Terminplanung für Architekten

Transkript

1 Vorlesungsreihe Bauökonomie an der TU Berlin Terminplanung für Architekten Dienstag, , 12:15 Uhr Dipl.-Ing. Bernd Romahn

2 Zur Person Dipl.-Ing. Bernd Romahn Berufliche Qualifikation Studium Wirtschaftsingenieurwesen 1993 Abschluss Dipl.-Ing. Bauingenieurwesen TFH Berlin Erfahrung Seit 2008 Projektmanager DU Diederichs Arbeitsvorbereitung, Wiemer & Trachte AG Bauleitung, Wiemer & Trachte AG, NL Berlin Bauleitung, WKI Isoliertechnik, Berlin Otto-Braun-Straße, Berlin Staatsbibliothek, Unter den Linden Berlin Wohnungsbau Bornemannstraße / Uferstraße, Berlin Steglitzer Kreisel, Berlin Seite 2

3 Unternehmensvorstellung Seit 38 Jahren Projektsteuerung von Baumaßnahmen Ca. 133 festangestellte Mitarbeiter, davon 65 in Berlin Eigene Bau- und TA-Ingenieure Leistungskatalog u.a.: Projektmanagement Projektsteuerung Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Technisches Due Diligence Nachhaltigkeitsberatung Gutachten Vielfältige interdisziplinäre Kenntnisse Seit 1995 QM-System, Vier-Augen-Prinzip Initiator und Mitgründer des DGNB DU-Standorte DU-Projekte Seite 3

4 Inhaltsübersicht I. Grundlagen der Terminplanung II. Terminplanung in der HOAI III. Arten und Darstellung von Terminplänen IV. Terminkontrolle und -steuerung V. Praxisbeispiel VI. Exkurs Projektmanagement Seite 4

5 I. Grundlagen der Terminplanung Seite 5

6 I. Grundlagen der Terminplanung Warum Terminplanung? Bauprojekte sind heute i. d. R. gekennzeichnet durch: hohe Komplexität hohen Termindruck hohe Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit (Kostendruck) daher strukturiertes Herangehen mittels Terminplanung als Abbild aller erforderlichen Aufgaben in ihrer zeitlichen Abfolge als Grundlage für Kapazitäts- und Kostenplanung beantwortet die Frage: (Von WEM) muss WAS von WANN bis WANN getan werden, um die definierten Ziele zu erreichen? Und was kostet das? Seite 6

7 I. Grundlagen der Terminplanung (ein wesentlicher Bestandteil des) Terminmanagements: Termin Ermittlung Termin Steuerung Termin Kontrolle Seite 7

8 I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Durch wen? Auftraggeber Berater des Auftraggebers (Planer, Projektmanagement, Juristen) Objektüberwachung (Bauleitung, Planer) Auftragnehmer (Bauunternehmer) Seite 8

9 I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Wozu? Plausibilisierung der Terminziele (Durchführbarkeit, Risiken, Kosten) Ende ist definiert Dauer und damit Anfang wird ermittelt Anfang ist definiert Dauer und Ende wird ermittelt Anfang und Ende sind definiert Prüfung der Dauer aller Aufgaben ggf. korrigierender Eingriff (Änderung der gewünschten Dauer) erforderlich Ermittlung und Einhaltung optimaler Abläufe zur Gewährleistung einer wirtschaftlichen Ausführungsdauer Planmäßige Abwicklung des Projekts (Kontrolle und Steuerung) Seite 9

10 I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Wofür? zur Kontrolle der planmäßigen Abwicklung als Grundlage der Steuerung bei Abweichung in der Abwicklung aber auch: zur Definition von Zeitpunkten wesentlicher Entscheidungen zur Koordination komplexer Abläufe Seite 10

11 I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Wie? Arbeitsschritte ermitteln Projektstrukturplanung, Standard- oder Musterabläufe, Referenzprojekte, Erfahrungswerte zugehörige Einzel-Dauern ermitteln Erfahrungswerte z. B. aus eigenen Projekten, Referenzprojekten, Datenbanken (z. B. Sirados), Ergebnisse von An- oder Umfragen Abläufe mit bestehenden Abhängigkeiten ermitteln auf Grundlage der Projektstruktur und -besonderheiten Seite 11

