Konzerns (120 Personen). Drucker / Plotter Scanner / Bar Code Leser Hub / Switch / Router Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Telefonanlagen Mobilgeräte Merkmale - Kurzzeitmieten (haben i.d.r. eine eingeschränkteren Auswahl an der Hard- und Software. Ablaufzeit des Mietverhältnisses unbedingt beachten!) - Leasing (die wirtschaftlichste Form der Finanzierung, da die geleaste IT-Komponente wie Computer, Server und Netzwerke immer auf dem neuesten Stand der Technik sind) Seite 6

7 Schulung Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Schulung Leistung Beispiel Fachkompetenzschulung Sozialkompetenzschulung Anwenderschulung Beispiel: Einkauf des IT-Schulungsprogrammes Warum gerade SharePoint 2010? für die Zielgruppen Mitarbeiter, Führungskräfte und IT-Administratoren inklusive anschließender Zertifizierungsprüfung der IT-Kräfte. Microsoft-Zertifizierung für SharePoint 2010 MCPD SharePoint Developer Managementschulung Train The Trainer (TTT) Offene Seminare Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Inhouse-Seminare Individualseminare Merkmale - Aufwandsvertrag oder Pauschalhonorar als Vergütung - Keine gesetzliche Gewährleistung, weil kein Gegenstand geschuldet ist. Anstatt ist ggf. Schadensersatzanspruch geltend zu machen. - Schulungsort (Vor-Ort, Online, In-house, Webinar) *Certified Information Security Manager (CISM ) by ISACA (Information Systems Audit and Control Association) Seite 7

8 Wartung Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Wartung Leistung Beispiel Datensicherung Notebook- u. PC-Wartung Netzwerk Wartungsservices Beispiel: Gemäß Motto des Monats: Wartung spart bares Geld sollen alle IT Service Prozesse, die im Rahmen Server-Wartung durch interne Ressourcenknappheit nicht mehr bedient werden können, an regionale Dienstleister beauftragt werden: Hardware- Wartung, Virenschutz, Software-Updates, Active-Directory & Sicherheit. Reaktionszeit 24/7* Präventive Wartung Notfallzentrale am Wochenende Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Device control Update Virenschutz Merkmale - Standardwartungsverträge enthalten wenig, deshalb sollten alle Service- Leistungen (SLA) detailliert beschrieben werden. (Von Bezeichnungen wie "Gold" und "Platin" nicht blenden lassen) - Dienstleistungskontingenten für Wartungsleistungen werden nach Kaufrecht ausgerichtet (Hotline, Techniker-Störungsdienst auf Stundenbasis) *Regelreaktionszeit von weniger als 2 Stunden (rund um die Uhr (24 Stunden) an 365 Tagen im Jahr) Seite 8

9 Updating Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Updating Leistung Beispiel Standard ERP-Software Individual ERP-Software Datenbankmanagement Beispiel: Aus Kompatibilitätsgründen und aufgrund fehlender Funktionalitäten soll das neue Microsoft Office Paket (2010) unternehmensweit eingeführt werden. Hierzu wird ein regionaler Dienstleister beauftragt, um das Updating mithilfe des MS Programmes Software Update Services (SUS*) durchzuführen. *ist ein Programm von Microsoft zur Updateverwaltung in lokalen Netzwerken ** Business Intelligence Office Tools Hardware und Netzwerk Supportverträge Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Merkmale - Erneute Vertragsprüfung des Herstellervertrages (hier Microsoft) um Konditionen erneuern bzw. (z.b. als Partnervertrag) ändern zu können. - Genaue Ausformulierung des Leistungsgegenstandes im Dienst- oder Werkvertrag (z.b. wer trägt die Lizenzkosten für das Deploying Tool (SUS)?) - Fertigstellungstermin (inkl. Abnahme n. vereinbarten Qualitätsstandards) Seite 9

