Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder. Anwenderhandbuch

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1 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder Anwenderhandbuch

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Hinweise zur Benutzung Förderprogramme und Programmjahr Start des Programms Behördenstruktur und Benutzerberechtigungen Gemeinde- und Behördenstruktur im Programm Benutzerberechtigungen Begleitinformationen bearbeiten Anzeige Förderprogramme Löschen von Begleitinformationen Bearbeitungskennzeichen Öffnen einer bestehenden Begleitinformation Druckansicht Anlegen einer Begleitinformation Modellvorhaben - Soziale Stadt Freigabe Prinzip der Freigabe Vorbereiten der Freigabe Freigabe der Begleitinformationen auf Maßnahmeebene Einsehen des Freigabestatus/Alle Freigeben Alle Freigeben Nach der Freigabe Berichte Verwaltung Benutzerkontenverwaltung Aufrufen der Benutzerkonten Anlegen eines Benutzerkontos Ändern eines Kontos Verwalten von Begleitinformationen Freigabeinformationen Verwalten von Mittelbehörden

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5 1 Allgemein Benutzerhandbuch zur formulargestützten elektronischen Erfassung der Begleitinformationen 2 Hinweise zur Benutzung Die vorliegende Anwendung ist als Webanwendung zur Benutzung in einem Webbrowser konzipiert. Eingegebene Daten werden nur auf ausdrückliches Betätigen der Speichern- Schaltflächen gespeichert. Durch das Schließen des Browserfensters gehen nicht gespeicherte Daten verloren! Berichte und Formularanzeigen werden im PDF-Format erzeugt, zur Benutzung muss das Acrobatreader-Plugin installiert sein. 3 Förderprogramme und Programmjahr Alle Begleitinformationen zu Maßnahmen sind Förderprogrammen zugeordnet. Anhand der Förderprogramme ergibt sich ein unterschiedliches Formularlayout. Alle Begleitinformationen sind in sogenannten Jahresscheiben abgelegt. Der Benutzer muss darauf selbst achten, in welcher Jahresscheibe Daten bearbeitet werden. 3

6 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder 4 Start des Programms Im Loginformular sind Benutzername und Passwort einzugeben. Nach erfolgreicher Anmeldung startet das Programm. Nun können folgende Bearbeitungsfunktionen ausgewählt werden: - Begleitinformationen bearbeiten -- Begleitinformationen zu Maßnahmen ändern / neu anlegen 4

7 Begleitinformationen bearbeiten - Freigabe -- Begleitinformation auf Maßnahmeebene freigeben -- Freigabestatus einsehen - Berichte - Verwaltung -- Benutzerkontenverwaltung -- Begleitinformationen Freigabeinformationen verwalten -- Mittelbehörden verwalten 5 Behördenstruktur und Benutzerberechtigungen 6 Gemeinde- und Behördenstruktur im Programm Im System existiert eine hierarchische Verwaltungsstruktur. Die Behördenebenen sind wie folgt definiert: - Bund - Bundesland - Mittelbehörde - Gemeinde Eine Erfassung erfolgt grundsätzlich auf Gemeinde- bzw. Mittelbehördenebene. Jede Begleitinformation ist genau einer Gemeinde zugeordnet. Die Zuordnung zu den Ländern ergibt sich durch die oben gezeigte Struktur. 5

8 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder 7 Benutzerberechtigungen Die Benutzerberechtigungen werden in Benutzerkonten verwaltet. Jedes Benutzerkonto ist genau einer Behörde zugeordnet ( Gemeinde- und Behördenstruktur im Programm). Benutzer dürfen nur die Begleitinformationen sehen und bearbeiten, für die sie eine Berechtigung haben. Beispiel: - Benutzer in Gemeinde Kremmen sieht nur die Begleitinformationen, die der Gemeinde Kremmen zugeordnet sind. - Ein Benutzer, der dem Land Brandenburg zugeordnet ist, darf alle Begleitinformationen aus allen Gemeinden im Land Brandenburg sehen und bearbeiten. - Ein Benutzer des Bundes sieht alle Begleitinformationen 8 Begleitinformationen bearbeiten Zunächst ist aus dem Hauptformular durch Anklicken des Links Begleitinformationen zu Maßnahmen ändern / neu anlegen die Auswahl der Förderprogramme im Fenster Begleitinformationen ändern/erfassen zu starten: 8.1 Anzeige Förderprogramme 6