12 I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung Folgende Fragestellungen sind (im Vorfeld) zu klären: Entscheidungsfreudigkeit des Auftraggebers? Je größer die Auftraggeberorganisation, je stärker ist das Vorgehen i. d. R. formalisiert, notwendige Entscheidungen dauern länger Haben Terminvereinbarungen Aussicht auf Einvernehmen? Welche Gliederungsmöglichkeiten bieten sich bei der Terminermittlung an? Welche Vorgänge können zeitgleich oder im Schatten anderer erfolgen? Was sind die wesentlichen Meilensteine für das Projekt? Besteht Baurecht und / oder ist ein vorgezogener Baubeginn erlaubt? Welche Randbedingungen (nicht beeinflussbar) sind zu berücksichtigen, z.b. jahreszeitliche Besonderheiten, Rechte Dritter, politische Interessen Seite 12

13 I. Grundlagen der Terminplanung Termin-Ermittlung für die Phasen eines Projekts: Errichtung des Bauwerks Planungsphase Ausführungsphase Abnahmephase Koordination der Planung (Planung der Planung) Inbetriebnahme, Abnahmen und Übergaben Seite 13

14 II. Terminplanung in der HOAI Seite 14

15 II. Terminplanung in der HOAI Termin-Ermittlung gem. HOAI Planungs- und Vergabephase LPH 1: Grundlagenermittlung LPH 2: Vorplanung Erstellen eines Terminplans mit den wesentlichen Vorgängen des Planungs- und Bauablaufs * LPH 3: Entwurfsplanung Fortschreiben des Terminplans * LPH 4: Genehmigungsplanung LPH 5: Ausführungsplanung Fortschreiben des Terminplans * LPH 6: Vorbereitung der Vergabe Aufstellen eines Vergabeterminplans * LPH 7: Mitwirkung bei der Vergabe Koordinieren der Vergaben der Fachplaner *Grundleistung des Architekten Seite 15

16 II. Terminplanung in der HOAI Termin-Ermittlung gem. HOAI Ausführungsphase LPH 8: Objektüberwachung Aufstellen, Fortschreiben und Überwachen eines Terminplans (Balkendiagramm) * LPH 9: Objektbetreuung *Grundleistung des Architekten Abnahmephase (nicht gem. HOAI, dennoch oft notwendig) Inbetriebnahmeplan (i. d. R. Test der technischen Ausrüstung) Abnahmeplan (Abläufe Vorbegehungen, Begehung, Nachbegehung) Übergabeplan (Ablauf der Übergabe an Nutzer) Seite 16

17 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Seite 17

18 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Baufortschritt Rahmenterminplan Generalterminplan Grobterminplan Detailterminplan Detaillierungsgrad Seite 18

19 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: Rahmenterminplan Orientierungshilfe, leicht verständlich wenige Vorgänge und Meilensteine (max. 30) erste wesentliche Abhängigkeiten einzelne Dauern in Quartalen, max. Monaten Zeitpunkt: vor oder während der Grundlagenermittlung Meilensteine: Planungsauftrag, Baueingabe, Baugenehmigung, Baubeginn, Fertigstellung Rohbau, technische Ausrüstung, Innenausbau, Baufertigstellung, Abnahme-/Übergabephase, Einzugsbeginn* * AHO, Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft, 2014 S. 59 Seite 19

20 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: Generalterminplan über alle Projektphasen orientiert an den LPH der HOAI, bereits mit Inbetriebnahme angestrebter Leistungsverlauf der Kerngewerke (Ausführungsphase) Darstellung kritischer Vorgänge einzelne Dauern in Quartalen, monats- oder halbmonatsweise Zeitpunkt: im Zuge der Vorplanung Grundlage: Rahmenterminplan Seite 20

21 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: Grobterminplan mit überschlägiger Dimensionierung erforderlicher Kapazitäten Verfeinerung der Vorgänge der Generalterminplanung Einfügen wesentlicher Zwischentermine (z.b. bei Bauabschnitten, geplanten Teilinbetriebnahmen) erste Darstellung von Verknüpfungen, kritischer Weg Ermittlung von Pufferzeiträumen Geeignet als Grundlage von Planungs- und Bauverträgen (Termin- und Fristvereinbarungen sollten ohne Puffer erfolgen) erfahrungsgemäß einzelne Dauern in Quartalen, Monaten, max. Wochen spätester Zeitpunkt: vor Vergabe (LPH 6) Seite 21