10 Outsourcing Vertragsabwicklung Vertragsvorbereitung Outsourcing Leistung Beispiel Werbeauftritt IT-Infrastruktur Beispiel: Die Deutsche Bank outsourcte im Jahr 2004 ihrer IT-Infrastruktur. Betroffen waren etwa 750 Mitarbeiter in Deutschland und weitere 200 im Ausland. Vom Outsourcing erwartete die Deutsche Bank Kosteneinsparung bis zu 350 Millionen Euro. Geschäftsapplikationen Softwareentwicklung IT Test Management IT Service Support Vertrag Eignung Kaufvertrag Mietvertrag Dienstvertrag Werkvertrag Leasingvertrag Lizenzvertrag Facility Management Vertriebsabwicklung Merkmale - Schweigepflicht, Wettbewerbsverbot (der Auftragnehmer darf sein Wissen und Können nicht in die Dienste eines mit dem Auftraggeber in Konkurrenz stehenden Unternehmens zu stellen oder ein solches zu gründen) - ausschließliches, unbefristetes, übertragbares, unwiderrufliches Nutzungsrecht des Vertragsgegenstandes für den Auftraggeber * Outsourcing-Sorgen plagen Deutsche Bank - IT-Auslagerung an IBM verfehlt Zielvorgaben, Computerwoche, Seite 10

11 Zeit für Ihre individuellen Fragen Seite 11

12 IT Vertragsmanagement B4.1-: Vertrag Prof. Dr. Dirk Olufs

13 Agenda: Einführung in IT Vertragsmanagement B1 Bedarfsabwicklung B1.1 Bedarfs- und Beschaffungsplanung B1.2 Anforderungsdefinition und Leistungsbeschreibung B2 Vertragsabwicklung B2.1 Vertragsvorbereitung B2.2 Vertragsverhandlung und Vertragsabschluss B3 Vertragsüberwachung B3.1 Vertragsüberwachung und -steuerung B3.2 Compliance Management B4 B4.1 B4.2 Leistungsabnahme und Seite 13

14 Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Leistungsbewertung IT-Vertrag Maßnahmenplanung Vertragskündigung Leistungsabnahme Vertragsverlängerung Vertragsabschluss Vertragsarchivierung Seite 14

15 Leistungsbewertung Leistungsbewertung Zieldefinition Zielverfolgung Zielerreichungsprüfung Zieldefinition Zuerst wird die Zielbildung durchgeführt (meist durch vertragliche Vereinbarungen) Auf dieser Basis werden dann sämtliche Leistungsvergleiche und die Leistungsbewertung durchgeführt Zielverfolgung Während der Leistungsperiode werden die vertraglich vereinbarten Ziele permanent durch geeignete Methoden und Werkzeuge überwacht (z. B. durch Rückmeldungen von Teillieferungen oder Erreichen von Meilensteinen) Zielerreichungsprüfung Die Zielerreichungsprüfung kann anhand verschiedener Methoden vorgenommen werden. Häufig wird ein Soll-Ist- Vergleich oder eine Leistungsüberprüfung mit geeigneten Kriterien sowie einer Bewertung verwendet) Seite 15

16 Herausforderung der Kommunikation Was der Kunde erklärte Was der Projektleiter verstand Wie der Designer es entwarf Was der Programmierer programmierte Was der Vertrieb versprach Was dem Kunden in Wie es dokumentiert wurde Was installiert wurde Wie es gewartet wurde Rechnung gestellt wurde Was der Kunde wirklich gebraucht hätte Seite 16

17 Aspekte der Leistungsbewertung Leistungsbewertung Bei der Leistungsbewertung werden die Leistungen des Lieferanten gemessen an der Vertragserfüllung und sonstigen Rahmenbedingungen (Schnelligkeit der Lieferung, zusätzlicher Service etc.) bewertet. Dieses dient auch zur Vorauswahl zukünftiger Lieferanten Ziele der Leistungsbewertung Aufgaben der Leistungsbewertung Methoden der Leistungsbewertung?????? Seite 17

18 Ziele der Leistungsbewertung 1 Ziele der Leistungsbewertung Die Beurteilung von Lieferanten oder Dienstleister bezüglich ihrer Leistung Nutzung der durchgeführten Bewertungen zum Aufbau und Aktualisierung von Notiz: Lieferantenbewertungssystems Qualifizierung von Lieferanten bzw. Reklamation schlechter oder mangelhafter Leistungen??? Seite 18

19 Aufgaben der Leistungsbewertung 1 Aufgaben der Leistungsbewertung Ermittlung einer geeigneten Methode, um die erbrachte Leistung anhand von objektiver sowie subjektiver Kriterien zu bewerten Erstellung einer Bewertungsskala sowie die Notiz: Verteilung der Bewertungsgewichtung und ggf. Skalierung??? Seite 19

20 Methoden der Leistungsbewertung 1 Methoden der Leistungsbewertung Leistungsbewertungen können bereits in Teilschritten (Fertigstellungsgrad) oder erst bei vollständigem Abschluss vorgenommen werden Je nach Bedarf können quantitative wie auch Notiz: qualitative Methoden zur Leistungsbewertung herangezogen werden Dabei können Lieferservice, Termintreue, Flexibilität usw. Kriterien zur Bewertung bilden??? Seite 20