9 Begleitinformationen bearbeiten Alle Begleitinformationen zu Fördermaßnahmen sind Förderprogrammen zu geordnet. Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich in Jahresscheiben (Programmjahr). Aus diesem Programmfenster kann man - eine bestehende Begleitinformation öffnen oder - eine Begleitinformation neu anlegen. 8.2 Löschen von Begleitinformationen Eine Begleitinformation kann dann gelöscht werden, wenn sie über das Anwendungsprogramm durch einen Benutzer angelegt wurde und noch nicht mit der StBauF-Datenbank synchronisiert wurde. Dann erscheint hinter der Begleitinformation ein Link Löschen. 8.3 Bearbeitungskennzeichen Der initiale Datenbestand wurde aus der StBauF-Datenbank in das System übernommen. Dabei ist zu allen relevanten Maßnahmen eine Begleitinformation inkl. elektronischem Formular erzeugt worden. Das Bearbeitungskennzeichen bereits bearbeitet lautet dann N (Nein). Sobald ein Formular geöffnet wurde und eingesehen wurde, wird das Bearbeitungskennzeichen auf J (Ja) gesetzt. 7

10 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder 9 Öffnen einer bestehenden Begleitinformation Um eine bestehende Begleitinformation aufzurufen klicken Sie in dem entsprechenden Förderprogramm auf. Nun besteht die Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien zu suchen. AZ Behörde: AZ StBauf: Bezeichnung: Aktenzeichen der Gemeinde Aktenzeichen der Maßnahme in der Städtebauförderdatenbank Bezeichnung der Maßnahme Wenn kein Kriterium ausgewählt und der Button werden alle gefundenen Begleitinformationen angezeigt: betätigt wurde, Mit wird die entsprechende Begleitinformation geöffnet. 8

11 Begleitinformationen bearbeiten In der sich nun öffnenden Maske kann die Begleitinformation analog zu einem Papierformular seitenweise bearbeitet werden. Einige Felder sind mit Feldprüfungen hinterlegt. Sollten in diesen Feldern Angaben fehlen oder falsch eingetragen sein, wird dieses mit gekennzeichnet. Korrekte Eintragungen werden mit angezeigt. Das Umblättern erfolgt durch Klick auf die jeweilige Seitenzahl in der oberen linken Ecke: 9

12 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder Nach Eingabe aller Daten muss die Begleitinformation gespeichert werden Beim Umblättern erfolgt ebenfalls ein Speichern. 9.1 Druckansicht Mit können PDF-Berichte erzeugt und im PDF-Browser-Plugin angezeigt werden. Von dort aus können die Begleitinformationen lokal gespeichert bzw. gedruckt werden. In der PDF-Ansicht werden nur die falsch ausgefüllten Felder mit ausgedruckt. Die Zeichen für die korrekten Felder werden nicht mit angezeigt. 10 Anlegen einer Begleitinformation Um eine Begleitinformation neu anzulegen ist die Schaltfläche neu anlegen zu betätigen. Zuerst muss die Gemeinde im Formular Auswahl Gemeinde ausgewählt werden: 10

13 Begleitinformationen bearbeiten Die Suche nach der Gemeinde kann nach Gemeindename, Gemeindenummer oder Gemeinde aus Mittelbehörde erfolgen. Durch Betätigen der Schaltflächen Suchen wird der Suchvorgang ausgelöst, die gewünschte Gemeinde kann durch betätigen des Links Übernehmen übernommen werden. Das nachträgliche Ändern einer Gemeindezuordnung zu einer Begleitinformation ist nicht vorgesehen. Im nächsten Schritt öffnet sich das Bearbeitungsfenster des elektronischen Formulars. Das Programmjahr wird automatisch vorbelegt. 11