22 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Arten von Terminplänen Nach Projektstand und Detaillierungsgrad: Detailterminplan weitere Aufgliederung und Detaillierung der einzelnen (Sammel-) Vorgänge des Grobterminplans vertiefte Darstellung von Verknüpfungen und Abhängigkeiten Eignung für Soll-/Ist-Abgleich innerhalb eines Vorgangs (Leistungsstand) Einfügen von Pufferzeiträumen in Bereichen risikobehafteter Vorgänge einzelne Dauern in Wochen, Tagen bis hin zu Stunden spätester Zeitpunkt: vor Objektüberwachung (LPH 8) Seite 22

23 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Darstellung von Terminplänen abhängig von: als: Größe und Komplexität des Projekts Risiken des Projekts Art der Konstruktion und Technologien Art der Vergabe Terminliste, Balkendiagramm, Netzplan, Meilensteinplan, Liniendiagramm im Bauwesen weit verbreitet: Balkendiagramm mit Meilensteinen mit: im Bauwesen vorwiegend MS Project bzw. Merlin, aber z.b. auch Excel Überblick Software: Seite 23

24 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Begriffe Elemente des Terminplans Name Bezeichnung der Aktivität Anfang Beginn Aktivität (geplant, spätester, frühester) Ende Abschluss Aktivität (geplant, spätester, frühester) Vorgang Aktivität von Anfang bis Ende Dauer Zeitraum von Anfang bis Ende einer oder mehrerer Aktivitäten Meilenstein Fixtermin mit Dauer = 0 Vorgänger vorlaufende (abhängigkeitsschaffende) Aktivität Seite 24

25 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Begriffe Elemente des Terminplans Nachfolger nachlaufende (abhängige) Aktivität Sammelvorgang Kritischer Weg mehrere Aktivitäten, die mit ihren Dauern unter einem Oberbegriff und der Gesamtdauer zusammengefasst werden Der kritische Pfad ist in einem Projektplan die Abfolge von Vorgängen und Meilensteinen, die die Mindestprojektdauer bestimmen. Die Vorgänge auf dem kritischen Pfad sind voneinander abhängig und haben keinen zeitlichen Puffer. ( Seite 25

26 III. Arten und Darstellung von Terminplänen Begriffe Anordnungsbeziehungen Normalfolge NF (auch Ende-Anfang EA) Vom Ende des Vorgangs zum Anfang des Nachfolgers Vorgänger Nachfolger Anfangsfolge AF (auch Anfang-Anfang AA) Vom Anfang des Vorgangs zum Anfang des Nachfolgers Vorgänger Nachfolger Endfolge EF (auch Ende-Ende EE) Vom Ende des Vorgangs zum Ende des Nachfolgers Vorgänger Nachfolger Sprungfolge SF (auch Anfang-Ende AE) Vom Anfang des Vorgangs zum Ende des Nachfolgers Vorgänger Nachfolger Seite 26

27 IV. Terminkontrolle und -steuerung Termin Ermittlung Termin Steuerung Termin Kontrolle Seite 27

28 IV. Terminkontrolle und -steuerung Terminkontrolle: auf Grundlage der Terminermittlung (Soll-Ist-Abgleich) regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich durch Datenerhebungen in Besprechungen, durch Berichte, durch Planlieferung sowie durch Baustellenbegehungen liefert Erkenntnisstand für den AG und Informationen für weitere Projektbeteiligte fortlaufende Aktualisierung (Fortschreibung) der Terminplanung bei Feststellung von Abweichungen können Terminsteuerungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden Dokumentation der Terminentwicklung, des tatsächlichen Verlaufs Grundlage für die Bewertung von Finanzierungs- und Vertragsregularien (Zahlungsfreigaben, Vertragsstrafe, Bonus-Malus u. ä.) Quelle: Möller/Kalusche: Planungs- und Bauökonomie 2008 Seite 28