21 Vertragskündigung Vertragskündigung Die Kündigung des Vertrags erfolgt in der Regel aus einem oder mehreren bestimmten Grund(en). Dies kann eine Folge der Maßnahmenplanung sein. Die Regelungen einer Vertragskündigung sind stets im Vertragstext, bzw. in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) explizit vereinbart Kündigungsgründe Kündigungsvoraussetzungen Kündigungsarten Vertrag??? Seite 21

22 Kündigungsgründe 1 Kündigungsgründe Für den Auftragsgeber Lieferung von nur einem Teil der vereinbarten Menge Qualitätsmängeln der Waren bzw. Dienstleistung Nicht-Einhalten der vereinbarten Termine Für den Auftragsnehmer Zahlungsrückstände des Kunden Annahmeweigerung der vereinbarten Waren bzw. Dienstleistung Verstöße gegen die vertragliche Vereinbarungen Seite 22

23 Kündigungsvoraussetzungen 2 Kündigungsvoraussetzungen Hinweis Vertragskündigungen finden bei sogenannten Dauerschuldverhältnissen Anwendung (z. B. Werksverträge, Dienstverträge, Leasingverträgen) Warnung Mahnung n Für wirksame Kündigungen müssen beachtet werden: Formvorschriften Inhaltliche Erklärung Wirkung der Erklärung der Empfang der Kündigung und ggf. noch weitere Kriterien Kündigung Mahnung 1 Erklärungswirkung Die Kündigung ist rechtsgestaltend. Das bedeutet, dass im Moment des Zugangs einer (wirksamen) Kündigung bzw. innerhalb der dabei geltenden Kündigungsfrist ein Vertrag unwiderruflich beendet wird. Aus diesem Grund kann eine Kündigung rechtstechnisch nicht zurückgenommen werden. Seite 23

24 2 Kündigungsvoraussetzungen Empfang der Kündigung Die Kündigung ist empfangsbedürftig, sie muss dem Vertragspartner zugehen. Das bedeutet, dass der Kündigungsempfänger von der Kündigung Kenntnis erlangen muss. Hierbei gelten die allgemeinen Regeln über den Zugang empfangsbedürftiger Willenserklärungen. Der Zugang einer schriftlichen Erklärung erfolgt dadurch, dass die Erklärung in den Machtbereich des Empfängers gelangt. Wird beispielsweise eine per Einschreiben/Rückschein versandte schriftliche Kündigung nicht vom Adressaten bei der Post abgeholt und nach Ende der Wartezeit an den Absender zurückgesandt, so ist sie dem Vertragspartner nicht zugegangen und wird daher nicht wirksam. Umgekehrt reicht es für den Zugang der schriftlichen Kündigungserklärung beispielsweise aus, dass sie in den Briefkasten eingeworfen wird. Dies gilt selbst dann, wenn der Kündigende weiß, dass der Kündigungsempfänger sich in Urlaub befindet. Mit Einwurf in den Briefkasten gelangt sie in den Machtbereich des Kündigungsempfängers und ist damit zugegangen. Seite 24

25 Kündigung bei Werk- und Dienstverträgen Kündigung bei Werkverträgen Nach 649 BGB kann der Besteller den Werkvertrag jederzeit kündigen. Dies gilt selbst dann, wenn der Unternehmer ordentlich gearbeitet hat. Der Unternehmer erhält als Ausgleich einen Anspruch auf Ersatz der entgangenen Vergütung. Allerdings muss er sich auf den Anspruch dasjenige anrechnen lassen, was er wegen der Aufhebung des Vertrages an Aufwendungen erspart oder was er durch anderweitige Verwendung seiner Arbeitskraft erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt. Kündigung bei Dienstvertragen Der selbstständige und unselbstständige Dienstvertrag kann als Dauerschuldverhältnis gem. 621 BGB (für sonstige Dienstverhältnisse) und nach 622 BGB (für Arbeitsver-hältnisse) durch Kündigung unter Einhaltung einer dafür vorgesehenen Frist beendet werden. Bei selbstständigen Dienstverhältnissen richtet sich die Frist dabei nach den für die Vergütung bemessenen Zeitabschnitten. Seite 25