14 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder Das Ausfüllen erfolgt analog zu Begleitinformationen bearbeiten. Nach Abschluss der Bearbeitung im elektronischen Formular (Betätigung von Schaltfläche Ok) führt das Programm den Benutzer zur Eingabe weiterer Daten: 12

15 Begleitinformationen bearbeiten Zur besseren Verdeutlichung sind noch einmal wichtige Grunddaten der Begleitinformation dargestellt. Durch Auswahl im Feld Maßnahmestatus ist der Status der Maßnahme zu definieren. Über Anhang hinzufügen können nun noch Anhänge in Form von Bildern oder Dokumente zur Begleitinformation hinzugefügt werden. Ein oder mehrere Anhänge in Dateiform z.b. Grafiken/Fotos in Format JPEG wird durch Durchsuchen ausgewählt und kann dann durch Hinzufügen der Begleitinformation beigefügt werden. Durch Betätigen von fertig wird die Bearbeitung abgeschlossen. Das Programm verzweigt dann in die Auswahl der Begleitinformationen. 13

16 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder 11 Modellvorhaben - Soziale Stadt Besonderheit Modellvorhaben Modellvorhaben sind zusätzliche Informationen zum Programm Soziale Stadt. Diese werden im Anschluss an die Erfassungen des Haupt -Formulars zur Sozialen Stadt erfasst. Nach dem Schließen des Haupt -Formulars ist eine Schaltfläche Modellvorhaben hinzufügen sichtbar: Durch Anklicken kann dann das Modellvorhaben erfasst werden. Nach dem Schließen ist das erfasste Modellvorhaben in der Übersicht sichtbar und kann dann auch separat bearbeitet werden. Es können mehrere Modellvorhaben zu einer Begleitinformation erfasst werden. 14

17 12 Freigabe 13 Prinzip der Freigabe Begleitinformationen sind nach der Bearbeitung durch die bearbeitende Behördenebene freizugeben. Somit gilt die Bearbeitung der Begleitinformation für die jeweilige Behörde als abgeschlossen. Änderungen können nur durch eine höhere Ebene ausgeführt werden. Das heißt, ein Benutzer muss die Freigabe manuell setzen. Der Status der Freigabe wird im Programm hier angezeigt. Die Freigabe durch eine Behördenebene wird in der jeweiligen Spalte mit einem "X" angezeigt. Bsp. für eine Freigabe durch Gemeinde und Bundesland: Hinweis: Die Ebene Mittelbehörde ist in diesem Fall übersprungen, da die Gemeinde direkt dem Land zugeordnet ist. 14 Vorbereiten der Freigabe Jede Behörde sollte die Anzahl der freizugebenden, d. h. zu bearbeitenden Begleitinformationen je Förderprogramm kennen. Diese Zahlen sollen als Richtwert dienen, wie viele BI zu erfassen sind. Die Werte je Förderprogramm sind je Behörde in das System einzutragen. Das erfolgt über den Link Begleitinformationen Freigabeinformationen verwalten aus dem Hauptformular heraus. Es öffnet sich folgendes Formular: 15

18 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder Nun ist je Programmjahr und Förderprogramm der Soll-Wert einzutragen. Durch Betätigen von Speichern werden die Werte gespeichert. Das Freigeben kann auf einzelne Maßnahmen und auf alle Maßnahmen ausgeführt werden. Dabei gelten die Berechtigungsregeln. 15 Freigabe der Begleitinformationen auf Maßnahmeebene Jede BI kann einzeln freigegeben werden. Dazu ist der Link Begleitinformation auf Maßnahmeebene freigeben anzuklicken und dann im folgenden Formular für das gewünschte Förderprogramm freigeben anzuwählen. Es öffnet sich das Suchformular und hier können durch Suchen die BI abgefragt werden 16