29 IV. Terminkontrolle und -steuerung Terminsteuerung: Abweichungen von den Terminzielen (Verzögerungen): nach Analyse und Identifikation der Störgröße durch den AN zu vertreten vertragsrechtliche Mittel wie Inverzugsetzung und Aufforderung zur Abhilfe gem. VOB/B, u. U. mit Androhung der Verzugsfolgen (Vertragsstrafe, Schadenersatz), bis hin zur Kündigung nicht durch den AN zu vertreten nutzen der Pufferzeiträume Beschleunigungsmaßnahmen (z. B. Erhöhung Kapazitäten, Mehrschichtbetrieb) finanzielle Anreize (z. B. Boni, Zielprämien) Anpassen der Terminziele Exit Verzögerungen führen i. d. R. zu Kostenerhöhungen Seite 29

30 V. Praxisbeispiel Seite 30

31 V. Praxisbeispiel Einfamilienhaus Wohnfläche: 140 m² Planungs- und Baukosten: EUR Dauer der Planung und Ausführung:??? Vorgabe: Ich möchte möglichst schnell ein preiswertes Haus planen und bauen lassen und suche ab morgen einen Planer. Frage des Auftraggebers: Wann kann ich einziehen? Seite 31

32

33 Normalfolge NF (EA) Anfangsfolge AF (AA)

34

35

36 Meilenstein

37 Sammelvorgang

38

39

40 Hier Normalfolge (EA); alternativ auch als Anfangsfolge = 18 AA + 20t

41

42

43

44

45 Seite 45

46 V. Praxisbeispiel Einfamilienhaus Wohnfläche: 140 m² Planungs- und Baukosten: EUR Dauer der Planung und Ausführung:??? Vorgabe: Frage des Auftraggebers: Ich möchte möglichst schnell ein preiswertes Haus planen und bauen lassen und suche ab morgen einen Planer. Wann kann ich einziehen? Antwort des Beraters/Architekten: Frühester Einzugstermin ist der Seite 46

47 VI. Exkurs Projektmanagement Seite 47

48 VI. Exkurs Projektmanagement Historie Große Vorhaben hatten immer Projektplanung (Erfahrungswerte), Systematisierung erst später Henry Gantt entwickelt 1910 Balkenplan (Gantt-Diagramm) Modernes Projektmanagement (PM) als Konzept während II. Weltkrieges in USA Manhatten-Projekt, Bau der Atombombe später Apollo-Projekt, Mondlandung Heute diverse Richtlinien, Verfahrensweisen und Begriffe Project Management Institute (PMI) PMP-Zertifizierung, PMBOK Office of Government Commerce (OGC) Prince-2 Zertifizierung International Project Management Association (IPMA) IPMA-Zertifizierung, GPM Seite 48

49 VI. Exkurs Projektmanagement Projekt Vier Aspekte, die ein Projekt kennzeichnen: 1. Zielvorgabe 2. Begrenzungen (zeitliche, finanzielle, personelle o.a.) einmalig für das Projekt 3. Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben 4. Projektspezifische Organisation DIN / DIN ISO Definition Projekt: [ ] Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in der Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation Seite 49

50 VI. Exkurs Projektmanagement Projekt Abgrenzung zu Prozess : - allgemeingültige, vielfach wiederholbare Vorgehensweise Projekt Prozess Einmaligkeit Zeitliche Begrenzung Komplexität Team Temporäre Organisation Klarer Fokus auf das Ziel Neuartigkeit Wiederholung Unendlichkeit ohne Nachdenken begreifbar Einzelpersonen am üblichen Arbeitsplatz Kontinuierliche Fortschreibung Bekannt Quelle: Seite 50

51 VI. Exkurs Projektmanagement Projektmanagement Abgrenzung zu Projektsteuerung : - Projektsteuerung ist eine Aufgabe des PM während der Projektdurchführung - Ist-Werte des Projekts möglichst nahe an Soll-Werten halten PM-Aufgabenbereiche Initiieren Planen Teamführung Überwachen Steuern Abschluss Seite 51

52 VI. Exkurs Projektmanagement Der Architekt als Projektmanager? Quelle: Seite 52

53 VI. Exkurs Projektmanagement Projektmanagementphasen (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. GPM) Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Initialisierungsphase: Auslöser für das Projekt (extern oder intern), Analyse und Bewertung der Projektidee, erste Überlegungen zu direkten Projektbeteiligten Definitionsphase: Bildung des Kernteams, Definition der Projektziele, Definition der wesentlichen Meilensteine, Bewertung der Machbarkeit (Machbarkeitsstudie) Planungsphase: Was wird wann durch wen gemacht? Erstellung eines Projektstrukturplans, Planung von Terminen, Ressourcen und Kosten (iterativer Prozess), Erstellung eines Projektplans (Zusammenführung einzelner Pläne: Projektstrukturplan, Ressourcen-, Termin-, Kosten- und Qualitätsplan), Planung der Vertragsinhalte Seite 53