26 Kündigungsfristen bei Dienstvertragen Kündigung bei Dienstverträgen Kündigungsfristen nach 621 BGB (Selbstständiger Dienstvertrag) Kündigungsfristen nach 622 BGB (Unselbstständiger Dienstvertrag) Bei einer Vergütung, die nicht nach Zeitabschnitten bemessen wird: jederzeit mit einer Frist von zwei Wochen. Bei einer nach Tagen bemessenen Vergütung: zum Ablauf des nächsten Tages. Bei einer nach Wochen bemessenen Vergütung: am ersten Werktag der Woche für den Ablauf des folgenden Sonnabends Bei einer nach Monaten bemessenen Vergütung: bis zum 15. des Monats zum Ende des Monats Bei einer Vergütung nach Kalendervierteljahren oder längeren Zeiträumen: 6 Wochen zum Ende eines Kalendervierteljahres Kündigung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit einer Frist von 4 Wochen zum 15. des Monats oder zum Monatsende Nach einer Dauer des Arbeitsverhältnisses von 2 Jahren mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende Nach einer Dauer des Arbeitsverhältnisses von 5 Jahren mit einer Frist von 2 Monaten zum Monatsende Nach einer Dauer des Arbeitsverhältnisses von 8 Jahren für den Arbeitgeber mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende Nach einer Dauer des Arbeitsverhältnisses von 10 Jahren für den Arbeitgeber mit einer Frist von 4 Monaten zum Monatsende Seite 26

27 Kündigungsarten 3 Kündigungsarten Außerordentliche Kündigung Ordentliche Kündigung Änderungskündigung Es gibt verschiedene Arten von Kündigungen, die je nach Vertragsart sowie nach aktueller Situation verwendet werden können bzw. müssen Hauptformen sind die außerordentliche und ordentliche Kündigung, die am häufigsten verwendet werden Seite 27

28 Außerordentliche Kündigung 3 Kündigungsarten Außerordentliche Kündigung Ordentliche Kündigung Änderungskündigung Außerordentliche Kündigung Durch eine außerordentliche Kündigung (häufig auch fristlose Kündigung genannt) wird das Vertragsverhältnis ohne Einhalten einer Kündigungsfrist beendet Die außerordentliche Kündigung muss in der Regel aus wichtigem Grund erfolgen Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn unter Berücksichtigung der Umstände und Abwägung der Vertragsparteien die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht länger zumutbar ist Seite 28

29 Ordentliche Kündigung 3 Kündigungsarten Außerordentliche Kündigung Ordentliche Kündigung 8- Kündigung Änderungskündigung Ordentliche Kündigung Die Ordentliche Kündigung wird auch als fristgerechte Kündigung bezeichnet Das Vertragsverhältnis wird unter Beachtung der vertragliche vereinbarten oder gesetzlich geregelten Kündigungsfrist durch eine ordentliche Kündigung beendet Häufig werden in den Verträgen Passagen bzw. Paragraphen zum Thema Kündigung bereits bei der Vertragsgestaltung mit berücksichtig Seite 29

30 Änderungskündigung 3 Kündigungsarten Außerordentliche Kündigung Vertrag Ordentliche Kündigung Änderungskündigung Änderungskündigung Änderungskündigung ist die Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses mit einem gleichzeitigen Angebot zur Vertragsfortsetzung mit veränderten Vertragsbedingungen Änderungskündigungen finden häufig bei Mietverträgen und Arbeitsverträgen Anwendung Die Änderungskündigung muss angenommen werden, sonst wird das Schuldverhältnis beendet Seite 30

31 IT Vertragsmanagement-Roadmap Bedarfsabwicklung Vertragsabwicklung Vertragsüberwachung Bedarfsermittlung Auswahl Vertragstyp Vertragserfüllung Leistungsbewertung Bedarfsprüfung Vertragsentwurf Leistungsüberwachung Maßnahmenplanung Beschaffungsplanung Verhandlungsstrategie Vertrags-Reporting Vertragskündigung Anforderungsdefinition Vertragsformulierung Risikomanagement Leistungsabnahme Lieferantenbewertung Vertragsabsicherung Konfliktmanagement Vertragsverlängerung Lieferantenvorauswahl Vertragsverhandlung Eskalationsmanagement Vertragsabschluss Leistungsbeschreibung Vertragsüberprüfung Vertragsnachverhandlung Vertragsarchivierung Lieferantenauswahl Vertragsnachbesserung Projektplanung Vertragsunterzeichnung Seite 31

32 Zeit für Ihre individuellen Fragen Seite 32