19 Freigabe So kann eine Begleitinformation freigegeben werden: Es erfolgt eine Sicherheisabfrage: 17

20 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder Der geänderte Freigabestatus ist dann sichtbar (Beispiel Gemeinde). Somit ist die Bearbeitung für diese Ebene abgeschlossen. 16 Einsehen des Freigabestatus/Alle Freigeben Im Hauptformular ist durch Anklicken von Freigabe...Freigabestatus einsehen das Formular Freigabe durch Behörde zu öffnen. Hier kann für ein konkretes Programmjahr der gesamte Freigabestatus der eigenen Behörde sowie die Details zu den Förderprogrammen eingesehen werden. 18

21 Freigabe Es besteht die Möglichkeit, nach dem entsprechenden Programmjahr zu suchen. Wenn ein Jahr ausgewählt und die Schaltfläche werden alle gefundenen Begleitinformationen angezeigt: betätigt wurde, In Gesamt werden die Freigaben pro Programmjahr aggregiert über alle Förderprogramme aller Begleitinformationen dargestellt, für die man eine Berechtigung hat. Soll: Summe aller Sollwerte der Vorgaben über alle Förderprogramme Anzahl insgesamt freigegeben: Summe der freigegebenen BI Anzahl insgesamt nicht freigegeben: Summe der nicht freigegebenen BI Die Ampel zeigt dann grün an, wenn der Sollwert genau eingehalten ist Alle Freigeben Durch Anklicken von Alle Freigeben werden nach einer Sicherheitsabfrage alle BI im betreffenden Programmjahr freigegeben, für die man eine Berechtigung hat. 19

22 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder Nur wenn die Sollvorgabe pro Förderprogramm (siehe Vorbereiten der Freigabe) mit der Ist-Anzahl übereinstimmt, wird die grüne Ampel angezeigt. Siehe Beispiel im obigen Bild im Förderprogramm Aktive Stadt- und Ortsteilzentren bzw. Sanierung und Entwicklung Ost. Alle anderen Programme sind mit einer roten Ampel gekennzeichnet 17 Nach der Freigabe Nach erfolgter Freigabe können die BI nicht mehr durch die freigebende Ebene geändert werden, sondern nur durch eine höhere. Die Formulare sind dann schreibgeschützt. 20

23 18 Berichte Hier ist momentan noch keine Funktionalität vorhanden. 19 Verwaltung 20 Benutzerkontenverwaltung 20.1 Aufrufen der Benutzerkonten Im gezeigten Dialog können die Benutzerkonten verwaltet werden. Die Verwaltung erfolgt streng hierarchisch gemäß der in Gemeinde- und Behördenstruktur im Programm gezeigten Struktur. D. h. Benutzer in höheren Ebenen mit Administratorrechten dürfen Benutzerkonten in der gleichen bzw. in niedereren Ebenen anlegen und verwalten. Ein Benutzer darf anderenfalls nur sein eigenes Konto verwalten. Bsp: - Ein Benutzer in Ebene Bund legt alle Benutzer in Ebene Land, also aller Bundesländer an. - Ein Benutzer in Ebene Land legt Benutzer in Ebenen Mittelbehörde und Gemeinden an 21

24 Elektronische Begleitinformationen zur Städtebauförderung des Bundes und der Länder 20.2 Anlegen eines Benutzerkontos Alle Felder sind auszufüllen, über den Link Auswahl Behörde ist die Zuordnung zur Gemeinde zu tätigen Ändern eines Kontos 21 Verwalten von Begleitinformationen Freigabeinformationen siehe Vorbereiten der Freigabe 22 Verwalten von Mittelbehörden Eine Mittelbehörde ist eine Verwaltungsstruktur, die der Zusammenfassung von Gemeinden dient. Sie ist immer unterhalb eines Bundeslandes angeordnet. Die Verwaltung ist nur bei Benutzern eines Bundeslandes freigeschaltet. 22

25 Verwaltung Nach Betätigen des Buttons Gemeinden zuordnen öffnet sich folgender Dialog. Hier kann nach Gemeindename gesucht werden. Ansonsten werden nach Betätigen des Suchen -Buttons alle Begleitinformationen angezeigt. Hier kann dann eine Gemeinde zugeordnet werden oder eine Zuordnung gelöst werden. 23