54 VI. Exkurs Projektmanagement Projektmanagementphasen (GPM) Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Steuerungsphase: Umsetzung der geplanten Aktivitäten des Projekts, Vergleich von ISTund SOLL-Werten, Änderungen von Zielvorgaben bewerten und umsetzen (Pläne dahingehend anpassen) Abschlussphase: Aufbereitung des gesamten Projekts, (Nachkalkulation, Abschlussbericht, Archivierung), Erfahrungssicherung (lessons learned) Seite 54

55 VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturierung als wichtiges Element des Projektmanagements: Mit einer Projektstrukturierung kann das gesamte Projekt so gegliedert werden, dass es zu handhaben ist es wird von Anfang bis Ende durchdacht Projektstrukturierung ist erster Schritt im gesamten Projektmanagement Wie wird ein Projekt strukturiert? Sammlung von möglichst vielen Informationen (je mehr Informationen zusammengetragen werden, desto besser lässt sich das Projekt strukturieren) Verwertung der Informationen in Form eines Projektstrukturplans und daraus entwickelter Aufbauorganisation Ablauforganisation Seite 55

56 VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturplan Was beinhaltet der Projektstrukturplan (PSP)? Ermittlung sämtlicher, zur Erreichung des Projektziels notwendiger Arbeitspakete Projektstrukturplan wird so lange unterteilt, bis die einzelnen Arbeitspakete einzelnen Personen zugeordnet werden können Elemente des PSP: das sog. Wurzelelement das Projekt Teilprojekte oder Teilaufgaben, die weiter zerlegbar sind aber eine Einheit bilden Arbeitspakete als kleinste, nicht mehr zerlegbare Elemente Seite 56

57 VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturplan Darstellungsarten des PSP Quelle: Seite 57

58 VI. Exkurs Projektmanagement Projektstrukturplan Hinweis Das Projektmanagement ist im PSP wiederum eine eigene Teilaufgabe und darf nicht vergessen werden! Unterschiedliche Gliederungsarten: objektorientiert funktions- oder aktivitätsorientiert phasenorientiert organisationsorientiert Seite 58

59 VI. Exkurs Projektmanagement Objektorientierter PSP Raststätte Erschließungsbereich Gast- Sanitärbereich Verkaufsbereich Verzehrbereich Personalbereich Lagerbereich Funktions- und aktivitätsorientierter PSP Raststätte Planung und Koordination Einkauf Rohbauarbeiten Innenausbau Einrichtung Einzug Seite 59

60 VI. Exkurs Projektmanagement Phasenorientierter PSP Raststätte Planung Genehmigung Rohbau Ausbau Abnahme Nutzung Organisationsorientierter PSP Raststätte Projektleiter Teilprojektleiter Teilprojektleiter Team Team Seite 60

61 VI. Exkurs Projektmanagement Aufbauorganisation Wer bearbeitet die Arbeitspakete des Projektstrukturplans (PSP)? Wer ist darüber hinaus direkt am Projekt beteiligt? statische Organisationsstruktur, in der Projekte bearbeitet werden regelt Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten aller direkt am Projektbeteiligten muss für jedes Projekt neu angepasst werden eine Organisation auf Zeit Seite 61

62 VI. Exkurs Projektmanagement Ablauforganisation Wann werden die Arbeitspakete aus dem PSP bearbeitet? Wann müssen diese abgeschlossen sein? Ziel ist es, das Projekt über die Gesamtheit der Projektmanagementphasen zu durchdenken und den zeitlichen Fortgang darzustellen: (PM-Phasen: Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss) Darstellung der Aufgaben bzw. Aktivitäten Reihenfolge der Tätigkeiten im Projekt und das Zusammenspiel der Projektinstanzen dabei Seite 62

63 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dienstag, , 12:15 Uhr Dipl.-Ing. Bernd Romahn